Referat fra sameiet Yüksek Sitesi I sitt extra årsmøte 8. oktober 2014 Innkallingen: På årsmøtet 14. april ble det dessverre gjort en avstemningsfeil som fikk betydning for å kunne godkjenne referatet. Dette vil nå bli rettet opp ved at det i samsvar med 6 i vedtektene, blir innkalt til ekstraordinært årsmøte. Møtet blir avholdt på Yuksek Sitesi I i Rotunden (baren)! Hjemmel for ekstraordinært årsmøte finner vi i sameiets vedtekter 6: 6 Ekstraordinært årsmøte avholdes når styret finner det nødvendig eller når minst 1/3 del av sameierne skriftlig krever det. Styret innkaller skriftlig per e-post til ekstraordinært årsmøte med minst 4 ukers varsel. På årsmøtet 14. april 2014 ble det gjort lovlige vedtak i sakene 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7,9 og 10. Det ble gjort utsettelsesvedtak i sakene 11 og 12 som da kommer opp igjen på årsmøtet. Styret viser her til utsendelse av innkalling til årsmøtet 14. april med saksdokumenter Sak 8 gjaldt valg av driftsoperatør. Her ble det ikke holdt formell avstemming idet man regnet med at Extra by Tyrkiahus hadde fått tilstrekkelig stemmer gjennom forhåndsstemmingen. Imidlertid var det en teoretisk sjanse for at en reell avstemming kunne komme til et annet resultat. Dessverre ble det ikke foretatt avstemming! Saken kommer derfor opp igjen på ekstraordinært årsmøte. Vi viser ellers til referat som ble sendt ut etter årsmøtet! For de som bruker forhåndstemming, ber vi om at de gjør dette i samsvar med vedtektene som alle skal ha! Se ellers stemmesedler som sendes ut samtidig med denne innkallingen! I Valg av referent: Bente Rolen E2-3 enstemmig valgt II Valg av to til tellekorps: Rune Osebakken og Leonar Melsett B1-2 Sak 1: Godkjenning av innkalling! Enstemmig godkjent
Sak 2: Frammøte! Disse leiligheten var til stede: A5, B1-2, B1-3, B1-6, B1-7, B1-8, B2-3, B2-7, C1-6, C1-8, C2-7, C2-8, D1-6, D1-7, D1-8, E1-4, E1-6, E2-3, E2-6, E2-8 Disse leilighetene var represntert ved fullmakt: A6, C2-5, D1-4, D2-4, E1-2 Fullmakter som ikke var forelagt styret inne fristen 6. oktober, ble forkastet! En av disse fullmaktene var ikke signert. Sak 3: Valg av møteleder! Styreleder Alf Pedersen enstemmig valgt. Sak 4: Årsberetning fra styret! Godkjent vedtak 14. april som lyder: Årsberetningen tas til etterretning! Sak 5: Årsregnskap! Godkjent vedtak 14. april som lyder: Regnskapet for 2013 tas til etterretning med de merknader revisor har. Årsmøtet fritar det sittende styret for videre ansvar for regnskapet. Sak 6: Budsjett for neste driftsår! Sak 7: Budsjettfremlegget vedtas slik det foreligger fra Tyrkiahus. Det vedtas en samlet innbetaling i 2014 til drift pr. eierseksjon på 2520 TL. Følende merknad ble vedtatt: Saken er avsluttet med lovlig vedtak på ordinært årsmøte 14. april. Utsendte dokumenter fra Extra by Tyrkiahus presentert 7. oktober om kvelden tas til etterretning og legges ved protokollen! Fastsettelse av årlig beløp til vedlikeholdsfondet!
Budsjettet som beskrevet i referatet her, godkjennes. I 2014 innbetaler hver eierseksjon 300 TL til fondet. Samlet vi dette utgjøre 21600 TL (Budsjettet det vises til: Reparasjon av minigolf.. 2000 TL Innkjøp av 30 stk. solsenger utan madrass. 9000 TL Uforutsette utgifter. 5000 TL) Sak 8: Andre saker som har vært nevnt i innkallingen: 1. Driftsoperatør. Denne saken kommer opp igjen i sin helhet på ekstraordinært årsmøtet! S24H Tyrkiafryd fikk 21 stemmer, Extra by Tyrkiahus fikk 18 stemmer. Her ble godkjente fullmakter tatt med i stemmetallet! S24H Tyrkiafryd er dermed valgt til ny driftsoperatør Sak 9: 2. Brannstige: «Nytt styre får i oppdrag å utrede saken nærmere.» 3. Vaktmesterinstruks! Nytt styre får i oppdrag å gå gjennom instruksen med henblikk på forenkling og revisjon. Skifting av lyspærer skal inngå som en del av arbeidsoppgavene til vaktmester. Valg av styre (styreleder og styremedlemmer)! Ingen kandidater var villig til å sitte i styret. Valgkomiteen fikk derfor i oppdrag å finne villige styremedlemmer frem til ekstraordnært møte! Årsmøtet gir fullmakt til valgkomiteen. Valg av styreleder! Valgkomiteen har følgende kandidat som styreleder: Bjart Kvaleid
På møtet ble motkandidat Synnøve Syltevik foreslått! Bjart Kvaleid trekte seg slik at det bare ble votert over Synnøve Syltevik! Synnøve Syltevik ble valgt med 16 stemmer mot 7 innleverte blanke stemmer. Valg av styremedlemmer: Valgkomiteen har følgende kandidater til styremedlemmer: Hege Osebakken, Einar Hjørnevik, Arne Veland Disse trekte seg før avstemming! På møtet ble da Per Rolen og Alf Pedersen foreslått vagt inn i styret! Disse sa seg villige til å stå som styremedlemmer. Det ble votert over begge navnene samtidig. Per Rolen og Alf Pedersen ble valgt med 16 stemmer mot 8 innleverte blanke stemmer. Sak 10: Valg av revisor og valgkomite (2 medlemmer)! Godkjent vedtak fra 14. april på valgkomite som lyder: Sven Sønnervig og Kari Lise Svaleng ble valgt inn i valgkomiteen. Valg av revisor. Valgkomiteen har følgende kandidat til revisor: Jorunn Grahl Jorunn Grahl valgt med 20 stemmer mot 4 innleverte blanke stemmer. Extra årsmøte gjorde følgende tillegg: Styret får fullmakt til å finne en annen revisor eller få regnskapet revidert av revisjonsfirma om nødvendig! Sak 11: Godgjørelse til styret
Utesettes til ekstraordinært årsmøte. Til orientering har styreleder 15.000 n.kr og hvert styremedlem 3000 n.kr. «Fra Finn Lie Yüksek I B2-8 er det kommet forslag om følgende endring av godtgjørsel til styret: Styreleder Styremedlem 25.000,- N.kr pr år 10.000, N. kr pr. År» Dette vil bety en øket utgift pr eierseksjon pr år på avrundet 140 TL fordelt på 72 leiligheter. Da må innbetaling til drift av anlegget økes fra 2520 TL ( jf sak 6: Budsjett for neste år) til 2660 TL. Inerimsstyret har følgende merknad til forslaget: Hvis driftsoperatør utfører driften og rapporterer til styret slik de har lovet i sitt hefte «Drift av anlegg 2014. Yüksek I», eller det blir andre driftere, er det ikke behov for å øke godtgjørelsen til styret. Dessuten betaler vi svært mye for driften i forhold til det vi er tilbudt og det andre anlegg betaler! Se for øvrig vedlagte skriv fra Aage Skog om driftskostnader! Forslag til vedtak: Godtgjørelse til styret blir som før 15 000 N.kr pr år for styreleder og 3 000 N.kr for hvert styremedlem! Forslaget til interimsstyret ble enstemmig vedtatt!. Sak 12: Godtgjørelse til revisor. Interimsstyret gjør forslag om samme godtgjørelse til revisor som til styremedlemmer! Det har hittil vært en uriasjobb å utføre denne kontrollen! Forslag til vedtak: Revisor skal til enhver tid har samme godgjørelse som det hvert styremedlem får! Forslaget til interimsstyret ble enstemmig vedtatt! Yüksek Sitesi I 8.oktober 2014 Bente Rolen Referent Alf Pedersen styre- og møteleder