Gjertrud til Bergen. [Forprosjekt-seilingsplan ] [Forprosjektet skal munne ut i en konkret og detaljert seilingsplan, en plan som inneholder alle viktige og relevante punkter og arbeidsoppgaver som må gjennomføres før seilasen til Bergen kan gjennomføres. Det er opp til styret og styringsgruppen å konkludere på de enkelte punkt, og derigjennom formulere den endelige seilingsplan. Med datoer, navn på nøkkelpersoner, anløpssteder, arrangementer/event på anløpsstedene mm. Det kan også være aktuelt å bruke planen som en del av informasjonen til samarbeidspartnere og i sponsorarbeidet] Ingen tid å miste!
Innhold 1. Bakgrunn... 2 2. Mål og rammer... 2 2.1 Formål... 2 2.2 Mål for for-prosjektet... 2 2.3 Mål for Seilasen... 2 Historisk seilas med Nordlandsjekta Gjertrud av Ranen fra Hemnesberget til Bergen og retur, der man underveis skal profilere lokalt næringsliv og lokal kultur.... 2 Seilasen gjennomføres med fokus på det historiske forhold at jektefarten i eldre tider i sterk grad var med på å bringe impulser, varer og mennesker opp og ned langs kysten. Og på denne måten var den med på å legge grunnlaget for vekst og velstand i små Nordnorske lokalsamfunn.... 2 2.4 Delmål for seilasen... 2 2.5 Formål med seilasen... 3 3. Omfang og avgrensninger for seilasen... 3 4. Organisering... 3 4.1 Prosjektets eier... 3 4.2 Prosjektstyring og prosjektledelse... 3 4.3 Skipper og båtførere.... 3 4.4 Styringsgruppe... 3 5. Beslutningspunkter, oppfølging og milepæler... 3 5.1 Beslutningspunkter... 3 5.2 Oppfølging... 4 6.0 Arbeidsgrupper/forberedelser... 4 6.1 Rigging og klargjøring av Gjertrud... 4 6.2 Planlegging av seilasen, etapper og anløp... 4 6.3 Kontakt og inngåelse av avtale om leveranse av tørrfisk... 4 6.4 Logistikk event-ansvarlig... 5 6.5 Media og pressekontakt... 5 6.6 Sponsorer... 5 6.7 Medlemmer og interessenter... 5 7. Markedsføring... 5 7.1 Ekstern markedsføring... 5 7.2 Intern markedsføring... 6 7.3 PR... 6 8. Sikkerhet... 6 9. Milepæler... 6 10. Risikoanalyse og kvalitetssikring... 7 10.1 Suksessfaktorer... 7 10.2 Kvalitetssikring... 7 11. Fremdriftsplan... 8 12. Økonomi... 9 12.1 Tidsforbruk prosjektarbeid... 9 12.2 Budsjett... 9 12.3 Finansieringsplan... 10
1. Bakgrunn Helt siden oppstarten av Gjertruds Venner har formålet vært å skape entusiasme, aktivitet og liv omkring Nordlandsjekta Gjertrud av Rana, for i gjennom det å sikre driften og vedlikeholdet av dette unike lille fartøyet. Og for å kunne finansiere et permanent båthus, og vinteropplag. Dette vil på sikt være avgjørende for hvor lenge hun kan operere på havet. Og også til hvilket bruk og formål hun kan fylle den dagen hun ikke lenger kan sjøsettes. En seiltur til Bergen har helt siden Gjertrud ble sjøsatt ligget i kortene. Først som en drøm hos båtbyggeren, og siden som en motivasjon og langsiktig mål hos medlemmene i foreningen Gjertruds venner. En gjennomføring av denne seilasen vil forhåpentligvis bidra til at Gjertrud kan sikres et langt «liv» til glede for alle som måtte fatte interesse for denne spennende delen av vår historie. Hvorfor Bergen? Nordlandsjektene var i mange hundre år det dominerende transportmiddelet for varebytte og persontransport langs kysten av Nord-Norge sørover til Bergen. De ulike samfunn omkring på Helgeland opplevde vekst og utvikling bygd på jektefarten. For å hedre denne gamle tradisjonen ønsker vi å ta med nordlandsjekta «Gjertrud av Rana» på tokt fra Hemnes til Bergen, med tørrfisk fra Røst i lasten, og på den måten bidra til levende historieformidling på vår vei langs kysten. 2. Mål og rammer 2.1 Formål Intensjonen med dette dokumentet er at det skal være et arbeidsdokument for styret, prosjektleder og styringsgruppe for å kartlegge og identifisere de utfordringer og arbeidsoppgaver som må løses og gjennomføres for endelig utarbeidelse av seilingsplan for Gjertruds seilas til Bergen sommeren 2013. 2.2 Mål for for-prosjektet Utarbeide seilingsplan, slik at Gjertrud av Ranen i løpet av noen uker sommeren 2013 kan gjennomføre en historisk og trygg seilas fra Helgeland til Bergen, og like trygt returnere hjem. 2.3 Mål for Seilasen Historisk seilas med Nordlandsjekta Gjertrud av Ranen fra Hemnesberget til Bergen og retur, der man underveis skal profilere lokalt næringsliv og lokal kultur. Seilasen gjennomføres med fokus på det historiske forhold at jektefarten i eldre tider i sterk grad var med på å bringe impulser, varer og mennesker opp og ned langs kysten. Og på denne måten var den med på å legge grunnlaget for vekst og velstand i små Nordnorske lokalsamfunn. 2.4 Delmål for seilasen Frakt av tørrfisk Profilering av lokale matprodusenter og matkultur fra Helgeland Et antall anløp med arrangement som gir positiv effekt for jekta og hennes samarbeidspartnere, på kort og lang sikt
Positiv mediedekning og omdømmebygging. Alle medlemmer skal ha mulighet til å delta, og ha en trygg og unik opplevelse å se tilbake på. 2.5 Formål med seilasen Åpne muligheter for finansiering av Gjertruds videre eksistens. Effekten av en vellykket seilas skal være med på og sikre økonomisk fundament for varig ivaretakelse av det unike «historiske» fartøyet Gjertrud av Ranen. 3. Omfang og avgrensninger for seilasen Seilasen starter ved avgang fra Hemnesberget og avsluttes ved ankomst til Hemnesberget. Høydepunktene vil være ankomst og opphold i Bergen, samt ankomst og deltagelse på Forbundets Kystens landsstevne i Sandnessjøen 18 21. juli. 4. Organisering 4.1 Prosjektets eier Det formelle eierskap ivaretas av styret i Gjertruds venner, som også sitter med prosjektansvar for gjennomføringen av forprosjektet, og også seilasen til Bergen. Det tas for øvrig sikte på å skape et eierforhold/følelse hos sentrale aktører, medlemmer av Gjertruds venner og Helgeland forøvrig. 4.2 Prosjektstyring og prosjektledelse Seilasen til Bergen blir styrt av en prosjektleder, med følgende ansvarsområder. Den praktiske gjennomføringen av seilasen. Koordinere all aktivitet HMS og sikkerhet under seilasen. 4.3 Skipper og båtførere. Det en forutsetning at det er minst to båtførere med erfaring og kompetanse til å navigere og føre fartøyet, vurdere risiko og lede mannskapet som til en hver tid er om bord under seilasen. 4.4 Styringsgruppe Styret i Gjertruds venner fungerer som styringsgruppe. Det åpnes for at styret i prosjektperioden kan styrkes med nødvendig kompetanse og kapasitet. 5. Beslutningspunkter, oppfølging og milepæler 5.1 Beslutningspunkter Prosjektet vil ha følgende to beslutningspunkter.
o Oppstart. o Prosjektrapport. 5.2 Oppfølging Prosjekt eiere / ansvarlige, styringsgruppen og interessegruppen får informasjon og innflytelse gjennom arbeidsmøter og løpende dialog med prosjektledelse, arbeidsgrupper og andre nøkkelpersoner. Samt gjennom dokumentasjon og informasjon som frembringes i prosjektet. 6.0 Arbeidsgrupper/forberedelser 6.1 Rigging og klargjøring av Gjertrud Det er inngått avtale med Segelloftet AS på Jøa, ved Frode Bjøru om leveranse av nytt seil, mast og rå. I den forbindelse er det nødvendig at Gjertruds venner stiller med nødvendig antall mannskap for rigging og innseiling. Mannskapsbehov: min 3 personer Antatt tidsforbruk: 2 3 dager. Som endelig testtur med ny rigg planlegges tur til Gjerøy, og planlagt ungdomscamp i regi av Polar- sirkelen friluftsråd, 28.-29. mai. 6.2 Planlegging av seilasen, etapper og anløp Grundig planlegging av seilasen vil være avgjørende for et vellykket resultat og tilfredsstillende måloppnåelse. Seilingsplanleggingen vil ha følgende hovedpunkter: Kartlegging og beslutning om anløpssted, anløpssted velges ut i fra graden av nytteverdi i forhold til prosjektets målsetting. (Arbeidsgruppen lager endelige kriterier for anløp-begrensninger og muligheter) Planlegging og koordinering av aktiviteter på anløpssteder. Planlegging og koordinering av aktiviteter ved ankomst og opphold i Bergen. Dagsetapper, seilingsrute og navigasjon. Planlegging av sikker seilas. 6.3 Kontakt og inngåelse av avtale om leveranse av tørrfisk Det ansees som viktig å kunne føre et vist kvantum tørrfisk med på seilasen. Først og fremst på grunn av markedsverdien i en slik handling. Det vil da være minst 150-200 år siden dette skjedde på samme måten, og med et slikt fartøy. Det tas kontakt med en eller flere aktører som kan tenkes å se verdien av denne typen PR, for egen bedrift og produkter. Når det er valgt samarbeidspartner for levering av tørrfisken, må denne selv få vesentlig medbestemmelsesrett over opplegget med, og rundt dette delmålet. Det må være en forutsetning at leverandøren av tørrfisken står for eventuelle kostnader forbundet med dette delmålet.
6.4 Logistikk event-ansvarlig Prosjektet vil være avhengig av en logistikk og event ansvarlig. Dette gjelder planlegging og gjennomføring av følgende hovedpunkter: Organisering av mannskap for de forskjellige etappene. Transport og reise for mannskap til og fra mønstring. Transport og logistikk av matvarer fra lokale produsenter. Bestilling av overnatting på anløpsstedene. Planlegging og koordinering av arrangement på anløpsstedene. Planlegge å sørge for eventuelle nødvendige skjenkebevilgninger i forbindelse med arrangementer ved havn. 6.5 Media og pressekontakt Ett av prosjektets delmål er positivt mediedekning. Derfor må det være en gjennomarbeidet og av styret vedtatt strategi som ligger til grunn og gir klare rammer for denne oppgaven. Styret sørger for at det blir laget et «fakta- ark» der alle relevante og nødvendige opplysninger er med. 6.6 Sponsorer Seilasen er avhengig av sponsormidler for å kunne gjennomføre med full «seilføring» Derfor er det nødvendig å etablere avtaler med et nødvendig antall sponsorer, som i gjennom samarbeid og felles interesser sikrer finansiering og full måloppnåelse. 6.7 Medlemmer og interessenter I og med at det er medlemmene og interessenter i Gjertruds venner som er tenkt skal «gjøre jobben» er engasjement og eierskap i denne gruppen en avgjørende ingrediens. Det vil være opp til styret og eventuelt andre inspiratorer å skape den rette og helt nødvendige gløden 7. Markedsføring 7.1 Ekstern markedsføring Markedsføring må tilpasses de gitte økonomiske rammer. Derfor vil dette sannsynligvis begrense seg, men må også sees i sammenheng med eventuell sponsorers markedsstrategier. Følgende markedsføringskanaler kan vurderes: Egen nettside Sponsorenes nettsider «føljetong» i lokale aviser (hver lørdag?) Annonsering, egen og sponsorenes Plakater Munn til munn metoden Stands Arrangementer
7.2 Intern markedsføring Markedsføring rettet mot egne medlemmer og andre interessenter vil være svært viktig for et vellykket prosjekt. Dette kan gjennomføres med følgende virkemidler: Jevnlig informasjon på mail Tekstmeldinger Fjæsboksiden Medlemsmøter Egen nettside Mediedekning 7.3 PR PR- eller samfunnskontakt vil være viktig for seilasens gjennomføring og måloppnåelse. Prosjektet må ha en tydelig, entydig og enkel kommunikasjon ut til «almuen» Derfor vil det være viktig at styret utformer en enkel mediestrategi, der budskapet er sammenfallende med og tydelig kommuniserer seilasens mål og formål. Dette må alle som kan tenkes å måtte uttale seg være kjent med. 8. Sikkerhet Sikker seilas og håndtering av eventuelle uforutsette hendelser vil i første rekke ligge hos båtførerne. Styret er imidlertid ansvarlig for å skaffe de nødvendige midler for sertifisering og eventuelle oppgraderinger av sikkerhetsutstyr. Fartøyet vil bli utstyrt med det sikkerhetsutstyr som kreves ved utstedelse av begrenset passasjersertifikat in til 12 personer, uten at dette formelt blir søkt. Planlegging av sikker seilas vil omfatte følgende punkter: Tilstrekkelig kart og navigasjonsutstyr VHF radio Oppblåsbar redningsflåte med kapasitet for alle om bord Godkjente redningsvester Livbøye med lys Godkjent og kontrollert nødpeilesender Opplæring og øvelse av mannskaper, inkludert flåteøvelse. Etablere kontakt med redningsselskapet eller andre relevante backup ved alle kryssinger av havstrekninger. 9. Milepæler 1. Ferdig for-prosjektbeskrivelse 2. Etablering av arbeidsgrupper 3. Inngåtte avtaler med sponsorer 4. Finansiering og budsjett 5. Utnevne skippere på den enkelte distanse 6. Ferdig land-logistikk 7. Fremlegging og samordning av arbeidsgruppenes arbeid. 8. Ferdig seilingsplan 9. Arbeidsmøte med nøkkelpersoner 10. Gjennomføring av seilasen 11. Rapport fra seilasen
10. Risikoanalyse og kvalitetssikring 10.1 Suksessfaktorer Suksessfaktor vil være å lykkes i å skape: Oppmerksomhet og engasjement i alle interessentgrupper. Skape bevissthet og engasjement omkring mål og delmål Full finansiering Tilstrekkelig antall nøkkelpersoner God planlegging 10.2 Kvalitetssikring Kvalitetssikring ivaretas gjennom arbeidsmøter i styret og med berørte parter. Samt løpende dialog i styringsgruppen, fortløpende evaluering og korrigerende tiltak.
11. Fremdriftsplan Arbeidsoppgaver Tidspunkt Ansvarlig Kommentar For-prosjekt beskrivelse og etablering av styringsgruppe 4.1.13 Prosjektleder/ Styret Første møte i styringsgruppen 4.1.13 Styret Etablering av arbeidsgrupper 13.1.13 Styret/styringsgruppen, prosjektleder Utarbeidelse av finansieringsplan og budsjett 15.2.13 Styret/prosjektleder Her vil det bli nødvendig med et antall oppfølgingsmøter. Datoer og agenda fortløpende Kartlegging av anløp 1.3.13 Styret/arbeidsgruppe Inngå avtaler med båtførere 1.3.13 Styret/prosjektleder Sponsorarbeid 1.3.13 Styret/Stig Framarsvik Brev-møter-telefon til aktuelle sponsorer Finansiering 8.3.13 Styret/prosjektleder Finansieringssøknader Arrangement-loddsalgannet Markedsplan 8.3.13 Styret/arbeidsgruppe Avtale om leveranse av tørrfisk 1.2.13 Styret/arbeidsgruppe Utarbeidelse av sikkerhetsplan 5.4.13 Båtførere Inkl sertifisering av utstyr. Og krisehåndtering. Utarbeidelse av landlogistikk 5.4.13 Styret/Logistikkansvarlig Koordinering og innarbeidelse av arbeidsgruppenes bidrag i seilingsplan 25.4.13 Styret/Prosjektleder
Siste møte i styringsgruppen 26.4.13 Styret Rigging og vedlikehold av Gjertrud Mai 2013 Prosjektleder Inkl seilkurs på Gjerøy Framlegging av seilingsplan 24.5.13 Prosjektleder/ styringsgruppen 12. Økonomi 12.1 Tidsforbruk prosjektarbeid Arbeidsoppgaver Timeforbruk Prosjektbeskrivelse og prosjektledelse 75 Møter i styringsgruppen (5-7 medlemmer) 185 Møter med interessenter og finansiering 55 Medlemsmøter 15 Arbeidsgrupper, møter og arbeid 390 Sponsorarbeid 70 Rigging innseiling 90 Sluttrapport 15 Sum timeforbruk arbeidsoppgaver 895 12.2 Budsjett Kostnader Beløp Egeninnsats (kr, 250,- pr time ) 223 750,- Sertifisering/oppgradering av sikkerhetsutstyr 30 000,- Møteutgifter 4 500,- Markedsføring 25 000,- Reiseutgifter (landlogistikk+diesel+div vedlikehold) 95 000,- Havneavgift 10 500,- Kontor rekvisita 2 500,- Uforutsette utgifter (10%) 39 125,- Sum kostnader 430 375,- Merverdiavgift 51 656,- Totale kostnader 482 031,- Note: det er ikke beregnet mva av egeninnsats
12.3 Finansieringsplan Finansiering Beløp Egenkapital 223 750,- Deltakeravgift (Kr 700,- pr pers) 21 000,- Loddsalg 8 000,- Salg av Gjertrud-effekter 5 000,- Sponsormidler 124 281,- Tilskudd etter søknader. 100 000,- Andre Total finansiering 482 031,-