1 Nettverksmøte for lokal prosjektstøtte (LP) 02.10.2008
2 Agenda 1. Utvikling av ny økonomihåndbok ved NTNU 2. Revidering av økonomiinstruks/hovedregler 3. Innføring av nye arkivrutiner 4. Rutiner for prosjektavslutning 5. Budsjettmaler 6. Fremdriftsplan, Prosjektprosessen LØF 2010 7. Neste nettverksmøte 8. Eventuelt (andre saker/spørsmål)
3 1. Utvikling av ny økonomihåndbok ved NTNU Det er igangsatt et arbeid med utvikling av ny økonomihåndbok ved NTNU med bistand fra PwC. Økonomihåndboka vil være nettbasert og har som hovedformål å: - Strukturere og samle all økonomirelatert informasjon (reglement, rutiner, skjemaer, lenker til økonomisystem osv..) - Kommunisere hvordan økonomiarbeidet ved NTNU skal ivaretas Egen lenke til informasjon om eksternfinansierte prosjekter Økonomihåndboka vil etter planen legges ut på NTNUs ekstern-web i løpet av oktober måned og oppdateres fortløpende
4
5 2. Revidering av NTNUs økonomiinstruks/hovedregler - BOA NTNUs gjeldende økonomiinstruks og hovedregler for økonomiforvaltningen må revideres som følge av nytt reglement om statlige universiteter og høgskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer (F-20-07) iverksatt fra 01.01.08 Saksgang: - Nytt utkast til kapittel 5 i både økonomiinstruks og hovedregler utarbeidet av Økonomiavdelingen - Alle fakulteter/vm har fått frist til høringsuttalelse innen 1.oktober - Gjennomgang i rektoratmøte 20.oktober - Gjennomgang i dekanmøte 27.oktober - Styrebehandling 13.november (gjelder kun kap. 5 i hovedreglene, kap 5. i økonomiinstruksen godkjennes av rektor)
6 Viktigste endringer i instruks/hovedregler - BOA Generelle endringer: - Mest mulig tilpasning til departementets nye reglement, herunder begrepsog definisjonsendringer: Fra EFV (Eksternfinansiert virksomhet) til BOA (Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet) Endringer innen området BOA (kap. 5.1): - Presisering om at det alltid skal foreligge avtaler/kontrakter for samtlige BOA-prosjekter - Presisering om dokumentasjonskrav dersom man ønsker å gå inn med egeninnsats på bidragsfinansierte prosjekter - Presisering om fullmakter og ansvar ifm søknader og kontrakter til EU, NFR og andre prosjekter For øvrig er det også foretatt vesentlige endringer i kap. 5.2 knyttet til NTNUs forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper
7 3. Innføring av nye arkivrutiner Implementering av nye arkivrutiner for eksternfinansierte prosjekter iverksatt fra 01.09.2008: - Hvert fakultet/vms dokumentsenter får e-postvarsel fra Maconomy om prosjektopprettelse (e-postvarselet inneholder informasjon om prosjektnummer, prosjektnavn, prosjektleder og prosjektansvarlig enhet). Prosjektnummer i Maconomy får eget saksnummer i ephorte som opprettes av det enkelte dokumentsenter. - Gir mulighet for å søke på prosjektnummer i ephorte og koble relevante saker til prosjektnummer-saken i ephorte (søknad, kontrakt, tilsettinger osv) - Det er opprettet egen funksjon for lesetilgang for Sentral prosjektstøtte (tilgangsgruppe SP) i ephorte slik at kontrakter/avtaler kan hentes ut i ephorte av SP. Forutsetter at lokal enhets dokumentsenter gir SP lesetilgang til den aktuelle journalpost. Kan benyttes allerede i dag! Informer ditt dokumentsenter om mulighet!
8 4. Rutiner for prosjektavslutning Økonomiavdelingen jobber for tiden med å utarbeide nye rutiner for avslutning av eksterne prosjekter med bakgrunn i følgende: - Behov for å avklare interne rutiner og retningslinjer for håndtering og oppfølging av: 1. Regnskapsmessig avslutning av prosjekter 2. Oppgjør mellom hoved- og delprosjekter 3. Rutiner rundt gjenåpning av prosjekter som er avsluttet 4. Rutiner rundt forlengelse av prosjekter hvor sluttdato er utgått 5. Flytting av saldoer mellom prosjekter Nye rutiner tas sikte på å bli innført fra 01.01.2009
9 Forslag til rutiner Oppgjør mellom hoved- og delprosjekt: - Forskjellig behandling ifm avslutning avhengig av om 1) Hoved- og delprosjekt har samme finansieringskategori 2) Hoved- og delprosjekt har samme kostnadssted 1.Finansieringskategori: Dersom delprosjekter har samme finansieringskategori som hovedprosjektet kan saldo fra delprosjekt flyttes til hovedprosjekt. Egen artskonto blir opprettet. Dersom delprosjekter har ulik finansieringskategori som hovedprosjektet skal delprosjektet avsluttes direkte mot 59-prosjekt (oppdrag) eller 69-prosjekt (bidrag). NB! Alle inntekter og kostnader skal være regnskapsført på delprosjektet før det avsluttes.
10 Forslag til rutiner 2. Kostnadssted (gitt forutsetning om at hoved/delprosjekt har samme finansieringskategori): - Dersom delprosjekter har samme kostnadssted som hovedprosjektet kan saldo fra delprosjekt flyttes til hovedprosjekt. Egen artskonto blir opprettet. - Dersom delprosjekter har ulik kostnadssted som hovedprosjektet skal delprosjektet avsluttes direkte mot 59-prosjekt (oppdrag) eller 69-prosjekt (bidrag). NB! Alle inntekter og kostnader skal være regnskapsført på delprosjektet før det avsluttes. Omfordeling av eksternfinansiert inntekt fra hovedprosjekt til delprosjekt skal regnskapsføres gjennom bruk av konto 9601.
11 Forslag til rutiner Forlengelse av prosjekter hvor sluttdato er utløpt Rutine i dag: - Regnskapsmessig sluttdato er satt til 2 måneder etter prosjektets ordinære sluttdato. - Krav om revidering av budsjett ved forlengelse av prosjekter Forslag til ny rutine: - Regnskapsmessig sluttdato settes til 6 måneder etter prosjektets ordinære sluttdato. - Krav om revidering av budsjett ved forlengelse av prosjekter. Prosjekter vil bli avsluttet dersom det ikke foreligger budsjettrevisjon etter at regnskapsmessig sluttdato er utløpt.
12 Forslag til rutiner Som hovedregel skal sluttdato for delprosjektene ikke overstige sluttdato for hovedprosjektet Skjema for avslutning av både bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter vil bli revidert. E-postvarsel med bekreftelse om avsluttet prosjektet er tiltenkt å erstatte dagens manuelle kvittering.
13 Forslag til rutiner Flytting av saldoer mellom prosjekter Det foretas i dag mange omposteringer og feil ifm flytting av saldoer mellom eksternfinansierte prosjekter. Hovedregler/retningslinjer: - Restsaldo på et eksternt prosjekt skal aldri overføres til et annet eksternt prosjekt (gjelder hovedprosjekter) - Hvert enkelt prosjekt skal alltid avsluttes mot enhetens 59- eller 69-prosjekt etter at alle inntekter og kostnader er regnskapsført. Deretter kan man godskrive midler fra 69-prosjekter som egeninnsats til andre bidragsfinansierte prosjekter - Overføring/ompostering fra et prosjekt til et annet kan kun oppstå gjennom følgende to måter: 1) Feil inntektsføring: Omfordeling av inntekt ved bruk av konto 9601 2) Feil kostnadsføring: Rettes opp ved bruk av omposteringsskjema (bruk samme konto som ved opprinnelig belastning)
14 5. Budsjettmaler Prosjektgruppa i delprosjektet Prosjektprosessen har satt i gang arbeid med utarbeidelse av nye felles budsjettmaler: - Mal for oppdragsfinansierte prosjekter - Mal for bidragsfinansierte prosjekter - Mal for NFR-finansierte prosjekter Gruppa har utarbeidet eget forslag til oppdragsmalen og har fått forslag fra NT-fakultetet til NFR-malen. Utkast til maler vil bli sendt ut til LP-nettverket, samt referansegruppa til delprosjektet (bestående av prosjektledere fra hvert fakultet/vm) for å få forslag og innspill. Frist for tilbakemelding blir angitt senere.
15 6. Fremdriftsplan, Prosjektprosessen LØF 2010 Kontraktsmaler: Ferdigstilling av bidrags- og oppdragsmaler i oktober måned og implementering av malene rundt årsskiftet (opplæring av PL, LP, institutt- og fakultetsledelse). Budsjettmaler: Ferdigstilling av maler i løpet av oktober måned med implementering av malene før årets slutt Prosjektportal: Kartleggingsarbeid ut 2008 med oppstart i utvikling av portal første halvdel av 2009
16 7. Neste nettverksmøte Neste nettverksmøte avholdes torsdag 6.november (Auditorium H3, Hovedbygget Gløshaugen, kl. 12.30 15.00) Tema: Besøk fra Forskningsrådet (NFR) med utveksling/informasjon om blant annet søknads- og kontraktshåndtering, regnskaps- og rapporteringsrutiner. Målgruppe: LP- og controller-nettverket ved NTNU Viktig at dere på forhånd kommer med innspill til spørsmål og tema dere ønsker å ta opp. Frist for tilbakemelding: 15.oktober (lars.gunnar.indreiten@ntnu.no)
17 8. Eventuelt Andre saker eller spørsmål???