Saksnr: 201511661-25 Saksbehandler: KAKL Delarkiv: ESARK-07 Rapport fra Prosessgruppe 1 Vurdering av mulig ny oppgavefordeling og etatsstruktur i Byrådsavdeling for byutvikling klima og miljø 1. juni 2015 I Bakgrunn og formål Rapporten er vurdering av mulig ny oppgavefordeling og etatsstruktur for tre av seks etater i Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø; Etat for byggesak og private planer, Etat for plan og geodata, og Byantikvaren. Etter Bystyrets behandling av budsjett for 2016 ble det gjort følgende vedtak; «Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø har i dag seks ulike resultatenheter på etatsnivå. Disse har igjen ansvarsområder og oppgaver som grenser tett opp til hverandre, og beslutninger som tas i en av resultatenhetene har påvirkning på flere av de andre. Det skal derfor settes i gang et prosjekt i 2015 som har som formål å organisere de sentrale byutviklingsetatene i en «Bymiljøetat». Dette vil gi et enda større fagmiljø innenfor byutvikling, samt samle de relevante beslutningstakerne i en og samme etat. Bystyret ber byrådet behandle en sak i løpet av 2015 der de tar stilling til hvilke resultatenheter som det er hensiktsmessig at skal inngå i en «Bymiljøetat».» Samtidig med utredning av en «Bymiljøetat», ønsket kommunaldirektør en gjennomgang av hele etatsstrukturen i Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø, for å finne gode og helhetlige løsninger, også for de etater som ikke naturlig vil inngå i en «Bymiljøetat». II Mål og mandat Målene er å skape en oppgavefordeling og etatsstruktur som: Gir økt gjennomføringskraft, bedre brukerkommunikasjon, bedre brukertilpasning og større og mer robuste fagetater Fjerner uklare ansvarslinjer, uønsket dobbeltarbeid, og unødig ressursbruk til administrasjon
Sikrer ivaretakelse, utvikling og styrking av etablerte fagmiljø og medarbeidernes kompetanse og spisskompetanse Prosessgruppe 1 sitt mandat har vært å vurdere mulig ny oppgavefordeling og etatsstruktur for å oppnå målet innenfor følgende tre etaters arbeids- og ansvarsområder: Etat for byggesak og private planer Etat for plan og geodata Byantikvaren
III Organisering av arbeidet Kommunaldirektøren i Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø opprettet to prosessgrupper, som fra 7.april 2015 til 1. juni 2015 har arbeidet med å vurdere mulig ny oppgavefordeling og etatsstruktur. Prosessgruppe 1 har vært representativt sammensatt av 14 medlemmer deriblant etatsledere, seksjonsledere, fagpersoner, tillitsmannsapparat og vernetjeneste, se vedlegg 1 for gruppesammensetning. Det har vært gjennomført 8 arbeidsmøter á 2 4 timer. Det har vært fulltallig fremmøte med unntak av vernetjenesten. Frist for levering av rapport var satt til 1.mai 2015. Gruppen slo tidlig fast at tidsfristen var for kort. Ny frist ble satt til 1. juni. Gruppen erfarte likevel at fristen ble for kort til å gå i dybden på mandatet og analysene, slik gruppen kunne ønske det. I løpet av prosessen har det vært gjennomført møter lokalt i etatene hvor mandatet har vært tema. Det er også gitt mulighet til alle ansatte og arbeidstakerorganisasjonene i byrådsavdelingen til å komme med innspill i prosessen. Flere har benyttet seg av dette, og innspill følger som vedlegg. Arbeidet er avgrenset av de gitte mål og mandatet. Prosessgruppen har gjennom prosessen drøftet og gitt innspill på forhold som kan gi god måloppnåelse, men som ligger utenfor mandatet, eksempelvis samarbeidsrutiner, endring i fullmakter og økonomiske rammer, forbedring i arbeidsprosesser, samt samlokalisering av fagetater. Del IV viser risikoanalysen gjort i oppstarten av prosjektet for å avdekke risiko som hadde potensiale til å slå ut i løpet av prosessperioden og som kunne påvirke ansatte, organisasjonen og HMS. Del V viser ulike forslag til nye etatstrukturer. De er behandlet på et overordnet nivå. Underliggende organisasjonsstruktur og detaljert oppgavefordeling er ikke behandlet. I del VI forsøker prosessgruppen å svare på mandatet ved å gi en anbefaling
IV Innledende risikoanalyse av prosessen Hensikten med risikoanalysen er å gjøre det mulig å møte negativ risiko med egnede tiltak fra ledelse, tillitsmannsapparat og vernetjeneste. Positiv risiko ble vurdert for å belyse oppsider av å igangsette prosesser i organisasjonen. Følgende risiko ble identifisert for denne prosessen: Negativ risiko Positiv risiko Prosessen kan virke positivt på Frustrasjon forbedring av oppgaver og arbeidsprosesser Tap av tillit Refleksjon og evnen til å løfte blikket Ansatte får fokus på prosessen istedenfor Synliggjøring av sterke fagmiljø arbeidet som skal gjøres Prosessen blir en tidstyv Engasjement Fare for svikt i leveransen av tjenester Medvirking Fare for sykemeldinger Gode forslag til forbedring Det ble presisert at passende tiltak måtte iverksettes dersom risiko slår ut, og at ansvaret for dette ligger til etatsleder, leder, fagpersoner, tillitsvalgte og vernetjeneste. Det er meldt tilbake at negativ risiko til dels er slått ut i prosessen, men ikke i den grad og omfang som har krevd mitigerende tiltak. Dette skyldes i stor grad den korte tiden som er satt av til prosessen. V Vurdering av nye etatsstrukturer på overordnet nivå Gruppen har vurdert dagens etatsstruktur og tre alternative måter å organisere etatene på i forhold de ulike etatsstrukturalterativenes styrker og svakheter som redegjort for under: Alternativ 0: Dagens etatsstruktur Styrker Svakheter Kommunaldirektør Utvikling av spisskompetanse og solide fagmiljø Manglende samlokalisering X2 Rendyrket i forhold til selvkost Tverrfaglighet er for tilfeldig Etat for byggesak og private planer Etat for plan og geodata Byantikvaren og myndighetsutøvelse X2 Gode rammebetingelser for Problemer med omdømme langsiktighet og helhet Klare ansvarsforhold og beslutningslinjer
Prosessgruppen har vurdert styrker og svakheter ved dagens struktur. Som styrker ved dagens etatsstruktur, alternativ 0, pekes det på at denne modellen gir gode forhold for utvikling av spisskompetanse og solide fagmiljø, det er positivt at den er rendyrket i forhold til selvkost og myndighetsutøvelse, den gir gode rammebetingelser for langsiktighet og helhet, og gir klare ansvarsforhold og beslutningslinjer. Svakheter ved dagens struktur er mangler samlokalisering, tverrfaglighet blir for tilfeldig, det er problemer med omdømmet og en mangler en presseansvarlig til å håndtere spørsmål og kritikk fra pressen. Alternativ 1: Byggesak og private planer og plan og geodata slås sammen til en etat, mens Byantikvaren består som egen etat Kommunaldirektør Styrker Faglig gjennomslagskraft x2 Bedre samhandling Byantikvaren får en tydelig rolle som rådgiver x2 Bedre brukerkommunikasjon Svakheter Miks av selvkost og bykasse Gjennomføring er en utfordring i forhold til ressurser og økonomi Større avstand til ledelsen Byggesak og private planer Plan og geodata I alternativ 1, er styrken at modellen kan gi god faglig gjennomslagskraft, potensiale for bedre samhandling, Byantikvaren får en tydelig rolle som rådgiver, og det antas at modellen gir bedre brukerkommunikasjon. Svakheter ved denne modellen kan være miksen av selvkost og bykassemidler, samt at gjennomføring kan bli en utfordring i forhold til ressurser og økonomi, større avstand til ledelsen, og forventninger om økt produktivitet kan gi økte kostnader. Alternativ 2: Tre etater, hvor forskjellen fra i dag er at private planer legges under Plan og geodata i en etat, Byggesak og oppmåling utgjør en etat, og Byantikvaren utgjør en etat Etat for byggesak med oppmåling Byantikvar Kommunaldirektør Etat for plan og geodata og private planer Byantikvar Styrker Sterke fagmiljø Bedre fremdrift Bedre planvilkår Juridisk kompetanse på hele planfeltet Samlet planmiljø Byantikvar beholdes Svakheter Tap av samhandling mellom byggesak og private planer X2 Risiko for nedprioritering av offentlige planer både i forhold til strategi og helhet Konflikt mellom selvkostmidler og offentlige planmidler
Ved alternativ 2 er styrkene vurdert til å kunne være sterke fagmiljø, fremdrift, bedre planvilkår, juridisk kompetanse på hele planfeltet, et samlet planmiljø, og Byantikvaren beholdes som egen etat. Mulige svakheter kan være tap av samhandling mellom byggesak og private planer, risiko for nedprioritering av offentlige planer både i forhold til strategi og helhet, og at det kan oppstå konflikt mellom selvkostmidler og offentlige midler. Alternativ 3: Styrker og svakheter ved en stor «Byutviklingsetat», hvor de tre etatene er samlet i en etat Kommunaldirektør Byutviklingsetat Styrker I større grad leverer et felles produkt Større faglig gjennomslagskraft Bedre muligheter for faglig samhandling Svakheter Mindre økonomiske og fysiske ressurser Byantikvarens rolle og funksjon svekkes Organisering fordrer nye fullmakter-noe som gir politisk utfordring Får en miks av selvkost og bykasse midler Ekstra ledernivå Samlokalisering er en forutsetning Styrker ved en stor «Byutviklingsetat» er mulighet for i større grad å levere ett felles produkt, en vil få større faglig gjennomslagskraft, og bedre muligheter for faglig samhandling. Svakheter er antatt å være mindre økonomiske og fysiske ressurser, Byantikvarens rolle og funksjon svekkes, organiseringen vil fordre nye fullmakter som blir en politisk utfordring, miksen som oppstår mellom selvkost og bykassemidler, et ekstra ledernivå, og modellen krever samlokalisering. VI Anbefaling I henhold til mandatet er gruppen bedt om å vurdere mulig ny oppgavefordeling og etatsstruktur. Ordlyden avgrenser mot å vurdere andre organisatoriske virkemidler, slik som gjennomgang av arbeidsprosesser, ledelse og kommunikasjon, bedre samhandling, flere tverrfaglige møteplasser og tilføring av mer ressurser, for å nå de oppsatte mål. Prosessgruppen mener at andre organisatoriske virkemidler enn oppgavefordeling og etatsstruktur er avgjørende for å nå målsetningene, og at de strukturelle grep som mandatet innbyr til ikke i seg selv vil kunne være tilstrekkelige til å realisere målene som er satt for prosessen.
Prosessgruppen har vurdert måloppnåelsen ved de foreslåtte alternativene. Alternativ 2 og alternativ 3 gir svak måloppnåelse og prosessgruppen anbefaler at disse alternativene utelukkes. Det er enighet om at Byantikvaren opprettholdes som egen etat. Dette gir Byantikvaren en tydelig rolle som selvstendig og rådgivende organ, og som tydeliggjør Bergen kommune sin ivaretakelse av historisk egenart og verdensarv. I forhold til alternativ 0 der dagens etatsstruktur videreføres, peker prosessgruppen på styrker som solide fagmiljø og at der er rendyrket forhold mellom selvkost og bykassemidler. Alternativ 1 ser ut til å kunne gi visse fordeler for måloppnåelse i forhold til gjennomføringskraft, brukerkommunikasjon og robuste fagetater. Modellen kan gi klare ansvarslinjer, gode fagmiljø med kompetanse og spisskompetanse, og redusere ressursbruk til administrasjon. Endelig valg av etatsstruktur avhenger av en grundigere gjennomgang av behov for endringer knyttet til arbeidsprosess, fullmakter, økonomi, logistikk og lokalisering. Prosessgruppen anbefaler derfor at en ser videre på alternativ 0 og alternativ 1.
Oversikt over vedlegg til rapporten: Nr. 1. Gruppens sammensetning Nr. 2. Fra Vernetjenesten Nr. 3. Fra Samfunnsviterne Nr. 4. Fra Forskerforbundet ved Byantikvaren Nr. 5. Fra AFAG Nr.6. Fra NITO Nr.7. Fra jurister ved Etat for byggesak og private planer.