LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling DATO: FREDAG 17. OKTOBER 2008 TID: KL. 11:30 STED: LEVANGER RÅDHUS, MØTEROM 1056 NB! MERK TID OG STED Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. Saksliste 025/08 Referatsaker 026/08 Forvaltningsrevisjonsrapport "Hvorfor har Levanger et stort omfang av barneverntjenester?" 027/08 Revisjon 2008 028/08 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2008 029/08 Forslag til driftsbudsjett for 2008 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Levanger kommune 030/08 Oppstart av selskapskontroll i Levanger Næringsselskap AS Levanger/Steinkjer, 13.10.2008 Karl Meinert Buchholdt leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 78 Mob. 90 95 04 40
SAK 025/08 REFERATSAKER Kontrollutvalget 17.10.2008 Paul Stenstuen 025/08 Levanger 08 Referat 1 NKRF 2 NKRF 3 NKRF 4 NKRF einfo 13/08 Sammensetningen av kontrollutvalg einfo 12/08 Endringer i regnskapsføring av momskompensasjon fra investeringer einfo 11/08 Organisering av sekretariatstjenesten for kontrollutvalg einfo 8/08 Viktig høyesterettsdom om kommunalt erstatningsansvar 5 NKRF einfo 5/08 Kommuneloven 50 og 54 Ikke Vedlagt Ikke vedlagt Ikke vedlagt Ikke vedlagt Ikke vedlagt Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. SAK 026/08 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT "Hvorfor har Levanger et stort omfang av barneverntjenester?" Kontrollutvalget 17.10.08 Paul Stenstuen 026/08 Levanger 08 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til Forvaltningsrevisjonsrapport "Hvorfor har Levanger et stort omfang av barneverntjenester?" 2. Rapporten oversendes kommunestyret Saksbehandlers forslag til kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret Kommunestyret tar rapporten til orientering Vedlegg 1. Tilleggsopplysninger til barnevern rapport ansvaret for enslige mindreårige asylsøkere 2. Forvaltningsrevisjonsrapport "Hvorfor har Levanger et stort omfang av barneverntjenester?"
Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 022/08 2. Kontrollutvalgets sak 011/08 3. Kommunestyrets sak 016/08 4. Kontrollutvalgets sak 008/08 5. Kontrollutvalgets sak 022/07 6. RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 7. Forskrift om kontrollutvalg 8. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 9. Kommuneloven Saksopplysninger Bakgrunn for saken Kontrollutvalget behandlet plan for forvaltningsrevisjon i møte den 28.02.08 og gjorde slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget slutter seg til Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2008-2011, med følgende prioritering av prosjekter: Nr Prosjekt 1. Barneverntjenesten 2. Innkjøp rutiner og praksis Tjenestetilbud pleie og omsorg Tildelingskriterier Økonomistyring innad i en resultatenhet Saksbehandling plan og bygg Tilpasset opplæring og spesialundervisning Levanger kommune som arbeidsgiver 2. Med forbehold om kommunestyrets godkjenning av planen, gis kontrollutvalgets leder fullmakt til å foreta bestilling av prosjektet Barneverntjenesten hos KomRev Trøndelag IKS. Kommunestyre behandlet plan for forvaltningsrevisjon i møte den 12.03.08 under sak 16/08. Kommunestyret gjorde slikt vedtak: 1. Kommunestyret vedtar Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2008 2011 med følgende tillegg: I prosjekt Tilpasset opplæring, spesialundervisning tilføyes PPT. 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden.
Oppstart av prosjektet I møte mellom revisor og kontrollutvalgets leder den 28.04.08 redegjorde revisor for at prosjektet var blitt ytterligere tydeliggjort og for sitt forslag til avgrensning for prosjektet. Problemstilling Hva kan forklare at Levanger kommune har stort omfang av barnevernverntjenester. Forklaringer som er knyttet til ulike behov Forklaringer knyttet til at barnevernet fanger opp flere barn som har behov for barnevernstjenester (er for eksempel terskelen for å melde lavere?) Eller har barnevernstjenesten i Levanger lavere terskel for å sette inn tiltak enn sammenlignbare kommuner Kontrollutvalgets leder ønsket at prosjektet i tillegg også skulle omfatte en evaluering av kapasitetsplanleggingen i barnevernet. Prosjektrapporten Revisor har gjennomført prosjektet og har overlevert sin rapport, som for øvrig allerede er lagt frem for kommunestyret i møte den 01.10.08 som referatsak. I samråd med kontrollutvalget omfatter revisors vurderinger ikke barnevernsfaglige forhold. Enheten fremhever selv følgende hovedårsaker til at barnevernet i Levanger ligger på et høyt nivå, både når det gjelder saker og kostnader sammenliknet med gjennomsnitt for fylket og for landet for øvrig: 1. Særlige utfordringer knyttet til et flerkulturelt samfunn med flere avdelinger på mottaket og mange flyktninger under 18 år 2. Aktive samarbeidspartnere som melder til barnevernet 3. Satsing på og utvikling av barneverntjenesten 4. Byproblematikk i forhold til problemområder, blant annet rusproblematikk, psykiatri, tilflytting og ungdomsproblematikk 5. Tilflytting til kommunen for å ha nærhet til sykehuset, særlig psykiatrisk avdeling I tillegg til de forklaringene som barneverntjenesten selv har kommet med, har revisor også sett på ytterligere 2 faktorer som antas å kunne knyttes til omfanget av og kostnadene med barneverntjenestene: 6. Har barneverntjenesten i Levanger lavere terskel for å sette inn tiltak enn mange andre kommuner? 7. Er det forklaringer knyttet til at barnevernstiltak i Levanger i gjennomsnitt er dyrere enn i mange andre kommuner? For å besvare problemstillingen har revisor benyttet en kombinasjon av statistisk analyse, intervjuer, spørreundersøkelse og dokumentanalyse (for nærmere informasjon, se rapportens side 8 og kapittel 9). Revisors vurderinger Etter revisors vurdering støtter både statistikk og intervjuer opp om at særlige utfordringer knyttet til et flerkulturelt samfunn med flere avdelinger på asylmottaket og mange flyktninger under 18 år er en hovedforklaring på at Levanger har høyere andel barn i barnevernet i forhold til landsgjennomsnittet utenom Oslo.
Gjennomgangen gir ikke grunnlag for å konkludere i den ene eller den andre retningen når det gjelder Byproblematikk. Revisor finner imidlertid til en viss grad finner støtte for at tilflytting til kommunen for å ha nærhet til sykehuset, særlig psykiatrisk avdeling, har en effekt på barnevernstatistikken. Barnevernet i Levanger har iht. revisor høy faglig kompetanse og har stort faglig nettverk. Samarbeidet med fagkyndig konsulent er en måte å holde seg faglig oppdatert på. Organiseringen av barneverntjenesten i enheten Barn/familie legger til rette for et nært og godt samarbeid med de andre tjenesteområdene i denne enheten. Resultatene fra spørreundersøkelsen blant samarbeidspartnerne (se side 8 i rapporten) viser at barnevernet i Levanger jevnt over har bra tillit blant sine samarbeidspartnere. Revisor finner således støtte i intervjuene og spørreundersøkelsen for at måten barnevernet er organisert og jobber på kan bidra til å forklare noe av omfanget av sakene i barneverntjenesten. Revisor har ingen gode indikatorer for å avgjøre hvorvidt terskelen for å sette i verk tiltak er lavere i Levanger enn i andre kommuner. Levanger skiller seg imidlertid ikke ut fra landgjennomsnittet når det gjelder undersøkelser som fører til tiltak. Det at Levanger kommune har høye utgifter i barnevernet, skyldes i hovedsak at det er mange barn på tiltak, både omsorgstiltak og hjelpetiltak, ikke nødvendigvis at hvert barn har omfattende og kostnadskrevende tiltak. Revisor har derfor ikke funnet noe som støtter opp om at barnevernstiltak i gjennomsnitt skulle være dyrere i Levanger i forhold til gjennomsnitt i ulike kommunegrupper. Gjennomgangen av utgiftene har vist at organiseringen av barneverntjenesten under Innherred samkommune har gitt et noe uoversiktlig utgiftsbilde. Da barnevernet var organisert under samkommunen i perioden 2004 til 2006, ble utgiftene for barnevernet i Levanger og i Verdal lagt sammen, og så fordelt etter en fordelingsnøkkel basert på innbyggertall. Dette var i henhold til grunnavtalen for samkommunen. Men Levanger har i hele perioden fra 2000, selv korrigert for innbyggertall, hatt større omfang av barneverntjenester og større utgifter til barnevern enn Verdal. De offisielle regnskapstallene viste dermed ikke hva barnevernet i Levanger faktisk brukte av ressurser. Barneverntjenesten ble sammen med Barn/familie og Helse/rehabilitering tatt ut av samkommunen 01.10.2006. Budsjettet for 2007 ble imidlertid basert på 2006-budsjettet for barnevernet i samkommunen. Den opprinnelige budsjettrammen på 19,9 millioner ble derfor urealistisk lav i forhold til hva barnevernet i Levanger hadde brukt av ressurser året før. Saksbehandlers vurdering Rapporten er omfangsrik og gir mye nyttig informasjon. Rapporten vil trolig også kunne ha en viss gjenbruksverdi mht. å forklare omfanget av beslektede kommunale tjenester. Rapporten synes å gjenspeile det inntrykket en har hatt - at dersom en korrigerer for virkningene av de ekstraordinære demografiske forhold, vil en finne at økt fokus på barnevern og dets rutiner kombinert med en kompetanseheving i tjenesten er en av hovedforklaringene til den generelle økning i saksmengde.
Slik en har oppfattet det, er imidlertid barneforskerne ikke av den oppfatning at barn generelt har dårligere oppvekstvilkår nå enn tidligere. Dette skulle isolert sett tilsi at det reelle udekkede behov i Levanger er blitt redusert. En deler således revisors oppfatning av at sett i forhold til andre kommuner i Nord-Trøndelag vil økningen i saksmengden i Levanger trolig avta. Dersom en ønsker ytterligere informasjon om barnevernstjenesten, kan et interessant spørsmål for eventuelle nærmere undersøkelser være å undersøke i hvilken grad det reelle udekkede behov i Levanger er blitt redusert. Samtidig ville det også vært interessant med en undersøkelse som viser i hvilken grad en vil følge trenden på landsbasis - når en har korrigert for virkningene av de ekstraordinære demografiske forhold. SAK 027/08 REVISJON 2008 Kontrollutvalget 17.10.2008 Paul Ivar Stenstuen 027/08 Levanger 08 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar informasjonen vedrørende revisjonsstrategien for 2008 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar revisors egenvurdering til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder (RS 300) skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisor vil i møtet presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2008. Den som foretar revisjon skal fortløpende vurdere sin egen uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jf. revisjonsforskriftens 15. Dette vil oppdragsansvarlig revisor legge frem sammen med sin presentasjon av revisjonsstrategien. Avslutningsvis vil revisor gi en statusrapport og oppsummering for revisjonsarbeidet så langt.
Vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag. Formålet med å utarbeide revisjonsstrategien er primært å avdekke risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. SAK 028/08 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 1. HALVÅR 2008 Kontrollutvalget 17.10.08 Paul Stenstuen 028/00 Levanger 08 Saksbehandlers forslag til vedtak Rapporten etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2008 tas til orientering. Vedlegg Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2008. Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Rapporten omfatter forvaltningsrevisjon fra avholdte møter i perioden 01.01.08 30.06.08 for driftskomiteen, formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. Revisor har enkelte merknader, men finner etter en helhetsvurdering at saksbehandlingen funger bra. Vurdering Rapporten kan tas til orientering.
SAK 029/08 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT FOR 2008 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET I LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget 17.10.08 Paul Stenstuen 029/08 Levanger 08 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget godkjenner det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2009 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Levanger kommune med en total ramme på kr. 1 322 335. Budsjettforslaget er, med unntak for refusjon for sekretariats- og revisjonstjenester, i 2008 kr. og tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg Forslag til driftsbudsjett 2009 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Levanger kommune Ikke trykte vedlegg - Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.06.2004. - Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. - Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. - Reglement for godtgjørelse til folkevalgte i Levanger kommune Saksopplysninger Rådmannen skal utarbeide forslag til budsjett for kommunens samlede virksomhet. Da det er rådmannen som primært er gjenstand for kontrollutvalgets kontroll og tilsyn, skal utvalget årlig tilkjennegi sitt syn mht. ressursbehovet overfor kommunestyret. Saksbehandling og saksgang vedrørende budsjettet for kontroll og tilsynsarbeidet er for øvrig fastsatt i forskriftens 18 hvor det fremgår at: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget Kontrollutvalget har vide rammer for sitt arbeid, og tilsynet er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at organisasjon, saksforberedelse og beslutningsprosess i de politiske organer og administrasjonen fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som berøres av vedtakene.
Hvilke oppgaver som anses som revisjon og hvem som kan utføre revisjon i kommuner og for kommuner, er relativt grundig regulert i lov og forskrift. Likeså hva revisjonen skal omfatte (regnskaps- og forvaltningsrevisjon) og hvordan den skal utføres. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. Kontrollutvalget skal ha sekretærhjelp som skal ha ansvaret for saksutredning for og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget er med andre ord direkte underordnet kommunestyret. Til hjelp i sitt arbeid skal kommunestyret sørge for at utvalget til enhver tid har sekretariatsbistand som tilfredsstiller utvalgets behov. Kontrollutvalget har også ansvaret for å påse at revisjonen blir gjennomført innen de rammer som kommunestyret setter i medhold av kommunelovens bestemmelser med forskrifter. De vesentligste budsjettposter er kostnader med henholdsvis revisjon og sekretariat. Dernest kommer godtgjørelser og utgifter til kontrollutvalget selv møter, reiseutgifter, mv. Vurdering Forskriftsbestemmelsene innebærer et pålegg til kontrollutvalget om å utarbeide et forslag til budsjett for hele kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette gjelder utvalgets egne utgifter, foruten kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Av hensyn til KOSTRA rapporteringen skal regnskap for kontroll og tilsyn fra 2008 føres under funksjon 110. Dette vil lette tilgjengeligheten og gi en bedre oversikt over de totale kostnadene medgått til kontroll og tilsyn. Strammere økonomiske rammer innebærer behov for klare prioriteringer, og normalt også et behov for økt etterkontroll. Slik sikres at tilgjengelige ressurser blir brukt etter intensjon, mest mulig effektivt og at publikums rettsikkerhet og krav på likebehandling blir ivaretatt på tilfredsstillende måte. Budsjettene for 2009 for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS ble vedtatt på selskapenes representantskapsmøter i juni 2008 og skal ikke justeres for prisstigning / kommunal deflator. Saksbehandler anbefaler kontrollutvalget å videresende det fremlagte forslag til budsjett for 2009 med en netto ramme på kr. 1 322 335. SAK 030/08 OPPSTART AV SELSKAPSKONTROLL I LEVANGER NÆRINGSSELSKAP AS Kontrollutvalget 17.10.08 Paul Stenstuen 030/08 Levanger 08
Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget ber om at det blir iverksatt selskapskontroll i selskapet i tråd med signaler gitt i møte, så raskt som mulig. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kommunestyrets sak 059/08 2. Kontrollutvalgets sak 024/08 3. Kontrollutvalgets sak 002/08 4. Kontrollutvalgets sak 023/07 5. Kommuneloven 6. Forskrift for kontrollutvalg Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet plan for selskapskontroll for 2008-2011 i møte den 26.05.08, under sak 024/08. Kontrollutvalget gjorde slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget slutter seg til Plan for selskapskontroll i Levanger kommune for 2008-2011 med følgende forslag til prioriteringsliste: Selskap Prioritet i planen Levanger Næringsselskap AS 1 Innherred Produkter AS 2 Levanger Fritidspark AS 3 Levanger Parkering AS 4 Levanger Tomteselskap AS 5 2. Eierskapskontroll utføres av KomSek Trøndelag IKS. 3. Eventuell forvaltningsrevisjon i tilknytning til selskapskontroll utføres av KomRev Trøndelag IKS. Kommunestyret behandlet plan for selskapskontroll for 2008-2011 i møte den 25.06.08, under sak 059/08. Kommunestyret gjorde da slikt vedtak: 1. Kommunestyret slutter seg til Plan for selskapskontroll i Levanger kommune for 2008-2011 med følgende forslag til prioriteringsliste: Selskap Prioritet i planen Levanger Næringsselskap AS 1 Innherred Produkter AS 2 Levanger Fritidspark AS 3 Levanger Parkering AS 4 Levanger Tomteselskap AS 5 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden
Levanger FrP ba kontrollutvalget i brev av 16.11.07 om at kontrollutvalget foretok en vurdering av hvorvidt styret i selskapet var lovlig valgt. Brev ble lagt frem for kontrollutvalget i sak 002/08 referatsaker. I sitt vedtak ba kontrollutvalget sekretær om at spørsmål reist i brevet ble vurderte i forbindelse med selskapskontroll i selskapet. Når det gjelder hva selskapskontroll skal og kan omfatte, vises til planen for selskapskontroll. Vurdering Det synes hensiktsmessig at prosjektet er godt forankret i kontrollutvalget. Saken legges derfor med dette frem for kontrollutvalget slik at utvalget kan ta stilling til hvilke spørsmål som primært ønskes belyst, og hvorvidt utvalget ønsker å gi føringer mht. gjennomføringen av selskapskontrollen. Steinkjer 10.10.08 Paul Stenstuen Kontrollsekretær