Forskningsprosjektet Usikkerhetsanalyser. - Og påfølgende tanker om mangel på usikkerhetsstyring. Kjell Austeng Kort presentasjon av forskningsprosjektet Usikkerhetsanalyse Mitt syn på begrepene Usikkerhetsstyring og Usikkerhetsledelse Spørsmål - diskusjon
2 Noen har sett på temaet før Risk analysis ga 2 millioner treff Uncertainty analysis gav 5 millioner treff Risikoanalyse ga 60 tusen treff Usikkerhetsanalyse ga 600 treff Usikkerhetsanalyse et 2-årig forskningsprosjekt 6 prosjektrapporter Grunnlag for lærebok 2 () konferansepapers Dataprogram
Rapporter Usikkerhetsanalyse Kontekst og grunnlag Usikkerhet som fenomen I hvilken sammenheng gjøres UA Kilder til usikkerhet Beslutninger under usikkerhet Forvaltningens behov (en spørreundersøkelse)
4 Konseptuell usikkerhet. Den usikkerhet som er knyttet til analysen og analysemodellen Operasjonell usikkerhet. Indre usikkerhet som stort sett er knyttet til selve prosjektgjennomføringen. Kontekstuell usikkerhet. Denne typen usikkerhet har sitt utspring i prosjektets omgivelser. Scenariell usikkerhet. Usikkerhet i forhold til mål beslutningskriterier og beslutningsregler, og som i hovedsak skyldes at de scenarier som ligger til grunn for prosjektet ikke greier å fange opp de endringer som fremtiden vil by på. Rapporter Usikkerhetsanalyse Kontekst og grunnlag Usikkerhetsanalyse Modellering, estimering og beregning
5 Grunnteori og undersøkelse av følsomhet for feil Rapporter Usikkerhetsanalyse Kontekst og grunnlag Usikkerhetsanalyse Modellering, estimering og beregning Usikkerhetsanalyse Metoder
6 Analysemetoder Shampu-metoden Trinnvisprosessen PMI IRMA Hendelsesusikkerhet Logisk rammeverk SWOT-analyse Influensdiagram Grovanalyse Kvantifisering Scenarioanalyse Følsomhetsanalyse Terramar PTL HolteProsjekt Metier Dovre International Klargjøring mål og plan for analysen -2-2- 2a Identifiserin g og strukturering av usikkerhet -4 2 2-2- -2 4-5 2-2 2 2b Kvalitativ modell 4-5 2 2-5-6 Kvantifisering av usikkerhet 4-5 4-4 4 6-7 4 Klassifiseri ng og rangering 7 5 IRMA er egentlig en mal for utvikling av analysemodell 2, 4 5 Kvalit etskontr oll 5-6 -4 6 Dokumentas jon og kommunikas jon 8 6-7 5 5 8-9 4 7 Planlegge tiltak 2,5,9 7 5 6 6 Del av 8 Oppfølgi ng 9 6 Del av ytre prosess Statens Vegvesen Hydros PRM 2 2-2- 4-5 5 5 5-6 7 4 Det er noen faste elementer som må klargjøres i alle analyser, og i en bestemt rekkefølge: Formålet med analyse, eller nærmere bestemt hva resultatene skal brukes til, må klarlegges Usikkerhetselementene må identifiseres. Potensielle hendelser og usikre forhold bringes på bordet i en eller annen form for kreativ prosess. Elementene sorteres og grupperes. Usikkerhetselementene må beskrives (kvalitativt). Her er det snakk om å modellere sammenhenger, og årsaker og konsekvenser klarlegges så langt man kan. Der hvor det er mulig blir virkningen av usikkerhetselementene kvantifisert. Dette gjøres gjerne ved å anslå sannsynlighet for at hendelsen opptrer, og å anslå konsekvenskostnadene med tilhørende estimatusikkerhet. Utvikle forslag om tiltak. Tiltakene kan være rettet mot å påvirke sannsynligheten for at hendelsen opptrer, påvirke virkningen hvis den opptrer, eller påvirke konsekvensene av hendelsesutfallene. Grunnen til at det her brukes begrepet påvirke i stedet for redusere, er at mange mulige hendelser inneholder muligheter som kan utnyttes. En av de største svakhetene med de usikkerhetsanalyser som gjøres er at de for ensidig har som bakgrunn at usikkerhet er synonymt med risiko; noe man må unngå. Mulighetssiden blir ofte ikke vektlagt.
7 Rapporter Usikkerhetsanalyse Kontekst og grunnlag Usikkerhetsanalyse Modellering, estimering og beregning Usikkerhetsanalyse Metoder Usikkerhetsanalyse Feilkilder i metode og beregning korrelasjon antakelsen om normaltilnærming grad av oppdeling
8 Rapporter Usikkerhetsanalyse Kontekst og grunnlag Usikkerhetsanalyse Modellering, estimering og beregning Usikkerhetsanalyse Metoder Usikkerhetsanalyse Feilkilder i metode og beregning Positiv usikkerhet og økt verdiskaping Prosjektusikkerhet - Resultater fra følgeforskning Bearbeidet data fra i underkant av 60 kvalitetssikrede prosjekter samlet i Concepts data Trailbase. Dette er i hovedsak data fra de kvalitetssikringsrapportene som de eksterne konsulentene har skrevet.
9 Eksempel på funn Hvorfor usikkerhetsanalyser? Usikkerhetsanalyse settes gjerne i gang med bakgrunn i en eller flere av følgende tre formål: Oversikt og virkelighetsbilde Beslutningsstøtte Styring og beredskap
0 Fra metodeundersøkelsen Stor likhet mellom de metodene som anvendes Støtter seg på en eller annen form for gruppeprosess Mangler tydelige mulighetsvinkling Usikkerhetsstyring ble stort sett omtalt som å gjenta analysene med jevne mellomrom Resultater Hva er viktigste usikkerhet? Hva er sannsynligheten for overskridelser? Sannsynlighet 50 % 20 % 5 % RISIKO-MATRISE 2 Sannsynlighet/ Konsekvens-matrise mill. 5 mill. Konsekvens Identifiserte hendelser
Fra spørreundersøkelsen om forvaltningens behov Fem hovedområder med stor usikkerhet: behov og behovsvurderinger nytte kostnad fremdrift eller tid prosedyrene rundt valg av alternativer Den største enkeltkilden At prosjektene har lang planleggingstid, og de skiftende krav og forventninger som publikum har til hva prosjektet skal dekke av behov, og hva som kan tolereres av ulemper som følge av prosjektet. Det må utvikles metoder som kan bedre enn i dag si noe om hva som sannsynligvis kreves for å gjennomføre det prosjektet som vil være aktuelt på det tidspunktet det faktisk gjennomføres. Dette vil, etter hva all erfaring viser, være noe annet enn hvis vi skulle gjennomføre prosjektet i dag.
2 Bruk av analyseresultatene (Usikkerhetsstyring) Overslaget og krav til kalkylesikkerhet
Avsetninger Sannsynlighet 00% X% 50% A: Basiskostnad B: Forventet kostnad C: Kostnadsramme Forventede tillegg Usikkerhetsavsetning Restusikkerhet Kostnader Videre forskning? To områder som er knyttet til forbedring av analysene Hvordan kunne gjette bedre om fremtidens behov og krav Hvordan sikre mest mulig representativ input Hvordan vi totalt forholder oss til usikkerhet i virksomheten Utvikle usikkerhetsledelse til å omfatte mulighetsledelse, og til å bli en del av ledelsesfilosofien i både prosjekt og virksomhet.
4 Usikkerhetsledelse Ledelse og styring i forhold til usikkerhet er mer enn analyser og kortsiktige tiltak Usikkerhetsstyring - finne potensielle hendelser, årsaker og konsekvenser. Identifisere usikkerhet 2 Kvantifisere usikkerhet - tallsette usikkerhet, modellere sammenhenger og analysere, prioritere. BLI KJENT MED USIKKERHETEN Utvikle tiltak/ respons - finne tiltak som utnytter muligheter og motvirker risiko - gi innspill til planlegging/styri ng av prosjektet 4 Følge opp tiltak GJØRE NOE MED DEN - oppdatere mål - innarbeide i prosjektets plan - iverksette tiltak - følge opp tiltak, - registrere virkning og samle erfaring.
5 Fra usikkerhetsanalyse til usikkerhetsledelse Usikkerhetsledelse: Håndtering + definering av prinsippene for usikkerhetshåndtering + utvikling og implementering Usikkerhets -styring/-håndtering: Analyse + tiltak og oppfølging + oppdatering av usikkerhetsbildet + erfaringsoverføring Usikkerhetsanalyse: Forståelse av usikkerhetsbildet og anbefalinger om tiltak Styringsoppgavene (Usikkerhetsstyring er mer enn analyse-stunts) Ta konsekvensene av resultatene fra analysen Beslutte tiltak og følge opp Definere styringsreglene Sørge for at usikkerhet er på agendaen, og legge til rette for at usikkerhetsbildet blir kontinuerlig oppdatert Sørge for at det dagsaktuelle risiko- og mulighetsbildet med planer for tiltak er med i alle prosjektoppfølgingsrapporter Erfaringsinnhenting og overføring mht. usikkerhet Gjennomføre nye analyser etter behov Sørge for rett kompetanse i forhold til eksisterende usikkerhet Definere eierskap til usikkerheten
6 Usikkerhetsledelse Usikkerhetsledelse er å legge til rette for god usikkerhetsstyring God usikkerhetsstyring vil ikke lykkes uten å påvirke organisasjonen (menneskene i prosjektprosessen) Det må skapes motivasjon for aktiv, positiv og kontinuerlig usikkerhetshåndtering Ledelsesoppgavene Kulturbygging Risikokultur vs. mulighetskultur Usikkerhetsreduksjon vs. handlefrihet Hvordan få usikkerhet til å være på agendaen i alle prosjektets vurderinger på linje med for eksempel kostnader? Miljøbygging Miljø som sikrer at endringer i usikkerhetsbildet kommer frem Miljø som sikrer at dårlige anelser blir håndtert før de blir dårlige nyheter, og at gode anelser (=muligheter) også kan bli gode nyheter Implementering av usikkerhetsledelse Definere grunnprinsippene Definere usikkerhetsledelsen plass i virksomhetens totale ledelsesfilosofi Hvor mye og hva slags usikkerhet kan vi leve med? Hvilke krav skal vi sette til oversikt over usikkerhetsbildet i prosjektets forskjellige beslutningspunkter (faseoverganger/tollgates)? Generelle planer og rutiner for usikkerhetsstyringen
7 Usikkerhetsledelse som en del av virksomhetens ledelsesfilosofi Unfortunately, irrational objectivity and reluctance to recognise the significance of ambiguities are often encouraged by inappropriate organisational cultures. Being precisely wrong in the sense of having a precisely correct answer to the wrong question is a standing joke, but there are clear cultural pressures within organisations driving many people in this direction. people do not like uncertainty and they prefer not to see it, and if messengers `get shot for telling the truth, people will be motivated to be economical with the truth. Chapman, Chris, Ward, Stephen og Harwood, Ian (2005): Minimising the effects of dysfunctional corporate culture in estimation and evaluation processes. Artikkel i International Journal of Project Management. Prognosen vs. virkeligheten Faktisk virkning av usikkerhet Planlagt balanse mellom usikkerhet og effekt av tiltak Faktisk effekt av tiltak Ny analyse Her skjer et mirakel! Planlagt ferdigdato