Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal Innkalling Saksliste nr: 8/16 Møtested: Herredshuset i Lardal Møtedato: 18.10.2016 Tidspunkt: Kl 13:00 Forfall meldes på telefon 33 17 16 21 til sekretariatet, som sørger for innkalling av varamedlemmer. Forfallsgrunn må oppgis. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Til behandling: Sak nr. Sakstittel 023/16 Kompensasjon for utført arbeid som berører sammenslåing Larvik 024/16 Eventuelt Larvik den 11. oktober 2016 Knut Olav Omholt Ordfører Lardal 1
2
ArkivsakID.: 14/5654 Arkivkode: FE - 024, FE - 002 Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 054/16 Fellesnemnda Lardal og Larvik 18.10.2016 023/16 Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal 18.10.2016 KOMPENSASJON FOR UTFØRT ARBEID SOM BERØRER SAMMENSLÅING LARVIK RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Prinsipp for dekning av kostnader knyttet til administrativt arbeid i sammenslåingsprosessen er fastlagt i Fellesnemdas sak 009/16, vedtakspunkt 1. 2. Økonomiske rammer for kompensasjon for administrativt arbeid i sammenslåingsprosessen fastlegges ved behandling av budsjett for sammenslåingsprosessen. 3. Det føres egne timelister for administrativt arbeid knyttet til sammenslåingsprosessen som dokumentasjon for utgiftsdekning til de to kommunene fra budsjett for sammenslåingsprosessen. SAKSBEHANDLER: Rådmann Jan Arvid Kristengård SAMMENDRAG: Kommunestyret i Lardal behandlet i sitt møte den 27.9.2016 sak om ressurser til rådmannens stab for 2017, begrunnet i økende saksmengde. Kommunestyrets vedtak var følgende: «Kommunestyre ber om at saken tas opp i fellesnemnda, og kommer tilbake til kommunestyre etter behandling i fellesnemnda.» Ordfører i Lardal tok opp kommunestyrets vedtak i partssammensatt utvalg under eventuelt i møte den 28.9.2016. Saken ble drøftet, med konklusjon om at det må legges frem en sak til 3
neste møte. I partssammensatt utvalg ble det i møte den 28.9.2016 fattet følgende vedtak under eventuelt: «Rådmannen kommer tilbake om kompensasjon for utført arbeid som rører sammenslåingen i neste møte.» Det synliggjøres i denne saken vedtak som er fattet av fellesnemnda tidligere i forhold til kostnader knyttet til administrativ og politisk aktivitet i sammenslåingsprosessen. HANDLINGSROM: FEL 009/16 Bruk av engangstilskudd - kostnader knyttet til administrativ og politisk aktivitet i sammenslåingsprosessen. Herunder møtegodtgjørelse for Fellesnemnda. FAKTISKE OPPLYSNINGER: I fellesnemndas møte den 18.3.2016 ble det behandlet sak om bruk av engangstilskudd og kostnader knyttet til administrativ og politisk aktivitet i sammenslåingsprosessen. I saksutredningen fremkommer det følgende: «En prosess for kommunesammenslåing medfører ressursbruk og kostnader knyttet til både administrativ og politisk aktivitet. Det utbetales derfor engangstilskudd for å dekke engangskostnader ved kommunesammenslåingen. I brev fra kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) av 02.03.16 vises til utbetaling av kr. 25 million som engangstilskudd ved kommunesammenslåing av Lardal og Larvik kommune og rammer for engangstilskuddet.» Fellesnemda bør avklare prinsipper knyttet til inndekning av administrative og politisk ressursbruk og kostander knyttet til sammenslåingsprosessen. Det vil frem til endelig sammenslåing den 1.1.2018 måtte gjennomføres en omfattende jobb både administrativt og politisk for å avklare både forhold knyttet til organisering, ansatte og formelle rammer. For å få frem faktiske og synliggjøre ressursbruk ved gjennomføring av prosess frem mot etablering av ny kommune, samt ivareta intensjonen med inndekningstilskuddet, bør samtlige kostander og ressursbruk registreres og dekkes av tilskuddet. Fellesnemnda vedtok i sak 009/16 følgende: «1. Alle kostnader og ressursbruk knyttet til arbeid med prosess for etablering av ny kommune både administrativt og politisk belastes tildelt engangstilskudd ved kommunesammenslåing. 2. Behandling av pkt. vedrørende godtgjøring utsettes. Rådmennene bes legge frem forslag basert på lik sats for medlemmene av Fellesnemnda. 3. Fellesnemda holdes løpende orientert om bruk av midler fra engangstilskuddet.» I tillegg til dette er det i enkeltsaker vedrørende delprosjekter gitt økonomiske ressurser som skal kompensere for tidsbruk, behov for kjøp av tjenester, prosjektstillinger, mv. ØKONOMISKE KONSEKVENSER: 4
Alle kostnader og ressursbruk knyttet til arbeid med prosess for etablering av ny kommune, både administrativt og politisk belastes tildelt engangstilskudd. Begge kommunene får kompensert tidsbruk knyttet til arbeid med sammenslåing av kommunene. I beskrivelse Plan hovedprosjektet under «Foreløpig budsjett for sammenslåingsprosjektet» fremkommer det et budsjett til administrasjon/saksforberedelser på kr. 300 000,- i 2016 og kr. 500 000,- i 2017. Fellesnemnda vedtok i sak 050/16 at bruken av vedtatte økonomiske ressurser i delprosjekter rapporteres til fellesnemda kvartalsvis. VURDERINGER OG KONSEKVENSER: Vedtaket forstås slik at alle kostnader og ressursbruk knyttet til arbeid med prosess for etablering av den nye kommunen belastes tildelt engangstilskudd. Engangstilskuddet på 25 millioner er gitt av staten for å dekke kommunenes kostnader ved den forestående sammenslåingen. Det betyr i praksis at begge kommunene vil få dekke kostnader og ressursbruk knyttet til arbeidet med etablering av ny kommune, både administrativt og politisk. Hittil har i all hovedsak arbeidet med etablering av ny kommune vært utført ved bruk av begge kommunenes eksisterende ressurser. Det skal føres tidsbruk for dette arbeidet, og godtgjøring utbetales til den enhet i kommunen som har bidratt med ressurser. Godtgjøringen føres inn i kommunens ordinære regnskap, noe som i praksis blir en styrking av eksisterende ramme til den enhet som har bidratt med ressurser inn i arbeidet med forberedelse til ny kommune. Hvordan disse midlene benyttes i den enkelte kommune er opp til kommunen selv å avgjøre innenfor de reglementer og rutiner som gjelder. Det kan for eksempel være aktuelt å styrke bemanningen midlertidig, eller løse noen oppgaver ved kjøp av tjenester, for å kunne ivareta kommunens oppgaver samtidig som en må benytte faste personressurser i sammenslåingsprosessen. 5
ArkivsakID.: 16/8557 Arkivkode: FE - 033 Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 024/16 Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal 18.10.2016 EVENTUELT SAKSBEHANDLER: Sekretær Lise Dybdahl 6