KONKURRANSE- GRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE RAMMEAVTALE FOR KJØP AV Apple-datamaskiner Anskaffelse 16-UDE-2014 Konkurransegrunnlag Anskaffelse 16-UDE-2014 Side 1
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen... 3 1.4 Kontrakt... 4 1.4.1 Kontraktsperiode... 4 1.4.2 Kontrakts bestemmelser... 4 1.4.3 Returordning (gjelder for vareanskaffelser)... 4 1.4.4 Etiske krav (gjelder for vareanskaffelser)... 4 1.5 Kunngjøring... 5 1.6 Tilleggsopplysninger... 5 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 6 2.1 Prosedyre... 6 2.2 Tilbudsfrist... 6 2.3 Innlevering av tilbud... 6 2.4 Ønsket presentasjonsform... 6 2.3 Vedståelsesfrist... 7 2.4 Deltilbud... 7 2.5 Alternative tilbud og minstekrav... 7 2.6 Tilbudskonferanse... 8 2.7 Opplysningsplikt... 8 2.8 Taushetsplikt... 8 2.9 Offentlighet... 8 2.10 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver... 8 2.11 Forbehold... 8 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 8 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 8 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav... 9 3.3 Andre kvalifikasjonskrav... 9 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 9 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 9 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner... 9 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 10 4.1 Registrering av tilbud... 10 4.2 Tildelingskriteriene... 10 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode... 10 VEDLEGG... 10 Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 2
1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/ Utdanningsetaten, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av 16-UDE-2014 - Apple MACdatamaskiner 2014. Oppdragsgiver har en sentral driftsløsning for alle skoler i Oslo. Det er 175 skoler med til sammen ca 75.000 brukere. Driftsløsningen omfatter meldingsinfrastruktur, lagringsløsninger, utskriftstjenester, internett, applikasjonshotell, LAN-drift, klientdrift (både tykke og tynne) samt servicedesk. Skolene har et blandet teknisk miljø, med Windows, Mac og rene tynnklienter. Tynnklientene kjøres mot sentrale servere. Et lokalt IKT-miljø på en typisk skole består av noen hundre pc-er (bærbare og stasjonære) og tynnklienter, et titalls smart-board og prosjektorer, en anselig samling digitale innretninger som fotoapparater, minnekortlesere, videokameraer og usb-pinner, et gigabit stamnett og 100Mbit lokalnett. Driftsløsningen er satt sammen av tjenester fra flere ulike systemer og leverandører. Oppdragsgiver har også en stor portefølje av ulike pedagogiske applikasjoner lokalisert sentralt og noen lokalt som driftes av skolene selv, eller av andre interne eller eksterne driftsleverandører Utdanningsetaten har flere studietilbud rettet mot medier, kommunikasjon og lignende. For at elevene skal være best mulig rustet til å møte arbeidslivet (ev videre studier) er det viktig for Utdanningsetaten at elevene bruker de samme verktøyene under læretiden som de vil møte i arbeidslivet. Det er derfor behov for å anskaffe Apple MAC-datamaskiner og tilhørende utstyr til elever og lærere knyttet til disse studietilbudene. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Jan-Inge Aandahl E-postadresse : jan-inge.aandahl@ude.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Formålet med anskaffelsen er å få på plass en rammeavtale for produkter som er beskrevet i kravspesifikasjonen som gjør tilgangen til varene enkel og forutsigbar for brukerne av avtalen. Brukerne vil være skoler/lærersteder. Omsetningen estimeres til ca 3,5 mill kr pr år. Estimatet er ikke bindende for Oppdragsgiver. 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet 20 Kunngjøring av konkurranse 25 Tilbudsfrist Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 3
25 Tilbudsåpning 26 Evaluering av kvalifikasjoner 26 Tilbudsevaluering og valg av tilbud 26 Utsendelse av tildelingsbrev 28 Klagefrist 30 Kontraktsinngåelse 31 Oppstart av kontrakt Ovenstående fremdriftsplan er tentativ. 1.4 Kontrakt 1.4.1 Kontraktsperiode Kontrakten gjelder i 2 år fra kontraktsinngåelse. 1.4.2 Kontrakts bestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt med tilhørende standard kontraktsvilkår for Oslo kommune, se vedlegg 2. 1.4.3 Returordning (gjelder for vareanskaffelser) Hvis norsk leverandør (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende returordning). 1.4.4 Etiske krav (gjelder for vareanskaffelser) Våre leverandører og avtalepartnere skal respektere grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø. Varer som leveres til Oslo Kommune skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt nedenfor. Kravene bygger på sentrale FN konvensjoner, ILO-konvensjoner og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet. Kravene angir minimumsstandarder. Der hvor konvensjoner og nasjonal lover og reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. Dersom leverandør bruker underleverandører for å oppfylle denne kontrakt, er leverandør forpliktet til å videreføre og bidra til etterlevelse av kravene hos sine underleverandører. KRAV Menneskerettigheter Leverandøren skal respektere FNs verdenserklæring om menneskerettigheter. Nasjonal lovgivning Arbeidsretten og arbeidslovgivningen der produksjonen finner sted skal etterleves. Av særlig relevante forhold fremheves lønns- og arbeidstidsbestemmelser, helse, miljø og sikkerhet, lovfestede forsikringer og sosiale ordninger, samt regulære ansettelsesforhold, inklusive arbeidskontrakter. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 4
Forbud mot barnearbeid (FNs barnekonvensjon artikkel 32, ILO-konvensjon nr 138 og 182) Barn har rett til å bli beskyttet mot økonomisk utnytting i arbeid, og mot å utføre arbeid som kan svekke utdannings- og utviklingsmuligheter. Minstealderen må ikke i noe tilfelle være under 15 år (14 eller 16 år i visse land). Barn under 18 år skal ikke utføre arbeid som setter helse eller sikkerhet i fare, inkludert nattarbeid. Dersom det foregår slikt barnearbeid, skal det arbeides for snarlig utfasing. Det skal samtidig legges til rette for at barna gis mulighet til livsopphold og utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder. Tvangsarbeid/slavearbeid (ILO-konvensjon nr 29 og 105) Det skal ikke foregå noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid. Arbeiderne må ikke levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver, og skal være fri til og avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid. Diskriminering (ILO-konvensjoner nr 100 og 111) Det skal ikke foregå noen diskriminering i arbeidslivet basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, ekteskapsstatus, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet. Organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger (ILO-konvensjon nr 87 og 98) Arbeiderne skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget valg, og å forhandle kollektivt. Dersom disse rettigheter er begrenset eller under utvikling, skal leverandøren medvirke til at de ansatte får møte ledelsen for å diskutere lønns- og arbeidsvilkår uten at dette får negative konsekvenser for arbeiderne. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen, se www.doffin.no. 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse 16- UDE-2014 Apple MAC-datamaskiner 2014, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 8 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 5
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 27.juni 2014 kl.12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudsbrevet skal være undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal levers i lukket forsendelse og være merket "16-UDE-2014 Apple MAC-datamaskiner 2014. Tilbudet skal være på norsk. Tilbudsbrevet og de øvrige dokumentene leveres elektronisk på minnepinne. Minnepinnen skal også inneholde en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Det er ikke tillatt å levere tilbudet på e-post. Tilbudet skal leveres personlig eller ved postsending. Tilbudet skal leveres til: Utdanningsetaten i Oslo v/ Arkiv i 9. etasje Strømsveien 102 0663 Oslo 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres elektronisk på minnepinne og skal leveres som: En sammenhengende pdf-fil. Unngå å legge dokumentene i separate filer og mapper. Prisskjema skal i tillegg leveres som Excel-fil. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 6
Navn på dokumentet Dokumentasjon Jf. pkt. Skannet, signert tilbudsbrev Tilbudsbrev. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer(sidetall og punktnummer). Dokument 1 Skatteattest Skatteattest 3.2 Dokument 2 Merverdiavgiftsattest Merverdiavgiftsattest 3.2 Dokument 3 HMS egenerklæring Dokument 4 Firmaattest Dokument 5 Besvarelse på Kravspesifikasjon HMS-egenerklæring (se vedlegg 4) Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen (se vedlegg 1) 3.2 og vedlegg 4 3.3.1 Dokument 6 Besvarelse på Prisskjema Leverandørens besvarelse på Prisskjema med modellutvalg (se vedlegg 3) Dokument 7 Kontraktsbestemmelser (se vedlegg 2) Dokument 8 - Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av varer (se vedlegg 2A) Dokument 9 Erfaring fra tilsvarende oppdrag Erfaring fra tilsvarende oppdrag jf. punkt 3.3.3 Dokument 10 Sladdet utgave av tilbudet Sladdet utgave av tilbudet Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.3 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 30. juli 2014 Kl 12:00. 2.4 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.5 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 7
2.6 Tilbudskonferanse Det vil ikke i denne konkurransen bli avholdt tilbudskonferanse. 2.7 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 2.8 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 2.9 Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.10 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. FOA 3-8. 2.11 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 8
3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet(hms) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS- egenerklæring i utfylt og signert stand. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som økonomisk kapasitet til å baserer seg på siste kjente regnskapstall. gjennomføre oppdraget/kontrakten Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Det kreves Liste over de viktigste leveranser eller utførte tjenester gjennomføringsevne og de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, erfaring fra tilsvarende tidspunkt, samt navn på den offentlige eller private oppdrag. mottaker. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 9
4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. Tilbudsåpning vil finne sted 27. juni kl: 13:00. Leverandørene får ikke være tilstede ved åpningen. 4.2 Tildelingskriteriene Det vil bli evaluert utfra de 7 alternativene som er listet opp i kravspesifikasjonen. Kontrakt vil tildeles utfra hvilket tilbud som er mest økonomisk fordelaktig og gir den beste garanti/service på de produktene som skal leveres. For å komme i tildelingsfasen må leverandøren ha passert kvalifikasjonsfasen (jf konkurransegrunnlaget punkt 3) og tilbudet må tilfredsstille minimumskravene i denne kravspesifikasjonen (jf punkt 1 i denne kravspesifikasjonen) Eksempel: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 70 % Ferdig utfylt prisskjema Kundeservice / teknisk bistand o Service og garantier 30 % Forslag til SLA som beskriver mulige service nivåer som kan velges. Beskrivelse av tilbudte garantier. 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt opplyst lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. * * * Dato: "Fyll inn dato for signering" "Skriv inn navn og tittel" VEDLEGG Vedlegg 1: Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 10
Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Kontrakts bestemmelser Vedlegg 2A: Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av varer Vedlegg 3: Prisskjema med modellutvalg Vedlegg 4: HMS-egenerklæring Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 11