Referat fra AMU-møte 3. juni 2015 Tilstede: Navn Funksjon Representerer Geir Bergkastet (leder) Finn Olsen Ingrid Tvete Jan Aasen Høgskoledirektør Dekan Studieleder Økonomi- og Turid Thomassen Ane Gunhild Amirnejad driftsdirektør Hovedverneombud Førstekonsulent Arbeidstaker Arbeidstaker Kim Nicolay Branstad Rita Helen Beøy Else-Marit Steinstad Bakke John Magne Solbakk Ekstern repr. Ekstern repr. NAV FRIS-HMS Lars P. Mathisrud (leder av sekretariatet) Sekretær: Berit Hofsengen Ikke tilstede: Trine Løvold Syversen Referat
Møtedato: 03.06.15 Tidspunkt: kl. 09.00-11.00 Sted: N-501 Sak 10/2015 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste ble godkjent. Sak 11/2015 Ledelsen og HVO orienterer Ledelsen orienterer: Informasjon om styresaker (informasjon i møtet) Styremøtet 11. juni er siste styremøte for nåværende rektorat. Eksternt styremedlem Kari Broberg er styreleder fra 01.08.2015. Vararepresentanter i styret rykker opp frem til nytt styre er valgt. Det er foretatt balg av nye vararepresentanter. Gjennomgang av valgreglementet er satt opp som sak. Det er utarbeidet et forslag om å nedsette en nominasjonskomite i forbindelse med valget av ansattes representanter i styret. Saken om organisering av øverste ledelse, herunder prorektor er utsatt. Det må avklares om stillingen skal være en ren faglig stilling eller om den skal inneholde en administrativ del. Ny rektor skal selv være med på å utforme stillingene, og dette blir tatt opp i første styremøte til høsten. Dekan for Avdeling for pedagogikk og sosialfag, Kjell Ivar Iversen, avslutter sin tredje årmålsperiode ved nyttår pensjon og styret skal behandle ny utlysning, kravspesifikasjon og annonse. Revidering av budsjett er ikke nødvendig for første kvartal, men noe justering kan bli nødvendig for 2. kvartal. Opprettelse av et utvalg for høgskolepedagogikk. Utvalget erstatter dagens førstelektorutvalg. Utvalget skal ha et overordnet rådgivende ansvar for pedagogiske utviklingsarbeidet på HiL. Flytting til Fakkelgården: Styret har gitt fullmakt til å starte forhandlinger med Statsbygg. Forhandlingene starter 4. juni. Det har blitt opprettet 2 brukergrupper; èn fra ØKORG hvor det også har vært med en studentrepresentant og èn gruppe fra Fellesadministrasjonen. Brukergruppen har frist til 22. juni med å gi sin tilbakemelding. Brukergruppa fra ØKORG er en representant for alle faggrupper. Det er i tillegg etablert en styringsgruppe med Geir Bergkastet, Lars Petter Mathisrud og Turid Thomassen. Hvem som skal flytte inn i Fakkelgårdens lokaler vil bli avgjort etter sommerferien. Forutsatt planlagt fremdrift ift. avtaleinngåelse mv. vil lokalene være klare for innflytting fra januar 2016. Vi må se på hvilke tiltak som kan iverksettes for å sikre en trygg ferdsel mellom campus og Fakkelgården Det blir en egen prosess om luftkvalitet. Varme/kjøling og lys-styring er også viktig. 2
Det er ønskelig å gjennomføre et nytt seminar om utforming av lokaler til høsten. Begrepet; «Aktivitetsbasert arealbruk» tas i bruk i forbindelse med utforming av nye lokaler. Dette handler om å vurdere medarbeidernes behov i løpet av arbeidsdagen. Det settes opp nye brukergrupper når det er besluttet hvem som skal flytte. Informasjon om arbeidsulykke I slutten av februar skjedde det en arbeidsulykke på Den norske filmskolen. En innleid medarbeider fikk en kran over seg. Saken er håndtert etter rutinene for avvikshåndtering. Filmforbundet har stilt spørsmål til filmskolen angående håndtering. Hovedverneombudet informerer: HVO har fått noen innspill blant annet om luftkvalitet i forhold til flyttingen til Fakkelgården. Det er noen vinduer i 1. etasje som ikke kan åpnes. Det gjelder å utarbeidet gode systemer på det. Det er meldt ifra om at luft fra SOPP`s kjøkken kommer inn i TVF`s lokaler. Sak nr. 12/2015 Grunnleggende HMS opplæring ledere og verneombud Viser til saksfremlegg (vedlegg 1) Vedtak: AMU støtter forslaget om gjennomføring av grunnleggende HMS opplæring. Og ber om at de innspill som ble gitt i møtet tas med i den videre planleggingen. 3
Vedlegg 1 til sak. 12/2015 Grunnleggende HMS-opplæring for ledere og verneombud Bakgrunn Arbeidsmiljøloven 3-5 fastslår at ledere skal gjennomgå opplæring i HMS-arbeid. Øverste ledelse skal ha kunnskap om grunnprinsippene i det systematiske HMS-arbeidet og om arbeidsmiljøloven. Opplæringen skal som et minimum gi ledere tilstrekkelige kunnskaper til å foreta en analyse av HMS-arbeidet i virksomheten og skal ha kunnskap og forståelse for sammenhengen mellom utøvelse av ledelse og arbeidsmiljøstandarden i egen virksomhet. Den grunnleggende HMS-opplæringen for ledere (dekaner/enhetsledere i FA) er i dag nettbasert og utgjør ca. 2-3 timer. Verneombudene gjennomfører den samme type nettbasert HMSopplæring og utgjør ca. 25-30 timer. Oppdatering av kompetansen innenfor spesifikke områder gjøres løpende, eks. opplæring i ARK som verktøy, regler knyttet til sykefraværsoppfølging, medarbeiderhåndtering, m.m. Siden 2007 har det ikke vært gjennomført opplæring utover nettopplæringen, for å oppdatere den generelle HMS-kompetansen (omhandler roller, ansvar/oppgaver, saksgang, samarbeid/kommunikasjon, risikovurdering m.m.) hverken for ledere eller verneombud. Personal- og organisasjonsseksjonen har drøftet med FRISK HMS og HVO på hvordan vi kan tilføre institusjonen grunnleggende HMS-kompetanse på en måte som oppleves både effektiv og matnyttig, og som kan bidra til å gi et mer varig kompetanseløft og et systematisk HMS-arbeid ved HiL. Vår forslag er å legge opptil en opplæring som gis i kombinasjon av et felles temamøte på 2 timer om de grunnleggende forhold i HMS-arbeidet med utgangspunkt i den overordnede hensikten, AMLs formålsbeskrivelse, roller og ansvar og saksgang i HMS-arbeidet og de viktigste verktøyene for et systematisk HMS-arbeid (ARK, medarbeidersamtaler, vernerunder og risikovurdering). Fellesmøtet følges opp med et møte på inntil 2 timer på hver fagavdeling. Det vil bli vurdert om Fellesadministrasjonen og SeLL skal gjennomføres samlet eller deles i to møter. Målgruppe for opplæringen er dekaner, kontorsjefer og studie-/seksjonsledere fra fagavdelingene (undervisningsleder og teknisk leder fra DNF og TVF) og enhetsledere og teamledere fra Fellesadministrasjonen samt verneombud fra alle verneområder og hovedverneombud. Opplæringen foreslås gjennomført over 2 + 2 timer hvor det legges opp til refleksjon mellom møtene gjennom «oppspill» i fellessamlingen som grunnlag for gjennomføring på avdelings- /enhetsnivå. Fra gjennomføring av fellessamling til alle avdelingssamlingene har vært gjennomført bør det gå makismalt 1 måned. Det foreslås gjennomføring ca. 15 september 15. oktober. Frisk HMS engasjeres for å gjennomføre opplæringsdelen på fellessamlingen og bistår sammen med en rådgiver fra PO-seksjonen på avdelings-/enhetssamlingene. 4
Program for samlingene utarbeides i samarbeid mellom direktør, HVO, FRISK-HMS og POseksjonen. 5
Vedlegg 2 til sak nr. 12/15