Fusjon HiG, HiÅ, HiST, NTNU Styringsgruppa møte 18.03.2015 Saksliste 1. Mandat prosjektgruppe Forslag som vedlagt er i tråd med saksframlegg til og diskusjoner i Styringsgruppas møte 18.02.15. Det ble i dette møtet ikke fattet vedtak i saken. Forslag til vedtak: Mandat vedtas i tråd med framlagt forslag. 2. Arbeidsgrupper administrativ organisering Det vises til vedlagt saksframlegg til Prosjektgruppas møte 12.03.15, samt Prosjektgruppas vedtak. Forslag til vedtak: Saken tas til orientering. 3. Mandat for Gruppe faglig plattform Et første forslag til mandat ble framlagt i styringsgruppa møte 18.02.15. Det var enighet om at kommentarer til mandatet og forslag om medlemmer av gruppa skulle innhentes hos styringsgruppas medlemmer før endelig vedtak ble gjort. Vedlagt forslag til mandat er utarbeidet etter dette. Det er også kommet forslag om representasjon fra arbeidstakerorganisasjonene og studenttillitsvalgte. Forslag til vedtak: Mandat, sammensetning og tidsplan som framlagt godkjennes. 4. Mandat Gruppe faglig organisering Det vises til vedlagt notat. 1
Forslag til vedtak: Mandat, sammensetning og tidsplan vedtas i samsvar med vedlagt notat. 5. Faglige arbeidsgrupper Det vises til vedlagte notat. Saken legges fram til første drøfting i Styringsgruppa. Det tas sikte på endelig behandling i neste møte. 6. Framdriftsplan Det vises til eget vedlagt saksframlegg Forslag til vedtak: Framdriftsplan vedtas i tråd med framlagt forslag. 7. Opptak av studenter 2016 Saksframlegg er utarbeidet i fellesskap av studiesjef ved NTNU og studiedirektører ved høyskolene (vedlagt). Forslag til vedtak: Styringsgruppa vedtar at disse punktene følges opp i fellesskap av de fire institusjonene: 1) Det skal gjennomføres ett felles opptak i det nasjonale samordnede opptaket i 2016. 2) Institusjonenes FS-databaser skal slås sammen omkring månedsskiftet februar/mars 2016. 3) Det inngås snarest mulig avtale med Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) om prosjektledelse for sammenslåingen av FSdatabasene og at FSAT bidrar så mye som mulig for å fasilitere dette arbeidet. 2
8. Virksomhetsoverdragelse Styringsgruppa ba i sitt møte 18.02.2015 om en redegjørelse om juridiske forhold omkring Arbeidsmiljølovens bestemmelser om virksomhetsoverdragelse. Forslag til vedtak: Saken tas til orientering. 9. Organisering av Studentsamskipnad Rektor NTNU har på eget initiativ bedt Studentsamskipnaden i Trondheim utrede framtidig organisering av virksomheten i lys av at NTNU og HiG, HiÅ og HiST skal fusjoneres. Brev fra Studentsamskipnadene for HiG og HiÅ vedlegges. Forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Vedlegg 1 Sak 1: Forslag til mandat for Prosjektgruppe Fusjonsprosjektet: NTNU HiST HiG - HiÅ Prosjektgruppa: Mandat sammensetning Prosjektgruppa ledes av prosjektlederen og rapporterer via prosjektleder til styringsgruppa. Prosjektgruppa skal i samråd med styringsgruppas leder forberede møtene i styringsgruppa. Prosjektgruppa skal planlegge, forberede og organisere fusjonsarbeidet og sette opp mer detaljerte framdriftsplaner og milepæler innenfor rammene satt av styringsgruppa. Den skal påse at framdriften er iht. planen. Prosjektgruppa skal godkjenne og følge opp ressursbruken innenfor de rammer som stilles til prosjektets disposisjon. Prosjektgruppa skal initiere og utforme mandat for de administrative arbeidsgruppene og gi gruppene nødvendige avklaringer på spørsmål som 3
dukker under deres arbeid. Prosjektgruppa skal godkjenne de foreslåtte løsningene. Medlemmene i gruppa har ansvar for å holde sine overordnede orientert om fusjonsarbeidet og for at ledermøter og samarbeidsorganer med arbeidstakere og studenter ved institusjonene blir orientert om og gis anledning til å komme med innspill og vurderinger. De interne diskusjonene i gruppa er fortrolige. Gruppa skal ha som siktemål å formidle samme budskap innad i sine organisasjoner og utad. Gruppa består av 1 representant for hver av institusjonenes administrative ledelse. Arbeidstakerorganisasjonene skal ha 4 representanter og 2 vararepresentanter. Studentene skal ha en representant. Det vil være tett samgang og til dels overlapp mellom prosjektgruppe og prosjektsekretariat. Prosjektsekretariatet deltar vanligvis i prosjektgruppas møter med tale- og forslagsrett. Vedlegg 2 Sak 2: Arbeidsgrupper administrativ organisering Fusjon: NTNU HG HiST - HiÅ Utdrag fra referat fra møte torsdag 12.3.2015 i Prosjektgruppa Administrative arbeidsgrupper Organisering av administrative arbeidsgrupper vedtatt i tråd med framlagt saksnotat (vedlagt), og med følgende merknader: Som del av mandatet skal gruppene identifisere områder som krever samhandling med grupper som arbeider med andre funksjonsområder. Samordning er en oppgave for «Gruppen Sikker drift», arbeidsgruppe IT og for Prosjektgruppen. Prosjektgruppen orienteres løpende om ledelse og sammensetning av gruppene som opprettes. 4
Sammensetning av arbeidsgruppene baseres på kompetanse og vurderes løpende. Tillitsvalgte ansatte og studenter melder inn ønsker om i hvilke arbeidsgrupper de ønsker å være representert. Saksframlegg Arbeidet med å få plass velfungerende administrative funksjoner og støttetjenester inndeles i tre faser: Fase 1: Sikker drift, dvs. sikre at virksomhetskritiske administrative funksjoner og støttetjenester er operative og fungerer fra og med fusjonstidspunktet 01.01.2016 og fram til ny organisering iverksettes Fase 2: Utvikle framtidige systemer, rutiner og organisering av administrative funksjoner og støttetjenester slik at dette underbygger realiseringen av nye NTNU s mandat, samfunnsoppdrag og virksomhetsprosesser Fase 3: Implementering av framtidig ny organisering I fase 1 er mandatet å sikre at virksomhetskritiske, administrative funksjoner og støttetjenester er på plass og fungerer med avklarte ansvarsforhold og styringslinjer fra og med 1.1.2016. Det er et mål at nye NTNU fra fusjonstidspunktet 01.01.2016 skal framstå mest mulig som èn samlet organisasjon utad overfor studenter, myndigheter, samarbeidspartnere og andre interessenter. Fra og med fusjonstidspunktet 01.01.2016 legges det til grunn at de fire tidligere institusjonene sin tidligere organisering, rutiner og ansvarsforhold videreføres så langt det er praktisk mulig og hensiktsmessig, fram til ny organisering er avklart og kan iverksettes. For dette formålet opprettes en egen arbeidsgruppe: Sikker drift Gruppen skal samordne og prioritere forslag om sikker drift etter 01.01.2016 fra arbeidsgrupper for funksjonsområder (se under). Leder av gruppen foreslår nærmere mandat, sammensetning av arbeidsgruppen og milepæler for Sikker drift. Prosjektleder godkjenner mandat, sammensetning og milepæler, i samråd med Prosjektgruppen. Arbeidsgruppen skal videre vurdere behovet for en egen undergruppe for informasjons/iktarkitektur, som bidrag til sikker drift fra 01.01.2016. Undergruppen får i oppdrag å utrede og foreslå en informasjons- og IKT-arkitektur som gir en forsvarlig og sikker fangst, lagring, utveksling og rapportering av virksomhetskritisk informasjon og data underveis i fusjonsprosessen, og fram til framtidig systemer og informasjonsarkitektur er etablert og fungerer. 5
Mandat: Undergruppene gis innenfor sine respektive virksomhetsområder følgende generelle mandat: 1. Identifisere virksomhetskritiske funksjoner og tjenester som må være på plass og fungere fra og med 01.01.2016, etter forslag fra arbeidsgrupper 2. Gjennomføre samlede risikovurderinger som grunnlag for prioritering av oppgaver 3. Utarbeide en tids- og milepælsplan for arbeidet 4. Vurdere systemkritiske avtaler, kontrakter e.l. som er inngått på virksomhetsområdet 5. Foreslå hvordan slike avtaler bør håndteres i fusjonsprosessen (reforhandles/videreføres/ kanselleres) 6. Foreslå løsninger vedr. hvilke systemer, prosesser og rutiner som skal gjelde fra 01.01.2016 og beskrive hvilke tiltak som er nødvendige for «Sikker drift» på gruppens ansvarsområder. 7. Kartlegge hvilke kostnader som vil påløpe for å implementere løsningene og gjennomføre tiltakene (og foreslå finansiering) Arbeidsgrupper for funksjonsområder Det opprettes arbeidsgrupper for følgende funksjons-/arbeidsområder: Studieadministrative funksjoner og tjenester Økonomitjenester og funksjoner Anskaffelser og innkjøpsfunksjoner IKT-drift HR Personaltjenester og HMS Sikkerhet og beredskap Arkiv/dokumentasjonsforvaltning Kommunikasjon/Web/Info/Markedsføring Forskningsadministrative tjenester og støttefunksjoner Støttetjenester for innovasjonsvirksomheten Bibliotektjenester Tekniske driftstjenester Praksisadministrasjon Gruppene gis et generelt mandat med spesifisering for gruppene ved behov: Gjennomgående punkter Identifisere virksomhetskritiske funksjoner pr. 01.01.16 Gjennomføre risikovurderinger Prioritere oppgavene for S ikker drift pr. 1.1.16 Utarbeide en tids-/milepælsplan for tiltak eget område Foreslå løsninger vedr. system og prosesser Spesifikke 6
Gruppene foreslår undergrupper innen eget område Gruppene foreslår sammensetning av undergrupper Gruppene foreslår mandat for videre arbeid etter fase 1: - Oppfølging av tiltak for sikker drift - Langsiktige tiltak for administrativ kvalitetsutvikling - Vurderinger av kostnadseffektivitet - Administrativ organisering av funksjonsområdet Sammensetning Bemanningen baseres på kunnskap om de funksjons-/arbeidsområder gruppene skal utrede. Det kan innebære at gruppenes representanter kommer fra ulike nivå i sine respektive institusjoner. Uavhengig av nivå er representantene likeverdige medlemmer i arbeidsgruppene. Så langt det er relevant skal alle institusjonene være representert i alle arbeidsgruppene og sammensetningen skal være balansert. Linjelederne kommer med forslag til medlemmer til gruppene innen 25.03.2015. Prosjektleder godkjenner mandater og sammensetning, i samråd med Prosjektgruppen. 7
Vedlegg 3 Sak 3: Mandat for Gruppe faglig plattform Fusjonsplattform - mandat for gruppe Høgskolen i Sør-Trøndelag (HiST), Høgskolen i Ålesund (HiÅ), Høgskolen i Gjøvik (HiG) og Norges teknisk naturvitenskapelige universitet (NTNU) skal fusjonere. Den nye institusjonen skal hete og være Norges teknisk- naturvitenskapelige universitet, NTNU. NTNU skal fortsatt være et internasjonalt fremragende universitet. Universitetet skal ha stor faglig bredde og legge vekt på tverrfaglighet. Universitetets hovedprofil skal være innenfor teknologi og naturvitenskap og innen profesjonsutdanning. Formål Styringsgruppa for fusjonen etablerer en gruppe som med utgangspunkt i institusjonenes nåværende strategier skal utarbeide et forslag til en felles plattform for de fire institusjonene som kan bidra til å klargjøre samfunnsoppdrag, visjon, profil og ambisjonsnivå for den nye institusjonen. Forslaget skal ikke overstige 10 sider. Forslaget fra gruppa skal sendes på en felles høringsprosess i institusjonene før det oversendes styringsgruppa. Profil Viktige momenter vil være hvordan NTNU skal utvikle seg - som en internasjonalt orientert institusjon - som et nasjonalt tyngdepunkt for teknologisk utdanning og forskning - som et nasjonalt tyngdepunkt for profesjonsutdanning innenfor helse og omsorg, lærerutdanning, økonomi, arkitektur og utøvende kunstfag - som et betydelig breddeuniversitet med sterke disiplinfag - ved å ta en sentral rolle i å fremme tverrfaglighet, bl a gjennom utvikling av tematiske satsingsområder - gjennom et godt arbeids- og læringsmiljø som legger til rette for at ansatte og studenter får utnyttet sitt potensiale Utdanning NTNU skal utvikle sin posisjon innen høyere utdanning gjennom å - tilby relevant utdanning for et bredt arbeidsmarked - arbeide med studiekvalitet og læringsmiljø - tilby innovativ, forskningsbasert og praksisnær utdanning - utvikle modeller for profesjonsrettet og disiplinbasert utdanning Forskning NTNU skal utvikle sin posisjon som et ledende forskningsuniversitet gjennom å - styrke kvalitet i all forskning og i kunstfagene - utvikle flere forskningsmiljø i internasjonal toppklasse 8
- samarbeide med ledende nasjonale og internasjonale forskningsmiljø, med næringsliv og offentlig sektor. - samarbeide med gode fagmiljø i instituttsektoren, bl a SINTEF og NTNU Samfunnsforskning Nyskaping og formidling NTNU skal være en drivkraft for omstilling, bærekraftig innovasjon og nyskaping i samfunnet gjennom - å være en foretrukket utviklingspartner for næringsliv og offentlig sektor regionalt, nasjonalt og internasjonalt - at studenter og ansatte i hele fagbredden tar del i entreprenørskap og innovasjon - et velfungerende internt system for nyskaping, fra idé til nyetablering - en god kultur for formidling og for deltakelse i samfunnsdebatten Sammensetning av gruppa Gruppa ledes av dekan ved avdeling for teknologi ved HiST Einar Hjorthol. Øvrige medlemmer: Fra HiST: Prorektor, Arnulf Omdal. Fra HiG: Prorektor for utdanning, studiekvalitet og læringsmiljø, Gro Kvanli Dæhlin, Fra HiÅ: Prorektor, Webjørn Rekdalsbakken Fra NTNU: Prorektor for forskning, Kari Melby Dekan ved Fakultet for ingeniørvitenskap og teknologi, Anne Borg Dekan ved Det medisinske fakultet, Stig A. Slørdahl Studentrepresentant, Yngve M. Hereide, NTNU Studentrepresentant Jonathan Sørfonden, HiG Ansatterepresentant, Knut Ole Lysø, HiST (UNIO) I arbeidet med å forslaget til fusjonsplattform skal gruppa ha dialog med sentrale samarbeidspartnere i næringsliv og offentlig sektor, studenter, virkemiddelapparat og offentlig forvaltning. Funksjonsperiode Gruppa skal levere sitt innspill til felles fusjonsplattform for institusjonene til styringsgruppa senest innen 01.07.2015, og gruppa opphører etter at innspillet er levert. 9
Vedlegg 4 Sak 4: Faglig organisering Mandat for gruppe for faglig organisering Høgskolen i Sør-Trøndelag (HiST), Høgskolen i Ålesund (HiÅ), Høgskolen i Gjøvik (HiG) og Norges teknisk naturvitenskapelige universitet (NTNU) skal fusjonere. Den nye institusjonen skal hete og være Norges teknisk- naturvitenskapelige universitet, NTNU. NTNU skal fortsatt være et internasjonalt fremragende universitet. Universitetet skal ha stor faglig bredde og legge vekt på tverrfaglighet. Universitetets hovedprofil skal være innenfor teknologi og naturvitenskap og innen profesjonsutdanning. Formål Den faglige virksomheten ved NTNU er i dag organisert i 7 fakulteter + Vitenskapsmuseet, HiST har 6 avdelinger, HiG har tre avdelinger, og HiÅ har 5 avdelinger. Denne organiseringen må endres når fire institusjonene blir det nye NTNU. Styringsgruppa for fusjonen etablerer en gruppe som skal utarbeide forslag til hvordan universitetet bør organiseres. Arbeidet skal deles i to faser. Før 15.06.2015 skal gruppa lage et diskusjonsgrunnlag som kartlegger ulike aktuelle modeller og prinsipper for organisering av den faglige virksomheten ved det framtidige NTNU og vurdere fordeler og ulemper ved disse. Med ulike modeller menes for eksempel organisering i form av fakulteter, skoler, forskningssentra med videre. Ett premiss er at det framtidige NTNU fortsatt skal ha enhetlig og tilsatt ledelse. Gruppa må vurdere hvordan den faglige virksomheten best utvikles med tanke på at den innenfor mange fagområder vil foregå i tre byer. Diskusjonsgrunnlaget skal drøftes i styringsgruppa. Med bakgrunn i diskusjonsgrunnlaget og styringsgruppas behandling, skal gruppa senest innen 1. november legge fram konkrete alternativer til den framtidige faglige organiseringen ved NTNU. Dette forslaget skal sendes på bred høring i organisasjonene med frist 15. desember 2015. Forslaget revideres i lys av merknadene før det legges fram for det nye styret. Det skal etableres ulike arbeidsgrupper som vil bli bedt om å se på avgrensede tematiske og faglige områder hvis arbeid vil kunne spille inn til denne gruppen. (Eksempelvis, estetiske fag, disiplinfag, teknologifag, lærerutdanning, medisin og helsevitenskapelige fag, fag i skjæringsfeltet teknologi- og økonomi, tverrfaglighet m.m.) Det skal også etableres en gruppe som skal utarbeide et forslag til en faglig fusjonsplattform, som også vil spille inn til arbeidet med faglig organisering. 10
Sammensetning av gruppa Gruppas sammensetting: 3 fra NTNU, 2 fra HiST, 1 fra HiÅ, 1 fra HiG, 1 ansatterepresentant (med to vararepresentanter) og 2 studentrepresentanter. Vedlegg 5 Sak 5: Faglige arbeidsgrupper Det er allerede tatt mange initiativer fra ulike fagmiljøer ved de fire institusjonene med sikte på å utvikle faglig samarbeid. Fra rektorenes side har det også blitt oppmuntret til å ta slik kontakt. Det er i noen sammenhenger behov for å systematisere det faglige samarbeidet, som bidrag til å utvikle mål og strategier for og god organisering av den sammenslåtte institusjonen fra 2016. Det er så langt besluttet at det skal settes i gang to grupper for hhv. 11 - Faglig plattform, og - Faglig organisering. Disse gruppene rapporterer til Styringsgruppa. Arbeidet med faglig plattform skal gi input til arbeidet med faglig organisering. Plattformen vil være bred og overordnet, og arbeidet vil avsluttes sommeren 2015. I tillegg til dette vil det være behov for utredninger og vurderinger av hvordan arbeid med faglig utvikling på andre måter kan bidra til en mest mulig vellykket fusjon (og omvendt). Et tilsvarende arbeid ble satt i gang ved NTNU allerede tidlig under SAKS-prosessen, for å lage et grunnlag for beslutninger om mulig sammenslåinger med andre institusjoner. Arbeidet ble organisert i fire grupper: helse, økonomi, lærerutdanning og teknologi. Det er ønskelig at dette arbeidet videreføres i et nærmere samarbeid mellom de fire partnerne i den planlagte fusjonen. Dette reiser to problemstillinger som må avklares: - Hvilket mandat skal slike faglige arbeidsgrupper ha - Hvilke slike faglige grupper skal etableres
Mandat for faglige arbeidsgrupper Over lengre sikt vil det være fakulteter og institutter (eller tilsvarende) som har ansvaret for faglig utvikling spesifikt på de enkelte fagområder. Inntil ny/endret fakultetsledelse og instituttledelse er på plass, vil de faglige arbeidsgruppene kunne gi viktige innspill til ledelsen ved institusjonen(e). Det foreslås et slikt felles mandat: 1. De faglige arbeidsgrupper skal være høringsinstans og gi bidrag til arbeidet med å utvikle faglig plattform. 2. Hver enkelt gruppe skal deretter, når arbeidet med faglig organisering er i gang, gi innspill om faglig organisering sett ut fra spesifikke faglige utfordringer innen eget fagområde. 3. Gruppene skal innen 2016 forberede et faglig grunnlag for arbeidet med nye mål og strategier for det sammenslåtte NTNU. Hvilke faglige grupper: En mulig liste over grupper må ikke bli for lang, men likevel dekke alle aktuelle faglige hovedområder for det fusjonerte universitetet. Et utgangspunkt for videre diskusjon kan være å sette opp en første liste slik: - Helse og sosialfag - Økonomi og ledelse - Lærerutdanning - Teknologi - Informasjonsteknologi - Estetiske fag - Disiplinfag - Tverrfaglighet -.. Saken legges fram for første drøfting i Styringsgruppa. Det legges opp til en beslutning på Styringsgruppas møte i april. De faglige arbeidsgruppene kan da eventuelt settes i gang innen 1. mai. 12
Vedlegg 6 Sak 6: Framdriftsplan Vi arbeider med fusjonen ut fra forutsetningen om at den trår formelt i kraft 1. januar 2016. Det er to ting som da må være på plass: - Et styre for den sammenslåtte institusjonen (NTNU) - System og funksjoner som sikrer et felles opptak av studenter for studieåret 2016/17. Gjennomføring av fusjonen vil naturlig ta lengre tid og gå over flere år. Vi kan definere dette i 3 faser 2016, 2017 og 2018. Gjennomføring av fusjonen vil naturlig ta lengre tid og gå over flere år. Vi kan definere dette i 3 faser 2016, 2017 og 2018. - Det er administrativt lagt opp til at budsjett for 2016 for de fire institusjonene grovt sett skal være summen av de enkelte budsjett slik de vedtas av de fire styrene høst 2015. - For å utvikle og realisere mål og strategier for det nye NTNU bør det legges opp til et budsjett for 2017 som i størst mulig grad reflekterer nye faglige ambisjoner på tvers av de tidligere 4 institusjonene - I 2018 bør organisasjon og ledelse i den sammenslåtte institusjonen være på plass på alle nivå. Budsjett for 2018 bør kunne baseres på en ny inntektsfordelingsmodell. Det vil gi grunnlag for nye faglige satsinger som fusjonen gir muligheter for. Endringer i organisasjon og ledelse må også defineres i faser. Generelt bør det være god tidsmessig sammenheng mellom det å - bestemme organisering - tilsette ledere - vedta budsjett for kommende år Dersom ambisjonen skal være å utvikle budsjett i de faser som er beskrevet over, må vedtak om organisering og ledelse gjøres slik: 13
- Nyttår 2015/16: fakultetsorganisering (eller tilsvarende), som gir grunnlag for å tilsette dekaner - Tidlig høst 2016: dekantilsetting, som gir grunnlag for å forberede budsjett 2017 på fakultetsnivå, utøve budsjettfullmakter fra nyttår 2017, utredning/vedtak om instituttorganisering - Vår 2017: Tilsettinger av nye instituttledere fra høst 2017, som gir grunnlag for å forberede nytt budsjett 2018 ut fra endelig organisering. En vurdering av risiko ved en slik tidsplan er i hovedsak knyttet til medvirkning. Det vesentligste momentet her er tidsløpet fram mot vedtak av fakultetsorganisering rundt nyttår 2016. Tidsrammen vil være ca. 10 måneder for utredning, høringer og vedtak, som må fattes av nytt styre. Vi antar at tidsrammen vil gi tilstrekkelige medvirkningsprosesser, sett i lys av tilsvarende prosesser vi kjenner. Risiko ved å forlenge en slik medvirkningsprosess vil være en forskyvning av tilsettinger knyttet til ny og endret organisasjon. Det innebærer lengre tid før ledelse er på plass og midlertidig ledelse over lengre tid. Dette kan også tidsmessig forskyve endringer av stillinger for mange ansatte. Lange perioder med uavklart ledelse og organisasjon medfører ofte vesentlige ulemper for arbeidsmiljøet. Det er nødvendig at Styringsgruppa gjør vedtak nå om tidsplan for fusjonen gjennom å fastsette hovedmilepæler. Vedlegg 7 Sak 7: Opptak av studenter 2016/17 Beslutningsnotat felles opptak og felles FS Fusjonen krever mange beslutninger og noen av disse legger klare føringer for det videre arbeidet i fusjonen. Innen utdanningsområdet er opptak av studenter gjennom Samordna Opptak (SO) og sammenslåing av våre Felles Studentsystem-databaser (FS) sentrale tema som trenger avklaring. For det praktiske studieadministrative arbeidet, er disse beslutningene i tillegg knyttet sammen til en viss grad, i og med at det vil være lite hensiktsmessig å ha et felles opptak gjennom SO med mindre man 14
har felles FS. Det er dessuten uklart om dette vil være teknisk mulig. En beslutning om felles FS ved første anledning gir også rom for å beslutte felles studieportefølje og gjennomføre felles opptak via SO i 2016. Å synliggjøre fusjonen gjennom å ha ett felles opptak av studenter via SO er viktig og representerer en viktig milepæl og målsetting for fusjonsarbeidet. Sammenslåing av FS-basene har noe mindre synlighet utad, men er likevel svært viktig for å kunne rapportere til Database for høyere utdanning (DBH) som en institusjon. Det er rimelig å tro at Kunnskapsdepartementet forventer at den fusjonerte institusjonen rapporterer som en institusjon fra og med 15.3.16. For å nå dette målet, må det besluttes et omtrentlig tidspunkt for sammenslåing av FS-basene. Leverandør av både FS og SO er Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT). Det synes å være en rekke allianser som tar sikte på fusjon fra og med 1.1.16. Signalene fra FSAT så langt, er at de vil greie de fusjoner som er kjent nå og at det vil være en fordel for FSAT at flere fusjoner av FS-baser pågår parallelt. Erfaringsutveksling mellom institusjonene ved samtidige fusjoner ansees dessuten å være en fordel. Felles opptak via SO i 2016 Det er gjennomført flere fusjoner i sektoren hvor en har hatt felles opptak via SO i første driftsår for den nye institusjonen. Dette viser at det er fullt mulig å nå dette målet. En beslutning om å nå et slikt mål, vil drive fusjonsarbeidet mot en konkret målsetting og vil dermed gi framdrift. Det vurderes å være realistisk å få etablert et felles opptak for studier via SO i 2016. Det må avklares hvordan koordineringen mot SO skal gjøres og hvordan det praktiske arbeidet knyttet til saksbehandling m.m. skal gjennomføres i 2016. Med beslutninger om felles FS og felles opptak via SO 2016, vil en raskt kunne begynne planleggingen av det praktiske arbeidet knyttet til opptakene i 2016, herunder hvordan lokale opptak skal håndteres. Disse avklaringene gjøres innenfor Sikker Drift (SD). Søknad om opptak via SO til en institusjon er viktig, men tett knyttet til dette er felles markedsføring, rekrutteringsarbeid og kommunikasjon som må sikre forståelsen av at dette er «nye NTNU», men at det finnes flere studiesteder. Beslutning om felles studieprogramportefølje må komme så tidlig at en når fristen SO har for innmelding av studier som deltar i opptaket, 1.12.15. Felles FS-baser FS har i tidligere fusjoner blitt identifisert som ett av de mest virksomhetskritiske administrative systemer i UH-sektoren. I og med at FS er koblet til SøknadsWeb, StudentWeb og andre webapplikasjoner, samt at det finnes mange integrasjoner mot andre administrative systemer, blir et meget stort antall brukere påvirket av en slik omlegging. Sammenslåingen av FS-basene vil skje ved at data fra HiG, HiÅ og HiST kopieres inn i NTNUs FS. Dette arbeidet vil FSAT påta seg å lede og gjennomføre, såfremt det inngås en avtale om dette. Institusjonene vil imidlertid måtte påregne å bidra mye i å klargjøre databasene for en sammenslåing. Ingen av institusjonene har mer enn nødvendig kapasitet når det gjelder personale som har dybdekunnskap om FS. Det anbefales derfor at FSAT engasjeres i arbeidet så mye og så raskt som overhodet mulig. 15
FSAT har anbefalt at driften av NTNUs FS flyttes slik at alle FS-baser involvert, befinner seg innenfor FSATs driftsregime. Anbefalingen er tydelig og vil åpenbart gjøre arbeidet med sammenslåing av FSbasene enklere. Gitt alle integrasjoner mellom NTNUs FS og omkringliggende systemer, er det imidlertid stor risiko ved en slik flytting. Risikoen ved flyttingen må veies opp mot fordelene for arbeidet med sammenslåing av FS-basene. Flytting av FS-driften medfører at nøkkelpersoner ved NTNU må bruke mye ressurser på å håndtere flyttingen, i stedet for å ha oppmerksomheten rettet mot å ivareta normale driftsoppgaver og oppgaver knyttet til fusjonen. En flytting av NTNUs FS i løpet av 2015 anbefales derfor ikke. Det er kun ett tidsvindu pr. kalenderår for å gjennomføre en mest mulig smidig sammenslåing av FSbaser. Dette tidsvinduet er etter at institusjonene hver for seg for siste gang har rapportert studiepoengproduksjon m.m. for 2015 til DBH (15.2.16) og før den fusjonerte institusjonen første gang skal rapportere samlet til DBH (15.3.16). Fristen 15.3.16 kan forskyves noe, under forutsetning av avtale om dette med DBH, slik at tidsvinduet blir noe lengre enn en måned. En bør ta sikte på at institusjonenes FS-baser skal slås sammen omkring månedsskiftet februar/mars 2016. Dette er det mest optimale tidspunktet for en sammenslåing av FS-baser, primært på grunn av rapporteringskalenderen til DBH. Tidspunktet er også gunstig i forhold til studieadministrative aktiviteter. En sammenslåing av FS-baser medfører at institusjonene må være uten FS i maksimalt 2-3 dager, noe som er ugunstig, men likevel gjennomførbart i aktuell periode. De aller fleste sammenslåinger av FSbaser har vært gjennomført i dette tidsvinduet. I og med at det er mange brukere av FS og tilhørende web-applikasjoner, samt en mengde integrasjonsløsninger, er det spesielt viktig med tidlig og god informasjon til alle berørte brukere. I perioden fra og med 1.1.16 og til sammenslåingen av basene er gjennomført, februar/mars 2016, vil den fusjonerte institusjonen ha 4 FS-baser, 4 StudentWeb, 4 SøknadsWeb m.m. Dette kan skape mye forvirring og uklarheter i denne perioden på ca. 2 måneder. I denne perioden og i forkant, er det ekstra viktig med god og tydelig informasjon, samt ekstra kapasitet når det gjelder å hjelpe alle brukergrupper. Dersom en ikke slår sammen FS-basene ved første anledning, månedsskiftet februar/mars 2016, vil en måtte regne med å ha 4 FS-baser med tilhørende web-applikasjoner og integrasjoner mot andre systemer i mer enn ett år. Dette ansees å være lite hensiktsmessig på grunn av stor risiko for forvirring og uklarheter hos alle brukergrupper, samt at ressursene som benyttes til informasjon og brukerveiledning øker, og arbeidet omkring FS blir unødig ineffektivt. Det blir også vanskeligere å etablere felles administrativ praksis enn om en har felles FS så tidlig som mulig. Alle integrasjoner mellom FS og andre systemer ved HiG, HiÅ og HiST vil i prinsippet slutte å fungere så snart FS-basene er slått sammen, i og med at FS-basene ved HiG, HiÅ og HiST ikke lenger vil oppdateres. Det må derfor gjennomføres en kartlegging av integrasjoner disse institusjonene har og etableres en plan for migrering av disse eller sammenslåing av integrasjonsløsninger. Dette arbeidet er viktig og må startes nå, som del av SD. I følge FSAT er det mest krevende i en sammenslåing av FS-baser å etablere felles arbeidsrutiner omkring systemet, og ikke selve sammenslåingen. I tillegg vil det kunne være krevende å få oversikt over alle integrasjoner som finnes. Dette blir et svært ressurskrevende arbeid for institusjonene. Felles FS så tidlig som mulig er imidlertid av avgjørende betydning for framdriften i fusjonsarbeidet når det gjelder studieadministrative forhold. Styringsgruppen anbefales å fatte følgende vedtak: 16
4) Det skal gjennomføres ett felles opptak i det nasjonale samordnede opptaket i 2016. 5) Institusjonenes FS-databaser skal slås sammen omkring månedsskiftet februar/mars 2016. 6) Det inngås snarest mulig avtale med Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) om prosjektledelse for sammenslåingen av FS-databasene og at FSAT bidrar så mye som mulig for å fasilitere dette arbeidet. Inge Fottland, NTNU Gunnar Bendheim, HiST Gunn M. Rognstad, HiG Øyvind Edvardsen, HiÅ 17