Rapport Arbeidsgruppe «Styring og ledelse» Innholdsfortegnelse: 1. Bakgrunn 2. Mandat 3. Beskrivelse av aktivitet 4. prinsipielle synspunkter 5. Nærmere om de enkelte funksjoner 6. Oppgaver frem til fusjonstidspunktet 7. Oppgaver som kan tas etter fusjonstidspunktet 8. Utviklingsoppgaver for det videre arbeidet etter 1. august 2013 9. Anbefalinger HiF 25.03.2013
1. Bakgrunn Kongen i statsråd besluttet 15. februar 2013 at Høgskolen i Finnmark og Universitetet i Tromsø fra 1. august 2013 skal organiseres som en institusjon under navnet Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet. Institusjonene har opprettet en styringsgruppe som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen. Vedtak av mandat og sammensetning av arbeidsgruppa er gjort på styringsgruppemøte 4.2.2013 og er i tråd med vedtatt framdriftsplan (SG sak 05-13) og vedtatt prosjektorganisering (SG sak 3-13). Fusjonen skal bygge på Felles politisk plattform for fusjon. Arbeidsgruppa har hatt følgende sammensetning: Personal- og organisasjonsdirektør Rune Sundelin, Høgskolen i Finnmark (leder) Fakultetsdirektør Tom Mikalsen - Helsefak, Universitetet i Tromsø Dekan Petter Nafstad - HSL-fak, Universitetet i Tromsø Instituttleder Tore Nesheim - IPHF, Høgskolen i Finnmark Førsteamanuensis Bård A. Berg NTL, Universitetet i Tromsø - Overingeniør Tor A Giæver, Universitetet i Tromsø som vara. Seniorrådgiver Mona Johnson NTL, Høgskolen i Finnmark Aleksander Helberg, Studentrepresentant, Universitetet i Tromsø Sekretær: Seniorrådgiver Viggo Johannessen, Høgskolen i Finnmark 2. Mandat Arbeidsgruppa skal utrede og foreslå funksjonsbeskrivelser og organisatorisk linjetilknytning for: Viserektor for regional utvikling Assisterende instituttledere Campusledere For assisterende instituttleder bes arbeidsgruppen også å vurdere: Prinsipper for når en slik funksjon skal etableres Hvordan funksjonen skal rekrutteres Prinsipper for stillingsstørrelse For campusleder bes arbeidsgruppe også å vurdere: Prinsipper for når og hvor en slik funksjon skal etableres Hvordan funksjonen skal rekrutteres Prinsipper for stillingsstørrelse Kompetansekrav Identifisere utfordringer man må ha særskilt fokus på i det videre arbeidet I tillegg bes arbeidsgruppen å vurdere finnmarksfakultetets ledelse sin rolle for annen faglig virksomhet enn den som inngår i egen linje. Et eksempel på dette vil være Finnmarksfakultetets rolle for lærerutdanningen i Alta, og annen virksomhet i fylket.
Forutsetninger og avgrensinger Rammene for det videre arbeidet ligger i Felles politisk plattform. Utover dette bes gruppen spesielt se på: Beskriv hva som må gjøres av arbeid fram mot fusjonstidspunktet (1.8.2.13) og hvilke oppgaver som kan tas etter dette tidspunktet. Legge til rette for faglige synergier ved fusjonen. Det er også ønskelig at gruppen peker på mulige utviklingsoppgaver for det videre arbeidet 3. Beskrivelse av aktivitet i gruppa mv. Arbeidsgruppa har hatt to fysiske møter i Tromsø og Alta den 14. februar og 7. mars 2013. Arbeidsgruppa har lagt til grunn å ha den nødvendige faglige og administrative kompetanse for å løse mandatet. Gruppa har ikke ansett det nødvendig å etablere faglige eller administrative undergrupper. Gruppa har for øvrig ikke hatt nok opplysninger om realfagssatsingen til å komme med anbefalinger i forhold til dette. 4. Overordnede synspunkter Organisering: Arbeidsgruppa har konkludert at organiseringen ved det nye universitetet i størst mulig grad bør bygge på eksisterende organisasjonsstruktur ved Universitetet i Tromsø. Denne organiseringen videreføres ved Finnmarksfakultetet. Det medfører at den interne organiseringen ved Finnmarksfakultetet blir organisert med dekan, fakultetsdirektør, instituttledere og kontorsjefer. Myndighetsområde og rapporteringslinjer: Beslutningsstrukturen bør i størst mulig grad bygge på de eksisterende organisasjons- og rapporteringslinjer. Gruppa foreslår stillingsbeskrivelser, rapporteringslinjer og myndighetsområde for funksjonene viserektor, assisterende instituttleder og campusleder i henhold til dagens organisasjonsstruktur. Det legges til grunn at det ikke skal innføres beslutningsmyndighet og rapportering på tvers av dagens organisering. Fjernledelse bør unngås: Listen for å etablere en assisterende instituttleder funksjon bør ligge lavt og fjernledelse bør i størst mulig grad unngås på dette nivå. Medarbeidere under ledernivå skal bare unntaksvis ha nærmeste leder på en annen campus enn det han/hun selv utfører sitt arbeide til vanlig. Forhold som påvirker et valg om å etablere en assisterende instituttleder er: antall ansatte, antall studenter og kompleksiteten i virksomheten. 5. Nærmere om de enkelte funksjoner Viserektor for regional utvikling: Viserektor for regional utvikling må være fullverdig medlem av rektoratet. Rektoratet står i prinsippet fritt til å fordele arbeidet mellom medlemmene i rektoratet. Funksjonsbeskrivelsen bør derfor være på linje med, og avstemt mot funksjonsbeskrivelsene til prorektorene og rektor.
Viserektors myndighetsområde bør følge de ordinære organisatoriske beslutningslinjer. Gruppa vil fremheve at det er viktig å sikre rene linjer mellom viserektor og dekanene i forhold til beslutningsprosesser mv. Viserektor må derfor ha samme grenseflate til dekan som prorektorene. Det foreslås at stillingen som viserektor for regional utvikling etableres som åremålsstilling tilsvarende rektorperioden. Dette er begrunnet i de forhold som gjelder etter fusjonen. For neste periode foreslås det at stillingen vurderes omgjort til en prorektorstilling som ansettes på samme måte som rektor og de nåværende prorektorene. Rekruttering av prorektor i stedet for viserektor bør vurderes ved det nye universitetets styre i forkant av neste valgprosess. I plattformen er det angitt at viserektor for regional utvikling skal ha sitt arbeidssted i Alta. Arbeidsgruppa foreslår at dette mykes noe opp for neste rektorperiode slik at minst en av prorektorene som velges skal ha sitt arbeidssted i Alta, uten at det nødvendigvis må være prorektor for regional utvikling. Gruppa ber også om at det for neste rektorperiode vurderes om benevnelsen viserektor/prorektor for regional utvikling skal videreføres. Begrepet «regional utvikling» er også et forskningsfelt. Det er derfor fare for at viserektor utad kan bli oppfattet som viserektor for forskningsfeltet ikke som en regional utviklingsaktør. For kommende periode foreslås det at tilsetting skjer ved kallelse/utnevnelse av nåværende rektor ved Høgskolen i Finnmark etter universitets- og høyskolelovens 6-3 nr. 4. Bakgrunnen for forlaget er at rektoren er forholdsvis nyvalgt og dermed har en demokratisk legitimitet. I den første tiden etter fusjonen vil en slik løsning også bidra til økt trygghet for de ansatte med arbeidssted i Finnmark. Dersom det ikke er aktuelt å tilsette den nåværende høgskolerektor ved kallelse ber gruppa om at stillingen lyses ut med angivelse av ønskede kvalifikasjoner. Assisterende instituttleder: I forbindelse med etablering av institutter som har medarbeidere på flere campus vil det være behov for å etablere stillinger som assisterende instituttleder. Assisterende instituttleder knyttes organisatoriske til det enkelte fakultet og institutt. Det enkelte fakultet beslutter om stilling(er) som assisterende instituttleder skal etableres. Ved beslutningen skal det ses hen til prinsippet om at fjernledelse i størst mulig grad skal unngås og at medarbeidere under ledernivå bare unntaksvis skal ha nærmeste leder på en annen campus enn det han/hun selv utfører sitt arbeide til daglig. Den assisterende instituttlederen inngår i instituttets ledergruppe, rapporterer direkte til- og handler etter fullmakt fra instituttleder. Dersom instituttet er stort nok bør det være mulig å etablere en ordning med flere assisterende instituttledere som deler på personalansvar for medarbeiderne i henhold til campustilhørighet. Gruppa mener at dette vil være aktuelt ved ILP. ILP har stor virksomhet både i Tromsø og Alta. Gruppen anbefaler derfor en ledergruppe bestående av instituttleder i Tromsø og to assisterende instituttledere med arbeidssted henholdsvis i Alta og Tromsø. Det er viktig at en utvikler en «embetstenkning» omkring ledelse av institutter med assisterende instituttleder. Stillingsandel for assisterende instituttleder vil måtte avgjøres i henhold til behovet på det enkelte institutt. Det antas at assisterende instituttleder vanligvis ikke vil utgjøre en full stilling. Assisterende instituttledere bør derfor også ha undervisnings- og forskningsoppgaver knyttet til sin stilling.
Assisterende instituttledere utpekes av fakultetsledelsen etter tilråding fra instituttleder. Ved etableringen av den nye funksjonen må det tas hensyn til eventuelle rettskrav til stillingene. Stilling som assisterende instituttleder må innebære et innhold som innebærer både funksjonell og reell studieledelse på det lokale studiestedet. Det foreslås også at assisterende instituttleder har både møte-, tale- og forslagsrett i instituttstyret hvis slikt styre er/blir opprettet. Campusleder: Plattformen peker på at det skal opprettes en Campusleder i Kirkenes og i Hammerfest. Disse skal rapportere direkte til viserektor for regional utvikling. Campusleders ansvars- og myndighetsområde vil avhenge om stillingen skal være av strategisk og/eller av mer praktisk art. På tross av at enkelte formuleringer i plattformen kan tyde på at campusleder skal ha en eller annen form for strategisk funksjon foreslår gruppa at stillingen etableres som en administrativ stilling og følgelig en del av universitetsadministrasjonen. Det foreslås at denne funksjonen får ansvar for å ivareta helheten og praktiske oppgaver som går på tvers av den organisatoriske inndelingen. Campusleder bør ikke «stå over» den faglige linja og de lederne og enheter som driver virksomhet ved campus. Ved campus i Kirkenes og Hammerfest kan stillingene inngå i universitets direktørens stab. Dette vil gi rene linjer til rektoratet og direktøren slik plattformen legger opp til. Campuslederens oppgaver vil, utover de praktiske oppgavene være knyttet opp til utviklingen av de respektive campusene i tråd med de intensjonene som ligger i plattformen. Campusleder vil ikke få et formelt lederansvar ved campus, men får en sentral rolle som tilrettelegger og koordinator. Campusleder kan også spille en rolle i å synliggjøre den nye universitetets satsinger. Campusleder kan være en tilleggsfunksjon i annen stilling dersom det ikke er behov for en hel stilling for å dekke funksjonen. Ved Campus Alta vil det ikke være det samme behov for å tilsette noen campusleder. Ansvaret kan legges på en eller flere av de eksisterende lederne. Oppgavefordelingen mellom dekan, fakultetsdirektør og eventuelt andre ledere vil både avhenge av hvilke lederfunksjoner som etableres på campus og hvilke arbeidsoppgaver som faller utenfor den ordinære linjen. I forhold til det vi vet så langt foreslås det at fakultetsdirektør får ansvar for beredskap og kontakt med Alta kommune som vertskommune. I utlysningsteksten til dekanstilling for Finnmarksfakultetet pekes det på at dekan har et ansvar for hele universitetets virksomhet i Finnmark. Gruppen ser det som problematisk dersom det blir flere linjer fra dekaner til instituttene som har virksomhet i Finnmark. Et slikt ansvar vil dekan for Finnmarksfakultetet måtte ivareta gjennom samhandling med de andre dekanene som har virksomhet ved Campus Alta. Det vil skape uryddige linjer mellom dekanene og ved Finnmarksfakultetet og de insituttene som har aktivitet ved campus i Alta dersom en ikke samhandler horisontalt ved campus, men griper inn i linjeorganisasjonen. 6. Oppgaver frem til fusjonstidspunktet Gruppen er opptatt av at ledelses- og beslutningsstrukturen er på plass før funksjonstidspunktet. De mest sentrale posisjonene må også være besatt: Stillingen som dekan ved Finnmarksfakultet er lyst ut med søknadsfrist den 21. mars 2013. Det bør være en prioritert oppgave å få tilsatt dekan for Finnmarksfakultetet innen styringsgruppa har møte den 16. mai.
Det må være ansatt instituttledere ved de tre instituttene som skal inngå i Finnmarksfakultetet. For de øvrige fakultetene med aktivitet i Finnmark må det være ansatt assisterende instituttledere ved de to største enhetene i Alta og ved institutt for helsefag sin avdeling i Hammerfest. Det er ønskelig at stillingene som kontorsjefer ved de nye instituttene er besatt på fusjonstidspunktet En bør fortrinnsvis forsøke å etablere et nytt fakultetsstyre. Dersom ikke fakultetsstyret for Finnmarksfakultetet er oppnevnt på fusjonstidspunktet, foreslår gruppa at dagens høgskolestyre prolongeres som fakultetsstyre inntil nytt styre er konstituert. En prolongert styret må utvise varsomhet med vedtak som binder det framtidige styret. 7. Oppgaver som kan tas etter fusjonstidspunktet Organisasjonsplan for de berørte parene vil ikke være på plass før tidligst etter styringsgruppas møte den 16.mai. Det vil være mulig å starte arbeidet med å besette stillingen som assisterende instituttledere som en prioritert oppgave så snar dekanene er tilsatt og styringsgruppa har gitt sin tilslutning til hvilke enheter som skal få assisterende instituttledere. Arbeidet med å besette posisjonen som campusleder i Hammerfest og Kirkenes kan tas etter fusjonstidspunktet. 8. Utviklingsoppgaver for det videre arbeidet etter 1. august 2013. Arbeidsgruppa ser at avstand og aktivitet på flere campus medfører flere utfordringer. I forslaget har gruppa i størst mulig grad forsøkt å holde seg til dagens styrings- og ledelsesprinsipper ved Universitetet i Tromsø. De forslag som blir iverksatt bør evalueres etter at de har virket en periode. 9. Anbefaling Det opprettes assisterende instituttleder i Alta ved Handelshøgskolen. Det opprettes assisterende instituttleder i Hammerfest ved institutt for helse og omsorgsfag. Det opprettes assisterende instituttleder i Tromsø for institutt for sosialfag Det opprettes assisterende instituttleder i Tromsø for institutt for idrett. Det opprettes assisterende instituttledere i Alta og Tromsø ved ILP. Rekruttering av assisterende instituttledere skjer ved utpeking av dekanen etter innstilling fra instituttleder. Det opprettes en stilling som campusleder for Campus Kirkenes. Stillingen organiseres i universitetsdirektørens stab. Det opprettes en stilling som campusleder for Campus Hammerfest. Stillingen organiseres i universitetsdirektørens stab. Stillingene som campusledere ved Campus Kirkenes og Campus Hammerfest lyses ut. For de instituttene som har eller oppretter instituttstyrer foreslås det at det sørges for at instituttstyret settes sammen slik at begge campus får en rimelig representasjon. Rektor ved Høgskolen i Finnmark kalles til stilling som viserektor.