NÆRØY KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 4. juni 2008 Møtetid: kl 13.00 Møtested: Formannskapssalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 009/08 Referatsaker 010/08 Rapport etter gjennomfør selskapskontroll Eierskapskontroll - Midtre Namdal Avfallsselskap 011/08 Plan for selskapskontroll i Nærøy kommune 2008-2011 012/08 Forvaltningsrevisjonsrapport 1751-1/2007 Hjemmebaserte tjenester - Brukermedvirkning og internkontroll 013/08 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2008-2011 014/08 Årsregnskapet 2007 015/08 Årsmelding 2007 016/08 Skatteoppkreverfunksjonen 017/08 Det kommunale regnskapet del 2 Informasjon fra revisor Rådmannen er invitert til å komme i møte og orientere i sak 14/08, 15/08 og 16/08. Steinkjer, 29. mai 2008 Roger Lundin Liv Tronstad leder kontrollsjef (sign) tlf: 74 11 14 76 mob: 936 92 526 e-post: liv.tronstad@komsek.no
SAK 009/08 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 04.06.2008 Liv Tronstad 009/08 Nærøy 08 Referat 1 KomRev Trøndelag IKS Revisjonsnotat årsregnskapet 2007 Vedlagt 2 KomSek Trøndelag IKS Møteprotokoll fra representantskapsmøte Ikke 30/4-08 vedlagt 3 KomRev Trøndelag IKS Møteprotokoll fra representantskapsmøte Ikke 30/4-08 vedlagt 4 Møteinnkalling til representantskapsmøte 25/6- Ikke KomSek Trøndelag IKS 08 vedlagt 5 Møteinnkalling til representantskapsmøte 25/6- Ikke KomRev Trøndelag IKS 08 vedlagt Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. SAK 010/08 RAPPORT ETER GJENNOMFØRT SELSKAPSKONTROLL EIERSKAPSKONTROLL - MIDTRE NAMDAL AVFALLSSELSKAP Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 04.06.2008 Liv Tronstad 010/08 Nærøy 08 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til de vurderinger og konklusjoner som er gitt i rapporten. 2. Rapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1) Kommunestyret tar rapporten Eierskapskontroll 2007 Midtre Namdal Avfallsselskap til etterretning, og ber rådmannen følge opp de forhold som er påpekt i rapportens kap. 1. 2) Kommunestyret ber videre rådmannen om å utarbeide en eierskapsmelding som omhandler mål og resultatkrav (eierstrategi) for kommunens ulike eierskap i selskaper. Kommunestyret ser det som naturlig at eierstrategiene sees i sammenheng med kommunens øvrige virksomhet, planer og lovpålagte krav. Vedlegg (til kontrollutvalget) Rapport Eierskapskontroll 2007 Midtre Namdal Avfallsselskap IKS. Ikke trykte vedlegg
Plan for selskapskontroll 2006-2007 og generelle retningslinjer for selskapskontroll, vedtatt av Kontrollutvalget i møtet den 01.12.2005. og av kommunestyret den 24.01.2006 sak 02/06. Saksopplysninger Kommunene bak Midtre Namdal Avfallsselskap IKS (MNA) har, som et alternativ til den tradisjonelle kommunale etatsstyring, valgt å løse lovpålagte oppgaver etter forurensningsloven gjennom et interkommunalt selskap. Interkommunalt samarbeid vil på mange områder åpne muligheter for både en bedre tjeneste og/eller en lavere kostnad enn det den enkelte kommune vil kunne oppnå på egen hånd. Alternativ organisering innebærer imidlertid andre utfordringer med hensyn til koordinering med kommunens øvrige virksomhet. Og i et interkommunalt samarbeid må beslutninger i tillegg koordineres med de øvrige samarbeidende kommuner. Vi møter ofte utsagn som Etter at det har gått en stund begynner selskapene å leve sine egne liv. Dette er til en viss grad en naturlig og nødvendig konsekvens av at kommunale tjenester blir organisert i et eget selskap. Samtidig kan slike utsagn tolkes som en viss frustrasjon som kan ha opphav i manglende løpende debatt om selskapenes mål, oppgaver og prisfastsettelse. Her er det av sentral betydning at eierne (som her også er lokal forurensningsmyndighet) og selskapet har samme forståelse av målsettinger, prioriteringer og pris i forhold til gitte nivåer for produksjon og kvalitet. Eierskapskontrollen i Midtre Namdal Avfallsselskap IKS er utført på oppdrag fra kontrollutvalget i kommunen. Vurdering MNA nyter en høy grad av anseelse og tillit i kommunene. Kommunenes engasjement for selskapet synes å være økende, men fortsatt synes det fra selskapets side å være ønskelig med sterkere eierengasjement. Dette sammenfaller med vårt inntrykk. Aktivt eierskap vil gi viktige signaleffekter overfor omverdenen og styrke kommunenes omdømme. Det kan fra kommunestyrets side også være behov for en jevnlig gjennomgang av roller og arbeidsdeling også sett i forhold til kommunens øvrige virksomhet. Her kan mål og krav (eierstrategi) overfor selskapet defineres og koordineres med de kommunale avfallsplaner, miljøplaner og lovpålagte krav. Selskapet synes å ha et aktivt og bevisst forhold til sitt representantskap og sine eiere. Informasjonen til eierkommunene synes å være god og foregå løpende. Likeså synes selskapet å ha klare strategier og rutiner i forhold til internkontroll, drift og miljø. Styret synes å være bevisst sitt ansvar iht. lovgivning, vedtekter og i forhold til behovet for ulik kompetanse i styret. Vi viser til rapporten i sin helhet, og spesielt til kapittel 1. SAK 011/08 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL I NÆRØY KOMMUNE FOR 2008-2011 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 04.06.2008 Liv Tronstad 011/08 Nærøy 08
Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til Plan for selskapskontroll i Nærøy kommune for 2008-2011 med følgende forslag til prioriteringsliste: Selskap Prioritet i planen IKS Namdal Rehab.-Høylandet/Drift 1 IKS Namdal Rehab.-Høylandet/Eien 2 Ytre Namdal Vekst AS 3 Namsos Trafikkselskap ASA 4 2. Eierskapskontroll utføres av KomSek Trøndelag IKS. 3. Eventuell forvaltningsrevisjon i tilknytning til selskapskontroll utføres av KomRev Trøndelag IKS. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1) Kommunestyret slutter seg til Plan for selskapskontroll i Nærøy kommune for 2008-2011 med følgende forslag til prioriteringsliste: Selskap Prioritet i planen IKS Namdal Rehab.-Høylandet/Drift 1 IKS Namdal Rehab.-Høylandet/Eien 2 Ytre Namdal Vekst AS 3 Namsos Trafikkselskap ASA 4 2) Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden Vedlegg Forslag til Plan for selskapskontroll 2008-2011 med vedlegg. Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets sak 023/07 Kommuneloven Forskrift for kontrollutvalg Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet plan for selskapskontroll for 2008-2011 i møte den 7. november 2007, under sak 023/07. Kontrollutvalget gjorde da slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget ber sekretariatet igangsette arbeidet med å utarbeide utkast til plan for selskapskontroll for perioden 2008-2011. 2. Forslaget til plan legges fram for behandling i kontrollutvalget i løpet av 1. halvår 2008. KomSek Trøndelag IKS har i tråd med kontrollutvalgets vedtak utarbeidet forslag til plan for selskapskontroll.. Kontrollutvalget har på vegne av kommunestyret det overordnede ansvar for egenkontrollen og tilsynet med forvaltningen. Dette ansvaret omfatter også plikt til å påse at det blir ført kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskaper mv, jfr. kommuneloven 77 nr 5 og forskrift om kontrollutvalg 13.1. ledd. Annet ledd pålegger kontrollutvalget å utarbeide en
plan for gjennomføringen av selskapskontrollen. Planen skal vedtas av kommunestyret selv som kan delegere til kontrollutvalget å revidere planen i planperioden. Flere og flere kommuner og fylkeskommuner velger å benytte ulike selvstendige rettssubjekter som selskaper for å nå sine mål. Eierstyringens form og innhold er formelt regulert i de forskjellige selskapslovene. Styret og den daglige ledelse i selskaper som er organisert etter lov om aksjeselskaper har relativt stor handlefrihet i de forretningsmessige disposisjoner. Men også i interkommunale selskaper har styret og den daglige ledelse større ansvar og handlefrihet enn hva de tradisjonelle etatsledere har. Det skal her tilføyes at selskapenes ledelse, herunder medlemmer av bedriftsforsamling, representerer selskapet og ikke eier(ne). Det enkelte selskap skal forholde seg til en rekke interessenter i tillegg til eier(ne). En tenker her særlig på lokale og sentrale myndigheter, samt selskapets kreditorer og ansatte. Som medlem av selskapets ledelse kan en derfor bli gjort erstatningsmessig ansvarlig for tap og skade - som enten forsettelig eller uaktsomt er blitt påført selskapet. En organisering som medfører et eget rettssubjekt legger således rammer for kommunestyrets styringsmuligheter. Kommunestyrets eierskap må utøves gjennom eierorganet - som for aksjeselskaper og interkommunale selskaper er henholdsvis generalforsamling og representantskap og innenfor rammene av den aktuelle selskapslov. Det er derfor viktig med en klart formulert eierstrategi med de konkrete mål som ønskes oppnådd med eierskapet. På denne måten vil kommunestyret klart kommunisere krav og forventninger til sin(e) representant(er) i eierorganet. Videre bør eierskapet utøves i henhold til etablerte normer og anbefalinger. Eierstrategien vil på denne måten både fungere som styringsverktøy og som målestokk ved en eventuell selskapskontroll, jfr. anbefalinger fra KS-eierforum vedrørende eierskapsmeldinger. Behovet for å gjennomføre selskapskontroll vil normalt være større i forhold til selskaper som er tillagt et samfunnsmessig ansvar istedenfor eller utover et rent forretningsmessig formål. I slike selskaper vil det - i tillegg til en eierskapskontroll - også kunne være riktig å vurdere hvorvidt det vil kunne være hensiktsmessig med en vurdering av det enkelte selskaps måloppnåelse (forvaltningsrevisjon). Selskapskontroll omfatter imidlertid ikke en regelmessig kontroll med forretningsmessige disposisjoner. Slik kontroll faller innenfor styrets ansvarsområde. Kommunelovens 80 gir kontrollutvalget rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd i interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999. Kontrollutvalget gis den samme rett til å kreve opplysninger i aksjeselskaper der kommunen alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer og i heleide datterselskaper. Kontrollutvalget kan også i den grad det finnes nødvendig velge å foreta undersøkelser selv. Kontrollutvalget og kommunens revisor skal videre varsles og har rett til å være tilstede på det enkelte selskaps generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Aksjeselskap eiet sammen med andre (ikke-offentlige) eiere kan også bli gjort gjenstand for selskapskontroll. Men med mindre bestemmelser om å utlevere opplysninger m.v. er nedfelt i
selskapets egne vedtekter eller avkrevd i forbindelse med tilskudd eller lignende, vil informasjonsgrunnlaget for selskapskontroll her være mer begrenset. Vurdering Økt selskapsorganisering innebærer en rekke nye utfordringer i kommunal sektor. Nyere undersøkelser indikerer at det i mange kommuner og fylkeskommuner er en bevissthet om at utorganisering i en eller annen form for selvstendig rettsubjekt - innebærer at man gir slipp på den tradisjonelle formen for forvaltningsstyring, men at det ikke i samme grad er bevissthet om hva den nye rollen skal innebære. Manglende oversikt og kunnskaper om utorganisering i eget selskap og i de ulike selskaps- og organisasjonsformer ser ut til å resultere i en uklar og/eller passiv eierskapsrolle. Kommunene og fylkeskommunene forvalter store verdier gjennom sine selskaper. For at de store verdiene skal kunne forvaltes på best mulig måte, er det behov for overordnede eierstrategier og retningslinjer. Det er viktig at en også i kommunal sektor, avklarer sitt ståsted som eier i forhold til selskapene og definerer mål og forventninger. Utøvelsen av eierskapet har og skal ha direkte konsekvenser for virksomhetenes disponeringer og prestasjoner. Til å utføre selskapskontrollen kan KomSek Trøndelag IKS benyttes ved eierskapskontroll og KomRev Trøndelag IKS kan benyttes ved forvaltningsrevisjon. Samlet omfang av selskapskontrollen vil måtte prioriteres opp mot andre kontrolloppgaver innenfor de til enhver tid gjeldende rammer og tilgjengelige ressurser. Det må videre legges til grunn at kontrollen ikke må få slike former at kontrollobjektets forretningsmessige drift vanskeliggjøres. Dersom det skal gjennomføres eierskapskontroll i KomSek Trøndelag IKS eller forvaltningsrevisjon i KomRev Trøndelag IKS, må kontrollutvalget innhente bistand fra andre. Forslag til prioriteringsrekkefølge er basert på kriteriene i punkt 4.1og 4.2 i plandokumentet. SAK 012/08 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 1751-1/2007 HJEMMEBASERTE TJENESTER BRUKERMEDVIRKNING OG INTERNKONTROLL Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 04.06.2008 Liv Tronstad 012/08 Nærøy 08 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til Forvaltningsrevisjonsrapport 1751-1/2007 Hjemmebaserte tjenester -Brukermedvirkning og internkontroll 2. Kontrollutvalget støtter konklusjonene i rapportens kapitel 7. 3. Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak:
1. Kommunestyret tar rapporten til orientering 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp de vurderinger og konklusjoner som er gitt i rapportens kapittel 6 og 7. Kommunestyret ber rådmannen om tilbakemelding på hva som blir gjort innenfor hjemmebaserte tjenester for å oppfylle kravene ihht bestemmelsene i kvalitetsforskriften og internkontrollforskriften innen desember 2008. Vedlegg 1. Rapport utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS datert 26/5-2008: Forvaltningsrevisjonsrapport 1751-1/2007 Hjemmebaserte tjenester -Brukermedvirkning og internkontroll, vedlagt Forskrift om kvalitet i pleie og omsorgstjenestene for tjenesteyting (kvalitetsforskriften) Forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten (internkontrollforskriften) Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 003/06 og 021/07 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 5. Kommuneloven Saksopplysninger I hht vedtatt plan for forvaltningsrevisjon og senere prosjektplan har KomRev Trøndelag IKS gjennomført forvaltningsrevisjon Kommunale tjenester omfang og kvalitet. Forvaltningsrevisjonen er avgrenset til å gjelde hjemmehjelpstjenester og hjemmesykepleietjenetester. Rapporten er gitt navnet: Forvaltningsrevisjonsprosjekt 1751-1/2007 Hjemmebaserte tjenester -Brukermedvirkning og internkontroll. Undersøkelsene er gjennomført i oktober og november 2007. Rapporten som nå foreligger har en todelt problemstilling: Hvilken grad av brukermedvirkning finnes i de hjemmebaserte tjenestene og er denne tilfredsstillende? Tilfredsstiller kommunens rutiner i de hjemmebaserte tjenestene forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten? Revisjonskriteriene er utledet fra Forskrift om kvalitet i pleie og omsorgstjenestene for tjenesteyting (kvalitetsforskriften) Forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten (internkontrollforskriften) Veileder til forskrift om individuell plan fra Sosial- og helsedirektoratet Sentralt i forskriftene er enkeltmenneskets rettigheter (rett til individuelle planer, brukermedvirkning og et helhetlig og samordnet tilbud), samt at det stilles krev om skriftlighet og systematikk ifht kommunens rutiner. Rapporten viser at kommunen har et forbedringspotensial innenfor område for hjemmebaserte tjenester.
Vurdering Det anbefales at kontrollutvalget slutter seg til de vurderinger og konklusjoner som er gitt i rapportens kapitel 6 og7. Det er viktig at de omtalte forhold blir brakt i orden ifht enkeltmenneskets rettigheter. Det anbefales derfor at rapporten oversendes kommunestyret, og at rådmannen blir bedt om å redegjøre for hva som blir gjort for å få forholdene brakt i orden. Det vises til rapporten i sin helhet. SAK 013/08 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 2008-2011 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 04.06.2008 Liv Tronstad 013/08 Nærøy 08 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Da det er kommunestyret som foretar utvelgelse og den endelige prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt i perioden, legges saken frem for kontrollutvalget til drøfting og forslag til prioritering av prosjekt for gjennomføring i perioden 2008 2011. Planen inneholder 5 foreslåtte prosjekter utvalgt etter vesentlighet og risiko. Aktuelle problemstillinger vedrørende de ulike prosjekter er angitt på siste side i plandokumentet. Nr Prosjekt Barn og unge /spesialundervisning Anbud / innkjøp rutiner og praksis Etikk Helse Kommunen som arbeidsgiver 2. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1. Kommunestyret vedtar Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2008-2011 med følgende prioriteringer: Vedlegg Nr 1 2 3 4 5 Prosjekt 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden
1. Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2008-2011 utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS 2. RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon Ikke trykte vedlegg 6. Kontrollutvalgets sak 022/07 7. Forskrift om kontrollutvalg 8. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 9. Kommuneloven Saksopplysninger Kontrollutvalgsforskriftens 9 og 10 inneholder bl.a. følgende bestemmelser om forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Ved behandlingen av sak 022/07 - Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011 gjorde kontrollutvalget slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget ber revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse og utarbeide utkast til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2008-2011. 2. Forslaget til plan legges fram for behandling i kontrollutvalget i løpet av 1. halvår 2008. Krav om utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon er hjemlet i kl. 77, og fremkommer i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10, hvor det heter: Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter
Overordnet analyse er som nevnt nå gjennomført i Nærøy kommune, og det er på bakgrunn av analysen utarbeidet forslag til plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2008-2011. Dette arbeidet er gjennomført av KomRev Trøndelag IKS (KomRev). Analysen er gjennomført ved en analyse av kommunens KOSTRA- tall, og sammenlignet disse med andre kommuner. I tillegg er det gjennomført samtale med rådmannen. KomRev har foretatt en vurdering av hva som er risikoområder i kommunen. Sammen med erfaring fra tidligere forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon har de foreslått aktuelle prosjekt til gjennomføring i perioden. Den tid KomRev har avsatt som disponibel til forvaltningsrevisjon i Nærøy kommune er på 160 timer pr. år. Dette kan tilsi gjennomføring av ett prosjekt pr. år. I dette timetallet ligger det også gjennomgang av møteprotokoller. Dette er et fast oppdrag og kommer ikke frem i den overordnede analysen. I tillegg til plan for forvaltningsrevisjon kan også plan for selskapskontroll ha innvirkning på den totale tildelte tidsressurs dersom det blir aktuelt med forvaltningsrevisjon i et kommunalt eid selskap. De foreslåtte prosjektene er liste opp i uprioritert rekkefølge. Kontrollutvalget foretar en prioritering av prosjektene gjennom sitt innstillingsvedtak til kommunestyret. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner sier dette i 7 som omhandler forvaltningsrevisjonens innhold: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a. forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b. forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c. regelverket etterleves, d. forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e. beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f. resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt. I departementets merknader til bestemmelsen fremgår det bl.a: Det sentrale er vurderinger av om resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon er i denne forstand resultatorientert. Forvaltningsrevisjon er dermed ikke begrenset til undersøkelser av økonomiforvaltningen. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt kan dreie seg om hvorvidt den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser om vedtak, men perspektivet er langt videre enn dette.
Bokstavene a til f inneholder en oppregning av elementer som vil kunne være tema i et forvaltningsrevisjonsprosjekt. Oppregningen er ikke uttømmende. Hvilke elementer som inngår i et forvaltningsrevisjonsprosjekt vil avhenge av formål og problemstilling for det konkrete prosjektet. Annet ledd fastslår at forvaltningsrevisjon og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, samt at det skal utarbeides revisjonskriterier for det enkelte forvaltningsrevisjonsprosjekt. Forvaltningsrevisjon er et selvstendig fagområde. Ved gjennomføring av systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og/eller virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger, skal det etableres/utledes revisjonskriterier. Revisjonskriterier er normer og/eller standarder som forvaltningsrevisjonsobjektet skal vurderes/revideres i forhold til. Revisjonskriteriene skal brukes som grunnlag for å vurdere om forvaltningens økonomi, produktivitet, måloppnåelse og/eller virkninger er i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger og/eller det regelverk som gjelder på området. Forvaltningsrevisjon er således sentral i den kommunale egenkontroll, og skal etter gjeldende rettstenkning inngå som et korrigerende element i den lærende organisasjon. Vurdering Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt for perioden 2008-2011 er utarbeidet i tråd med tidligere fattet vedtak i kontrollutvalget samt de bestemmelser som følger av forskrift. Kontrollutvalget har gjennom den fremlagte plan et grunnlag for å foreslå aktuelle prosjekter og rekkefølgen av disse overfor kommunestyret. I tillegg vil revisjonen være tilstede på møtet for å gi supplerende og utfyllende opplysninger. Det bør imidlertid tas høyde for at det vil kunne oppstå et endret behov for forvaltningsrevisjon. Kommunestyret anbefales derfor å gi endrings- og omprioriteringsmyndighet til kontrollutvalget. Saken legges fram for kontrollutvalget for diskusjon. SAK 014/08 ÅRSREGNSKAPET 2007 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 04.06.2008 Liv Tronstad 014/08 Nærøy 08 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Nærøy kommune for 2007 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet Vedlegg
1. Kopi av revisjonsberetning til kommunens årsregnskap for 2007 2. Utkast til kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2007 3. Kommunens årsregnskap for 2007 utsendt fra kommunen 4. Kommunens årsmelding for 2007 utsendt fra kommunen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Årsregnskapets innhold Krav til kommunale årsregnskap framkommer i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR-2002-12-15). I forskriftens 3, 1. ledd heter det om årsregnskapet Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Videre fremgår det hva driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal omfatte. Presentasjon av regnskapet Kommunene gis i samme forskrift stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen for regnskapet. Men det skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunestyret har brukt i årsbudsjettet. Behandlingsmåten og frister Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Krav til revisor Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR 2004-06-15) pålegger kommunestyret å påse at kommunens årsregnskap blir revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt omtalte forskrifts kap 5 (revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon framgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 4
6 - Regnskapsrevisjon 7 - Uttalelse om årsregnskapet 8 - Oppfølging av revisjonsmerknader Årsregnskapet for 2007 Nærøy kommunes årsregnskap for 2007 er avlagt den 10. mars. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter. Kommunens årsregnskap for 2007 som er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 1.158.024,20, viser samlede driftsutgifter på kr. 254.377.034,67, og et brutto driftsresultat på kr. 17.563.508,83. Driftsregnskapet: Driftsregnskapet nøkkeltall: Regnskap 2007 Regulert Budsjett 2007 Regnskap 2006 Til fordeling drift 154.933.134,95 152.554.266,00 161.468.472,74 Netto driftsresultat 6.227.285,09 4.254.203,96 9.845.876,15 Bruk av tidligere års avsetninger 13.022.394,20 12.637.470,00 4.520.397,16 Årets avsetninger 18.091.655,09 16.891.674,00 3.584.980,28 Regnskapsmessig mer-/mindreforbruk 1.158.024,20-0,04 10.781.293,03 Vurdering Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Nærøy kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Oppdragsansvarlig revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. KomRev Trøndelag IKS har gjennomført årsoppgjørsrevisjonen for Nærøy kommune i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Revisjonsberetning er avgitt 28.05.2008. Revisjonen har, i tillegg til de bekreftelser som de er pålagt å gi, tatt inn en presisering i sin beretning. Dette gjelder regnskapet som ikke er avgitt etter gjeldene frister, som er 15.02. En mener at regnskapet gir brukerne oversikt over kommunens økonomi og resultatet av virksomheten i regnskapsåret 2007. Kommunens årsmelding for 2007 er utarbeidet som et eget dokument og behandles som egen sak. Etter en samlet vurdering kan Nærøy kommunes årsregnskap for 2007 anbefales godkjent. Saksbehandler anbefaler kontrollutvalget å vedta vedlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2007. Saksbehandler mener det ikke har fremkommet forhold som må omtales spesielt, ut over å nevne tidspunktet regnskapet er avlagt på.
Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og svare på spørsmål. SAK 015/08 ÅRSMELDING 2007 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 04.06.2008 Liv Tronstad 015/08 Nærøy 08 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar Nærøy kommunes årsmelding 2007 til orientering. Vedlegg Nærøy kommunes årsmelding for 2007 utsendt fra kommunen. Ikke trykte vedlegg Saksopplysninger Om behandling av kommunens årsberetning heter det i 10 i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner: Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest den 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Som det fremgår ovenfor, legges årsberetningen/årsmeldingen frem for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet behandles. Årsberetningen/årsmeldingen skal også være oversendt kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir sin uttalelse til årsregnskapet. I og med at en ikke er kjent med at kommunen har gjort vedtak om at årsmeldingen skal fremmes for kontrollutvalget, er den ikke vurdert med et slikt utgangspunkt. Kommunelovens 48 sier bla. noe om hva årsmeldingen skal inneholde: kommunens økonomiske stilling resultatet av virksomheten forhold av vesentlig betydning for kommunen likestilling tiltak for å fremme likestilling
Rådmannen i Nærøy har i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner utarbeidet årsmelding for kommunens virksomhet i 2007. KomSek Trøndelag IKS mottok årsmeldingen den 18. april 2008, men er oppmerksom på at den var avlagt innen den 31.03.08, som er innenfor fristen. Rådmannens årsmelding er inndelt i 12 kapitler og innledes av rådmannen med kommentarer til året som har gått, og gir samtidig en forklaring på kommunens regnskapsmessige resultat for 2007. Kapittel II og III omhandler politisk og administrativ organisering. Kapitel IV sier noe om kommunens befolkningsutvikling og en merker seg her at det igjen har vært et år med nedgang i antall innbyggere. Kapitel V og VI viser hovedoversikt for regnskapet 2007 og økonomiske resultater med vurderinger. Temaet likestilling er omtalt i kapitel VI. I kapitel VII viser nøkkeltall fra KOSTRA.. Disse er sammenlignet med Kostra-gruppe 11, gj.snitt for kommuner i Nord-Trøndelag og gj.snitt for landet unntatt Oslo. Kapitel VIII til XI omtaler de ulike avdelingen med tjenesteområder i kommunen. Kapitel XII sier litt om Investeringsregnskapet. Vurdering Saksbehandler mener at Nærøy kommunes årsmelding for 2007 inneholder tilstrekkelig informasjon til å kunne bedømme aktiviteten i kommunen. Men, kommunen bør kontinuerlig ha fokus på forbedringer i årsmeldingen både med hensyn til form og innhold. Årsmeldingen er på totalt 57 sider og synes derfor noe lang. SAK 016/08 SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 04.06.2008 Liv Tronstad 016/08 Nærøy 08 Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem uten innstilling til vedtak. Vedlegg. 1. Kopi av brev av 20.02.08 til kommunestyret i Nærøy fra Skatteetaten (Skatt Midt- Norge) Kontrollrapport 2007 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Nærøy kommune. 2. Skatteoppkrevers årsregnskap, datert 27/2-2008 Ikke trykte vedlegg
1. Brev av 21.2.2005 fra Skattedirektoratet til Kommune v/rådmannen - Kommunens behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten 2. Brev av 2.7.2004 fra Skattedirektoratet til Skatteoppkreverkontorene Overføring av kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i sin helhet fra kommunene til Skatteetaten Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet sak om skatteoppkreverfunksjonen i møtet den 4. mars 2008 og gjorde slikt vedtak i sak 007/08: Kontrollutvalget ber rådmannen om å komme i neste møte for å gi en nærmere redegjørelse om situasjonen ved skatteoppkreverkontoret og om planlagte tiltak for å få de omtalte forhold brakt i orden. Vedtaket var basert på følgende saksfremlegg: Skatteetatens kontrollrapport 2007 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Nærøy kommune Skatteregnskapet, som anses som delregnskaper til Skatteetatens samlede regnskap, avgis overfor Skattedirektoratet. Det er Stortinget som foretar den formelle behandlingen av Skatteetatens regnskap. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i den enkelte kommune, men forutsetter at eventuelle anmerkninger og forbedringspunkter blir fulgt opp. Kontrollutvalget plikter imidlertid å følge opp at kommunen ivaretar skatteoppkreverfunksjonen på en tilfredsstillende måte, og at funksjonen blir utøvd i samsvar med regelverket og eventuelle pålegg fra skatteetaten. Skatteetaten gjennomfører løpende kontroll med skatteoppkrever. I forbindelse med denne kontrollen utarbeides det årlig en kontrollrapport som sendes til kommunestyret i den enkelte kommune - med gjenpart til kontrollutvalget. Ved denne kontrollrapporten får kommunestyret og kontrollutvalget en tilbakemelding mht. hvorledes skatteoppkreverfunksjonen er blitt ivaretatt og utført. Rapporten vil også kunne inneholde konkrete forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skatteetaten gir i sin rapport av 20.02.2008 følgende kommentar for 2007: Ressurser og tilpasset organisering Skatteoppkreverkontoret har etter overgangen til SOFIE ikke foretatt periodeavslutning eller avlagt årsregnskap. Med bakgrunn i dette finner skattekontoret at skatteoppkreverkontoret ikke er organisert slik at regnskapsføringen og arbeidsgiverkontrollen kan utføres i tilstrekkelig grad. Det er viktig at skatteoppkreverkontoret har tilstrekkelige ressurser og organiseres slik at alle gjøremål i henhold til skatteoppkreverinstruksen kan utføres tilfredsstillende. Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskap Regnskapsføringen, rapportene og avleggelsen av skatteregnskapet er ikke i samsvar med gjeldende regelverk. Viser til Instruks for Skatteoppkrever 3-2. Skatte og avgiftsinnkrevingen
Etter en samlet vurdering finner skattekontoret at utførelsen av innkrevingsarbeidet og oppfølgingen i det alt vesentlig er i samsvar med regelverk. Arbeidsgiverkontroll Skatteoppkrever har ikke gjennomført noen stedlig arbeidsgiverkontroller i 2007. Skatteoppkreveren har dermed ikke oppfylt sine plikter etter skattebetalingsloven 47 nr 1 og tilhørende retningslinjer gitt av skattedirektoratet. Skatteoppkreverens beretning for skatteregnskapet 2007: Fra 2007 er det innført et nytt skatteregnskap- og innkrevingssystem (SOFIE). Skatteoppkreverens egen rapport for 2007 foreligger ikke pr d.d. Vurdering: Ansvaret for skatteinnkrevingen ligger til kommunen. Da det i skatteetatens rapport fremkommer såpass alvorlige forhold, må saken følges opp nærmere. Tilleggsopplysninger: Etter at sak 007/08 var behandlet i kontrollutvalget har en fått oversendt skatteoppkreverens årsregnskap, datert 27/2-2008. Den viser også at oppgaver ikke er løst i hht til kravene. Det gis til dels opplysninger i årsregnskapet om årsaken til dette. Rådmannen vil komme i møtet å redegjøre for de forhold som er omtalt i skatteetatens kontrollrapport. SAK 017/08 DET KOMMUNALE REGNSKAPET DEL 2 INFORMASJON FRA REVISOR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 04.06.2008 Liv Tronstad 017/08 Nærøy 08 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget har ønsket informasjon om de kommunale økonomi og regnskapsprinsipper i form av korte foredrag i utvalgets ordinære møter.
Revisor vil denne gang gi kontrollutvalget innføring i Det kommunale regnskapet del 2.