STEINKJER KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Onsdag 30.september 2009 Møtetid: Kl. 10.00 Møtested: Fylkets Hus, Møterom Drengstu (underetasjen) De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 014/09 Referatsaker 015/09 Kommunens bruk av engangstilskudd til vedlikehold og rehabilitering (tiltakspakken) 016/09 Orientering fra revisjonen 017/09 Revisjon 2009 018/09 Forslag til driftsbudsjett for 2010 for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen 019/09 Selskapskontroll valg av utfører 020/09 Gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2009 Steinkjer 24.09.2009 Odd-Leiv Thun Per Helge Genberg Leder kontrollsekretær (sign) Telefon: 74 11 14 73 Mobil: 41 68 99 12 E-post: per.helge.genberg@komsek.no
SAK 014/09 REFERATSAKER Kontrollutvalget 30.09.2009 Per Helge Genberg 014/09 412-1702-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 Steinkjer kommune Melding om vedtak: Steinkjer kommunes regnskap for 2008 2 Steinkjer kommune Melding om vedtak: Gjennomgang av møteprotokoller for 2. halvår 2008 3 Overhalla kommune Brev til KomSek Trøndelag IKS om fortsatt deltakelse i selskapet 4 KomSek Trøndelag IKS Brev til Steinkjer kommune om budsjettjustering 2009 KomSek Trøndelag IKS 5 Steinkjer kommune Svar til KomRev Trøndelag IKS om revisjonsnotat til årsregnskapet for 2008 Utsendt Utsendt Utsendt SAK 015/09 KOMMUNENS BRUK AV ENGANGSTILSKUDD TIL VEDLIKEHOLD OG REHABILITERING (TILTAKSPAKKEN) Kontrollutvalget 30.09.2009 Per Helge Genberg 015/09 412-1702-5.3 Kontrollutvalget tar administrasjonens informasjon til orientering. Vedlegg 1. Norges Kommunerevisorforbund: einfo 09/13 Engangstilskudd til vedlikehold og rehabilitering 2. Kommunal- og regionaldepartementet: Rundskriv H-03/09 18.02.2009 Kommunedelen av tiltakspakken, s 1-3 Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger Regjeringens tiltakspakke for vedlikehold, rehabilitering og oppgradering av kommunal infrastruktur ble vedtatt av Stortinget i februar 2009. Tilskuddet på i alt 4 mrd kr (3,2 mrd til
kommunene og 0,8 mrd til fylkeskommunene) er fordelt etter innbyggertall, og har klart definerte vilkår. Midlene skal brukes til vedlikeholdsprosjekt på bygg, veier og anlegg der tiltakene kommer i tillegg til allerede vedtatte prosjekt. Engangstilskuddet gjelder for 2009 og arbeidet må være satt i gang dette året. Etter melding fra Fornyings- og administrasjonsdepartementet om en særlig hasteprosedyre for offentlige anskaffelser kan anbudsprosessen nå reduseres til en måned. Sjøl om engangstilskuddet i utgangspunktet er ment å fullfinansiere vedlikeholdstiltak, kan tiltakspakken f.eks kombineres med rentekompensasjonsordningene for kirkebygg og skolebygg/svømmebasseng. Det er ikke anledning til å bruke tilskuddet til investeringer i nye bygg og anlegg. Kommunene plikter å rapportere til fylkesmannen om bruken av midlene, og revisor skal attestere. Ved brudd på kriteriene skal tilskuddet tilbakebetales. Vurdering Det vil være naturlig at kontrollutvalget ber administrasjonen i kommunen orientere om bruken av midlene og hvor langt tiltakene er kommet. SAK 016/09 ORIENTERING FRA REVISJONEN Kontrollutvalget 30.09.2009 Per Helge Genberg 016/09 412-1702-5.3 Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Saksopplysninger KomRev Trøndelag IKS vil gi en orientering i møtet. SAK 017/09 REVISJON 2009 Kontrollutvalget 30.09.2009 Per Helge Genberg 017/09 412-1702-5.3 1. Kontrollutvalget tar informasjonen om revisjonsstrategi for 2009 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar revisors egenvurdering til orientering.
Vedlegg KomRev Trøndelag IKS: Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet deles ut i møtet Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder (RS 300) skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag, og vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2009 i møtet. Den som foretar revisjon må kontinuerlig vurdere sin egen uavhengighet. Hvert år, og ellers ved behov, avgir oppdragsansvarlig revisor en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jf. Revisjonsforskriftens 15. Dette blir lagt fram i møtet. Vurdering Revisjonsstrategien utarbeides på faglig grunnlag, og formålet er primært å avdekke risiko for feilrapportering, pluss å definere hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for å kunne avgi beretning. SAK 018/09 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT FOR 2010 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET I KOMMUNEN Kontrollutvalget 30.09.2009 Per Helge Genberg 018/09 412-1702-5.3 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2010 for kontrollog tilsynsarbeidet i kommunen med en total ramme på kr. 1.411.000. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg 1. Forslag til spesifisert driftsbudsjett for 2010 for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger:
Saksbehandling og saksgang for budsjettet for kontroll og tilsyn går fram av 18 i forskriften om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Forskriften pålegger kontrollutvalget å fremme forslag til budsjett for hele kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette gjelder utvalgets egne utgifter og kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Kommunens kostnader til kontroll og tilsyn skal framgå av både budsjett og regnskap. Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret til å ha løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Til hjelp i arbeidet skal kommunestyret sørge for at utvalget til enhver tid har sekretariatsbistand som tilfredsstiller utvalgets behov. Videre har kontrollutvalget også ansvaret for å se til at revisjonen til enhver tid tilfredsstiller kommunens behov, jfr. kommunelovens bestemmelser. Budsjett og økonomiplan Budsjett Forslag Anslag * 2009-2013 2009 2010 2011 2012 2013 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. 85 500 73 000 73 000 73 000 73 000 Kjøp av sekretariatstjenester 203 094 190 000 190 000 190 000 190 000 Kjøp av revisjonstjenester 1 080 000 1 148 000 1 148 000 1 148 000 1 148 000 Total ramme kontrollutvalget 1 368 594 1 411 000 1 411 000 1 411 000 1 411 000 * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,5 % i 2009 er alle tall i 2010 kr. Budsjettene for 2010 og økonomiplanene for 2010 2013 for KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS ble vedtatt på selskapenes representantskapsmøter 7.mai 2009. Forslaget til budsjett er i 2010-kroner, og det er i hovedsak lagt til grunn en gjennomsnittlig kostnadsøkning på 3,5 % fra 2009 til 2010. Satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Alle kostnader til kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 110. Med virkning fra mai 2009 vedtok representantskapene å overflytte oppgaven med å utføre selskapskontroll fra KomSek Trøndelag IKS til KomRev Trøndelag IKS. Dette fører til at budsjettet for kjøp av sekretariatstjenester blir redusert, parallelt med en budsjettøkning i kjøp av revisjonstjenester. Kontrollutvalget legger fram et forslag til spesifisert budsjett for kontroll og tilsyn, men foretar sjøl den endelige interne fordelingen når kommunestyret har fastsatt den totale rammen. Vurdering
Som ansvarlig for å ivareta kontroll- og tilsynsfunksjonen i kommunen har kontrollutvalget et vidt og krevende arbeidsfelt. Utvalget skal se til at kommunens økonomi forvaltes i henhold til lover og regelverk, at politiske vedtak følges opp og at saksutredning og beslutningsprosess gjennomføres korrekt i administrasjon og politiske organer. Målet må alltid være å sikre den enkelte innbyggers rettigheter og skape grunnlag for tillit til det administrative og politiske apparatet. Generelt bør det legges større vekt på internkontrollen i kommunene. Et eventuelt sterkere fokus på internkontroll kan f.eks gjøres ved å omprioritere innenfor den vedtatte planen for forvaltningsrevisjon eller ved å be kommunestyret om en økt ramme. Budsjettforslaget bygger på erfaring og på nytt reglement for godtgjøring til folkevalgte, og det er gjort en del mindre endringer i forhold til forrige år. Steinkjer kommune har opplyst at regnskapssystemet ikke gjør det mulig å framskaffe regnskapstall for kontroll og tilsyn spesielt. I kontroll- og tilsynssammenheng er de største postene kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester; ellers inneholder budsjettet poster for kontrollutvalgets egen drift. Faglig oppdatering i form av å delta på enkelte kurs og konferanser vil være viktig. Forslaget til budsjett for kontroll og tilsyn i 2010 legger ikke opp til endret aktivitetsnivå for kontrollutvalget, men det ligger i utvalgets formål at antallet møter og ev. besøk ved kommunale avdelinger/institusjoner kan øke hvis konkrete saker eller problemstillinger oppstår. Sak 018/09 - vedlegg 1 Spesifisert forslag til driftsbudsjett for 2010 for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen: Post Tekst Beløp 10800 Ledergodtgjørelse 25 500 10801 Møtegodtgjørelse 7 500 10802 Erstatning for tapt arbeidsfortjeneste 5 000 10990 Arbeidsgiveravgift 4 500 11200 Faglitteratur/tidsskrifter 1 500 (3 abonnement på tidsskriftet Kommunerevisoren) 11150 Bevertning 1 000 11501 Kursavgifter og oppholdsutgifter 25 000 11601 Kjøregodtgjørelse 1 000 (Kjøregodtgjørelse til møter og ved deltakelse på kurs/samlinger) 11602 Reiseutgifter 2 000
13751 Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS 190 000 13752 Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS 1 148 000 Sum: 1 411 000 SAK 019/09 SELSKAPSKONTROLL VALG AV UTFØRER Kontrollutvalget 30.09.2009 Per Helge Genberg 019/09 412-1702-5.3 Kontrollutvalget viser til tidligere vedtatt plan for selskapskontroll for 2008-2011 i Steinkjer kommune. Eierskapskontroll utføres av KomRev Trøndelag IKS. Vedlegg 1. Vedtak i kontrollutvalget i sak 017/08 - Plan for selskapskontroll i Steinkjer kommune for 2008-2011 2. Vedtak i Steinkjer kommunestyre i sak 171/08 - Plan for selskapskontroll i Steinkjer kommune for 2008-2011 Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger: I møter 07.05.2009 vedtok representantskapene i KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS å flytte oppgaven med å utføre selskapskontroll fra sekretariatet til revisjonen, med virkning fra denne datoen. Ettersom kontrollutvalget i sak 018/08 vedtok hvem som skulle utføre selskapskontrollen (eierskapskontrollen), og dette (i samsvar med tidligere praksis) var KomSek Trøndelag IKS, fører endringen til at utvalget må gjøre nytt vedtak. Kommunestyret har bare vedtatt planen og prioriteringslisten, og skal derfor ikke ha saken opp igjen. For kommuner der det har skjedd endringer i den formelle statusen til prioriterte selskap, må også prioriteringslisten revurderes, men slike endringer er ikke kjent for Steinkjers del. Vurdering Vedtaket om valg av utfører er en formalitet som må gjøres for å være i samsvar med den nye oppgavefordelingen mellom sekretariats- og revisjonsselskapet.
SAK 020/09 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 1. HALVÅR 2009 Kontrollutvalget 30.09.2009 Per Helge Genberg 020/09 412-1702-5.3 Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1.halvår 2009 til orientering. Vedlegg Gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 1.halvår 2009 Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Rapporten omfatter en gjennomgang av møteprotokoller fra avholdte møter 1. halvår 2009 for formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å se til at vedtak er fattet av riktig organ og at saker av vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Det skal ikke vurderes om politiske vedtak er hensiktsmessige. Denne rapporten viser ingen funn.