KONKURRANSEGRUNNLAG (KONKURRANSE MED FORHANDLING I ETT TRINN) ANSKAFFELSE OG DRIFT AV PAVEMENT MANAGEMENT SYSMTEN 1/11 Konkurransegrunnlag Anskaffelse og drift av Pavement Management System
1. INNLEDNING... 4 1.1 Innbydelse... 4 1.2 Beskrivelse av ytelsen... 4 1.3 Kontrakt... 5 2. KONKURRANSEGRUNNLAGET... 5 2.1 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 5 2.2 Kommunikasjon i tilbudsperioden... 5 2.3 Opplysningsplikt... 6 3. TILBUDET... 6 3.1 Tilbudenes struktur og innhold... 6 3.1.1 Formelle krav... 6 3.1.2 Tilbudsbrevet... 6 3.2 Deltilbud... 7 3.3 Alternative tilbud... 7 3.4 Forbehold... 7 3.5 Offentlighet... 7 3.6 Innlevering av tilbud... 7 3.7 Registrering av innkomne tilbud... 8 3.8 Tilbudsåpning... 8 4. KVALIFIKASJONSKRAV... 8 4.1 Krav til skatteattester og HMS... 8 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 9 2/11 Konkurransegrunnlag Anskaffelse og drift av Pavement Management System
4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet... 9 4.4 Leverandørens faglige kvalifikasjoner og totale kapasitet... 10 5. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 10 5.1 Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet... 10 5.2 Forhandlinger... 10 5.3 Tildelingskriterier... 11 5.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang... 11 3/11 Konkurransegrunnlag Anskaffelse og drift av Pavement Management System
1. INNLEDNING 1.1 Innbydelse Avinor AS (Oppdragsgiver) inviterer herved til konkurranse for anskaffelse og drift av et Pavement Management System (PMS). Konkurransen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene av 7. april 2006 nr. 403 (Forsyningsforskriften). For anskaffelsen gjelder i tillegg bestemmelsene i dette dokumentet. Prosedyren vil bli gjennomført etter forskriftens del I; konkurranse i ett trinn med forhandling. Forhandlinger vil bli avholdt før valg av leverandør jf. pkt. 5.2. 1.2 Beskrivelse av ytelsen For å administrere banedekkene på sine lufthavner ønsker Avinor å gå til anskaffelse av et Pavement Management System. Siden systemet skal benyttes ved alle Avinors lufthavner, må systemet kunne håndtere inntil 50 separate lufthavner. For kvantifisering av banedekkenes tilstand skal systemet benytte Pavement Condition Index (PCI) eller et tilsvarende system. Systemet skal gi en predikasjon på dekkenes utvikling, samt forventet vedlikeholdsbehov og kostnader for dette. Basert på en totalvurdering skal systemet foreslå prioriteringer i forhold til de forskjellige enheters behov for vedlikehold, og anbefale type vedlikehold basert på tilstandsvurderingen. Systemet skal på en lett måte kunne gi den enkelte enhet tilgang på egne data, og det må være muligheter for å ta ut rapporter for en enkelt enhet, hele porteføljen eller utvalgte grupper. Gruppene skal også kunne forhåndsdefineres for uttak av rapporter. Systemet bør ha en GIS-integrering som gir muligheter for visuelle rapporter som beskriver den enkelte enhets dekker med hensyn til tilstand, forventet utvikling og vedlikeholdsbehov. Avtalen omfatter komplett oppsett av systemet, samt overføring av eksisterende GIS-data. Avtalen omfatter full førstegangsbefaring av alle Avinors eksisterende dekker (RWY, TWY og Apron), med mulighet for å få gjennomført tilleggsinspeksjoner. All data skal innregistres i systemet. Dersom Avinor utvider skal systemet også kunne tas i bruk ved nye lufthavner. Systemet må således være fleksibelt i forhold til å kunne legge til og ta ut lufthavner. Avtalen omfatter opplæring av nøkkelpersonell og opplæringspakke til bruk ved den enkelte enhet. Denne opplæringspakken kan for eksempel være web-basert. Avtalen omfatter lisens for alle Avinors lufthavner. Avtalen omfatter i tillegg drift av systemet i avtaleperioden. 4/11 Konkurransegrunnlag Anskaffelse og drift av Pavement Management System
Avtalens varighet vil være to 2 år, med ensidig opsjon for Oppdragsgiver til å forlenge avtalen i 1+1 år med de samme betingelser. 1.3 Kontrakt Kontrakten som inngås vil bestå av følgende dokumenter: Avtaledokumentet for tjenestekjøp Avinors standard kontraktsbestemmelser for tjenestekjøp 2. KONKURRANSEGRUNNLAGET Konkurransegrunnlaget består av: Del 1: Konkurransegrunnlaget (dette dokumentet) som inneholder informasjon og prosedyreregler for fasen frem til kontraktsinngåelse o Bilag 1 - Prisskjema o Bilag 2 Kravspesifikasjon Del 2: Konktraktsbestemmelser o Utkast til avtaledokument (kontraktsdokument I) o Avinor standard kontraktsbestemmelser for varekjøp eller tjenestekjøp (kontraktsdokument II) 2.1 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer som nevnt i første avsnitt kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, vil Avinor fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. 2.2 Kommunikasjon i tilbudsperioden Ethvert spørsmål om konkurransegrunnlaget forbindelse med ferdigstilling av tilbud skal fremlegges skriftlig via e-post til: Ashild.Eikenes.Sjoli@avinor.no E-post må være merket med Tilbud Anskaffelse og drift av Pavement Management System. Alle spørsmål fra tilbyder vil, sammen med svar på disse, bli distribuert til samtlige tilbydere. Dette uten at spørsmålsstilleren identifiseres. Avinor forbeholder seg rett til å unnlate å svare på spørsmål en mener er irrelevant eller ledende, eller av en hvilken som helst annen årsak, uten å grunngi slik avgjørelse. Frist for fremsettelse av spørsmål er senest onsdag 21.08.2013 kl. 12:00 5/11 Konkurransegrunnlag Anskaffelse og drift av Pavement Management System
2.3 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbudet fra leverandøren avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 3. TILBUDET 3.1 Tilbudenes struktur og innhold 3.1.1 Formelle krav Det stilles følgende formelle krav til tilbudet for at det skal bli akseptert: Levering: Tilbudet skal inngis direkte eller pr. post. (Levering pr. e-post eller Telefaks aksepteres ikke) Lukket: Tilbudet skal leveres i en lukket konvolutt eller innpakning. Kopier: Tilbudet skal utarbeides i 4 eksemplarer, hvorav: En original, en kopi, en sladdet versjon (se pkt. 3.5), en digital versjon på cd eller minnebrikke hvor tilbudet er scannet i pdfformat Språk: Tilbudet skal utarbeides på norsk. Struktur: Tilbudet skal være komplett og strukturert i henhold til de instruksjoner som er gitt i konkurransegrunnlaget. Vedståelse: Tilbudet skal i sin helhet, inkludert pris og øvrige betingelser, være gyldig i 90 dager etter tilbudfristen. Signatur: Tilbudet skal signeres av en person med fullmakt til juridiske å binde selskapet, samt inneholde tilbyders registrerte navn og adresse. Merking: Tilbudet skal være klart merket med Tilbud Anskaffelse og drift av Pavement Management System. Avinor forbeholder seg retten til å avvise tilbud som ikke tilfredsstiller ovennevnte krav. 3.1.2 Tilbudsbrevet Tilbudsbrevet skal være undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen. Tilbudsbrevet skal som minimum angi: Oversikt over dokumentene i tilbudet Bekreftelse på tilbudets vedståelsefrist jf. pkt. 3.1.1 (sjette kulepunkt) Tilbyders kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer En uttømmende oversikt over eventuelle forbehold jf. pkt. 3.4 Følgende dokumenter skal vedlegges tilbudsbrevet: Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. 6/11 Konkurransegrunnlag Anskaffelse og drift av Pavement Management System
3.2 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 3.3 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 3.4 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som Forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranseeller kontraktsbestemmelser. 3.5 Offentlighet I følge offentlighetsloven 23, tredje ledd kan det gjøres unntak for innsyn i tilbud og protokoll til valg av leverandør er gjort. Oppdragsgiver plikter likevel å hindre at det gis innsyn i taushetsbelagte opplysninger (forretningshemmeligheter) etter dette tidspunkt. På bakgrunn av det ovenstående bes leverandørene levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet (se pkt. 3.1.1, tredje kulepunkt). 3.6 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være Avinor i hende på innleveringsstedet senest Onsdag 28.08.2013 kl. 12:00 Tilbud som mottas etter tilbudsfristens utløp vil bli avvist. Adresse: Tilbudet skal sendes til: Avinor AS Att: Åshild Eikenes Sjøli Postboks 150 2061 Gardermoen 7/11 Konkurransegrunnlag Anskaffelse og drift av Pavement Management System
Tilbudet skal leveres til (v/direkte levering): Avinor AS Att: Åshild Eikenes Sjøli Dronning Eufemias gate 6 0154 OSLO 3.7 Registrering av innkomne tilbud Tilbudene vil bli påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. 3.8 Tilbudsåpning Tilbudene vil bli åpnet av to representanter for Avinor snarest etter tilbudsfristens utløp. Tilbyderne får ikke være til stede ved åpningen. 4. KVALIFIKASJONSKRAV Leverandørene skal dokumentere sine kvalifikasjoner i henhold til de krav som fremgår av dette punkt. Oppdragsgiver har rett til men ikke plikt til å fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse av manglende HMS-egenerklæring eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon. Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å fylle kravene til økonomisk og finansielle kapasitet og de tekniske og faglige kvalifikasjonene jf. Forsyningsforskriftens 7-11, tredje ledd. Dersom dette er tilfelle skal leverandøren dokumentere at han har rådighet over de nødvendige ressursene for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseerklæring om dette fra disse foretakene. 4.1 Krav til skatteattester og HMS Avinors kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling. Dokumentasjon for at de angitte krav er oppfylt Det skal leveres to skatte- og avgiftsattester: 1) Attest utstedt av kemner / kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) 2) Attest fra Skattekontoret avdeling innkreving merverdiavgift, (tidligere skattefogden) i vedkommende fylke. Begge attestene skal være av typen RF- 1244 fastsatt av Skattedirektoratet, eller tilsvarende. Attestene skal ikke være eldre enn 6 mnd regnet fra søknadsfristens utløp. 8/11 Konkurransegrunnlag Anskaffelse og drift av Pavement Management System
Utenlandske leverandører skal i stedet for ovennevnte levere attest utstedt av vedkommende myndighet i leverandørens hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedrørende skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Leverandøren skal tilfredstille alminnelige krav til helse, miljø og sikkerhet. HMS-egenerklæring. Utenlandske leverandører bes legge ved en erklæring for at firmaet tilfredsstiller alminnelige krav til helse, miljø og sikkerhet i leverandørens hjemstat. 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Avinors kvalifikasjonskrav Opplysninger om eierform og organisering. Dokumentasjon for at de angitte krav er oppfylt Oversikt over selskapsform, organisasjon, eierstruktur, eiere og lokalisering. Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Firmaattest (ikke eldre enn 12 mnd) Utenlandske selskaper: Godtgjørelse for at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Avinors kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha god økonomisk gjennomføringsevne. Dokumentasjon for at de angitte krav er oppfylt Årsregnskap for siste 3 år med tilhørende revisjonsberetning. Styrets årsberetning. 9/11 Konkurransegrunnlag Anskaffelse og drift av Pavement Management System
4.4 Leverandørens faglige kvalifikasjoner og totale kapasitet Avinors kvalifikasjonskrav Erfaring fra tilsvarende oppdrag / leveranser ved lufthavn Dokumentasjon for at de angitte krav er oppfylt Attestene skal minimum inneholde: o Kort beskrivelse av leveransen o Tidspunkt for leveransen o Omfang av leveransen o Navn og telefonnummer til referansepersoner hos oppdragsgiver Det kreves god gjennomføringsevne. Oversikt over firmaets kvalifiserte bemanning eller annen informasjon som synliggjør firmaets kapasitet. 5. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet Avinor skal avvise et tilbud dersom: Tilbudet er innlevert etter tilbudsfristens utløp jf. pkt. 3.6 Tilbudet inneholder forbehold til konkurransegrunnlagets konkurranseregler jf. pkt. 3.4 Tilbudet er i strid med bestemmelsene om alternative tilbud jf. pkt. 3.3 Avinor kan avvise et tilbud dersom: Tilbudet er avgitt i strid med bestemmelsene om deltilbud i pkt. 3.2. Tilbudet er ikke utformet i tråd med pkt. 3.1.2 Tilbudet inneholder vesentlige forbehold jf. punkt. 3.4, 2. ledd. Tilbudet på grunn av forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. 5.2 Forhandlinger Alle leverandører som har levert et gyldig tilbud i forhold til punktene ovenfor, vil bli invitert til forhandlinger. Konkurransen tillater forhandlinger om alle sider ved de innleverte tilbudene. Alle leverandører som blir invitert til forhandlinger, vil gis adgang til å gi et revidert tilbud før beslutning om tildeling av kontrakt. Avinor forbeholder seg retten til å redusere antall tilbydere gjennom forhandlingene. En eventuell reduksjon vil skje i medhold av tildelingskriteriene oppgitt i pkt. 5.3. 10/11 Konkurransegrunnlag Anskaffelse og drift av Pavement Management System
5.3 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 50-60 % Ferdig utfylt prismatrise. Kvalitet 40-50 % Redegjørelse for oppdragsforståelsen, herunder dokumentere: o Referanser o Brukervennlighet o o Visuelt uttrykk Forventet tidsbruk fra igangsettelse til drift. 5.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Gjenværende leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en kort skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt en frist for å påklage beslutningen. Dato: For Avinor Åshild Eikenes Sjøli innkjøpsrådgiver Bilag: Bilag 1 Prismatrise Bilag 2 Kravspesifikasjon 11/11 Konkurransegrunnlag Anskaffelse og drift av Pavement Management System