Olgunn Ransedokken Høgskolen i Oslo og Akershus HiOA
Administrasjon og fag: Med- eller motspillere? Hva er administrasjon? Hva er fag? Vi hvem er vi? som gjør drøm til virkelighet for studiesøkende Hvem er vi som er drømmeoppfyllerne for unge og godt voksne mennesker vi som ved eksamen representerer selve sannhetens øyeblikk for studentene? vi som for noen oppfyller deres drømmer mens vi for andre legger drømmer i grus Er vi oss bevisst at vi for studenter framstår som: «dem dere de ansatte høgskolen universitetet»?
Hva gjør vi, sett fra studentenes ståsted? Underviser Legger til rette - Svarer på spørsmål Veileder Vurderer Studentene forventer at vi har fakta- og detaljkunnskap har oversikt! Administrativt ansatte og vitenskapelig ansatte jobber alle med fag. Den jobben vi gjør sammen, skal sikre våre studenter en trygg framtid Skal sikre institusjonen kvalitet på våre leveranser, utdanning og forskning Fra våre kunder og samarbeidspartnere og fra vår eier, ses vi på som ett det tas for gitt at vi spiller på lag at vi har samme mål Hvordan ser vi på oss selv innenfra? Er det «Vi de» eller oss? Har vi fokus på helhet og sammenheng eller lar vi alt flyte? Spiller vi hverandre gode? Er vi på lag? Hvordan er dette på din institusjon? 2 min med sidemannen!
Hverdagen for en ansatt eller for en student er travel Alle er opptatt av å levere best mulig i forhold til egen funksjon. Blir litt «nærsynte» i hverdagen. Forventer vitenskapelig ansatte at administrasjonen «bare» skal legge til rette og serve eller er det gjensidig respekt og samspill mellom administrasjon og fag? Føler de administrativt ansatte at de alltid må mase og mase og kanskje ikke en gang blir hørt? Får ikke svar Føler de vitenskapelig ansatte at administrasjonen stadig maser og dytter på og «må ha» uttalelser og dokumentasjon? Hvordan blir vi gode sammen? For det må vel være et ønske? - 2 min med sidemann
Hvorfor blir det ofte Vi De?? Vitenskapelig ansatte «eier» begrepet Fag, produserer resultater innen Utdanning og Forskning Administrativt ansatte produserer og «eier» Forskrifter, Retningslinjer og Rutiner. Forvalter Lover og Regler. Utfordringer: Være løsningsorientert versus å være regelstyrt Finne muligheter heller enn å være opptatt av begrensninger Hvordan kan ansatte i administrasjonen være såkalt proaktive? Har dere konkrete eksempler? - 2 minutter!
Litt fra egne erfaringer hva kan fungere og hvorfor Bakgrunn: De vitenskapelig ansatte hadde evaluert administrasjonen Resultat etter noen berg- og dalbaner i begge leire: Bevisstgjøring! - Bl. a. på hvorfor resultatet ble som det ble Byråkrati Tung forvaltningskompetanse - Maktspill - Konflikt Viktig: Fokusere på sak ikke på personer, selv om samspill er personavhengig og lederavhengig > kultur for samspill Administrasjonen ble omorganisert etter prinsipp om tjenesteleveranse/brukerorientering/brukerinvolvering «Hvem er våre kunder»? Innad og utad Hvem er vi til for? Definerte ulike leveranser og hvem som skulle involveres i de ulike leveranser etter kompetanse og funksjon Gjenskape tillit! Ha felles mål! Ha gode dialoger Felles språk!
Suksessfaktorer for samhandling på tvers Prosess like viktig som resultat målet er høy kvalitet Gjensidig respekt for hverandres faglighet Være løsningsorienterte, se muligheter og lytte til hverandre «ikke bare høre på» Sette sammen team på tvers, «faste» ad hoc-team Ha forutsigbarhet i hvem som kontaktes når - åpenhet Ikke bare sende et spørsmål videre, ta imot og ta det med til den du vet har kompetanse til å finne svar Viktig å ikke ha en kontrollerende atferd, men opptre støttende - (ikke støtende) ta folk på alvor Bruk av makt kan skape avmakt og avstand > konflikt og låsing Avdekke uenighet før en går fra hverandre
Noen eksempler Tjenester som krever brukerinvolvering og kompetanse på tvers: Rekruttering (studenter) markedsføring opptak Studiepoengproduksjon, fra oppstart til rapportering og prognoser Kurs- og etter- og videreutdanning, eksternfinansiert FoU-produksjon publisering rapportering bibliotek Kompetansekartlegging -heving og rekruttering (ansatte) Lønn innkjøp SAP risikovurdering økonomirapportering Mye mer Endte opp med to «sorteringer» i administrasjonen: Produksjonssøyla: Studier og FoU (Stu, IKT, FoU/Bibl, Int., Komm.) Felles drifts- og tjenesteleveranser; økonomi, personal, drift
Eks på ad-hoc-grupper Vedr. oppretting av studier, være proaktive, ha representanter fra følgende kompetanseområder: Faglig-vitenskapelig ansvarlige, studieadministrative, økonomi, IKT, internasjonalisering, FoU-adm. Dedikerte representanter fra ulike kompetanseområder inn mot hver av de respektive fagavdelingene fra fellesadministrasjonen Ha ett årshjul som alle/hele institusjonen «eier» og må forholde seg til, være lojale mot når de ulike prosesser må startes for å komme i mål med forventet resultat til forventet tidspunkt, mht når saker må opp i ulike råd, utvalg og styrer/høgskolestyret. Lage tentative fremdriftsplaner fra starten av en prosess, med navn på hvem som har ansvar for å følge opp.
Våre forestillinger kan låse oss i å se løsninger Noen nøyer seg meg motforestillinger uten å ha opplevd forestillinger Noen nøyer seg med å være til stede i sine egne forestillinger. De hører ikke etter når en kollega snakker til dem, men lytter til sin egen forestilling om hva vedkommende forventer av den som snakker. Vi danner oss en forestilling om at slik er ting, forholder oss derfor til forestillingen og ikke til hvordan saken egentlig er. Det er viktig å bryte ned forestillinger og heller åpne opp for nye inntrykk, være nysgjerrig og utforskende.
Kommunikasjon er vanskelig, i alle fall en utfordring Språk oppstår i relasjon, både kroppsspråk og verbalt språk Torkjell Berulfsen har sagt: «Språket er det eneste vi har, alt annet er støttefunksjoner.» Leger har utviklet et språk for å stille diagnoser, lærere/undervisere har et språk for å undervise, saksbehandlere har et språk for å forvalte, jurister har et eget språk for å forvalte lover og regler, økonomer Hvordan bryte våre språklige barrierer for å oppnå god kommunikasjon og dermed bedre samhandling på tvers av fag og administrasjon? 2 minutter!
Samfunnsrelevans Læringsutbytte Utdanning Undervisere Må ha nødvendig kompetanse Studentmedvirkning! FoU-basert utdanning Ledelse Legger strategi Studenter Skal gis muligheter Samfunnsrelevans! Praksis! FoU Ansatte og studenter Må ha kompetanse Publisere og Formidle Administrasjon Tilrettelegger Eksterne samarbeidspartnere Avtakerne (RSA)
Godt samspill spille hverandre gode - veilede Marit Hartviksen og Kjartan Skogly Kversøy bruker formuleringen Å ville vel, i boka Samarbeid og konflikt - to sider av samme sak (SØT-modellen) - I det legger de å ville den andre vel, spille på lag for å gjøre hverandre gode - De presenterer ulike strategier, verktøy, holdninger og tankemønstre som kan bidra til et fruktbart samarbeid på arbeidsplassen - Viktig å lede og strukturere samarbeid i et utvidet perspektiv - Være i prosesser, etter en problemløsningsmetode; case - Ha mulighetsfokus ikke bare se begrensninger, men rammer - Bedrive trygghetsskapende aktiviteter
SØT-modellen (Hartviksen, Kversøy) brukt ved HiAk Først fokuseres på dagens situasjon (S). Når denne er kartlagt gjennom en grundig prosess, der alle tas på alvor i gruppesamtaler Beskrive ønsker (Ø) om hvordan situasjonen burde være. Her vil forfatterne at vi skal ta i litt. Dette er arenaen for å drømme. «Vi trenger ikke realisere alle våre drømmer, men her skal vi bruke tid på å synliggjøre dem. Ønskene skal bidra til å utvide vår forståelse av mulighetene.» Videre diskuteres mulige tiltak (T) I gapet mellom Situasjonen nå og Ønskene finnes mulighetene, derfor viktig å ha gjennomførbare Tiltak.
Samhandling for å ville vel «Når mennesker bringes til å beskrive nåsituasjon og ønsker på en strukturert måte etter spilleregler de er enige om, blir de nødt til å lytte til hverandre. Det kan åpne for en forståelse for andres situasjon og forutsetninger - og til et fruktbart klima for sammen å finne frem til tiltak.» (H&K) Forfatterne understreker at verktøyet kan bli et våpen som kan skade. Derfor poengterer de at vi hele tiden må stille oss det viktige spørsmålet: Vil jeg vel med det jeg gjør nå, og er det til gagn? De etiske sidene ved samarbeid betones sterkt: Jeg er ikke alene. Jeg samhandler med andre, og det er viktig at jeg vil dem vel. Det gir oss også større muligheter for å lykkes.
Drømmer forstått som ønsker skaper virkelighet Bare en drøm, sier snusfornuften. Da har den glemt at drøm skaper virkelighet. Slik vi ønsker å ha det. Vi mennesker kan ikke leve uten drømmer. Vi trenger drømmer slik vi trenger luft for å puste. «Vi drømmer om natten og vi drømmer om dagen, og likevel burde vi drømme mye mer, for vi har bruk for drømmer som visjoner for våre liv.» Det sier tidligere biskop Rosemarie Köhn. «Dine daglige gjøremål er hellige seremonier i livets tempel.» (Stephen C. Paul i Inneractions)
Hva kjennetegner en arbeidsplass der det er godt å være? (Isachsen og Høydal) - Gode samarbeidsforhold - God sosial kontakt mellom kolleger og ledere - Åpenhet, trygghet og anerkjennelse - Medvirkning, ansvar og myndighet - Selvstendighet og egenkontroll i arbeidet - Varierte arbeidsoppgaver - Interessante, meningsfulle og utfordrende arbeidsoppgaver - Følelse av mestring og delaktig engasjement - Kjennskap til resultater av arbeidet - Mulighet for faglig og personlig læring og utvikling Sardinia 2011 OR
Hva er viktigst? (iflg. Isachsen og Høydal) Mulighet for selvstendighet og egenkontroll, og at det sosiale klima er preget av samspill i en arbeidsgruppe. Dette handler også om Dannelse: Dannelse er evnen til å se seg selv som medlem av et større fellesskap, lokalt, nasjonalt og globalt, og erkjennelsen av at ens egne krefter og talenter står i tjeneste for et større, felles gode. («Dannelsesutvalget» v. Inga Bostad mfl.)
Sammen skal vi legge grunnlag for verdiskapning i samfunnet gjennom å legge til rette for gode resultater i utdanning og forskning Samhandling i endringskulturer er en utfordring for mange. Vi må stå trygt i oss selv og tørre å kjenne på at det er spennende å være med å påvirke. Lao-Tzu (f. 604 f.kr. Taoismens far) sier: Å forstå andre er intelligens Å kjenne seg selv er sann visdom Å styre andre er styrke Å mestre seg selv er sann kraft
Flerkulturalitet, mangfold og internasjonalisering En av utfordringene dagens studenter står overfor, er å være medborgere i et flerkulturelt og mangfoldig samfunn. Etisk og akademisk dannelse skal ivaretas i all høyere Gahr utdanning, Støre sier uavhengig i boka «Å av gjøre fagområde. en forskjell»: - Integrering av «Vi det må flerkulturelle ha en verdiforankring. og mangfolds- Men aspektet vi må også er et krav i ha akademisk en kurs, handle utdanning slik at innenfor vi kan nå alle våre fagfelt. mål.» Dette dreier seg ikke bare om kulturell dannelse, men må relateres Vi til er kjernen alle avhengige i dannelsesbegrepet av hverandre for i høyere å få fram utdanning. det beste for og i oss selv, for å gjøre en forskjell. Vi må ville vel! Takk for meg!