Kontrollutvalget i Narvik kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte torsdag, den 6. november 2008, kl. 13.00 i møterommet i 6. etasje ved rådhuset i Narvik. Sakskart Sak 40/08 Godkjenning av protokoll fra møte den 9. oktober 2008. Sak 41/08 Sak 42/08 Sak 43/08 Sak 44/07 Gjennomgang granskningsrapport fra KPMG (Terrasaken) Migmaurveien Herjangen Brev fra Svein Lindgren Forvaltningsrevisjon gjennomgang utkast til plan for forvaltningsrevisjon perioden 2008-2011 Eventuelt/orienteringssaker Brev fra KomRev NORD Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet. Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Narvik, 30.september 2008 Anne Rabaas Hagesæther Kontrollutvalgets leder Narvik, 30.september 2008 Hålogaland Revisjon AS Espen Lund Kontrollutvalgssekretariatet
Kontrollutvalgssak 40/08
Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Narvik rådhus, Møterommet (6. etg) 9. oktober 2008 Fra sak: Til sak: 35/2008 39/2008 Fra kl.: Til kl.: 13.00 15.45 Følgende medlemmer møtte: Anne Rabaas Hagesæter (leder) (Fratrådt under sak 37 og sak 39) Per Henrik Mørk (nestleder) (Fratrådt under sak 39) Thor Bjørn Eriksen Per Storlien Reidar Stensland Tone Merete Viklem Olsen IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen (Vara for Anbalagan Ratnasingam) (Vara for Anne R. Hagesæther i sak 37 og sak 39) MELDT FORFALL: Anbalagan Ratnasingam FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra sekretariatet møtte: Espen Lund Håvard Nystad ANDRE: Fra KomRev Nord møtte: Marion B. Hauan Til sak 36/08 Migmaurveien Herjangen møtte: Anne Lene Lie 5 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Per Henrik Mørk blir bedt om å være møteleder. Saksliste og innkalling enstemmig godkjent.
Kontrollutvalget i Narvik 2007-2011 Sak 35/08 Godkjenning av protokoll fra møte den 11. september 2008. Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 11. september ble gjennomgått. Det ble etter gjennomgangen av protokollen fattet slikt VEDTAK: Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 11. september 2008 godkjennes. Enstemmig vedtak. Sak 36/08 Migmaurveien Herjangen Brev fra Svein Lindgren Saken har tidligere vært behandlet i kontrollutvalget, både sittende og forrige kontrollutvalg. Bakgrunn for at saken blir tatt opp igjen i kontrollutvalget er et brev fra Svein Lindgren datert 23.09.08. Anne Lene Lie (heretter ALL) orienterte om hvordan hun opplever hendelsesforløpet i saken som har pågått i flere år, og hvordan situasjonen er i dag. ALL poengterte at saken fra hennes synspunkt i utgangspunktet var en enkel sak som har blitt veldig komplisert og hvor hun mener at en offentlig saksbehandler har opptrådt arrogant og partisk. Det ble vist til at saksforholdet i løpet av tiden fra den første gang kom opp, har hatt flere ulike elementer ved seg som ikke vedkommer den kommunale behandlingen av saken. I den angjeldende sak om inngrep i den aktuelle eiendommen, er det inngått forlik mellom kommunen og ALL. Brevet fra Svein Lindgren ble lest opp i møte, da ALL ikke tidligere hadde sett dette. Innholdet ble av ALL oppfattet som som et skudd i blinde, og hun skjønner ikke hva det med brevet er. Innholdet oppleves på grensen til injurie. ALL stiller seg tvilende om det i det hele tatt er Svein Lindgren som har forfattet brevet. Kontrollutvalgets stiller deretter en del spørsmål som besvares av ALL. Etter at ALL har fratrådt, diskuteres brevets innhold og ALL s orientering i kontrollutvalget. Det pekes på at det er uheldig at ikke Svein Lindgren er innkalt til å komme med sin versjon av saken. Det ble også vist til at det er gjort en grundig saksgjennomgang i tidligere kontrollutvalg av saken og at sittende kontrollutvalg har tatt stilling til behandling av saken i tidligere møte. Kontrollutvalget bestemte likevel at de ønsker å høre Svein Lindgrens versjon av saken og fattet slikt VEDTAK: 1. Kontrollutvalget inviterer Svein Lindgren til neste møte for å orientere innholdet i brevet. 2. Kontrollutvalget undersøker med teknisk om hva de har gjort i denne saken og om de har noen pågående sak mot ALL. Enstemmig vedtak Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 09.10.2008 - versjon Espen.doc, sak 35/08 39/08 Side 2 av 4
Kontrollutvalget i Narvik 2007-2011 Sak 37/08 Gjennomgang av granskningsrapport fra KPMG (Terrasaken) Kontrollutvalgets leder Anne Rabaas Hagesæther erklærte seg innhabil og fikk kontrollutvalgets samtykke til å fratre. Reidar Stensland var innkalt som vara og stilte i Hagesæters sted i denne saken. Per Henrik Mørk var allerede ved begynnelsen av møtet valgt som møteleder. Sammendraget i KPMG s rapport ble diskutert av kontrollutvalget, og det ble stilt spørsmål om hvordan innholdet i rapporten vil behandles videre av bystyret som bestiller av rapporten. Det fremkom usikkerhet om rapporten har vært politisk behandlet ut over den orientering KPMG ga når rapporten ble avgitt. Det ble stilt spørsmål ved om saken er planlagt videre politisk eller administrativt behandlet. Etter å ha diskutert hovedpunktene i sammendraget fattet kontrollutvalget følgende VEDTAK Kontrollutvalget inviterer ordfører og rådmann til neste kontrollutvalgsmøte med anmodning om en orientering om hva som er gjort i forhold til rapporten og om det foreligger planer om videre oppfølging av denne. Enstemmig vedtak Sak 38/08 Forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon skal være ferdig utarbeidet av kontrollutvalget og behandlet i bystyret innen utgangen av 2008. Enkelte teoretiske innfallsvinkler for gjennomføring av forvaltningsrevisjon ble kort diskutert. Sekretariatet orienterte om at en har vært i kontakt med KomRev NORD IKS og diskutert mulig arbeidsform for utvalg av forvaltningsrevisjonsprosjekter. Det ble også lagt frem en oversikt over forvaltningsprosjekt som KomRev Nord har hatt de to siste årene. Gjennom den påfølgende diskusjonen i kontrollutvalget fremkom det flere forslag til mulige forvaltningsrevisjonsprosjekter. Det ble også foreslått at man bør se på hva som er gjort tidligere slik at man unngår å gjøre samme kontroll som tidligere. De fremsatte forslagene må vurderes ut fra en oppfatning om hva som er bakgrunn og formålet med prosjektet man ønsker å gjennomføre. Etter en konstruktiv drøfting fattet kontrollutvalget slikt VEDTAK 1. Sekretariatet utarbeider utkast til plan for forvaltningsrevisjonsprosjekter og forsøker å presisere de problemstillingene som ble skissert i møtet. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 09.10.2008 - versjon Espen.doc, sak 35/08 39/08 Side 3 av 4
Kontrollutvalget i Narvik 2007-2011 2. Sekretariatet utarbeider en oversikt over alle selskaper som kommunen har eierinteresser i. Enstemmig vedtak. Sak 39/08 Eventuelt/ orienteringssaker Tilskuddsordning Narvik Fredssenter. På spørsmål fra sekretariatet erklærte Per Henrik Mørk seg innhabil i denne saken da han tidligere har vært styreleder for Narvik Fredssenter. Per Henrik Fratrådte under behandling av saken. Det var ikke innkalt vararepresentant. Kontrollutvalget inkl. Per Henrik var enige at om at Kontrollutvalget var beslutningsdyktig selv om han fratrådte uten vararepresentant. Saken dreier seg om at Narvik Fredssenter ikke har fått utbetalt tilskudd for 2. halvår 2007. Kontrollutvalget fattet slikt VEDTAK 1. Kontrollutvalget ber om en skriftlig tilbakemelding fra Randi Melgaard. 2. Randi Melgaard inviteres til kontrollutvalget for å orientere om saken. Enstemmig vedtak. Møte ble deretter hevet ca. kl. 15.45. Narvik, 13. oktober 2008 Anne Rabaas Hagesæter Leder kontrollutvalget i Narvik Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 09.10.2008 - versjon Espen.doc, sak 35/08 39/08 Side 4 av 4
Kontrollutvalgssak 41/08 Orientering fra Ordfører og rådmann i forbindelse med rapport fra KPMG om Terrasaken. Rapporten er sendt ut og gjennomgått tidligere. Rapporten bes medbragt.
Kontrollutvalgssak 42/08 Saksdokumenter sendt ut tidligere. Vedlagt her er vedtak fra forrige kontrollutvalg, sak 14/07. Sakspapirer fra tidligere behandling bes medbragt.
Sak 14/2007: Henvendelse 1 fra Paul Rosenmeyer Innledningsvis ble det diskutert litt rundt at saken burde ha hatt en annen benevnelse uten navns nevnelse. Det ble imidlertid ikke fattet noen beslutning om endret overskrift på saken. Saken var lagt frem med slikt forslag til vedtak: 1: Narvik kontrollutvalg ber om at påstått inhabiltet for skogbrukssjefen tas til etterretning og at han erstattes med annen saksbehandler i herværende sak. 2: Narvik kontrollutvalg vil få beklage den særdeles lange svartiden som Anne Lene Lie har opplevd i denne saken. 3: Narvik kontrollutvalg er ikke tilfreds med skogbrukssjefens saksbehandling i angjeldende sak og ser på denne som et brudd på god forvaltningsskikk. Alternative forslag: 1: Narvik kontrollutvalg beklager den særdeles lange svartiden som Anne Lene Lie har opplevd i denne saken. 2: Narvik kontrollutvalg mener at saksbehandlingen i angjeldende sak er brudd på god Forvaltningsskikk; dette på bakgrunn av manglende veiledning og kraftig overtredelse av svarfristen- jf Forvaltningsloven. Det ble stemt over de 2 forslagene. Det alternative forslaget fikk 4 stemmer, mens innstillingen fikk 1 stemme. Kontrollutvalget gjorde så slikt VEDTAK: 1: Narvik kontrollutvalg beklager den særdeles lange svartiden som Anne Lene Lie har opplevd i denne saken. 2: Narvik kontrollutvalg mener at saksbehandlingen i angjeldende sak er brudd på god Forvaltningsskikk; dette på bakgrunn av manglende veiledning og kraftig overtredelse av svarfristen- jf Forvaltningsloven. Vedtatt mot 1 stemme.
Kontrollutvalgssak 43/08
Utkast til plan for forvaltningsrevisjon for Narvik kommune for perioden 2008 2011. Forvaltningsrevisjon er systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Av kommunelovens 77, nr. 4 fremkommer at Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Dette innebærer et ansvar for at følgende oppgaver utføres: regnskapsrevisjon forvaltningsrevisjon selskapskontroll For å sikre at kontrollutvalget foretar de riktige bestillingene, skal kommunestyret vedta plan for forvaltningsrevisjon, hvor det angis prioriteringer for forvaltningsrevisjon i en gitt periode. Kontrollutvalgsforskriften 10 fastslår at overordnet analyse skal bygge på (...) risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Et naturlig utgangspunkt for vurderingene er kommunens egne målsettinger for sin virksomhet. Med henblikk på at forvaltningsrevisjonen skal bidra til økt måloppnåelse må de vedtatte målene være grunnlaget når det skal vurderes hvilke områder det er mest hensiktsmessig å gjennomføre prosjekter på. PLANENS TIDSPERSPEKTIV Planen skal i henhold til forskriftene legges frem for kommunestyret minimum en gang i løpet av valgperioden, men med mulighet for det enkelte utvalg å gjøre dette hyppigere. Kontrollutvalget i Narvik har her valgt å legge frem en indikativ plan som for perioden 2008 2011, men vil understreke at det kan oppstå forhold som gjør det aktuelt med endringer i planen. Dette gjelder både i forhold til prioriteringsrekkefølge og i forhold til endringer av prosjekter. Ved endringer vil disse bli lagt frem for kommunestyret for behandling. GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON Kommunens valgte revisor er KomRev NORD IKS. De vil stå for den praktiske utføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektene, på bakgrunn av kontrollutvalgets bestillinger. NARVIK KOMMUNES OVERORDNEDE MÅL - - - - FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTER BEHANDLET SISTE 2 ÅR - - - 1
AKTUELLE FOKUSOMRÅDER FOR FORVALTNINGSREVISJON 2008-2011. 1. Kommunens finansreglement. Oppfølging og håndtering. 2. Lov om anskaffelser i offentlig sektor herunder bruk av rammeavtaler Kommunens rutiner for anskaffelser og etterlevelse av regelverket 3. Saksbehandling byggesaker Servicenivå og saksbehandlingsrutiner 4. Evaluering av omorganiseringer /nedbemanninger Gir omorganiseringer den ønskede effekten for kommunen? 5. Leasing av biler Rutiner og kontroll 6. Nedbemanning og bruk av eksterne konsulenter Er kommunens bruk av konsulenter i tråd med politiske vedtak 7. Sentraladministrasjon ressurssituasjon 8. Barnehage- og SFO-situasjonen Offentlige vs private ordninger Innfallsvinkel til de ulike områdene er spesifisert nærmere i egne oppsett. RAPPORTERING OM GJENNOMFØRT FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget vil fortløpende rapportere til kommunestyret etter hvert som forvaltningsrevisjonsprosjektene blir gjennomført. Kontrollutvalget skal videre etter gjennomført forvaltningsrevisjon påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp,jfr. Forskrift om kontrollutvalg 12. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Rapportering til kommunestyret om oppfølging av forvaltningsrevisjon vil skje gjennom en fremleggelse av status for hvordan kommunestyrets vedtak i de enkelte prosjekter er fulgt opp. 2
Prosjektskisse fra kontrollutvalget i Narvik perioden 2008-2011 PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTNEDARBEIDER: FORMÅL: ARBEIDSBESKRIVELSE: PROBLEMSTILLING: REVISJONSKRITERIER: METODE: Kommunens finansreglement oppfølging og håndtering. Kommunen har utarbeidet finansreglement for håndtering av ulike eksponeringer av kommunens finansielle aktivitet. Det er gjennom Terrasaken avdekket at reglementet ikke var tilstrekkelig til å unngå at kommunen foretok uheldige finansielle disposisjoner. Finansreglementet regulerer både plassering av kommunens frie likviditet, men omhandler også kommunens låneopptak og håndteringer av finanskostnader. Prosjektet skal undersøke om de retningslinjer som er nedfelt i finansreglementet etterleves i kommunens løpende virksomhet, herunder om kommunens plasseringer er foretatt på hensiktsmessig måte. Videre skal prosjektet undersøke om kommunens ordninger for håndtering av finansposter er i tråd med finansreglementet og om kommunens valg anses som hensiktsmessige. 1. Følger kommunen de retningslinjer som fremgår av finansreglementet, og således også de lover og forskrifter som regulerer denne delen av kommunens virksomhet. 2. Er de måter kommunen har innrettet sin finansforvaltning hensiktsmessig eller bør det iverksettes andre tiltak for å oppnå optimal finansforvaltning for Narvik kommune. Gjennomføring av prosjektet skal skje i samsvar med prinsippene i vedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunerevisjonen selv metodevalg og avgrensinger, men en forutsetning er at eventuelle undersøkelser omfatter representative utvalg i forhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTETT DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER: 3
PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTNEDARBEIDER: FORMÅL: ARBEIDSBESKRIVELSE: PROBLEMSTILLING: REVISJONSKRITERIER: METODE: Lov om anskaffelser i offentlig sektor herunder bruk av rammeavtaler. Lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter stiller strenge kra til hvordan bl.a. kommunene må innrette seg ved inngåelse av innkjøpsavtaler. Anskaffelser til kommunen foretas av flere instanser/avdelinger i kommunen, og gode rutiner er således viktige for å sikre at regelverket for anskaffelser overholdes. Overtredelse av regelverket for offentlige anskaffelser kan ved større avtaleinngåelser medføre betydelige økonomiske konsekvenser for kommunen. Prosjektet skal undersøke om de tiltak som er iverksatt fra kommunens side for å overholde reglene i forbindelse med offentlige anskaffelser er hensiktsmessige for å kunne bidra til at brudd på reglene forekommer. Prosjektet skal videre undersøke om kommunen har overholdt gjeldende bestemmelser for offentlige anskaffelser. Dersom det har forekommet brudd på noen bestemmelser, hvordan er dette håndtert. 1. Har kommunen hensiktsmessige rutiner for overholdelse av bestemmelser om offentlige anskaffelser. 2. Har kommunen overholdt bestemmelser om offentlige anskaffelser for anskaffelser foretatt siste to år (2007 og 2008). 3. Er det betryggende rutiner for håndtering av brudd på bestemmelsene om offentlige anskaffelser og er disse fulgt ved eventuelle overtredelse siste to år (2007 og 2008). 4. I hvilken grad blir miljøspørsmål hensyntatt i innkjøpsarbeidet. Gjennomføring av prosjektet skal skje i samsvar med prinsippene i vedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunerevisjonen selv metodevalg og avgrensinger, men en forutsetning er at eventuelle undersøkelser omfatter representative utvalg i forhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTETT DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER: 4
PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTNEDARBEIDER: FORMÅL: ARBEIDSBESKRIVELSE: PROBLEMSTILLING: REVISJONSKRITERIER: METODE: Saksbehandling byggesaker Servicenivå og saksbehandlingsrutiner For mange innbyggere og næringsdrivende i Narvik kommunen, forekommer kontakt med kommunen gjennom behandling av byggesaker av ulike slag. Behandling av slike saker følger et omfattende regelverk og må hensynta flere viktige forhold, så som miljø- og forurensingshensyn, hensyn til eksisterende bebyggelse eller lignende, reguleringsplaner med videre. Kommunens behandling av byggesaker kan påvirke de involverte parter i betydelig grad, og det er derfor viktig at kommunen har gode rutiner for overholdelse av lover og regler på området, samtidig som en søker å gi befolkningen i kommunen god service. Det knytter seg også økonomiske aspekter for kommunens del til behandling av byggesaker, og det er viktig for de involverte at gebyrer og lignende utarbeides på korrekt grunnlag. Det har også forekommet tilfeller der det er blitt stilt tvil om habilitet for saksbehandlere i byggesaker. Prosjektet skal undersøke om kommunen har etablerte rutiner for å ivareta de krav som stilles til forsvarlig byggesaksbehandling, herunder rutiner for vurdering av habilitetsspørsmål hos saksbehandler. Videre skal prosjektet forsøke å gi svar på om kommunens håndtering av byggesaker er i tråd med brukernes forventninger og om de gebyrer som beregnes i forbindelse med byggesaksbehandlingen er korrekt. Endelig skal prosjektet vurdere om de ressurser som benyttes i forbindelse med behandling av byggesaker er fornuftige, alternativt om det er tilstrekkelige ressurser til denne type saksbehandling. 1. Har kommunen etablert tilfredsstillende rutiner for effektiv og korrekt håndtering av byggesaker, herunder rutiner for vurdering av habilitet. 2. Hvilke forventninger har brukerne av tjenesten og blir disse forventningene tilfredsstillende møtt. 3. Er det en hensiktsmessig ressursbruk knyttet til behandling av byggesaker. Gjennomføring av prosjektet skal skje i samsvar med prinsippene i vedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunerevisjonen selv metodevalg og avgrensinger, men en forutsetning er at eventuelle undersøkelser omfatter representative utvalg i forhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTETT DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER: 5
PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTNEDARBEIDER: FORMÅL: ARBEIDSBESKRIVELSE: PROBLEMSTILLING: REVISJONSKRITERIER: METODE: Evaluering av omorganiseringer /nedbemanninger Kommunen har over mange år gjennomgått til dels betydelige omorganiseringer. Over en periode har en gjennom naturlig avgang, omgjøring av stillinger/stillingsbeskrivelser med videre foretatt en omlegging av arbeidet og rutinene i kommunens administrasjon. Prosjektet skal undersøke om de tiltak som er iverksatt fra kommunens side er hensiktsmessige for å kunne bidra til en bedret organisering av kommunale aktiviteter. Det ønskes vurdert om de tiltak som er satt i verk har bidratt til økt effektivitet og/eller bedret servicetilbud til kommunens innbyggere. Videre er det ønskelig å få vurdert hvorvidt omorganiseringene i kommunen har bidratt til økningen i kommunens sykefravær. 1. Har omorganisering i kommunen bidratt til økt effektivitet og/eller økt servicetilbud til kommunens innbyggere. 2. Har kommunens omorganisering påvirket kommunens sykefravær, og i så fall hvordan. 3. Kan det ventes at kostnader til bruk av konsulenter øker som følge av omorganiseringene. Gjennomføring av prosjektet skal skje i samsvar med prinsippene i vedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunerevisjonen selv metodevalg og avgrensinger, men en forutsetning er at eventuelle undersøkelser omfatter representative utvalg i forhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTETT DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER: 6
PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTNEDARBEIDER: FORMÅL: ARBEIDSBESKRIVELSE: PROBLEMSTILLING: REVISJONSKRITERIER: METODE: Leasing av biler rutiner og kontroll Narvik kommune har betydelige kostnader til leasing av biler til bruk i ulike kommunale aktiviteter. Det er mange av kommunens ansatte som har behov for transport for å kunne utøve sine plikter i jobben. Dette krever mange biler for å tilfredsstille de ulike behovene for transport. Prosjektet skal undersøke om kommunens ordninger med utbredt grad av leasing er hensiktsmessig og om dette er den mest effektive måten å innrette kommunens transportbehov på. Videre skal prosjektet undersøke om det er etablert tilfredsstillende rutiner for å sikre at kommunens kjøretøyer kun benyttes i yrkesmessig og ikke i privat sammenheng. Endelig skal prosjektet undersøke om kommunen har etablert tilfredsstillende rutiner for å sikre oppfølging og fornying av avtaler og at dette også omfatter at leasingavtaler inngås i tråd med reglene om offentlige anskaffelser. 1. Er kommunens rutiner for leasing av biler innrettet slik at resursene benyttes på best mulig måte for kommunen. 2. Er det etablert tilfredsstillende rutiner for bruk av kommunens kjøretøyer. 3. Er kommunens avtaler leasingavtaler i tråd med bestemmelsene om offentlige anskaffelser. Gjennomføring av prosjektet skal skje i samsvar med prinsippene i vedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunerevisjonen selv metodevalg og avgrensinger, men en forutsetning er at eventuelle undersøkelser omfatter representative utvalg i forhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTETT DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER: 7
PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTNEDARBEIDER: FORMÅL: ARBEIDSBESKRIVELSE: PROBLEMSTILLING: REVISJONSKRITERIER: METODE: Nedbemanning og bruk av eksterne konsulenter? Kommunen har siden 2004 gjennomgått til dels betydelige omorganiseringer. Over en periode har en gjennom naturlig avgang, omgjøring av stillinger/stillingsbeskrivelser med videre foretatt en omlegging av arbeidet og rutinene i kommunens administrasjon. Formålet med prosjektet er å undersøke om bruken av konsulenttjenester i Narvik kommune har klare mål og om disse målene blir innfridd. Det ønskes undersøkt om kommunen har en felles skriftlig strategi for bruk av konsulenter og om det utarbeides oppdragsbeskrivelse og avtaledokument for slike anskaffelser. 1. Har kommunen klare mål og en fastsatt strategi for anskaffelse av konsulenttjenester 2. Foretas anskaffelser av konsulenttjenester i tråd med bestemmelser om offentlige anskaffelser 3. Utarbeides det klare og tidsbegrensede avtaler ved anskaffelser av konsulenttjenester Gjennomføring av prosjektet skal skje i samsvar med prinsippene i vedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunerevisjonen selv metodevalg og avgrensinger, men en forutsetning er at eventuelle undersøkelser omfatter representative utvalg i forhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTETT DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER: 8
PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTNEDARBEIDER: FORMÅL: ARBEIDSBESKRIVELSE: PROBLEMSTILLING: REVISJONSKRITERIER: METODE: Sentraladministrasjon - ressurssituasjon Det stilles stadig strengere krav til løpende overordnet kontroll og rapportering. Den økonomiske situasjonen kommunen opplever vil trolig bringe kommunen inn på den såkalte ROBEK-listen. Formålet med prosjektet er å undersøke om kommunens ressurser er tilpasset de krav sentraladministrasjonen stilles ovenfor hva gjelder kontroll med den kommunale virksomheten og de krav til rapportering som stilles fremover. 1. Er kommunens sentraladministrasjon tilpasset de utfordringer kommunens står ovenfor. Gjennomføring av prosjektet skal skje i samsvar med prinsippene i vedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunerevisjonen selv metodevalg og avgrensinger, men en forutsetning er at eventuelle undersøkelser omfatter representative utvalg i forhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTETT DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER: 9
PROSJEKTTITTEL: Barnehage- og SFO-situasjonen Offentlige vs private ordninger BAKGRUNN: PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTNEDARBEIDER: FORMÅL: ARBEIDSBESKRIVELSE: PROBLEMSTILLING: REVISJONSKRITERIER: METODE: Gjennomføring av prosjektet skal skje i samsvar med prinsippene i vedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunerevisjonen selv metodevalg og avgrensinger, men en forutsetning er at eventuelle undersøkelser omfatter representative utvalg i forhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTETT DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER: 10
Kontrollutvalgssak 44/08