Bremanger kontrollutval SEKOM-sekretariat www.sekom.no post@sekom.no Innkalling NB! Start kl 9.00 Utval: Bremanger kontrollutval Møtested: Bremanger kommune, formannskapssalen Dato: 29.03.2016 Tid: Kl. 09:00 Maks 12:00 Innkalling: Faste medlemar i utvalet Ordførar, rådmann og revisor i sak 15 Dersom du ikkje kan møte: Meld frå på e-post: o Arnar Helgheim: ah@sekom.no (mobil: 975 81 418) Sakliste Sak nr. Sakstittel 13/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 14/16 Skriv og meldingar 15/16 Overordna analyse (ny drøfting) 16/16 Saker og oppgåver for kontrollutvalet (utsett sak) 17/16 Årsmelding 2015 - Bremanger kontrollutval (utsett sak) 18/16 Oppfølgingsliste og merknader 2-2016 Med helsing Nils Jørgen Sagebø Leiar
SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 13/16 Bremanger kontrollutval 29.03.2016 Arkiv FE - 033 Sakshandsamar Arnar Helgheim Godkjenning av innkalling og sakliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Innkalling og sakliste vert godkjent. Saksutgreiing:
SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 14/16 Bremanger kontrollutval 29.03.2016 Arkiv FE - 033 Sakshandsamar Arnar Helgheim Skriv og meldingar Vedlegg i saka: 08.03.2016 Revisjonsuttale Bremangerhallen 2015 4512 08.03.2016 Årsmelding og rekneskap Bremangerhallen 2015 4513 08.03.2016 Revisjonsuttale Svelgen idrettshus 2015 4514 08.03.2016 Årsmelding og rekneskap Svelgen Idrettshus 2015 4515 08.03.2016 Revisjonsberetning 2015 Frøysjøterminalen 4516 08.03.2016 Regnskap og årsmelding Frøysjøterminalen 4517 21.03.2016 Engasjementsbrev 2016, Bremanger, 18.03.16 4617 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Skriv og meldingar vert tekne til orientering. Saksutgreiing:
SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 15/16 Bremanger kontrollutval 29.03.2016 Arkiv FE - 217 Sakshandsamar Arnar Helgheim Overordna analyse (ny drøfting) Vedlegg i saka: 21.03.2016 Overordna analyse 4433 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). SEKOM-sekretariat arbeider vidare med det som har kome fram i diskusjonen, og dette vert grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Saksutgreiing: Viser til drøfting i møte den 11.3.2016, sak 5/16, der revisor presenterte overordna analyse og saka vart drøfta. Konklusjonen var at saka vert drøfta vidare i neste møte. Saka vert difor sett opp til ny drøfting. Vi viser til framdriftsplan som var med i utgreiing til førre møte. Sekretariatet legg opp til at utvalet i dette møtet peikar ut ca 8 12 prosjekt / område. Tanken er at vi greiar kort ut om kvart av desse, og at dette vert grunnlaget for plan for forvaltnignsrevisjon og selskapskontroll.
SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 05/16 Bremanger kontrollutval 11.03.2016 Arkiv FE - 217 Sakshandsamar Arnar Helgheim Overordna analyse Vedlegg i saka: 02.03.2016 Oversending overordna analyse 2016 Bremanger 4432 02.03.2016 OA-Bremanger 01.03.2016 (endeleg,tf) 4431 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Saka vert lagt fram til drøfting. 11.03.2016 Bremanger kontrollutval Handsaming: Revisjonssjef presenterte overordna analyse og saka vart drøfta. Framlegg i møtet: Saka vert drøfta vidare i neste møte Framlegget vart samrøystes vedteke. BRE-05/16 Vedtak i: Saka vert drøfta vidare i neste møte. Saksutgreiing: Vi viser til det vedlagde dokumentet om overordna analyse frå KRYSS Revisjon. Sekretariatet legg opp til at revisor går gjennom analysen og dei vurderingane som dei har gjort. Det er ønskjeleg at dette gir grunnlag for ein brei debatt i kontrollutvalet og risikoområde i kommunen. Drøftinga om overordna analyse er også starten på arbeidet med planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Sekretariatet ønskjer at utvalet i løpet av møtet peikar ut 8 12 aktuelle område for forvaltningsrevisjon. Ut frå dette, vil vi lage ei lita utgreiing om kvart område som så gir grunnlag for prioritering i neste møte. Nokre presentasjonar frå fylkessamling den 25. januar om overordna analyse og planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll.
Framdriftsplan Vi ser føre oss denne framdrifta frå overordna analyse til vedtekne planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll:
SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 16/16 Bremanger kontrollutval 29.03.2016 Arkiv FE - 040 Sakshandsamar Arnar Helgheim Saker og oppgåver for kontrollutvalet (utsett sak) Vedlegg i saka: 21.03.2016 Saker og oppgåver for kontrollutvalet 4454 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet ber sekretariatet om å førebu og legge fram saker i tråd med oversiktene i saksutgreiinga. Saksutgreiing: Saka vart utsett frå møte den 11.3.2016, og vert difor sett opp til handsaming i dette møtet. Vi viser til den vedlagde utgreiinga til førre møte.
SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 10/16 Bremanger kontrollutval 11.03.2016 Arkiv FE - 040 Sakshandsamar Arnar Helgheim Saker og oppgåver for kontrollutvalet Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet ber sekretariatet om å førebu og legge fram saker i tråd med oversiktene i saksutgreiinga. 11.03.2016 Bremanger kontrollutval Handsaming: Framlegg i møtet: Saka vert utsett. Framlegget vart samrøystes vedteke. BRE-10/16 Vedtak i: Saka vert utsett. Saksutgreiing: Etter drøfting i førre møte, legg vi opp til gjennomgang av kva saker og oppgåver som er mest aktuelle å arbeide med i kontrollutvalet. Særleg, gjeld dette innhaldet i «Skriv og meldingar» og informasjon om rekneskapsrevisjon. Opplistingane i saksutgreiinga er i hovudsak henta frå vedlegg til arbeidsplan for SEKOM-sekretariat som er handsama av styret for selskapet. Dette vert lagt fram som eit utgangspunkt, der kvart utval har høve til å finne si eiga arbeidsform. Sekretariatet legg fram saka til drøfting. Dersom det er dokument (særleg under skriv og meldingar), som utvalet ikkje meiner det er naudsynt å ha med i sakspapira, rår vi til at dette vert teke med i vedtak om saka. Det same gjeld tillegg som ikkje er nemnde i utgreiinga. Generelle saker Dette er saker som vert lagt fram fast.
Rekneskapssaker Årsrekneskapssakene skal handsamast av kontrollutvalet. Når det gjeld informasjon om revisjonsplan og gjennomgang av rekneskapsrevisjon, så har kontrollutvala hittil hatt ulik praksis. Sekretariatet ser det som naturleg at revisor informerer fast om dette. Vi syner mellom anna til «Kontrollutvalsboka». Klipp frå Kontrollutvalsboka der vi har utheva punkta som gjeld informasjon og drøfting i kontrollutvalet: Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Aktuelle skriv og meldingar Her er ein del aktuelle saker som kan vere naturlege som skriv og meldingar til kontrollutvalet. Saker som t.d. tertial/kvartalsrapport er tilgjengelege som offentlege dokument når dei vert handsama i formannskap og kommunestyre. Det kan likevel vere aktuelt at dei vert tekne med som eigen informasjon dersom kontrollutvalet ønskjer dette. Andre saker som er aktuelle Ein del andre aktuelle saker som kan vere aktuelle for kontrollutvalet. Til vanleg vert desse tekne opp etter drøftingar i utvalet, eller knytt til konkrete saker i kommunen:
SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 17/16 Bremanger kontrollutval 29.03.2016 Arkiv FE - 210 Sakshandsamar Arnar Helgheim Årsmelding 2015 - Bremanger kontrollutval (utsett sak) Vedlegg i saka: 02.03.2016 Årsmelding 2015 - Bremanger kontrollutval (framlegg) 4456 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Årsmelding for Bremanger kontrollutval vert vedteken slik den ligg føre. Saksutgreiing: Vi viser til det vedlagde framlegget til årsmelding.
SEKOM-sekretariat www.sekom.no post@sekom.no Bremanger kontrollutval Årsmelding 2015 Kontrollutvalet si handsaming Dato: Saksnummer: Referanse: 16/451
Vår referanse: 16/451 Innleiing Virkeområda til kontrollutvalet er fastsett i kommunelova 77. Til denne paragrafen er det ei eiga forskrift: Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar. Kontrollutvalet skal føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltinga på vegner av bystyret, og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. SEKOM-sekretariat har vore sekretariat for kontrollutvalet i 2015. KRYSS Revisjon har vore revisor både for rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Uavhengigheitserklæring frå revisor vart lagt fram i sak 11/15 den 20. mars. Medlemar Faste medlemar (til 1.10.15) Faste medelamar (frå 1.10.15) Harry Gulestøl, leiar Nils Jørgen Sagebø, leiar Leo Cirotzki, nestleiar Rakel Rise Hallset, nestleiar Henny Hansen Frank Midtbø Inger Rise Hallset Britt Domben Mulelid Rune Nordbotten Harry Gulestøl Varamedlemar Varamedlemar 1 Joar Aarøen 1 Øyvind Nesje 2 Are Kjelkenes 2 Joar Årøen 3 Anne Sofie Hauge Igland 3 Anne Sofie Hauge Igland 4 Gjert Kåre Solheim 4 Øyvind Heimtun 5 Sigrid Solheim 5 Sigrid Solheim Møte og saker Utvalet hadde 6 møte i 2015 og handsama 37 saker. I 2014 var det 5 møte og 38 saker. Saker til kommunestyret Desse sakene har gått vidare frå kontrollutvalet til kommunestyret for handsaming: Møtedato Sak nr Sakstittel 09.01.2015 5 Årsmelding 2014 - Bremanger kontrollutval 21.05.2015 20 Rekneskap 2014 - Bremanger kommune 21 Rekneskap 2014 - Svelgen Idrettshus 22 Rekneskap 2014 - Bremangerhallen 23 Rekneskap 2014 - Frøysjøterminalen KF 21.08.2015 31 Budsjett for Bremanger kontrollutval 2016 Orienteringar frå rådmannen Kontrollutvalet har fått orientering frå rådmannen i fylgjande saker i 2015: 2
Vår referanse: 16/451 Møtedato Sak nr Tema for orientering 09.01.2015 3 Kvalitets- og avvikssystem 24.04.2015 16 Eigarskapsmelding 21.05.2015 24 Forvaltningsrevisjon: Prosjektrapportering og oppfølging - orientering om oppfølging 21.08.2015 29 Utsett frist for budsjett og økonomiplan 30 Forvaltningsrevisjon: Prosjektrapportering og oppfølging - orientering om oppfølging Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Kontrollutvalet tinga eigarskapskontroll frå KRYSS Revisjon i sak 25 den 21.5.15. Rapporten ligg føre og vert handsama saman med overordna analyse i møte den 11. mars 2016. I første halvår 2015, arbeidde kontrollutvalet med forvaltningsrevisjon om «Avvikshandtering». KRYSS Revisjon utførte i forundersøking og i møte den 24. april, vart rådmannen kalla inn for å orientere. Konklusjonen i møtet vart «Basert på at rådmannen bekreftar at ein er i samsvar med kommunelova 23, vert saka avslutta men står på kontrollutvalet si oppfølgingsliste til kvalitetssystemet er innført». Kontrollutvalet legg opp til å få oppdatert informasjon om kvalitetssystem og avvikshandtering i første halvår 2016. Opplæring SEKOM-sekretariat og KRYSS Revisjon hadde opplæring og presentasjon i samband med oppstartmøte for det nye kontrollutvalet 23. november. Oppsummering Alle saklister med vedlegg, møtebøker og møteplan for kontrollutvalet er tilgjengeleg på sekretariatet sin nettside: www.sekom.no Underskrifter Svelgen, 11. mars 2016 Nils Jørgen Sagebø, leiar Rakel Rise Hallset Frank Midtbø Britt Domben Mulelid Harry Gulestøl 3
SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 18/16 Bremanger kontrollutval 29.03.2016 Arkiv FE - 040, Komnr - 1438 Sakshandsamar Arnar Helgheim Oppfølgingsliste og merknader 2-2016 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. Saksutgreiing: Status over saker som er handsama i kontrollutvalet og som utvalet skal følgje opp eller sjekke ut seinare. Sak Dato Status Kontrollutvalsarbeid tiltak (05/09) 18.03.09 18.03.09 Vedtak KU tiltak gjennomførast. 18.03.09: Brev til adm om tiltak ku-arbeid. -Orientering frå adm -Tertialrapportar (Ikkje aktuelt å sende ut jf drøfting 27.10.14) -Tilsynsrapportar Frå sak 32/14: Oppfølgingsliste og merknader 4 2014: Utvalet ønskjer tilsendt informasjon om tilsyn som har gått til vedtak og svara på desse. Orientering om Fylkesmannen sitt tilsyn med barnehagane. (021/13) 27.05.13 27.05.13 Vedtak KU: Orientering vert teken til vitande Kommunalsjef oppvekstsektoren orienterte: - Har ikkje fått tilbakemelding frå innleigd konsulent om Svelgen Barnehage, Langnes Barnehage og Kalvåg Barnehage. - Håpar også å få med skulane i den endelege godkjenninga. - Ingen endeleg frist frå Fylkesmannen. - Samarbeider no med Flora kommune med godkjenning av barnehagar. 27.5.14: Etterlyst svar i e-post til Bremanger kommune 3.9.14: Rådmannen informerte i KU-møte om framdrifta med godkjenning. 12.1.15: Sendt e-post til kommunalsjef Gro Abildsnes med spørsmål om arbeidet er ferdig. Bad om at kontrollutvalet ved SEKOM får orientering når Svelgen, Langeneset og Kalvåg barnehagar er godkjende. 12.1.15: Svar frå Gro Abildsnes: Forventa ferdig frå Folkehelseavdelinga i Flora i løpet av januar 2015. 6.3.15: Nytt svar frå kommunalsjef Gro Abildsnes: Har
Forvaltningsrevisjon: Prosjektrapportering og oppfølging (035/13) fått dei fleste godkjenningane frå folkehelseavdelinga. Det vert laga sak om dette så snart som råd. 13.5.15: Opplysning frå Bremanger kommune om at sak om godkjenning kjem opp i kommunestyret i juni. 21.8.15, frå sak 32/15, oppfølgingsliste og merknader: Sekretariatet etterspør godkjenning av barnehagar. 25.8.15: Sendt spørsmål til rådmannen. 28.12.15: Avslutting av tilsyn frå Fylkesmannen (datert 24.6.15) vert lagt fram under skriv og meldingar på neste møte. 27.11.13 27.11.2014 KU-vedtak sak 35/14: Kommunestyret tek rapport frå forvaltningsrevisjon om prosjektrapportering og oppfølging til orientering. Kommunestyret viser til tilrådingane i pkt 8.3 og 8.12 og ber rådmannen følgje opp med prioritering av: Revisjon av økonomireglement. Rutinar for etterleving av reglement. Sluttrekneskap frå investeringsprosjekt. Rådmannen orienterer kontrollutvalet om oppfølginga innan utgangen av 1. halvår 2015. Forvaltningsrevisjon: Avvikshandtering 02.12.2014: Tilrådinga sendt til kommunestyret for handsaming. 18.12.2014: Kommunestyret vedtok kontrollutvalet si tilråding. 21.5.2015, Informasjon i sak 24/15. Frå handsaminga: Rådmannen vert kalla inn for oppdatert informasjon i møte 21. august. 21.8.2015, sak 31/15: Rådmann Tom Joensen informerte. Informasjonen vert teken til orientering. 21.8.2015. Frå sak 32/15, oppfølgingsliste og merknader Prosjektrapportering: Kontrollutvalet får endeleg vedteke prosjektreglement jf orientering frå rådmannen i dette møtet. 5.11.2015: Kommunestyresak 45/15: Handsama: «Framlegg til prosjekthandbok for Bremanger kommune godkjenning»: Saka vert utsett. Sjå også tidlegare saker om tinging og prosjektplan. 20.03.2015, Sak 10/15: Forvaltningsrevisjon om avvikshandtering vert utsett. 24.04.2015, sak 15/15: Basert på at rådmannen bekreftar at ein er i samsvar kommunelova 23, vert saka avslutta men står på kontrollutvalet si oppfølgingsliste til kvalitetssystemet er innført. Kontrollutvalet får statusrapport på kontrollutvalsmøte i august. 24.04.2015: Vedtaket sendt til rådmannen. 21.8.2015. Frå sak 32/15, oppfølgingsliste og merknader Avvikshandtering: Informasjon frå rådmannen i neste møte. 25.8.2015. Sendt til rådmannen med informasjon om at det kan vere aktuelt å ta informasjonen på første møte i 2016. 11.3.2016, sak 07/16
Rådmann Tom Joensen informerte. Uføresett fråver frå prosjektleiar har ført til at framdrifta har vorte utsett. Held no på med teknisk drift. Kontrollutvalet ønskjer ny statusinformasjon med visning av kvalitetssystemet hausten 2016. Brev om fristbrot i 24.04.2015 frå Oppfølgingsliste og merknader 3 2015: barnevernet Brev datert 10.4.15 frå Fylkesmannen om fristbrot i barneverntenesta vert lagt fram på neste møte. 13.5.15: Brevet vert sendt ut som skriv/melding til møte 21.5. 21.5.15: Frå sak 19/15, Skriv og meldingar: Fristbrot barneverntenesta: Kontrollutvalet ønskjer kopi av kommunen sitt svar til Fylkesmannen og svaret frå Fylkesmannen på dette. 12.8.15: Sendt spørsmål til Bremanger kommune om korrespondansen i saka (ligg ikkje i journalen på nettet). 5.11.15: Brev frå Bremanger kommune til Fylkesmannen 12.11.15: Brev frå Fylkesmannen om avslutting av oppfølging. Brev av 5.11. og 12.11. vert lagt fram under skriv og meldingar på første møte i 2016. Overordna analyse 21.5.15, vedtak i sak 25/15: Kontrollutvalet tingar overordna analyse for Bremanger kommune frå KRYSS Revisjon. 11.3.16, sak 05/16: Revisjonssjefen presenterte overordna analyse og saka vart drøfta. Vedtak i sak 05/16 Saka vert drøfta vidare i neste møte. Eigarskapskontroll 21.5.15, vedtak i sak 26/15: Kontrollutvalet tingar selskapskontroll i form av eigarskapskontroll frå KRYSS Revisjon. 1. Har kommunen eigarskapsstrategi eller liknande som formulert dokument? 2. Har kommunen rutinar som fungerer med oppfølging av eigarskapen i tråd med vedteken strategi? 11.3.16, vedtak I sak 04/16: Kontrollutvalet tek revisjonsnotat datert 24.11.2015 frå KRYSS Revisjon til orientering, og informasjonen vert teke med ved utarbeiding av plan for selskapskontroll. Kvalitetskontroll KRYSS Revisjon Budsjett for kontrollutvalet 2016 FKT-konferanse juni 2016 Møteplan 2016 21.8.15 Frå sak 29/15 Skriv og meldingar den 21.8.15: Årsrapport KRYSS Revisjon: Kontrollutvalet merka seg at verken styremedlem eller vara for Bremanger kommune har underteikna årsrapporten frå KRYSS Revisjon. Kontrollutvalet ønskjer tilsendt kvalitetskontroll av revisjonsselskapet. 2.3.16: Kvalitetskontroll hausten 2015 vert lagt fram som sak til møte den 11.3. 21.8.2015 Sak 31/15, vedtak: Kontrollutvalet tilrår følgjande budsjett for drift av kontrollutvalet i 2016: 25.8.15: Sendt til Bremanger kommune ved rådmannen. 21.8.2015 Frå sak 32/15, oppfølgingsliste og merknader FKT-konferanse: Informere på neste møte. Anbefale utvalet å delta. 23.11.2015 23.11.15, KU-sak 036/15 Vedtak:
Bremanger kontrollutval legg opp til møtetidspunkt på fredagar frå kl 9.30 til kl 12:00. Møtedatoar i 2016: 11. Mars *29.3. kl 9.00 maks 12.00 (Ekstra møte) 29. april 10. juni 9. september 18. november 25. januar deltek utvalet på felles opplæring for alle kontrollutvala i fylket. Forventingsavklaring med ordførar og rådmann Revisor si uavhengigheit Saker og oppgåver for utvalet Årsmelding 2015 Bremanger kontrollutval 11.3.2016 11.3.2016: KU-sak 03/16: Ordførar deltek på kontrollutvalsmøta ved høve (heile eller deler av møta). Det er ok at saker frå kontrollutvalet kjem først i kommunestyremøta med innleiing frå kontrollutvalsleiar. Rådmannen ønskjer tidlegare informasjon om kva saker utvalet ønskjer informasjon om. Møter ved innkalling. 11.3.2016 11.3.2016: KU-sak 09/16: Kontrollutvalet tek revisor si vurdering av uavhengigheit til orientering. 11.3.2016 11.3.2016: KU-sak 10/16: Saka vert utsett. 11.3.2016 11.3.2016: KU-sak 11/16: Saka vert utsett.