Blindern, 12.9.2011 Cristin-11-050 Referat Møte i styret for Cristin 29. august 2011 Tilstede: Leder Curt Rice Nestleder Ernst Omenaas Styremedlemmer Tove Klæboe Nilsen Inga Fløisand Susanne Sundnes Torunn Haavardsholm Trond Singsaas Bjørn Henrichsen Forfall: Lars Oftedal (observatør) Referent: Katrine Weisteen Bjerde, Daglig leder Cristin Cristin-11-050 Referat fra styremote 29.08.2011 v2.docx 1
Dagsorden Forklaring: R/O = Referatsak/oppfølgingssak B = Beslutningssak D = Drøftingssak O = Orienteringssak Sak 31 2011 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 32 2011 R/O Godkjenning av referat fra styremøte 25. mai 2011 Sak 33 2011 B Dato for siste styremøte i 2011 Husk å ta med kalender! Sak 34 2011 O Økonomirapport til styret pr 31.7.2011 Sak 35 2011 D Økonomi Hvordan skaffe større handlingsrom Sak 36 2011 D Strategi Diskusjon på basis av utkast til strategisk plan Sak 37 2011 O Status implementering av nye institusjoner Sak 38 2011 O Brev fra UHR angående konsortiearbeidet Sak 39 2011 B Ansettelse konsortieavtale-teamet Sak 40 2011 Eventuelt Cristin-11-050 Referat fra styremote 29.08.2011 v2.docx 2
Sak 31-2011 Godkjenning av innkalling og dagsorden Det ble foreslått at styremedlemmene i innkallinger og referater føres opp uten organisasjonstilknytning. Dette for å markere at de ikke sitter i styret som representant for sin organisasjon, men som enkeltpersoner. Web-sidene til Cristin gir en tilstrekkelig oversikt over hvor styremedlemmene kommer fra. Forslaget fikk tilslutning. Det ble meldt fire saker under eventuelt Samarbeid med USIT om forbedring av arbeidsprosesser Status for prosess med ansettelse av ny person på brukerstøtte/opplæring Besøk fra Island Mulig ulikhet i praksis på deling av poeng mellom universiteter og helseforetak Innkalling og dagsorden godkjennes med tillegg av meldte saker under eventuelt. I innkallinger og referater tas heretter ikke styremedlemmenes organisatoriske tilknytning med. Sak 32 2011 Godkjenning av referat fra styremøte 25. mai 2011 Det ble stilt spørsmål om hvordan det går med arbeidet med å avklare juridiske rammer for videre bruk av data fra Cristin, jf sak 30-20011. Daglig leder rapporterte at arbeidet er igangsatt, en første oversikt over problemstillingene er laget og denne skal diskuteres med jurist ved USIT. Status for arbeidet legges frem i styremøte 4. november. Referat fra styremøte 25. mai 2011 godkjennes. Sak 33 2011 Dato for siste møte i 2011 Dato for et siste, tentativt styremøte i 2011 settes til 12. desember. Datoer for styremøter i 2012 avtales i styremøte 4. november. Sak 34 2011 Økonomirapport til styret pr 31.7.2011 Daglig leder gjennomgikk økonomirapporten og besvarte spørsmål om uklarheter. Det ble stilt spørsmål om hvorvidt reiseutgifter var satt for lavt i prognosen. Daglig leder følger opp dette. I neste styremøte ba styret om at det settes opp en sak med orientering om følgende: Beskrivelse av hvordan årsverkene på USIT er blitt brukt Anslag på hvor mye som på sikt vil gå til opplæring og brukerstøtte og hvor mye kapasitet som er tilgjengelig for videreutvikling. Orientering om status for bruk av overtid, fleksitid osv. Cristin-11-050 Referat fra styremote 29.08.2011 v2.docx 3
Reduksjonen i belastning som forventes når alle nye institusjoner er på plass må først gå til å normalisere arbeidsforholdene for de ansatte etter en lang periode med stor arbeidsbelastning. Det foreslåtte brevet til Kunnskapsdepartementet justeres noe. Det redegjøres for den økonomiske situasjonen sett i forhold til oppgaver og aktivitetsforpliktelser samt hvordan man har tenkt å løse dette. En del aktiviteter i OA-prosjektet vil finne sted i 2012. Etter en samlet vurdering mener styret det er en bedre løsning å legge opp til å hente midler fra dette prosjektet i 2011 for så å tilbakeføre midler til prosjektet i 2012. Det forutsettes da at det gis økte budsjettrammer i 2012 slik at Cristin kan levere ihht bestilling, og brevet bør henvise tydelig til dette. Styret tar den fremlagte økonomirapporten til etterretning og ber om en videre orientering i styremøte 4. november som beskrevet over. Daglig leder og styreleder gis fullmakt til å utforme justert brev til Kunnskapsdepartementet i henhold til diskusjonen over. Sak 35 2011 Økonomi Hvordan skaffe større handlingsrom Det var enighet i styret om at det nåværende budsjettet ikke gir rom til å levere godt i forhold til de oppgavene Cristin er tildelt og i forhold til de positive forventninger som ligger i de institusjonene som har støttet etableringen. Det er lite rom for utvikling og intet rom for å hente inn ekstern kompetanse der denne best finnes utenfor Cristin. Styret mener det er riktigere å satse på tilstrekkelige basisrammer heller enn stadig å søke om småbeløp. Det er viktig at sammenhengen mellom forventning, aktiviteter og ressursbehov er tydelig. Det ble diskutert mulighet for brukerbetaling, men styret mener dette kun bør brukes i de tilfelle et lite antall institusjoner ber om spesielle tjenester kan ikke brukes for basistjenester i Cristin. Vedtektene gir rom for slike oppdrag. Muligheten for å søke finansiering gjennom EU-prosjekter ble også diskutert. Det er sterkt ønskelig at Cristins ansatte deltar aktivt i internasjonale fora, men styret mener det vil være risikabelt å bruke mye ressurser på å skrive EU-søknader i en oppstartsfase med lav bemanning og store nasjonale oppgaver. Daglig leder refererte til frist i desember for innspill til statsbudsjettet for 2013. Det var enighet om at viktigste oppgave nå på kort sikt er å lage et godt budsjettinnspill til dette budsjettet. Styret ber daglig leder gi høy prioritet til arbeidet med budsjettinnspill for 2013 og ber om at dette settes opp som sak på styremøte 4. november. Sak 36 2011 Strategi Diskusjon på basis av utkast til strategisk plan En feil i sakspapirene hadde blitt hengende igjen etter retting i forrige styremøte. Strategien er styrets dokument og skal ikke godkjennes av departementene. Dette korrigeres i den videre fremdriftsplanen for arbeidet med strategisk plan. Cristin-11-050 Referat fra styremote 29.08.2011 v2.docx 4
Styret diskuterte det fremlagte utkastet til strategisk plan og ga sin tilslutning til hovedinnholdet, samtidig som det ble gitt mange innspill til forbedringer. Av momenter fra diskusjonen nevnes følgende: Tidsperspektivet reduseres ytterligere til plan for 2012 og 2013. Det tas inn noe mer om bakgrunnen for og ambisjonene med å etablere Cristin. Sette Cristin inn i landskapet i forhold til andre aktører. Tydeliggjøre at Cristin nå er navnet på alle delene av organisasjonen. Tydeliggjøre at de tre overordnede målene er langsiktige samfunnsmål som Cristin skal bidra til å nå, og som ikke skal nås i perioden. Justere rollebeskrivelsen. Det viktigste er fokus på rollen som tjenesteleverandør. Cristin må ha rom for å være med i større utredningsarbeider og for å delta aktivt internasjonalt. Satsingsområdene justeres ihht kommentarer. Sørg for at driftsoppgavene blir godt ivaretatt før man er alt for ambisiøs på videreutviklingen. Omtale av økonomi kortes ned Avsnittene om verdier og prinsipper løftes fremover. Revidert fremdriftsplan: september Ny versjon utarbeides på grunnlag av diskusjonen. Styremedlemmene kommenterer pr e-post primo oktober Utvalgte samarbeidspartnere og brukere får anledning til å kommentere, for eksempel i et større møte. Det søkes også uformell dialog med departementene oktober Ferdigstilling 4. november Sluttbehandling i styret 14. november Presentasjon for KD og HOD nov/des Formidling til brukere, samarbeidspartnere og media Styret ber daglig leder arbeide videre med strategisk plan som beskrevet over. Sak 37 2011 Status implementering av nye institusjoner Daglig leder presenterte status for implementeringsprosessen. Selv om oversikten viser at mye arbeid gjenstår ved mange av institusjonene, er Cristin-organisasjonen nå trygg på at alle de viktige institusjonene vil komme i mål, og at målsettingene med prøverapporteringen vil bli nådd. Flere av styremedlemmene kommenterte fra egen opplevelse av prosessen og bemerket at støtten de har fått i innføringsprosessen har vært svært god. De ansatte berømmes for god service. Cristin-11-050 Referat fra styremote 29.08.2011 v2.docx 5
Sak 38 2011 Brev fra UHR angående konsortiearbeidet Det ble bemerket en trykkfeil i sakspapirene. Brevet er sendt til Cristin med kopi til KD ikke omvendt. Styret ønsker også fokus på at det var budsjettmidler som ble overført, ikke et antall stillinger. Styret anser det som viktig at arbeidet med konsortieavtalene gis høy prioritet. Disse avtalene er en del av ryggraden i institusjonene. Styret gir sin tilslutning til daglig leders tolkning av innholdet i brevet, og til de fremlagte forslag til tiltak. Styret tar orienteringen til etterretning og ber daglig leder om å utarbeide svarbrev til UHR. Sak 39 2011 Ansettelse i konsortieavtale-teamet Det ble gitt noen kommentarer til utlysningsteksten. Høyere utdanning bør være et absolutt krav, dvs realkompetanse kan ikke veie opp for manglende utdannelse, og erfaring fra arbeid med strategi og ledelse flyttes fra å være ønskelig til å være et krav. Styret gir sin tilslutning til at stillingen i konsortieavtale-teamet lyses ut med justeringer som angitt i diskusjonen. Sak 40 2011 Eventuelt Orientering om samarbeid med USIT om forbedring av arbeidsprosesser. Selv om utviklingsarbeidet frem mot prøverapporteringen i all hovedsak har gått bra, er det avdekket forbedringspotensial både i Cristin og i USIT. Det er nå startet et arbeid der Cristin og USIT gjennomgår roller, ansvar og arbeidsprosesser for å sikre at erfaringer fra denne oppstartsperioden brukes aktivt til å forbedre samarbeidet ytterligere. Det foreslås å gi en orientering om status for dette arbeidet i neste styremøte. Status for prosess med ansettelse av ny person på brukerstøtte/opplæring Det ble før sommeren lyst ut en stilling med hovedfokus på brukerstøtte og opplæring knyttet til CRIS-delen av Cristin. Det er kommet inn 52 søkere hvorav flere er meget godt kvalifisert. Besøk fra Island Cristin-11-050 Referat fra styremote 29.08.2011 v2.docx 6
Representanter fra Rannis (forskningsrådet på Island) kommer på besøk til Cristin 14. september. De har tidligere uttrykt interesse for bruk av Cristin på Island. Spørsmål om ulikhet i praksis på deling av poeng Det ble stilt spørsmål om hvorvidt praksis har vært ulik mellom de store universitetene i forhold til deling av publikasjonspoeng med helseforetakene. Det kan se ut som det har vært større praksis for deling ved UiB, NTNU og UiT enn ved UiO. Trond Singsaas og Tove Klæboe Nilsen orienterte om fra arbeid i samarbeidsrådet mellom universitetene og helseforetakene om retningslinjer for dette. Daglig leder bes om å undersøke om ansatte i Cristin har kjennskap til slik ulik praksis. Cristin-11-050 Referat fra styremote 29.08.2011 v2.docx 7