Administrator veiledning ABAX Kjørebok

Administrator veiledning ABAX Kjørebok www.abax.no Forskjellen er ABAX

2 Forskjellen er ABAX Innhold Administrasjon av ABAX kjørebok 3 Menyer 3 Kjørebok 3 Kjøretøy 3 Wizard - Endre fører 5 Vis turer 7 Leverte kjørebøker (privateide biler) 10 Førere 11 Rapporter 13 Biladministrasjon 14 Flåtekontroll 16 Aktivt kart 16 Statisk kart 17 Utstyrskontroll 19 Status 19 Posisjoner i kart 20 GEO-fence områder 20 Rapporter 21 Innstillinger 21 Avdelinger 21 Administrer områder 21 Normal arbeidstid 23 Varsler 23 Typer varsler 23 Nye varsler 24 Behandlede varsler 25 Makshastighet 26 Varseloppsett 26 Forskjellen er ABAX 3 Administrasjon av ABAX kjørebok Administrasjonsgrensesnittet er kjernen i ABAX elektronisk kjørebok. Herfra har bedriften full oversikt over all bilbruk i selskapet. Endel funksjoner er standard for alle, mens andre funksjoner kun aktiveres dersom disse er bestilt. I denne veiledningen gjennomgås alle funksjoner. MENYER Tilgang til ABAX elektronisk kjørebok får man ved å logge på fra www.abax.no. Benytt tilsendt brukernavn og passord. Menyene består av en hovedmeny og undermenyer hvor antall funksjoner varierer avhengig av valgt løsning. KJØREBOK Kjøretøy Når man logger seg på kommer man først til et oversiktsbilde. I eksempelet under fremkommer en liste over virksomhetens avdelinger. Ved å klikke på en avdeling vises det en liste med oversikt over kjøretøy i den avdelingen. Dersom det ikke er en avdelingsstruktur vises umiddelbart en liste over alle kjøretøy. Dersom man raskt ønsker å finne et bestemt kjøretøy eller fører, gjøres dette enklest ved å benytte søkefeltet over avdelingslisten. Begynn å skriv navnet, og klikk på riktig kjøretøy i listen som kommer tilsyne under søkefeltet. Klikk deretter på Søk ute til høyre, og kjøretøyet(ene) som stemmer med søket vises i listen. ABAX as ABAX as

4 Forskjellen er ABAX Forskjellen er ABAX 5 Kjøretøy Dersom man i listen klikker på et kjøretøy, vil det åpne seg et vindu med dette kjøretøyets innstillinger. Her bør alle opplysninger fylles inn så nøyaktig som mulig. Registreringsnummer på kjøretøyet må legges inn uten mellomrom. Dette for å være konsistent ved innsendelse av SMS med oppdatering av opplysninger (f.eks. kilometerstand). Feltene «Privatbil / fri bil (firmabil)» og «Bil til disposisjon for yrkeskjøring» styrer hvordan kjøreboken leverer data. Dersom det er krysset for «Privatbil / fri bil (firmabil)» vil alle kjørte turer som standard bli merket som privat. Denne innstillingen brukes for de som leverer kjørebok for kjøregodtgjørelse, og for brukere som har fri bil fra arbeidsgiver som blir beskattet fullt ut. Turer man kjører blir da ikke vist for arbeidsgiver, før man har fulgt prosedyren for å levere kjørebok. Det er med andre ord kun de turer man aktivt velger at er i virksomhetens tjeneste, og som man skal ha betalt for, som vises for arbeidsgiver. Dersom det er krysset for «Bil til disposisjon for yrkeskjøring», blir alle turer markert som næringsturer. Alle turer vil også fortløpende være tilgjengelig for arbeidsgiver. Om en bil er satt til «Privatbil /fri bil» er det kun føreren av bilen som kan endre det til «Bil til disposisjon for yrkeskjøring». Å endre motsatt vei er det kun virksomhetens administrator som kan gjøre. Det er gjort slik av personvernhensyn. KMSTAND Bilens kilometerstand skal iht. Lignings-ABC avleses og føres inn i kjøreboken en gang i måneden. Det kan gjøres under menyvalget KMSTAND. Her fylles verdien inn og lagres. Alle tidligere avlesninger vil komme frem i listen. Det er også mulig for brukeren å legge inn kilometerstand ved å sende inn en SMS. Beskrivelse av dette står i brukerveiledningen for brukergrensesnittet. Om man har lagt inn feil verdi kan denne slettes ved å klikke på det røde symbolet til høyre for verdien. Service Ved å velge Service fra menyen får man opp en dialogboks hvor man kan legge inn opplysninger om bilens service. De fleste moderne biler har serviceindikatorer som varsler på bilens instrumentbord. Det er imidlertid vanskelig for en bilansvarlig å følge opp dette. Ved å legge inn opplysninger om bilens service i dette bildet, kan bilansvarlig få oversikt over forestående service uten å måtte sjekke i den enkelte bil. Gjeldende fører I dette bildet fremkommer det hvem som er gjeldende fører på det valgte kjøretøyet. Dersom et kjøretøy har fått ny fører foretar man førerbytte via knappen Endre fører. Om en bil tas ut av trafikk i en kortere eller lengre periode klikker man på Sett bil som ledig. Dette vil typisk være aktuelt ved permisjoner, lengre fravær eller dersom en ansatt slutter og bilen blir stående ubrukt. Dersom en bil som ikke har en fører tilordnet blir brukt, vil det sendes et varsel til administrator. Det er her også lagt inn en snarvei til innstillingene for føreren via knappen Åpne førerinnstillinger. Mer om hva som ligger her under avsnittet FØRERE. Wizard - Endre fører Om man under Gjeldende fører velger knappen Endre fører vil man starte en Wizard som leder en gjennom prosessen for å endre fører. Det første ABAX as ABAX as

6 Forskjellen er ABAX Forskjellen er ABAX 7 valget er om man skal sette en eksisterende inaktiv fører som aktiv fører, eller om man skal opprette en ny fører. Dersom man skal bruke en inaktiv fører vil man enten kunne velge fra listen, eller søke etter føreren i søkefeltet. Om man velger å opprette ny fører klikker man på Neste for å starte veilederen. Det er viktig å være klar over at dersom man oppretter en ny fører vil man også opprette en ny brukerkonto på systemet. Dersom man allerede har registrert den aktuelle føreren i systemet bør man derfor bruke denne føreren og ikke opprette en duplikat. Om man har føreren i systemet men denne ikke dukker opp i søket etter inaktive førere vil dette normalt skyldes at føreren allerede er tildelt en bil. Man må da først fjerne føreren fra denne bilen for å tilordne en ny bil. Man kan ikke ha tilordnet flere kjøretøy samtidig. Når man starter veilederen for å opprette en ny fører vil antall steg være avhengig av om føreren opprettes til en Yrkesbil eller Privatbil. Feltet Kjøregodtgjørelse kommer kun opp dersom det gjelder en Privatbil. Opplysningene under Fører bør fylles ut så komplett som mulig. Vi anbefaler sterkt å fylle ut mobilnummer, da dette vil gjøre mulig kommunikasjon mellom føreren og systemet via SMS. Feltet Bankkonto benyttes kun dersom man ønsker bankkontonummeret på kjøreboken som leveres for kjøregodtgjørelse. Feltet Hjemland er viktig, da dette styrer hvilke regler som skal benyttes. Her må man velge det landet som den ansatte skatter til. er at man følger statens satser, benytter man andre satser kan det settes her eller under vedlikehold av førere i etterkant, se avsnittet Førere lengre bak. Neste trinn i veilederen er Varseloppsett. Her vil man kunne sette opp at varsler fra systemet som gjelder førerens bil sendes direkte til føreren. Dette bidrar til å sikre at systemet fungerer optimalt til enhver tid. Siste steg i veilederen er en oppsummering hvor man kan gjennomgå og kontrollere de opplysninger som er lagt inn. Det anbefales at man er nøye med å sikre at opplysningene er komplette, og at alle opplysninger er korrekte. Dette vil lette bruken av kjøreboken fremover. Når alle opplysninger er gjennomgått klikker man på Lagre. Det blir da generert et passord som sendes til føreren via SMS sammen med brukernavnet (forutsetter at førerens mobilnummer er lagt inn). Den nyopprettede føreren er da satt som ny fører på bilen man startet fra, og eventuelt tidligere fører er satt som inaktiv. Med dette er prosessen fullført. Skulle man senere ønske å slette den nyopprettede føreren, er det kun mulig dersom vedkommende ikke har kjørt noen turer med noen bil. Vis turer Når man velger Vis turer i menyen kommer man til et søkevindu. Her legger man inn de søkeelementer som er relevante. Dersom man ønsker å se turer fra alle biler, trenger man kun å angi tidsrommet man vil ha turer for. For privateide biler vil neste trinn i wizarden være å sette satser for kjøregodgjørelse. Standard valget ABAX as ABAX as

8 Forskjellen er ABAX Forskjellen er ABAX 9 Er man ute etter kjøring på en spesifik bil eller for en bestemt avdeling, kan man starte et søk i fritekstfeltet. Man starter der å skrive deler av søkebegrepet (avdelingsnavn, registreringsnummer, brukernavn e.l.). Etterhvert som man skriver kommer det opp en liste som tilfredsstiller søket. Når man ser i listen den enheten man er ute etter, velger man denne ved å klikke på den. Dernest kan man angi ønsket datoperiode og eventuelt tidsrom på døgnet. Når man fyller inn en klokkeslettperiode, kan man velge om dette tidsrommet eventuelt skal utelates, f.eks. utelate fra 07:00 til 17:00. vedlikeholde opplysningene i dette bildet fra sin egen kjørebok. Det vil imidlertid være mulig for administrator å legge inn opplysninger under Formål og Kommentar. Dersom bilen er satt opp med førergjenkjenning, vil administrator også kunne tilordne en kjørt tur til en fører. Dette i tilfeller hvor brukeren har glemt å logge seg på bilen før han hadde kjørt en tur. Feltene under Tillegg og Passasjertillegg kan kun vedlikeholdes av brukeren (kun aktuelt for privateide biler). Under vises et eksempelresultat for et slikt søk. I toppen av bildet med turdetaljer ligger det fire faner. Den første av fanene gjelder detaljopplysningene, og er valgt som standard. De to neste fanene gir en kartvisning av den kjørte turen. Den miderste andre fanen viser kartet i samme vindu, mens den tredje blåser opp kartvisning til å dekke mesteparten av nettleservinduet. I kartet kan man ved hjelp av glidebryteren til høyre zoome ned til ønsket nivå, for å kunne dokumentere en kjørerute ved behov. Man kan også zoom med hjulet på musen eller ved å trekke ut en firkant i kartet. Den siste fanen åpner et utskriftsbilde av turen, hvor man både får med turdetaljer og kjørerute i kart. Dersom man har definert virksomhetens normalarbeidstid under Innstillinger, kan man også velge å søke etter turer kjørt utenfor denne normalarbeidstiden. Ved å klikke på en av turene åpnes et vindu med detaljerte opplysninger om turen. Disse opplysningene er tilgjengelig også for bruker, og det er bruker som i første rekke skal Ved å klikke på start eller stoppunkt for en tur vil det vises en informasjonsboks som viser hvilken bruker som har kjørt turen, hvilken enhet som sitter i kjøretøyet. lengde og breddegrad og adresse, samt en knapp med teksten Opprett område. Ved å klikke på Opprett område vil man få en ny dialogboks for å lage et navngitt område for start eller stoppadressen for turen. ABAX as ABAX as

10 Forskjellen er ABAX Forskjellen er ABAX 11 I dialogboksen er det fem felt for utfylling. Først skal man velge om det aktuelle området skal gjelde for alle ansatte (Bedrift) eller kun for den aktuelle føreren. Dernest skal området navngis. Navnet på området vil vises som formål for alle kommende turer som starter eller stopper i samme område. Dette er en metode for å automatisk sette formål på turer. Det bør derfor vurderes hva som er mest hensiktsmessig tekst i forhold til denne bruken. I feltet Adresse kan man overstyre den adressen som kartet angir. Dette er spesielt nyttig i områder hvor digitale kart er mangelfulle. Feltet Kategori benyttes for å klassifisere områder. Det finnes tilgjengelig en rapport som kan fordele kjøring mellom forskjellige kategorier (kostnadssteder) basert bruk av områder og kategorier. Om man ikke har slik bruk trenger man ikke ta stilling til dette feltet. Den siste avkryssningsboksen indikerer om området skal benyttes for å klassifisere en tur som Arbeidsreise. Dersom man kjører mellom to områder som har denne avkryssningen, vil turen klassifiseres som Arbeidsreise. Dette gjøres for å kunne innrapportere korrekt skattemessig for ansatte som benytter arbeidsgivers bil mellom hjem og fast arbeidssted når bilen anses lite egnet for privaqt bruk. Området som opprettes har en størrelse på 300 x 300 meter rundt punktet fra der hvor turen startet eller stoppet. Leverte kjørebøker (privateide biler) Under menyvalget Leverte kjørebøker kan man finne de kjørebøker brukerne har levert for kjøregodtgjørelse. Her kommer det opp liste over avdelingene, og ved å klikke seg inn på en avdeling, og videre inn på en bruker, finner man brukerens kjørebøker. Ved å klikke på en kjørebok, åpnes denne i en forhåndsvisning. Her fremkommer kjøreboken slik den er levert. Ved å rulle ned i bildet vil summeringer etc. fremkomme i bunnen av dokumentet. Dersom man ønsker den skrevet ut klikker man Skriv ut (PDF). Det lages da et PDF-dokument som man kan velge å skrive ut på papir, lagre eller sende med f.eks. e-post. Dersom den leverte kjørebok ikke godkjennes (f.eks. ved at den er mangelfull), kan man klikke Opphev eksport. Det gjør at ferdigstillelsen av kjøreboken oppheves, og brukeren må oppdatere manglene i egen kjørebok før han leverer kjøreboken i systemet på nytt. Førere Under menyvalget FØRERE ligger en oversikt over alle i selskapet som er registrert som førere. Disse er ordnet avdelingsvis dersom det er laget en avdelingsstruktur. Listen viser om føreren har kjørt turer, om han føreren er aktiv og eventuelt hvilken bil som den enkelte fører er registrert på. ABAX as ABAX as

12 Forskjellen er ABAX Forskjellen er ABAX 13 I seksjonen Levering av kjørebok kan man velge å utelate klokkeslett på eksport dersom man har kjøregodtgjørelse. Dette er en personverninnstilling som kun kan redigeres av føreren selv. I feltet Attesteres av legger man inn navn på attestasjonsansvarlig. Da kommer det eget signaturfelt for den som skal attestere kjøreboken med på utskriften. Ved å klikke på en av førerne åpnes et bilde hvor detaljer kan fylles inn. Dette er samme opplysninger som legges inn via veilederen beskrevet foran. Det er en fordel å fylle inn opplysninger så komplett som mulig. Om kjøreboken benyttes for kjøregodtgjørelse er det et krav at privatadresse er fylt ut. Under påloggingsinformasjon kan man tildele nytt brukernavn, samt passord via knappen Nytt passord, til den valgte føreren. Under fanen «Kjøregodtgjørelse» velger man den satsordning man har dersom man bruker egen bil i jobb. I seksjonen for «Tidligere godgjørelser» er det er viktig å forstå bruken av feltet «Antall km for tidligere mottatt godtgjørelse i år». Det skal kun benyttes første år man bruker kjøreboken, dersom man har fått utbetalt kjøregodtgjørelse ved annen kjørebok tidligere. Dette for å sikre at beregning av godtgjørelse over og under 10000 kilometer blir korrekt. Ved start av nytt år skal dette feltet nullstilles. Denne opplysningen gjelder kun for privateide biler. Under fanen Normal arbeidstid kan den enkelte fører registrere hvilken tid man normalt er på jobb. Dersom man har kjøregodgjørelse vil disse tidene brukes til å automatisk klassifisere reisen som yrkesreise eller privatreise. I grensesnittet for den enkelte fører kan man velge om yrkesreiser skal vises for administrator selv om kjøreboken ikke er levert. Ved å fylle ut klokkeslett har vil alle turer innefor normalarbeidstid i det tilfellet vises for arbeidsgiver. Det er kun fører selv som kan fylle inn disse opplysningene. U n d e r f a n e n Varseloppsett kan føreren velge å få tilsendt varseler fra systemet via SMS eller e-post. Dette anbefales brukt, for å sikre at systemet er operativt til enhver tid. Rapporter Under menyvalget Rapporter ligger det et utvalg rapporter. Hvilke rapporter som er tilgjengelig vil avhenge av hvilke tjenester som er bestilt. Det vil også komme til flere rapporter over tid. ABAX as ABAX as

14 Forskjellen er ABAX Forskjellen er ABAX 15 Biladministrasjon Under denne fanen finner man ABAX Biladministrasjon. Dette er et verktøy for å administrere leasing-, forsikrings-, drivstoff- og dekkavtaler med mer. ABAX Biladministrasjon gir også flere nyttige rapporter som CO 2 utslipp, bilregnskap etc. ABAX Biladministrasjon er et tilleggsprodukt som må bestilles særskilt. Når man oppretter en leverandør kan man vedlikeholde hva denneleverandøren leverer via menypunktet Roller i Biladministrasjonsløsningen. Under fanen Leasing kan man registrere detaljene fra leasingavtalen for den enkelte bil. Her kan man også legge inn informasjon om serviceavtaler. Også her kan man vedlikeholde leverandørregister for de forskjellige tjenestene. Under fanen Forsikring legger man inn opplysninger og gjeldende forsikring på samme måte som for leasing. Under fanene Driftskostnader, Service og Utstyr kan man legge inn relevant informasjon samt registrere service og reparasjonskostnader. Dette vil kunne danne grunnlag for et bilregnskap. I oversiktsbildet får man en rask status på hvordan bilene ligger an i forhold til gjeldende leasingavtale. Her ser man antall kilometer i leasingavtalen, antall kilometer kjørt, hvor mye som gjenstår, når leasingavtalen utgår, om man ligger an til å kjøre over eller under avtalt kjørelengde og antall kilometer til neste service. Bra Biladministrasjonsmenyen kan man velge Rapporter, og man får da tilgang til et sett rapporter som forenkler oppfølging av bilparken. Siden dette systemet er endel av ABAX Kjørebok, vil rapportene være basert på faktisk kjørelengde på bilene. Dette gjør at de ajourføres løpende etterhvert som bilene brukes. Dersom man søker frem en bil i listen og klikker på den åpnes et vindu med grunndata for bilen. Ved å fylle inn registreringsnummer på bilen kan man klikke Hent registreringsdata. Det foretas da et oppslag mot data fra kjøretøyregisteret. Dersom bilen finnes i dette datasettet fylles det inn opplysninger for bilen i dette vinduet. Det kan ta noe tid fra en bil registreres til dataene er ajourført og tilgjengelige. Navnet på bilforhandleren må fylles ut manuelt. Ved å klikke på knappen Mer kan man fylle ut detaljopplysninger for bilforhandleren, og på den måten vedlikeholde et leverandørregister. Menypunktet Importer inneholder en mulighet til å importere regnskapsdata inn i systemet for på den måte å få grunnlaget for et bilregnskap. Det siste menypunktet EU-kontroll viser oversikt over når de enkelte bilene skal ha EU-kontroll. Her kan man også sette opp varsling av EU-kontroll til administrator pr. e-post. ABAX as ABAX as

16 Forskjellen er ABAX Forskjellen er ABAX 17 FLÅTEKONTROLL Aktivt kart Aktivt kart er en utvidelse av Flåtekontroll, som i standardleveranse kun har statisk kart. Om man har Aktivt kart vil dette vises som første bilde under Flåtekontroll. Aktivt kart er en funksjon som er beregnet for virksomheter hvor det å kjøre bil er hovedoppgaven. Dette vil være spesielt aktuelt for budfirmaer, transportselskaper og lignende. Det forutsettes at selskapet har en effektiviseringsgevinst ved å bruke systemet, ref. Personopplysningsloven 8 pkt. f. Denne funksjonen må spesifiseres spesielt ved bestilling. Ved å velge Aktivt kart i menyen hentes det opp en tilsvarende kartvisning som for Statisk kart, men med litt andre symboler i kartet. Fra symbolene i kartet kan man se om enheten er i ro eller i bevegelse. Dersom bilen er i bevegelse vil man også kunne se hvilken retning den kjører i. Også her har man samme funksjoner med informasjon om enhet og zoom muligheter som for Statisk kart. Grænn og rød markering i kartet indikerer om føreren har satt seg som ledig eller opptatt. Her vil imidlertid posisjonen på enhetene som vises i kartet bli oppdatert etterhvert som bilene flytter seg. Oppdateringsfrekvens er som standard hvert femte minutt. Kartposisjonen blir imidlertid stående, så man kan oppleve at en bil kjører ut av kartet. Da må man tilpasse kartvisningen enten ved å zoome ut, eller ved å flytte posisjonen på kartet. Å flytte posisjonen på kartet kan gjøres ved å holde høyre musetast nede i kartet og trekke i dette med musen. Ved å klikke på en bil i kartet vil kartet zoome inn til bilen. Samtidig kommer det tilsyne noen tilleggsvalg for enheten i listen på venstre side. Ved å klikke Vis siste 20 posisjoner vil de siste 20 posisjonene fra enheten vises i kartet. Dersom nødvendig vil også kartet tilpasse zoom nivået for å få med alle posisjonene i samme visning. Statisk kart Statisk kart er en funksjon som er beregnet for bedrifter som har behov for å lokalisere hvor nærmeste medarbeider befinner seg forhold til et innkommet oppdrag. Hensikten er å redusere responstid, øke kundeservice og redusere kjøredistanse. Også her må virksomheten ha en effektiviseringsgevinst ved bruk av løsningen for å ta dette i bruk. Ved å velge Flåtekontroll i hovedmenyen og Statisk kart får man opp et kart hvor alle yrkesbiler vises. Kartet oppdateres når man trykker på Statisk kart i menyen. Dersom selskapet har ansatte med privatbiler på kjøregodtgjørelse, kan posisjonen for disse også vises dersom den ansatte ønsker det. Dette settes opp fra den enkelte brukers innlogging. Ved å føre pekeren over en bil i listen, markeres denne i kartet. Ved å klikke på et navn i listen zoomer kartet inn til enheten, og man får opp detaljinformasjon om bilen ved å peke på den i kartet. Man kan også zoome ut og inn i kartet ved å trekke ut en firkant, bruke glidebryteren til høyre i kartet eller ved å rulle på hjulet på musen dersom man har det. ABAX as ABAX as

18 Forskjellen er ABAX Forskjellen er ABAX 19 UTSTYRSKONTROLL Status Dersom bedriften har utstyrskontroll, får man her oversikt over disse enhetene. Adressesøk I søkefeltet i kartet kan man skrive inn et stedsnavn eller adresse. Ved å klikke søk vil kartet zoome inn på den valgte adresse, og vise de fem nærmeste bilene. Denne funksjonen gjør det enkelt å finne nærmeste bil til et innkommende oppdrag. Informasjonen som skal vises kan være navn, mobilnummer eller lignende. I tillegg til informasjon om selve objektet (gravemaskin, tilhenger e.l.), vises også dato for siste posisjon. Dersom man har enheter som kun har internt batteri, vil man også få frem estimert dato for batteribytte. På høyre side kan det også fremkomme noen symboler. En firkant her betyr at GEO-fence er aktivert (GEO-fence er et geografisk gjerde), mens et rødt radiosymbol betyr at enheten er i aktiv sporingsmodus. Ved å klikke på en enhet åpnes et vindu med detaljer om objektet. Her kan objektet navngis, og tilordnes riktig avdeling. Det er viktig å være nøye med utfyllingen, da dette gjør det enklere å holde oversikt også i kartvisningen. Ved et eventuelt tyveri som varsles til ABAX vaktsentral er det også disse opplysningene som gjøres tilgjengelig for de som skal gjenfinne objektet. I det miderste feltet kan man aktivere og deaktivere GEO-fence for objektet. Når dette er aktivert vil enheten sende en alarm dersom objektet flyttes utenfor dette området. Områder som kan benyttes for GEO-fence opprettes under menypunktet GEO-FENCE OMRÅDER. I nederste felt kan man velge om varsler i forhold til GEO-fence skal sendes via SMS eller e-post. Her oppgis også hvilket mobilnummer, eller e-post adresse, varselet skal sendes til. Helt nederst er det en knapp for å sette enheten i Aktiv sporingsmodus. Ved å velge denne knappen sendes en melding til enheten, som gjør at den vil sende inn posisjoner hvert 5. minutt i to timer. ABAX as ABAX as

20 Forskjellen er ABAX Forskjellen er ABAX 21 Dette mottas av enheten neste gang den våkner for å lytte, og aktiveres fra da. Enheter som er stillestående våkner en gang i døgnet, mens enheter som er i bevegelse våkner en gang i timen. Det vil derfor kunne ta noe tid fra meldingen sendes til enheten begynner å sende posisjoner hyppigere. Posisjoner i kart Her kommer det frem en kartvisning hvor siste posisjon for alle enhetene vises. Ved å klikke på en enhet i listen zoomer kartet inn til denne enheten. Man kan også zoome inn i kartet med musen eller glidebryteren til høyre i kartet. Rapporter Under menyvalget Rapporter ligger det rapporter relatert til utstyrskontroll. Hvilke rapporter som er tilgjengelig vil avhenge av hvilke tjenester som er bestilt. Det vil også komme til flere rapporter over tid. INNSTILLINGER Avdelinger Ved å velge Avdelinger under menyen Innstillinger kan man opprette og vedlikeholde informasjon om selskapets avdelinger. Avdelingene vises i en liste. Ved å klikke på en avdeling vises informasjonbildet om denne avdelingen. Ved å peke på en enhet i kartet kommer det opp et lite vindu med informasjon om enheten, her vises adresse med mer. Nederst i dette informasjonsvinduet er det en knapp som heter Opprett geofence område. Ved å klikke på denne opprettes et geografisk gjerde med 800 meter i diameter rundt enheten. Dersom enheten flyttes utenfor dette området vil det genereres et varsel. GEO-fence områder Her kan det opprettes områder for GEOfence. Dersom en enhet ikke skal forlate et område, kan dette området spesifiseres i kartet. Denne måten å opprette GEO-fence områder på er beregnet for steder man ofte har utstyr, som selskapets kontoradresse, et anleggsområde mm. Her fylles inn og lagres detaljopplysninger. Hvis avdelingen ikke har tilordnet noen biler, vil det også være mulig å slette avdelingen. Administrer områder Administrator i en virksomhet kan opprette områder i kartet som gjøres gjeldende for alle kjørebøker i virksomheten. Områder som er opprettet i kartet kan benyttes til automatisk å fylle ut navnet på området i formålsfeltet på turer som starter eller slutter innenfor området. I tillegg kan områder brukes til å overstyre adresseinformasjon. Dersom man angir en spesifik adresse for et område, vil denne adressen legges inn som adresse på turen. Fra kartverket hentes det f.eks. inn gateadresse, men via denne funksjonen kan man også få inn husnummer. Områder kan også kategoriseres. Dette kan brukes for å lage statstikk over hvor mye kjøring det er til de forskjellige kategorier av områder. ABAX as ABAX as

22 Forskjellen er ABAX Forskjellen er ABAX 23 Når Administrer områder velges i menyen vises et kart hvor alle områdene er markert med et nummer og området vises som en firkant. Man kan zoome ned i dette kartet på samme måte som i øvrige kartvisninger, for å få mer detaljer. Normal arbeidstid Under dette valget kan virksomheten definere det tidsrommet hvor virksomhetens biler normalt benyttes i tjeneste. Iht. Lignings-ABC skal arbeidsgiver ha tilfredsstillende kontroll med at bilene ikke benyttes privat. Ved å fylle inn her kan man under Kjørebok Vis turer enkelt få frem en liste over kjøring utenfor ordinær arbeidstid. Tilsvarende søk har man i rapporten Turrapport. I venstre side av kartvisningen er det en liste over de områdene som er opprettet fra administrator. Ved å klikke på et av disse zoomer kartet inn til dette området, samtidig som et innstillingsvindu for området åpnes. I dette innstillingsvinduet vises navnet på området, og her kan det legges inn en alternativ adresse som at området kan kategoriseres. Dersom man ikke har noen kategorier fra tidligere, kan de også opprettes her. Ønsker man å slette området finnes det også en knapp for dette. I kartvisningen hvor området er markert, vil man ved å føre musen over området få opp informasjon om området, med lengde og breddegrad samt areal. For å opprette nye områder flytter man først kartet til der området skal være. Deretter klikker man knappen Opprett nytt område på toppen av listen på venstre side. Deretter trekker man ut en firkant i kartet for å definere området. Så fyller man i detaljopplysningene og lagrer området. VARSLER ABAX elektronisk kjørebok gir varsler dersom noe tilsynelatende ikke fungerer som det skal. Punktet Varsler i hovedmenyen vil stå å blinke dersom det er nye ubehandlede varsler i systemet. Det anbefales å sjekke varsler jevnlig. Typer varsler Det er flere typer varsler som kan komme: Mistet strømtilkobling Dersom enheten i bilen mister strømtilførsel, vil den umiddelbart sende melding om dette. Enheten har et oppladbart batteri internt som da vil ta over, men dette har begrenset varighet. Mistet kontakt Dersom det går mer enn tre døgn uten at enheten har sendt inn en GPS-posisjon, vil det bli varslet om mistet kontakt. Dette varselet forsvinner så snart enheten rapporterer på nytt. Ingen ny tur på XX dager Dersom det går mer enn 14 døgn uten at en enhet har rapportert inn en tur, vil dette bli varslet. Varselet forsvinner så snart enheten rapporterer en ny tur. Ingen kontakt (GSM) på XX dager Dette varselet gjelder utstyrskontroll, og kommer dersom en enhet ikke har posisjonert seg på GSM-nettet på 25 døgn. Varselet forsvinner når ny posisjon kommer. Ingen GPS posisjon mottatt på XX dager Dette varselet gjelder også utstyrskontroll, og kommer dersom en enhet ikke har rapportert GPS- ABAX as ABAX as

24 Forskjellen er ABAX Forskjellen er ABAX 25 posisjon på 10 døgn. Varselet forsvinner når det innsendes ny posisjon. Felles for varslene over er at de antyder at noe kan være galt, og det må da foretas en undersøkelse. Dersom en bil står ubrukt, er parkert i et garsjeannlegg eller er på verksted, vil det ofte være naturlige forklaringer. Er bilen derimot i daglig bruk må saken følges opp for å få rettet dette. Dersom man mistenker at det er noe galt med selve enheten, må man ta kontakt med ABAX kundesenter på telefon 22 22 22 99, som vil bistå med feilsøking. Mulig høy fart Det er mulig å legge inn et varsel for yrkesbiler, som gjør at arbeidsgiver varsles dersom en bil kan ha kjørt i over 136 km/t. Varselet kan ikke settes lavere, men kan settes høyere. Denne hastigheten er valgt fordi man da vil miste førerkortet i Norge uansett hastighetsbegrensning på veien ved en kontroll. Ved å velge Varsler i hovedmenyen vises bildet med nye varsler. Her listes alle innkomne varseler. Man får vite ansattnummer, navn og registreringsnummer på bilen det gjelder. Det står dato og klokkeslett for når varselet kom, samt type varsel og eventuell dato for kommunikasjon med enheten. Til venstre er det en kolonne for kommentarer. Ved å klikke på et av varslene åpnes et vindu hvor man kan behandle varselet. Her kan man legge inn en kommentar og lagre denne. Da blir varselet fremdeles liggende som et nytt varsel, men man kan ved kommentaren beskrive hva som er årsaken dersom årsaken til varselet ikke er fjernet. Dette kan være aktuel for eksempel dersom en ansatt er på ferie, og bilen er parkert uten GPS-dekning. Det anbefales at ABAX kundesenter kontaktes når varselet mottas for verifisering, da atmosfæriske forhold o.l. kan påvirke varselet. Varselet er avklart med datatilsynet, og er basert på tre ting. For det første innebærer denne hastigheten en betydelig risiko på norske veier, og av HMShensyn kan arbeidsgiver oppfordre den ansatte til roligere kjøring. For det andre er det arbeidsgivers biler, som ofte er profilert med reklame for selskapet. Denne form for kjøring kan være negativt for selskapets omdømme. For det tredje er brukere av yrkesbiler ofte avhengige av å kjøre bil for å kunne utføre sitt arbeid. Dersom de mister førerkortet kan derfor også jobben være i fare. Arbeidsgiver har ikke anledning til å benytte denne informasjonen som grunnlag for noen form for straff, men kun til å oppfordre den det gjelder om en mykere og mer fornuftig kjørestil. Førerløs bil Dette varselet er knyttet til funksjonen med førergjenkjenning. Varselet kommer dersom en enhet rapporterer en tur uten at en fører er registrert på bilen. GEO-fence, utstyr utenfor område Dette er et varsel som er knyttet til Utstyrskontroll. Det kan settes opp et geografisk gjerde i kartet som en enhet skal holde seg innenfor. Dersom enheten fraktes utenfor dette området, vil dette varselet bli sendt inn. Lavt batteri Varselet gjelder for sporingsenheter som benytter internt batteri uten ekstern strømtilførsel. Dette er et varsel om at det må skiftes batteri i enheten. Enheten må da sendes til ABAX for batteriskifte og service. Nye varsler Da vil det komme varsel om mistet kontakt etter tre døgn, men det er ikke noen grunn til å gjøre noe med det siden det ikke er noen feil men bilen står fremdeles uten GPS dekning. Dersom man klikker Marker som behandlet, vil varselet bli borte fra listen, men dukker opp igjen etter kort tid dersom årsaken ikke er fjernet. Når bilen igjen tas i bruk, vil varselet forsvinne fra listen. Behandlede varsler Når et varsel er behandlet flyttes det til denne listen, med informasjon om hvem som behandlet varselet. Her kan man også søke tilbake i tid etter gamle varsler ved å justere datoperioden. Standard så vises de siste 20 varslene i perioden, ABAX as ABAX as

26 Forskjellen er ABAX Forskjellen er ABAX 27 dersom man ønsker flere resultater, kan dette tallet økes. Makshastighet Her legges inn om man ønsker varsel dersom en bil kjøres fortere enn 136 km/t. Mens en alarm er aktiv og et søk er i gang vil brukers tilang til kjøreboken sperres, iht. FG-krav. I søket vil det kunne benyttes både GPS, GSM og radiopeiling som posisjoneringsteknologi. Dersom det avdekkes at utstyret ikke fungerer som det skal, meldes det til ABAX. Manglende GPS-dekning Dersom enheten ikke har GPS dekning når man starter en tur (f.eks. fordi man står i et parkeringsanlegg) vil ikke starten av turen kunne registreres automatisk. Så snart enheten gjenoppretter GPS-kontakt, vil automatisk registrering av turen starte, og fortsette frem til turen avsluttes. For å sørge for at turen allikevel blir korrekt, vil systemet automatisk generere en tur fra siste posisjon før enheten mistet GPS-kontakt til den posisjonen hvor GPS-kontakt var gjenopprettet. Denne genererte turen blir automatisk Vaktsentral ved tyveri: AS Skan-Kontroll Alf Bjerckes vei 1 0582 Oslo Tlf: 994 29 041 Faks: 22 17 05 54 Varseloppsett I tillegg til å få varsler tilgjengelig i dette grensesnittet, kan man her velge å få tilsendt varsler på e-post eller SMS. Dette for å sikre at man får varsler raskt selv om man ikke er pålogget systemet daglig. SPORINGS- OG GJENFINNINGSSYSTEM ABAX samarbeider med AS Skan-kontroll om FG-godkjent søke og gjenfi nningsstjeneste for ABAX Elektronisk kjørebok, ABAX Flåtekontroll og ABAX Utstyrskontroll. Ved tyveri av objekt utstyrt med et av ovennevnte produkter, plikter kunden iht. forsikringsvilkårene å snarest melde dette til politiet, vaktsentral og forsikringsselskap. Ved å melde tyveriet til Skan-kontroll sin vaktsentral på tlf. 994 29 041, vil Skan-Kontroll også varsle politiet. Formell politianmeldelse og tapsmelding til forsikringsselskap må allikevel utføres av kunde. Bekreftelse fra politiet på anmeldt forhold fakses til AS Skan-kontroll på faks. nr. 22 17 05 54. Når et objekt meldes stjålet til Skan-Kontroll plikter kunden å kunne legitimere seg på tilfredsstillende måte. Den som melder må derfor besvare de spørsmål som stilles. Ved utilfredsstillende legitimasjon vil Skan-Kontroll ta kontakt med oppgitt kontaktperson hos kunde for verifikasjon av alarm. E-post vaktsentral: vaktsentralen@skan-kontroll.no Tekniske data: Dimensjon: Vekt: IP grad: Temperaturområde: Redusert funksjonalitet: GPS: GSM: Kommunikasjon: Radio: Spenningsområde: Internt batteri: 132 x 64 x 25 mm 180 g IP67 Aktiv: -30 C til 75 C -40 C til -30 C SirfstarIII chipset med aktiv GPS antenne Cinterion BGS3, Quadband SMS, GPRS Chipcon CC1020 (433 Mhz) 10 til 30V 1,7 Ah oppladbart på enhet med ekstern strømtilførsel. 10 Ah på batteridrevet enhet Alle antenner er innebygget i enheten. I tillegg leveres det en ekstern GPS-antenne for kjørebok og flåtekontroll. Dette for å kunne plassere enheten i motorrom. Posisjonering: GPS, GSM og Radio (433 Mhz). GPS rapporterer også tid/dato, posisjon, hastighet og retning. Sensorer: Bevegelse, sabotasje, temperatur og batteriforbruk. ABAX as ABAX as

28 Forskjellen er ABAX Produktet er utviklet i samarbeid med Telenor. Technical specifications ABAX4: Dimension ABAX mtrack wired: 46x46x18mm Weight: <50g Water resistance: IP67 Temperature range: -30o C to 75o C High performance SiRFstar IV GPS module Radio communication frequency: 433MHZ. Dual band GSM module Communication: SMS, GPRS Movement sensor: Accelerometer Sub 1 meter accuracy All antennas are embedded in the product Digital or 0-30V analog input voltage (yellow wire) Positioning: GPS, GSM GPS also reports time/date, position, speed and heading Sensors: Movement/accelerometer Battery test Self diagnostic Approvals: Notified body opinion (Nemko AS) CE IP67 MENNESKER TEKNOLOGI PRODUKTER Forskjellen er ABAX SM-BR-004-110114 ABAX as ABAX as, Hammergata 24, 3264 Larvik, t: 22 22 22 99, kundesenter@abax.no, www.abax.no