Protokoll fra styremøte i NAL (1/2016) Tid: 28.1.2016 klokken 08.30-14.30 Sted: Arkitektenes Hus, Josefines gate 34, Oslo Styret Alexandria Algard, Per Morten Ekerhovd (fra sak 3/2016), Rose Marie Steinsvik, Michael Lommertz, Sissel Arctander og Espen Robstad Heggertveit Meldte forfall Geir Brendeland, Sissil Gromholt og Anders Selstrøm Moe Kontrollkomiteen Arild Sletten NALs administrasjon Pål Stephensen, Thorstein Dramdal (sak 6/2016), Petter Haug (sak 6/2016) og Ragnhild Ølstad (protokollfører) Del 1 - Godkjenning 1/2016 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkallingen og sakslisten til styrets møte 28.1.2016 godkjennes. Styret er beslutningsdyktig i henhold til punkt 2.16 i NALs vedtekter. 2/2016 Protokoll fra styrets møte 9.12.2015 Protokollen vedlå til saken. Protokollen fra styrets møte 9.12.2015 godkjennes. Del 2 Orienteringssaker 3/2016 Orienteringer Presidenten og administrerende direktør orienterte om følgende saker: - Møte med DOGA 18.1.2016 Presidenten og fagsjefen deltok i møtet med dialog rundt fremtidig samarbeid. Enighet om fire felles satsingsområder: eksisterende bygg,
Senter for bærekraftig by- og tettstedsutvikling, Wildcard og Arkitektur og folkehelse. Nytt møte avholdes i februar. - Møte på Stortinget 12.1.2016 vedrørende Stortingsbygningens 150-årsjubileum NAL er invitert til å bidra. Offisiell jubileumsåpning 3.3. I tillegg er det planlagt to andre arrangementer - ett 8.5 på Eidsvolls Plass og ett til høsten. Bygget skal feires. Det utgis jubileumsbok og bok om konkurransen. Arkitekturmuseet bidrar med en utstilling. - Medlemsstatistikk Vi har nådd målet på 50 nye betalende medlemmer i 2015. Fokus på medlemsverving fremover, særlig studenter. - Oslo Åpne Hus Det har oppstått en situasjon knyttet til eierrettighetene til merkevaren Oslo Åpne Hus (OÅH) etter at personene som utgjør prosjektgruppen for arrangementet, har etablert OÅH som en privat forening og planlegger å gjennomføre arrangementet i 2016. Foreningen Åpne Hus er stiftet av NAL, NIL og NLA. OAF har vært medarrangør i OÅH i flere år, med utgangspunkt i en avtale med NAL fra 2008. NAL ønsker å rydde opp i denne saken, herunder inngå en avtale som gir OAF ansvaret for å planlegge og gjennomføre OÅH. Orienteringen tas til etterretning. Administrasjonen oversender relevante dokumenter i saken til Kontrollkomiteen. 4/2016 Ny, felles organisasjon veien videre Ref. sak 107/2015. Innkalling til Representantskapets ekstraordinære møte 29.1.2016 sendt 8.1.2016 vedlagt det reviderte beslutningsgrunnlaget. Beslutningsgrunnlaget er godkjent av styringsgruppen. Seminaret 28.-29.1.2016 setter søkelyset på ansvarsfordeling og rolleforståelse i NAL. Etableringen av en ny, felles organisasjon utløser forkjøpsrett til NALs aksjer i Arkitektenes Hus AS. Saken er utredet av advokat i NHO og skal oversendes Kontrollkomiteen og OAF. Orienteringen tas til etterretning. 2
5/2016 Administrerende direktørs rapport Administrerende direktør rapporterte om følgende saker: Del 3 Beslutningssaker - Permitteringer To ansatte i Fagavdelingen har mottatt permitteringsvarsel. Administrasjonen arbeider for om mulig å redusere permitteringsperioden. FutureBuilt har engasjert de to på deltid for en periode. Arbeidsmiljøet bærer preg av situasjonen, men medarbeiderne har fokus på produksjon. - Systematisk etterutdanning (SEU) De to første fasene er ferdig. Nå arbeides det med å skaffe kapital til fase 3 som blant annet omhandler utvikling av en digital plattform. Orienteringen tas til etterretning. 6/2016 Budsjett 2016 Ref. sak 105/2015. Revidert budsjettforslag med kommentarer vedlå til saken. Økonomisjefen orienterte. Budsjettet legger opp til et driftsresultat på kroner 437 og et årsresultat på kroner 750. I forhold til det budsjettforslaget som styret behandlet 9.12.2015, er følgende endringer innarbeidet: - Omsetningen er økt med 1.000 på grunn av oppstartsmidlene til etableringen av Senter for bærekraftig by- og tettstedsutvikling. - Fagavdelingen har redusert usikkerheten knyttet til prosjektporteføljen til 32%. - Reduserte personalkostnader grunnet naturlig avgang og permitteringer, samt outsourcing av annonsesalget gir til sammen en besparelse på kroner 371. - Administrasjonens lokaler reduseres. Dette gir en besparelse på kroner 200. - Utviklingsprosjekter i tidsskriftene er lagt inn. Disse avskrives over fem år. - Reduksjoner i kostnadene til møter og reiser. - Økningen i posten andre kostnader skyldes revisor og bilhold. Budsjettet for 2016 vedtas. Styret ber administrasjonen se på mulighetene for å kutte kostnader til kontorhold og IKT. 7/2016 Etisk tvistesak Brev av 6.11.2015 fra Komiteen for etikk og tvister vedlå til saken. Ankefristen i saken er utløpt uten at saken er innanket for en appellrett. 3
Kontrollkomiteens representant i møtet varslet at Kontrollkomiteen vil vurdere å foreta en gjennomgang av Komiteen for etikk og tvisters regelverk og praksis. Styret støtter komitens forslag og meddeler påtale for dette forhold. Saken offentliggjøres ikke. 8/2016 Prosjektstøtte til lokalforeningene 2016 Administrasjonens innstilling til fordeling av prosjektstøttemidlene for 2016, samt et notat rundt prinsipper vedlå til saken. Styret diskuterte innspillene rundt prinsippene. Saken settes opp på neste ordinære RS for å få en dialog med lokalforeningslederne. Prosjektstøttemidlene på kroner 500.000 fordeles slik: Bergen Arkitektforening Oppstart/gjenutgivelse BAF-nytt kr. 75 000 Møre og Romsdal Arkitektforening Byrom for alle kr. 50 000 Nord-Norges Arkitektforening Den nye arkitekturguide- forprosjekt kr. 25 000 Nord-Norges Arkitektforening Gullfest 2016 Naturbasert utvikling kr. 40 000 Nord Norges Arkitektforening Ad Astra arkitekturdokumentarfilm kr. 20 000 Nord Norges Arkitektforening Bodø Kreativt Forum. Foredrag og Ny By kr. 20 000 Oslo Arkitektforening OAFs forelesningsrekker kr. 70 000 Oslo Arkitektforening OAfs Arkitekturpris og Sundts Premie kr. 20 000 Oslo Arkitektforening Skrivekurs og debattkurs kr. 40 000 Stavanger Arkitektforening Arrangement om bosetting av flyktninger kr. 20 000 Stavanger Arkitektforening Fagkveld om teknologi og velferd kr. 20 000 Stavanger Arkitektforening Temakveld om utforming av moderne Sykehus kr. 40 000 Sogn- og Fjordane Arkitektlag Seminar med fokus på ombygging og Rehabilitering av boliger kr. 30 000 Vestfold Arkitektforening Breamkurs kr. 10 000 Agder Arkitektforening Elevprosjekt ved Tvedestrand skole kr. 20 000 De generelle midlene overføres lokalforeningene to ganger i året: 15.2 og 15.8. Medlemstallet som legges til grunn er henholdsvis 31.12 og 1.8 hvert år. 9/2016 Æresmedlemskap i NAL Notat av 4.12.2015 vedlå til saken. Styret diskuterte retningslinjer for og hyppigheten av utnevnelsene. 4
Presidenten takker for innspillet og besvarer brevet. Saken tas opp til høsten. Administrasjonen utarbeider et notat som grunnlag for styrets videre behandling. 10/2016 Arkitektene Hanssen og Lenschows legat Stipendkomiteens innstilling vedlå til saken. Stipendet for 2016 på kroner 10.000 tildeles stud.arch. Robin Søndergaard som støtte til gjennomføring av hans masteroppgave knyttet til prosjektet «Salvaging Urbanism». 11/2016 Styrets stemme i Arkitektnytt Ref. sak 97/2015. Et notat fra administrasjonen med forslag til fordeling av ansvaret for å skrive Styrets stemme vedlå til saken. Ansvaret for å skrive Styrets stemme i Arkitektnytt fordeles i henhold til administrasjonens forslag. 12/2016 Antall visepresidenter i NAL Styret diskuterte hvor mange visepresidenter det skal være fremover. Sissil Gromholts periode utløper 30.06.2016. Det ble besluttet at det er opp til presidenten å bestemme om det er behov for en eller to visepresidenter. 13/2016 Etisk tvistesak vedrørende arkitektoppdrag i Harstad Notat fra administrasjonen vedlå til saken. Styret ber Komiteen for etikk og tvister om en vurdering av de påstandene som Jim Myrstad har fremsatt relatert til komiteens behandling av tvistesaken. Styret ber videre komiteen gjøre en vurdering av om de retningslinjene som i dag gjelder for komiteens virksomhet, bør endres eller justeres. Komiteen bes ferdigstille sitt arbeid innen 1.4.2016. 14/2016 Tiltakspakke til lokalforeningene Administrasjonens forslag til tiltakspakke vedlå til saken. Styret kom med innspill til forslaget. Presidenten orienterer Representantskapet i møtet 29.1.2016. 5
Del 3 Eventuelt 15/2016 Eventuelt BIM og Vikingtidsmuseet Medlemmene er splittet i sitt syn på kravet til BIM. NAL mener BIM er et godt verktøy, men ikke nødvendig i alle konkurranser grunnet uhensiktsmessig tidsbruk. NALs synspunkter kom feil ut i media. Brev sendt til Statsbygg for å oppklare saken. Protokollen er tidligere utsendt og godkjent i styrets møte 10.3.2016. Alexandria Algard President Pål Stephensen Administrerende direktør 6