Arkiv: 15/01592 SAKSNOTAT Avdelingsstyremøte ved Avdeling for teknologi Til: Avdelingsstyret Møtedato: 5.6. Fra: Dekan Saksbehandler: Rolf Krey Dising Sak 13/15 for AFT Vedlegg: 1. AFT samlet 2. BFV AFT 3. BOA AFT Forlag til vedtak: Det framlagte regnskapet for tas til etterretning. 1. Ledelseskommentar pr. 30.4. Rapporten er utarbeidet på grunnlag av HiST-rapport: «HiST Resultat avdeling», periode 1-4.. Alle tall i kommentarene er i hele 1 000. I ledelseskommentarene betyr positive tall mindreforbruk/overskudd, negative tall betyr merforbruk/underskudd. I regnskapet er dette motsatt uttrykt.
Side 2 av 7 1.1. Avdelingen totalt (BFV og BOA) AFT har i et samlet resultat på kr 588, mot et budsjettert resultat på kr - 7 001. Resultatet for er med dette kr 7 589 bedre enn budsjettert. Resultat og prognose fordeler seg slik på de ulike regnskapsdelene 1 : Avvik Resultat BFV - 3 311-7 744 4 434 7 277 Resultat BOA-virksomhet 3 899 743 3 155 3 326 Samlet resultat AFT 2 588-7 001 7 589 10 603 1.2. Bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV) BFV har et resultat på kr 3 311 som gir et avvik på kr 4 434 (57,3 %) ifht. budsjett: Avvik 3 Inntekter, BFV 40 973 38 876 2 097 54 093 Lønn og sos. kostnader, - 38 061-40 600 2 539-41 660 BFV Andre driftskostnader, BFV - 6 222-6 021-202 - 5 154 Nto. finansposter, BFV - 1 0-1 - 2 Resultat BFV - 3 311-7 744 4 434 7 277 Av Resultat av ordinære aktiviteter BFV, er ca kr - 3 566 knyttet til ordinær drift, mens ca kr 255 er knyttet til ulike interne prosjekter og tiltak. Denne inndelingen fremgår ikke av regnskapsrapporten, som kun tar utgangspunkt i totalen. Når det gjelder interne prosjekter, så er midlene her avsatt til et bestemt formål med normal gjennomføring over lengre enn budsjettåret. Det er da tildelinger og tidspunktet for når de ulike prosjektene realiseres, som styrer resultatet. I de videre kommentarene skilles det ikke på hvorvidt det dreier seg om ordinær drift eller interne prosjekter. avviket på samlede inntekter er 5,4 % mens samlede kostnader har et avvik på 5,0 %. 1 Avrundinger i beløpene kan medføre avvik i summene 2 Alle resultattall er relatert til «Resultat av ordinære aktiviteter», jfr. regnskapsrapport. 3 Inntektsføring av bevilgning var svært skjev til fordel for 1 og 2.tertial. Dette er endret for, men gjør at inntekt og resultat for og ikke er direkte sammenlignbare.
Side 3 av 7 1.2.1 Inntekter BFV Samlede inntekter er på kr 40 973 i perioden. Det gir et inntektsavvik er på kr 2 097 (5,4 %) ifht. budsjett. Hovedårsaken er høyere inntekter fra bevilgninger enn budsjettert. Men også salgs- og leieinntekter er godt over forventet. Høyere bevilgninger enn budsjettert kan muligens ha med inntektsføring av bevilgningene å gjøre: Det er så langt i utstedt 4 bevilgningsbrev (D-brev) til AFT. D-brev 2,3 og 4 er inntektsført separat, og ser ut til å være korrekte. For D-brev 3 er imidlertid alle inntektene bokført i, mens det for D-brev 2 og 4 er foretatt periodisering av inntektsføringen. Det siste er konsistent med budsjettering av bevilgninger. D-brev 3 medfører derfor et mindre avvik på ca kr 338 ifht. periodens budsjett. D-brev 1 skal utgjøre kr 109 463 for hele. Periodisert etter HiSTs nøkkel, skulle dette gi en inntektsføring på kr 37 327 i. Summering av inntektsføringen HA har gjort, viser at det er inntektsført kr 38 667 i. Dette gir et positivt budsjettavvik på kr 1 340 for AFT. Disse 2 avvikene forklarer avviket i bevilgninger for AFT Også salgs- og leieinntekter ligger over budsjett med kr 454 (236 %), og bidrar positivt. Her er refusjon for stipendiat (fra NTNU, ikke budsjettert) og toppfinansiering fra Samarbeidsorganet Helse-Midt Norge og NTNU (budsjettert 3. tertial) de vesentligste forklaringsfaktorene. Posten inneholder også en del andre refusjoner fra NAV, NTNU og andre. 1.2.2 Kostnader BFV Samlet budsjettavvik for kostnader er på kr 2 337 (5,0 %), og er et marginalt avvik innenfor et såpass stort budsjett. Lønn Samlet lønnsforbruk er kr 38 061, mot 41 660 på samme tid i. Lønnsavviket er på kr 2 539, og representerer et mindreforbruk ifht. budsjett på 6,3 %. Det er postene Avvik Lønn Faste og midlertidige tilsatte kr 642 Arbeidsgiveravgift og pensjonspremie kr 863 Andre personalkostnader kr 887 som utgjør hoveddelen av det samlede avviket, jfr. note 2. Fast og midlertidig lønn har et samlet mindreforbruk på kr 642,- mindreforbruk på faste tilsatte og merforbruk på midlertidige tilsatte. Her er forklaringen mest sannsynlig at de fleste nytilsettinger skjer rundt sommeren, mens budsjettet er «smurt» jevnt ut over året (ekskl. juni). Slik at det antas dette vil endre seg noe i 3. tertial. Det er verdt å merke seg at bruken av midlertidige tilsatte har gått betydelig ned fra til. Avviket mellom regnskap og budsjett for Arbeidsgiveravgift og pensjonspremie er vanskeligere å forstå. sført fast lønn er lavere enn budsjettert, mens variabel lønn noe høyere. Totalt ligger lønnspostene ca kr 540 høyere i budsjett enn i regnskap. Dette er ikke nok til å forklare forskjellen mellom regnskap og budsjett for Arbeidsgiveravgift og pensjonspremie.
Side 4 av 7 Avviket er størst for pensjonsinnskudd. Det har ikke vært endringer i premiesatsen etter at budsjettet ble lagt, slik at lønn i regnskap og budsjett er beregnet etter samme satser. Forklaringen ligger derfor sannsynligvis i lønnsbudsjettet. AFT tok i bruk HiSTs budsjettmodell for lønn fra av. En del variabel lønn (midlertidig lønn mv.) er ikke pensjonsgivende. Dette tar ikke modellen høyde for. Det forventes derfor at avviket vil forsterke seg i 2. og 3. tertial. Andre personalkostnader rommer godskriving av lønn fra BOA-prosjekter. Disse vil svinge både som følge av endringer i prosjektporteføljen, men også fordi den enkelte enhet ikke har god nok oversikt over hva man kan forvente av lønnsoverføring fra BOA-prosjekter på budsjetteringstidspunktet. Andre driftskostnader (ADK) Med et forbruk på kr 6 222, er forbruket kr 1 068 høyere enn på samme tid i. ADK har et samlet budsjettavvik (merforbruk) på kr 202 (3,3 %). avviket er så lite at ytterligere forklaringer ikke er påkrevd. 1.3. Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) BOA har et samlet resultat på kr 3 899, som er kr 573 bedre enn på samme tid i. Resultat og prognose fordeler seg slik på de ulike delene av BOA-virksomheten: Avvik Resultat OA 3 899 910 2 989 3 326 Resultat BA 0 438-438 0 Resultat NFR 0-605 605 0 Resultat BOA 3 899 743 3 155 3 326 eringen av BOA-virksomheten skjer på prosjektnivå, mens innlegging av budsjett i økonomisystemet er foretatt med grunnlag i regnskap for. Dette gjør at det ikke blir en god kopling mellom budsjett på overordnet- og prosjektnivå. Dette vil sannsynligvis ikke bedres før prosjektstyringsverktøy, med mulighet for periodisering og aggregering av de enkelte prosjektbudsjett på tvers av det enkelte regnskaps-/budsjettår, blir innført. Gjennom de krav som settes til prosjektbudsjettene og oppstart av BOA-prosjekt, er vi likevel nokså sikre på det økonomiske utfallet til det enkelte prosjekt, og da særskilt innen OAvirksomheten. Men det kan oppstå til dels store avvik mellom budsjett og regnskap på aggregert nivå, som følge av metoden for budsjettering. Generelt holder heller ikke AFT på med prosjekter med stort risikopotensial. Vi anser derfor ikke budsjettavvikene på BOA som et vesentlig problem.
Side 5 av 7 1.3.1 Oppdragsaktivitet (OA) Bokført resultat for OA-virksomheten er på kr 3 899 mot kr 3 326 på samme tid i : Avvik Inntekter, OA 6 331 2 417 3 915 5 100 Lønn og sos. kostnader, OA - 1 645-886 - 759-1 099 Andre driftskostnader, OA - 787-620 - 167-675 Nto. finansposter, OA 0 0 0 0 Resultat Oppdragsaktivitet 3 899 910 2 989 3 326 Overskuddet for blir det høyeste AFT har hatt på sin OA-virksomhet. Ved utgangen av hadde AFT et samlet overskudd på kr 3 870, noe som allerede er passert ved utgangen av. Samtidig har vi også varslet at sannsynligvis foreløpig er det siste året med resultat på dette nivået, jfr. kommentarer til slutt. Ifht. budsjett er det et positivt avvik på kr 2 989. avvikene fordeler med kr 3 915 i høyere inntekter og kr 926 i høyere kostnader på prosjektene. Hva gjelder budsjettavviket, vil de jevne seg mer mot 3. tertial, ettersom både inntekter og kostnader er fordelt jevnt ut over budsjettåret. I er det blitt avsluttet 8 prosjekter mot 5 avsluttede prosjekter på samme tid i. Overskuddsgraden på avsluttede prosjekter i er på 53,4 %, mot 42,7 % i hele. Det er spesielt et stort kull for Norsk Industri, som sørger for ikke mindre enn 81,7 % av overskuddet så langt i. Fra 2016 forventes overskuddene å synke, med mindre ikke nye, tilsvarende store kull starter opp på Industriskolen (Norsk Industri). 1.3.2 Bidragsaktivitet (BA) og NFR-prosjekter sreglene for hvordan BA-prosjekter skal avsluttes ved periodeoppgjør har en vesentlig innvirkning, ettersom prosjektene skal balansere etter regnskapsavslutningen. BAog NFR-prosjekter vil derfor alltid vise et 0-resultat ved tertialrapporteringen. Nedenfor følger hovedtallene for disse regnskapsområdene: Avvik Inntekter, BA 350 1 177-827 1 930 Lønn og sos. kostnader, BA - 822-869 46-1 038 Andre driftskostnader, BA 471 130 341-892 Nto. finansposter, BA 2 0 2 0 Resultat Bidragsaktivitet 0 438-438 0
Side 6 av 7 Avvik Inntekter, NFR - 541-400 - 141 328 Lønn og sos. kostnader, NFR - 42-148 106-179 Andre driftskostnader, NFR 583-57 640-150 Nto. finansposter, NFR 0 0 0 0 Resultat NFR 0 605 605 0 Innen AFTs BA/NFR-virksomhet er det i all vesentlighet snakk om FoU-prosjekter. Normalt skal disse gå med et underskudd, som skal dekkes opp av midler fra BFV-siden ved prosjektslutt (bidrag fra HiST). Dette skjer normalt på slutten av det enkelte prosjekts levetid og/eller når de eksterne midlene er brukt opp (jfr. regnskapsrutine). Men generelt er erfaringene at prosjektene i en del tilfeller kommer ut med et positivt resultat ved prosjektavslutningen. Dette kan skyldes flere ting, eksempelvis: for få timer belastet prosjektene ila. prosjektperioden,- enten som følge av mindre arbeid i prosjektene enn planlagt eller som følge av underrapportering. bedre prosjektøkonomi enn opprinnelig forutsatt. Dette er ting som vi i dag ikke har god nok oversikt over, og som vi sannsynligvis ikke vil få bedre styring med før prosjektstyringsverktøy innføres ved HiST. 1.4. Spesielle hendelser i Det er ingen spesielle hendelser å rapportere om så langt i. 1.5. Vesentlige investeringer Samlet budsjett til investeringer er kr 1 875 for hele, mot budsjettert kr 1 293 i. I fikk AFT i tillegg en engangsbevilgning til vitenskapelig utstyr på kr 3 587. Dette ga et samlet investeringsbudsjett på kr 4 880 i. Engangsbevilgningen er ikke videreført i. Ved utgangen av er kr 950 av investeringsmidlene brukt, noe som er 339 høyere enn budsjettert. En vesentlig del av merforbruk ifht. budsjett skyldes periodisering, der effektueringen har kommet på et tidligere tidspunkt enn forventet. En vesentlig del (ca 58 %) av investeringene i gjelder innkjøp med utgangspunkt i ekstrabevilgningen, som man ikke rakk å effektuere i.
Side 7 av 7 2. Kommentarer til regnskapet er gitt under pkt. 1. Jfr. forøvrig vedlagte regnskapsutskrifter pr 30.4. for Avdeling AFT samlet vedlegg 1 BFV avdeling AFT vedlegg 2 BOA avdeling AFT vedlegg 3 3. Spesielle tiltak Økonomien ved AFT vurderes å være under kontroll, og det er ikke satt inn spesielle tiltak på området. 4. Risikovurdering Vurdering av de økonomiske risikoområdene ved avdelingens virksomhet. På den positive siden: Avdelingens BOA-virksomhet går godt, og skaffer viktig finansiering inn mot kjernevirksomheten. Vi har stabil og økende søkertilgang fra studenter. Utviklingen av studiepoengsproduksjonen er svært god. Avdelingen har fortsatt store avsetninger i balansen, noe som gir trygghet og handlingsrom i tiden fremover ifht. reduserte tildelinger. Nytt teknologibygg blir bygget. Dette vil gi oss mulighet til mer rasjonell drift tilpasset morgendagens ingeniørutdanning. Samtidig forventer vi at nye studenter og ansatte lettere kan rekrutteres når vi kan tilby topp moderne lokaliteter. På den negative siden: Redusert tildeling fra HiST som følge av endret budsjettmodell. Økte lønnskostnader,- flere og dyrere ansettelser. Eventuell oppstart av masterprogram, med usikker økonomisk bærekraft. Færre BOA-prosjekter, - spesielt på oppdragssiden vil føre til resultatnedgang fra 2016. Så har vi noen usikkerhetsmomenter, som også vil påvirke oss økonomisk fremover: Fusjon med NTNU o Endret tildelingsmodell o Videreføring av avdelingen i hvilken form Strukturendring i oljesektoren med påfølgende negativ presseomtale, kan gi nedgang i rekrutteringen av gode studenter. Søkertallene for tyder ikke på det, med ca 100 flere søkere med AFT som første prioritet enn. Korrigert for nytt studium innen olje og gass, er antallet førsteprioritetssøkere omtrent uendret. Men det er oppmøtetallene som her er avgjørende.