Kommunestyret Møteinnkalling Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen, Rådhuset Dato: 22.04.2009 Tidspunkt: 17:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 37 50 00. Anser noen at de er ugilde i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til ugildhetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Sakskartliste: Utvalgs Saksnr: Sakstittel PS 15/09 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 16/09 Interpellasjoner og spørsmål PS 17/09 Kontrollutvalgets årsmelding for 2008 PS 18/09 Konklusjon på arbeid med etablering av frivillighetssentral PS 19/09 Fornyelsesarbeidet - rapport for 2008 og søknad for 2009 PS 20/09 Samarbeid om servicetorg, sentralbord og digitalt arkiv - kommunene Fredrikstad og Hvaler PS 21/09 2. gangs politisk behandling: Tilrettelagte boliger i Hvaler. PS 22/09 Fastsetting av planprogram for kommunedelplan for havneutvikling i Hvaler kommune PS 23/09 Sluttbehandling: Reguleringsplan for Østerhaug, Kirkeøy PS 24/09 Standard abonnementsvilkår for vann og avløp PS 25/09 Revisjon av forskrift om tildeling av båtplasser. PS 26/09 Forvaltningsrevisjon - likebehandling i saker etter plan- og bygningsloven PS 27/09 Meldinger og informasjon RS 1/09 Skatteregnskapet 2008 Eivind Norman Borge Ordfører Torleif Gjellebæk Rådmann Opplev Fredrikstad/Hvaler Ann Jorid informerer. Møteinnkalling side 1 av 63
Møteinnkalling side 2 av 63
PS 15/09 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Møteinnkalling side 3 av 63
PS 16/09 Interpellasjoner og spørsmål 1. Interpellasjon fra Frp v/ Wiggo Sørlien 2. Interpellasjon fra Venstre v/pål Bugge Møteinnkalling side 4 av 63
Saksnr 2009/451 - Kontrollutvalgets årsmelding for 2008 Arkivkode Saksbehandler Kurt Skarning Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Kommunestyret 22.04.2009 17/09 Kontrollutvalgets årsmelding for 2008 Sammendrag I henhold til forskrift om kontrollutvalg 8 og 11 skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om sin aktivitet. I samsvar med tidligere praksis avgir kontrollutvalget et dokument kalt Kontrollutvalgets årsmelding til behandling i kommunestyret. Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet i møte den 10.02.2009 i sak 09/4 følgende vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2008, vedtas. 2. Årsmelding oversendes kommunestyret, og kontrollutvalget innbyr kommunestyret å fatte følgende vedtak: - Kontrollutvalgets årsmelding for 2008, tas til orientering. Vedlegg Kontrollutvalgets årsmelding for 2008. Vurdering Årsmeldingen skal gi kommunestyret informasjon om kontrollutvalgets oppgaver og ansvar, møte- og informasjonsaktivitet. Årsmeldingen gir også uttrykk for hva som er gjennomført av regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll, samt resultatet av disse kontrollene. Rådmannens forslag til vedtak Kontrollutvalgets årsmelding for 2008, tas til orientering. Hvaler kommune, 22.03.2009 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 5 av 63
Saksnr Arkivkode Saksbehandler 2009/64 - Etablering av Frivillighetssentral F08 Siw Bankerud Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Eldrerådet 18.03.2009 8/09 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 18.03.2009 8/09 Utvalget for kultur og personrettede tjenester 19.03.2009 20/09 Kommunestyret 22.04.2009 18/09 Konklusjon på arbeid med etablering av frivillighetssentral Sammendrag Det vises til kommunestyresak 83/08 hvor kompleksiteten ved etablering av frivillighetssentral ble tydelig beskrevet. I løpet av høsten/vinteren 2008/2009 er det tatt kontakt med lag/foreninger for å konkretisere interessen for innstas både økonomisk og arbeidsmessig rundt forhold med å få til en frivillighetssentral i Hvaler kommune. Det er interesse blant 5 lag/foreninger og enkelte privatpersoner for å stille med praktisk arbeid, men ikke økonomi. Retningslinjene for frivillighetssentraler sier at organisasjonene ikke kan pålegges økonomiske forpliktelser. Med de frivilliges tilbakemelding og de krav Departementet setter, er det derfor ikke mulig med etablering uten vesentlig tilskudd fra Hvaler kommune. Erfaring fra andre sentraler viser at den kommunale økonomien som legges i slike prosjekter minimum er 40 % av totale driftskostnader. Søknadsfristen for statlige midler er 1.mai. Saksopplysninger 12.des 2007, i forbindelse med budsjettbehandlingen for 2008, ble det fra Hvaler FRP fremmet forslag om å etablere en frivillighetssentral. Administrasjonen sjekket interessen fra flere organisasjoner og privatpersoner som resulterte i en søknad til Kirke- og Kulturdepartementet. Denne søknaden ble avslått på grunn av manglende forankring i - og avtaler med det frivillige organisasjonslivet. Virksomhet kultur har i vinter på nytt tatt kontakt med frivillighetslivet i kommunen og mener det er et bedre grunnlag for å få positiv tilbakemelding på en ny søknad. Fra september 2008 har vi sett på: Mål for slik frivillig virksomhet Tiltak som kan iverksettes Aktuelle samarbeidspartnere Frivillighetssentralens organisering Valg av lokaler Finansiering Andre sentralers organisering og økonomi Summen av kunnskap og tilbakemelding på disse punktene resulterte i at kommunestyret vedtok etablering av frivillighetssentral 10.12.2008. I arbeidet har vi: Kontaktet 40 lag og foreninger Flere enkeltpersoner E-post til lag og foreninger med ønske om å få presentere frivillighetssentralen. Møteinnkalling side 6 av 63
Brev med informasjon om frivillighetssentralen, hvor det er bedt om tilbakemelding om hva den enkelte forening kan tenke seg å bidra med. Tre lag og foreninger ønsket en presentasjon av sentralen. Kirkøy pensjonistforening, Hvaler idrettslag, Hvaler Rotaryklubb, Hvaler musikkforening og Stiftelsen Dypedalsåsen har gitt tilbakemeldinger om bidrag av praktisk karakter. Ingen av foreningene har ønsket eller hatt mulighet til økonomi i prosjektet. Flere privatpersoner har også meldt interesse til å utføre praktiske gjøremål eller sosiale aktiviteter. Flere av organisasjonene har svart at de på nåværende tidspunkt ikke kan bidra, verken økonomisk eller med arbeidsinnsats. Disse er: Lions-klubbene, Hvaler Sanitetsforening, Trivselskoret, Hvaler kunstforening, Hvaler jeger- og fiskeforening og Hvaler Pleiehjemsforening. Hvaler Lions Club sier i sin tilbakemelding at de ikke har kapasitet til å delta i frivillighetssentralens arbeid, da de allerede står bak 3 store arrangementer for eldre og pensjonister i kommunen. Hvaler Lions Kirkøy har ikke gitt noe skriftlig svar, men har muntlig gitt beskjed om de ikke vil støtte en sentral økonomisk. Hvaler Sanitetsforening ønsker å behandle spørsmålet i medlemsmøte, men har uttrykt at de ikke vil bidra som forening, men kan oppfordre enkeltmedlemmer til bidrag. Trivselskoret er på sin side redd at frivillighetssentralen kan bli et overflødig organ. Hvaler kunstforenings svarer at de ikke har økonomisk grunnlag for å støtte, og at de har vanskelig for å se at de som forening kan bidra på andre måter. Hvaler jeger- og fiskeforening beklager at de pr. i dag ikke har ressurser til å støtte tiltaket. Hvaler pleiehjemsforening konkluderer med at de ikke kan stille med midler til frivillighetssentralen. De andre (ca. 30) har ikke gitt tilbakemeldinger. Økonomi I dag er status at det ikke finnes lag og foreninger som ønsker eller har mulighet til å bidra økonomisk. En frivillighetssentral vil derfor ikke kunne settes i gang uten at søknad fra Departementet er positiv og Hvaler kommune finner inndekning for resterende driftskostnader. De fleste frivillighetssentraler er finansiert i en kombinasjon av statlige og kommunale midler og dette skaper en nødvendig forutsigbarhet i sentralenes arbeid. Økonomiske tilskudd fra organisasjonene styrker frivillighetssentralenes budsjetter og medfører at de kommunale overføringene kan reduseres. Økonomi til drift kan ikke pålegges organisasjonene. Dette oppfattes ikke som frivillighet etter retningslinjene for frivillighetssentraler. Ved etablering av frivillighetssentral i Hvaler kan det søkes midler fra tilskuddsordninger og legater øremerket frivillig arbeid. I samtaler med de to nettverkslederne for frivillighetssentraler og flere ledere av frivillighetssentraler i Østfold, har de gitt uttrykk for at det er hensiktsmessig å begynne med en 100% stilling, og ikke 50% som man så for seg i Hvaler kommune. Dette begrunner de med at det ellers ikke vil være tid til å starte prosjekter, søke midler, utvikle sentralen og skape det kraftsenter som et av målene med en slik sentral. Som eksempel nevner de Aremark kommune, med 1429 innbyggere pr 01.01.08, som nå har en 70% lederstilling. Driftsutgiftene i denne saken avviker derfor fra det som var beregnet i kommunestyresak 83/08, da det nå er budsjettert med en 100% stilling. Dette innebærer at lønnskostnadene er høyere, men det gjelder også et eventuelt statlig bidrag. Andre årsaker til at budsjettet ser annerledes ut enn tidligere beskrevet, er at reglene for tildeling av statlig tilskudd er endret og at driftsutgifter utenom lønn er redusert til et minimum. Tidligere fikk man tilskudd for et helt år også det første året, mens det nå bare gis tilskudd til et halvt års drift. Når det gjelder øvrige driftsutgifter er disse redusert ut i fra det de frivillige kan bidra med, for eksempel transport. Vi mener det finnes grunnlag for samarbeidsavtaler basert på arbeidsinnsats, som er i tråd med det kultur- og kirkedepartementet krever for å kunne tildele midler. Men for at sentralen skal kunne bli en realitet må en kommunal finansiering på plass før det kan søkes Departementet om driftstilskudd. På sikt kan en frivillighetssentral bidra til å senke kostnadene for andre deler av kommunal virksomhet, for eksempel psykiatritjenesten, barneverntjenesten, pleie og omsorg og NAV. Søknadsfristen om statlige midler er 1.mai og tildeling foregår i august. Det er derfor fremdeles mulig å søke innenfor tidsfristen. Frivillighetssentralen må etableres for minimum tre år etter retningslinjene for frivillighetssentraler. For 2009 kan det kun mottas statlige midler til et halvt års drift. De kostnadene som hittil har vært i prosjektet er finansiert gjennom bruk av kr. 100.000,- fra fondsmidler knyttet til Helse og sosial. Møteinnkalling side 7 av 63
Det statlige tilskuddet er 60 % av driftsutgiftene eller maksimum 280.000. Se for øvrig presentasjonen under: År Utgifter Inntekter Statlig tilskudd Kommunalt tilskudd 2009 374.000 Avhengig av 140.000 234.000 bidrag 2010 555.000 Avhengig av 280.000 275.000 bidrag 2011 570.000 Avhengig av bidrag 280.000 290.000 Det er i dette oppsettet ikke vurdert om de statlige bidragene kan øke. I det kommunale tilskuddet er det tatt hensyn til normal lønns- og prisvekst. Det er også lagt inn husleie på utgiftssiden. Beliggenhet Når det gjelder frivillighetssentralens beliggenhet, har vi vurdert flere alternativer, men kommet fram til at Kornmagasinet og Hvalerhallen har de kvalitetene som trengs. Leiligheten på Skovly er også vurdert som et alternativ. Kornmagasinet ligger sentralt på Skjærhallen og er det området på Hvaler hvor det ferdes flest mennesker uansett årstid. Lokalene inneholder det man trenger for å gjøre det til en positiv møteplass. Det er i tillegg flere frivillighetssentraler som skaper gode tilbud gjennom kulturell aktivitet. Å velge Kormagasinet som lokalitet vil medføre at det faktureres for husleie, noe som innebærer en merkostnad på kr 75.000 pr år. På en annen side kan Frivillighetssentralens plassering i Kornmagasinet påvirke husets utvikling positivt. Når det gjelder Hvalerhallen ligger den sentralt i kommunen og har gode parkeringsmuligheter. Leiligheten på Skovly, vil i likhet med Hvalerhallen, ikke medføre at det betales husleie, men det er en liten leilighet som ikke gir mulighet til å skape et møtested, et treffpunkt der det er mulig med for eksempel enklere kafèdrift. Muligheter og utfordringer Muligheter Koordinering av allerede eksisterende frivillig innsats Utvikling av frivillig innsats Være treffpunkt, kraftsenter for frivillig innsats Samtalegrupper temabasert (mødregruppe, foreldre med psykiske vansker, rusmisbrukere) sammen med NAV Foreldrekafè med barnepass Gjenbruk avlaste/overta NAV `s bruktbod, med inntjening av midler til drift/aktiviteter Formidling av enklere hjemmebaserte tjenester Bruk av Kornmagasinet trekke folk til stedet, billigere driftsutgifter ved samordning med allerede eksisterende drift i lokalene Søke midler til drift/prosjekter Utfordringer Lag/foreninger må kunne samarbeide omfelles mål Samarbeid på tvers av formål og aktivitet Søke midler til kultur-, undervisnings- og sosiale aktiviteter fra statlige, fylkeskommunale tilskuddsordninger, samt fra legater Finne frivillige som brenner for ulike temaer Lokaler som gjør det mulig med kafèdrift Prosjekter som engasjerer brukerne Skape en møteplass for frivillige gjennom arrangementer/aktiviteter Å finne kompetente gruppeledere som ønsker å gjøre dette frivillig Søke tilskuddsordninger/legater Lokaler som egner seg for barn Leker Avtale med teknisk drift Avtale med NAV ifht deres ordning med bruktboden Nå både brukere og hjelpere Utvikle huset i tråd med intensjonene Markedsføre stedet Finne tilskuddsordninger/legater til passende formål Møteinnkalling side 8 av 63
Hjemmelsgrunnlag Kommunestyrevedtak av 10.12.2008 om etablering av frivillighetssentral Vurdering Se saksfremlegg og konklusjoner. Konklusjoner Kommunestyret vedtok i møte 12.12.09 å opprette en frivillighetssentral i Hvaler kommune. Dette var blant annet basert på en forutsetning om at opprettelsen og driften ikke ville belaste kommunens økonomi i nevneverdig grad. Kommunens økonomiske bidrag besto i at kommunen skulle sørge for lokaliteter til frivillighetssentralen. Verdien av dette var satt til kr 72.000 på årsbasis. Det videre arbeidet med å gjennomføre dette vedtaket, herunder samtalene med representanter for de frivillige organisasjonene, har avdekket at behovet for kommunalt økonomisk bidrag vil bli fra kr 234.000 i 2009, stigende til kr 290.000 i 2011. Dette har sammenheng med at vi har frivillige som kan bidra med ulike former for innsats, men ikke økonomisk bidrag som opprinnelig forutsatt. I tillegg er de statlige reglene for tilskudd endret, samtidig som vi er kommet til at det er nødvendig med 100 % årsverk for å få sentralen til å fungere. Rådmannen kan med bakgrunn i kommunens økonomiske situasjon ikke foreslå at sentralen opprettes når det blir nødvendig med et såpass høyt kontant økonomisk bidrag fra kommunen. Det ville vært mer nærliggende å styrke eksempelvis kommunens egen virksomhet innen pleie og omsorg dersom vi ville bruke ytterligere nesten kr 300.000. Rådmannens forslag til vedtak Rådmannen anbefaler Utvalget for kultur og personrettede tjenester å avgi til kommunestyret slik innstilling: Kommunestyrets vedtak i møte 12. desember 2009 om opprettelse av frivillighetssentral kan likevel ikke gjennomføres som følge av at kommunens netto utgifter til formålet viser seg å bli vesentlig høyere enn først antatt. Hvaler kommune, 04.03.2009 Torleif Gjellebæk rådmann Behandling i Eldrerådet 18.03.2009: Rådmannens forslag tas til orientering. Votering: Enstemmig Eldrerådet vil fremme følgende forslag: Det er enighet i eldrerådet om at det er trist og beklagelig at det ikke er mulig og etablere frivillighetssentral, men at det av økonomiske årsaker forståelig nok ikke er gjennomførbart på nåværende tidspunkt. Eldrerådet ønsker å fremme forslag om følgende som egen sak: Er det mulig å finne et altenativ til frivillighetssentralen? Kan man organisere det hele på en annen og enklere måte? Det bes om at de som har jobbet med etablerng av frivillighetssentralen møter i Eldrerådet for å se på mulige alternative løsninger. Møteinnkalling side 9 av 63
Vedtak i Eldrerådet 18.03.2009: Rådmannens forslag tas til orientering. Eldrerådet vil fremme følgende forslag: Det er enighet i eldrerådet om at det er trist og beklagelig at det ikke er mulig og etablere frivillighetssentral, men at det av økonomiske årsaker forståelig nok ikke er gjennomførbart på nåværende tidspunkt. Eldrerådet ønsker å fremme forslag om følgende som egen sak: Er det mulig å finne et altenativ til frivillighetssentralen? Kan man organisere det hele på en annen og enklere måte? Det bes om at de som har jobbet med etablerng av frivillighetssentralen møter i Eldrerådet for å se på mulige alternative løsninger. Behandling i Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 18.03.2009: Rådmannens forslag tatt til orientering. Votering: Enstemmig Det er enighet i rådet om at det er trist og beklagelig at det ikke er mulig og etablere frivillighetssentral, men at det av økonomiske årsaker forståelig nok ikke er gjennomførbart på nåværende tidspunkt. Rådet ønsker å fremme forslag om følgende som egen sak: Kan man på tross av dette komme frem til en alternativ løsning? Kan man organisere det hele på en annen og enklere måte? Det bes om at de som har jobbet med etablering av frivillighetssentralen møter i råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne for å se på mulige alternative løsninger. Vedtak i Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 18.03.2009: Rådmannens forslag tatt til orientering. Det er enighet i rådet om at det er trist og beklagelig at det ikke er mulig og etablere frivillighetssentral, men at det av økonomiske årsaker forståelig nok ikke er gjennomførbart på nåværende tidspunkt. Rådet ønsker å fremme forslag om følgende som egen sak: Kan man på tross av dette komme frem til en alternativ løsning? Kan man organisere det hele på en annen og enklere måte? Det bes om at de som har jobbet med etablering av frivillighetssentralen møter i råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne for å se på mulige alternative løsninger. Behandling i Utvalget for kultur og personrettede tjenester 19.03.2009: Rådmannens forslag vedtatt. Votering: Enstemmig Møteinnkalling side 10 av 63
Innstilling fra Utvalget for kultur og personrettede tjenester 19.03.2009: Kommunestyrets vedtak i møte 12. desember 2009 om opprettelse av frivillighetssentral kan likevel ikke gjennomføres som følge av at kommunens netto utgifter til formålet viser seg å bli vesentlig høyere enn først antatt. Møteinnkalling side 11 av 63
Saksnr 2007/2131 - Støtte til kommunalt og interkommunalt fornyelsesarbeid 2008 Arkivkode 233 Saksbehandler Torleif Gjellebæk Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Arbeidsmiljøutvalget 18.03.2009 7/09 Administrasjonsutvalget 18.03.2009 9/09 Formannskapet 18.03.2009 16/09 Kommunestyret 22.04.2009 19/09 Fornyelsesarbeidet - rapport for 2008 og søknad for 2009 Saksopplysninger Hvaler kommune har gjennom flere år gjennomført et betydelig arbeid for å fornye, modernisere og effektivisere kommunens drift og organisering. Til dette arbeidet har vi også mottatt økonomisk tilskudd og annen bistand fra fylkesmannen. Arbeidet har bidratt til at vi i sin tid ble tatt ut av ROBEK-registeret, og til at vi senere har unngått å bli ført inn i registeret på nytt. (ROBEK er et register som kommuner med særlig svake økonomiske resultater blir ført inn i. Disse kommunene blir utsatt for særlig kontroll og tilsyn fra staten). Kommunens arbeid med fornyelse og forbedring var tidligere forankret i det såkalte VIFOSS-prosjektet (VI Forandrer OSS). I senere år har kommunens økonomi blitt vesentlig mer vanskelig, hvilket har ført til at ressursene til ledelse og endring i det alt vesentlige har blitt fokusert på løpende økonomistyring, og i mindre grad på langsiktig forbedring og fornyelse. Kommunestyrets bevilgning i budsjettet for 2009 på kr 1.000.000 til endringsledelse gir mulighet for å arbeide bedre med forbedring og fornyelse. For 2008 søkte Hvaler kommune fylkesmannen om kr 700.000 i tilskudd, fordelt på tre prosjekter. Kommunen ble innvilget kr 200.000 til et prosjekt om døgnåpen forvaltning. I kommunens rapport til fylkesmannen om tilskuddet for 2008, datert 12.03.09, redegjør rådmannen for hvorfor tilskuddet ikke ble brukt i 2008, samtidig som det søkes om å få overført tilskuddet fra 2008 til 2009. Kopi av nevnte brev til fylkesmannen vedlegges denne saken. For 2009 søker rådmannen fylkesmannen, i brev datert 16.03.09, om tilskudd stort kr 600.000, fordelt med kr 300.000 på to prosjekter. Kopi av nevnte brev vedlegges denne saken. De to prosjektene som det søkes tilskudd til er: prosjekt samarbeid om felles servicetorg, sentralbord og digitalt arkiv kommunene Fredrikstad og Hvaler, og prosjekt endringsledelse. Forslaget om samarbeid om felles servicetorg, sentralbord og digitalt arkiv behandles også som egen sak i arbeidsmiljøutvalget, administrasjonsutvalget, formannskapet og kommunestyret. Hensikten med denne saken er å gjøre kommunens rapport om tilskuddet for 2008, og søknaden om tilskudd for 2009, til gjenstand for behandling i arbeidsmiljøutvalget, administrasjonsutvalget, formannskapet og kommunestyret. Vedlegg Brev til fylkesmannen i Østfold, datert 12.03.09, rapportering tilskudd til omstillings- og utviklingsprosjekter 2008 Brev til fylkesmannen i Østfold, datert 16.03.09, søknad om støtte til fornyelsesarbeid 2009. Møteinnkalling side 12 av 63
Vurdering Kommunens videre arbeid med fornyelse og forbedring er i stor grad avhengig av ekstern finansiering, selv om kommunestyret la et godt grunnlag med bevilgningen i budsjettet for 2009 til prosjekt endringsledelse. Kommunens ressurser til ledelse, forbedringsarbeid og administrasjon har blitt vesentlig redusert de siste år. Vi har vært nødt til å prioritere kortsiktig og løpende økonomistyring for å forebygge at vi blir ført inn igjen i ROBEK. Ny satsning på fornyelse og forbedring er nødvendig for å forbedre økonomien, tjenesteytingen og forvaltningen, samt redusere sykefraværet. Rådmannen er tilfreds med at det synes å være bred enighet om dette internt i Hvaler kommune, og vi får håpe at dette kan gi positive virkninger i forhold til eksterne bidrag til finansiering at arbeidet med forbedring og fornyelse. Rådmannens forslag til vedtak Arbeidsmiljøutvalget, administrasjonsutvalget, formannskapet og kommunestyret anbefales slikt vedtak: Rådmannens rapport til fylkesmannen om tilskudd til omstillings- og utviklingstiltak for 2008, i brev datert 12.02.09, samt søknaden om støtte til fornyelsesarbeid 2009, i brev datert 16.03.09, godkjennes. Hvaler kommune, 12.03.2009 Torleif Gjellebæk rådmann Behandling i Arbeidsmiljøutvalget 18.03.2009: Rådmannens forslag til vedtak ble godkjent. Votering: Enstemmig. Vedtak i Arbeidsmiljøutvalget 18.03.2009: Rådmannens forslag til vedtak ble godkjent. Behandling i Administrasjonsutvalget 18.03.2009: Rådmannens forslag til vedtak ble tilsluttet. Votering: Enstemmig Vedtak i Administrasjonsutvalget 18.03.2009: Rådmannens forslag til vedtak ble tilsluttet. Behandling i Formannskapet 18.03.2009: Rådmannens rapport til fylkesmannen om tilskudd til omstillings- og utviklingstiltak for 2008, i brev datert 12.02.09, samt søknaden om støtte til fornyelsesarbeid 2009, i brev datert 16.03.09, godkjennes. Rådmannen forslo et tilegg til sitt opprinnelige forslag. Dette innbærer at formannskapet inviteres til å gjøre beslutning om mandatet for prosjekt endringsledelse, slik det framkommer i søknad til fylkesmannen om støtte til fornyelsarbeid 2009. Votering: Enstemmig Innstilling fra Formannskapet 18.03.2009: Rådmannens rapport til fylkesmannen om tilskudd til omstillings- og utviklingstiltak for 2008, i brev datert 12.02.09, samt søknaden om støtte til fornyelsesarbeid 2009, i brev datert 16.03.09, godkjennes. Formannskapet inviteres til å gjøre beslutning om mandatet for prosjekt endringsledelse, slik det framkommer i søknad til fylkesmannen om støtte til fornyelsarbeid 2009. Møteinnkalling side 13 av 63
Formannskapet anser at følgende deler av pkt. 2 i søknaden til fylkesmannen er mandatet til prosjekt endringsledelse. A. Det opprettes en fast stilling som stabssjef i sentral stab. Med krav om høyere relevant utdanning og erfaring. Stillingen tillegges arbeidsoppgaver med daglig ledelse av staben, vedlikehold av delegeringsreglementet, og saksbehandling.stabssjefen rapporterer direkte til rådmannen og inngår i dennes ledergruppe. B. Målet for prosjekt endringsledelse er mer effektiv og god tjenesteyting og forvaltning, samt et positivt arbeidsmiljø med lavere sykefravær. C. For oppnå målet for prosjekt endringsledelse er det aktuelt å gjennomføre blant annet følgende tiltak: Utforme visjoner, mål og delmål for ledelse i Hvaler kommune, samt implementere disse i kommunens styringsdokumenter. Forbedre systemer og rutiner som innebærer ledelse Medarbeider- bruker- og arbeidsmiljøundersøkelser, med fokus på lederutøvelse Nye former for ledersamtaler og avtaler Kompetanseutvikling og ledertrening med fokus på endring og fornyelse Aktiv evaluering av ledere D. Prosjekt endringsledelse har som målgruppe alle virksomhetsledere, seksjonssjefer, stabsledere og rådmannen. I tillegg deltar hovedtilltisvalgt. Til sammen 27 personer. E. Fremdrift, aktiviteter, resultaterog prosjektøkonomi rapporteres i kommunens ordinære rapporter. Det vil si i tertialrapporter, og årsmelding. I tillegg vil prosjektet avlede enkeltsaker som forutsettes behandlet på ordinær måte i partssammensatte og poltiske utvalg. Prosjekt endringsledelse forslås avsluttet 31.12.12. F. Prosjekt endringsledelse og ulike aktiviteter i dette prosjektet forutsettes gjennomført innenfor de økonomiske rammene som til enhver tid er stilt til disposisjon for prosjektet.det er derfor nødvendig at det arbeides kontinuerlig med å finne intern og ekstern finansiering av prosjektet og tilhørende aktiviteter. G. Rådmannen tillegges ansvaret for og myndighet til å gjennomføre prosjektet innenfor rammen av arbeidsmiljøloven, hovedavtalen, hovedtariffavtalen og delegeringsreglementet. Det legges til grunn at ekstern bistand kan innhentes til spesielle oppgaver. Møteinnkalling side 14 av 63
Møteinnkalling side 15 av 63
Saksnr 2009/112 - Samarbeid om servicetorg mellom Hvaler kommune og Fredrikstad kommune Arkivkode 050 Saksbehandler Hanne Tvete Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Arbeidsmiljøutvalget 18.03.2009 6/09 Administrasjonsutvalget 18.03.2009 8/09 Formannskapet 18.03.2009 14/09 Kommunestyret 22.04.2009 20/09 Samarbeid om servicetorg, sentralbord og digitalt arkiv - kommunene Fredrikstad og Hvaler Sammendrag I økonomiplan 2009 12 og årsbudsjett 2009 er det vedtatt som et investeringstiltak å utrede samarbeid med Fredrikstad kommune om servicetorg, sentralbord og elektronisk arkiv. Samarbeidet forutsetter at det er etablert fiberoptisk forbindelse mellom Hvaler kommune (HK) og Fredrikstad (FK) kommune. Investeringen finansieres delvis med bruk av midler fra fornyings- og moderniseringsprosjektet. Med bakgrunn i de gode erfaringer vi har med FK i forbindelse med at de har driftsansvaret for vårt datanettverk, ble det gjort en forespørsel til FK om de kunne gi oss et tilbud på drift av vårt servicetorg. FK har svart positivt på denne henvendelsen. Hensikten er at vi skal få ta del av det utviklingsarbeid FK driver innenfor IT, knyttet til servicetorg, døgnåpen forvaltning på internett og digitalt arkiv, samtidig som vi skal dra nytte av stordriftsfordelene. Det forutsettes at brukerne ikke skal merke denne omleggingen på annen måte enn ved en høyere servicegrad. Rådmannen anbefaler at det arbeides videre med å etablere felles servicetorg, sentralbord og digitalt arkiv med Fredrikstad kommune. Dette anses som eneste realistiske mulighet for Hvaler kommune, innenfor gjeldende økonomiske rammer, til å kunne utvikle virksomheten i ønsket retning. Med ønsket retning menes i denne sammenheng de forventinger som er og vil komme fra kommunens brukere, samt de målsettinger som staten og Kommunenes sentralforbund har for kommunal virksomhet. Saksopplysninger Visjoner og planer for ekommunen fra KS KS sine to strategidokumenter, ekommune 2009 det digitale spranget og ekommune 2012 lokal digital agenda, gir råd om viktige satsingsområder når det gjelder bruk av IKT for å effektivisere kommunen og å utvikle kvalitativt gode tjenester. Dokumentet ekommune 2012 definerer en visjon: Visjon for ekommune: Norske kommuner og fylkeskommuner skal være blant de fremste i verden på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning. Et godt lokaldemokrati kjennetegnes ved at innbyggerne har tillit til lokalpolitikerne, og at de folkevalgte setter dagsorden, styrer ressursbruken, er ombud for innbyggerne og leverer det de lover 1. En fellesnevner for disse punktene er god kommunikasjon, dialog og samhandling med innbyggerne. I ekommune 2012 finner vi blant annet følgende mål: 1 KS lokaldemokratiplattform, 2008 Møteinnkalling side 16 av 63
Mål I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha etablert flere digitale kanaler for dialog mellom innbyggerne, kommunen og de folkevalgte I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner kunne tilby elektroniske tjenester til innbyggerne gjennom Minside. 2 I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner kunne tilby elektroniske tjenester til næringsliv gjennom Altinn. 3 I løpet av 2008 skal alle kommuner ha vurdert mulighetene for effektivisering og kvalitetsheving av forvaltning og tjenesteproduksjon gjennom interkommunalt IKT-samarbeid. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha sørget for bredbånd med tilstrekkelig kapasitet til alle kommunale virksomheter. For å oppfylle disse målene er det viktig å legge til rette for deltakelse og påvirkning (fra innbyggerne) gjennom ulike kanaler som f. eks: Kommunens nettside E-post Blogger Chat SMS Digitale spørreundersøkelser Man kan bruke IKT for å synliggjøre de formelle politiske prosessene i kommunen ved at sakspapirer og protokoller fra ulike politiske organer legges ut på Internett. Og man kan overføre møter i utvalg og kommunestyre på Internett, direkte eller som opptak. Samtidig er det viktig å huske på at de innbyggere som hverken ønsker eller kan ta i bruk elektronisk kommunikasjon med kommunen alltid skal ha en mulighet til å nå kommunen på annen måte, enten via telefon eller ved personlig kontakt. Sentrale myndigheter har utviklet nettportalene Minside og Altinn med henholdsvis innbyggerne og næringslivet som målgruppe. Disse portalene skal kunne nås via kommunale nettsider. Interkommunalt samarbeid er et viktig virkemiddel for bedre og mer effektive kommunale tjenester. IKT gir muligheter til å samarbeide om oppgaveløsning i sann tid, uavhengig av fysisk plassering av personell og teknisk utstyr. En viktig forutsetning vil være at det er etablert bredbåndsforbindelse med tilstrekkelig kapasitet til å håndtere oppgavene. Alternative hovedmodeller for fremtidig situasjon Tabellen nedenfor viser tre ulike modeller, A, B og C. Alternativ A innebærer at Hvaler kommune fortsetter som i dag, det vil i praksis si uten et egentlig servicetorg. Mangel på utvikling av nåværende teknologi på våre tjenester på nett vil føre til at disse tjenestene stadig vil bli mindre tilfredsstillende. I dette alternativet vil det ikke være mulig å utvikle virksomheten i retning av de mål som staten og KS har for kommunal virksomhet. Alternativ B innebærer at vi styrker servicetorget med ett årsverk. I tillegg investeres det i ny teknologi for våre tjenester på nettet. Dette vil gi noe bedre tjenester enn i dag, både på servicetorget og i tjenestene på nettet. Vi kan utvikle oss litt i retning av målene som er satt av staten og KS, men ikke i avgjørende grad. Dette har sammenheng med at alternativet medfører en liten styrking av driftsressurser som vi i utgangspunktet har for lite av, men uten at ressursene til ledelse og utvikling blir sterkere. Alternativ C innebærer at vi går inn i et fullstendig samarbeid med Fredrikstad og at vi øker vår ressursinnsats til samme relative nivå som i Fredrikstad kommune, både i forhold til teknologi og personell. Dette innebærer at vi får tilgang til operative ledelses- og utviklingsressurser i Fredrikstad kommune som vil virke sterkt avlastende for tilsvarende funksjoner i Hvaler kommune. Både når det gjelder kompetanse og kapasitet. I alternativ C kopler vi oss på et pågående utviklingsarbeid i 2 http://www.norge.no/minside/ 3 www.altinn.no Møteinnkalling side 17 av 63
Fredrikstad kommune som vil sikre at vi innfrir målsettinger satt av staten og KS, og hvor ambisjonen er å utvikle ett av de beste kommunale servicekonseptene i landet. Servicetorg og internettportal A: Dagens modell B: Hvaler + C: Fredrikstad Drift/årlig Årsverk 2,5 Økonomi (lønn/sosiale utgifter til ansatte ved servicetorget) Utvikling 1,0 mill Investeringer Drift/årlig Investeringer Drift/årlig Investeringer 3,0 + admin. kostnader 3,0 Ingen adm. kost. 1,2 mill + 0,1 mill 1,2 mill Ingen 0 120 650 kr 692 150 kr 150 650 kr 1 397 150 kr Sum 1,0 mill 0 1 420 650 kr 692 150 kr 1 350 650 kr 1 397 150 kr Forklaring til tabellen I tillegg til de ressurser som fremkommer av tabellen vil vi for alle modellene disponere ett årsverk til drift av våre internett, www.hvaler.kommune.no og www.hvaler.no, samt vårt intranett. Kompetansen og kapasiteten til drifting og utvikling av disse nettstedene vil bli best ved modell C og svakest ved modell A. Alternativ A Kommentar: I dag er 2,5 personer/ årsverk fysisk bundet opp til sin arbeidsplass i servicetorget. 1 person/ årsverk ved skranken og 1 person/ årsverk for betjening av sentralbord. I tillegg brukes et 0,5 årsverk til avlastning ved pauser, styrke bemanningen i sommerhalvåret og ved sykefravær mv. Servicetorget har nå følgende oppgaver: Sentralbordtjeneste Betjene skranken med henvisninger til baklandet Gi generell informasjon Ta imot bestillinger av: vannmålere, septikktømming, radonmåling. Salg av bygdebøker Kopiering/ faks Det innebærer at turistinformasjonen er flyttet til Kornmagasinet og ulike tjenester knyttet til seksjonen for Miljø- og teknikk som kart/ eiendomsopplysninger, parkeringsabonnement, egenerklæringer og håndhevelse av kjøreforbudet på de østre øyene blir utført i seksjonen. Parkeringstillatelse for forflytningshemmede utføres i virksomheten Tiltak for funksjonshemmede. Fordeler: Ingen merutgifter Ulemper: Med nevnte bemanning så klarer vi ikke å dekke opp ferier eller sykefravær, selv spisepauser skaper bemanningsproblemer. Bemanningen gjør at vi kun kan sies å ha en resepsjon/sentralbordtjeneste og intet servicetorg i egentlig forstand. Dette medfører en ekstra belastning på baklandet med det resultat at ordinær saksbehandling vil ta ytterligere tid. Møteinnkalling side 18 av 63
Dagens utforming av kommunens internettsider har gått ut på dato og tilfredsstiller ikke de forutsetninger som KS har satt for en moderne e-kommune med flest mulige selvbetjente løsninger på internett og med innsyn i egne saker via MinSide på kommunens hjemmeside. En døgnåpen forvaltning med flest mulig selvbetjente løsninger på nettet betyr god service til brukerne og besparelser av tid for saksbehandlere. Våre internettsider er i dag først og fremst informasjonssider, uten dialog med brukerne og bl.a. uten elektroniske skjema. Det verktøy som vi bruker for å redigere på internett vil ikke utvikles eller oppdateres ytterligere. Alternativ B Kommentar: Dette alternativet forsøker å vise hva det vil koste dersom vi ønsker å etablere nye internettsider og oppdatere servicetorget, slik at det driftes med et minimum av ressurser, men samtidig på et ansvarlig nivå dersom vi ønsker å ha et servicetorg. Fordeler: Vi får en høyere servicegrad både via våre nettsider og i servicetorget enn ved dagens modell. Vi kan få tjenestebeskrivelser, elektroniske skjema, elektronisk dialog (chat) mellom brukere og servicetorg samt innsynsmoduler med sikker pålogging til MinSide. Dette vil oppfylle deler av hovedmålene fra KS om en moderne ekommune. Ulemper: En slik løsning forutsetter at vi styrker bemanningen med 1 årsverk. Dette årsverket bør ha noe spesialkompetanse innenfor det tekniske fagområdet. Geodata/kartverk, konsesjon mv. Selv om vi gjør dette vil vi allikevel ikke nå det servicenivået som FK kan tilby, og vi vil fortsatt henge etter når det gjelder utviklingsarbeider som også HK må ta del i, for eksempel fullelektronisk arkiv og integrering mellom fagsystemer og sak/arkivsystemet vårt. Det er dessuten tvilsomt om seksjonene har kapasitet til å gjøre den jobben som trengs for å få tjenestebeskrivelser tilgjengelige for brukerne på nett, og om vi vil ha kapasitet til å ha chat mellom servicetorget og brukerne. Alternativ C Kommentar: Med bakgrunn i de gode erfaringer vi har gjort med FK i forbindelse med at de overtok driftsansvaret for vårt datanettverk, noe som bl.a. har gitt stordriftsfordeler og mindre utgifter på drift for oss, ble det gjort en forespørsel til FK om de kunne gi oss et tilbud på drift av vårt servicetorg. Hensikten var at vi for Hvalers del skulle ta del av det utviklingsarbeid FK drev innenfor IT knyttet til servicetorg og døgnåpen forvaltning på internett. Samtidig som vi skulle dra nytte av stordriftsfordelene økonomisk. Med hensyn til brukerne var det en forutsetning at de ikke skulle merke denne omleggingen på annen måte enn ved en høyere servicegrad både ved henvendelser til kommunen via tlf, ved frammøte i Hvaler Rådhus og ved nye moderne nettsider. Fordeler: Vi får et kompetent servicetorg som både har informasjonstjeneste, sentralbordtjeneste, forberedende saksbehandling og regelstyrt saksbehandling. Vi får ta del av den teknologiutviklingen og kompetansen som FK innehar og våre kunder vil få en bedre service. Servicetorget vårt vil alltid være fullt bemannet og vi slipper de administrative kostnadene. Vi når de målene KS har satt i sine strategidokumenter ekommune 2009 og ekommune 2012 og vi oppfyller de kravene som norge.no setter til offentlige nettsider. Vi blir delaktige i det utviklingsarbeid som pågår i FK. Vi knytter oss til betydelig kompetanse innenfor IT/kommunikasjon/service og vi sparer årlige driftsutgifter. Saksbehandlerne i HK vil få en mer effektiv hverdag og vil få frigjort tid, men vil først merke forskjell når jobben med tjenestebeskrivelsene er gjort. Skal det bli et nyttig redskap må det settes av tid og ressurser i seksjonene for å beskrive rutiner og tjenester de har og utfører. Dette for at FK skal kunne drifte vårt servicetorg og kunne gi samme service til kundene i HK som i FK. Ulemper: Møteinnkalling side 19 av 63
Vi må gjøre noen ekstra investeringer bl.a. innenfor telefoni og program knyttet til fraværsregistrering av ansatte og kommunikasjon med brukerne. Fullelektronisk arkiv Vi ser på innføring av fullelektronisk arkiv som en del av dette prosjektet. Det er viktig at vi blir med på FK s utvikling der stadig flere systemer blir koblet sammen slik at de ansatte på servicetorget kan jobbe enklere og mer effektivt på tvers av tjenesteområder. Det er ønskelig at et samarbeid om fullelektronisk arkiv ses i sammenheng med avtalen om felles servicetorg og sentralbord, men det vil kreve en egen utredning da et samarbeid om felles arkivtjeneste er et detaljert område som vil forutsetter en egen avtale. Ressursbruken og -behovet knyttet til arkivfunksjonen inngår ikke i foranstående tabell eller i de kommentarene som er gitt til de ulike modellene. Arkivfunksjonen og utviklingen av denne er likevel av en slik karakter at alt tyder på, etter rådmannens oppfatning, at det bør legges opp til et samarbeid med Fredrikstad om denne. Herunder også fordi denne funksjonen henger tett sammen med funksjonene servicetorg og sentralbord Rådmannen vil derfor komme tilbake med en særskilt sak til politisk behandling om felles digitalt arkiv, herunder om de økonomiske og andre forhold i tilknytning til dette. Samarbeid om servicetorg mellom HK og FK Det ble gjort en forespørsel til Fredrikstad kommune (FK) om de kunne gi et tilbud på drift av Hvaler kommunes (HK) servicetorg. FK utarbeidet deretter et strateginotat med bakgrunn i forespørselen. Utdrag fra notatet følger under: Til grunn for samarbeidet ligger følgende: Servicetorget skal være et kompetent kundesenter som har informasjonstjenester, forberedende saksbehandling og regelstyrt saksbehandling. Det er viktig at servicetorget har varer i hylla og at alt som kan legges til førstelinja, legges der ut fra et tilgjengelighets- og effektivitetshensyn. Innbyggerne på Hvaler skal merke minst mulig til at de henvender seg til FK s servicetorg. Systemer må tilrettelegges slik at det ikke blir merkbart. Ansatte ved Servicetorget i Fredrikstad må enkelt skille mellom inngående telefoner fra Hvaler og fra Fredrikstad. De symboler og kjennetegn som HK har, må fortsatt benyttes. Samarbeidet skal være en vinn-vinn situasjon for begge kommuner. For at en effektivisering skal være mulig å hente ut, må noen forutsetninger ligger til grunn for prosessen. Både sentralbord og servicetorgtjenestene overføres fra Hvaler til Fredrikstad. Det er også en forutsetning at nivået på tjenestetilbudet fra Servicetorget på Hvaler må harmonisere med det tilbudet Servicetorget i Fredrikstad gir. I praksis vil det bety at Hvaler må oppgradere tjenestetilbudet til et nivå de ikke har i dag. De samme systemer som Servicetorget i FK bruker, må benyttes av HK. Det betyr at fraværssystemet Trio, chat, kartløsning og ny CRM skal benyttes. Trio må benyttes av alle ansatte i HK. Trio-agent benyttes ved FK som sentralbord/ servicetorgverktøy. FK ajourholder Trio-dataene i ekspedienten. De samme løsninger som Servicetorget i Fredrikstad har, må kunne tas i bruk for HK. Sentralene på HK må forholdsvis enkelt bygges om til å inngå i FKs telefonistandarder. Løsningen skal gjøre det mulig for ansatte ved Servicetorget i Fredrikstad å skille mellom telefoner inn fra Hvaler eller fra Fredrikstad. Man vil på sentralbordet i FK kunne etablere et skill-sett som tilsvarer HK, og som vil gjøre det signifikant at det er HK det ringes inngående til. Dette innebærer at sentralbordbetjeningen ikke trenger spesielt utstyr utover hva som allerede finnes. Det er en forutsetning at HK tar ansvar for og ajourholde tjenestebeskrivelser og nyheter på sin portal slik at Servicetorget i Fredrikstad alltid har oppdatert informasjon. HK ønsker å ta i bruk EPI-server, noe som medfører at HK også kan samarbeide med Fredrikstad om å ta i bruk innbyggerstyrte løsninger, og følge Fredrikstads servicetorgs strategier om å benytte digitale døgnåpne løsninger. HK må opprettholde service- og vedlikeholdsavtaler på sentraler og telefoninstallasjoner. HK må følge FK i forhold til nye systemer som tas i bruk i Servicetorget. Dette gjelder også oppgraderinger på eksisterende systemer. HK må ta sin del av investeringene til dette. Ansvaret for å innføre elektroniske tjenester i HK, ligger hos HK. FK bistår gjennom sin LA-funksjon (løsningsansvarligfunksjon) på Servicetorget. Det er viktig at HK ruller ut elektroniske tjenester i tråd med FK s arbeid. Prosjekter initiert av FK s servicetorg for å forbedre tjenester og tilbud, vil kunne generere økte utgifter utover de som er oppgitt. Det innebærer at HK plikter å delta aktivt i prosjektarbeidet og dele utgiftene etter en fordelingsnøkkel. Møteinnkalling side 20 av 63
Hvilke oppgaver omfattes av avtalen Tjenester som overføres til FK Under listes tjenester som HK s servicetorg har i dag, og som bør overføres i sin helhet til FK s servicetorg. Generell informasjon Turistinformasjon Bestilling av radonmåling Bestilling av septikktømming Kart og eiendomsopplysninger * Egenerklæringer om konsesjonsfrihet * Dispensasjon for kjøring på østre øyer * Parkeringsabonnement * Salg av vannmålere Parkeringstillatelse for forflytningshemmede * Tjenestene merket * har blitt flyttet tilbake til seksjonene for Miljø og teknikk og Helse- og sosial etter at dette notatet ble skrevet. Oppgaver og tjenester som fortsatt skal utføres i HK Oppgaver relatert til intern service skal være igjen i HK. I tillegg vil følgende kundetjenester gis fra Hvaler: Inn- og utbetalinger (kontant og bankterminal) ikke i FK Salg av bygdebøker, kart mv både HK og FK Kopiering/ fax både HK og FK Advokatvakt både HK og FK Innlevering av lånte bøker til biblioteket Arkiv (krever egen avtale innføring av elektronisk arkiv vil kreve ny gjennomgang av avtalen da det vil innebære nye oppgaver for FK s servicetorg) Telefoni Servicetorget i FK utfører for HK alle de oppgaver og tjenester som avdelingen utfører for og i FK. Dette gjelder oppgaver eksternt i forhold til brukere, publikum og andre offentlige myndigheter, mens oppgaver internt i forhold til ulike enheter i kommunen holdes utenfor. Avtalen inkluderer blant annet: Sentralbordtjenester, dvs mottak av inngående telefoner og videresetting av disse. Enkle informasjonsoppgaver knyttet til kommunens organisasjon og drift. Servicetorget er ikke sentralbord for ansatte i HK eller FK da de skal ha systemer og hjelpemidler til å finne fram selv. Servicetorgtjenester, dvs tjenesteinformasjon, veiledning og enklere saksbehandling på utvalgte tjenester. Tjenestene gis på samme nivå som for FK. Ajourhold av triosystemet, dvs innlegging av nyansatte og redigering av base ved endringer av navn, nummer, oppgaver eller arbeidssted. Besøkende Det er mange turister og hytteeiere som besøker rådhuset på Hvaler i sommerhalvåret. For at prinsippet om at Hvalers befolkning skal merke minst mulig av overføringen til Fredrikstad, er det viktig at det opprettholdes en ekspedisjon i rådhuset på Hvaler. Ansvaret for bemanningen av denne kan gå inn i avtalen med Fredrikstad. Da vil vedkommende få andre oppgaver, også telefontjeneste, på lik linje med servickonsulentene i FK. Ressurser For oppgaver knyttet til sentralbord og servicetorg overføres 3,0 årsverk fra HK til FK. Tallene er beregnet ut i fra innbyggertall (fastboende og hytteboere/ turister) og tar høyde for at de samme tjenestene utføres for HK som for FK. Dette gjennomføres ikke som en virksomhetsoverdragelse. FK vil hente inn nødvendig kompetanse for å ta over disse oppgavene. Økonomi Møteinnkalling side 21 av 63
Prisoverslaget innebærer kostnad for 1 årsverk i forhold til sentralbord/trio og 2,0 årsverk i forhold til servicetorgtjenester. Det er dette som beregnes for å utføre oppgavene på en forsvarlig måte. Arbeidet med og ajourholde trio, innføre nye systemer som CRM og styre arbeidet med innføring av elektroniske tjenester, vil legges til LA-funksjonen. Utgifter til trykking av blanketter og fakturaer, samt utgifter til telefonbruk, porto og budtjenester inngår ikke i denne avtalen men faktureres HK direkte etter forbruk av materiell og tjenester. Engangsutgifter relatert til teknisk etablering av løsningen og nødvendig utstyr faktureres HK. Opplæring Som prinsipp er HK ansvarlig for at de ansatte ved Servicetorget i FK får den nødvendige opplæring på HK s tjenester. HK har ansvar for å ta initiativ for kompetanseoverføring. Fiberoptisk kabel til Hvaler Som nevnt i KS ekommune 2012 er et av målene at kommunene i løpet av 2009 skal ha sørget for bredbånd med tilstrekkelig kapasitet til alle kommunale virksomheter. HK og FK har allerede felles økonomikontor og IT-drift samt et betydelig samarbeid på flere andre områder som krever økende båndbredde. Etablering av fiberoptisk kabel gjennom Hvaler er også svært viktig av hensyn til andre samfunnsmessige behov, både i offentlig og privat sektor som i utvikling av næringsvirksomhet. For å etablere felles servicetorg og sentralbordfunksjon med FK må større båndbredde være på plass. I den forbindelse har rådmannen fått i oppdrag å gjennomføre en anbudskonkurranse for legging av fiberoptisk kabelforbindelse med god kapasitet mellom Fredrikstad og Skjærhallen, herunder med avgreninger til alle kommunale virksomheter. (Vedtak av 2.7.2008. sak 46/08 i formannskapet). Denne anbudskonkurransen vil bli utlyst i nærmeste fremtid, og fiberforbindelsen vil bli etablert i løpet av inneværende år. Finansiering Alternativ C vil kreve en investering tilsvarende kr 1 400 000. I tillegg vil årlige driftsutgifter til sentralbord og servicetorg måtte økes med om lag kr 350.000. I budsjettet for 2009 ble det bevilget kr 800.000 til denne investeringen, hvorav kr 400.000 var forutsatt finansiert ved lån. Rådmannen foreslår at investeringen nå settes til kr 1 400 000, som anbefales finansiert slik: Bruk av lån som bestemt i budsjett 2009 kr 400.000 Innvilget tilskudd fra fylkesmannen 2008 (fornyelse) kr 200.000 Tilskudd fra fylkesmannen 2009 (fornyelse) kr 300.000 Tilskudd fra Kommunenes Sentralforbund kr 300.000 Overføring fra bevilgningen til fiberkabel kr 200.000 Sum kr 1.400.000 Kommunen er tildelt tilskudd fra fylkesmannen for 2008 til fornyelse og et prosjekt kalt døgnåpen forvaltning. Vi har søkt om at disse midlene kan overføres til bruk i 2009 til gjennomføring av samarbeidet med Fredrikstad. Kommunen har samtidig søkt fylkesmannen om tilskudd for 2009 til fornyelse og delvis finansiering av samarbeidet med Fredrikstad. Kommunens Sentralforbund kan yte tilskudd fra de såkalte OU-midlene (opplæring og utvikling) til ulike prosjekter i kommunene. Hvaler kommune vil søke om kr 300.000 fra disse midlene til delvis finansiering av det planlagte samarbeidet med Fredrikstad. Bakgrunnen for den foreslåtte overføringen fra bevilgningen til fiberkabel er som rådmannen ved flere anledninger også tidligere har antydet at kommunenes netto investeringskostnad til denne kabelen høyst sannsynlig vil bli mindre enn det beløpet som er bevilget på kr 5 000 000. Økte driftsutgifter, tilsvarende kr 350.000, foreslås dekket innenfor rammen til sentral stab. I så fall må vi legge til grunn at dette økte driftsutgiftsnivået ikke inntreffer med helårsvirkning før i 2010, hvilket kan frigjøre midler i nevnte størrelsesorden som følge av naturlig avgang blant personalet. Personellmessige forhold Møteinnkalling side 22 av 63
Fredrikstad kommune forutsetter at samarbeidet ikke gjennomføres som en virksomhetsoverdragelse, men slik at FK henter inn nødvendig kompetanse for å overta oppgavene. Rådmannen finner å kunne akseptere dette utgangspunktet. Grunnen er at vår nåværende bemanning i tilknytning til servicetorg og sentralbord i det alt vesentlige består av deltidsstillinger. Samtidig har vi en situasjon hvor vi i flere av de merkantile stillingene i sentral stab og i sekretariatsfunksjoner må forvente naturlig avgang på grunn av alder i løpet av inneværende og kommende år. Det foreslåtte samarbeidet mellom Fredrikstad og Hvaler gir verken rettslig grunnlag for, eller praktisk/økonomisk behov for oppsigelser av ansatte. Rådmannen mener at vi innenfor de økonomiske rammene som finnes, og sannsynligheten for naturlige avganger, vil kunne håndtere de personellmessige konsekvensene av et eventuelt samarbeid. Det forutsettes selvfølgelig at flere vil kunne få endrede arbeidsoppgaver. Vurdering Med dagens løsning, alternativ A, vil vi ikke få noen nye investeringer og kun ha utgifter til drift på 1,0 mill. Denne løsningen tilfredsstiller ikke målene i strategidokumentene fra KS om en moderne ekommune, og løser ikke de praktiske problemene ved den daglige driften og bemanningen av sentralbordet og skranken/ekspedisjonen i rådhuset. Det vil heller ikke foregå noen utvikling av disse tjenestene. Med løsningen i alternativ B vil vi få investeringsutgifter på 692 150 kr og ha driftsutgifter på 1 420 650 kr, en merutgift på 0,4 mill i forhold til alternativ A. Denne løsningen tilfredsstiller deler av hovedmålene i strategidokumentene fra KS om en moderne ekommune og vil føre til et bedre oppdatert servicetorg. Bemanningen økes med 1 årsverk, men det vil heller ikke ved dette alternativet foregå noen videre utvikling av tjenestene framover. Med løsningen i alternativ C vil vi få investeringsutgifter på 1 397 150 kr og ha driftsutgifter på 1 350 650 kr, her vil vi spare 0,1 mill fordi FK tar over driften. Dette tilfredsstiller hovedmålene i strategidokumentene fra KS om en moderne ekommune og gir samtidig en løsning for drift av sentralbord og gir et moderne servicetorg. Vi vil i tillegg få ta del i den utviklingen av tjenestene som FK bedriver som f. eks fullelektronisk arkiv og integrering av fagsystemene mot sak/arkivsystemet vårt. Rådmannen anser alternativ B for det minst aktuelle, med bakgrunn i de forskjellene som er mellom B og C. Alternativ A vil på kort sikt være mest økonomisk gunstig, men innebærer samtidig et stadig mer svekket tilbud til våre brukere, særlig som følge av at vår nåværende teknologi til tjenestene på nett er under utfasing. Alternativ A vil i tillegg påføre ansatte fortsatt stor slitasje som følge av utilstrekkelige ressurser til drift og fravær av ressurser til nødvendig utvikling og fornyelse. Alternativ C, herunder med samarbeidet om felles digitalt arkiv, vil etter rådmannens oppfatning representere et banebrytende samarbeid i kommune-norge, som også er i samsvar med politiske ønsker om interkommunalt samarbeid som alternativ til kommunesammenslutninger. Fredrikstad og Hvaler representerer et felles bolig- og arbeidsmarked. Det vil også være en stor fordel at befolkningen i dette området har et felles og lett gjenkjennelig grensesnitt, og like kanaler inn til og ut fra kommunene. Alternativ C vil være til positiv støtte for rådmannens arbeid med endringsledelse slik det er bestemt i budsjettet for 2009. Rådmannens forslag til vedtak Kommunestyret anbefales å gjøre slikt vedtak: Rådmannen gis i oppdrag å gjennomføre et samarbeid med Fredrikstad kommune om felles servicetorg, sentralbord og digitalt arkiv, slik som beskrevet i denne saken, alternativ C. Kommunestyret forutsetter å få seg forelagt en særskilt sak senere som informerer om spesifikke forhold knyttet til felles digitalt arkiv. Samarbeidet om felles servicetorg og sentralbord må gjennomføres innenfor en investeringsramme tilsvarende kr 1 400 000, som finansieres slik: Bruk av lån som bestemt i budsjett 2009 kr 400.000 Innvilget tilskudd fra fylkesmannen 2008 (fornyelse) kr 200.000 Tilskudd fra fylkesmannen 2009 (fornyelse) kr 300.000 Tilskudd fra Kommunenes Sentralforbund kr 300.000 Møteinnkalling side 23 av 63