StyreAkademiet Rogaland Styrehjulet Del 3: 4. kvartal Se fremover neste år «Fastsettelse av neste års mål og budsjett, samt planer for vesentlige aktiviteter» Christian Nicolay August H. Wedler, Stavanger Advokatkontor Ragny Bergesen, Advis AS Stavanger 16. september 2014
Temabasert årshjul for styrearbeid Se bakover - siste år: Måloppnåelse, evt. bonus Regnskap Årsrapport Styreberetning Se fremover lengre sikt: Virksomhetens styringssystem Strategiprosess og retningsvalg Virksomhetens risikohåndtering 1. kv. 2. kv. 4. kv. 3. kv. Se fremover neste år: Mål og budsjett Planer for sentrale prosjekter og forretningsprosesser Nå - inneværende år: Oppfølging av virksomheten Styrets arbeid egenvurdering
Helhetlig virksomhetsstyring Mandat Elementer Rammer / mandater for virksomheten Styringsverktøy Vedtekter Ambisjon Strategi og mål Implementering Oppfølging Ambisjon/overordnet målsetting Strategi Viktigste aktiviteter og kritiske beslutninger Styringsparametere Mål og leveranser kommende år Organisering og arbeidsform Beslutningsprosesser Prosjektstyring Risikostyring Rapportering Strategiplan Årsplan/ - budsjett Beslutningsplan Anskaffelsesoversikt Måltavle Årshjul Kontrollestimat og kontrollplan Månedsrapport
2. kvartal: Se fremover lengre sikt Oppsummering Gjennomføringen av strategiprosesser Langsiktige ambisjoner og overordnede målsettinger Viktigste aktiviteter og kritiske beslutninger for å nå målene Strategiplan som formaliserer innholdet i strategiprosessen og benyttes som styringsverktøy System for oppfølging og målstyring, herunder styringsparametere
3. kvartal: Nå inneværende år Oppsummering Aktiv bruk av beslutningsplanen i oppfølgingen av vesentlige beslutninger og aktiviteter i faste møter Bruk av plan til plan -analyser som grunnlag for å følge opp aktiviteter og langsiktige ambisjoner/mål Utstrakt bruk av målstyring ved hjelp av måltavle for selskapet Fokus på styringsparametere som bidrar til langsiktig måloppnåelse Periodisk rapportering med fokus på parametere med vesentlig avvik og korrigerende tiltak for disse Sikre tilfredsstillende prosess og system for risikostyring Dedikert oppfølging og kostnadsstyring av vesentlige prosjekter gjennom godkjenning av kontrollestimater og kontrollplaner av styret
Styrets rolle styring og kontroll Strategisk ledelse Dårlig God Garantert ingen suksess Kontinuerlig verdi skaping Fare for tapte muligheter Dårlig God Operasjonell ledelse
Styrets rolle styring og kontroll Strategisk ledelse Operasjonell ledelse Ramme Verdivurdering Informasjon Logikk Beslutning Plan Handling Resultat Alternativer Beslutningsfokusert Veivalg Fokus Fokus på på de de viktige viktige tingene tingene Lang Lang tidshorisont tidshorisont Usikkerhet Usikkerhet som som strategiske strategiske veivalg veivalg Valg Valg mellom mellom forskjellige forskjellige alternativer alternativer Resultat fokusert Springe fort på den valgte veien Fokus Fokus på på detaljer detaljer og og gjennomføring gjennomføring Leveranser Leveranser på på kort kort sikt sikt Usikkerhet Usikkerhet betraktes betraktes statistisk statistisk Unngå Unngå alternativer alternativer Let s Let s get get going! going!
Sammenhengen mellom planlegging og gjennomføring Planleggingsperiode Gjennomføringsår Strategiplan Årsplan Oppfølging Ambisjon Mål Beslutningsplan Styringsparametre Mål for styringsparametre Aktiviteter Budsjett Beslutningsplan Måltavle Rapportering (periodisk, prosjekt og risiko)
Se fremover - neste år: Sammenhengen mellom strategiplan og årsplan Strategiplanen gir direkte føringer for hovedaktiviteter og økonomiske rammer for det kommende år Strategiplanen bør være konkret for førstkommende år da dette vil være styrende for årsplanen
Viktig å ha gode sammenhenger mellom ambisjoner/mål, strategier og aktiviteter Operation and Maintenance Ambitions Strategies Main activities 1. Improve PUF to 93% by 2015 2. Reduce basic operation and maintenance costs to X MNOK in 2012 1.1 Reduce production losses due to operational problems caused by sand and scale 1.2 Reduce production loss caused by preventive maintenance on critical equipment 2.1 Utilize the potential within integrated operations 2.2 Improving work processes with focus on increasing the efficiency of maintenance Sand management project TTS-project Demonstrate cost/benefit based on measuring, learning from pilots Move preparations onshore Campaign based maintenance Condition based maintenance
Eksempel Handlingsplan med milepæler Strategy reference, Project 2011 2012 2013 2014 1.1 Sand management project 1.2 TTS-project 2.2 Move preparations onshore Scope 2.2 Campaign based maintenance Pilot 2.2. Condition based maintenance Milestones Study phase Implementation
Se fremover - neste år: Tips nr 1
Se fremover - neste år: Tips nr 1 Ha som mål å gjøre prosessene - litt bedre enn i fjor
Se fremover - neste år: Årsplan
Se fremover - neste år: Innholdet i årsplanen Definere klare mål, leveranser og tidsfrister for vesentlige aktiviteter og beslutninger Synliggjøre hvordan aktivitetene i kommende år bidrar til realisering av langsiktige mål Inneholde mål for valgte styringsparametere Identifisere vesentlige risikoelementer og aktuelle tiltak for styring av risiko
Se fremover - neste år: Styrets involvering ift administrasjonens oppgaver Detaljere handlingsplanen og utarbeide arbeidsprogram er administrasjonens oppgave Forutsatt at styret har gitt sine føringer gjennom strategiplanen Styret får en gjennomgang og godkjenner årsplanen Styret bør involvere seg i utarbeidelsen av: Beslutningsplanen for viktige/kritiske aktiviteter Målene for styringsparametrene (KPI ene)
Se fremover - neste år: Beslutningsplan
Se fremover - neste år: Utarbeidelse av beslutningsplan Identifisere vesentlige beslutninger og veivalg for hele selskapets virksomhet (ikke kun investeringsbeslutninger) Kilder til informasjon/identifisering: Strategiplanen Igangsatte prosjekter Usikkerhets-/risikovurderinger Innkjøp/anskaffelser Kontrollaktiviteter/revisjoner Forretningsutvikling Nye lover, regelverk eller andre myndighetskrav
Utarbeidelse av beslutningsplan Usikkerhets-/risikovurderinger Daglig ledelse skal for større prosjekter eller spesielle aktiviteter fremlegge en risikoevaluering for styret Styret må ta stilling til hvilke av disse som styret anser som så vesentlig at styret ønsker disse inn på selskapets beslutningsplan Dvs. styret blir involvert i veivalg/beslutninger
Eksempel Beslutningsplan = MC meeting = Document = Decison / approval = Meeting / Workshop Xxxx License Decision Plan <Year> DG1 = Approval to start feasibility DG2 = Approval to start concept selection DG3 = Approval to start planning DG4 = Final Capital Expenditure Approval DG5 = Acceptance to start operation J F M A M J J A S O N D PUD Beta prospect DG1 DG2 Modification Gamma platform DG2 DG3 DG4 PUD Subsea Epsilon prospect DG3 DG4 Meeting Milestone-review major cost items Procurement X Contract Strategy Specific contract strategy Contract award EOR Project Western Area RNB-reporting
Utarbeidelse av beslutningsplan Anskaffelsesoversikt Enhet Forventet kontraktssum Dato for kontrakts- strategi/- tildeling Markedsevaluering Egnede rammeavtaler Styret må ta stilling til hvilke av anskaffelsene som styret anser som så vesentlig at styret ønsker disse inn på selskapets beslutningsplan Dvs. styret blir involvert i veivalg/beslutninger
Utarbeidelse av beslutningsplan Kontrollaktiviteter og revisjoner Det kan komme funn fra intern eller ekstern revisjon som er slik at styret bør involveres i korrektive tiltak/aktiviteter/endringer Styret må ta stilling til hvilke av disse som styret anser som så vesentlig at styret ønsker disse inn på selskapets beslutningsplan Dvs. styret blir involvert i veivalg/beslutninger
Se fremover - neste år: Styrets involvering ift administrasjonens oppgaver Detaljere handlingsplanen og utarbeide arbeidsprogram er administrasjonens oppgave Forutsatt at styret har gitt sine føringer gjennom strategiplanen Styret får en gjennomgang og godkjenner årsplanen Styret bør involvere seg i utarbeidelsen av: Beslutningsplanen for viktige/kritiske aktiviteter Målene for styringsparametrene (KPI ene)
Se fremover - neste år: Styringsparameterne
Utarbeidelse av måltavle Målene for styringsparameterne
Del 3: 31. august 2010 4 kvartal: Se fremover neste år Oppsummering Gjennomføre en budsjettprosess i selskapet som bedrer kvaliteten på årsplanen og effektiviteten i gjennomføringen av denne Godkjenne mål for styringsparametere Utarbeide en beslutningsplan som verktøy for å styre virksomheten Identifisere vesentlige usikkerhetselementer og aktuelle tiltak for å adressere disse
Temabasert årshjul for styrearbeid Se bakover - siste år: Måloppnåelse, evt. bonus Regnskap Årsrapport Styreberetning Se fremover lengre sikt: Virksomhetens styringssystem Strategiprosess og retningsvalg Virksomhetens risikohåndtering 1. kv. 2. kv. 4. kv. 3. kv. Se fremover neste år: Mål og budsjett Planer for sentrale prosjekter og forretningsprosesser Nå - inneværende år: Oppfølging av virksomheten Styrets arbeid egenvurdering