Administrative bestemmelser Varekjøp K902 Kontorinnredning, prosjektkontor Prosjekt nr. 11979 FHI Prosjektkontor Victoria terrasse Kontorinnredning Vedlegg 4 Administrative bestemmelser Alle kontrakter. REV. pr. 14.03.2011 -Side 1 av 8
Innholdsfortegnelse 0 Formål... 3 1 Kvalitetssikring... 3 1.1 Generelt... 3 1.2 Kvalitetsplan... 3 2 Fremdriftsplan... 3 3 Rapportering... 3 3.1 Månedsrapport... 3 3.2 Rapportering av arbeidstaker/kontraktsparter... 4 4 Administrative rutiner... 4 4.1 Faktura... 4 4.2 Korrespondanse... 5 5 Varelevering og adgang til Victoria terrasse SHA.... 5 5.1 Merking... 5 5.2 Varelevering... 5 5.3 Rigg - drift. Midlertidig lagring.... 6 5.4 Melding til mottaker... 6 5.5 SHA Adgang.... 6 6 Utpakking, utplassering og mottakskontroll.... 7 7 Sluttdokumentasjon... 7 7.1 Generelt... 7 7.2 Språk... 7 7.3 Leveranse av sluttdokumentasjon... 7 7.4 Nummerering av dokumenter... 8 7.5 Formater på sluttdokumentasjonen... 8 -Side 2 av 8
0 Formål Dette dokumentet fastlegger de administrative bestemmelser som gjelder for leveransen. Dokumentet inngår i avtalen om levering av brukerutstyr. 1 Kvalitetssikring 1.1 Generelt Leverandørens kvalitetssikring skal være planlagt ved et dokumentert system for kvalitetsstyring og dette skal være et middel til å sikre at de krav som stilles i kontrakt, samt relevante myndighetskrav, blir oppfylt og dokumentert. For krav til system, se punkt 6 i Rødboka. 1.2 Kvalitetsplan Leverandøren skal innen 30 dager etter kontraktinngåelse utarbeide en leveranserettet kvalitetsplan. Kvalitetsplanen skal baseres på leverandørens eksisterende system for kvalitetsstyring og skal omfatte den samlede leveransen, inkludert styring og kontroll av eventuelle underleverandører. Kvalitetsplanen skal bidra til å knytte spesifikke krav i kontrakten til eksisterende system for kvalitetsstyring. Kvalitetsplanen skal der hvor det er relevant, referere til eksisterende prosedyrer, instrukser eller rutiner i eksisterende system for kvalitetsstyring. Ved tilfeller der eksisterende system for kvalitetsstyring ikke omfatter tilfredsstillende prosedyrer, instrukser eller rutiner til å sikre oppfyllelse av spesifikke krav i kontrakt, skal kvalitetsplanen omfatte denne dokumentasjonen. Kvalitetsplanen skal som et minimum omfatte følgende forhold: Innkjøp fra underleverandører, inkludert styring og kontroll av disse Kontroll og prøving (kontrollplaner som beskriver hvilke kontroll- og testaktiviteter som skal gjennomføres for å sikre at spesifiserte krav i kontrakt tilfredsstilles) Avviksbehandling (inkludert korrigerende og forebyggende tiltak) Styring og kontroll av endringer Leverandøren er ansvarlig for at kontraktens krav knyttet til kvalitetssikring gjøres gjeldende og innarbeides hos underentreprenører/-leverandører. 2 Fremdriftsplan Fremdriftsplan for leveransen og fremdriftsrapport skal etableres av leverandøren med et omfang og en detaljeringsgrad som viser metoden for gjennomføring av leveransene, som er i hht. fremdriftsplan gitt i tilbudsinvitasjonen og som muliggjør styring og rapportering av fremdrift. 3 Rapportering 3.1 Månedsrapport Ingen krav -Side 3 av 8
3.2 Rapportering av arbeidstaker/kontraktsparter gjelder kun for kontrakter der montasjearbeider inngår i vareanskaffelsen. Etter pålegg fra Sentralskattekontoret for utenlandssaker, og i henhold til Ligningsloven 6-10, skal kontraktsparten snarest etter at han har inngått avtale med den enkelte underleverandør, rapportere avtalen på skjema RF-1199 til Statsbygg. Kontraktsparten skal videre sørge for at alle hans underleverandører foretar tilsvarende rapportering for sine underoppdrag, slik at alle kontrakter, i alle ledd, både norske og utenlandske, blir rapportert til Statsbygg. Tilsvarende er kontraktsparten også ansvarlig for å rapportere all arbeidskraft, både norsk og utenlandsk, på skjema RF-1198 som benyttes for kontraktsarbeid i alle ledd. Dette gjelder imidlertid ikke for norske firmaer, og heller ikke for utenlandsk arbeidskraft ansatt i norske firmaer. Skjemaet leveres Statsbygg. Skjemaene (RF-1198, RF-1199) og opplysninger kan fås ved å kontakte Sentralskattekontoret for utenlandssaker (tlf 51 96 96 00), på nettstedet skatteetaten.no. Ved for sent innleverte oppgaver kan Sentralskattekontoret for utenlandssaker ilegge gebyr/dagmulkt. Leverandøren skal bekrefte skriftlig ovenfor oppdragsgiver før oppdragets avslutning at han har overholdt pålagt rapportering til Sentralskattekontoret for utenlandssaker. Det blir ikke utbetalt sluttfaktura før dette er bekreftet. For å ivareta spørsmål og rapporteringskrav fra myndigheter skal leverandøren til enhver tid ha tilgjengelig en oppdatert liste over alle medarbeidere for denne kontrakten. Listen skal også omfatte eventuelle underleverandører. Følgende informasjon skal fremkomme fra listen: Navn og personalia Nasjonalitet Stilling Firma Start- og sluttdato på oppdraget Leverandøren skal oversende listen uoppfordret til oppdragsgiver. Arbeidstillatelse Leverandøren er ansvarlig for at alle utenlandske entreprenører, leverandører eller ansatte som skal utføre arbeid i Norge er i besittelse av gyldig arbeids- og oppholdstillatelse før kontraktsarbeider påbegynnes. 4 Administrative rutiner 4.1 Faktura Foretaksnummer, merverdiavgiftmanntallnummer, periode fakturaen gjelder for og fakturabeløpet skal tydelig fremgå på fakturaens første side som sendes: STATSBYGG Fakturamottak HK. PB 233,3901 Porsgrunn. -Side 4 av 8
Faktura merkes: 11979 FHI Prosjektkontor Kontrakt:(for eksempel K 901). Ved tilleggsbestillinger skal kopi av bestillingsbrev medfølge fakturaen. Ved eventuelle timeoppdrag skal spesifiserte timelister medfølge. 4.2 Korrespondanse All korrespondanse inn til Statsbygg skal påføres lignende overskrift og nummerering som for utgående korrespondanse. Eksempel på et brev inn til Statsbygg fra Kontrakt K 901: 11979 FHI - Prosjektkontor Brukerutstyr. Kontrakt K 901. Sak: Statsbyggs kommentarer til kvalitetsplan. Bruk av e-post I normaltilfellet skal all kommunikasjon mellom leverandør og Statsbygg være skriftlig. E-post skal brukes kun for enklere kommunikasjon for eksempel avtale vedrørende møtetidspunkter etc. 5 Varelevering og adgang til Victoria terrasse SHA. 5.1 Merking Alle kolli skal tydelig merkes med prosjektnummer og kontraktsnummer. Avsenders navn, adresse og kontaktperson skal fremgå tydelig på emballasjen. Alle leveranser skal ha medfølgende dokumentasjon som inneholder mottakers navn og adresse med kontraktsnummer, kontaktperson, pakkliste, leveringssted og anvist plass/rom, samt avsenders navn og adresse. 5.2 Varelevering Leverandører av inventar/utstyr til Prosjektkontoret er ansvarlig for transport til Victoria terrasse og frem til endelig plass/rom. Leverandøren står fritt til å velge transportør, men må sørge for at transportør er kjent med at varene leveres til en byggeplass hvor det ikke er tilgang til hjelpemidler for lossing og intern transport. Alle leverandører av varer/tjenester til Nasjonalmuseets prosjektkontor må sørge for å stille med en plassansvarlig når transportør ankommer, slik at levering kan skje i henhold til kontraktens krav. Det gjøres oppmerksom på at det er begrenset med parkeringsplass foran Victoria Terrasse og at adkomst til bygget skjer gjennom hovedinngang. Monteringssted er 4 etg. -Side 5 av 8
5.3 Rigg - drift. Midlertidig lagring. Det vil ikke bli stilt til disposisjon rigg-/drift fasiliteter som kontor/lager/telefon etc for leverandører til Prosjektkontoret Leverandører vil kunne gjøre seg nytte at eksisterende uttak for vann og el. i den grad det er behov for dette og disse har tilstekkelig kapasitet. Det forutsettes at leverandører hvor tilkopling av vann-/avløp og el inngår i kontrakt skaffer seg oversikt over grensesnitt for tilkoplinger og at disse har nødvendig dimensjon/kapasitet for tilkopling. Tilgang til toaletter og spiseplass vil skje etter nærmere avtale og anvisning tilpasset den enkelte leverandørs behov. Det forutsettes at leverandør sørger for alle nødvendige forsikringer av sine leveranser til prosjektkontoret inntil overtakelsesforretning har funnet sted. Inventar og utstyr kan ikke forutsettes midlertidig lagret i eller utenfor Prosjektkontoret Leverandør plikter å lagre og håndtere utstyr frem til avtalt tidspunkt for levering/montering for egen regning. 5.4 Melding til mottaker To uker før levering skal leverandøren bekrefte leveringstidspunkt (dato og tidspunkt) for oppdragsgiver. 5.5 SHA Adgang. Det forutsettes at alle leverandører ivaretar lovpålagte SHA-oppgaver for egne leveranser på en forsvarlig måte(jf. Arbeidsmiljøloven), og hvor også hensynet til andre samtidige aktører på plassen gis høy prioritet for å unngå at utilsiktede og farlige hendelser oppstår. -Side 6 av 8
6 Utpakking, utplassering og mottakskontroll. Oppdragsgiver vil stille til disposisjon et utpakkingsrom på leveringsstedet, hvor varene skal pakkes ut av emballasjen i størst mulig grad, blant annet for å minimere forurensing inne i byggene. Leverandøren skal selv pakke ut utstyret i utpakkingsrommet, og fjerne emballasjen fra utpakkingsrom/bygninger umiddelbart etter utpakking. Kostnader forbundet med borttransport og alle avfallgebyrer skal innkalkuleres i tilbud. Varene skal inntransporteres til de ulike rom enten i trapper eller i vare- / personheiser. Alle transportveier internt i byggene skal tildekkes forsvarlig før innsjauing skjer for å unngå skader. Det enkelte leverandør er ansvarlig for å vurdere omfang av dette og ta med nødvendig tildekking/kostnader for sine leveranser i sitt tilbud. Det gjøres oppmerksom på at adkomsten til de ulike avsnittene er begrenset i forhold til størrelse på døråpninger/trapperom/heiser, og det påhviler leverandørene å gjøre seg kjent med dette på forhånd for å forsikre seg om at alt utstyr kan utplasseres. Det forutsettes at leverandør forestår all intern transport og løfting for å få inventar og utstyr på plass i de rom det skal være. Mottakskontroll, ref. Rødboka 17, vil først skje når varer/utstyr er levert/montert i de avsnitt/rom de tilhører. For leveranser hvor det ikke er krav om prøvedrift, kan mottakskontroll og overtakelsesforretning (ref Rødboka pkt 18.4) skje samtidig. Dette skal planlegges nøye i samarbeid med oppdragsgiver og være en del av omforent fremdriftsplan, knfr. punkt 2 foran. Hvis det er knyttet opplæring til noen av leveransene skal denne være gjennomført før overtagelse. For alle leveranser hvor det er knyttet prøvedrift/opplæring, henvises til bestemmelser i Rødboka 18. For disse leveransene er det formålstjenelig å avholde en mottakskontroll når installasjoner/utstyr er på plass, mens overtakelse først skjer etter prøvedriftsperioden. 7 Sluttdokumentasjon 7.1 Generelt Leverandøren har ansvaret for at det for alle leveranser utarbeides og leveres sluttdokumentasjon. Denne skal danne grunnlag for brukerens forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) av leveransene. Milepælene for levering av sluttdokumentasjon er angitt i tilbudsinvitasjonen. Dokumentasjonen anses som en del av leveransen og skal være komplett før overtakelsesforretningen. 7.2 Språk All dokumentasjon skal være på norsk. 7.3 Leveranse av sluttdokumentasjon Sluttdokumentasjonen består av følgende: En kortfattet norsk brukerveiledning til hver av utstyrsenhetene i leveransen. Komplett vedlikeholdsbeskrivelse av produktet med beskrivelse av vedlikeholds-/ rengjøringsmetoder. -Side 7 av 8
7.4 Nummerering av dokumenter Alle dokumenter skal som et minimum, være merket med kontraktsnummer, artikkelnummer og utgivelsesdato. 7.5 Formater på sluttdokumentasjonen Sluttdokumentasjonen skal leveres på følgende formater: All dokumentasjonen skal overleveres digitalt i PDF-format. 1 stk. komplett vedlikeholdsbeskrivelse av produktet i papirformat. Dersom leverandøren har Web-adresse hvor brukerdokumentasjon, funksjons- og vedlikeholdsdokumentasjon (servicemanualer) holdes oppdatert, ønskes denne. -Side 8 av 8