RAPPORT ETTER ØVELSE - øvelse med Øvre Eiker kommunes kriseledelse Formøte 17. november 2015 Gjennomføring 18-21. januar 2016
Innhold 1 Innledning... 3 Bakgrunn... 3 Formål... 3 Hensikt... 3 2 Forberedelse og gjennomføring... 4 Formøte... 4 Opptrappingsfasen... 5 Øvelsesdagen... 5 3 Evaluering og oppsummering... 7 03.04.2016 2
1 Innledning Bakgrunn Kgl. res. av 19. juni 2015 - Instruks for samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet til Fylkesmannen og Sysselmannen på Svalbard gir oppgaver og ansvar innen samfunnssikkerhet og beredskap. Justis- og beredskapsdepartementet gir årlige embetsoppdrag til Fylkesmennene via Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB). Lov av 25.juni 2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven), samt Forskrift av 22.august 2011 om kommunal beredskapsplikt, regulerer den kommunale beredskapsplikt for å ivareta befolkningens sikkerhet og trygghet. Øvelser er regulerte i ovennevnte dokumenter. Fylkesmannen i Buskerud planlegger for gjennomføring av øvelse med kriseledelsen i hver kommune vært 4. år. Øvelsene er en viktig aktivitet for utvikling og læring i kommunen og i samspillet mellom kommune og eksterne aktører. Én uønsket hendelse som er relevant for alle kommuner og som vårt samfunn blir mer og mer sårbar ovenfor er bortfall av strøm. Dette tema med påfølgende ulike hendelser og utfordringer som kan inntreffe er scenario for de kommende kommuneøvelsene i perioden 2013 2016. Formål Formålet med øvelsen var at den kommunale kriseledelsen skulle få øvet sin evne til å håndtere uønskede hendelser i henhold til egen beredskapsplan, samt å sjekke at egen beredskapsplan og forberedelser var dekkende. Bortfall av strøm er behandlet i fylkes-ros og skal være behandlet i de kommunale risiko- og sårbarhetsstudier. En øvelse med dette som tema vil være med å avdekke om de analyser som er gjennomført er tilstrekkelige og om den beredskap som kommunalt planverk beskriver er dekkende. Uønskede hendelser de siste årene har vist at vårt samfunn ikke i tilstrekkelig grad har tatt inn over seg den sårbarhet vi har for bortfall av strøm og hvilke konsekvenser dette kan gi for befolkningen. Hensikt Denne rapporten har til hensikt å gi en kort beskrivelse av forarbeid, gjennomføring og evaluering av Fylkesmannens øvelse med den kommunale kriseledelse i Øvre Eiker kommune. 03.04.2016 3
2 Forberedelse og gjennomføring Fylkesmannen har i planleggingen av øvelsen jobbet tett sammen med kraftbransjen ved EB Nett med deres rolle som kraftforsyningens distriktssjef (KDS) i utarbeidelse av scenario. Videre har Fylkesmannen benyttet Meteorologisk institutt (Met) for bruk av et realistisk værscenario. Kraftbransjen ved KDS og lokale kraftleverandører samt Met har også vært involvert i gjennomføringen av øvelsen. Formøte Fylkesmannen gjennomførte formøte med kommunen i god tid før oppstart av øvelsen. På formøtet var det oppfordret til at ordfører, rådmann og alle sektorledere var tilstede. Her ble øvingsdirektivet gjennomgått og scenario lagt frem. Kommunen fikk deretter i oppdrag å gjennomføre konsekvensanalyse for bortfall av strøm med kort og lang varighet i alle sektorer. Resultatet av dette sammen med kommunens overordnede kriseplan skulle så sendes Fylkesmannen senest 14 dager før oppstart av øvelsen. Formøtet i Øvre Eiker kommunen ble gjennomført den 17. november 2015. Følgende var tilstede fra kriseledelsen: - Rådmann Trude Andresen - Beredskapsrådgiver Jan Kåre Fredheim - Seksjonsleder skole- og barnehage Stig Rune Kroken - Seksjonsleder samfunnsutvikling Morten Lauvbu - Seksjonsleder service og fellestjenester Anita Kjensli Rydgren - Seksjonsleder helse og omsorg Kari Hesselberg - Seksjonsleder teknisk seksjon Frode Bolstad - Seksjonsleder kulturseksjonen Liva Aronsen - Økonomisjef Toril V. Sakshaug - Beredskapskoordinator Teknisk seksjon Knut Schau Nielsen - Politisk sekretær Majken Røsnes Skjelbred - Plansjef Anders Stenshorne - Kommuneoverlege Einar Braaten - Kommunikasjonsrådgiver Cathrine Grøner Formøte med Øvre Eiker kommune ble gjennomført ved at Britt Falmår hadde en gjennomgang av grunnlaget for Fylkesmannens øvelser med kommunene. Det ble deretter en gjennomgang av øvingsdirektivet for øvelsen som skulle foregå i uke 3 og gode diskusjoner omkring scenariet og forventningen til kommunens gjennomføring av konsekvensanalyse. Et maksimalt utbytte og god læring for kommunen krever et grundig forarbeid, gjennomføring og også en vilje til å ta tak i erfaringene i etterkant av øvelsen. Fylkesmannen vil rose kommunen for den positive innstilling som ble vist til det å skulle øves, og den åpenhet som fremkom under formøte knyttet til behovet for å rullere og øve eget planverk. Etter Fylkesmannens vurdering vitner konsekvensanalyse ved bortfall av strøm om at det ble satt i gang en god prosess i kommunen i etterkant av oppstartsmøte. Denne konsekvensanalysen gjorde at kommunen var godt forberedt til selve øvelsesuken. Analysen er også et viktig grunnlagsdokument i etterkant av øvelsen med tanke på sårbarheter og behov for å iverksette tiltak. 03.04.2016 4
Opptrappingsfasen I selve øvingsuken mottok kommunen enkelte meldinger fra Met, lokal strømleverandør og Fylkesmannen. Meldinger ble mottatt innenfor normalarbeidstid de tre dagene i forkant av selve øvelsesdagen. Meldingene inneholdt en utvikling i vær og kraftsituasjonen og var således med på å forberede kommunen frem mot øvelsesdagen. Av situasjonsrapportene fra kommunen oppfattet vi at det ble utført en rekke oppgaver i kommuneledelsen og i de ulike sektorer ved mottak av meldinger om utvikling av værsituasjonen og bortfall av strøm. Det var svært tilfredsstillende å registrere hvordan meldingene ble mottatt, behandlet og analysert for deretter å iverksette skadebegrensende tiltak. Kommunen holdt også Fylkesmannen fortløpende orientert om situasjonen og hvilke vurderinger som ble gjort. Dette var meget bra. Kommunen sier i egenevalueringen at kriseledelsen skulle vært koblet inn/gått tydeligere inn i øvingsmodus helt fra øvelsens første dag når de første meldingene kom fra Fylkesmannen. Tilbakemeldingene i form av situasjonsrapporter til Fylkesmannen ga ingen indikasjoner på at kriseledelsen ikke var samlet. Øvelsesdagen På øvelsesdagen var kommunens kriseledelse samlet i sine forberedte lokaler og ble øvet med fylkesmannen og observatører tilstede. Øvelsen foregikk innenfor normalarbeidstid. Fylkesmannen hadde rollen som øvingsledelse og spillstab og observatørene ble trukket inn i spillet etter det behov som oppstod for faglige avklaringer og etter observatørenes kunnskap om dreiebok og innspill. Øvelsen fokuserte på kriseledelsens håndtering i henhold til egen beredskapsplan av de hendelser som inntraff. Fra Øvre Eiker kommune: - Ordfører Ann Sire Fjerdingstad - Rådmann Trude Andresen - Beredskapsrådgiver Jan Kåre Fredheim - Kommuneoverlege Einar Braaten - Seksjonsleder skole- og barnehage Stig Rune Kroken - Seksjonsleder samfunnsutvikling Morten Lauvbu - Seksjonsleder service og fellestjenester Anita Kjensli Rydgren - Seksjonsleder helse og omsorg Kari Hesselberg - Seksjonsleder teknisk seksjon Frode Bolstad - Seksjonsleder kulturseksjonen Liva Aronsen - Økonomisjef Toril V. Sakshaug - Beredskapskoordinator teknisk seksjon Knut Schau Nielsen - Politisk sekretær Majken Røsnes Skjelbred - Kommunikasjonsrådgiver Cathrine Grøner - Kommunikasjonsrådgiver Sunniva Riste-Bjørkli - Tjenesteleder servicesenteret Anne Lise Bergh - Kulturkonsulent Ane Frederikke Bye - Tjenesteleder IKT Helge Barring - Kvalitetsrådgiver Helse og omsorg Anne Kolseth Martinsen - Leder EPS Eli Julton - Tjenesteleder forvaltning, drift og vedlikehold Bjørn Steinar Andersen - Tjenesteleder vann Vegar Knutsen - Tjenesteleder avløp Kim L. Karlsen - Tjenesteleder veg og park Marit Nyhus 03.04.2016 5
Fra Fylkesmannen: - Britt Falmår - Steffen Hauge Wolff Observatører: - Kraftforsyningens distriktssjef Bent Sandli - Kraftforsyningens distriktssjef Bent Gabrielsen - Øvre Eiker Nett Gunnar Hagen - Sivilforsvaret Johan Audestad - HV-03 Bjørn Solheim - Politiet Øystein Kvernes Øvre Eiker kommune hadde valgt å benytte kommunehuset som lokale under øvelsen, i de samme lokaler som kommunen har forberedt for sin kriseledelse. Det var et stort antall deltagere både fra kommunen, observatører og øvingsledelse til stede. Dette er positivt da hensikten med øvelsen var å få et best mulig utbytte av dagen for alle medvirkende. I en reell situasjon ville arbeidsmetoden vært organisert på en annen måte, bl.a. med arbeidsmøter i de ulike sektorer samt kortere og mer strategiske møter i kriseledelsen. Ved oppstart av øvelsen var det noe uklart hva status for øvelsen var og kommunen forventet en tydeligere oppstart fra Fylkesmannen. Dette hentet de raskt inn og kommunen informerte om egen beredskap og arbeidet som var utført på dette stadiet av øvelsen. Under selve øvelsen var kriseledelsen samlet rundt et bord og ble ledet av rådmannen. Det var fra kommunens side gjort forarbeid gjennom utarbeidelsen av konsekvensanalysen og også i form av spill i de tre opptrappingsdagene i forkant av selv øvingsdagen 21. januar. Dette førte til at øvingsdagen nok bar preg av å være mer en diskusjonsøvelse med gode diskusjoner mellom kommunens kriseledelse, øvingsledelse og observatører, enn en ren spilløvelse. Øvre Eiker kommunes kriseledelse viste gjennom øvelsesdagen at de har mye erfaring og er i stand til å handle basert på erfaringsbasert kunnskap. Rådmannen var klar og inkluderende og hadde god oversikt i forhold til å prioritere ut de viktigste meldingene først. Kommunen har gode rutiner på å hjelpe de som trenger det, personell omdisponeres, og kriseledelsen kjenner forholdene i kommunen. Kommunen har god oversikt og god kapasitet i alle ledd og kommunens kriseledelse er godt forberedt. Analyser av situasjonen var gode og det var god kommunikasjon. Rolleforståelse mellom kommunen og nødetatene er god, rolleforståelse/forventninger til andre samvirkeaktører kan beskrives nærmere i planverket. Kommunen fikk økt kunnskap om hva eksterne samarbeidspartnere kan bidra med ved en uønska hendelse. Kriseledelsen benyttet seg, til en viss grad, av muligheten for dialog med samvirkeaktører som var representert ved observatører under øvelsen. Dette opplevdes som svært nyttig. Etablering av et kommunalt beredskapsråd vil være svært nyttig i den hensikt å øke kjennskap til resursmuligheter og få en felles forståelse for muligheter og begrensninger. Veileder til forskrift om kommunal beredskapsplikt er svært klar i anbefalingen om etablering av kommunale beredskapsråd. Kommunen benyttet CIM både i opptrappingsdagene og under selve øvelsesdagen. Det er positivt at kriseledelsen tar i bruk de verktøy og hjelpemidler de har for å sikre et best mulig felles situasjonsbilde. CIM legger til rette for dette. Kommunen valgte bevisst ikke å ha CIM på storskjerm da de ønsket hovedfokus på selve krisehåndteringen og samtalene/diskusjonene. 03.04.2016 6
Overordnet beredskapsplan kunne vært brukt i større grad, dette ble også fremhevet av kommunen mot slutten av øvelsen. Det fremkom under øvelsen at planverket må rulleres og oppdateres på noen områder, blant annet ressursoversikten. Det er svært viktig at all den læring som har vært i forbindelse med forarbeidet og gjennomføring av øvelsen fører til oppdatering og forbedring av planverket. Det er kun på denne måten vi kan sikre en varig læring. Det ble på slutten av dagen en god evalueringsøkt med førsteinntrykksevaluering og mulighet for refleksjoner og respons knyttet til gjennomføring av hele øvelsen. 3 Evaluering og oppsummering Basert på førsteinntrykkevaluering, kommunens egenevaluering og tilbakemeldinger fra observatørene er dette sammenstilt og oppsummert her. For at læringsutbytte skal gi maksimal effekt og utbytte for kommunen må den læring som er trukket gjennom øvelsen implementeres som forbedringer i egne planer og rammeverk for den enkelte kommunes ivaretakelse av samfunnssikkerhet og beredskap. Kommunen opplevde beredskapsplanen som dekkende når det gjelder organisering, ansvar, roller og fullmakter. Den erfaring en hver aktør henter fra både reelle hendelser og øvelser må føre til forbedringer i eksisterende planverk. Det er på denne måten vi legger til rette for organisatorisk læring og sikrer at vi beholder kunnskapen også den dagen medarbeidere slutter. Øvre Eiker kommune benyttet eget planverk til en viss grad under øvelsen, men også en del «udokumentert kjennskap» til kommunen. Det er et mål for kommunen at alle som sitter i kriseledelsen skal bli enda bedre kjent med planverket. Følgende forhold fremkom under øvelsen: - Arbeidet som er gjort med «konsekvensanalyse bortfall av strøm» vil være et viktig grunnlag ved kommunens rullering av ROS-analysen. - Kommunens beredskapsplan ble oppfattet å være dekkende på de fleste områder samtidig som det er noen svakheter og mangler på andre områder. Planen må rulleres og oppdateres. Fylkesmannens anbefaling er at forskrift om kommunal beredskapslikt og veileder til denne benyttes i størst mulig grad ved oppbygging og oppdatering av planen. - Beredskapsplanens beskrivelse av informasjonsberedskap og krisekommunikasjon er bra. Kommunen har et selvstendig ansvar for å informere om det arbeid kommunen gjør og de tiltak kommunen iverksetter. Det er i denne forbindelse avgjørende at kommunen samordner sin informasjon med andre offentlige og private virksomheter i den hensikt å gi en mest mulig samordnet og helhetlig informasjon til publikum og presse. Viktig at beredskapsplanen også i tilstrekkelig grad ivaretar informasjon til egne ansatte. - På øvelsesdagen da kriseledelsen var samlet hadde rådmann oppgaven som kriseleder. Dette er i tråd med veiledning til forskrift om kommunal beredskapsplikt hvor det bl.a. fremgår: «Plan for kommunens kriseledelse må definere hvem som er kommunens øverste kriseleder og hvilke funksjoner som hovedsakelig skal utgjøre en kriseledelse. Kriseledelsen bør vanligvis omfatte en kjerne av personer fra kommunens ledelse i tillegg til nøkkelpersonell. I kommunens overordnede beredskapsplan skal det inngå en plan for kommunens kriseledelse, hvor det tydelig fremgår hvordan denne er organisert og bemannet». 03.04.2016 7
- Det er viktig med oppdaterte planer og analyser, da en må tenke på at «ukjente» skal kunne gå inn og overta ledelsen av en uønsket hendelse. - Beredskapsplanen bør beskrive nødstrøm og alternative kommunikasjonsløsninger i tilstrekkelig grad. - Det bør lages en prioriteringsliste, sammen med Øvre Eiker energi, ved bortfall av strøm som også tar høyde for prioritering når deler av strømmen begynner å komme tilbake. - Plan for befolkningsvarsel kan oppdateres. - Beredskapsplanen inneholder en rekke aktuelle steder for EPS, har kommunen gjort avtaler med disse på forhånd? - CIM fungerte bra under øvelsen, men kommunen ser at de trenger økt kompetanse/flere ressurser til dette arbeidet. Det er viktig med systematisering/tydeliggjøring av hva som bør loggføres i CIM, herunder god kommunikasjon mellom kriseledelse og loggførere. Tydelig bruk av informasjonstavler og flagging kan også gi en bedre oversikt. Fylkesmannens oppfatning er at Øvre Eiker kommunes forberedelser og gjennomføring av øvelsen var bra. Det var gjort grundig arbeid med konsekvensanalysene og bra arbeid under opptrappingen til øvelsesdagen. Implementering av læringspunkter i rullering av eget planverk vil øke Øvre Eiker kommunes evne ytterligere til å håndtere uønskede hendelser. Fra kommunens side fremkom at de oppfattet øvelsen som nyttig, spesielt oppdrag i forkant der de enkelte operative enhetslederne ble utfordret på ROS for egen enhet i aktuell hendelse. Kommunen opplevde det også nyttig at øvelsen gikk over flere dager, noe som ga positivt læringsutbytte. Det ble avdekket forhold der endringer må implementeres, dette vil bidra til forbedringer, oppdateringer og endringer for å møte de behov og læringspunkter som ble avdekket. Vi vil takke kommunen for positivitet og meget godt samarbeid gjennom hele prosessen og ønske lykke til med den svært viktige implementering av læringspunktene som fremkom under øvelsen. Telefon sentralbord: 32 26 66 00 E-post: postmottak@fmbu.no Besøksadresse: Statens Hus, Grønland 32, Drammen Postadresse: Postboks 1604, 3007 Drammen Internett: www.fylkesmannen.no/buskerud 03.04.2016 8