Rapport etter gjennomført beredskapstilsyn i Farsund kommune

Transkript

1 Fylkesmannen i Vest-Agder Samfunnsavdelingen Rapport etter gjennomført beredskapstilsyn i Farsund kommune Tid og sted: Tirsdag 17. april 2012 i tiden i Farsund rådhus. Deltakelse: Farsund kommune: Rådmann August Salvesen Beredskapskoordinator Anja Pettersen Kommuneplanlegger Johan Martin Mathiassen Kommunalsjef for teknisk drift Just Quale Enhetsleder teknisk forvaltning Jan Hornung Saksbehandler reguleringsplan Kjersti Skiple Verdal Kommunalsjef for helse og omsorg Anne-Margrethe Tjøtta Johnsen Kommuneoverlege Sigurd Waage Løvhaug Fylkesmannen i Vest-Agder/samfunnsavdelingen: Beredskapssjef Yngve Årøy Rådgiver Bjørg Karin Tveiten Fylkesmannen i Vest-Agder/helse- og omsorgsavdelingen: Fylkeslege Kristian Hagestad Seniorrådgiver Kristin Hagen Aarsland Hovedinntrykk og oppsummering Formålet med tilsynet har vært å gjennomgå og vurdere Farsund kommunes generelle beredskap med hovedvekt på planverk, mål, organisering og rutiner for beredskapsarbeidet, samt formaliseringen av kommunens rutiner med hensyn til ivaretakelse av beredskapsmessige hensyn i arealplanleggingen. Fylkesmannens helse- og omsorgsavdeling har fokusert på kommunens arbeid med helsemessig og sosial beredskap. Denne rapporten omhandler Fylkesmannens samfunnsavdelings tilsyn med det generelle beredskapsarbeidet i Farsund kommune. Helse- og omsorgsavdelingen utarbeider egen tilsynsrapport. Beredskapen i Farsund kommune anses å være delvis tilfredsstillende i forhold til de lov- og forskriftskrav som gjelder for det generelle beredskapsarbeidet. Beredskapsbevisstheten i Farsund kommune er god. Det er god ledelsesforankring i beredskapsarbeidet og beredskapskoordinator har tett kontakt med kommunalsjefer, kommuneplanlegger og kommuneoverlege. Det er laget en handlingsplan for beredskap for 1

2 2012. Kommunen oppnevnte nytt beredskapsråd høsten 2011, men det har ikke vært gjennomført møter. Beredskapskoordinator er systemansvarlig på overordnet nivå og pådriver overfor kommunalsjefene, men det er den enkelte kommunalsjefs ansvar å holde oversikt over status på risiko- og sårbarhets- (ROS-) analyser og beredskapsplaner i enhetene. Kommunen må være bevisst på behovet for god samordning mellom overordnet og sektorvis beredskapsdokumentasjon og mellom beredskapsdokumentasjonen i de forskjellige sektorene. Det må også være rutiner for at dokumentasjon og samordning kan vedlikeholdes regelmessig og over tid. Kommuneplanens samfunnsdel ble vedtatt i Det er laget delmål og strategier for samfunnssikkerhet og beredskap. Disse er også reflektert i kriseplanen. Arealdelen er fra 1999 og det er ikke gjennomført en samlet rullering av denne. Det er iverksatt rullering, og kommunen er da delt inn i tre områder som rulleres hver for seg. Man er i gang med den første delen Spind og her er det laget en egen risiko- og sårbarhets- (ROS-) analyse. Det er meningen at tilsvarende skal bli gjort for de to andre delområdene og at de tre analysene deretter vil bli slått sammen til en samlet «areal-ros» for Farsund kommune. Kommunen har tilfredsstillende rutiner for å ta beredskapsmessige hensyn i arealplanleggingen. Alt reguleringsplanarbeid gjennomføres av eksterne. Sjekklista legges til grunn og det er krav om ytterligere analyser der det avdekkes potensiell fare. Kommunen tar stikkprøver der regulanten har opplyst at det ikke er avdekket fare. Miljøverndepartementets veileder legges til grunn. I forhold til klimautfordringen anser kommunen havnivåstigningen som den største utfordringen, spesielt i forhold til den eksisterende bebyggelsen i Farsund sentrum. Det er ingen i arealplanmiljøet som har formalkompetanse på samfunnssikkerhet i arealplanleggingen. Å ha slik kompetanse i miljøet vil styrke kommunen ytterligere i reguleringsplanarbeidet. Den helhetlige ROS-analysen er revidert i desember Den består av skjemaer for en rekke relevante hendelser. For hver hendelse er det listet risikoreduserende tiltak. Det er ikke gitt en samlet fremstilling av tiltakene, men den ovennevnte handlingsplanen for beredskap ivaretar til dels dette. Det er en god link til kriseplanen ved at det er tiltakskort for de mest aktuelle hendelsene. Farsund kommune har deltatt i arbeidet med den interkommunale ROS Lister. Denne er nå ferdigstilt, og kommunen vil legge den til grunn for sitt fremtidige beredskapsarbeid. Kommunens plan for kriseledelse er oppdatert i desember Planen er forankret i kommuneplanens samfunnsdel og er i stor grad basert på tiltakskort både i forhold til faste oppgaver og håndtering av hendelser avdekket i ROS-analysen. Planen inneholder mange gode momenter, men har likevel noen mangler i forhold til forskriftskravene. Kommunen har pr. i dag ikke et kvalitetskontrollsystem for beredskapsarbeidet. De har anskaffet Kvalitets-LOS, og beredskapsdokumentasjonen på alle nivåer skal implementeres i dette. Dette vil være et nyttig verktøy for kontinuerlig oppdatering og samordning av dokumentasjonen. 2

3 1. Innledning I henhold til Instruks for samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet til fylkesmannen, kgl. res. av 18. april 2008, skal fylkesmennene samordne og føre tilsyn med all sivil beredskapsplanlegging i fylket. Tilsyn på kommunal beredskap er hjemlet i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) av 25. juni Fylkesmannens tilsyn skal bidra til at kommunene videreutvikler og kontinuerlig følger opp eget beredskapsarbeid. Fylkesmannens tilsyn skal konsentreres om hvordan kommunene arbeider med beredskap, hvordan prosessen har vært og om de oppnår ønskede resultater. Hensikten er å: - fastslå om kommunen har utarbeidet mål for beredskap, og om disse følges opp i praksis. - klarlegge nærmere hvordan kommunen har valgt å organisere beredskapsarbeidet. - vurdere om forventninger og krav fra myndighetene ivaretas. - fastslå om kommunene har etablert gode prosedyrer og rutiner for å sikre kontinuitet i og oppdatering av beredskapsarbeidet, og om dette følges i praksis. - fastslå om kommunene har kartlagt og ivaretar egne beredskapsbehov, blant annet basert på risiko- og sårbarhetsanalyse og kriseplan. - vurdere om kommunen har integrert beredskapsmessige hensyn i den ordinære arealplanprosessen. 2. Gjennomføring Tilsynet ble varslet i brev datert 6. februar 2012 og ble gjennomført 17. april 2012 i tidsrommet Tilsynsdagen besto i åpningsmøte, intervjuer og sluttmøte. Formålet og bakgrunnen for tilsynsbesøket ble gjennomgått på åpningsmøtet. Fylkesmannens samfunnsavdeling intervjuet 6 personer fra Farsund kommune: - Rådmann August Salvesen - Beredskapskoordinator Anja Pettersen - Kommuneplanlegger Johan Martin Mathiassen - Kommunalsjef for teknisk drift Just Quale - Enhetsleder teknisk forvaltning Jan Hornung - Saksbehandler reguleringsplan Kjersti Skiple Verdal Samfunnsavdelingen deltok også på helse- og omsorgsavdelingens intervjuer av Anne- Margrethe Tjøtta Johnsen og Sigurd Waage Løvhaug. På sluttmøtet ble det foretatt en oppsummering og gjennomgang av forbedringspunkter. Dokumentgrunnlag Følgende dokumenter ble lagt til grunn for tilsynet: Kommuneplanens arealdel med utfyllende bestemmelser, datert 30. mars 1999, revidert 1. desember Kommuneplan for Farsund kommune , vedtatt 31. mars 2009 Overordnet ROS-analyse for Farsund kommune, oppdatert 1. desember

4 Plan for kriseledelse Farsund kommune oppdatert desember 2011 Beredskapsmessige hensyn i areal/samfunnsplanlegging, vedlegg til kommunens kriseplan Sjekkliste for risiko- og sårbarhetsundersøkelse Mal for saksgang byggesaker 3. Forbedringspunkter Basert på en gjennomgang av foreliggende dokumentasjon og på intervjuene, har Fylkesmannen avdekket forbedringspunkter på følgende områder: a. Ressursoversikt i kriseplanen Forskrift om kommunal beredskapsplikt 4, andre ledd, bokstav c slår fast at beredskapsplanen skal inneholde en ressursoversikt. Denne finnes ikke i Farsund kommunes plan for krisehåndtering. Det skal være en oversikt over ressurser som kommunen selv disponerer og som er tilgjengelig hos andre aktører til bruk i en krisesituasjon. Kommunen må være bevisst på hvilket detaljeringsnivå en slik oversikt utarbeides på mht. bl. a. fremtidig oppdatering. Utarbeide ressursoversikt til beredskapsplanen. b. Informere involvert personell om deres rolle i krisehåndtering Farsund kommune har en omfattende liste over personell som skal eller kan varsles i en krisesituasjon. Forskrift om kommunal beredskapsplikt 4, andre ledd, bokstav b slår fast at kommunen skal informere alle som står på varslingslisten om deres rolle i krisehåndteringen. Det fremkom under intervjuene at dette ikke var gjort for alt personell som står på listene. Informere alle som står på varslingslistene om at kommunen har inkludert dem i sitt kriseplanverk og om hvilken rolle de er tiltenkt. c. System for opplæring Forskrift om kommunal beredskapsplikt, 7, annet ledd slår fast at kommunen skal ha et system for opplæring som sikrer at alle som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelige kvalifikasjoner. Av intervjuene fremkommer det at kommunen pr. i dag ikke har et system for dette. Lage et system for beskrivelse av nødvendig kompetanse, kartlegging av tilgjengelig kompetanse og utarbeidelse av plan for kompetanseoppbygging for personell i kommunens kriseorganisasjon. 4

5 4. Andre forhold a. Økonomisk fullmakt til kriseledelsen Det anbefales at kriseledelsen gis en økonomisk fullmakt fra kommunestyret. Dette vil gi økt handlefrihet i en krisesituasjon og bidra til mer fleksibel håndtering. Dessuten vil kommunestyret gjennom å behandle en slik fullmakt bli orientert om kriseplanen og kommunens kriseorganisering. b. Tiltakskort for omsorgsberedskap I kriseplanen finnes et tiltakskort for omsorgsberedskap. Det fremkommer ikke av tiltakskortet hvilken organisatorisk tilknytning tjenesten skal ha, hvordan den er tenkt organisert, hvem som er tiltenkt ledelsesfunksjon eller hvilket materiell som kan være aktuelt for driften av tjenesten. c. Formell kompetanse innen ROS-vurderinger knyttet til arealplanlegging ROS-vurderinger knyttet til kommune- og arealplanlegging i Farsund kommune gjennomføres i de fleste tilfeller av private utbyggere eller konsulenter innleid av disse. Det er Fylkesmannens generelle erfaring fra kommunene i fylket at kvaliteten på arbeidet kan være varierende. Det bør være personell i kommunens arealplanmiljø som har formell kompetanse innen ROS-vurderinger slik at 1) kommunen opprettholder et godt nivå på de ROS-vurderinger den selv gjør, 2) kommunen kan sikre at den er en kompetent bestiller når og hvis oppdrag skal settes ut til eksterne konsulenter, 3) kommunen kan stille sterkere i evt. tvistesaker, 4) kommunen kan gjennomføre en initiell kontroll av ROS-vurderinger som er utført av private utbyggere eller konsulenter innleid av disse før sakene sendes på høring til bl. a. Fylkesmannen og 5) kommunen kan forberede seg på å ta høyde for nye utfordringer, f. eks. i forbindelse med endringer i klimaet. Formalkompetanse som nevnt kan skaffes gjennom, for eksempel, kurs ved Nasjonalt utdanningssenter for samfunnssikkerhet og beredskap (NUSB). 5. Oppfølging av forbedringspunktene Fylkesmannen i Vest-Agder ber om at kommunen gir en skriftlig tilbakemelding innen 01. oktober 2012, der det framgår hvordan forbedringspunktene (rapportens pkt. 3) er tenkt fulgt opp, hvilket tidsperspektiv som er satt i denne sammenheng, samt i hvilken grad det er ønskelig at Fylkesmannen bistår i arbeidet. Med hilsen Yngve Årøy (e.f.) Fylkesberedskapssjef Bjørg Karin Tveiten Rådgiver 5