Utredning evt. kommunesammenslutning Ørland og Bjugn kommuner. Referat/protokoll fra styringsgruppe 1. Møtetid: Sted: Tilstede: Onsdag 24.oktober 2012, kl.1600-1835. Hovde Gård. Arnfinn Astad, Hallgeir Grøntvedt, Hans Eide, Knut Ring, Tore Melhuus, Torhild Aarbergsbotten, Tor Langvold, Snorre Glørstad, Alf Petter Tenfjord, Odd Inge Mjøen. Dessuten møtte Arent M.Henriksen( som invitert rådgiver) og Tore Kiste(sekretær). 1. Innkallingen til møtet foregikk pr. e-post. Ingen merknader til innkallingen. 2. Rammer for kommunestyrenes bestilling slik styringsgruppen oppfatter sitt oppdrag. - Gjennom utredningsarbeidet skal det gis svar på spørsmålet om hvorfor kommunene evt. skal slå seg sammen. Fordeler og ulemper. - Arbeidet må foregå i en åpen dialog og konsensuspreget form for å skape legitimitet rundt arbeidet i styringsgruppa og gjennom prosessens ulike faser. - Det må settes fokus på kommunikasjon og informasjon fra første stund. - Utredningsarbeidet skal tilrettelegge for en demokratisk beslutningsprosess hvor det legges vekt på folkelig deltakelse og meningsbryting. Det vil si at politikerne og innbyggerne bør ha mulighet til å påvirke innholdet i utredningen. Det skal legges vekt på at utredningene skal frembringe faktagrunnlag, som bidrar til «riktige» svar. - Det må legges til rette for evt. kurskorrigeringer og tilleggsutredninger underveis. - Samspillet med kampflybaseprosjektet viktig, og det bør gjensidig utnyttes både prosjekterings- og kommunikasjonsressurser. Parallelle prosesser innenfor og utenfor «gjerdet». De samfunnsmessige og forvaltningsmessige utfordringene og oppgavene påvirkes av de beslutninger som tas og de tiltak som iverksettes innenfor gjerdet. Samfunnet utenfor gjerdet må raskest mulig være «operativt» i forhold til de store utfordringene som utbyggingen og driften av flybasen innebærer
for både kommunene og regionen. Det jobbes for øvrig med en samarbeidsavtale med Forsvaret. 3. Utredningsarbeidets omfang og fremdrift. Styringsgruppa drøftet opplegget som ble fulgt i arbeidet med sammenslåing av Mosvik og Inderøy kommuner. Det var enighet om at både konkurransegrunnlaget og de fleste problemstillinger som ble reist i utredningen også ville passe som grunnlag for vårt arbeid. Imidlertid ble det for Mosvik/Inderøys vedkommende fulgt en helt annerledes prosess, enn det som vil være aktuelt for Ørland og Bjugn kommuner. Utredningen for Mosvik/Inderøy ble ført i pennen av Telemarksforskning. Ved vurdering av anbyderne er det viktig å utfordre dem på hvordan de oppfatter og hvordan de vil gripe an oppdraget sitt. Av innspill som styringsgruppa mente var viktig nevnes; - Det må utredes hvordan kan sammenslåingen kan bidra til økt konkurransekraft i kommunene og regionen. Utredningen må ha et individperspektiv, samtidig som den må være mulighetsorientert i forhold til samfunnsutviklingen. Dette vil kreve også en grundig beskrivelse av dagens situasjon. Her finnes mye materiale allerede, bla i kommunenes kommuneplaner. - Økonomispørsmålet vil være svært viktig. Hvilke grep må foretas for at en evt sammenslåing skal «lønne» seg; bidra til bedre tjenester, mindre sårbarhet, mer effektiv offentlig forvaltning, styrket offentlig kapasitet og kompetanse osv? - Svært stor oppmerksomhet på involvering både fra befolkningen, næringslivet, de ansatte og ungdommen i prosessen, som anses minst like viktig som produktet. - Utredningen må gis en form, som gjør den tilgjengelig for folk flest. Dokumentet bør «vaskes» med hensyn til god språkdrakt. - I utredningen bør det også, som en del av konkurransegrunnlaget, utvikles verktøy for innbyggerdialogen. Anbudsforespørsel sendes til 2-3 utvalgte miljøer.
Rådmennene gis fullmakt til å utarbeide et anbudsforslag, som behandles i neste møte i styringsgruppa. Forespørselen bør inkludere scenariebilder med og uten sammenslåing, og ellers ta utgangspunkt i Mosvik/Inderøyutredningen mht tematisk innretning. Med hensyn til tidsramme for utredningen mente styringsgruppa følgende: Prosessen bør ta utgangspunkt at det skal foreligge avklaring i forbindelse med kommunevalget høsten 2015. Det vil innebære at folkeavstemningen må avvikles i 2014. Imidlertid mener gruppa at gjennomføringen må skje på en involverende og grundig måte både for befolkningen, for de administrative strukturene og de formelle beslutningstakerne, herunder de politiske partiene. Styringsgruppa mener at det bør utarbeides en forpliktende tempoplan umiddelbart, og ber Odd Inge Mjøen, Alf Petter Tenfjord og Arent M. Henriksen, om å utarbeide en tempoplan for perioden frem mot 2016. Skisse fremlegges i neste møte i styringsgruppa. 4. Kommunikasjon og informasjon. Styringsgruppas medlemmer må selvfølgelig ha anledning til å delta i den alminnelige debatt, som utredningsarbeidet forhåpentligvis vil føre til, samt bidra til åpenhet. Imidlertid bør lederen av styringsgruppa ha det løpende ansvaret for formidling av det faglige innholdet i utredningsarbeidet, spesielt i forhold til pressen, Ordførerne må sørge for informasjonsflyten til kommunestyrene. Det bør utvikles et system for informasjonshåndtering, herunder synliggjøring av ulike verktøy for kommunikasjon, tilpasset ulike målgrupper. Kommunenes hjemmesider bør være en arena for kommunikasjon og debatt. Det er viktig å legge ut relevant informasjon på nettet raskt. Profesjonell informasjonsbistand bør vurderes, bla i et samarbeid med Forsvarsbygg. Det utarbeides en kommunikasjonsstrategi snarest. Rådmennene og Arent M. Henriksen gis ansvar for å utarbeide strategien. Jørn Arve Flått i Sør-
Trøndelag fylkeskommune bistår i arbeidet. Strategien suppleres underveis. 5. Søknad om støtte fra Kommunal- og regionaldepartementet. KRD er orientert om prosessen og har gitt signaler om støtte til arbeidet. Det utarbeides en samlet søknad til KRD, med kopi til Forsvarsdepartementet. Søknaden bør inneholde følgende: -Kommunestyrenes vedtak. -Beskrivelse av hva det søkes om støtte til. -Omsøkt støttebeløp, herunder angivelse av egeninnsats. -Tempoplan. -Opplegg for innbyggerdialog. Snorre Glørstad la frem en grov skisse til søknad i møtet. Det jobbes videre med utgangspunkt i denne. 6. Om styringsgruppa. Styringsgruppa ledes av Odd Inge Mjøen. Styringsgruppa må påregne hyppige møter, særlig etter jul. Arbeidet er en felles deltakende prosess, som innebærer møteplikt. Møteplan utarbeides. Referatene fra styringsgruppa er åpne. Sekretæren sender referatene til styringsgruppas medlemmer, som formidler dem videre i egen organisasjon. 7. Neste møte: Neste møte blir 19.november 2012, kl.0930-1130 i Fylkeshuset, Trondheim. Aktuelle saksdokumenter (herunder anbudsforespørselen) sendes ut i god tid. 24.10.12. Tore Kiste/referent/protokollfører.