REVISJONSRAPPORT PR. 31.08.2007

Styresaknr. 37/07 REF: 2007/000135 REVISJONSRAPPORT PR. 31.08.2007 Saksbehandler: Gro Ankill Dokumenter i saken: Trykt vedlegg: Nordlandssykehuset HF Oppsummering av revisjon 2. tertial 2007, Power Point presentasjon til styret i Helse Nord datert 10. oktober 2007 Saksbehandlers kommentar: Ernst & Young har gjennomført begrenset revisjon av regnskapet pr 31.08.2007. Revisjonsrapporten følger vedlagt som Power Point presentasjon utarbeidet i tilknytning til presentasjon for styret til Helse Nord. I forbindelse med behandling av revisjonsrapport pr 30.04.2007 fattet styret følgende vedtak: Styret viser til vedlagte revisjonsrapport og forutsetter at forslagene fra revisor til forbedring av rutiner knyttet til: Videreutvikle og opprettholde rutinene rundt avstemminger Gjennomgå varige driftsmidler Fokus på dokumentasjon av skjønnsmessige avsetninger følges opp. Revisors forslag til tiltak er for enkeltpunkter allerede fulgt opp i forbindelse med avlagt regnskap pr 2. tertial 2007. Når det gjelder varige driftsmidler gjenstår fremdeles en del anlegg under utførelse som skal ferdigstilles. Videre gjenstår enkelte balanseposter til avstemming. Disse punktene kommenteres nedenfor. Revisor oppsummerer sin gjennomgang av regnskapet pr 31.08.2007 slik: Alle vesentlige poster i balanse er nå tilfredsstillende avstemt med unntak av o Lager (Avdelingslager) o Påløpt variabel lønn o Periodisert ferieuttak o Arbeidsgiveravgift utland For følgende konti er avstemmingen pr 31.08.07 er videreføring av beregning og avstemming fra 31.12.2006: o Pasientskade o Pensjon o Ikke uttatt ferie/avspasering o Syketransport Vil kommentere særskilt: o I posten anlegg under utførelse (568 mnok) ligger fortsatt eiendeler som er tatt i bruk (herunder Byggetrinn 1 med 424,3 mnok). Det er estimert og bokført avskrivninger på til sammen 10,7 mnok for Byggetrinn 1. Vi vil understreke at det er usikkerhet knyttet til slike estimat. I presentasjonen er det knyttet kommentarer til de hovedområdene som er gjennomgått. Det er heller ikke i revisjonsrapport pr 2. tertial gjort noen oppsummerende konklusjon om de funn som er gjort. Styresak 37/07 12 november 1

Revisor har avslutningsvis følgende forslag til tiltak: Videreutvikle og oppretthold rutinene rundt avstemminger o Fortsatt fokus på avstemming av konsernmellomværende og konserninterne transaksjoner pga mange vesentlige transaksjoner Gjennomgå varige driftsmidler o Ha fokus på å få gjennomgå og overført anlegg under utførelse til anleggsmiddelregisteret o Vi har fått opplyst at foretaket er godt i gang med å dokumentere og implementere rutiner for utbygging/renovering av nytt sykehus Fokus på dokumentasjon av skjønnsmessige avsetninger o Videreutvikle rutiner/system for å få alle vesentlige konti avstemt ifm tertialrapportering o I påvente av implementering av timeregistreringssystem for hele foretaket utarbeide rutiner/system for å registrere uttak av ferie og avspasering samt overlegepermisjoner. Følgende forhold kommenteres i revisjonsrapport pr 31.08.2007: Skjønnsmessige avsetninger Avstemminger It-systemer relatert til regnskapet Innkjøp og lagerhold Inntekt og kundefordringer Anleggsmidler Bank/kontanter, fond, avgifter Lønn Skjønnsmessige avsetninger Avsetning for pensjoner er opprettholdt fra 31.12.06. Ny aktuarberegning datert 14.06.07 viser lavere forpliktelse enn bokført verdi. Behandling er i tråd med retningslinjene fra Helse Nord. Ikke uttatt ferie/avspaseing, samt pasientskadeerstatning er videreføring av vurderinger pr 31.12.06. Avstemming av påløpte kostnader, samt overlegepermisjoner er gjennomgått og funnet tilfredsstillende. Avstemminger Alle vesentlige konti er avstemt pr 31.08.07 med noen unntak. Konsernmellomværende anbefales ført på egne konti som lar seg avstemme direkte mot Helse Nord og andre HF. Dette har Nordlandssykehuset tidligere tatt opp med Helse Nord. For øvrig vurderer revisor kvaliteten for avstemmingene som gjennomgående god, men mener enkelte avstemminger fremdeles kan forbedres ved å fokusere ytterligere på å forklare og vurdere kontoen. IT-systemer relatert til regnskapet Revisor anfører at det ikke er implementert elektronisk timeregistreringssystem som generer rapporter om ferie, overtid, fleksitid og overlegepermisjoner. I revisjonsrapport pr 1. tertial 2007 ble det imidlertid ikke funnet svakheter ved de manuelle rutinene som i dag benyttes for å finne grunnlag for avsetningene. Innkjøp og lagerhold Sentrallager i Bodø er ikke opptalt pr 31.08.2007 pga flytting i nye lokaler (del av Byggetrinn 1). Kontrolltelling ble imidlertid foretatt 05.10.2007 med tilfredsstillende resultat. Lagrene i Lofoten og Vesterålen er opptalt pr 2. tertial. Det er ikke foretatt telling av avdelingslager. Av ressursmessige årsaker har Nordlandssykehuset valgt å gjennomføre slik telling ved årsskiftet. Inntekt og kundefordringer Totalavstemming av inntekter er gjennomgått og funnet rimelig. Styresak 37/07 12 november 2

Anleggsmidler Det er pr utgangen av 2. tertial registrert anlegg under utførelse med om lag 495 millioner, som skulle vært aktivert i anleggsregisteret. Avskrivningene for ovennevnte er estimert og hensyntatt i regnskapet for 2. tertial med 10,7 mnok. Revisor presiserer at slike estimat er forbundet med usikkerhet. Ferdigstillelse av anlegg under utførelse knyttet til Byggetrinn 1 har tatt lenger tid enn forventet pga et stort omfang av delprosjekter, samt vakanser ved økonomiavdelingen, men forventes avsluttet innen avleggelse av regnskap for 2007. Bank, fond, avgift Avstemming er gjennomgått og funnet tilfredsstillende. Revisor mener kontrollen med de ulike fond synes god. Lønn Revisor anmerker at konti for sykepenger, påløpt variabel lønn, periodisert ferieuttak, ikke uttatt ferie/avspasering og syketransport ikke er tilstrekkelig avstemt. Rutinene for avstemming av sykepenger er under fortløpende oppfølging, men pga ulik rapporteringspraksis mellom vårt lønnssystem og NAV har vi foreløpig ikke funnet en metode som gir tilfredsstillende resultat. Det er ikke gitt noen generelle kommentarer til tertialrapporteringen utover kommentarene på områdene ovenfor. Innstilling til vedtak: Styret tilrås å fatte følgende Vedtak Styret viser til vedlagte revisjonsrapport og forutsetter at forslagene fra revisor til fortsatt forbedring av rutiner knyttet til: Avstemming: Videreutvikle og opprettholde rutinene rundt avstemminger Gjennomgå varige driftsmidler Fokus på dokumentasjon av skjønnsmessige avsetninger følges opp. Vedtak: Bodø, 14. juni 2007 Tertialrevisjon 30.04.07 Styresak 37/07 12 november 3

Vedlegg 1 Styresak 37/07 12 november 4

Styresak 37/07 12 november 5