System for virksomhetsstyring Stortingets administrasjon Del 1 Vedlegg 6 DEMOSCRIPT Anskaffelsesnr 2014/1387 1
System for virksomhetsstyring Stortingets administrasjon Del 1 Vedlegg 6 Innholdsfortegnelse 1 Introduksjon... 3 1.1 Formål og instruks... 3 1.2 Generelt... 3 1.3 Roller... 4 1.4 Begrep... 5 1.5 Forarbeid... 5 2 Demonstrasjon... 6 2.1 Planleggingsprosessen for 2015... 6 2.2 Virksomhetsstyring gjennom året (2015)... 7 2.3 Rapporteringsprosessen (2015)... 8 2
1 Introduksjon 1.1 Formål og instruks Formålet med demonstrasjonen er å vise hvordan den tilbudte løsningen oppfyller de viktigste behovene og kravene til de ulike rollene i virksomhetsstyringen i Stortingets Administrasjon. Oppgavene er beskrevet i påfølgende kapittel. Dersom det ikke er mulig å følge instruksen nøyaktig, så gjør det så likt som mulig slik at hensikten med oppgaven blir oppfylt. Gå til neste steg hvis det ikke er mulig å utføre steget. Hvis noe må/bør gjøres i annen rekkefølge enn det som står beskrevet, så gjør det i den mest hensiktsmessige rekkefølgen og informer om dette. Caset er utformet så virkelighetsnært som mulig slik at de fremtidige administratorer og brukere kan få best mulig innsikt i hvordan verktøyet skal brukes i praksis, samt hvordan dette vil hjelpe dem i deres hverdag. NB! Det er satt av 1,5 time per leverandør, hvor "live" demo i tråd med oppgavene antas å ta ca 80 min. Resterende tid brukes til kort introduksjon (maks 10 min). Leverandøren skal, i introduksjonen til demonstrasjonen, vise hvilke applikasjoner som ble benyttet til å løse oppgaven og om det var spesielle utfordringer med å forberede demonstrasjonen. I gjennomgang av oppgavene så introduseres de ulike grensesnitt/verktøy som benyttes. 1.2 Generelt Formålet med demonstrasjonscaset er å vise hvordan det tilbudte styringssystemet støtter planleggings-, styrings- og rapporteringsprosessene i Stortingets Administrasjon. I caset beskrives et tenkt eksempel på bruk av verktøyet i Stortingets administrasjon, med bruk av ulike brukerroller og brukssituasjoner. Under er et organisasjonskart som benyttes i caset: 3
Caset benyttes for å skape ytterligere forståelse for besvarelsen i tilbudet, og evaluering av tilbudet vil oppdateres etter gjennomført demonstrasjon. Caset skal gjennomføres som en "live" demo, dvs. med faktisk bruk av de tilbudte programvarekomponentene. 1.3 Roller Roller som benyttes for å demonstrere målstyringen er: Rolle Leder Controller med dataregistreringsansvar Superbruker med ansvar for modellering av Bruker Karolius Avdelingsdirektør Drifts- og serviceavdelingen Katinka Leder seksjon for eiendomsdrift Sakarias Controller/koordinator Drifts- og serviceavdelingen Frida seniorrådgiver seksjon for økonomi og 4
styringssider/styringskort styring, forvaltningsavdelingen 1.4 Begrep Følgende begreper blir brukt i casene Hovedmål hentet fra Stortingets strategi (se vedlegg 2) o Delmål hentet fra Stortingets strategi (se vedlegg 2) Resultatmål avdelingene identifiserer årlige/flerårige Oppgave/prosjekt/tiltak avdelingene identifiserer årlige/flerårige. I hierarkiet plassert under resultatmål, men skal kunne knyttes til alle ledd i hierarkiet. Resultatindikator - avdelingene identifiserer årlige/flerårige Risiko Avdelingene vurderer årlige overordnet risiko på hovedmål/delmål-nivå o Risikoreduserende tiltak identifisert på bakgrunn av prosessanalyser eller risikogjennomganger. Overføres inn i planstrukturen på linje med oppgave/prosjekt/tiltak over. 1.5 Forarbeid Forarbeid som minimum kreves for å gjennomføre demonstrasjonsoppgavene er: Sett opp brukerroller som beskrevet i tabellen i 1.3. Legge inn begrepene fra 1.4 og informasjonselementer fra virksomhetsplanen, vist i Vedlegg 1. Legge inn eksempler på: Flerårige/varige oppgaver fra 2014 (og tidligere) Løpende vedlikehold av stortingsbygningen Løpende vedlikehold av pendlerboliger Engangsoppgaver i 2014 som ikke skal videreføres i 2015 Gjennomføring av grunnlovsjubileet Etableringen av Stortingstorget Oppgaver i 2014 som ikke skal videreføres, men som får konsekvenser for plan og budsjett for 2015 og videre Innflytting i de nye kontorlokalene i Stortingsgaten 6 (ble gjennomført i 2014) Etableringen av Servicetorget (ble gjennomført i 2014) Engangsoppgaver i 2015, både felles oppgaver for alle avdelingene og særskilte oppgaver for drifts- og serviceavdelingen Implementering av ny HR-strategi (felles for alle avdelinger) Implementering av ny kommunikasjonsstrategi (felles for alle avdelinger) Byggeprosjekter i Prinsens gate 26 (kun for drifts- og serviceavdelingen) Oppgaver som operasjonaliserer Prop 1 S (2014-2015) 1 Som en forberedelse til 150-årsjubileet for stortingsbygningen i 2016 er det planlagt rehabilitering og vedlikehold i deler av stortingsbygningen og mindre oppgraderinger av interiøret. 1 Se http://www.statsbudsjettet.no/dokumenter/fin.pdf side 41. 5
Det ble i 2014 sett i gang et program for oppussing av pendlerboliger, og dette fortsetter i 2015. I tillegg vil aktiviteter i forbindelse med større oppgraderingsbehov av eksisterende pendlerleiligheter bli startet opp, eventuelt planlagt utskifting ved kjøp/salg. Sett opp styringsside for alle fire brukerrollene i 1.3. Styringssiden skal kunne vise aktuelle resultatmål/oppgaver, budsjettstatus, kommende milepæler, status på sykefravær og overtidsuttak og om mulig oversikt over rammeavtaler som går ut og som må vurderes fornyet. (Det er opp til leverandøren å vurdere om noen av styringssidene vil være like for noen av disse rollene.) Leverandør står fritt til å legge til fiktive mål, indikatorer, oppgaver, kommentarer osv utover den informasjon de har mottatt for å forbedre helhetsfølelsen i demonstrasjonen 2 Demonstrasjon 2.1 Planleggingsprosessen for 2015 I denne deloppgaven forutsetter vi at vi er i oktober 2014. Frida er ansvarlig for koordinering av planprosessen i Stortingets administrasjon. Hun er ansvarlig for å gjøre systemet klart for å starte planprosessen for neste år (2015) slik at koordinatorene kan drive prosessene i sine avdelinger. Flerårige/varige oppgaver og indikatorer skal videreføres, samt at tidligere identifiserte mål/oppgaver for 2015, basert på Prop 1 S og Stortingets strategi, skal iverksettes. Sakarias er ansvarlig for å drive planprosessen i Drifts- og Serviceavdelingen. Han skal gå igjennom dataene samt gjøre klar for en god planleggingsprosess i sin avdeling. (Dette er en forenklet versjon av prosessen tilpasset for å se systemets prosesstøtte. Det forutsettes at planåret 2015 ble opprettet gjennom arbeidet med Prop 1 S som foregikk våren 2014.) Steg 2.1.1 Frida skal gjøre året klar for videre planlegging i avdelingene. Det forutsettes her at for 2015 ligger det kun inne resultatet av arbeidet med Prop 1 S i tillegg til den faste målstrukturen fra strategien. Vis hvordan systemet ser ut med kun informasjonen fra Prop 1 S og hvordan det for øvrig ser ut når man skal starte å legge inn resultatmål, oppgaver og øvrig informasjon for 2015. Vis også hvordan hun kan gå inn for å kontrollere at ikke oppgaver som skulle ha vært videreført til 2015 utgår i 2014 og motsatt. 2.1.2 Flere av resultatmålene og oppgavene i virksomhetsplanen til Stortingets administrasjon er varige over år. Vis hvordan flerårige/varige oppgaver fra tidligere planår importeres og aktiveres for 2015. Det er også vedtatt 2 oppgaver som er skal inn i alle avdelingenes virksomhetsplaner for 2016, vis hvordan Frida kan gjøre dette. 2.1.3 Fristene i prosessen med å utarbeide virksomhetsplan for 2015 er vedtatt i et eget prosessnotat. Vis hvordan Frida kan legge fristene inn i systemet. 2.1.4 Sakarias skal nå sette i gang prosessen i egen avdeling. Vis hvordan han får beskjed om at planåret 2015 er klar til bruk og hvordan han kan velge å se alle resultatmål/oppgaver eller bare de delmål/oppgaver som er relevante for hans avdeling. Vis hvordan han kan sette frister internt i egen avdeling for å oppfylle de sentrale fristene og hvordan han evt. kan legge inn kommentarer til fristene. 2.1.5 Stortingets administrasjon har mange oppgaver som går på tvers av avdelinger. Vis hvordan dette kommer frem i systemet og hvordan andre avdelinger får beskjed om at drifts- og serviceavdelingen har identifisert resultatmål og oppgaver 6
Steg der de må bidra. 2.1.6 Med utgangspunkt i delmålet «Stortingets bygninger og boliger gir trygge og gode rammer for det parlamentariske arbeidet», vis hvordan Katinka kan legge inn tiltak både direkte på delmålet og hvordan hun kan legger inn de identifiserte resultatmål som tiltakene legges under. Vis innlegging av beskrivelse av oppgaven, identifisering av milepæler, ressursbehov (timesverk), budsjettbehov, ansvarlige og evt annen relevant informasjon. 2.1.7 I drift- og serviceavdelingen er det mange innkjøpsintensive oppgaver. Det er ønskelig at man ved beskrivelsen av hver oppgave må sjekke ut om oppgaven krever innkjøp og evt. kort beskrive innholdet i og omfanget av innkjøpet (budsjettramme, estimert tidsbruk og ønsket ferdigstillelse), både i drifts- og serviceavdelingen og den sentrale innkjøpsseksjonen. Vis hvordan dette kommer frem når Katinka skal begynne å legge inn oppgaver og hvordan innkjøpsseksjonen kan ta frem en oversikt over alle planlagte innkjøp det gjeldende år. 2.1.8 Katinka skal sette i gang et større prosjekt i 2015. Vis hvordan hun kan få opp en mal for planleggingen av dette som ivaretar: o Budsjett o Innkjøpsbehov o Ressurser i egen og andre avdelinger o Milepæler o Risikoområder o Indikatorer relevante for prosjektet. Vis gjerne hvordan dette kan gjøres på to måter: o Overordnet (som del av arbeidet med å utarbeide Prop 1 S) o Detaljert o Med utgangspunkt i en oppgave som allerede er overordnet planlagt i prosessen med Prop 1 S o Uten at det ligger noe i systemet fra før av. 2.1.9 I ledermøtet i drifts- og serviceavdelingen skal Karolius og seksjonslederne gå igjennom planen for hele avdelingen. Vis hvordan man kan vise avdelingens plan på ulike måter, f.eks. sortert etter delmål, mest arbeidskrevende oppgaver, milepæler eller seksjon. 2.1.10 Ledermøtet i avdelingen brukes også til å gjøre en overordnet risikovurdering av avdelingens mål for året. Vis hvordan risikovurderingen kan gjøres i ledermøtet, både kvalitativt ved å knytte kommentarer til delmål/resultatmål/oppgaver og ved lyssetting. 2.1.11 I avdelingens ledermøte blir man enige om å endre milepæler og ressursbehov for enkelte oppgaver. Vis hvordan endringene gjøres slik at det man kan se hvem som har gjort endringen og hvilken endring som er gjort. 2.1.12 Det er kun det som avdelingen anser som kritiske oppgaver som løftes for oppfølging og rapportering til direktøren. Vis hvordan man enkelt kan merke disse kritiske oppgavene i systemet. 2.2 Virksomhetsstyring gjennom året (2015) Katinka, leder for seksjon for eiendomsdrift, liker å holde seg oppdatert på status på sine nøkkelområder gjennom året, også utenom rapporteringstidspunktene. Beskriv hvordan hun enkelt får oversikt over status på måloppnåelse, økonomi, sykefravær og overtidsuttak og hvordan hun kan sette i gang tiltak der statusen ikke er som forventet. 7
Steg 2.2.1 Katinka åpner systemet og kommer rett inn på sin styringsside som viser hennes nøkkelområder. Vis hvordan Katinkas styringsside kan tilpasses med innhold og hvordan innholdet fremstilles (grafisk, tabellarisk) og hvordan den kan endre seg alt etter som hvor i årshjulet man er. 2.2.2 Katinka sin styringsside viser at det er enkelte mål og oppgaver som ligger etter plan. Vis hvordan dette kommer frem på Katinkas side og hvordan hun kan revidere oppgaven f.eks. kan endre ressursbehovet, indikatoren og milepælen på en oppgave og hvordan dette kommer frem i systemet. Enkelte strategiske oppgaver skal ikke kunne endres av seksjonsleder, og noen skal ikke kunne endres uten at avdelingsdirektør og controller varsles. Vis hvordan dette kommer frem. 2.2.3 Katinka er også blitt pålagt en ny oppgave: å lede arbeidet med feiringen av Stortingsbygningens 150 års jubileum i 2016. Vis hvordan denne enkelt kan legges inn med utgangspunkt i delmålene i strategien og hvordan hun setter opp milepæler, risikofaktorer og allokerer ressurser. 2.2.4 Katinka ser at sykefraværet i seksjonen hennes er vesentlig mye høyere enn tilsvarende periode i fjor. Vis hvordan hun kan drille ned i systemet for å se hvilke personer det gjelder. Vis også hvordan en lenke til administrasjonens retningslinjer for oppfølging av sykemeldte kan synliggjøres på et passende sted i løsningen. 2.2.5 Katinka ser også at systemet varsler om at det er seks måneder til rammeavtalen for vaktmestertjenester går ut. Vis hvordan hun kan gå inn for å se på kontrakten for så å allokere arbeidet med å vurdere fornying av avtalen til en av sine saksbehandlere. 2.2.6 Vi tenker at alle saksbehandlere skal kunne ha lesetilgang til systemet. Synliggjør forskjellen på hva f.eks. Katinka, som seksjonsleder, får se av økonomiske data og personaldata og hva en vanlig saksbehandler får se. 2.3 Rapporteringsprosessen (2015) Det er klart for tertialrapportering per 2. tertial 2015. Frida er ansvarlig for å koordinere prosessen i Stortingets administrasjon, Sakarias skal koordinere for Drifts- og Serviceavdelingen. Steg 2.3.1 Systemet skal nå klargjøres for rapportering. Det skal rapporteres på: o resultatmål o kritiske oppgaver/prosjekter o budsjett o sykefravær og overtid o kvalitativ vurdering av status på strategiske utfordringer og risiko (tekst/kommentarer) Vis hvordan Frida gjør systemet klar for rapportering. 2.3.2 Seksjon for økonomi og styring har fått godkjent prosessen for rapportering og Frida har lagt fristene inn i systemet sammen med informasjon om hvilke områder det kan rapporteres på. Vis hvordan hhv. controller, seksjonsleder og avdelingsleder blir varslet om fristene og hva de skal rapportere på. 2.3.3 Sakarias lager egne frister for drifts- og serviceavdelingen og informerer om hvilke elementer de ulike lederne skal rapportere på (f.eks. kan det variere at med i enkelte avdelinger skal seksjonsleder kun rapportere på de tre første punktene, at controller skal ivareta arbeidet med sykefravær og overtid og at det er kun avdelingsleder som skal angi rapportering på det siste punktet i 2.3.1). Dersom prosessen for dette avviker fra 8
Steg prosessen ved planlegging kan dette vises her. 2.3.4 Katinka skal rapportere for seksjon for eiendomsdrift. Vis hvordan hun rapporterer status på de ulike elementene beskrevet i 2.3.1 (forutsett at hun skal rapportere på alle fem punktene), herunder hvordan hun kan legge ved rapporter fra prosjekter som dokumentasjon på statusen. Vis også hvordan hun angir at hun anser seg ferdig med rapporteringen. 2.3.5 Karolius får beskjed om at alle seksjonsledere er ferdige med rapporteringen og rapporten skal behandles i avdelingens ledermøte. I møtet bruker de Karolius sin styringsside til å se status på de ulike områdene: Vis hvordan status kommer frem på de delmål der avdelingen er berørt; sortert etter både delmål og seksjoner. I møtet går de inn på enkelte av de kritiske oppgavene seksjonene i avdelingen er ansvarlig for og for en av oppgavene endrer de status fra «gult» til «rødt». Vis hvordan dette gjøres og hvordan dette synes på akkumulert delmål-nivå og hvordan endringene fremkommer i løsningen. 2.3.6 Etter avdelingsmøtet skal Karolius markere rapporteringen som ferdig og ønsker å legge på sine kommentarer. Vis hvordan dette gjøres. 2.3.7 Frida har nå fått beskjed om at alle avdelingene er ferdig med rapportene. Vis hvordan avdelingsrapportene kan sammenstilles, Fridas vurderinger på vegne av seksjon for økonomi og styring legges til og rapporten kan ferdigstilles og tas ut for å klargjøres som et saksdokument som skal behandles i ephorte før det behandles i direktørens ledergruppe. 2.3.8 Til behandlingen i direktørens ledermøte er det ønskelig at alle avdelingsledere skal få tilgang til rapporten på overordnet nivå i administrasjonen i virksomhetsstyringssystemet, men uten å kunne drille ned på f.eks. persondata i sykefraværsrapporteringen. Vis hvordan denne visningen vil se ut elektronisk samtidig som man kan se sammenhengen med den eksporterte, arkivverdige versjonen i ephorte. 2.3.9 Alle endringer av indikatorer (milepæler, budsjett osv ) på kritiske oppgaver er å kun anse som forslag frem til de er behandlet i direktørens ledermøte. Vis hvordan Frida setter disse som endelige etter behandlingen i ledermøtet og hvordan endringen fremkommer i systemet. 9