AMBULANSE MIDT-NORGE HF STYRET

AMBULANSE MIDT-NORGE HF STYRET Sak 36/14 Status bemanning og overtidsutvikling Saksbeh: Bente Sollie / Marit Sjølie Arkivkode: 2014/203 Dato: 13.06.14 Forslag til vedtak: Styret ber om at det fortsettes å jobbe med tiltak som sikrer at ambulansevirksomheten i regionen har tilstrekkelig grunnbemanning med riktig kompetanse samt tilstrekkelig med kvalifiserte vikarer. Stjørdal, 12. juni 2014 Håkon Gammelsæter Administrerende direktør

SAKSUTREDNING: Sak 36/14 Status bemanning og overtidsutvikling VEDLEGG OG ANDRE SAKSDOKUMENTER Ingen trykte vedlegg. INNLEDNING 1. Bakgrunn for saken I forbindelse med behandling av sak 26/14 Ambulanse Midt-Norge HF Status pr mars 2014 ba styreleder om at det på neste styremøte blir foretatt en grundigere gjennomgang på HR-området. 2. Historikk Ambulanse Midt-Norge HF ble stiftet 1.desember 2011 som et midlertidig foretak som skal ivareta etablering og drift av ambulansetjenesten i 2013 og 2014. Deretter blir tjenesten overført til regionens tre sykehusforetak fra januar 2015. Styret i Helse Midt-Norge RHF vedtok i sak 50/11 at prinsippet om virksomhetsoverdragelse skal legges til grunn ved overføring av ansatte fra tidligere drivere. Rekruttering og overføring av ansatte og ledere Hovedfokus høsten 2012 var overføring av ansatte fra tidligere arbeidsgivere samt sikre tilstrekkelig bemanning i alle turnuser fra 1.1.2013. Rundt 800 ansatte, inkludert lærlinger og en del vikarer, ble overført og registrert inn i personalsystemene. Samtidig ble også hovedandelen av foretaksledelsen rekruttert inn. Avdelingsledelsen i alle tre avdelinger ble i hovedsak overført fra tilsvarende stillinger hos tidligere drivere. Avdelingsstaben måtte derimot rekrutteres eksternt. Det ble også i samme tidsrom gjennomført vikarkurs for å starte arbeidet med å sikre god tilgang av vikarer. Opplæring og lederutvikling I november og desember 2012 ble det holdt kurs og gitt opplæring til ledere innen arbeidstidsbestemmelser, turnusplanlegging og tilhørende IKT-systemer. Gjennom dette arbeidet ble alle turnuser gjennomgått for å sikre lovlighet og forsvarlighet. Nye turnuser ble etablert ved stasjoner der endringer har vært nødvendig. 2013 var preget av etableringsaktiviteter. Ledelse på alle nivå har hatt behov for opplæring i ulike systemer, rutiner og lovverk knyttet til å jobbe i Helse Midt-Norge. Det har vært stort fokus på informasjonsformidling og opplæring av ledere og stab. Opplæringen har foregått gjennom kursing, felles ledersamlinger, stasjonsledersamlinger lokalt og utbredt bruk av Lync-møter. Det har hverken vært tid eller ressurser til å gjennomføre et helhetlig lederprogram. Ledere i Ambulanse Midt-Norge HF er i stor grad operative og det har vært viktig å balansere hvor mye tid de kan være ute av tjenesten opp mot behovet for kunnskapspåfyll og lederutvikling. April 2013 ble det opprettet to arbeidsgrupper med bred sammensetting i foretaket til å jobbe med problemstillinger knyttet til rekruttering og bemanningsplanlegging. Den ene gruppen arbeidet i all hovedsak med vikarbehov/-tilgang/-rekruttering og den andre arbeidet med ressursstyring/bemanningsplanlegging. Ett av tiltakene fra vikargruppen var forslag om langtidsplanlegging av arbeidstid, hvilket er gjennomført for alle stasjoner. Alle øvrige tiltak er presentert i en samlet rapport fra begge arbeidsgruppene. 2

I Ambulanse Midt-Norge HF brukes alle kommunikasjonskanaler aktivt. For ledere legges det opp til stor grad av informasjonsdeling på Intranettet. Ulike oppslagsverk som f.eks. personalhåndbok, lederhåndbok, kompetanseplan, veiledere o.l. er utviklet og lansert og finnes på intranettet. Utarbeidelse av rutiner og prosessbeskrivelser innenfor personalfeltet har vært nødvendig for å sikre gode oppslagsverk for ledelse og stab som er geografisk spredt og hvor de fleste ikke er kjent med offentlig virksomhet sine rutiner og systemer. 3. Bemanningssituasjon Det ble tidlig etter overtakelse av alle ambulansestasjoner avdekt et kritisk behov for økt bemanning i foretaket, spesielt i Avdeling Møre og Romsdal, men også ved enkeltstasjoner i Nord- Trøndelag og Sør-Trøndelag. Lav grunnbemanning ved overtakelse av ambulansevirksomheten og lite tilgang til vikarer med riktig kompetanse har medført høy bruk av overtid siden oppstart. Spesielt har det vært store utfordringer med å få dekt vakter hvor det har vært behov for nivå 2-kompetanse og AMKkompetanse. Kompetansenivå farmakologi (nivå 2-komp.), kjøreopplæring og paramedic Det er i dag et misforhold mellom den kompetanse som gis gjennom fagbrev, og de forventninger det er til ambulansepersonellet både i samfunnet fra pasienter og pårørende, men også innenfor helsevesenet. Som eksempel kan det nevnes at en lærling som får sitt fagbrev ikke kan føre en ambulanse eller gi pasienter medikamentell behandling. For å kunne gjøre dette trengs tilleggskompetanse som førerkort for lett lastebil C1, utrykningskurs 160, og opplæring i administrasjon og håndtering av medikamenter. De som ikke innehar farmakologi kompetanse tilbys dette på høyskolenivå. Dette gjøres for at ansatte skal inneha muligheten til å gi pasienter medikamentell behandling. Her var det ulik praksis i den enkelte avdeling ved overtagelse. Det er ca 150 ansatte i 2013 (og starten på 2014) som har tilegnet seg denne kompetansen og som dermed er kvalifisert for nivå 2. Det er gjennomført kjøreopplæring for nyervervelse av utrykningsførerbeviset kode 160 i 2013 og 2014. Deltakerne har i hovedsak vært egne ansatte, lærlinger og samarbeidende nødetater. Ambulanse Midt-Norges egne kjørelærere har også utarbeidet nytt felles undervisningsopplegg for nyervervelse og vedlikehold av trafikale ferdigheter. Alle ansatte skal hvert femte år gjennomføre veiledningskjøring med instruktør for å opprettholde de kunnskaper og ferdigheter, den selvinnsikt og risikoforståelse, som er nødvendig for å føre ambulansen på en måte som trafikksikker, økonomisk og gir god framkommelighet. I prehospital plan for Helse Midt-Norge er det vedtatt at alle ambulanser innen 2018 skal være bemannet med en paramedic. For å bøte på denne manglende kompetansen har AMN valgt å tilby 35 plasser med delvis kompensasjon for paramedicutdanning i 2013. Oppsummering av tiltak: Opplæring av 158 ansatte i farmakologi som ledd i å oppnå nivå 2-kompetanse gjennomført i 2013 og 2014. Paramedicutdanning tilbys 35 ansatte med delvis kompensasjon Tilbud om farmakologiutdanning 3

Kjøreopplæring, kode 160 Veiledningskjøring med instruktør hvert 5. år eller ved behov Kartlegging av reelt bemanningsbehov Hovedtiltaket for å få god oversikt over det reelle bemanningsbehovet for å drifte ambulansetjenesten i Midt-Norge, er langtidsplanlegging av arbeidstid. Alle stasjoner har utarbeidet langtidsplan for 2014, noe som er et stort løft ift bemanningsplanlegging og ressursstyring. Langtidsplanlegging av arbeidstid er videre et verktøy for å sikre en bemanning som er i tråd med lov- og avtaleverk når det gjelder overholdelse av arbeidstidsordninger. Arbeidstid utenom rent operativt arbeid var i 2013 i all hovedsak ikke planlagt inn i turnuser. Ofte ble dette løst med vikarer på overtid. Som følge av langtidsplanleggingen i 2014 vil man ha en bedre oversikt over når ansatte må ut av operativ tjeneste for å delta på fagutvikling, kurs/utdannelse, øvelser, undervisning, samt nasjonale og regionale prosjekt. Ettersom man fortsatt har få vikarer med riktig kompetanse, vil dette også per i dag kunne utløse overtid til tross for god planlegging. Den største utfordringen ift å sikre overholdelse av arbeidstidsbestemmelser og redusere overtidsbruk er tiden det tar å kvalifisere personellet. Kompetanseheving er lagt inn i turnus for at det i god tid kan planlegges vikarer inn i ordinær lønn istedenfor overtid. Økt grunnbemanning vil gi en reduksjon i bruk av overtid. Det har vært jobbet iherdig for å rekruttere inn i stillinger som er opprettet for å dekke bemanningsbehovet ihht langtidsplanene. Langtidsplanlegging har imidlertid ikke kun økonomisk gevinster, like viktig er det å få arbeidstidsordninger som ivaretar lov- og regelverk når det gjelder arbeidstids- og vernebestemmelser. Langtidsplanlegging av arbeidstid er en metodikk som er krevende og som det nok vil være behov for å utvikle ift ambulansetjenestens virksomhet og utfordringsbilde gjennom de førstkommende årene. Det benyttes ikke innleie fra vikarbyrå for operasjonelt personell, da tilgangen på kvalifisert personell hos vikarbyrå har vært lav. Det er for tiden ingen innleid fra vikarbyrå i foretaket. Bemanningsbudsjett er utarbeidet på alle enhetsnivå for hele 2014. I oversikten under finner vi utviklingen i brutto månedsverk i 2013, bemanningsbudsjettet i 2014, samt forbrukt brutto månedsverk i 2014. Langtidsplanene for arbeidstid er brukt som grunnlag for bemanningsbudsjettet, mens det er brukt erfaringstall kombinert med skjønn for å beregne størrelse og effekt av sykefravær og annet fravær. 4

Brutto månedsverk harmoniserer bedre med bemanningsbudsjett når dagens vakanser i turnus blir fylt opp med nyansettelser i mai og juni. Første år med langtidsplanlegging vil gi en del læringspunkt ift. alle aktiviteter som det må tas høyde for i bemanningsplaner og bemanningsbudsjett. Kunstig lave tall i første halvdel av 2013 skyldes en gradvis overtakelse av lønnsansvar av langtidssykemeldte. Tallene kan også forklares med at ikke alle stabsstillinger var besatt. Rekrutteringsutfordringer Spesielt har det vært store utfordringer med å få rekruttert ambulansearbeidere til stillinger ved enkeltstasjoner i Nord-Trøndelag og til de sykehusbaserte tjenestene i Møre og Romsdal. Tiltak: Det jobbes kontinuerlig gjennom annonsering med å rekruttere personell med riktig kompetanse. Det er gitt rekrutteringstilskudd på enkelte stasjoner med kritisk lav bemanning. Det arbeides med bedring av stasjonsfasiliteter inkl endring av turnus ved aktuelle stasjoner. Antall 1. og 2. års lærlinger; - 2013: 79-2014: 84-2015: 105 Antall besatte stillinger har sakte, men sikkert økt gjennom året (tabellen viser besatte årsverk både faste stillinger og vikarer): Utlyste stillinger pr 31.05.2014 Pr 31.05.2014 rapporterer avdelingene følgende ledige stab og operative stillinger: Avdeling Sør-Trøndelag Avdeling Nord-Trøndelag Avdeling Nord-Trøndelag Avdeling Møre og Romsdal 4 stillinger 4 stillinger 6 stillinger fra 1.9.2014 pga endringer i turnus. 20 stillinger Halvparten av vakante stillinger forventes å bli besatt av lærlinger som går opp til fagbrev medio 2014. Avdelingene forventer at alle stillinger er besatt ved årsskiftet. 5

Generell mangel på vikarer med riktig kompetanse Det er fortsatt stor mangel på vikarer med nivå-2 kompetanse, dette til tross for at stadig flere faste stillinger blir besatt. Mangelen fører til stor bruk av overtid på faste ansatte, da det er krav om at en bil må bemannes av minst en med nivå 2-kompetanse. Det jobbes kontinuerlig med å få på plass vikarer med rett kompetanse. Flere kvalifiserte vikarer har blitt ansatt blant annet medisinstudenter i Sør-Trøndelag. Tiltak: Vikarkurs og sertifisering - I 2013 har AMN arrangert 3 vikarkurs og utdannet 52 nye vikarer. I 2013 ble det sertifisert ca 150 nye vikarer og 40 lærlinger på nivå 1. Tilsetting av vikarkoordinator prøveprosjekt i avdeling Møre og Romsdal. Hensikten er å bygge opp systematikk for vikarpool slik at ledere effektivt kan håndtere bruken av denne selv. Utforming og utvikling av prosedyrer for videreføring i de øvrige avdelingene. Opplæring foregår i løpet av juni 2014. Etterlevelse av arbeidstidsbestemmelsene Langtidsplanlegging av arbeidstid er et av de største tiltakene for å sikre en bemanning som er i tråd med lov- og avtaleverk. I ressursstyringssystemet har ledere til enhver tid mulighet til å sjekke ved innsetting av en ny vakt om dette medfører brudd på arbeidstidsbestemmelsene. Oppfølging av den enkeltes arbeidsbelastning gjøres på individnivå av nærmeste leder. Det følges opp kontinuerlig i hver avdeling at ansatte ikke overstiger de antall timer man har lov til å jobbe. Prosess for oppfølging av overtidstimer er drøftet og protokollført i Samarbeidsutvalget, og ved behov for å gå ut over maksimalt antall overtidstimer drøftes dette med den enkelte ansatte og tillitsvalgte. Ved behov for å leie inn vikarer jobbes det kontinuerlig med bevisstgjøring av å benytte deltidsansatte, vikarer eller ansatte som har jobbet lite overtid tidligere. Dette for å redusere belastningen på hver enkelt og redusere utgifter ved overtidsbruk. Som beskrevet over er dette utfordrende pga. kvalifikasjonskrav og høy gjennomsnittlig stillingsandel, men med lengre planleggingshorisont på all planlagt aktivitet forventes det også færre brudd på arbeidstidsbestemmelsene. 6

Utvikling i overtid i antall timer For lav grunnbemanning har medført at fravær og vakanser i stor grad har vært dekket av overtid. Overtidsbruken har en positiv utvikling i april og har blitt redusert med 2007 timer eller 20% fra mars til april. Dette skyldes hovedsakelig en positiv trend i sykefraværsprosenten. Reduksjonen kommer hovedsakelig i Møre og Romsdal med 20% og Nord-Trøndelag med 20%.Det er også redusert noe på overtidstimer i Sør-Trøndelag. Statistikken viser at overtidstimene i hovedsak gjelder faste ansatte. Dette begrunnes med at de ansatte må ta ekstravakter på grunn av sykdom og annet fravær. Det jobbes kontinuerlig med å få utnyttet dagens vikarpool, men på grunn av manglende nivå-2 kompetanse hos vikarene, må likevel de faste ansatte ta en del overtidsvakter. Tilgangen på vikarer og fast personell med nivå 2-kompetanse er jevnt stigende. Det er gjennomført eksamen i farmakologi og vi forventer på bakgrunn av dette at tilgangen til eksamen vil bli gi bedre tilgang til fast ansettelse og vikarer med nivå 2-kompetanse. Etter hvert som grunnbemanning er på plass og det blir vesentlig bedring i vikartilgangen forventer vi nedgang i overtid. Noe overtid vil det alltid være i denne type bransje. Utrykning i passiv arbeidstid fra hjemmevaktstasjoner skal ihht. Arbeidsmiljøloven beregnes som overtid og er inkludert i tallene. 7

Utvikling i mertid i antall timer Bruk av mertid varierer fortsatt noe. Noe mertid og overtid vil det alltid være behov for i denne type virksomhet, dette for å dekke ulike typer fravær og ikke planleggbare aktiviteter som overkjøring o.l. Sett isolert er det positivt med reduksjon i mertid, men det er bedre å øke mertiden for å få redusert overtid. Vi ser at vi ikke har klart å benytte vikarer/deltid i den grad som vi ønsker for å redusere overtidstimer tilsvarende. Ambulanse Midt-Norge HF har lav andel deltid i foretaket. Dette medfører at det ikke i like stor grad er mulig å bruke mertid, da de fleste ikke har stillingsandeler å fylle opp med flere timer. Dette medfører igjen at mertid ikke blir et reelt alternativ, overtid for allerede fulltidsansatte må benyttes. Deltid I Ambulanse Midt-Norge HF er gjennomsnittlig stillingsandel svært høy (per april 95,5%) og andel deltid lav (per april 9,5%). Dette nivået har holdt seg på samme nivå stort sett siden oppstart. Det ansettes stort sett bare i fullstillinger, unntakene er ved rettighetsbasert deltid som følge av f.eks. IA-tiltak eller omsorg for små barn, noe som kan generere åpninger i turnuser som må erstattes med reduserte stillingsandeler. Ved spesielt krevende turnussammensettinger, slik som ved stasjoner som også betjener AMK og/eller båt og legevakt, har det også vært nødvendig med noen mindre stillingsandeler for å få arbeidsplanene til å gå sammen. I forbindelse med nyansettelser praktiseres fortrinnsretten for deltidsansatte i tjenesten. 8

Sykefravær Sykefraværet har blitt gradvis lavere i 2014 for foretaket totalt sett. Den fine utviklingen samlet ser ut til å fortsette. Selv om sykefraværsprosenten er lavere i Sør-Trøndelag for april, vil vi fortsatt opprettholde spesiell fokus på forbedringer i dialogmøter mellom foretaksledelsen og avdelingen, for å plukke ut de spesifikke stasjoner hvor det må jobbes mer aktivt med tiltak for å redusere fraværet ytterligere. Målrettet sykefraværsoppfølging med tett bistand til stasjonsledere har fokus framover. Oppsummering Lav grunnbemanning ved overtakelse av ambulansevirksomheten og lite tilgang til kvalifiserte vikarer har medført høy bruk av overtid siden oppstart. Innføring av langtidsplanlegging av arbeidstid har vært et viktig verktøy for å kartlegge ressursbehovet og for å sikre en bemanning som er i tråd med lov- og avtaleverk når det gjelder overholdelse av arbeidstidsordninger. Pr 31.05.2014 rapporterte avdelingene at det var utlyst 34 ledige stab og operative stillinger. Avdelingene forventer at stillingene er besatt pr 31.12.2014. Målet er at de operative stillingene i hovedsak skal besettes av egne lærlinger som skal opp til fagprøve medio 2014. Det er fortsatt et behov for vikarer med nivå 2-kompetanse til å dekke vakante vakter (grunnet ikke besatte stillinger, fravær og sykdom). Ambulanse Midt-Norge HF jobber kontinuerlig med tiltak som skal sikrer at ambulansevirksomheten i regionen har tilstrekkelig grunnbemanning med riktig kompetanse samt tilstrekkelig med kvalifiserte vikarer. 9