Kontrollutvalget i Evenes kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte tirsdag 3. desember 2013 kl. 09.00 ved Evenes rådhus. Sakskart Sak 05/13 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøte den 20. mars 2013 Sak 06/13 Oppfølging regnskap Evenes kommune 2013. Sak 07/13 Orientering om kommunens situasjon etter landsomfattende serviceundersøkelse. Sak 08/13 Orientering om forvaltningsrevisjonsprosjekt - Sykefravær. Sak 09/13 Eventuelt/orienteringssaker Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet på mail el@halogalandrevisjon.no eller telefon 76 96 55 51/99 61 68 81. Evenes, 25. oktober 2013 Åse Elvemo Kontrollutvalgets leder Narvik, 25. oktober 2013 Hålogaland Revisjon AS Espen Lund Kontrollutvalgssekretariatet
EvenesKommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 04/13 Sakstittel: Godkjenning av protokollfra kontrollutvalgsmøte den 20. mars2013 Saksopplysninger: Gjennomgangav protokoll fraforrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra møtet 20.mars2013
KontrollutvalgetiEvenes2012-2015 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Evenesrådhus 20. mars 2013 Fra sak: Til sak: 1/2013 4/2013 Frakl.: Til kl.: 13:00 16:00 Følgende medlemmer møtte: Åse Elvemo (leder) AinaHeimdal Rolf Moholt IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDTFORFALL: Ragnar Fronth, LeifJørgen Jakobsen FRAADMINISTRASJONENMØTTE: Espen Lund,Hålogaland Revisjon AS,møttefra sekretariatet ANDRE: Ingen 3av 5 medlemmermøtte.kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste oginnkallingenstemmiggodkjent. Sak 01/13 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøteden 28. november 2012 Protokoll fraforrigemøte ble gjennomgått ogetteren korreksjonav deltakere ble det fattet slikt VEDTAK: Protokoll frakontrollutvalgsmøte den 28. november godkjennes. Enstemmigvedtak. Sak 02/13 Saksbehandlingsrutiner kontrollutvalget Iforbindelsemed kontrollutvalgets behandlingav planfor forvaltningsrevisjon ogoversendelse av dennetil kommunestyret,har det oppstått svikt i kommunikasjon ogrutinerfor slik oversendelse. Sekretariatet ga uttrykk fordyp beklagelseforikke å hafulgt opp at oversendelsetil.doc
KontrollutvalgetiEvenes2012-2015 kommunestyret faktisk haddefunnet stedog at planen var kommet på kommunestyrets sakskart. Med bakgrunni de diskusjoner som fulgte fattet kontrollutvalget følgende VEDTAK: Vedfremtidige oversendelseav sakerfra kontrollutvalget til kommunestyret skal dettealltidforetas direktefra sekretariatet. Sak 03/13 Bestillingforvaltningsrevisjonsprosjektitråd med plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015. Med bakgrunn iat planfor forvaltningsrevisjon ikkeer oversendt kommunestyret for behandlingog såledesikke vedtatt, diskuterte kontrollutvalget muligheterfor raskiverksettelseavførste forvaltningsrevisjonsprosjekt så snart kommunestyret har behandlet og vedtatt plan forforvaltningsrevisjon 2012 2015. Med bakgrunni ønske om rask effektueringav bestillingavførsteforvaltningsrevisjonsprosjekt,fattet kontrollutvalget følgende VEDTAK: Sekretariatet får mandat til å iverksette bestillingav første forvaltningsrevisjonsprosjekt tilkomrevnord IKS itråd med vedtatt plan fra kommunestyret så snart denne er behandlet oggodkjent av kommunestyret. Enstemmigvedtak. Sak 04/13 Eventuelt/orienteringssaker Sekretariatet orienterteom kontakt med rådmann Steinar Sørensenog spørsmål om administrasjonens oppfølgingavvedtak i kommunestyret om oppfølgingograpporteringiforbindelsemed anbefalinger fremkommet iforvaltningsrevisjonsrapport om økonomiforvaltningeni kommunen. Med bakgrunni sekretariatets orienteringfattet kontrollutvalget følgende VEDTAK: 1. Orienteringentastiletterretning. 2. Kontrollutvalget retter en skriftlig henvendelseogforlanger tilbakemeldingfraadministrasjonenitråd med forutsetningenei vedtaket fra kommunestyret. Det bør stilles kravom tilbakemelding senest innen kontrollutvalgetsmøte 19. juni 2013. Enstemmigvedtak..doc
KontrollutvalgetiEvenes2012-2015 Møtet bleetter dette hevet. Evenes, 20. mars 2013 Åse Elvemo Leder i Evenes kontrollutvalg.doc
EvenesKommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 05/13 Sakstittel: Oppfølgingregnskap Evenes kommune 2013. Saksopplysninger Detfølger avforskrift til kommuneloven at kommunen er pliktigtil å utarbeideregnskapfor kommunens virksomhet innen Årsregnskapet skal væreavlagt innen 15. februar iåretetter regnskapsåret. Regnskapetfor Evenes kommunefor 2012 erfremdelesikkeavlagt den 25. oktober 2013. Vedlegg: Revisjonsbrev nr. 3 frakomrev NORD IKS
EvenesKommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 06/13 Sakstittel: Orientering om kommunens situasjon etter landsomfattende serviceundersøkelse. Saksopplysninger Forbrukerrådet har gjennomført en landsomfattende undersøkelseav kommunenes servicenivå på enrekketjenester. Iden forbindelse har kontrollutvalget ytret ønske om åfå en orientering av hvordan Evenes kommune kom ut i undersøkelsen.. Vedlegg: Notat med dataog betraktninger omforbrukerrådets kommuneundersøkelse frasteinar Sørensen.
Notat til kontrollutvalget Forbrukerrådets kommunetest 2013 Fra: Steinar Sørensen Til: Espen Lund Kilde: http://www.forbrukerradet.no/side/kommunetesten Dato: 28.10.2013 Hovedfunn: Evenes: 57,3 Nordland: 55 Landet: 60 Sektorer: Barn og skole: 100 Barnehage: 100 SFO: 100 Tekniske tjenester: 35 Byggesak: 35 Sosiale tjenester: 52 Rådgivning: 24 Barnevern: 80 Pleie og omsorg: 30 Hjemmehjelp: 46 Sykehjem: 0 Fritid og kultur: 94 Idrett 94 Informasjonstjenester: 0 Faktaopplysninger: 0 Noen betraktninger: Først: Vi er selvsagt ikke fornøyd med å havne «midt på treet». Dernest: Det tilhører vurderingen at vi ikke har betjent sentralbord, flere av oss ansatte i 1. etg har sentralbord inne på kontortelefonen. Da er det noe tilfeldig hvem som svarer på hva, og også en utfordring å bygge opp tilsvarende breddekompetanse som på et betjent sørvistorg. Dette er nok hovedårsaken til at større kommuner kommer best ut. Vi pleier å lese slike undersøkelser med stor interesse for å finne forbedringsområder. Det er vanskelig med denne, for forbrukerrådet er svært tilbakeholdne med å oppgi hvilket medium de har brukt til hvilken problemstilling. Det eneste som er kommet ut, er vedlagt.
Jeg er like forundret over å få 100 på barn og skole som at vi får 0 på faktaopplysninger. På den siste mener jeg at vi er ikke så verst, men Men som nevnt vet vi ikke hva som inngår i denne faktoren. Like underlig er at vi får 35 på byggesak, mens Tjeldsund får 68. Det er som kjent Tjeldsund som driver denne tjenesten for oss. Oppsummert: Vi er ikke fornøyde, men undersøkelsen gir for dårlig faglig grunnlag til å bruke til målrettede forbedringer. Bogen i Ofoten, 28.10.2013 Steinar Sørensen
Vedlegg: Fra Forbrukerrådets hjemmeside Alle funn er evaluert og gitt karakter fra 0til 100 (100 er best) og satt sammen til vektede gjennomsnitt sektorvis. Under følger hva vi har undersøkt. Internett På internett har vi lett etter informasjon og hjelp på flere sektorer. Vi har lett i to minutter for hvert spørsmål. Finner vi ikke det vi leter etter på denne tiden, får kommunen ingen poeng på dette punktet. Da regnes informasjonen som for bortgjemt eller for vanskelig å finne. For øvrig vurderes informasjonen etter relevans, kvalitet og detaljering. Innenfor informasjon/administrasjon har vi lett etter generell informasjon om klagemuligheter til kommunen. Innenfor eldreomsorg har vi lett etter prisliste/prisinformasjon for hjemmehjelp. Innenfor barnehage har vi lett etter elektronisk søknadsmulighet for barnehageplass. Vi har også lett etter informasjon om barnehagenes søknadsfrist. Og til slutt har vi lett etter klagemuligheter på barnehagesøknad. Innenfor SFO har vi lett etter prisinformasjon for et barn isfo. Innenfor tekniske tjenester har vi først lett etter pris/gebyr for en byggesøknad for oppføring av enebolig på 150 kvm. Deretter lette vi etter informasjon om saksbehandlingstid både formell, forventet eller faktisk. Og til slutt informasjon om klagemulighet i byggesaker. Innenfor gjeldsrådgivning har vi lett etter informasjon om kommunens gjeldsrådgivningstilbud. Dernest kontaktinformasjon til gjeldsrådgivningen generell eller direkte kontaktinfo. Innenfor kultur og idrett har vi lett etter informasjon om eventuelle svømmehallers åpningstider for allment publikum. Innenfor barnevern har vi lett etter informasjon om hvordan man kan varsle barnevernet. Telefon
Vi har ringt to samtaler på to sektorer til alle landets kommuner. Vi har ringt som privatpersoner til kommunens sentralbord ivanlig arbeidstid (9.00 14.30). Kom vi ikke fram eller måtte vente mer enn fem minutter på svar, prøvde vi samme prosedyre en gang til. Svar bedømmes på informasjonskvalitet og servicegrad/ventetid. Manglende svar gir ingen poeng. Innenfor gjeldsrådgivning ringte vi og fortalte at vi var i ferd med å få gjeldsproblem. Dersom vi ble spurt om navn, ba vi om å få være anonyme. Vi spør om det er noe kommune kan hjelpe med. Vi spør så om det finnes rådgivning. Hva er i tilfelle ventetiden. Vi spør så om det er mulig å bestille time. Vi fullfører ikke bestillingen. Til slutt noterer vi evt. rådvi får direkte i samtalen. Innenfor idrett ringte vi og ba om opplysninger vedrørende svømmehaller. Vi spør først om det er flere svømmebasseng ikommune og i tilfelle hvor mange. Vi spør så om størrelsene på evt. basseng. Videre vil vite om de er i bruk og itilfelle åpningstiden for allment publikum. E-post Vi har sendt 3 forskjellige eposter til kommunens sentrale epostadresse. Epostene er sendt fra vanlige gmail-kontoer og vi fremstår som vanlige innbyggere og avslører ikke at dette kommer fra Forbrukerrådet. Svarene er vurdere på svartid og kvalitet. Svartid på inntil fem virkedager gir både svartids- og kvalitetspoeng. Mellom fem og ti virkedager gir bare kvalitetspoeng. Svartid over ti virkedager får ingen poeng. Innenfor sykehjem har vi sendt en epost med spørsmål om hva det koster for en person å bo på sykehjem pr måned. Videre ber vi om å få vite om prisen er fast eller variabel. Vi spør også om ventetiden for sykehjemsplass. Innenfor byggesak har vi sendt en epost der vi spør om hvorvidt det er søknadsplikt for oppsetting av en mur med oppgitte mål. Videre vil vi vite hva det er ved tiltaket som utløser søknadsplikten. Dessuten spør vi om pris og saksbehandlingstid. Innenfor SFO sender vi en epost der vi sier at vi vurderer og flytte til kommunen og har barn isfo-alder. Vi spør om kommunen har gjort kvalitetsundersøkelser. Hvis de har det ber vi om å få tilsendt undersøkelsen.
EvenesKommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 07/13 Sakstittel: Orientering om forvaltningsrevisjonsprosjekt -Sykefravær Saksopplysninger Sekretariatet orienterer. Vedlegg: Ingen
EvenesKommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 08/13 Sakstittel: Eventuelt/orienteringssaker Saksopplysninger Revisjon skaltil enhver tid overholde krav til uavhengighet og gir årligen orientering om dettetil kontrollutvalgene. Vedlegg: Vurderingav oppdragsansvarligrevisors uavhengighet iforholdtil Evenes kommune.