VEDLEGG TIL SAMARBEIDSAVTALEN MELLOM ASSS- KOMMUNENE OG KS Utdyping av ansvar og roller, og av hvordan rapportene skal utformes og utarbeides Programkomiteen har ansvaret for: 1. ANSVAR PROGRAMKOMITEEN Program og innkalling til årlig møte i styringsgruppen Utarbeide forslag til årlig aktivitetsplan Utarbeide en kort årsrapport om aktivitetene i ASSS Å forestå bestillinger til makrogruppen, nettverksgruppene eller andre interne arbeidsgrupper på vegne av styringsgruppen og programkomiteen selv. Bestilling av eksterne tjenester/anbud i den grad aktiviteten krever dette Å godkjenne indikatorer i hoved- og kommunerapportene Å ta stilling til hvordan det skal arbeides med samordning av kvalitetskartlegginger og bruk av verktøy for å måle kvalitet. Beslutte hvilke datakilder som skal brukes 2. OPPGAVER MAKROGRUPPA Følgende tema er retningsgivende for møtenes tidspunkt og agenda: ASSS-rapporten Kommunenes årsregnskap Statsbudsjettet og Kommuneproposisjon Kommunenes årsbudsjett Egne forespørsler fra programkomiteen I tillegg kommer tema som spilles inn av KS og de enkelte medlemskommunene. 3. STYRINGSGRUPPAS ANSVAR I det årlige møtet i september vedtar styringsgruppen årsberetninger, arbeidsplan for kommende år, eventuelt endringer av vedtekter og godkjenner de fremlagte rapportene. Vedlegg til ASSS samarbeidsavtale - vedtatt av ASSS Styringsgruppe 18.september 2013 Side 1
4. ANSVAR KS Bidrag fra KS i styringsgruppen: Presenterer resultater og funn i årets rapporter. Presenterer andre aktuelle analyser og problemstillinger for styringsgruppen. Fungerer som sekretariat og skriver referat Bidrag fra KS i programkomiteen: KS er representert i møtene i programkomiteen, bortsett når ASSS kommunene tar opp temaer som gjelder forholdet til KS som samarbeidspartner. Presenterer aktuelle analyser og problemstillinger. Sørger for at programkomiteen blir orientert om spesielt interessante problemstillinger fra makrogruppen og nettverkene, herunder de som har betydning for kommunenes og KS sitt interessearbeid overfor staten. Sørger også for at programkomiteen informeres om aktivitet / utspill i andre fora med KStilknytning når disse har klare grensesnitt mot ASSS nettverkets arbeidsområder og motsatt vei. Fungerer som sekretariat og skriver referat fra møtene Bidrag fra KS i makrogruppen: Makrogruppen er en møteplass hvor blant annet KS kan ta opp til diskusjon økonomiske problemstillinger som det jobbes med i KS. KS fungerer i rollen både som lyttepost og som ekspert på forholdet mellom statlige myndigheter og kommunesektor. KS fungerer som sekretariat og skriver referat fra møtene Bidrag fra KS i nettverksgruppene: Har faglig og administrativ ledelse av nettverksarbeidet Inviterer til samlinger og utarbeider program for samlingene Er prosessleder for samlingene Utarbeider notater som grunnlag for tema på samlinger. Utarbeider utfordringsnotater (se forklaring under pkt 7) basert på valgte indikatorer. Andre bidrag fra KS: KS skal sørge for at ASSS har en god og oppdatert internettside på hjemmesiden til KS. KS deltar i enkelte av ad hoc gruppene som ASSS kommunene nedsetter. I samarbeid med programkomiteen kan KS utvikle eksterne oppdrag/utredninger for ASSS-nettverket som en del av KS s FoU virksomhet. KS vil ta seg av bestilling/forhandling og oppfølging av slike oppdrag, og vil evt. kunne gi noe egen utredningsbistand, primært på generelle problemstillinger. Vedlegg til ASSS samarbeidsavtale - vedtatt av ASSS Styringsgruppe 18.september 2013 Side 2
5. ASSS KOMMUNENE Bidrag fra ASSS kommunene til programkomiteen: Før endelige rapporter legges frem skal kommunene kommentere utkast til rapporter innen avtalte frister. Kommunene har et særskilt ansvar for å samordne praksis mht. regnskapsføring ift. KOSTRA-funksjonene, samt redegjøre for spesielle forhold som slår vesentlig ut ift. nøkkeltallene. Tilbakemeldingen skal gis i forhold til de frister som er satt. Være en diskusjonspartner for KS i overordnede kommunaløkonomiske analyser. Dette skjer primært gjennom arbeidet i makrogruppen, men også ved å forplikte seg på å levere nødvendig materiale for KS til analyse formål. Bidrag fra ASSS kommunene til arbeidet i nettverkene: Gjennomføre kartlegginger til avtalt frist og delta med sentrale ledere og stabspersoner i forberedelse og gjennomføring av samlingene. Stille fagfolk til disposisjon i alle KOSTRA-gruppene i SSB. Sende inn resultater fra kartlegginger og data som besluttet i PK for det enkelte nettverk (for eksempel medarbeidertilfredshet) Utarbeide tilbakemeldinger på KS utfordringsnotat i henhold til frister som er satt av det enkelte nettverk Andre bidrag fra ASSS kommunene: Delta i ad hoc gruppene som programkomiteen nedsetter. I samarbeid med KS vil programkomiteen utvikle eksterne oppdrag/utredninger for ASSS-nettverket. Kommunen som er leder av styringsgruppen vil ta seg av bestilling/forhandling og oppfølging av slike oppdrag. 6. RAPPORTENE GENERELT FOR RAPPORTENE Det skal som hovedregel lages analyser for alle 10 kommunene I analysene brukes utvalgte KOSTRA-nøkkeltall, relevante kvalitetsindikatorer for tjenestene og andre aktuelle datakilder, både økonomi, tjenestekvalitet og medarbeiderperspektivet bør fanges opp. Tall for sykefravær og svar på ett spørsmål for medarbeidertilfredshet: Alt i alt hvor fornøyd er du med arbeidssituasjonen din tas med i oversikten Analyser om tjenesteproduksjon og effektivitet med blant annet grunnlag i data fra produksjonsindeksene tas med i rapportene. Det skal foretas en overordnet analyse av tjenestene ikke bare beskrive forskjellene, men forsøke å forklare forskjeller. "Beste praksis" innenfor tjenesteområdene skal beskrives. Det skal brukes konserntall i analysen. Analysen skal også synliggjøre trender, utvikling innen tjenesteområder over tid. Det skal synliggjøres områder hvor det kan være nyttig med egne prosjekter/analyser. Valgte indikatorer og datagrunnlag som legges til grunn i tjenesteprofilene skal beskrives. Det bør tilstrebes en god kobling mellom kommuneanalysen og den overordnede analysen innenfor fagområdene. Vedlegg til ASSS samarbeidsavtale - vedtatt av ASSS Styringsgruppe 18.september 2013 Side 3
I løpet av prosessen vil kommunene sammen med KS foreta eventuelle tilpasninger og avklaringer mht. valg av indikatorer og oppsett. HOVEDRAPPPORTEN I regnskaps- og finansanalysen (del 1) skal det legges vekt på å analysere kommunens handlingsrom. I del 2 (Forskjeller i inntektsgrunnlag, utgiftsbehov og ressursbruk) skal det gis en helhetlig analyse der alle hovedelementene inngår. ASSS-kommunene sammenlignes med landsgjennomsnittet i forhold til frie disponible inntekter og netto driftsutgifter fordelt på hovedtjenestene. Alle indikatorene er korrigert for forskjellig utgiftsbehov og ulike pensjons- og arbeidsgiversatser. I tillegg fremkommer netto renter og avdrag samt premieavvik. Metodikken fra 2007 videreføres med eventuelle senere justeringer vedtatt av programkomiteen. I del 3 (Tjenesteproduksjon og effektivitet) gis det en analyse av ASSS kommunenes samlede produksjon innenfor tjenestesektorene og hvordan produksjonen er i forhold til ressursinnsatsen. I del 4 (Ressursbruk og kvalitet tjenesteområdene i ASSS-nettverkene) presenteres indikatorer for alle ASSS-kommunene samlet i tidsserier på 3 år for hver tjeneste. Noen vises kun for ett år. Denne delen av rapporten gir grunnlag for at den enkelte kommune kan vurdere sine tjenesteområder over tid sammenliknet med de andre ASSS-kommunene, og i forhold til sektorvise prioriteringer og tiltak. KOMMUNERAPPORTENE Kommunerapportene inneholder i hovedsak de samme elementene som i hovedrapporten, bortsett fra tidsseriene. Alle analysene tar utgangspunkt i den aktuelle kommunen. Kommunen sammenlignes med de øvrige kommunene både gjennomsnittet, høyeste og laveste verdier innenfor alle tjenestene. Det lages en tjenesteprofil for hver tjeneste som inneholder indikatorer for bl.a. kvalitet, produksjon, produktivitet og prioritering. UTFORDRINGSNOTATENE KS sammenstiller kommunenes kommentarer til utfordringsnotatene i et dokument som benyttes som en del av den interne saksforberedelsen til de øvrige rapportene. Kommunerepresentantene sender tilbakemeldinger på utfordringsnotat senest 10 dager etter samlingen. Veilederne sender bekreftelse til kommunerepresentanter om at de har mottatt deres svar. Kommunenes merknader legges ut på websiden. Utfordringsnotatene må ha samme oppbygning for alle tjenesteområdene Utfordringsnotatene skal være innspill til hovedrapporten og kommunerapport ARBEIDSPROSESS VED UTARBEIDELSE AV RAPPORTENE Det oversendes bestillingsnotat til KS etter programkomiteens møte i februar. Kap. 2.1 til kommunerapportene sendes til PK noen dager før junimøtet. ( legges ut på websiden) Vedlegg til ASSS samarbeidsavtale - vedtatt av ASSS Styringsgruppe 18.september 2013 Side 4
Diagram som benyttes i ASSS Hoved-/kommunerapportene kap. 3 sendes som Excel- og Word filer, tidsserier og tjenesteprofiler max 14 dager etter 15.juni. (websiden) ASSS Kommunerapportene kap. 1 og 2 sendes til PK representanter innen 4. uke i juli. (websiden) KS innarbeider tilbakemeldinger på utfordringsnotatene fra kommunene i rapportene. Det er kun forklaringer og analyser som KS finner relevante, og som KS faglig sett kan innestå for, som skal med i rapportene. Ferdig forslag til hovedrapporten og kommunerapportene sendes programkomitémøte for behandling senest 14 dager før septembermøtet. Kommunene kvalitetsikrer innhold og leser korrektur på rapportene. Dette arbeidet må være ferdig 6 dager etter at kommunene mottar rapportene fra KS, slik at KS rekker å korrigere dokumentene og sende korrigerte rapporter til programkomiteen to dager før møtet i programkomiteen. Tilbakemeldinger som sendes inn etter fristen tas ikke med i rapporten men kan kommenteres. Korrigert rapportutkast sendes PK to dager før septembermøte Korrigerte og ferdigstilte rapporter presenteres for styringsgruppemøtet i september. Vedlegg til ASSS samarbeidsavtale - vedtatt av ASSS Styringsgruppe 18.september 2013 Side 5