Arbeidsplassveileder RETNINGSLINJER VED OMBYGGING OG NYBYGG

Arbeidsplassveileder RETNINGSLINJER VED OMBYGGING OG NYBYGG Oslo xx.xx.2009

Versjon 1.0 27.11.09 Ved SITS VIFT INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING... 4 1.1 Hensikt og bakgrunn... 4 1.2 Visjon, verdier og strategi... 4 Visjon... 5 Verdier... 5 Strategi... 5 1.3 Målsettinger... 5 1.3.1 Organisasjonsmål... 5 1.3.2 Mål knyttet til arbeidsmiljø... 6 1.3.3 Konkrete mål for arbeidsplassløsninger... 6 1.4 Målgrupper... 6 2 Arbeidsprosess og arbeidsplass... 7 2.1 Kunnskapsarbeid... 7 2.2 Funksjonskrav til arbeidsplassen... 8 2.2.1 Samhandling og tilbaketrekking... 8 2.2.2 Tilhørighet og læring... 8 2.2.3 Kritiske synspunkter... 8 2.2.4 Oppsummering... 9 3 Byggesteinene i nye kontorløsninger... 10 3.1 Hovedprinsipper... 10 3.2 Hovedtrekk i nye kontorløsninger... 10 3.3 Byggesteinene... 11 3.4 Arbeidsplassen... 11 3.4.1 En åpen arbeidsstasjon... 11 3.4.2 En arbeidsstasjon i smårom/enkeltkontor... 12 3.4.3 Åpne teamarbeidsplasser (åpne arbeidsstasjoner gruppert på ulikt vis)... 12 3.4.4 Teamkontor (grupperte arbeidsstasjoner i samme rom)... 12 3.4.5 Smårom... 12 3.4.6 Telefonrom... 12 3.4.7 Prosjekt og samtalerom... 13 3.5 Møteplassen... 13 2

3.5.1 Resepsjonsområdet... 13 3.5.2 Ekspedisjonområdet (publikumsareal)... 13 3.5.3 Møterom ulike størrelser... 14 3.5.4 Samhandlingsrom... 14 3.5.5 Åpne møteplasser... 14 3.6 Støtterom... 14 3.6.1 Kopi og printrom... 14 3.6.2 Toaletter... 14 3.6.3 Garderobeløsning... 15 3.6.4 Posthyller... 15 3.7 Normtall: Kontorareal, møteareal, fellesareal, prosentvise fordelinger... 15 4 Prosess... 16 4.1 Samhandlingsprosess... 16 4.1.1 Første fase: Planleggingsfasen... 16 4.1.2 Andre fase løsninger... 17 4.1.3 Tredje fase: Innflytting... 17 5 Interiør og formgivning... 18 5.1 Helheten er mer enn summen av delene... 18 5.2 Møbler og inventar... 18 5.3 Gulvbelegg... 19 5.4 Belysning... 19 5.5 Solskjerming og innsynsregulering... 20 5.6 Lyd og akustikk... 20 5.7 Materialvalg... 20 5.8 Fargepalett... 21 5.9 Utsmykning... 21 Vedlegg 1 Produktark... 22 3

1 INNLEDNING 1.1 Hensikt og bakgrunn Dette dokumentet skal være retningsgivende for partene i Skatteetaten ved etablering av arbeidsplassløsninger ved nybygg og ombygginger av av eksisterende kontorlokaler. Gjennom beskrivelse av felles retningslinjer etablerer en standardisering og enhetlig profil for kontorlokalene i Skatteetaten. De endelige løsningene skal fremme ønsket arbeidsform, læring, samarbeid og teamarbeid i tillegg til å være arealeffektive. Skatteetaten ønsker moderne, attraktive og fleksible arbeidsplassløsninger med tilhørende fasiliteter. Arbeidet med nye kontorlokaler kan bare til en viss grad standardiseres. Byggenes forskjellighet, de fysiske lokalene og menneske som arbeider der, og hvordan de arbeider, vil være med å påvirke den endelige arbeidsplassutformingen. Dokumentet skal bidra til å forenkle arbeidet med utforming av kontorlokaler, og gjøre arbeidet mer forutsigbart for de forskjellige aktørene som er involvert. Medvirkning og involvering fra de mange aktørene er sentrale elementer i en vellykket forberedelsesfase ved behov for nye kontorlokaler. Derfor omfatter dokumentet også et eksempel på en metodikk for medarbeiderinvolvering i byggeprosjektet slik at de nye arbeidsplassløsningene blir best mulig tilpasset brukerne som skal arbeide i lokalene. Dokumentet er bygd opp med fire hovedkapitler, og med vedlegg som detaljerer forskjellige deler av kontorlokalene. I kapittel 1 beskrives hvordan Skatteetatens styringsdokumenter påvirker arbeidsprosesser og hvordan vi utvikler våre arbeidsplassløsninger. I kapittel 2 går vi videre med å se på sammenhengen mellom arbeidsprosesser og arbeidsplasser, mens vi i kapittel 3 introduserer det vi kaller byggesteinene i arbeidsplassløsningene. I kapittel 4 beskrives en mulig samhandlingsprosess. Avslutningskapittelet omhandler interiør og formgivning. Byggeprosjekter kan variere mye i volum en gang er utfordringen å etablere en teamarbeidsplass for en prosjektgruppe, og en annen gang handler det kanskje om å skaffe nye lokaler til 800 mennesker. Dette sier seg selv at disse sakene ikke kan behandles likt, men begge prosjektene vil i denne veilederen for kontorløsninger finne viktige føringer og viktig inspirasjon i sitt arbeid. Dette dokumentet må sees i sammenheng med dokumentet Retningslinjer behandlingsmåten for eiendomssaker. 1.2 Visjon, verdier og strategi Måten vi utformer arbeidsplassene våre på vil preges av de sentrale strategiske dokumentene i Skatteetaten. Vi har et etablert sett med verdier, det er etablert en visjon for arbeidsmiljø og strategiene for neste strategiperiode er i støpeskjeen. Dette kapittelet omhandler hvordan disse elementene kan være med å gi innspill og inspirasjon til utforming av de fysiske arbeidsplassene. Og slik kan måten vi etablerer våre nye kontorløsninger også være et aktivt virkemiddel som skal støtte opp under Skatteetatens verdier, visjon og strategier. 4

Visjon Skattetatens arbeidmiljøutvalg har formulert en HMS visjon for Skatteetaten Skatteetaten skal være en attraktiv og inkluderende arbeidsplass hvor arbeidsmiljøet er kjennetegnet av trivsel og arbeidsglede, åpenhet og mangfold." Hva betyr dette for arbeidet med arbeidsplassløsninger? Vi utfordres til å tenke nytt i forhold til hvordan vi utformer lokalene våre. Dette kan f.eks være knyttet til beliggenhet, estetikk, lys og romfølelse. Også belysning, farger, møbler og en utfordring av den tradisjonelle tankegangen med lukkede kontorløsninger kan bidra til å fremstå med fornyet særpreg. Verdier Skatteetatens verdier er imøtekommende, profesjonell og nytenkende. Disse verdiene kan finne støtte i arkitektur og fysiske løsninger langs forskjellige dimensjoner. De fleste vil kunne forestille seg fysiske løsninger som nettopp er imøtekommende, profesjonelle og nytenkende, og støtter det samme rent organisasjonsmessig. Arbeidsplassløsninger som forsterker profesjonalitet gjennom enkel kunnskapsdeling og støtte/bistand er et annet eksempel. Strategi Strategiene for neste strategiperiode er enda under utvikling, og stikkordene for de fem strategiområdene er i skrivende stund formulert slik; Åpenhet - I forkant - Brukervennlig offentlig sektor - Kvalitetskultur - Kompetansemiljø. Betyr de nye strategiene noe for arbeidsplassutforming? Fokus på arbeidsplassløsninger som tilrettelegger for rasjonelle arbeidsprosesser, god informasjonsflyt, erfaringsdeling og bistand og støtte vil være tydelige treffpunkt for å implementere strategiene inn også i de fysiske arbeidsplassene i Skatteetaten. Slik ser vi at arbeidsplassløsninger også kan være et virkemiddel direkte knyttet til strategiske føringer, men vel så sentralt er det nok å se på arbeidsplassløsninger i relasjon til arbeidsprosesser og arbeidsmåter. Mer om dette er beskrevet i kapittel 2. 1.3 Målsettinger I utviklingen av arbeidsplassløsninger vil målsettinger i flere perspektiver være sentrale, og vi ser nedenfor både på organisasjonsmål, arbeidsmiljø og på konkrete målsettinger for arbeidsplassløsninger 1.3.1 Organisasjonsmål Utarbeidelse og bruk av denne arbeidsplassveilederen skal bidra til å etablere moderne og fleksible arbeidsplasser som understøtter sentrale mål knyttet til organisasjon og strategi. Samhandling og etablering av en felles kultur er et viktig organisasjonsmål for Skatteetaten. Et annet hovedmål er å utvikle en kompetanseorganisasjon som skal være best i klassen, med bestemte kjennetegn. Arbeidslokalene er beskrevet som ett av flere virkemidler i denne måloppnåelsen 1. For etatens 1 Sluttrapport Strategiteam for kompetanseorganisasjon, 25. juni 2009. 5

kjernevirksomhet beskrives også samhandling i vid forstand som sentralt 2. Det er foreslått et rammeverk som skal fremme evnen til å konkretisere visjoner og kompetansebygging, og integrere ulike ressurser i nye og unike mønstre. Også i denne rapporten er kulturbygging tydelig vektlagt. Nedenfor følger målsettinger som er relevante i sammenheng med utvikling av arbeidsplassløsninger: - Tiltrekke/rekruttere den beste kompetansen - God kompetansestyring gjennom ledelse og strukturer - Bygge kultur som fremmer samarbeid, kunnskapsdeling og læring - God på oppfølging og utvikling - Fleksibel og håndterer løpende endringer - Nyskapende i utvikling og utnytting av ressurser - Kobling til eksterne ressurser 1.3.2 Mål knyttet til arbeidsmiljø Videre skal veilederen og bygget bidra til at man oppnår følgende knyttet til arbeidsmiljøet: - Økt helse og trivsel - Tydelig ledelse - God flyt, oppgaveløsning og samhandling 1.3.3 Konkrete mål for arbeidsplassløsninger Det er både direkte og indirekte sammenhenger mellom mål knyttet til organisasjon og arbeidsmiljø og det rent byggmessige. På et overordnet nivå vil bygningsmessige mål være: Varierte løsninger som ivaretar mange ulike behov Rikelig med smårom med ulike spesialformål Lange siktlinjer som gir oversikt Mange møteplasser tilrettelagt for ulike typer møtevirksomhet Avansert bruk av IKT for samhandling Etatens særpreg skal være attraktivt og gjenkjennes på tvers av bygg Tidsriktig uttrykk som moderne og fremtidsrettet Lett å flytte møbler og innredning for å lette endring Effektiv arealutnyttelse God totaløkonomi i forhold til leie og driftskostnader 1.4 Målgrupper Det er flere involverte parter, og disse gruppene er spesielt sentrale: Regionledelsen, som formelt bestiller nye lokaler Den lokale ledelsen, som avdekker behovet for endringer av lokalene og samtidig er sentral i gjennomføringen av prosessen som involverer de ansatte på stedet SITS Fellestjenester, som leder byggeprosjektet Brukerne, som skal arbeide i de nye lokalene, og deres representanter Tillitsvalgte og verneombud Leverandører av lokaler, utstyr og tjenester i forbindelse med ombyggingen 2 Sluttrapport Kjernevirksomhet og kjernekompetanse 25. juni 2009 6

2 Arbeidsprosess og arbeidsplass I dette kapittelet konkretiseres de organisasjonsmessige mål fra forrige kapittel (1.3.1 og 1.3.2). Kompetanseutvikling, samhandling og gjennomføringsevne er hovedtema i de strategiske dokumenter, med rendyrking av kjernekompetanse som en rød tråd. Illustrasjonen overfor viser sammenhengen mellom strategier, arbeidsprosesser og kontorlokaler. Ikapittel 2 skriver vi om kunnskapsarbeid og de implikasjoner det får for kontorlokaler. 2.1 Kunnskapsarbeid Siden kunnskapsarbeid består av mentale operasjoner (hodearbeid) som analyse, kommunikasjon og nytenkning, vil de være lett påvirkelige av en rekke forhold. Estetikk og øvrig fysisk tilrettelegging berører evnen til å fokusere det som er relevant for oppgaveløsningen. Vi skal kort se på noen få av disse sammenhengene. Arbeidslokaler er pr definisjon utformet for å støtte utførelsen av arbeidet: Fabrikk for produksjon, verksted for reparasjoner, arkitektkontoret for tegning. I kunnskapsforetak uten direkte manuelle operasjoner er imidlertid sammenhengen noe mer komplisert, fordi det er utelukkende hodearbeid som skal støttes. Grunnleggende arbeidsformer kan beskrives i fem kategorier: 1. Rutinearbeid: støttefunksjoner, kundebehandling 2. Analyse: utredning, dialog 3. Vurdering: saksbehandling, beslutninger, konklusjoner, anbefalinger og rådgivning 4. Nyskaping: utvikling av ny kunnskap og nye tiltak. 5. Samspill: fagmiljø, koordinering, inspirasjon, ekstern kontakt Arbeidsformene representerer en bred variasjon av kunnskapsarbeid, og den fysiske utformingen bør være tilsvarende variert og tilpasset de respektive arbeidsformene. Fra det første til det siste punktet øker behovet for samarbeid, en bevegelse fra individuell til relasjonell til emosjonell. En slik utviklingstendens preger også den generelle utviklingen i arbeidslivet de senere årene, med en markant økning i kommunikasjon og kompleksitet. Det innebærer økning i arbeidsprosesser hvor flere deltar samtidig. Hovedsaken blir da å beskrive disse funksjonelle behovene, for siden å beskrive hvilke lokaler som best kan ivareta både denne utviklingen og de interne mål Skatteetaten har. 7

2.2 Funksjonskrav til arbeidsplassen Skatteetaten vektlegger samspill. For eksempel vil kompetansefokus på gruppenivå innebære utvikling av fagmiljø på seksjonsnivå. Med hensyn til kontorløsninger blir da det metodiske spørsmål hva som skal til for å oppnå en god samling og regulering av kommunikasjonen. Koordinering for individet vil innebære tiltak for at den enkelte jobber målrettet og med relevante ting. Med hensyn til kontorløsninger vil da utfordringen være hvordan den enkelte best kan sjekke av løpende med andre at han jobber med de relevante tingene. 2.2.1 Samhandling og tilbaketrekking Kunnskapsarbeid settes altså i økende grad inn i en kontekst av samarbeid og kommunikasjon. En konsekvens er at arbeidet i stor grad utføres i begrensede og klart definerte team, som muliggjør veksling mellom samarbeid og individuelt arbeid. Denne vekslingen er kritisk. Det må på den ene side være en funksjonell, oppgavebasert grunn for at gruppen sitter sammen. På den andre siden er det vesentlige deler av kunnskapsarbeidet som utføres individuelt. I praksis betyr det at hver enkelt bidrar med sine kunnskaper og oppgaveløsning i en nærmere definert arbeidsflyt, som innebærer en godt timet veksling av arbeidsform. Organisering og ledelse er en kritisk faktor, og stiller spesielle krav til mellomlederne. Det er grunnleggende at gruppen kan oppnå god kommunikasjonsflyt ved lett å høre og se hverandre. Dette tilsynelatende trivielle poenget er viktig: Kontakten gjennom å se og høre hverandre er avgjørende, men bør kunne kontrolleres og reguleres av den enkelte. Like grunnleggende er det at man må kunne trekke seg tilbake for stille arbeid ved behov. 2.2.2 Tilhørighet og læring Fysisk plassering i mindre grupper forsterker som regel gruppeidentiteten og differensierer gruppene fra andre. Dette bidrar blant annet til en godt dokumentert, raskere sosialisering og opplæring av nyansatte. Den sterkere teamfølelsen kan også føre til at ansatte er mer motiverte og tilfredse. Det er ofte vist i evalueringer at den viktigste effekten er bedre samhørighet og begeistring for teamarbeid. Gruppebaserte løsninger frigjør dessuten arealer til nettopp gruppeaktiviteter, i møterom og mer uformelle møteplasser. Slike arealer fremmer ytterligere ulike former for samarbeid mellom de ansatte, på tvers av avdelinger og divisjoner og letter erfaringsoverføring og følelse av sosial tilhørighet. 2.2.3 Kritiske synspunkter Åpnere kontorløsninger er ofte kontroversielle blant ansatte, hovedsaklig i forbindelse med planlegging og innflytting. Høykvalitets, åpne kontorløsninger legger riktig nok grunnlaget for god kommunikasjonsflyt og gir gevinster med hensyn til teamfølelse og tilhørighet. Likevel er det utfordringer knyttet til privathet, individuell produktivitet, mange sanseinntrykk og, for enkelte, følelsen av stress. Dessverre er det lite forskning med akseptabel kvalitet rundt dette temaet, og på norsk grunn har vi nesten bare upubliserte evalueringsrapporter. I dagspressen er det iblant referert internasjonale studier med negative resultater. Iarbeidet med dette dokumentet ahr vi gjennomgått de fleste av dem, og funnet at de undersøkte aktuelle fysiske løsningene enten er langt under norsk standard, eller ikke beskrevet. Flere norske evalueringer viser alt i alt høy prosentvis tilfredshet med gode, 8

åpne løsninger (85 97% mer fornøyd enn misfornøyd) 3. Opplevd støy og flere avbrytelser er den største rapporterte ulempen, som fører til at individuell arbeidsproduktivitet kan oppleves redusert. I de fleste tilfeller viser det seg imidlertid at avbrytelsene har en misjon. En viktig årsak til avbrytelser er rett og slett at folk lettere enn før søker og får hjelp. Hvis vi derfor spør også den som får hjelp, ikke bare den som blir forstyrret, endrer bildet seg i positiv retning. Slike mekanismer er årsaken til at det store flertall stiller seg positivt til høykvalitets åpne løsninger når de oppsummerer alt i alt. Et vanlig problem er at de ansatte snakker mindre sammen for å unngå forstyrrelser, altså oppnår man det motsatte av hensikten. Skatteetaten vil legge til rette slik at kombinasjoner av akustikk, smårom, utvikling av nye arbeidsmodeller og gode kjøreregler skaper mer dynamiske og livlige miljø, med gradering av uro i soner og rom. Det er viktig at det opparbeides en sosial struktur og kjøreregler i det å bruke åpne arealer. 2.2.4 Oppsummering Når Skatteetaten nå designer arbeidsplassløsninger, som skal møte dagens og morgendagens arbeidsprosesser og samhandlingsmåter, må vi ta hensyn til en rekke faktorer som påvirker valgene våre. Arbeidsplassløsningene skal: understøtte arbeidsprosesser forsterke samhørighet mellom kollegaer og fagmiljø støtte kommunikasjon, raskere arbeidsflyt og problemløsning bidra til å gi raskere opplæring og integrering av nye medarbeidere bidra til økt effektivitet og arbeidsglede forsterke synliggjøring av ledere og raskere beslutninger være varierte, slik at den enkelte opplever forskjellighet og ha mulighet for å utnytte forskjellige rom og områder alt etter behov være attraktive for unge mennesker som skal rekrutteres til Skatteetaten I tillegg er det grunn til å minne om at Skatteetaten har et stort spenn i størrelse på sine lokasjoner. De minste kontorene huser 1 2 ansatte, mens de største er arbeidsplass til opp mot 800 personer. Det tilsier selvsagt også et stort spenn i mulighetsrommet ifht design av arbeidsplasser. Valg av arbeidsplassløsninger må som alt annet i Skatteetaten kobles mot visjon, verdier og strategier. Vi vil vektlegge løsninger som støtter måten vi arbeider på, og som fremmer samhandling, læring og kunnskapsutvikling, effektivitet, støtte og variasjon. Med det som utgangspunkt vil den vanligste måten å utvikle kontorarbeidsplassene for Skatteetaten i årene fremover i hovedsak være åpne teamarbeidsplasser med god tilgang på smårom, møterom og stillerom. 3 NIBR og undersøkelser ved ROM arkitekturpsykologi AS 9

3 Byggesteinene i nye kontorløsninger Kapittelet foran beskriver etatens organisasjonsmessige målsettinger på en form som gjør det mulig å adressere dem i utformingen av arbeidslokalene. I dette kapitelet beskrives prinsipper og skisser til løsninger, blant annet gjennom en rekke produktark som konkretiserer det hele. 3.1 Hovedprinsipper I dette kapittelet beskrives grunnelementene i aktuelle kontorløsninger. Overordnete, eiendomsmessige målsettinger sammenfattes ofte i følgende fire hovedkriterier som basalkrav til et funksjonelt bygg: 1. Generalitet: Utformingen skal støtte flytting av folk og funksjoner, uten byggendring 2. Fleksibilitet: Vegger og møblering skal være lett å modifisere etter skiftende funksjonskrav 3. Elastisitet: Arealene skal være lette å øke og minke i areal eller antall arbeidsplasser 4. Tilpasningsmuligheter: Utformingen skal spesifikt støtte og utvikle ulike arbeidsprosesser. Dette punktet står i en viss motsetning til de første punktene, men har større potensial for organisasjonen. Det overordnete kriterium for bedømmelse av arkitekturen er i hvilken grad den kan bidra til støtte og utvikling av organisasjonens virksomhet (struktur og kultur). Den største utfordringen ligger ofte i å forutse og stimulere nye arbeidsformer som huset skal romme i årene fremover 3.2 Hovedtrekk i nye kontorløsninger Basert på de mål og føringer som er gjort rede for i kapittelet foran, har etaten trukket en del praktiske konsekvenser med hensyn til utformingen av arbeidslokalene. Flere av etatens lokasjoner er allerede delvis bygget eller ombygd etter nye prinsipper. De legger til rette for og oppfordrer til samhandling gjennom gruppebaserte oppsett og rikelig med møterom og møteplasser. Innledningsvis kan man sammenfatte endringene slik, i grove trekk: Fra tradisjonell til funksjonell: Arbeidsform er styrende for løsningene Fra rom til soner: Mer fleksible inndelinger enn med tradisjonelle vegger Fra enkeltkontor til mange slags arbeidsplasser: Ivaretar størst mulig variasjon Fra individuell arbeidsform til flerfaglig arbeidsform: Fremmer kvalitet og samhandling Fra tette vegger til oversikt: Letter kommunikasjon og bidrar til fellesskap Fra få møterom til mange møteplasser: Gjør det enkelt og effektivt å gjennomføre møter En fornyet estetikk med appell i samtiden: Positivt for rekruttering og omdømme Løsningene har en rekke kjennetegn. Gode siktlinjer, åpne rom og mange varierte møteplasser er kanskje de mest vesentlige elementene. Ny og oppdatert teknologi er viktig for å oppnå fleksibilitet og mobilitet, og bruk av videokonferanseutstyr gjør den funksjonelle avstanden mellom ulike lokasjoner mindre. Særpreg bidrar til at de ansatte opplever arbeidsplassen som et sted de føler tilknytning til. Et moderne og fremtidsrettet uttrykk markerer at de følger med på samfunnsutviklingen. Effektiv arealutnyttelse bidrar til å skape gode og smartere rom. Lokalene skal være fleksible, slik at det er lett å flytte folk og innredning. Det er også av betydning å skape et lokale som gir variasjon i løpet av arbeidsdagen, der man stimulerer ulike opplevelser i forskjellige type rom og soner. Kontorløsningene skal fremme arbeidsglede og et godt arbeidsfellesskap. 10

3.3 Byggesteinene I det følgende beskrives en del muligheter og eksempler for nye kontorløsninger. Byggesteinene er de delene som i sum utgjør kontorarbeidsplassen. Disse vises som et utvalg av alternativer som kan kombineres på ulike måter. Byggesteinene er altså ulike rom og soner som bør ses i et helhetsperspektiv i et funksjonelt kontormiljø, der man vektlegger ulike arbeidsarealer og møtearealer for å oppnå gode og effektive samarbeidsmiljø. Hver av byggesteinene er nøyere beskrevet i kapittelet og i egne produktark som finnes i vedlegg 1. Det er en forutsetning at lokalene tilpasses medarbeidere og besøkende med nedsatt funksjonsevne (generelle krav til universell utforming) I. Arbeidsplassen : 1. En åpen arbeidsstasjon 2. En arbeidsstasjon i smårom/enkeltkontor 3. Åpne teamarbeidsplasser (åpne arbeidsstasjoner gruppert på ulikt vis) 4. Teamkontor (grupperte arbeidsstasjoner i samme rom) 5. Smårom 6. Telefonrom 7. Prosjekt og samtalerom (prosjektarbeid for 3 4 personer) II. Møteplassen : 6. Resepsjonsområdet 7. Ekspedisjonsområdet (publikumsareal) 8. Møterom ulike størrelser (ikke beskrevet her) 9. Samhandlingsrom (ikke beskrevet her) 10. Åpne møteplasser III. Støttearealer : Arbeidsplassens støttearealer som print og kopirom, arkiv, garderobeløsning, toaletter, lager osv.( det finnes ingen produktark til disse arealene.) PRODUKTARK Disse finnes i vedlegg 1 og beskriver en del av de enkelte byggesteinene som skal til for å etablere gode kontorlokaler. De er ment som en veiledning og inspirasjon. Hvert produktark inneholder en kort definisjon, planskisse, 3d skisse, referansebilder og en enkel utstyrsliste. 3.4 Arbeidsplassen I det følgende kommer en nærmere beskrivelse av byggesteinene, supplert med et produktark for hver av disse i Vedlegg 1. 3.4.1 En åpen arbeidsstasjon En åpen arbeidsstasjon er en pult, en arbeidsstol, kanskje en besøksstol og oppbevaringsmøbler. Den er ofte plassert i åpne soner sammen med mindre grupper av samme type arbeidsplass, men kan også plasseres i smårom 11

3.4.2 En arbeidsstasjon i smårom/enkeltkontor En arbeidsstasjon i et smårom/enkeltkontor kan beskrives som et rom møblert med en individuell arbeidsstasjon. Arealet til smårom brukt som enkeltkontor skal være fra ca 6 8 m2 med plass til hensiktsmessig møblering. 3.4.3 Åpne teamarbeidsplasser (åpne arbeidsstasjoner gruppert på ulikt vis) Mer inngående vil en åpen arbeidsplass omfatte en rekke faktorer presentert under Gruppebaserte løsninger er enkeltarbeidsplasser som er plassert sammen og avgrenset fra andre tilstøtende funksjoner 4. Man kan tenke seg at grupper med minimum fire personer har en sone og visse romressurser for seg selv, skjermet fra andre arbeidsplasser. Skjermingen kan skje med glass, avstand, lette skjermvegger, planter eller andre løsninger. Et viktig poeng er at personene i gruppen føler at de har noe felles, og danner sitt eget territorium. Gruppene kan variere svært mye i oppsett, møblering, utstyr og størrelse, avhengig av oppgaver, arbeidsmetoder og forutsetninger i arkitekturen. Lett tilgang på tilstøtende smårom/stillerom er en forutsetning. Hjelpemidler og rom skal være lette å tilpasse, og utstrakt bruk av IKT (informasjons og kommunikasjonsteknologi) skal hjelpe gruppen til å dele og skaffe fram informasjon på en enkel måte. Åpne arbeidsplasser skal i størst mulig grad plasseres i skjermede soner, slik at det dannes grenser mot lokale fellesareal, toaletter, åpne møteplasser, gang og ankomstsoner etc. Låsbare skap, hyllesystem, skjermvegger, grønne planter og annen hensiktsmessig innredning skal skape skille mellom arbeidsplassene. Avdelingene eller teamene bør generelt sitte i varierte grupper opp til maks 12 16 personer innenfor samme sone. En stor andel av de åpne arbeidsplassene skal kunne organiseres i teamløsninger på 4 6 arbeidsplasser. Disse kan ligge i skjermede lommer mellom andre rom og soner. Arealet til en individuell arbeidsplass som en del av en teamløsning skal være ca 6 m2, med plass til heve/senkebord på max.180x90, og annen hensiktsmessig møblering. 3.4.4 Teamkontor (grupperte arbeidsstasjoner i samme rom) Dette er mindre, åpne soner i arbeidsarealet som kan møbleres med f. eks sittegruppe, et mindre fagbibliotek eller avis/infodesk. Plasseringen av disse skal optimeres i forhold til fleksibel bruk og samhandling, i tillegg til å begrense støy fra disse sonene ut til de åpne arbeidsplassene. De behøver ikke begrenses til sosial aktivitet, men tenkes tilrettelagt med skjerm eller prosjektor som muliggjør gruppearbeid. 3.4.5 Smårom Disse rommene er fra 6 8 m2 og kan ha variert møblering etter behov. Det er viktig at disse er tilgjengelige for alle, dvs. at de ikke brukes som en fast arbeidsplass der det ikke foreligger en avtale om dette. Det er hensiktsmessig at disse blir etablert med dører med innfelt glassfelt eller glassdører hvis disse kan oppfylle kravene til god akustikk. Rommene skal utrustes med uttaksgrupper som en vanlig arbeidsplass (PC, telefoni osv). 3.4.6 Telefonrom Disse rommene er ca. 4 m2, beregnet til individuelle telefonsamtaler. De skal ha god lydisolering og ha høye krav til akustikk. Plass til enkel møblering som f. eks lite arbeidsbord og stol, eller lenestol og 4 Se neste kapittel og vedlegg 1 for produktark med utfyllende forklaring 12

småbord. Det er hensiktsmessig at disse blir etablert med dører med innfelt glassfelt eller glassdører hvis disse kan oppfylle kravene til god akustikk. Rommene skal utrustes med uttaksgrupper som en vanlig arbeidsplass (PC, telefoni osv). 3.4.7 Prosjekt og samtalerom Denne type rom er ca 12 m2. De vil variere i antall etter hvilken av de fire arbeidstypene avdelingen er klassifisert som. Det kan for eksempel etableres et slikt rom pr 25 ansatte i åpen løsning. Det innebærer at i en sone med mye åpne arbeidsplasser vil det være flere slike rom enn i en mer lukket løsning. Disse rommene vil mange steder bli brukt som prosjektrom av opp til 3 4 personer, det må derfor beregnes plass til det som kreves der i møblering. I tillegg til god akustikk ønskes visuell kontakt inn til disse rommene ved bruk av glassvegger, eller felter med glass/transparente materialer. Dette kan gjerne løses ved bruk av delvis foliert glass, grafisk mønster eller lignende. 3.5 Møteplassen Med Møteplassen menes her alle slags arealer som er tilrettelagt for møter og samarbeid og er utenfor selve arbeidsarealene beskrevet under Arbeidsplassen. Noen av disse funksjonene er supplert med et produktark for hver av disse i Vedlegg 1. Møterom er ikke beskrevet her, da Skatteetaten etablerer et særskilt dokument som definerer og nøye beskriver en standard for møterom. 3.5.1 Resepsjonsområdet Skal være et representativ, imøtekommende og luftig areal med sittegrupper for besøkende. Resepsjonen skal danne naturlig sperre for videre atkomst til kontorene. Fra den åpne sonen i resepsjonen skal det installeres kortlesere og rotasjonssperrer eller tilsvarende i glass for videre adgang inn i byggets arbeidssone. Resepsjonen må ligge nært hovedinngangen, med oversikt over utgangsdører og være et naturlig sted hvor besøkende vil henvende seg for videre adgang til kontorarealer. I resepsjonen skal det avsettes plass for innregistreringsløsning for gjester, og strømuttak til dette. Resepsjonsområdet finnes kun i et fåtall av de største lokasjonene i Skatteetaten 3.5.2 Ekspedisjonområdet (publikumsareal) Ekspedisjonsområdet er både en arbeidsplass og et møtepunkt. Dette skal være et imøtekommende og representativt areal. Skranken skal, der det er mulig, vendes mot inngangspartiet. Det bør være en godt skiltet inngang fra gateplan med en enkel og sikker løsning for dørautomatikk. Det bør unngås glassvegger og sperrelinjer foran skranken, mot publikum. Skrankehøyden bør være ca. 110 120 og ca.40 cm i bredde i toppen. Justerbare skjermingsmoduler bør monteres på disken for å ivareta taushetsplikt og skjerme for innsyn. Ansatte bør enkelte steder kunne gå helt inntil skrankens topp for å kunne veilede publikum. Arbeidsplassene i ekspedisjonsskranken skal utstyres med mindre heve/senkebord på ca.120x50, med plass til skjerm, tastatur etc. I tillegg til dette skal hver ansatt ha et mobilt oppbevaringsmodul, samt mulighet for lagring av materiell/rekvisita i lukkede skap. Under hvert arbeidsbord bør det installeres alarmknapp. Gulvbelegget i arbeidsarealet bak skranken bør være mykere enn parkett og stein. Stolene skal være av god kvalitet, som vanlige kontorstoler, med hev/senk funksjon. Arbeidsplassene i skranken bør være nært knyttet til andre kontorplasser, i forhold til å ivareta et godt faglig og sosialt miljø samt iverta sikkerhetsaspektet. Nærhet til print/kopirom og lager er også en vesentlig faktor. 13

Sikkerheten er en avgjørende faktor. Skallsikring fra ekspedisjonsområdet og inn i kontorlokalet er et krav. Innsyn til pc skjerm kan reguleres ved montering av spesielle skjermfiltere. Det er viktig at de som sitter i skranken har fullt innsyn til det som skjer på publikumskontorene. Dette kan løses ved bruk av glassvegger med delvis foliering inn til disse. Ventearealet skal møbleres med varierte sittemøbler, et info element med brosjyrer og lignende, kølappsystem, infotavle og eventuelt et par selvbetjeningsplasser. Vær oppmerksom på at det ikke bør være for mange løse gjenstander i ventesonen (i forhold til tyveri, vold osv.) I forhold til universell utforming bør det etableres en egen skranke der folk i rullestol kan betjenes. Beskrivelsen av ekspedisjonsområdet inkl produktark fremstår som foreløpig. Beskrivelsen vil bli kvalitetssikret av veiledningsmiljøene i regionene. 3.5.3 Møterom ulike størrelser Utforming, møblering og tekniske krav til møterom beskrives i en egen møteromsstandard. Der skilles det mellom ulike størrelser og grader av teknisk utrustning, alt etter funksjon og behov. 3.5.4 Samhandlingsrom Også samhandlingsrom beskrivesi den samme møteromsstandarden. Disse rommene er spesielt tilrettelagt for tverrfaglig samhandling, og er i realiteten ekstra stor og godt utstyrte videokonferanserom med to eller flere skjermflater eller projeksjoner som er store nok til at alle i rommet kan se på dem og dele informasjon der. 3.5.5 Åpne møteplasser I lokaler med åpne arbeidsløsninger bør det etableres sosiale samlingspunkter (mindre barbord eller sittegrupper og bord) som ligger skjermet fra arbeidsarealene, gjerne i nærheten av evt. kaffestasjon/minikjøkken. En minikjøkkeninnredning kan f.eks inkludere vask og stillegående oppvaskmaskin, kjøleskap og mikrobølgeovn. Det kan anbefales at disse ligger i tilknytning til toaletter, garderobe (låsbare og adskilte herre og damegarderober), postdistribusjon osv. ved ankomsten til arbeidsområdet eller etasjen. 3.6 Støtterom 3.6.1 Kopi og printrom I tilknytning til arbeidsarealene kan det etableres fasiliteter for faks, kopimaskiner, printere, rekvisitalager, makulatorer osv. Disse bør etableres i rom som skal ha nødvendig klimatisering og skjermes med hensyn til støy mot arbeidsplasser. I beregningen må tas med om det skal være oppstillingsplasser for søppelcontainere (antall er avhengig av sorteringsgrad og låsbar container for makuleringspapir). Det kan etableres et slikt rom av varierte størrelser på ca.10 15 m2 pr. 30 arbeidsplasser. Disse bør fordeles ut slik at avstanden fra arbeidsplassene optimeres i forhold til den daglige bruk. 3.6.2 Toaletter Dame og herretoaletter bør etableres med forrom, etter forholdet 1 pr. 15 arbeidsplass. I tillegg til dette er det krav om 1 HC toalett pr. 100 arbeidsplass eller minimum er en pr etasje, i henhold til 14

gjeldende standarder. Toalettene skal med hensyn til forstyrrelser, plasseres sentralt og mest mulig skjermet fra arbeidsplassene gjerne i forbindelse med garderobeløsninger/inngang. 3.6.3 Garderobeløsning I lokaler med åpne arbeidsløsninger skal det etableres praktiske og effektive garderober, i låsbare rom, for ytterklær, støvler og sko. Disse kan gjerne etableres i nærhet til toalettene. 3.6.4 Posthyller Hvis det skal etableres et posthyllesystem for de ansatte må det hensyntas i arealplanleggingen. Dette bør vurderes i forhold til postmengde, antall ansatte og kontorstørrelse. 3.7 Normtall: Kontorareal, møteareal, fellesareal, prosentvise fordelinger Objekt Enhet Norm (anbefalt) Leieareal pr ansatt i åpne løsninger - andel arbeidsareal kvm til 25 (opptil) 6-8 Arbeidsareal i arbeidsplasser i smårom kvm 6-8 Arbeidsareal for åpne arbeidsplasser kvm 6 (om lag) Bredde gangarealer cm 130 (minimum) Skap- og hylleplass pr ansatt hyllemeter 3,5 (om lag) Arbeidsbord cm 180x90 Sosiale soner antall/arbeidsplasser 1/25 Prosjekt- og samtalerom kvm antall/arbeidsplasser 12 1/25 Backoffice (print- og kopi, rekvisita, miljøstasjon) kvm/arbeidsplasser 10-15/30 Toalett antall/arbeidsplasser 1/15 HC-toalett (minimum et pr etasje) antall/arbeidsplasser 1/100 Telefonrom kvm 4 15

4 Prosess En god medvirkningsprosess er en sentral faktor for å skape gode arbeidssplassløsninger, og Skatteetaten har en etablert og god kultur for å involvere medarbeidere i forhold som er viktig for arbeidsmiljøet. For kontorløsningenes egen del er det uansett en stor kvalitetsgevinst at de ansatte har innsikt i forutsetningene for arbeidet. Dette gjøres ved en strukturert og tett dialog med verneombud og tillitsvalgte. For å få en rasjonell medvirkning, anbefales følgende minimumsprosess: 1. Møte mellom ledelse og FT for avklaring av rammer og målsettinger 2. Møte mellom ledelse, FT og tillitsvalgte og verneombud 3. Et informasjonsmøte med alle ansatte 4. Kartlegging av alle behov og ønsker de ansatte måtte ha 5. Minst en høring rundt et tegningsutkast Dersom man under pkt 1 bestemmer at man vil benytte anledningen til å adressere behov knyttet til samarbeid og arbeidsprosess, kan det være lurt å gjøre dette til en parallell prosess for å forberede organisasjonen. Denne del av prosessen vil i såfall være et oppdrag for ledelsen ved den aktuelle lokasjon. 4.1 Samhandlingsprosess En brukerprosess som involverer menneskene som skal arbeide i de nye lokalene vil kunne sikre en bedre arbeidsplass og smidigere overgang til nye kontorløsninger. Hovedaktørene i denne prosessen er ledere og medarbeider på den aktuelle lokasjonen. I tillegg kan det være hensiktsmessig å involvere nøkkelpersoner fra regionen og SITS Fellestjenester som har rollen som prosjektledere i ombyggingsarbeidet. I denne prosessen presenteres prosjektets rammer og både ledelsens og medarbeidernes ønsker identifiseres. Man vil da ha et godt beslutningsgrunnlag for å legge rammene for byggeprosjektet. Omfanget av arbeidet og hvor mange som skal involveres vil variere mye i forhold til størrelsen på prosjektet men alle bør ha et bevisst forhold til de ulike punktene. Dette punktet gir en beskrivelse av hvordan man kan gå frem for å skape gode kontorløsninger. Det er en slags maksimumsløsning, en meny, og det er valgfritt hvilke deler man vil gjennomføre. Ofte vil det være lokale forhold som tilsier hvilken variant som passer for gjeldende tilfelle. 4.1.1 Første fase: Planleggingsfasen 1. Organisering Etablere prosjektgruppe Rammer og ressurser Ambisjonsnivå og målsettinger Legge prosjektplan 2. Analyse Kartlegging 16

Beskrivelse av fremtidige arbeidsprosesser Grovfordeling av personale/funksjoner i bygget 3. Forankring Grundig planleggingsmøte for ledelsen med gjennomgang av veileder Koordinering andre utv. prosjekter 4. Igangsetting Allmøte/kick off med informasjon om mål, prosjekt og medvirkning Brukermøtene planlegges 4.1.2 Andre fase: Løsninger Etter at man har identifisert og beskrevet hvilke ønsker man har for de nye lokalene må dette omsettes i konkrete løsningsforslag som gjerne forutsetter at man involverer en arkitekt. For å kunne utarbeide en god kravspesifikasjon til arkitekt kan det være nyttig å gjennomføre punktene under: Analyse av materiell og info Første utkast til løsninger Avsjekk mot prosjektteamet Avsjekk mot ledelsen Når løsningsutkastene foreligger bør disse forankres hos ledelse og medarbeidere på lokasjonen: Annet utkast til løsninger Konsensus i ledelse og prosjekt Presentere sluttløsning for brukerne Overlevering til prosjekteringsledelsen 4.1.3 Tredje fase: Innflytting Ombygningene vil oftest innebære en endring til mer åpne kontorløsninger. Dette krever at medarbeiderne får nye måter å forholde seg til hverandre. Det kan derfor være nyttig å arrangere et Innflyttingsverksted hvor følgende bør stå på agendaen: Nye arbeidsmåter, samarbeid og kompetansedeling Kjøreregler (ordensregler) for arbeid i åpne kontorløsninger Arbeidsvettregler I tillegg kan det være nyttig for ledelsen å tenke igjennom hvilke utfordringer innflytting og arbeid i nye kontorløsninger påvirker deres daglige styring og oppfølging av arbeidet i enheten. 17

5 Interiør og formgivning 5.1 Helheten er mer enn summen av delene Gode kvaliteter i materialer og enkeltelementer sikrer ikke nødvendigvis et godt sluttresultat. Opplevelsen av miljøet vil til slutt bestemmes av samspill og helhetsinntrykk. Kontormiljøer bør derfor kvalitetssikres, i lys av både arbeidsprosess, ergonomi og estetikk. Etaten etablerer et særskilt dokument som definerer og nøye beskriver en standard for møterom. Her kan man hente mange nyttige opplysninger med hensyn til teknologi, informasjonsflater, romutforming og møblering. 5.2 Møbler og inventar Beskrivelse av møbler og inventar i denne veilederen har i hovedsak fokus på kontormøbler. Arbeidsbord med hev/senk, en justerbar kontorstol og oppbevaringsmoduler vil være standard møblering på alle arbeidsstasjoner. Arbeidsbordet bør ha hev/senk mulighet for å kunne justeres slik at de ansatte kan variere arbeidsstillingen i løpet av dagen. Denne typen arbeidsbord skal ha en minimumshøyde på 130 cm målt fra gulv til toppen av bordplaten når den er hevet til maksimumshøyde. De generelle krav til stabilitet, materialekvalitet og vekt på arbeidsbordene må være ivaretatt. Det anbefales at det ved innkjøp av møbler etableres en dialog med fagpersoner i etaten om beste tekniske løsninger i forhold til behov for utaksgrupper, føring av kabler montert under bordplate osv. Bordplatene kan med fordel ha god bue i front, gjerne fra kant til kant på langside og gi god støtte til begge armer. Arbeidsbordet bør ha en lengde på max 180 cm og dybde på 80 90 cm. Størrelsen på bordflaten vil i enkelte tilfeller variere etter arbeidsoppgaver. I enkelte tilfeller, ved bruk av flere enn to skjermer samtidig, vil den ansatte muligens ha behov for et arbeidsbord med ekstra stor bordflate. Kontorstolen skal kunne tilpasses den enkelte arbeidstaker og derfor være regulerbar i høyde og dybde. Stolen skal ha god polstring i både sete og rygg. Eventuelle hjul på kontorstolene skal være tilpasset gulvbelegget i lokalet. Stoffet til stolene bør være ens farget uten forstyrrende mønster og de skal ha en god slitestyrke. Et typisk oppbevaringsbehov ved en arbeidsplass vil anbefales å kunne dekkes av ca.3,5 hyllemeter i et skap eller hylle i tillegg til et mobilt og låsbart skuffemodul. Hylleplassen til hver ansatt bør være i et låsbart skap i forhold til sikkerhet, et ryddigere visuelt inntrykk og renhold. I åpne soner bør høyden på disse være max.130 cm fra gulv til overkant av skap. Dette ivaretar gode siktlinjer i kontorlokalet samtidig som det er med på å skjerme og inndele arbeidsplassene. Nyere uttrekkbare moduler kan fungere både som skjerming av åpne arbeidsstasjoner og dekke noe av behovet for oppbevaring. 18

Bildet viser et eksempel på uttrekkbare oppbevaringsmoduler Bildet viser et eksempel på låsbare skap Skjermingsbehovet i forhold til åpne arbeidsstasjoner kan ivaretas med skjermer montert til bordflate eller stående på gulv. Disse kan også utstyres med hjul og låsemekanisme for større fleksibilitet. Den førstnevnte løsningen er ofte å anbefale, da skjermingsflaten vil kunne følge arbeidsbordet når det heves/senkes, i tillegg til at det vil kunne lette rengjøring. Det anbefales at skjermingsflatene ikke er høyere enn 130 cm målt fra gulv til toppen, for å bevare gode siktlinjer og lysforhold i kontorlokalet. Innenfor en sone eller etasje bør det velges samme type skjerming, med lik farge og materialekvalitet, da dette vil bidra til at det fremstår som et mer helhetlig kontorareal. For å etablere et kontorlokale med et positivt helhetsinntrykk som fremstår som ryddig og funksjonelt anbefales det at all oppbevaring av permer, papir og rekvisita kan skjules i lukkede oppbevaringsmoduler. Det er viktig at det legges til rette for tilstrekkelig med oppbevaring av denne typen, fordi det på toppen av disse bør unngås å oppbevare for mye, da det fort kan gi et uryddig helhetsinntrykk og bidra til unødig mye visuell støy i arbeidsarealene. Skatteetatens innkjøpsavtaler skal benyttes ved innredning av kontorplassene. Hver sone eller arbeidsområde bør velge et ensartet innredningskonsept, for å oppnå et mer samlet helhetsinntrykk. 5.3 Gulvbelegg Tekstilbelegg på gulv og høykvalitets himlingsplater er oftest et godt valg for riktig lydmiljø, god estetikk og god komfort. Det finnes også tregulv og andre beleggstyper som gir behagelig akustikk og er gode å gå på, men de blir ofte svært dyre. Tepper har ikke definitive ulemper i forhold til inneklima, ulike valg har sine fordeler og ulemper i så måte. For eksempel er det skepsis i Norges Astma og Allergiforbund, mens den tyske søsterorganisasjonen har et annet syn. Her spiller faktorer som ventilasjon, renhold, kvaliteter, brukere og bruksmåter inn. 5.4 Belysning Gjennom lys oppleves form, farge, teksturer og avstander. Lyskvaliteten i rommet er blant annet avhengig av lampers form, styrke, materiale og plassering. Med lyskvalitet menes her lysretning, spill i lys og skygge, og at en ikke blendes av lyskilden. Vi skjelner mellom: 1. Allmenn (generell) belysning 2. Arbeids (over kontorarbeidsplassen) belysning 3. Effekt (dekor /spesial) belysning 19

En god arbeidsplass bør være utstyrt for å ivareta lyskravet om ca.400 500 lux. Behovet for individuell arbeidsplassbelysning vil variere etter plassering, rom, farger osv. I enkelte tilfeller vil det være aktuelt å bruke fullspekter lys (simulert dagslys). De fleste LED lyskildene har fullspekter lys og kan derfor oppleves som et kaldt lys, men har likevel visse helsemessige fordeler. 5.5 Solskjerming og innsynsregulering Vinduer bestemmer mengden dagslys, graden av innsyn/utsikt og er en viktig arkitektonisk del av et lokale. Det er derfor utslagsgivende for helhetsinntrykket hvordan gardiner og solavskjerming blir brukt. Feil løsning for oppsett av skjerming for sol og innsyn kan gi store problemer for de ansatte, som refleksjoner på skjermflater, varmeproblematikk osv. Valget av gardin eller persienne har betydning for hvordan rommene oppfattes dag så vel som kveld. Inndelingen for solavskjerming skal være hensiktsmessig, og det bør være gode muligheter for manuell styring. Persienner eller gardiner skal kunne dekke alle glassflater helt ut i kant, også eventuelle småfelt og glipper. Solavskjermingen skal i tillegg til å begrense varmebelastning også skjerme for direkte sollys, sjenerende reflekser og lys slik at dataskjermer o.l kan benyttes uten problemer. Generelt sett krever lameller mindre plass enn gardiner, men disse er ikke alltid like egnet til å stenge lys ute. 5.6 Lyd og akustikk Akustikk har høy prioritet. I evalueringer er lydbildet det man oftest referer til som et problem, det kan oppleves både for bråkete og for stille. Idealet er en akustikk som gir en forholdsvis dempet romklang slik at folk føler seg fri til å snakke med normal stemme i arbeidssonene. Når mange gjør det, får vi et sosialt preget lydbilde av stemmer både i forgrunn og bakgrunn. 5.7 Materialvalg Materialer og farger er en viktig del av omgivelsene i et kontormiljø. Tilfeldige eller likegyldige valg i forhold til dette kan skape mistrivsel, mens bevisste valg kan virke stimulerende og gi impulser. I tillegg kan egnede materialer og farger underbygge en identitet og tilhørighet hos de ansatte, samt å gi et riktig og godt omdømme. Materialer bør tilpasses den funksjon og den karakter bygget har, slik at dette blir integrert i miljøet. Med hensyn til materialvalg må det bl.a. tas hensyn til: Bruk og funksjon Arkitektur Rengjøring og vedlikehold Kvalitet og holdbarhet Akustikk Brann Statisk elektrisitet Lys Symbolikk Eksempel på effekter av materialevalg kan være at innslag av treverk gir varme til rommet og en lun atmosfære. Bruk av glass skaper transparens og symboliserer åpenhet. Det synliggjør prosesser og vekker tillit overfor publikum. Ved bruk av mye glass i kontorarealet, anbefales det å bruke foliering med grafikk eller mønster til å regulere graden av innsyn. Dette kan være svært dekorativt samtidig 20

som det ikke vil hindre innslipp av lys på samme måte som gardiner og persienner vil gjøre. 5.8 Fargepalett Det foreligger en fargepallett for grunnfargene: hvite og grå lyse nyanser, disse bør suppleres med innslag av farger og tapeter. F. eks. kan man bruke sterkere farger på mindre veggflater som kortvegger og halvvegger. Likeledes med møbelelementer som posthyller, stoler osv. Valg av nøytrale farger på de fleste større veggflater og gulv gir muligheter for å ha innslag av sprekere farger i kontorlokalene. Dette er en rimelig og effektfull måte å skape ønsket atmosfære på. Det gir ofte en positiv energi i lokalene og en variert sanseopplevelse for de ansatte. 5.9 Utsmykning Det anbefales at utsmykningen integreres i byggets interiør og uttrykk. Det forutsetter at planleggingen av dette starter tidlig og i dialog med arkitekt og interiørfagene. Best resultat oppnås i direkte samarbeid med aktuelle kunstnere. Utsmykningen får da bedre effekt i forhold til målsettingene som f.eks trivsel, tiltrekking og rekruttering. ooo0ooo 21

Vedlegg 1 - Produktark 22

PRODUKTARK ARBEIDSPLASSEN _ 1. ÅPEN ARBEIDSSTASJON Definisjon_ ÅPEN ARBEIDSSTASJON En åpen arbeidsstasjon er utstyrt med en pult, en arbeidsstol, kanskje en besøksstol og oppbevaringsmøbler. Den er ofte plassert i åpne soner sammen med mindre og varierte grupper av samme type arbeidsplass. Vil alt etter plassering og skjerming i varierende grad tilrettelegge for individuelt arbeid og samhandling PLANSKISSE: Kvalitetskriterier :Ergonomi, noe skjerming, fleksibilitet og materialekvalitet m 2 ca.6 m 2 Bruk : Base for den enkelte ansatte, med varig oppbevaring av personlig utstyr. Vil tilrettelegge for individuelt arbeid og samspill EKSEMPEL Arbeidsbord Kontorstol Oppbevaring Eks. gruppe med 4 stk. Planskisse eks.1 Planskisse eks.2 Eks. gruppe med 2 stk. 3D-SKISSE: Oppbevaring:utrekkbart skap Skjerming på arbeidsbord etter behov Arbeidsbord - hev/senk Kontorstol Mulighet for låsbare hyllesystem Oppbevaring:hylleplass Oppbevaring:flyttbart skuffemodul Arbeidsbord - hevet Eks. gruppe med 4 stk. Eksempel 3d-skisse REFERANSEBILDER: UTSTYRSLISTE: - Et arbeidsbord med heve-senk funksjon. Max 180x90 - En kontorstol. Polstret med armlener, høy rygg, nakkestøtte og heve-senk funksjon - Hyllemodul med ca.3,5 hyllemeter - gjerne låsbart - Oppbevaringsmodul/flyttbart skuffemodul med lås - En individuell arbeidslampe ved behov - Skjermingsflater festet i bordplate etter behov - Avfall- og papirløsning i forbindelse med arbeidsplassen, gjerne med mulighet for oppheng under bordplate - Standard teknisk utrusting: tynn klient, tastatur, skjerm og mus Referansebildet viser et eksempel på hvordan åpne arbeidsstasjoner kan se ut og organiseres (Se kap.3 og 5 i veileder for ytterligere informasjon og beskrivelser)

PRODUKTARK ARBEIDSPLASSEN _ 2.INDIVIDUELL ARBEIDSSTASJON Definisjon_ INDIVIDUELL ARBEIDSSTASJON En individuell arbeidsstasjon er et rom møblert med en pult, en arbeidsstol, kanskje en besøksstol og oppbevaringsmøbler. Den er plassert som en egen arbeidsstasjon inne på et smårom/enkeltkontor. Arealet til et smårom brukt som enkeltkontor bør være fra ca 6-8 m2 med plass til hensiktsmessig møblering. PLANSKISSE: Kvalitetskriterier :Ergonomi, akustikk materialkvaliteter og fleksibilitet m 2 ca.6-8 m 2 Bruk : Base for den enkelte ansatte, med varig oppbevaring av personlig utstyr. EKSEMPEL Oppbevaring Kontorstol Arbeidsbord Oppbevaring Evnt. besøksstol Dør Dør Dør Planskisse eks.1 Planskisse eks.2 Planskisse eks.3 3D-SKISSE: Arbeidsbord Oppbevaring:utrekkbart skap Arbeidsbord - hev/senk Oppbevaring Kontorstol Inngang Arbeidsbord - hevet Oppbevaring:hylleplass Oppbevaring:flyttbart skuffemodul Eksempel 3d-skisse REFERANSEBILDER: Referansebildet viser et eksempel på hvordan en arbeidsstasjon i et smårom brukt som enkeltkontor kan se ut UTSTYRSLISTE: - Et arbeidsbord med heve-senk funksjon. Max 180x90 - En kontorstol. Polstret med armlener, høy rygg, nakkestøtte og heve-senk funkjson - Hyllemodul med ca.3,5 hyllemeter - gjerne låsbart - Oppbevaringsmodul/flyttbart skuffemodul med lås - En individuell arbeidslampe ved behov - En besøksstol ved eventuelle behov - Avfall- og papirløsning i forbindelse med arbeidsplasse, gjerne med mulighet for oppheng under bordplate - Standard teknisk utrusting: tynn klient, tastatur, skjerm og mus (Se kap.3 og 5 i veileder for ytterligere informasjon og beskrivelser)