OPPDRAGSBESKRIVELSE FOR ROS-analyse, SSHF Utviklingsplan 2030 AVROP PÅ RAMMEAVTALE Diverse rådgivende og administrative tjenester innen bygg- og eiendom. Tjenesteområde: 1. Administrativ og prosjektfaglig bistand i forbindelse med strategi- og planprosesser i tidligfasen, herunder: e. vurderinger av infrastruktur, konsekvensutredninger etc. TILBUDSFRIST 02.05.2014 KL. 12:00 Side 1 av 8
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Oppdraget... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Tilbyders oppgaver... 3 1.3 Krav til tilbud og rådgiver... 4 1.3.1 Oppgaveforståelse/prosjektgjennomføring... 4 1.3.2 Totalpris... 4 1.3.3 Kompetanse og tilgjengelighet... 4 1.4 Oppdragsansvarlig... 5 1.5 Gjennomføring... 5 1.6 Avtaleperiode og ramme... 5 1.7 Opsjon... 5 1.8 Sted for utførelse... 5 1.9 Kunngjøring... 5 2 Prosess for valg av rådgiver... 6 2.1 Tilbudsfrist... 6 2.2 Leveringssted og merking... 6 2.3 Fremdrift... 6 2.4 Meddelelse... 6 3 Utforming av tilbud... 6 4 Kriterier som blir lagt til grunn ved tildeling av avtale... 6 Side 2 av 8
1 Oppdraget 1.1 Bakgrunn Sørlandet sykehus HF er i ferd med å lage en langsiktig utviklingsplan for hele helseforetaket; Utviklingsplan 2030. I mandatet som ble vedtatt at styret for SSHF 26.10.12 står det bl.a.: Prosjektet skal utarbeide et forslag til en helhetlig, langsiktig utviklingsplan for SSHF i samsvar med Helsedirektoratets veileder. Nasjonale og regionale helsepolitiske strategier og planer er overordnede føringer, og utviklingsplanen skal bygge på disse. Utviklingsplanen skal danne grunnlag for foretakets neste tre-årige strategiplaner (2015 2017 etc.). Utviklingsplanen skal omfatte både virksomheten og bygningsmassen. Den virksomhetsmessige utviklingsplanen omfatter helseforetakets primære virksomhetsområder som er klinisk virksomhet, opplæring, forskning og utdanning, samt ikke-medisinske servicetjenester. Denne skal kunne være et frittstående dokument som gir premisser for utvikling av bygningsmasse og teknisk infrastruktur. Prosjektet skal på bakgrunn av forventet utvikling vurdere hvordan det vil være mest hensiktsmessig/lønnsomt for SSHF å innrette sin virksomhet uavhengig av dagens sykehusstruktur og oppgavefordeling. I første del av planperioden, vil tiltak for å møte befolkningens behov for spesialisthelsetjenester likevel måtte vurderes innenfor dagens hovedstruktur med tre somatiske sykehusbygg. Prosjektet har en styringsgruppe med representanter fra både helseforetaket og kommunene i Agder-fylkene. Som en del av planarbeidet skal det gjennomføres både en ROS-analyse og en samfunnsmessig konsekvensanalyse. Til å følge opp arbeidet med disse to analysene, er det etablert en egen arbeidsgruppe med deltakelse fra både kommunene og SSHF. Styret for SSHF understreker i sitt vedtak ang. høringsdokumentet for Utviklingsplan 2030 planarbeidets betydning utover SSHF og sier bl.a.: I tillegg berører arbeidet regionstrategiske elementer knyttet til Agders samlede utvikling i videre forstand enn bare det samlede helsevesenet. (Se vedlegg 2). Dette perspektivet skal prege både ROS-analyse og samfunnsmessig konsekvensanalyse. Foreløpig prosjektrapport med vedlegg / høringsdokumenter og annen informasjon om prosjektet finnes på internettadressen Utviklingsplan 2030 1.2 Tilbyders oppgaver ROS-analysen skal ha som formål å gi en representativ og beslutningsrelevant fremstilling av risiko forbundet med de alternative driftsmodellene som skisseres i høringsrapport U2030. ROS-analysen skal ha en kvalitativ tilnærming, og skal være basert på standarden NS 5814:2008. Det skal foretas en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse av de ulike modellene hvor både sykehus-, kommunehelsetjeneste, samfunns- og brukerperspektivet kommer tydelig frem. Analysen skal bl.a., men ikke utelukkende, vurdere risiko og sårbarhet når det gjelder; gjennomførbarhet av de ulike modellene vedtatte kriterier for valg av løsning (se vedlegg 1), herunder også konsekvenser for likhetsprinsippet i ulike regioner knyttet til økonomiske konsekvenser ved de ulike alternativene sammenheng mellom utviklingen i kommunehelsetjenestene og utviklingen i spesialisthelsetjenesten innenfor tjenester på rus-, psykisk helse-, og somatikkfeltet Side 3 av 8
konsekvenser av at kommunene og sykehuset eventuelt utvikler tjenester i ulikt tempo belyses endringer i demografi - særlig veksten i den eldste del av befolkningen - som påvirker fremtidens sykdomsbilde, også etter 2030 folkehelse/forebyggende helsearbeid (jfr veileder IS-1369) endringer i nasjonale og regionale rammebetingelser rammebetingelser som følge av Samhandlingsreformen utvikling i teknologi og infrastruktur analysegrunnlag og annen relevant bakgrunnsinformasjon Personer som kan gi vesentlig og relevant informasjon skal intervjues. Tilbyder skal foreslå et utvalg av respondenter (stilling/funksjon) for intervju. Av hensyn til ferieavvikling må leverandøren planlegge for gjennomføring av intervjuer innen 20.06.2014. Sluttrapport bør inneholde de krav til dokumentasjon som er beskrevet i NS 5814;2008 5,3.2. Arbeidet bør tilfredsstille krav til medvirkning fra interessenter beskrevet i 3.2.3 (Brukerorganisasjoner, tillitsvalgte, kommuneansatte, sykehusansatte, politikere etc.) Rapporten må ha en form og et språk slik at den er tilgjengelig for politikere, ansatte og brukere. Viktige grunnlagsdokumenter utover de som er beskrevet i høringsdokumentet Fylkesplaner inkl. Areal- og Transportplan for regionen Kommuneplanene for de berørte kommunene Regionplan Agder 2020 Andre relevante planer og strategier Vedlegg: Tabell med de fem styrevedtatte kriteriene. 1.3 Krav til tilbud og rådgiver 1.3.1 Oppgaveforståelse/prosjektgjennomføring Leverandøren skal med bakgrunn i punkt 1.1 og 1.2 beskrive sin forståelse av oppdraget og hvordan dette best kan gjennomføres. Det vil bli lagt stor vekt på hvordan tilbyder forstår oppdraget med hensyn til både samfunnsperspektivet og pasientperspektivet. Tilbudet skal inneholde en metodebeskrivelse og en overordnet fremdriftsplan slik tilbyder mener at oppdraget bør gjennomføres. ROS-analysen er en del av grunnlaget for høringsuttalelser og skal oversendes høringsinstansene senest 15.08.2014. Leverandørens sluttrapport må derfor være ferdig til publisering innen denne dato. En foreløpig rapport må være klar til drøfting med oppdragsgiver i rimelig tid før 15.08.2014 1.3.2 Totalpris Leverandøren skal oppgi følgende priser: Timepris etter gjeldende kategorier i rammeavtalen. Timeestimat og samlet pris for hele oppdraget. Reiseutgifter skal være inkludert i timeprisene, og skal derfor ikke faktureres. Evt. reiseutgifter for særskilte reiser utenfor oppdragssted kan avtales og skal godkjennes av ansvarlig for oppdraget. 1.3.3 Kompetanse og tilgjengelighet Leverandøren skal, med bakgrunn i pkt 1.1 og 1.2, presentere den/de personer som foreslås stilt til rådighet for oppdraget. Dette skal dokumenteres med relevante CV-er og oversikt over referanser (navn, tlf og e-postadresse) som kan kontaktes. Side 4 av 8
Ved behov vil tilbudt personell bli innkalt til samtale, og inntrykk fra samtalen(e) vil i så fall være en del av evalueringsgrunnlaget. Det stilles store krav til dokumentert kompetanse og erfaring fra tilsvarende oppdrag. Leverandøren skal navngi hvilke(n) ressurs(er) som stilles til rådighet for dette oppdraget, og tilgjengelighet skal fremgå i tabell, som beskriver tilgjengelighet og ressursbruk i hele avtaleperioden. Leverandøren bes bekrefte aksept av ulik, og ved behov avvikende, belastning i avtaleperioden. 1.4 Oppdragsansvarlig Oppdragsgiver er SSHF og kommunene i Aust- og Vest-Agder i fellesskap. Oppdragsgivers kontaktperson er driftsdirektør Per W. Torgersen, SSHF. Leverandør sender faktura til SSHF og SSHF er ansvarlig for oppgjør. Ansvarlig for oppdraget fra leverandøren skal oppgis i tilbudet. 1.5 Gjennomføring Oppdraget gjennomføres etter nærmere avtale med oppdragsansvarlig. 1.6 Avtaleperiode og ramme Avtaleperiode vil være fra signering av avtale til sluttrapport er levert, senest 15. august 2014. Det må påregnes ulik belastning i perioden. Tilbudte konsulenter må være tilgjengelige for oppdragsgiver i hele perioden. 1.7 Opsjon Hvis oppdragsgiver ser behov for å utvide oppdraget før eller etter at leverandøren har levert sin sluttrapport, er intensjonen at ressursene som kontraheres gjennom denne minikonkurransen kan benyttes så lenge det er behov for det. Tilbyder bes bekrefte at dette aksepteres. 1.8 Sted for utførelse Sted for utførelse vil være Sørlandet sykehus HF, Egsveien 100, Kristiansand. Deler av oppdraget kan etter avtale med oppdragsgiver utføres annet sted. 1.9 Kunngjøring Denne oppdragsbeskrivelse er i likelydende eksemplarer sendt følgende leverandører innen aktuelt tjenesteområde: Hospitalitet AS CF Møller AS Rambøll AS Side 5 av 8
2 Prosess for valg av rådgiver 2.1 Tilbudsfrist Innsendelse av tilbud skal være oppdragsgiver i hende innen 02.05.2014 kl 12:00. 2.2 Leveringssted og merking Tilbudet skal sendes pr. e-post til følgende adresse: sigmund.framnes@sshf.no Emne i e-post skal være: Tilbud på ROS-analyse, SSHF Utviklingsplan 2030. Tilbudet skal sendes i form av dokumenter med passord, slik at filen ikke kan åpnes før tilbudsfristen. Passord ettersendes rett etter tilbudsfrist. Tilbud som mottas per e-post, men som ikke er låst med passord, vil bli avvist. 2.3 Fremdrift Oppdragsgiver vil begynne gjennomgang og evaluering av tilbudene umiddelbart etter innleveringsfristen. Evalueringen er planlagt ferdigstilt og tildeling planlegges innen 13.05.2014. Etter en første gjennomgang og evaluering av innkomne tilbud vil oppdragsgiver vurdere å innkalle aktuelle konsulenter til intervju. 2.4 Meddelelse Inntil bindende avtale er inngått, har oppdragsgiver rett til å anta et hvilket som helst av de innkomne tilbud, eller forkaste samtlige. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å vurdere tilbudte personer enkeltvis og velge den/de personer(er) som samlet sett for oppdragsgiver gir den mest fordelaktige løsning. Alle leverandører som har levert inn tilbud vil få beskjed når valg av konsulent(er) er tatt. 3 Utforming av tilbud Tilbudet skal leveres elektronisk i PDF-format. Tilbudet skal inneholde 2 bilag: 1. Leverandørens besvarelse på oppdragsforespørselen. 2. CV(er) for tilbudt personell. 4 Kriterier som blir lagt til grunn ved tildeling av avtale Valg av konsulent(er) vil bli basert på en samlet vurdering av kriteriene beskrevet i pkt 1.3: Oppgaveforståelse/prosjektgjennomføring Totalpris Ressurser som tilbys og deres kompetanse og tilgjengelighet for oppdraget Kriteriene vektes slik: 40 % Oppgaveforståelse/gjennomføring 20 % Totalpris 40 % Ressurser/kompetanse Side 6 av 8
Vedlegg 1: Kriterier for vurdering av fremtidig løsning Kriterium, presisering Faglig kvalitet På nivå som beskrevet i nasjonale og regionale veiledere Helhetlig pasientforløp Det skal være, og pasienten skal oppleve, kontinuitet i pasientforløpet Samfunn Samfunnsmessig bærekraftig sykehusstruktur Tilgjengelighet Tilgang for alle innen forsvarlig avstand/reisetid Økonomi Optimal ressursutnyttelse og langsiktig bærekraft. Vurdering av modellenes relative konsekvenser for driftsøkonomien og behovet for investeringer i bygg og infrastruktur. Vurderingsgrunnlag Tilstrekkelig aktivitet/volum, robusthet for endring og faglig utvikling Faglig bredde, kompetanse og oppgaver Høyspesialiserte tjenester, diagnostikk og behandling er tilgjengelig 24/7 Gode beredskapsløsninger (rutiner og organisering) En adresse for akutt, kritisk sykdom og livsviktige tilbud Rekrutteringsevne (attraktivt fagmiljø, arbeidsmiljø, bomiljø, nærhet til samfunnsfunksjoner) Forskning og utvikling, ressurser og volum Sykehuset er en kompetansebase for klinisk ekspertise og støtte. Tilgjengelighet til tverrfaglig ekspertise Organisering og klare retningslinjer for hvilke pasienter som skal behandles hvor Tilby spesialisthelsetjeneste utenfor sykehuset der hvor pasienten bor. God samhandling og samarbeid mellom avdelinger i sykehuset God samhandling og samarbeid mellom sykehus og kommuner/andre samarbeidspartnere Kontinuitet i diagnostikk og behandling Utnytte etablert, samfunnsmessig infrastruktur (veier, skoler, osv). Bevare/utvikle lokalsamfunn, arbeidsplasser, næring Miljøpåvirkning; transportarbeid, CO2-utslipp Grunnlag for samarbeid med kommunene og andre samarbeidspartnere Tilgjengelighet for ansatte og pasienter, nærhet, trygghet Transportkostnader Forsvarlig tids- /reiseavstand ved akutt sykdom. Lik tilgang til sykehustjenester for befolkningen (men varierende avstand) God tilgang på nødvendig kompetanse og ressurser for akuttpasienter Hensiktsmessig avstand eller tekniske løsninger for pasienter med hyppig behov Nærhet til generelle tjenestetilbud og for pasienter innenfor psykiatri og rus- og avhengighetsbehandling Mest mulig helse for hver krone Beredskapskostnader, ressurseffektive løsninger Kostnadseffektiv organisering, samlokalisering, teknologibruk og arealbruk Stordriftsfordeler og ulemper, skalavurderinger, Kostnader ved utvikling, drift og vedlikehold av bygningsmassen Samarbeid/oppgavedeling med kommuner og private Fleksibilitet og elastisitet i bygg og tekniske løsninger Side 7 av 8
Vedlegg 2: Vedtak i styresak 020-2014 Utviklingsplan 2030 høringsutkast 1. Styret tar høringsdokumentet til Utviklingsplan 2030 til orientering. 2. Det presiseres i høringsbrevet at styret og administrerende direktør ikke har konkludert med hvilken modell de går inn for, og heller ikke lokalisering. 3. Styret ser at dokumentet omhandler fremtidig sykehusstruktur, bygninger, lokalisering, arbeidsdeling og samhandling mellom SSHF og kommunene. I tillegg berører arbeidet regionstrategiske elementer knyttet til Agders samlede utvikling i videre forstand enn bare det samlede helsevesenet. Styret ønsker høringsinnspill i et bredt perspektiv. 4. I lys av den brede interessen Utviklingsplan 2030 har i hele Agder, er styret opptatt av å sikre en god prosess videre med bred involvering og aktiv dialog. Behovet for tett dialog gjelder i særlig grad kommunene i de to Agder-fylkene. 5. Styret er kjent med at KS i samarbeid med Kristiansand kommune arbeider med en speilmelding hvor siktemålet er å se Utviklingsplan 2030 i et kommuneperspektiv. I perioden fram til Utviklingsplan 2030 realitetsbehandles ønsker derfor styret en tett dialog med kommunene i Agder. Styret ber direktøren i samarbeid med styringsgruppa og styreleder planlegge en prosess for å gå gjennom Utviklingsplanen, nevnte speilmelding og øvrige strategiske planer / vurderinger. Målet med en slik prosess er å legge et best mulig grunnlag for felles forståelse av hvilke strategiske utfordringer sykehuset og kommunene står overfor for å sikre gode helsetjeneester til befolkningen samtidig som hensynet til den overordnede regionale utvikling ivaretas. 6. ROS-analysen ettersendes høringsinstansene så snart den er ferdigstilt, senest 01.06.2014. Arbeidet med en samfunnsanalyse igangsettes. 7. Høringsfristen settes til 01.09.2014. (Høringsfristen er senere blitt forlenget til 15.10.2014 og frist for ROS-analysen og samfunnsmessig konsekvensanalyse er forlenget til 15.08.) Side 8 av 8