Bibliotekutvalget. Referat fra møte i UHRs bibliotekutvalg 11. februar 2016

Referat fra møte i UHRs bibliotekutvalg 11. februar 2016 Tid: kl. 10 15.00 Sted: Universitets- og høgskolerådet, Stortorget 2, Oslo 4. etg. Tilstede: Bibliotekdirektør Bente R. Andreassen (leder), Universitetet i Oslo Hovedbibliotekar Sigbjørn Hernes (nestleder), Høgskolen i Lillehammer Bibliotekdirektør Dagmar Langeggen, Handelshøyskolen BI Bibliotekdirektør Lisbeth Tangen, NTNU Bibliotekdirektør Maria-Carme Torras i Calvo, Universitetet i Bergen Bibliotekdirektør Berit Eliassen, Nord universitet Seksjonssjef Sølvi Karlsen, Høgskolen i Sør-Trøndelag Fungerende bibliotekdirektør Trude Færevaag, Høgskolen i Bergen Første vara: Leder høgskolebiblioteket Anna Løken, Høgskolen i Hedmark Første vara Bibliotekdirektør Jesper Christian Mørch, Universitetet i Agder Andre vara: Bibliotekleder Sidsel Moum, Arkitekt og designhøgskolen i Oslo Andre vara: Hovedbibliotekar Irene Hunskår, Haraldsplass diakonale høgskole Gjester: Katrine Bjerde, direktør CRIStin Frode Arntsen, direktør BIBSYS Fra UHRs sekretariat: Hege Bolstad Pettersen, underdirektør UHR Hilde Trygstad, sekretær bibliotekutvalget Forfall: Viserektor for FoU Erik Kyrkjebø, Høgskulen i Sogn og Fjordane Læringssenterdirektør Lars Egeland, Høgskolen i Oslo og Akershus Sak 01/16 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 02/16 Oppfølging av saker fra 2. desember 2015 Sak 03/16 Årsmelding 2015 Sak 04/16 Aktuelle saker for CRIStin i 2016 v/direktør Katrine Bjerde

Lunsj kl. 11.30-12.15 Sak 05/16 «Kunnskapssektoren sett utenfra» v/underdirektør UHR Hege Bolstad Pettersen 12.15 Ekstrasak Aktuelle saker for BIBSYS v/direktør Frode Arntsen Sak 06/16 BOTT-samarbeid orientering v/leder av UHR B Bente Sak 07/16 Arbeidsplan 2016 Sak 08/16 Sak 09/16 Sak 10/16 Sak 11/16 UHR Bs søknad på Nasjonalbibliotekets prosjekt- og utviklingsmidler. Søknad forprosjekt. Biblioteklederseminar 14. mars i forkant av BIBSYS konferansen NSD - invitasjon til å delta i rådgivningsgruppe for NORD-i - oppnevning av representant fra UHRs bibliotekutvalg Oppfølging av rapporten bibliotek i UH-sektoren utvikling, roller og oppgaver Sak 12/16 Sak 13/15 Status arbeidsgrupper Forskningstjenester Læringstjenester Statistikk- og styringsdata Orienteringer Stortingsmelding om utdanningskvalitet, referat fra møte i regi av UHRs utdanningsutvalg 10. februar 2010 Muntlig orientering om fusjonsarbeidet ved institusjonene Orientering fra UHRs forhandlingsutvalg Prolongering av BIBSYS rådgivende gruppe Status for planleggingen av uh-biblioteklederkonferansen i 2017 Studiebarometeret 2015 Sak 14/16 Eventuelt 2

11.02.2016 01/16 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste ble sendt ut en uke før møtet. Det ble meldt denne ekstrasaken: Aktuelle saker for BIBSYS v/direktør Frode Arntsen. Arntsen deltok på møtet fra kl. 10.45-13.30. Vedtak: Innkalling og saksliste ble godkjent med denne endringen. 3

. UNIVERSITETS- OG HØGSKOLERÅDET 11.02.2016 02/16 Oppfølging av referatet fra 2. desember 2015 Referat fra møte i 02.129.15 http://www.uhr.no/rad_og_utvalg/utvalg/bibliotekutvalget/motereferat Møteplan 2016 11. februar 26. mai 15. september 8. desember Ett møte legges eventuelt til en av institusjonene forbindelse med UHR Bs bibliotekledermøte høsten 2016. Pliktavlevering Lov om avleveringsplikt for allment tilgjengelege dokument [pliktavleveringslova] er revidert og det arbeides med ny forskrift til loven, blant annet håndtering av personvern. Den nye forskriften skal nå sendes ut på høring. Rune Brandshaug har deltatt på et møte i Nasjonalbiblioteket (NB) Mo i Rana og laget en oppsummering. Digital pliktavlevering og NBs rolle for å gjøre dokumentene tilgjengelig var et sentralt tema i diskusjonen. UHR B er invitert til å delta på et møte i Kulturdepartementet torsdag 18. februar for å gi innspill til høringsbrevet. Bibliotekdirektør på BI, Dagmar Langeggen og UHR Bs sekretær deltar på møtet. NTNUs innspill til NB fra 2015 danner grunnlag for bibliotekutvalgets innspill. Dialogmøter med NB Sekretæren kontakter Arne Gundersen for nærmere informasjon om dialogmøter i 2016. gir AU innspill på saker som kan drøftes med NB. Tilgang til Filminstituttets Filmbib via Feide Lars Egeland og Sigbjørn Hernes tok saken opp på forrige møte i UHR B de henviste til Filminstituttets Filmbib og tilgang med nasjonalt lånekort. Det må i tillegg sikres tilgang via Feide. Denne saken viser vel også at kommunikasjonen mellom Kunnskapsdepartementet og Kulturdepartementet burde vært bedre. Lars Egeland og Sigbjørn Hernes skriver utkast til brev om tilgang via Feide til Filmbib som går fra UHR til Filminstituttet. 4

HiB bibliotek forsøk på å hjelpe små institusjoner med tilgang til informasjonsressurser Trude Færevaag orienterte om at det ikke var funnet en løsning i saken. UH-nett Vest søker om midler til et «På tvers prosjekt nr III», og det arbeides videre med tilgang til e-ressurser for institutt og sykehus i dette nettverket. Nasjonalbibliotekets strategiske råd Neste møte vil bli holdt i Tromsø 8. mars kl. 12.00 16.00 i tilknytning til NBFs bibliotekmøte 9.-11. mars. Dagsorden for møtet 8. mars planlegges sendt ut i uke 9. Bente R. Andreassen og Sigbjørn Hernes er invitert til å delta fra UHR B. Vedtak: Dagmar Langeggen, bibliotekdirektør/bi, og UHR Bs sekretær deltar på møtet. NTNUs innspill til NB fra 2015 danner grunnlag for bibliotekutvalgets innspill. Sekretæren kontakter Arne Gundersen for nærmere informasjon om dialogmøter i 2016. gir AU innspill på saker som kan drøftes med NB. Sigbjørn Hernes og Lars Egeland skriver utkast til brev til Filminstituttet om tilgang til Filmbib via Feide. 5

11.02.2016 03/16 Årsmelding 2015 Bakgrunn: Forslag til årsmelding fulgte som vedlegg til sakspapirene. UHR har besluttet å effektivisere deler av rapporteringsarbeidet, årsmeldingen for 2015 har derfor et annet format enn tidligere år. var enige om at det nye formatet fungerte tilfredsstillende. Årsmeldingen legges ut her på UHRs nettside. Vedtak: UHR B godkjente årsmeldingen, som legges ut på UHRs nettside. 6

11.02.2016 04/16 Aktuelle saker for CRIStin i 2016 v/ direktør Katrine Bjerde Innledningsvis orienterte bibliotekutvalgets leder om denne henvendelsen fra CRIstin: Som orientert om i møte i bibliotekutvalget før jul, har CRIStins styre vedtatt å endre navn på Strategigruppen til «Råd for konsortieforhandlinger» og å fokusere mandatet på selve forhandlingene ikke på strategi generelt. Det nye mandatet vedlegges for ordens skyld. Deltagerantall fra UH-sektorens side er uendret, men vi ønsker å gi bibliotekutvalget mulighet for å justere listen over representanter. De som var oppnevnt til det tidligere utvalget var de daværende UB-direktørene ved UiO, NTNU, UiB og UiT, daværende leder for bibliotekutvalget Dagmar Langeggen og daværende sekretær for utvalget Vidar Røeggen. Sannsynligdato for årets møte er første halvdel av uke 14. Vi håper deltagelse kan behandles i bibliotekutvalgets møte 11. februar. Med vennlig hilsen Katrine Weisteen Bjerde Daglig leder UHR B varslet CRIStin i forrige møte at man ønsket å komme tilbake til denne saken. reagerte derfor på saksbehandlingen, og mangelen på medinnflytelse i utformingen av mandat for «Råd for konsortieforhandlinger», før saken ble behandlet av CRIStins styre. UHR B oppfordret videre BOTT:UB til å behandle henvendelsen og eventuelt foreslå kandidater. Styringsgrupp for CRIStin 2.0-utvikling For å styrke dialogen med brukermiljøene blir styringsgruppen for CRIStin 2.0 utvidet. Dette skal styrke kontakten med brukerne av CRIStinsystemet. CRIStins styre har vedtatt at styringsgruppen nå av skal bestå av tre deltakere fra UHsektoren, to fra helsesektoren, en fra instituttsektoren og en fra Forskningsrådet i tillegg til direktøren ved FSAT. Daglig leider i CRIStin leder gruppen. Instituttsektoren ved Forskningsinstituttenes fellesarena har oppnevnt Ernst Kristiansen (SINTEF) som sin representant. Forskningsrådet har oppnevnt Kari-Anne Kristensen. 7

Universitets- og høgskolerådet (UHR) og De regionale helseforetakene (RHF) inviteres til å oppnevne medlemmer fra UH- og helsesektoren. Open Access Katrine Bjerde viste til utsendte dokumenter og konsentrerte sin presentasjon om Berlin12, Konferanse om Open Access i regi av Max Planck Society Max Planck hadde samlet forskningsledere fra flere land til konferansen. Ledende institusjoner fra USA, Canada, Kina, Japan og Korea til stede. Konferansen ble innledet med innlegg fra forskningsledere som uttrykte sin støtte til ambisjonene om å konvertere abonnementsbaserte tidsskrift til Open Access. «Expression of Interest» ble diskutert, målet er at flest mulig land og institusjoner skal undertegne. Videre ble aktuelle avtaler presentert som er inngått i Storbritannia, Nederland, Østerrike og Tyskland for å oppnå nettopp en slik konvertering, og Max Planck Digital Library presenterte et konkret forslag til videre fremgangsmåte og samarbeid. Det er mange ulike modeller for Open Access, og det er i øyeblikket stor usikkerhet om hvilke modeller som vil gi best resultat for forskningen. Overgangen til Open Access vil kunne endre markedet på en slik måte at de store forlagene ikke lenger har samme grad av monopol, men det er også bekymring for at man vil ende med fortsatt økte priser. Vi må finne modeller som gjør at mindre ressurssterke land og organisasjoner har mulighet til å publisere. Internasjonalt samarbeid er avgjørende for å lykkes. CRIStin vil derfor delta i konkrete samarbeidstiltak og holde seg løpende oppdatert om den internasjonale utviklingen, informasjon blir sendt ut på UHRs biblioteklederliste. Forhandlingene, om endring av forretningsmodell, vil bli svært krevende og en samlet forskningssektor med støtte fra regjeringen må derfor stå bak kommende vedtak. Prosessen må primært kjøres i samarbeid med bibliotekene som har detaljkompetansen, men må forankres på forskningsledernivå i institusjonene. CRIStin er invitert til workshop i regi av Max Planck 8.-9. mars. Der møtes representanter fra de landene som enten har eller er i ferd med å inngå såkalte offset-avtaler med forlag. Deltagere kommer fra Nederland, Tyskland, UK, Østerrike, Norge, Sverige, Danmark og Finland. Hensikten er å starte på det veikartet som Ralf Schimmer fra Max Planck skisserte i Berlin, der vi bruker hverandre som rådgivere og sammen bygger best practice for hvordan man bør forhandle frem slike avtaler. Andre aktuelle saker: Mandag 8. februar hadde utvalget som skal foreslå retningslinjer for Open Access i Norge det første møtet. Mer informasjon omarbeidsgruppen her: Arbeidsgruppe for nasjonale retningslinjer for åpen tilgang til forskningsresultater CRIStin møter Springer 15. februar, Johanne Raade, bibliotekdirektør ved UiT deltar som representant for BOTT-institusjonene Det er etablert kontakt med ekspertgruppe for Open Science i EUA, Norges deltager i gruppen er Torbjørn Digernes, NTNU Nederland har inngått offset-avtale også med Wiley 8

Nettsider og dokumenter: Les mer om Berlin 12 OA CRIStin Internasjonal enighet om samarbeid for åpen tilgang til forskningsresultater Vedtak: UHR B oppfordrer BOTT:UB til å behandle henvendelsen fra CRIStin og foreslå kandidater til «Råd for konsortieforhandlinger». Saken blir tatt opp igjen i møtet i mai. takket for CRIStins engasjement innenfor Open Access området og tok orienteringene til etterretning. Internasjonalt samarbeid er avgjørende for å lykkes. CRIStin vil derfor delta i konkrete samarbeidstiltak og holde seg løpende oppdatert om den internasjonale utviklingen, informasjon blir sendt ut på UHRs biblioteklederliste. 9

11.02.2016 05/16 «Kunnskapssektoren sett utenfra» v/underdirektør UHR Hege Bolstad Pettersen Underdirektør i UHR Hege Bolstad Pettersen og ga deretter en grundig presentasjon av rapporten. Teksten under bygger direkte på denne. Kunnskapssektoren sett utenfra. Gjennomgang av de sentraladministrative oppgavene i kunnskapssektoren («Gjedremrapporten») Bakgrunn Kunnskapsdepartementet satte i april 2015 ned en ekstern gruppe for å vurdere organiseringen av de sentraladministrative oppgavene til Kunnskapsdepartementet og departementets underliggende organer. Gruppen, videre omtalt som «Gjedremutvalget», fikk i mandat å vurdere arbeidsdelingen mellom departementet og underliggende virksomheter, organiseringen av de sentraladministrative oppgavene utenfor departementet og gi anbefalinger om framtidig organisering. Gjedremutvalget overleverte sin rapport til kunnskapsministeren 6. januar i år. Rapporten er sendt på høring til alle enheter i sektoren, med høringsfrist 11. april 2016. UHR har blitt innvilget høringsfrist til etter styremøtet 15. april 2016. Rapporten og informasjon om høringsprosessen er tilgjengelig på Kunnskapsdepartementets hjemmesider: https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/horing--rapport-kunnskapssektoren-settutenfra/id2469897/ Nedenfor presenteres Gjedremutvalgets overordnede vurdering og forslag til endret styringsstruktur og organisering av universitets- og høyskolesektoren. Videre har vi trukket fram spesielt det som står om forvaltningsoppgaver i rapporten. Hovedpunkter fra rapporten Gjedremutvalgets vurdering er at: Kunnskapsdepartementet har for mange og for små underliggende virksomheter Det er uklar ansvarsdeling mellom enkelte av dem Ansvarsfordelingen mellom departementet og underliggende virksomheter har utfordringer, og det er for mange forvaltningsoppgaver i departementet Flere virksomheter har en organisasjonsform som ikke er tilpasset kjerneoppgavene Det er for lite samarbeid og oppgaveløsning på tvers av virksomheter og sektor Gjedremutvalget gir følgende overordnede råd: Ryddig arbeidsdeling mellom departement og ytre etat: Kunnskapsdepartementet bør rendyrke rollen som faglig sekretariat for statsråden. Forvaltningsoppgaver bør løses i ytre etat 10

Ryddig ansvarsdeling mellom departementer og forvaltningsnivåer: Ansvarsfordelingen på fagområder som dekker flere departementer og forvaltningsnivåer må være tydelig og riktig plassert Relativt få og store forvaltningsorganer med klare ansvarsgrenser: Forvaltningsoppgaver bør samles i større enheter med brede og naturlig avgrensede ansvarsområder og med relativt vide faglige og administrative fullmakter Organisasjonsform som passer oppgaven: Oppgavens karakter bør bestemme om den skal løses innenfor eller utenfor staten og i hvilken type virksomhet Samordning av likeartede og tverrgående oppgaver Gjedremutvalget anbefaler å opprette et nytt forvaltningsorgan for høyere utdanning som er en sammenslåing av: 1-4-4-organene (blant annet CRIStin, BIBSYS og Norgesuniversitet Aksjeselskapene NSD og UNINETT SIUs oppgaver innen høyere utdanning, fagskole og forskning NOKUTs godkjenning av utenlandsk høyere utdanning og fagskole I tillegg foreslås det å overføre: Forvaltningsoppgaver fra UHR Forvaltningsoppgaver og etatsstyring fra Kunnskapsdepartementet, Universitets- og høyskoleavdelingen Gjedremutvalgets beskrivelse av forvaltningsoppgaver i UH-sektoren: Forvaltningsoppgaver for høyere utdanning er fordelt mellom departement, en rekke underliggende organer med ulik virksomhetsform og UHR. Forvaltningsoppgaver i UHsektoren er spredt på en rekke aktører med avgrenset mandat og ikke optimal organiseringsform. Her nevnes UHR spesielt (side 9 i rapporten). Gjedremutvalget skriver at det er en asymmetri mellom andelen forvaltnings- og etatsstyringsoppgaver som ligger i departements UH-avdeling og øvrige avdelinger i departementet. De uttrykker bekymring for at omfanget av forvaltningsoppgaver i UH-avdelingen går på bekostning av å jobbe med faglig grunnlag for politikken og styring av sektoren. Forvaltningsoppgaver defineres bredt i rapporten: Iverksette vedtatt politikk Rådgiving til departementet/innspill til politikkutforming Kompetanseorgan for sektoren Gi råd, veiledning og informasjon til utøvende enheter i sektoren, forvaltningen ellers og befolkningen generelt Forvaltning av regelverk Forvaltning av tilskudd Tilsyn Gjedremutvalget beskriver UHR som et uavhengig interesseorgan for sektorens institusjoner. UHR skal tale institusjonenes sak ovenfor departementet og regjeringen. Samtidig utfører UHR enkelte forvaltningsoppgaver på vegne av departementet. Her nevnes Komité for kjønnsbalanse og mangfold i forskning (KIF) og Lærebokutvalget. Fra Kunnskapsdepartementet nevnes oppfølging og analyse av økonomiske og faglige resultater, ulike tilsynsoppgaver, klagebehandling og veiledning i ulike typer regelverk. Også mye budsjettarbeid, for eksempel formelbaserte tildelinger, beskrives som forvaltningsoppgaver, som kan flyttes ut av departementet. 11

Virksomhetsstyring og autonomi Gjedremutvalget skriver at det bør utvises varsomhet med å organisere i flere ledd under departementet av hensyn til styrbarhet og tydelig rollefordeling (side 52). De skriver at departementet ikke bør delegere etatsstyring til underliggende virksomheter uten at det er særskilte grunner til det. Særskilte grunner kan blant annet være tilfeller hvor virksomhetene som skal styres har sterk autonomi, og oppgavene i stor grad består av forvaltningsoppgaver og løpende oppfølging av sentralt fastsatte retningslinjer eller pålegg. Departementet kan delegere styring og oppfølging av den enkelte virksomhet til et mellomliggende forvaltningsorgan, mens strategiske beslutninger og sektorstyring ivaretas av departementet i styringen av forvaltningsorganet. I rapporten foreslås det å opprette et nytt forvaltningsorgan for høyere utdanning, som også får ansvar for etatstyringen i Universitets- og høgskolesektoren. Lærerutdanningene er de enste utdanningene som nevnes spesielt i rapporten. Gjedremutvalget foreslår at Utdanningsdirektoratet får en sterkere og mer formalisert faglig rolle i utviklingen av lærerutdanningen (side 11 og 67). Vurdering UHRs sekretariat mener det er nyttig med et eksternt blikk på sektoren og forstår departementets behov for å gå gjennom tjenester som har blitt etablert til ulike tider. Det er rimelig å stille spørsmål om effektivitet og styring når antallet underliggende enheter er så stort og organisasjonsformene så forskjellige. UHRs representantskap vedtok på møtet 18. november 2015 ( ) at privat forening framstår som best og mest realistisk alternativ for Universitets- og høgskolerådet. Innspillene fra representantskapsmøtet tas med i den videre dialogen med Kunnskapsdepartementet i 2016 og i styrets videre arbeid med å formalisere Universitets- og høgskolerådets formelle status. UHRs sekretariat ser på høringen som en første anledning til å gi innspill til departementets videre gjennomgang av sektoren og UHRs rolle, slik departementet varslet i kapittel 6 i Meld. St. 18 (2014-2015) Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren. Sekretariatet mener det blir viktig å få fram institusjonenes behov for tjenester, og hvordan vi mener at disse kan organiseres på en best og mest mulig effektiv måte i UHRs høringsuttalelse. Dersom sektoren mener det er gode grunner for at tjenester bør organiseres forskjellig og hver for seg, er det viktig å få fram argumentene for det. Utfordringer knyttet til å samle ulike tjenester i ett forvaltningsorgan bør også utdypes i UHRs høringsbrev. Videre anbefaler sekretariatet at det i UHRs høringsbrev fokuseres på forslaget om å flytte etatsstyringen fra departementet til et nytt forvaltningsorgan. Det er en felles forståelse i universitets- og høyskolesektoren om viktigheten av autonome institusjoner og fordelen med en åpen dialog mellom myndigheter og institusjoner. Dette trekkes fram i internasjonale sammenhenger som et positivt trekk ved norsk universitets- og høyskolesektor. Også departementet har gitt uttrykk for det. Strukturreformen har redusert antallet institusjoner vesentlig. Det gir en ny virkelighet som også bør trekkes inn i denne sammenheng. Sekretariatet har merket seg forslaget om å gi Utdanningsdirektoratet mer innflytelse på lærerutdanningene, og stiller spørsmål ved begrunnelsen for forslaget og hvordan det er tenkt at Utdanningsdirektoratet, som har ansvar for grunnutdanningene, skal gis innflytelse på høyere utdanning, og om det innebærer at direktoratet blir et nytt styringsnivå mellom departementet og universitetene og høyskolene som tilbyr lærerutdanninger. 12

UHR beskrives i rapporten som et uavhengig interesseorgan for sektorens institusjoner. I UHRs strategi beskriver vi oss som et samarbeidsorgan som skal bidra til å utvikle og fremme høyere utdanning, forskning, faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid, og formidling, fremme koordinering og arbeidsdeling innenfor UH-sektoren og med andre nasjonale aktører, og skape møteplasser mellom UH-sektoren i Norge og nasjonale myndigheter og nasjonale og internasjonale forsknings- og utdanningsmiljø. Sekretariatet oppfatter definisjonen av UHRs rolle bredere enn Gjedremutvalget. UHR er et interessehevdingsorgan for sektoren, men har også en viktig koordinerende rolle. Dette har blitt vektlagt og møtt med forståelse i dialogen som sekretariatet har hatt med byråkratiet i departementet. Dersom det etableres et forvaltningsorgan for høyere utdanning som blant annet skal være et kompetanseorgan for sektoren, kan det stilles spørsmål ved om noe av koordineringen som i dag skjer i UHR vil legges til nytt organ: Koordineringen skjer da ikke mellom og av institusjonene, men for institusjonene. UHRs sekretariat mener det blir viktig å kommentere utvalgets forståelse av forvaltningsoppgaver og spesielt hvilke oppgaver i UHR som defineres som forvaltningsoppgaver. I rapporten nevnes Komité for kjønnsbalanse og mangfold i forskning (KIF) og Lærebokutvalget. Teksten og vurderingen er i tråd med omtalen av UHR i Meld. St. 18 (2014-2015). Vedtak må diskutere saken og gi høringsinnspill til UHRs sekretariat innen 16. mars. Saken behandles på sirkulasjon i UHR B og deretter i bibliotekutvalgets AU. Styret i UHR har fått utsettelse og vil behandle Gjedremrapporten på sitt møte den 15. april. UHR Bs innspill bør særlig konsentrere seg om tjenesteytende 1.4.4 organer som for eksempel BIBSYS og CRIStin. bør vurdere hvordan disse organene kan organiseres for å styrke samarbeidet med UH-sektoren. Det bør videre påpekes at de må utvikle relevante tjenester som gir merverdi for sektoren. 13

11.02.2016 Ekstrasak Orientering fra BIBSYS v/direktør Frode Arntsen Leder av UHR B ønsket Frode Arntsen velkommen og overlot deretter ordet til ham, referatet baserer seg på Arntsens dokumentasjon. Status Alma/Oria Det nye systemet ble implementert og satt i drift i månedsskiftet november/desember 2015 for samtlige deltaker-institusjoner. I 2016 forventer vi en økt pågang på brukerstøtte og delvis opplæringsbehov på nytt system. Samtidig er det en «hale» av aktiviteter fra prosjektet som må ivaretas, sannsynligvis i kombinasjon med oppdukkende problemer etter hvert som institusjonene gjør seg erfaring med Alma og nye Oria. BIBSYS skal fortsatt legge til rette for at konsortiene har pålitelige og funksjonelle systemer. Prosjektavslutning nytt biblioteksystem Anskaffelse av nytt biblioteksystem har pågått siden 2010, da første anbudsrunde ble gjennomført og kontrakt med leverandør ble etablert. Denne kontrakten ble som kjent avviklet i 2012 grunnet leverandørens manglende leveranser, for så å bli etterfulgt av et to-delt prosjekt gjennom nye anbudsrunder. Prosjektet har gjennomført leveransen av både felles søketjeneste i 2013 og det nye biblioteksystemet som forutsatt innen utløpet av 2015. I 2016 skal prosjektet avslutte arbeidet og overføre videre håndtering til linjeorganisasjonen. Gjenstående tiltak er blant annet: Oppfølging etter akseptansetest Overføre ansvaret for oppfølging til linjeorganisasjonen Evaluere prosjektet inkludert utarbeiding av evalueringsrapport Ex Libris a ProQuest Company Det er så langt begrenset med nyheter knyttet til hva som skjer etter at Ex Libris ble kjøpt opp av ProQuest. Vi har fått noe produktrelevant informasjon samtidig som vi er forsikret om at vi i stort beholder samme kontaktpersoner. Det synes som det nye selskapet, i alle fall i en overgangsperiode vil opprettholde parallelle produkter/tjenester med unntak av Intota. De har meddelt at det ikke blir videre utvikling av denne tjenesten og at de planlegger å benytte ERM funksjonaliteten fra Intota i fremtidig versjon av Alma, usagt når. Videre vil de opprettholde begge sine Discoveryverktøy (Primo og Summon), men planlegger å erstatte dagens KB i Primo med KB fra Summon. Begge de planlagte endringene anses fra BIBSYS side å være positive. 14

Kommentarer til departementets tildelingsbrev 2016 Tildelingsbrev fra Kunnskapsdepartementet (KD) til BIBSYS for 2016 følger vedlagt. I tillegg er vedlagt brev fra KD om Tildeling av ansvar for å utvikle og forvalte Nasjonal løsning for persistente identifikatorer DOI. Det regulære tildelingsbrevet følger samme mønster som tidligere år med en årlig bevilgning i tråd med tidligere år, dvs. i overkant av 3,5 mill. kr. I tillegg får BIBSYS bevilget 1,4 mill. kr for etablering av den nasjonale løsningen for DOI. KD har henstilte BIBSYS å videreføre tjenestene knyttet til digitale læringsressurser og åpne nettkurs (MOOC) til tross for manglende oppfølging av MOOC-utvalgets rapport. Denne forventes å bli en del av arbeidet med ny Stortingsmelding om kvalitet i utdanningen våren 2017. BIBSYS er invitert til kontaktmøte med KD den 6 april, der også representant for vertsorganisasjonen (NTNU) bes om å møte. Forøvrig intet spesielt å anmerke. Strukturmeldingen/Gjedremrapporten Meld. St. 18 (2014 2015) Konsentrasjon for kvalitet - Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren foreslår i sitt kap 6.2 Mer effektiv administrasjon, spesifikt i pkt 6.2.3 Mer helhet at...det foregår allerede en integrering mellom Forskningsrådets systemer og CRIStin. På sikt bør det vurderes om CRIStin skal få en nærmere tilknytning til FSAT eller andre fellestjenester. CRIStin er viktig for flere sektorer, og dette vil være sentralt i vurderingene.... BIBSYS har selv utviklet slike tjenester og produkter, men vil nå gå over til å anskaffe disse gjennom kjøp i det åpne markedet. Dette vil gi BIBSYS en endret rolle, som tilsier at BIBSYS bør slås sammen med andre aktører i sektoren, for eksempel UNINETT AS eller CRIStin. Departementet vil vurdere dette i samråd med de berørte virksomhetene og sektoren for øvrig. I meldingens kap. 6.3 Tiltak uttales det videre at: Regjeringen vil vurdere organiseringen av BIBSYS og Norgesuniversitetet. Gjedremutvalget foreslår i sin rapport omfattende endringer ift styring av universitets- og høgskolesektoren, blant annet at samtlige 1.4.4 organisasjoner samt aksjeselskapene Uninett og NSD (som alle er koblet til Universitets- og høyskoleavdelingen i KD) samles i en felles enhet de omtaler som Administrative støttetjenester i et nytt forvaltningsorgan. Vurderinger I forhold til Stortingsmeldingen synes det å være et delvis feil premiss ift BIBSYS virksomhet. Når BIBSYS kjøper et kommersielt biblioteksystem betyr ikke dette at vi i fremtiden baserer vår virksomhet på at alle tjenester og produkter skal anskaffes i det åpne markedet. Dette i seg selv endrer ikke et mulig grunnlag for å se BIBSYS sin virksomhet i en større sammenheng, men da av andre grunner. BIBSYS er i dag en virksomhet med nære og gode relasjoner til sine brukerinstitusjoner. Institusjonene har stor grad av påvirkning på de tjenestene BIBSYS leverer inn i samarbeidskonsortiene og BIBSYS responderer raskt, effektivt og rasjonelt på institusjonenes behov. Det er ikke gitt at det samme vil være tilfelle i en ny stor enhet som skal favne alle typer tjenesteyting til universitet og høyskoler. Vedtak: UHR B ga honnør til BIBSYS for arbeidet med systemleveransen av Alma, og håpet samtidig at arbeidsflyten i institusjonene og Alma funksjonalitetene ble enklere i løpet av kort tid. tok orienteringen til etterretning, og vil følge opp BIBSYS/Alma i 2016. 15

11.02.2016 06/16 BOTT-samarbeid orientering v/leder av UHR B Bente Andreassen Leder orienterte og viste også til utsendt dokumentasjon om at det er organisert et forpliktende samarbeid mellom breddeuniversitetene (UiO, UiB, NTNU og UIT). Arbeidet koordineres av universitetsdirektørene. Sekretariatet for BOTT:UB i inneværende periode er lagt til UiT ved bibliotekdirektør Johanne Raade. Det legges opp til at universitetene fremover utvikler rammene for BOTT slik at struktur og avtaleverk tilpasses et utvidet samarbeid både i antall medlemmer og i virkeområde. Samarbeidet vil ikke endre det faktum at institusjonene selv har ansvar og myndighet for de avgjørelser som skal tas fremover. Alle beslutninger må følge av vedtak og fullmakter gjennom institusjonenes egne organer slik det også er i dag. Se orientering fra NTNU Formål BOTT Styrke de deltakende institusjonenes evne til å levere de beste bibliotektjenestene til forskning, utdanning og formidling Arbeidsdeling og koordinering Sammen styrke muligheten for utvikling og nyskapning i bibliotekene Samle spisskompetanse for felles utviklingsarbeid Bidra til utvikling av UH-biblioteksektoren og resultatet skal så langt som mulig deles åpent Oppgaver Utvikle fellesløsninger og fellestjenester Styrke samarbeidet med sentrale aktører BIBSYS Cristin-konsortiet Nasjonalbiblioteket Styrke evnen til å løfte nasjonale infrastruktur-prosjekter Bidra til utvikling også i resten av UH-sektorens bibliotekvirksomhet Cristin konsortiet - forhandler avtaler for elektroniske ressurser «Cristin skal ha det nasjonale ansvaret for å fremforhandle lisens- og konsortieavtaler på vegne av forskningsinstitusjonene» Tidsskriftpakker Databaser Elektroniske bøker 16

Medlemmer Cristin konsortiet 3 % 5 % 4 % Andre 21 % 21 % 16 % 30 % Folke- og fylkesbibl Forskningsinstitutt Høgskoler (alle) Offentlig organ Sykehus Universitet Omsetning Cristin konsortiet 73 % 0 % 9 % 13 % 4 % 1 % Andre Folke- og fylkesbibl Forskningsinstitutt Høgskoler (alle) Offentlig organ Sykehus Universitet Det er etablert et lukket nettsted for BOTT-samarbeidet, dette vil antagelig bli åpnet. www.bott-samarbeidet.no/ Vedtak: UHR B ønsker å etablere et forpliktende samarbeid med BOTT:UB, og ønsker derfor jevnlig orientering fra BOTT arbeidet. 17

11.02.2016 07/16 Arbeidsplan 2016 Bakgrunn: Forslag til arbeidsplan fulgte som vedlegg til sakspapirene. UHR har besluttet å effektivisere deler av planarbeidet, arbeidsplanen for 2016 er derfor endret noe i forhold til tidligere år. Vurdering: Arbeidsplanen inneholder langsiktige, strategiske saksområder for UH-bibliotekene. Dette medfører at mange aktiviteter vil gå over flere år. UHR Bs arbeidsgrupper vil står sentralt i gjennomføringen av arbeidsplanen: Forskningstjenester Læringstjenester Statistikk- og styringsdata følger opp arbeidsplanen på møtene i 2016 blant annet ved å vurdere fremdrift og foreslå ansvarshavende til de ulike aktivitetene. var enige om at det nye formatet fungerte tilfredsstillende. Arbeidsplanen legges ut her på UHRs nettside. Vedtak: UHR B godkjente arbeidsplanen med forslag endringer og kommentarer som fremkommer i møtet. Arbeidsplanen legges ut på UHRs nettside. 18

11.02.2016 08/16 UHR Bs søknad på Nasjonalbibliotekets prosjekt- og utviklingsmidler. Forprosjekt Bakgrunn: Nasjonalbiblioteket disponerer prosjektmidler som skal stimulere til utvikling i norske folkeog fagbibliotek. Midlene skal bidra til å utvikle bibliotekfeltet, de skal ha verdi utover det enkelte bibliotek, og de skal fremme nye tilbud. Søknadsfristen er 19. februar 2016. Rammene for prosjekt- og utviklingsmidlene blir fastsatt av Nasjonalbiblioteket i tråd med disponering av spilleoverskudd fra Norsk Tipping samt føringer i Nasjonal bibliotekstrategi 2015-2018 Under pkt. 3 Frie, nyskapende prosjekt- og utviklingstiltak Utlysningen av prosjekt- og utviklingsmidler for 2016 er knyttet til hovedområde 3. Frie, nyskapende prosjekt- og utviklingstiltak. Disse midlene skal stimulere til nytenkning, kreativitet og innovasjon når det gjelder bibliotekutvikling, og de skal tildeles prosjekter som ikke faller inn under innsatsområdene 1 og 2. Nærmere informasjon: http://www.nb.no/bibliotekutvikling/utviklingsmidler/utlysning-av-prosjekt-ogutviklingsmidler-for-2016 Vurdering: har tidligere diskutert muligheten for å sende inn en samlet forprosjektsøknad med tema: Analysering av artikler i norsk sakprosa i Norart. Registrere metadata på artikkelsamlinger innenfor norsk sakprosa. BIBSYS og DBH arbeidet lenge med det såkalte "bokprosjektet" som skulle formidle og vedlikehold av bibliografiske data på artikler fra antologier. Prosjektet ble aldri en suksess fordi ingen tok institusjonelt ansvar. Vedtak: Sekretariatet sender inn forprosjektsøknad innen 19. februar, med de innspill som fremkom i møtet. Søknaden ligger vedlagt referatet. 19

Norart + bokanalytter = Sant Forprosjekt undersøke muligheten for indeksering av artikkelbasert sakprosa i «Norart» Opplysninger om søker i Universitets- og høgskolerådet v/sekretær Hilde Trygstad Org.nr: 997 058 925 Kontonr: 1644 33 80330, prosjektnr :71413 Universitets- og høgskolerådet (UHR) organiserer 41 institusjoner innenfor høyere utdanning. UHR skal blant annet fremme koordinering og arbeidsdeling innenfor universitets- og høgskolesektoren og i forhold til andre nasjonale aktører. (UHR B) skal koordinere og utrede saker for UHR. UHR: http://www.uhr.no/om_uhr UHR B: http://www.uhr.no/rad_og_utvalg/utvalg/bibliotekutvalget Start- og sluttdato for prosjektet Oppstart 1. september 2016 med avslutning 31. august 2017. Aktivitetsplan for prosjektet Andre opplysninger. Registrere metadata fra artikkelsamlinger innenfor norsk og nordisk sakprosa. har ved noen anledninger diskutert med Nasjonalbiblioteket, muligheten for å analysere av artikler i norsk sakprosa i Norart. Bakgrunn Våren 2005 ble det satt i gang et prosjekt for formidling og vedlikehold av data fra bibliografiske omtalt som Bokprosjektet. Prosjektet tok utgangspunkt i at BIBSYS-data skulle brukes i systemene for forskningsdokumentasjon. Bokprosjektet skulle etter planen vært implementert fra 1. januar 2007, som en direkte konsekvens av Vekt på forskning. Bokprosjektet gikk aldri over i ordinær drift dels fordi datakvaliteten ble for dårlig og dels fordi den den distribuerte indekseringen i institusjonene var ufullstendig. Etter UHR Bs vurdering strandet Bokprosjektet hovedsakelig fordi ingen tok institusjonelt ansvar. UHR B vil derfor undersøke om det er et miljø i Norge som kompetanse til å påta seg et slikt arbeid og peker allerede nå i forprosjektsøknaden på Nasjonalbiblioteket. For nærmere presentasjon av «Bokprosjektet» se vedlagte presentasjon med tittelen Bibliografiske datakjelder i ITAR av Bjug Bøyum, Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste. Vurdering I 2016 har vi fremdeles ingen fullstendig oversikt over hva som blir publisert av artikkelbasert sakprosa i Norge. På lengre sikt bør det vurderes å inkludere artikler skrevet av norske forfattere i internasjonale antologier. Formidling og profilering av forskning og utvikling på norsk er viktig for Norge som kunnskaps- og kulturnasjon. Det kan også bidra positivt til sitering av norske faglige arbeider i bokform og utvikling av norsk som fagspråk. 20

I dette forprosjektet ønsker vi å kartlegge mulige interessenter på området, som for eksempel BIBSYS, Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste (NSD), Database for høyere utdanning (DBH), CRIStin, Publiseringsutvalget i UHR, Forleggerforeningen, Norsk faglitterær forfatter og oversetterforening (NFFO), Kopinor. Ikke minst antar vi at Kunnskapsdepartementet og Kulturdepartementet/Nasjonalbiblioteket vil ha interesse av en revitalisering av «Bokprosjektet». I Nasjonal bibliotekstrategi er indeksering og registrering av metadata et sentralt tema. Produksjon av gode metadata er helt avgjørende for kvaliteten på arbeidet i bibliotekene, både folkebibliotek, skolebibliotek og fag- og forskningsbibliotek. Indeksering av innhold fra norsk sakprosa, i en felles åpent tilgjengelig database, vil frigjøre ressurser langt ut over bibliotekenes område. De bibliografiske opplysningene kan gjenbrukes i CRIStin, pensumlister, kataloger mm. Under overskriften «Felles infrastruktur» i Nasjonal bibliotekstrategi står det at: «Bibliotekene kan søke om utviklingsmidler for å skape egne tjenester basert på disse dataene» (s. 30). Vi tolker dette også dit hen at det kan søkes midler for å se på mulig utvikling og samarbeid innenfor produksjon av metadata. På mellomlang sikte må målet være å formalisere et samarbeid mellom de ulike interessentene med Nasjonalbiblioteket som hovedaktør fordi de har den ypperste bibliografiske kompetansen i Norge, men også fordi satsning på utvikling av metadata faller inn under Nasjonal bibliotekstrategi. Forprosjektsøknaden til UHR B er knyttet til hovedområde 3. Frie, nyskapende prosjekt- og utviklingstiltak. Vi håper forprosjektet kan føre til nytenkning og samarbeid på tvers av sektorer og organisasjoner. Etter vår vurdering har forprosjektet elementer av alle de tre innsatsområdene: Utvikling av nye bibliotektjenester ny deldatabase med artikkelanalytter fra sakprosa i Alma Formidling av bibliotekenes innhold det er nærmest umulig å formidle sakprosa på artikkelnivå når de ikke er indeksert Nye samarbeidsformer og partnerskap samarbeid om formidling av innhold på tvers av biblioteksektorene og med organisasjoner utenfor bibliotekområdet. Hovedmålet er å etablere et forpliktende samarbeid mellom bibliotek og Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste (NSD), Database for høyere utdanning (DBH), CRIStin, Publiseringsutvalget i UHR, Forleggerforeningen, Norsk faglitterær forfatter og oversetterforening (NFFO) og Kopinor. På denne måten ønsker vi å få på plass en løsning organisatorisk og økonomisk løsning for indeksering av sakprosa i Norart/Alma, CRIStin, til bruk i pensumlister mm. Samarbeidspartnere UH-bibliotekene og UHR B. Budsjett 2 månedsverk 120 000 Møtekostnader 15 000 Reisekostnader 15 000 Egenandel 30 000 Omsøkte midler 120 000 21

11.02.2016 09/16 Biblioteklederseminar 14. mars 2016 Bakgrunn arrangerer biblioteklederseminar to ganger årlig henholdsvis i vårsemesteret og i høstsemesteret. Våren 2016 legges miniseminaret i forkant av BIBSYS seminaret 15.-16. mars Den 14. mars arrangeres seminaret med temaet «Fusjoner i UH, og rapporten «Kunnskapssektoren sett utenfra». Vi har fått til et variert faglig program med gode innledere. Seminaret arrangeres sentralt i Trondheim på Suhmhuset NTNU Programmet er klart og er sendt ut på biblioteklederlisten og i tillegg lagt ut på UHRs nettside. Programmet ligger her. Seminaret er gratis, men middagen etter må den enkelte betale. Vedtak: UHR B takket arbeidsutvalget for arbeidet med programmet og NTNU v/lisbeth Tangen som stiller lokaler til disposisjon. 22

11.02.2016 10/16 NSD - invitasjon til å delta i rådgivningsgruppe for NORD-i Bakgrunn: Invitasjonen der UHR bes om å oppnevne 2-3 medlemmer til Norwegian Open Research Data Infrastructure (NORD-i) var sendt ut med sakspapirene til møtet. Etter flere diskusjoner internt i UHR sekretariatet var det foreslått følgende løsning: bes om å oppnevne ett medlem til NORD-i Forskningsutvalget bes om å oppnevne ett medlem til NORD-i Tilbakemeldingene koordineres og det sendes brev til NSD med beskjed om hvem som oppnevnes. I dette brevet ber man om at det tredje medlemmet (ettersom vi har en ramme på inntil tre) blir en representant fra BIBSYS. Da sikres også at den bibliotekfaglige kompetansen som BIBSYS har på dette området, blir brukt i dette viktige prosjektet. Vurdering: Arbeidsutvalget har følgende forslag til kandidat Live Håndlykken Kvale. i.h.kvale@ub.uio.no Vedtak: UHR B oppnevner Live Håndlykken Kvale UiO:UB som representant til NORD-i. Sekreatriatet i UHR følger opp saken.

11.02.2016 11/16 Oppfølging av rapporten bibliotek i UH-sektoren utvikling, roller og oppgaver AU har sendt informasjonsbrev om rapporten til: NBF HiOA/ABI CRIStin BIBSYS Nasjonalbiblioteket FBF Nettverk for private høgskoler Momssaken blir fulgt opp av UHRs styre og blir referert i ulike innspill og høringer, for eksempel i UHRs innspill til Produktivitetskommisjonen. Vedlagt innkallingen lå også en oversikt over behandling av moms på e-ressurser i høyere utdanning i våre naboland. Vedtak: Arbeidsutvalget følger opp momssaken. I løpet av våren vil rapporten bli presentert for ulike samarbeidspartnere, nå først på HiOA/ABI der det er avtalt et møte med instituttleder den 22. februar 2016.

11.02.2016 12/16 Status arbeidsgrupper I tillegg til utsendte rapporter ble det formidlet korte statusrapporter i møtet. Forskningstjenester Erfaringsoverføring til senere arrangement - lessons learned Planleggingen bør starte i god tid før arrangementet God kunnskap om seminarets tema Kontakt mellom arbeidsgruppe og UHR B Utfordring at man ikke har budsjett å forholde seg til Konferansepartner anbefales til lignende arrangementer Planlagte aktiviteter for arbeidsgruppen for forskningstjenester er foreløpig et innføringsseminar i forskningsdata. Gruppen har første planleggingsmøte i Kristiansand 3. februar for å komme i gang med arbeidet. Ellers fortsetter vi med møter hver 3. uke på Skype. Læringstjenester Helene Andreassen UiT er oppnevnt til arbeidsgruppen. Arbeidsgruppen planlegger et seminar om fusk og plagiering i 2016, gjerne i samarbeid med UHRs utdanningsutvalg. Har hatt møter med Forum for studielitteratur om universell utforming av tekst. Anna Løken oversender momenter som kan inngå i innspillene til KD på studiekvalitetsmeldingen. Statistikk- og styringsdata Bente Saxrud har presentert arbeidsgruppens arbeid med bibliotekstatistikken på DBH i ulike sammenhenger. Den planlagte JUSP undersøkelsen blir sendt ut om kort tid. Arbeidsgruppenes hjemmesider blir oppdatert etter konkrete innspill fra gruppene Eventuelle overskudd fra arbeidsgruppenes arrangementer: Bibliometriseminaret høsten 2015 i regi av Forskningstjenester genererte et overskudd på ca 20.000, bokført hos UiA. Dette overføres til seminaret om forskningsdata som er lagt til 14.- 15. november 2016. I forbindelse med revisjon av arbeidsgruppenes mandat, utredes det også prinsipper for hvordan eventuelle fremtidige overskudd håndteres. Vedtak UHR B ber takket for arbeidsgruppenes arbeid i 2015 og vil initiere arbeid med revisjon av mandat i 2016. I denne sammenheng må det også utarbeides retningslinjer for eventuelle overskudd fra arrangementer i regi av arbeidsgruppene.

11.02.2016 13/16 Orienteringssaker Stortingsmelding om utdanningskvalitet, referat fra møte i regi av UHRs utdanningsutvalg 10. februar 2010 se: http://www.uhr.no/index.php?objectid=19039&method=view Muntlig orientering om fusjonsarbeidet ved institusjonene. Institusjonene er i rute, meget omfattende prosesser på NTNU nå for å få på plass den faglige organiseringen, deretter følger prosessen med administrativ organisering. Nyheter fra fusjonen ved UiT, Høgskolen i Sørøst-Norge, Nord universitet Orientering fra UHRs forhandlingsutvalg Dagmar Langeggen er nyoppnevnt medlem utvalget. Hun orienterte fra forhandlingsutvalgets første møte ultimo januar 2016. UHR B har besluttet å prolongere BIBSYS rådgivende gruppe frem til juni 2017. Sekretæren gir beskjed til BIBSYS direktør. Status for planleggingen av uh-biblioteklederkonferansen i 2017. Programkomiteen består av seks medlemmer. Dette er lederne for UHR Bs arbeidsgrupper og et medlem fra de respektive vertskapsinstitusjonene: Bente Saxrud (BI), Arbeidsgruppen for statistikk og styringsdata Hilde Daland (UiA), Arbeidsgruppen for læringstjenester Karen Buset (NTNU), Arbeidsgruppen for forskningstjenester Eystein Gullbekk, Universitet i Oslo, leder Lilja Berg, Høgskolen i Oslo og Akershus Astrid Heltne, Handelshøyskolen BI Leder og nestleder i UHR B, samt lederne ved vertskapsinstitusjonene utgjør konferansens styringsgruppe: Bente R. Andreassen, Universitetet i Oslo og leder av UHR B Sigbjørn Hernes, Høgskolen i Lillehammer, nestleder UHRB Lars Egeland, Høgskolen i Oslo og Akershus Dagmar Langeggen, Handelshøyskolen BI Studiebarometeret 2015 Bibliotektjenestene kom også god ut i denne undersøkelsen. Studentene er mest opptatt av at: o undervisning, veiledning, medvirkning er ikke bra nok o arbeidslivsrelevans, tilfredshet med studiet skårer høyt Vedtak UHR B besluttet å prolongere BIBSYS rådgivende gruppe frem til juni 2017. Sekretæren melder dette til BIBSYS direktør UHR B tok forøvrig orienteringene til etterretning.

11.02.2016 14/15 Eventuelt Vedtak Ingen saker ble meldt.