KURSMATERIELL 05.02.2015 REPORT STUDIO DEL 1 INNHOLD: Del 1: Arbeidsområdet Del 2: Spørringer Del 3: Filterknapper
1. ARBEIDSOMRÅDET I Workspace Advanced opprettes en «spørring» i bakgrunnen som inneholder element og regnestykker som benyttes i rapporten (skjult for utvikler). I Report Studio får en opp spørringen, noe som gjør det enklere å modifisere og tilpasse rapportelement (diagram eller krysstabeller). Det fører til at en må forholde seg til flere arbeidsområder: a) Sideutforsker = der en bygger selve rapportsidene/rapportelementene. b) Spørringsutforsker = der en bygger spørringene rapportelementene er basert på. Drar en inn en dimensjon/måltall i sideutforskeren vil den/det automatisk komme inn i spørringen. Lager en egne element i spørringsutforskeren, må disse dras inn i sideutforskeren. En kan velge å dra inn kontekstfilter akkurat som i Workspace Advanced, eller en kan filtrere direkte i spørringen. Sideutforsker Spørringsutforsker En sideutforsker kan bestå av mange sider, men enklest å forholde seg til bare «side 1» i begynnelsen. Åpner en «Discovererrapporter» i Report Studio får en opp to sider, en «prompt side» hvor en gjør sine filtervalg og en «Side1» som er selve rapporten som blir kjørt etter filtervalg. En spørringsutforsker består av en eller flere spørringer. Hvert rapportelement (diagram, krysstabell, visualisering, filterboks, singleton etc.) må forholde seg til en spørring. Flere element kan forholde seg til samme spørring (da er de avhengige av hverandre, hvor drill i den ene påvirker den andre). På rapporter med mange element er det lurt å huske på å gi spørringene gode navn fortløpende, så en vet hvilken spørring som hører til hvilket rapportelement.
For å endre navn på en spørring må en klikke på spørringen for å finne «egenskapene» til spørringen. Egenskaper er på venstre side av skjermen. ALLE element i Report Studio har et sett med egenskaper. I Workspace advanced settes de fleste egenskaper automatisk, mens vi i Report Studio i tillegg har muligheten til å styre egenskaper på alle element.
2. SPØRRINGER Enklest å lære med «learning by doing». Case 1: Report Studio rapport del 1 Start Report Studio velg en pakke, opprett en ny og blank rapport. Lokaliser sideutforsker, spørringsutforsker, kilde/pakke og verktøykasse. Dra inn en tabell fra Verktøykassen og over på «side1» på sideutforskeren. Velg 5 rader og 5 kolonner (som gir oss 25 arbeidsområder). Dra inn et diagram (stolpe), en krysstabell og en visualisering (målerpanel). Klikk på de ulike elementene, se at «egenskaper» endrer seg. Finn ut hvilken spørring de ulike elementene forholder seg til. Gå inn i spørringsutforskeren og gi spørringene mer logiske navn. Vi velger «Diagram»1, «tabell1» og «visualisering1» som bedre navn. Vi beslutter nå at diagrammet og krysstabellen skal forholde seg til samme datasett og være avhengige av hverandre. Dvs. driller vi i diagrammet vil vi at tallsettet i tabellen endrer seg samtidig. Gå inn i krysstabellen og endre spørringen fra «tabell1» til «diagram1». Da «tabell1» ikke benyttes lengre i sideutforskeren vil den forsvinne. Da har vi 2 spørringer vi skal fylle med data.
Automatisk måte Trekk inn elementer rett inn i sideutforskeren og diagrammet. Eks. 2012 2014 på x-aksen, fakultetene på serie/primæraksen og et måltall imellom. Nå ser vi en stor forskjell fra Workspace Advanced, dvs. at vi ser hele rapporten i designmodus (og ikke forhåndsvisning). Det gjør det raskere å lage rapporter. Kjør rapporten ved å trykke på «play-knappen» på verktøylinjen. Da vil rapporten komme opp i et nytt vindu, som kan lukkes igjen etterpå. Gå inn i spørringsutforskeren og se hva som har skjedd med spørring «Diagram1». Spørringen har blitt laget automatisk gjennom at vi har trukket elementer inn i sideutforskeren. Vi vil nå gjenbruke elementene i «diagram1» spørringen inn i krysstabellen i sideutforskeren (som forholder seg til samme spørring). Da ser vi et nytt ikon mellom «kilde» og «verktøykassen» til venstre på skjermen (på sideutforskeren). Dette er «dataelement» fra en eller flere spørringer. Trekk inn elementer fra «diagram1» spørringen inn i krysstabellen. Kjør rapporten.
Slå på drill på rapportene (verktøylinja, data og drillalternativer). Kjør rapporten, hva skjer når vi driller opp eller ned i krysstabellen eller diagrammet? Poeng: Når to elementer forholder seg til samme spørring er de avhengige av hverandre. Manuell måte: Vi vil nå lage noen regnestykker for bruk i spørringen «visualisering1». Vi går inn i spørringen (via spørringsutforskeren). Trekker inn to vilkårlige måltall inn i spørringen (eks. regnskapsført og budsjettert beløp). Går til verktøykassen i spørringsutforskeren. Vi trekker inn et «dataelement» inn i spørringen og det kommer opp en veiviser som skal hjelpe oss med å definere dataelementet. Her er mulighetsrommet enormt! Vi nå starte enkelt. På flipp nr. 2 i veiviseren er elementene i spørringen. Vi trekker inn måltall1, skriver / (deling) og trekker inn måltall2. med pluss og Vi trykker på spørringen. Skriver vi mer avansert kode kan vi trykke på grønn knapp med hvit pil for å sjekke koden. Det store mulighetsrommet ligger i bruk av funksjonsbiblioteket (men vi kommer langt minus). «OK» og vi har laget et tredje element i
Det er dette elementet vi ønsker å ha inn i visualiseringen på «sideutforskeren». Merk: En trenger IKKE å benytte alle element en har i en spørring, men desto flere element en har desto mer beregninger skjer når rapporten kjøres (ytelse!). MEN, det er viktig at alle element som er i en beregning må være med i spørringen. Vi gir vårt nye «Dataelement1» et nytt navn, eks. «indikator». (Trykker på elementet i spørringsutforskeren, går til egenskapene og endrer navn). Da har vi laget et nytt måltall vi vil bruke i visualiseringen. Vi går til «sideutforsker» og igjen til den flippen mellom «kilde» og «verktøykasse» (tilgjengelige dataelementer). VIKTIG: I elementet som forholder seg til «visualisering1» kan vi kun benytte dataelementer som tilhører den spørringen. Trekker inn «indikator» og kjører rapporten. Klarte vi alt dette er vi rimelig godt kjent i arbeidsområdet. Det å bytte mellom sideutforsker og spørringsutforsker er en vanesak, vanskelig i starten med enkelt om en stund. Alt det overnevnte kunne også ha vært gjort i Workspace Advanced, så på tide å gå videre. LAGRE RAPPORTEN!
3. FILTERKNAPPER Av og til er det nyttig med dynamiske filter versus statiske filter. Eks.: Velge fakultet eller institutt Eks.: Velge år eller måned Eks.: Velge ramme, kontogruppe, stillingsgruppe, studieprogram etc. Dynamiske filter vil filtrere diagram, spørringer eller visualiseringer. Verktøykassen har mange typer filterknapper, som opprettes på tilsvarende måte. I standardiserte rapporter i Cognos benyttes stort sett bare «verdiforespørsel» (velge en verdi fra en liste). En filterknapp er et eget element, forholder seg til et eget arbeidsområde (i sideutforsker) og har en egen spørring (spørringsutforsker) I tillegg må en definere strukturen som filterknappen gjennom en parameter (hvor den skal treffe i kuben), elementene i spørringen og ikke minst egenskapene til selve filteret. En kan for eksempel velge «automatisk» oppdatering når en gjør et valg i filteret eller lage en «forespørselsknapp» som må trykkes før rapporten oppdaterer seg. Case 1: Report Studio rapport del 2 Fortsett på rapporten fra del 1. Trekk inn «verdiforespørsel» i sideutforskeren. PUNKT A) Opprett en parameter. Skal en ha mange parametere er det greit å gi gode navn først som sist. Eks. «P_år» (signaliserer at det er en parameter som inneholder strukturen år). Trykk «neste».
PUNKT B) Velg det hierarkiet/strukturen som parameteren skal kobles til. En må velge et hierarki, fra «metadatatreet». ønsker. PUNKT ikke hvor en det litt Velger en toppen av hierarkiet «prosjekt» vil en for eksempel få en filterknapp som gir en absolutt alt i det treet, prosjektgrupperinger og ALLE prosjekt. En KAN tilpasse å velge fra elementene i en «trestruktur» senere om en C) velg om filteret skal være valgfritt (anbefales!) (om kommer det en «prompt» opp før rapporten kjøres må velge). Glemmer en å hake av for «valgfritt» blir ekstra korrigeringer etterpå. PUNKT skal virke mot. D) Velg hvilke spørringer en ønsker at filterknappen (Har en bare en spørring vil en ikke få opp dette valget, da den ene blir valgt automatisk). Vi velger her begge spørringene. Det som skjer er at det blir generert en «filterkode» automatisk som legges til i begge spørringene. PUNKT E) Opprett en spørring som tilhører filterknappen. God navngiving forenkler jobben senere. Eks. «S_år». Her kan en også velge «visningsverdi», men bedre å gjøre dette etterpå. Overlappende kilde er nyttig, eks. at når en velger fakultet så får en opp tilhørende institutt (mer avansert funksjonalitet som ikke dekkes her). Trykk Fullfør. Da har vi laget en filterboks. Dersom rapporten kjøres nå ser vi at vi kan velge «alle år» (der hele hierarkiet ÅR ligger i spørringen). Vi har ikke spesifisert hvilke år vi vil velge mellom i spørringen. Velger vi et år skjer det ingenting (vi har ikke satt egenskaper på filterboksen)
PUNKT F) Definer hvilke valg vi ønsker å ha i filterboksen. Vi går til spørringsutforskeren og inn i spørringen «S_år». Vi sletter elementet/settet «År» som er hele hierarkiet med alle element (valgt når vi laget parameteren). Vi drar inn de elementene vi ønsker å velge mellom, eks. 2012, 2013 og 2014». For at vi skal kunne velge mellom disse må vi lage et sett av disse elementene. Dette er det mest avanserte, som vi må gjøre noen ganger for å huske det. Vi trekker inn et nytt dataelement i spørringen, og vi får opp veiviseren. Vi skriver «set(», velger fane nr. 2 (mine dataelement), markerer alle elementene og trekker inn etter parentesen og skriver parentes slutt. set([2012];[2013];[2014]) Da har vi laget et sett som vi vil velge mellom i filterknappen, og vi er ferdige med spørringen. PUNKT G) Siste punkt er å sette egenskaper på filterboksen. Tilbake til sideutforsker, trykk på selve filterboksen og se på egenskapene på venstre side. Det er mange egenskaper, men start enkelt: Visningsverdi = de elementene vi ønsker å velge mellom. Her setter vi det elementet vi laget i punkt F. Obligatorisk = nei er enklest, da må en velge om en vil filtrere eller ikke. Automatisk sending = JA betyr at rapporten oppdaterer seg når en gjør et valg. Automatisk sending = NEI betyr at en må sette inn en «forespørselsknapp» en må trykke på for å oppdatere rapporten. Kjør rapporten. Dessverre har NTNU gjort en feil, sånn at vi får en feilmelding ved bruk av visualiseringer 50% av tilfellene. Dette skulle ha vært rettet, men blir antagelig rettet i løpet av dagen i dag. Kjør rapporten igjen. Lagre om bra resultat.
CASE 2: Lag en ny filterknapp i rapporten fra case1. Punkt A/B: Parameter : Organisasjon toppen av hierarkiet. Punkt C: Valgfritt : Ja Punkt D: Filtrere både «diagram1» og «visualisering1». Punkt E: Opprett spørringen «S_enhet». Fullfør veiviser. Punkt F: Gå til spørringen S_enhet, slett organisasjonstreet og legg inn de en vil ha opp i filterboksen. Lag et sett på disse. Set(enhet1; enhet2; enhet3 etc.) Punkt G: Sett egenskaper, valgfri, automatisk sending og visningsverdi = settet fra punkt F. Kjør rapporten. Det var 2 ganger. Tilsvarende prosedyre bør gjøres 5-6 ganger. CASE 3: Åpne en rapport laget i Workspace Advanced eller fra noen andre. Se på spørringer og filterknapper. Tilpass disse ut fra egne behov.