Høgskolen i Telemark Styret Møtedato: Saksnummer: Journalnummer: 23.09.05 03/00749-10 Saksbehandler: Mette Fjulsrud Tone Elisabeth Østvedt FASTSETTING AV INTERNE RETNINGSLINJER FOR EKSTERNT FINANSIERT VIRKSOMHET VED HØGSKOLEN I TELEMARK Bakgrunn Utdannings- og forskningsdepartementet (UFD) fastsatte 20.12.02 nytt reglement om forvaltning av eksternt finansiert virksomhet ved universiteter og høgskoler og om disse institusjonenes samarbeid med andre rettssubjekt (vedlegg 1). Reglementets pkt. 2 omtaler krav om lokale retningslinjer slik: "I henhold til Hovedinstruks fra Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet om økonomiforvaltningen ved institusjonene i universitets- og høgskolesektoren, pkt 8.1, skal styret fastsette retningslinjer for den eksternt finansierte virksomheten ved institusjonen. Ved utarbeidelsen av slike retningslinjer skal følgende legges til grunn: a. Institusjonen skal utarbeide budsjett for alle prosjekter/tiltak med ekstern finansiering. Budsjettet skal vise alle direkte og indirekte kostnader. Dersom prosjektet/tiltaket innebærer omsetning av forsknings-, undervisnings- og andre tjenester mot vederlag skal oppdragsgiver dekke alle direkte og indirekte kostnader som oppdraget fører med seg, og institusjonen skal kunne dokumentere dette. Dersom det ikke er mulig å oppnå full kostnadsdekning fra oppdragsgiver/finansieringskilde skal institusjonen vurdere om prosjektet har slik faglig nytte at det tilsier at institusjonen delfinansierer prosjektet. Institusjonene kan ikke subsidiere prosjekter av egen grunnbevilgning der dette kan føre til konkurransevridning i forhold til andre aktører som leverer tilsvarende tjenester. b. Finansiering av utdanningstilbud som er rettet mot enkeltstudenter og som ikke er bevilget over institusjonens grunnbevilgning skal i tillegg skje i overensstemmelse med reglement for egenbetaling. For eksternt finansiert utdanning som gir formell uttelling i form av studiepoeng eller medfører tildeling av grader, skal institusjonen på linje med utdanningstilbud som er bevilget over institusjonens grunnbevilgning, alltid ha det faglige ansvaret og stå for gjennomføring av eksamen, jf lov om universiteter og høgskoler 17 nr 1. c. Institusjonen skal påse at virksomheten ikke medfører uønskede eller utilsiktede bindinger av institusjonens grunnbevilgning og at den for øvrig forvaltes betryggende. d. I alle prosjekter skal det inngås skriftlig avtale mellom partene." I møte 20.11.03 fastsatte styret i S-sak 105/03 Interne retningslinjer for eksternt finansiert virksomhet ved Høgskolen i Telemark. I ettertid har Utdannings- og forskningsdepartementet fastsatt en regnskapsmal for tertial- og årsregnskap som påvirker rutiner for føring av eksternt finansiert virksomhet. Ved styrets behandling av S-sak 20/05 Godkjenning av årsregnskapet for 2004 - årsoppgjørsdisposisjoner ble styrets veksling av egenkapital med driftsmidler for de enhetene som
2 hadde opparbeidet overskudd fra sin eksternt finansierte virksomhet drøftet. I høgskoledirektørens interne notat av 31.03.05 til avdelingene om dette spørsmålet fremgår følgende: "I styresaken er egenkapitalen ved enhetene foreslått vekslet inn mot tilsvarende driftsmidler slik at det er høgskolens styre som har råderett over egenkapitalen. Bakgrunnen for forslaget er bl.a. pkt. 3 og 4 i Reglement om forvaltning av eksternt finansiert virksomhet ved universiteter og høyskoler og om disse institusjonenes samarbeid med andre rettssubjekt, fastsatt av Utdannings- og forskningsdepartementet 20.12.02, jf. rundskriv F-35-02. Det går der fram at det er institusjonens styre som inngår samarbeidsavtaler (pkt. 3) og fatter vedtak om oppretting eller medvirkning i egne rettssubjekter (pkt. 4). Det betyr at det må fremmes egen sak for styret med forslag til bruk av egenkapitalen der høgskolen skal kjøpe aksjer eller gå inn med risikokapital. Driftsenhetene vil på samme måte som tidligere måtte begrunne sine forslag til bruk av egenkapital som del av saksforberedelsene. Ordningen er tenkt som en permanent løsning der egenkapitalen vil bli vekslet inn i forbindelse med årsavslutningen. Underskuddsprosjekter som skal dekkes av egenkapitalen, vil derfor nettoavregnes ved utgangen av hvert år. På samme måte vil negativ egenkapital måtte tilføres driftsenheten mot trekk i driftsmidler." Dette ligger til grunn for forslag til endring av kap. 6.2 i retningslinjene. Videre er pkt. 3.1.3 om indirekte kostnader foreslått endret. Fordelingen falt ut i de tidligere retningslinjene, men er blitt praktisert slik hele tiden. Pkt. 3.1.4 er tatt inn for å klargjøre hvordan UFDs reglements krav til fullstendig budsjettering påvirker beregning av indirekte kostnader også i de tilfeller hvor bidragsyter ikke finansierer alle kostnadene. Når det gjelder pkt. 4.1.6, vil det ved Kontor for ekstern virksomhet bli utarbeidet slike "Generelle vilkår for eksternt finansiert virksomhet ved Høgskolen i Telemark". I tillegg er det noen mindre endringer i kap. 6, samt ny definisjon av egenkapital i pkt. 1.1.15. Ellers er det mindre endringer i noen punkter../. Forslag til nye retningslinjer ble på denne bakgrunn sendt på høring til høgskolens driftsenheter, jf. vedlegg 2 og 3. Det er kommet uttalelser om retningslinjene fra disse høringsinstansene: Avdeling for allmennvitenskapelige fag - AF (e-post 02.09.05) Avdeling for estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning - EFL (e-post 02.09.05) Avdeling for helse- og sosialfag - HS (internt notat 31.08.05) Avdeling for teknologiske fag - TF (internt notat 31.08.05) IT-tjenesten (internt notat 30.08.05)../.. Uttalelsene fra høringsinstansene følger vedlagt (vedlegg 4-8). Vurdering Det er kommet noen forslag til mindre endringer i høringsrunden. Jeg omtaler disse nedenfor, og gir min kommentar til disse fortløpende. AF har et forslag til tillegg i pkt. 3.1.3: I siste setning bør det kanskje presiseres at frikjøp av fast ansatte fører til indirekte kostnader til fellestjenestene. Jeg ser behovet for presiseringen og har lagt inn tillegget i mitt reviderte forslag (vedlegg 4).
3 EFL har ingen merknader til forslaget. HS har forslag til endring av pkt. 3.1.3: Det kan koste ganske mye administrasjon å skulle avtale satser og påfølgende fakturering så fort det er gjort en "tilleggstjeneste " til et avdelingsprosjekt. Fellestjenestene bør her vise fleksibilitet. Setningen om tilleggstjenester bør derfor tas ut, da hovedanliggendet ansees tilstrekkelig ivaretatt i 3.1.7. Det er tilfeller da det kreves spesielle tilleggstjenester, f.eks. porto ved store utsendinger osv. For å presisere dette er ordet spesielle lagt inn. HS har også et forslag til endring av pkt. 6.2.4: Første setning "Styret disponerer samlet resultat fra avsluttede prosjekter, og disponeringen skjer ved årsavslutning." foreslås fjernet da den antyder at styret fritt kan tilegne seg prosjektoverskuddene i avdelingene, uten at det står noe om innveksling i driftsmidler. Annen setning står fint alene om den skrives slik: "Styret kan vedta å føre resultat fra driftsenhetenes oppdragsvirksomhet til fri egenkapital for HiT, enheten som var ansvarlig for resultatet tilføres/trekkes da driftsmidler med samme sum." Jeg er enig i forslaget, og har lagt inn endringen med unntak av ordene samme sum, som ikke er tatt med fordi styret gjennom det vil binde seg til et fast beløp på en uhensiktsmessig måte. TF har merknader til pkt. 3.1.3: Avdelingen er kjent med kravet om et påslag på 40 % for å dekke indirekte kostnader og at HiT praktiserer en generell fordelingsnøkkel til fellestjenester for slike midler. I noen tilfeller passer denne fordelingsnøkkelen dårlig. Dette gjelder særlig der det i tillegg skal betales leie for bruk av rom og utstyr. Fordelingen av beløpet for indirekte kostnader bør vurderes konkret sett i sammenheng med det som betales i leie for rom og utstyr. Påslaget på 40 % på prosjektets lønnskostnader skal dekke det merarbeid prosjektet innebærer i forhold til basistjenestene i organisasjonen. Dersom høgskolen ønsker å gå inn med en egenfinansiering av kostnadene, budsjetteres dette som en egeninnsats. Dette innebærer at netto påslag i slike tilfeller vil være lavere enn 40 %. Når det gjelder kostnader knyttet til bruk av særskilt utstyr og rombehov budsjetteres dette som egne poster i prosjektbudsjettet og dekkes ikke av påslaget. TF har følgende merknader til pkt. 4.1.6: Det må være rom for å fravike høgskolens standardklausuler i enkelttilfeller. I rundskriv F-32-02 fra UFD, pkt 2.3.b slås det fast at det for alle prosjekter skal inngås skriftlig avtale mellom partene. Videre står det: Ved avtaler som gjelder mindre beløp kan brev eller annen dokumentasjon erstatte formell kontrakt mellom partene I mitt reviderte forslag til retningslinjer er det nå lagt inn i pkt 1.2.6: Oppdrag med kortere varighet enn en måned og en økonomisk ramme mindre enn kr 20 000 er imidlertid unntatt fra disse retningslinjene og blir regnskapsmessig behandlet i enhetens ordinære regnskap. For prosjekter over denne grensen skal standardavtalen benyttes. TF har også merknader til pkt. 6.1.3: Slik vi oppfatter det, er forskuddsbetaling lite praktisk i forhold til kontraktsforhold generelt. Vi forstår F-35-02 slik at det ikke lenger stilles noe krav om forskuddsbetaling fra
4 departementets side. Etter vårt skjønn vil periodevis fakturering være en mer naturlig ordning. Vi ser det som ønskelig at forskuddsbetaling ikke inngår i HiTs standard kontraktsvilkår. Vi er noe i tvil om hvordan pkt. 6.1.3 skal forstås. Dersom meningen er at direktøren skal godkjenne hver enkelt kontrakt der det avtales unntak fra ordningen med forskuddbetaling, synes dette omstendelig. Høgskolen har utstrakt aktivitet i forhold til eksternt finansiert virksomhet. Dersom institusjonen skal legge ut for de kostnader som pådras i forhold til dette området, innebærer dette en betydelig likviditetsbelastning. Retningslinjene tilstreber en ordning for forskuddsbetaling, men åpner også for periodevis fakturering der dette ikke lar seg gjøre. Vurdering i forhold til oppdragsgivers/bidragsyters betalingsdyktighet må da dokumenteres. Jeg er for øvrig enig med TF i at det vil være for omstendelig å legge unntakene fram for behandling av høgskoledirektøren. Driftsenhetenes leder bør gis den nødvendige myndighet. Punkt 6.1.3 er endret i samsvar med dette. IT-tjenesten har følgende kommentarer: Pkt 1.1.12: Det må gå helt klart fram om avskrivning av investeringer inngår i de indirekte kostnadene, eller om det bare er løpende driftskostnader som skal legges til grunn. Universitets- og høgskolesektorens regnskapsregler innebærer at det ikke beregnes avskrivninger av investeringer. Det vil derfor være driftskostnader som forutsettes dekket av bidraget fra prosjektene. Pkt 3.1.2: Det må utarbeides en standard prisliste som kan benyttes i budsjetteringen, for eksempel med timepris for en ingeniør eller høgskolelektor, for en amanuensis eller for en professor, for leie av kontor, for standard IT-tjenester og andre kostnader. Fellesadministrasjonen skal utarbeide standardavtale for EFV innenfor rammen av UFDs reglement. I tillegg skal det utarbeides Generelle vilkår for eksternt finansiert virksomhet ved Høgskolen i Telemark. En ordning med prising av ulike typer indirekte kostnader krever et større kartleggings- og ajourholdsarbeid. Det er undersøkt med andre høgskoler i forbindelse med utarbeidelsen av retningslinjene og det viser seg at kostnaden beløper seg til omtrent 40 % også ved slik prising. Pkt 3.1.10: En driftsenhet må kunne opprette ett samleprosjekt for små tiltak for flere eksterne oppdragsgivere. Alle småtiltakene må da vurderes løpende for å se hvilket resultat de har, og da må hele prosjektet vurderes samtidig. Derfor er det mer oversiktlig å ha ett prosjekt pr. tiltak. Pkt 4.1.1: Det er viktig at avtaler som gjelder mindre beløp kan inngås på en mindre formell måte, men hva menes med mindre beløp? Jeg kan se at formuleringen er upresis og tas derfor ut. For å presisere dette, er følgende tatt inn i retningslinjene under pkt 1.2.6:
5 Oppdrag med kortere varighet enn en måned og en økonomisk ramme mindre enn kr 20 000 er imidlertid unntatt fra disse retningslinjene og blir regnskapsmessig behandlet i driftsenhetens ordinære regnskap. Pkt 6.1.3 Det er urealistisk å forvente forskuddsbetaling fra eksterne oppdragsgivere. For mindre oppdrag (for eksempel mindre enn kr. 50.000) må vi akseptere å fakturere etterskuddsvis, men det bør være driftsenhetens ansvar å ha kontroll på likviditeten. Jeg viser her til kommentaren under TFs merknader til samme punkt. I det fremlagte forslaget til interne retningslinjer er det ellers gjort noen språklige og redaksjonelle endringer. Tilråding Med forbehold om mulige endringer som følge av drøftingsmøte med tjenestemannsorganisasjonene 19.09.05, rår jeg styret til å fatte slikt vedtak: Styret fastsetter interne retningslinjer for eksternt finansiert virksomhet ved Høgskolen i Telemark i samsvar med høgskoledirektørens forslag datert 07.09.05. Nils Røttingen høgskoledirektør Vedlegg: 1. Utdannings- og forskningsdepartementets rundskriv F-35-02 av 20.12.02 om Nytt reglement om forvaltning av eksternt finansiert virksomhet ved universiteter og høyskoler og om disse institusjonenes samarbeid med andre rettssubjekt. 2. Høringsnotat 07.07.05. 3. Forslag til nye interne retningslinjer for eksternt finansiert virksomhet ved Høgskolen i Telemark. 4. E-post fra Avdeling for allmennvitenskapelige fag 02.09.05 5. E-post fra Avdeling for estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning 02.09.05 6. Internt notat fra Avdeling for helse- og sosialfag 31.08.05 7. Internt notat fra Avdeling for teknologiske fag 31.08.05 8. Internt notat fra IT-tjenesten 30.08.05 9. Forslag fra høgskoledirektøren 07.09.05 til nye interne retningslinjer for eksternt finansiert virksomhet ved Høgskolen i Telemark.