Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato: 17.02.2016, Tidspunkt: fra kl. 16:30 til kl. 17:50 Møtested: Rådhuset, møterom Elingård Fra til saksnr.: 16/1 16/10 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Ingrid I Willoch, leder forfall Rune Grundekjøn Terje Moland Pedersen, nestleder X Terje Berg Alvheim til sak 16/2 Marit Werner Haabeth X Håkon Aleksander Røssum forfall Jan Frode Hanssen Odd Bergsdøl forfall Annie Rommetveit Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Terje Berg Alvheim var innkalt i tilfelle utvalget fant nestleder Terje Moland Pedersen inhabil i sak 16/2. Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin F Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: seksjonsleder Anders Svarholt, seksjonsleder Jolanta Betker og forvaltningsrevisor Lene Longva Stavem Møtende fra administrasjonen: rådmann Ole-Petter Finess og virksomhetsleder i bygg og eiendom Tarjei Riiser. Ordfører Jon-Ivar Nygård Innkalling og dagsorden: Sakene ble behandlet i denne rekkefølge: 16/1, 16/5, 16/3, 16/2, 16/4, 16/6, 16/7, 16/8, 16/9 og 16/10. Nestleder Terje Moland Pedersens habilitet i sak 16/2 ble vurdert. Dette på grunn av hans styreverv i Fredrikstad energiverk (FEAS AS). Utvalget fant Terje Moland Pedersen habil til å behandle saken. Kontrollutvalget i Fredrikstad har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at sak 16/2 skal behandles for lukkede dører etter KL 31 pkt. 5, ref. Off. loven 24. Øvrige saker skulle behandles for åpne dører.... Terje Moland Pedersen Marit Werner Haabeth
Kontrollutvalget Fredrikstads møte 17.02.2016 Sakliste PS 16/1 Godkjenning av protokoll fra KU-møte 9.12 2015 PS 16/2 PS 16/3 Revisjonsnotat vedrørende rammeavtale Prosjektplan: Språkopplæring minoritetsspråklige barn i skolen PS 16/4 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2015 Vedlegg u.off, Offl. 13, jf. Forvl. 13 første ledd PS 16/5 PS 16/6 PS 16/7 Notat vedrørende prosjekt "AN 638 - Kongsten" Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-2019 PS 16/8 Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 PS 16/9 PS 16/10 Referater og meldinger Eventuelt PS 16/1 Godkjenning av protokoll fra KU-møte 9.12 2015 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 9.12 2015, godkjennes Som innstillingen (Marit Haabeth signerte protokollen for Ingrid Willoch) Protokoll fra kontrollutvalgets møte 9.12 2015, godkjennes PS 16/2 Revisjonsnotat vedrørende rammeavtale Sekretariatet anbefaler Kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsnotatet vedrørende rammeavtale, til etterretning Kontrollutvalget påpeker viktigheten av at kommunen til enhver tid har tilfredsstillende rutiner ved oppfølging av rammeavtaler. Kontrollutvalget merker seg at rådmann vil iverksette tiltak for å imøtekomme notatets anbefalinger. 2. Kontrollutvalget inviterer rådmannen til møte 17. februar 2016 for å få en redegjørelse om kommunens tiltaksplan på revisjonens anbefalinger til rammeavtaler. 3. Kontrollutvalget ber samtidig revisjonen om en orientering om den utvidede kontrollen
av fakturaer i tilknytning til seksjon Regulering og teknisk drift, (kontrollutvalgets vedtak i sak 15/7) (nytt forslag til innstilling se siste side i saksfremlegget) Kontrollutvalget Fredrikstads behandling 09.12.2015: Møtet var lukket under behandlingen av denne saken: Begrunnelse: leder og nestleder har hatt møte med varsler som de ønsket å informere kontrollutvalget om. Av hensyn til varslers fortelling og anonymitet og ble møtet lukket med følgende hjemmel: Kl. 31 pkt. 4, Jf. Offl. 13, Forvl. 13, første ledd, pkt.1 På grunnlag av opplysninger som framkom, bestemte kontrollutvalget at saken skulle sendes tilbake til revisjonen for videre undersøkelser. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling 09.12.2015: Kontrollutvalget sender saken tilbake til revisjonen for videre undersøkelser Møtet var lukket under behandlingen av denne saken: Begrunnelse: Av hensyn til varsler, ikke-undersøkte påstander om selskapet som saken gjelder og gjennomføringen av framtidige kontrollhandlinger, ble møtet lukket med følgende hjemmel: KL 30 pkt. 5 og etter Off. loven 24. Revisjonen redegjorde for nye opplysninger i saken. På grunnlag av opplysninger som framkom, vedtok kontrollutvalget forslag til innstilling, med et tillegg om at stikkprøver gjennomføres i samråd med revisjonen. Rådmannen inviteres til kontrollutvalgets møte 24. mai for en redegjørelse om oppfølgingen. 1. Kontrollutvalget tar revisjonsnotatet vedrørende rammeavtale, til etterretning Kontrollutvalget påpeker viktigheten av at kommunen til enhver tid har tilfredsstillende rutiner ved oppfølging av rammeavtaler. Kontrollutvalget merker seg at rådmann vil iverksette tiltak for å imøtekomme notatets anbefalinger. I denne sammenhengen anmoder kontrollutvalget rådmannen i samråd med revisjonen om å foreta stikkprøver av et gitt utvalg oppdrag fra denne ene leverandøren. 2. Kontrollutvalget inviterer rådmannen til møte 24. mai 2016 for å få en redegjørelse for oppfølgingen av revisjonens og kontrollutvalgets anbefalinger. 3. Kontrollutvalget ber samtidig revisjonen om en orientering om den utvidede kontrollen av fakturaer i tilknytning til seksjon Regulering og teknisk drift, (kontrollutvalgets vedtak i sak 15/7) PS 16/3 Prosjektplan: Språkopplæring minoritetsspråklige barn i skolen 1. Prosjektplan «Minoritetsspråklige barn i skolen», godkjennes Vedtaket ble som innstillingen
Prosjektplan «Minoritetsspråklige barn i skolen», godkjennes PS 16/4 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2015 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2015, tas til orientering Som innstillingen Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2015, tas til orientering PS 16/5 Notat vedrørende prosjekt "AN 638 - Kongsten" 1. Kontrollutvalget tar notat vedrørende prosjekt "AN 638 Kongsten», til etterretning Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens oppfatning om at kostnadsøkningen i prosjekt «AN 638 Kongsten», skyldes en kombinasjon av sviktende forutsetninger, en mangelfull rapport i forhold til hva som var det reelle behovet og for liten motpartskompetanse i kommunen på prosjekteringsstadiet. Samtidig viser også revisjonen til at prosjektet ble brakt på rett kurs før utbyggingen ble iverksatt. Som følge av detaljprosjektering og bruk av en entrepriseform som åpner for fleksibilitet, er det sannsynlig at rehabiliteringen totalt sett vil koste kommunen mindre enn hva en rehabilitering basert på forprosjektet og en vanlig totalentreprisemodell ville ha gjort. Prisen kommunen må betale synes også å være i overenstemmelse med hva Stavanger kommune har betalt for liknende prosjekter. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen kjenner seg igjen i denne situasjonsbeskrivelsen fra andre investeringsprosjekter hvor man har vært nødt til i etterkant å øke investeringsrammen. Det er positivt at rådmannen nå vil fremme sak; «Forslag til revidert reglement for gjennomføring av egne bygge- og anleggsprosjekter», til politisk behandling og at beslutningsgrunnlag og kvalitetssikring av budsjetter vil være sentrale temaer i forslaget. 2. Notatet sendes til bystyret med følgende innstilling 1 Bystyret tar notat vedrørende prosjekt "AN 638 Kongsten», og kontrollutvalgets uttalelse, til etterretning 2 Bystyret merker seg at rådmannen vil fremme sak; «forslag til revidert reglement for gjennomføring av egne bygge- og anleggsprosjekter», til politisk behandling, og at beslutningsgrunnlag og kvalitetssikring av budsjetter vil være sentrale temaer i forslaget.
Nestleder Terje Moland Pedersen fremmet følgende forslag til en endring og til erstatning for sekretariatets punkt 1. første avsnitt: «Kontrollutvalget viser til revisjonens gjennom gang av prosjekt "AN 638 - Kongsten" som konkluderer med at kostnadsøkningen i prosjektet skyldes mangelfullt forprosjekt og mangelfull kompetanse hos de som vurderte forprosjektet. Kontrollutvalget bemerker at utbygging ikke ble iverksatt før nødvendig ny prosjektering var gjennomført og det var budsjettmessig dekning». Nestleders forslag ble enstemmig vedtatt. Deretter ble hele forslaget enstemmig vedtatt med det vedtatte endringsforslaget. 1. Kontrollutvalget tar notat vedrørende prosjekt "AN 638 Kongsten», til etterretning Kontrollutvalget viser til revisjonens gjennom gang av prosjekt "AN 638 - Kongsten" som konkluderer med at kostnadsøkningen i prosjektet skyldes mangelfullt forprosjekt og mangelfull kompetanse hos de som vurderte forprosjektet. Kontrollutvalget bemerker at utbygging ikke ble iverksatt før nødvendig ny prosjektering var gjennomført og det var budsjettmessig dekning. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen kjenner seg igjen i denne situasjonsbeskrivelsen fra andre investeringsprosjekter hvor man har vært nødt til i etterkant å øke investeringsrammen. Det er positivt at rådmannen nå vil fremme sak; «Forslag til revidert reglement for gjennomføring av egne bygge- og anleggsprosjekter», til politisk behandling og at beslutningsgrunnlag og kvalitetssikring av budsjetter vil være sentrale temaer i forslaget. 2. Notatet sendes til bystyret med følgende innstilling 1 Bystyret tar notat vedrørende prosjekt "AN 638 Kongsten», og kontrollutvalgets uttalelse, til etterretning 2 Bystyret merker seg at rådmannen vil fremme sak; «forslag til revidert reglement for gjennomføring av egne bygge- og anleggsprosjekter», til politisk behandling, og at beslutningsgrunnlag og kvalitetssikring av budsjetter vil være sentrale temaer i forslaget. PS 16/6 Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS 1. Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS, tas til etterretning Som innstillingen Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS, tas til etterretning
PS 16/7 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-2019 1 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-2019, vedtas med følgende prioritering: 2 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-019 oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: 1 Bystyret vedtar Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-2019 med følgende prioritering: 2 Bystyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som skal utføre eierskapskontroll av Østfold kontrollutvalgssekretariatet når dette blir aktuelt. 1 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-2019, vedtas med følgende prioritering: 2 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-019 oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: 1 Bystyret vedtar Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-2019 med følgende prioritering: 2 Bystyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden PS 16/8 Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2015, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 tas til orientering
Vedtaket ble som innstillingen 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2015, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 tas til orientering PS 16/9 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Vedtaket ble som innstillingen Referater og meldinger tas til orientering PS 16/10 Eventuelt Ingen saker