Referat Hovedstyremøte

Referat Hovedstyremøte 09.03.2016 Referent og ukesmail: Stein Otto Ikke tilstede: Info fra leder Siste møte hvor avtroppende HS er aktive. Fører ideer fra Helgesamling Kom ganske langt på mandag, og så var det andre ting som skulle gjøres. Gjøres ferdig snarest. Når det sendes ut har man en ukes todo å ta det opp i komiteen. Linjeledermøte Var der med Gaute. Interessant møte. Snakket om faddervaktordningen. SiT ville fortelle om alle kursordningene for faddere Simen fra kjellerutvalget fortalte omtrent det samme som Hege har fortalt. Studenttinget snakket om campusplanlegging. Mer campus rundt Gløs fra 2020. STi har vedtatt en plattform. STi vil at NTNU må gi linjeforeningene gode arealer ala det vi har. EMIL lurte på om vi skulle gå sammen om å finne et felles lokale for å erstatte kjellerne. Frem og tilbake. Mange hadde funnet andre løsninger. Russebuss eller båt? Mange har rare ideer. Mange bare leier lokaler. Mange var positive, men sa ikke at de var garantert med. EMIL sender mail til kjellersjefene og hører nærmere om dette. Studenttinget jobber med å få tak i IP styrt tilgang til alle avisene fra Schibsted. Folk var bekymret for opptaket til kjellerstyrene sine. Folk ville snakke om Bindeleddet. De betaler ikke blestegebyr. En del små linjeforeninger får ikke noe blestegebyr og sliter. Bindeleddets argument er at de ikke blester via linjeforeningene. Folk er fornøyd med Teknologiporten, som blester selv, men gir penger til linjeforeningene som det kommer deltakere fra

Karrieredagene arrangeres av Bindeleddet og pengene går til indøk, men det markedsføres som et arrangement for alle studentene. Studenttinget skal ta det opp. Tar også opp saken i linjesamarbeidet og linjeledermøte. Hybrida var fornøyd med måten Abakus behandler andre linjeforeninger vi samarbeider med. Fikk besøk av FRAM: innovasjonskollektiv på toppen av Gamle Fysikk. Møteplass og hengeplass for folk som er interesserte i gründervirksomhet. Erfaringsoverføring Gaute er på ledermailen. Sterk oppfordring fra meg om å ikke lese alt, men bruke det for å holde oversikten. Hvis han må si noe på en komitémail sier man det direkte til lederen. Runde rundt bordet readme Deadline på søndag, layoutworkshop i dag. Hektisk. Prøvetrykk kommer på onsdag Utgaven kommer fredag neste uke. Fagkom Vurderer å prøve oss på å ha litt flere ikke faglige kurs tidlig i semesteret. Starter pack for nye studenter. Generell oppussingsarbeid, ser på hva jeg kunne gjort bedre osv. Erfaringsoverføring. Har diskutert om Slack har fungert internt i komiteen slik som ønsket backup Sosialkveld i går, det var gøy syntes Hege. Alle som har blitt nominert har fått mail. Laget mat på Helgesamling. Var på Genfors. Det er møte på mandag, men da er ikke Hege her. PR Jobber med fadder t skjortene. Plakater er sendt til komiteer. Lager video om hvordan man kontakter HS anonymt. Hatt problemer med opplastning på foto.abakus.no, derfor har ikke låvefestbildene kommet enda. Skulle bleste for Vaargalla, men det er vill påmelding allerede. Redd Kjellerne logo er laget. Abakort uten bilde fordi det blir mindre mas. Uformatert skal være ferdig i løpet av april LaBamba Snakket om teknovennfest står i baren da. Fadderperioden jobber med lokale.

HASTESAK, sier Hege. Burde vært fikset for fem uker siden. Lost case dersom vi er sent ute, fordi alle linjene skal ha lokale. Leier et lokale 15. april for å ha fest. Koskom Dropper påskeverksted, men skal ha noe kult neste uke likevel. Begynt med søndagsarrangementer. Pizza, pils og Paradise første uka etter påske. Webkom v/ Warlo fordi Sylliaas ikke kan prate. Ferdigstilling av Vote, ble brukt på Genfors Fikk godkjent søknad om RFID kort til Vote fra HS, men vurderer heller å kjøpe NFC kort fordi det er raskere. RFID er tregt. Jobbet videre med LEGO. Fått ny server takket være en førsteklassing i Webkom lagringsserver backup osv. Gratis fra Høyskolen i Buskerud. FIksa småting for Bedkom. Arrkom Gaute har vært mye med Kristine. Fikset jubileumssøknad frist på søndag. Helgesamling mye gikk bra, og mye ta med seg videre. Fat and juicy erfaringsskriv. Teknovennfest er neste arrangement. Bedkom Fordelingsmøte av datoer på søndag. Fortsatt bedrifter vi ikke har fått datoønsker fra. Q: Da ringer dere bedriften? Ja. Lunsjpresser: Ser ut til å bli to dennevåren. Satt inn vara for bedriftskontaktene, siden de drar til Asia. Funnet dato til KiD med Online for høsten. Evalueringsmøte med restauranten TAG i dag. Har mistet HDMI overgangen bedrifter ofte låner. Lukter litt erstatningsansvar når det skjer hver måned. Burde merkes bedre. Økans Hege er på økonomimailen. Har dratt i gang med sosialkveld med kassererne. Alle de nye kassererne har tilgang nå. Nestleder Jobber med erfaringsskriv til Tone! Jobbet med ymse sider på Wiki. Var på overgangspils med resten av gamle/nye HS. Ris og ros Ros til ordstyrer til Stein Olav på Genofrs Ros til alle som stilte på Genfors

Ros til alt som gikk bra på Genfors Ros til alle som var på Genfors Ros til backup for god stemning på Helgesamling Ros til alle som kom med gode ideer på Helgesamling Ris til backup for å måtte hysjes på under Helgesamling Ros til Hege for å holde workshop for kassererne Ros for teambuildingen på Helgesamling Ros for de som vant teambuildingen Ros for nye HS Ros for overgangspils med Bekk Ris til den som ødela bordet på Helgesamling Ros til Webkom for å fikse interesseskjema for Bedkom Ros til alle som har nominert til backup Ros til alle som søker backup Ris for at vi aldri sang Himmelseng på Helgesamling Ros til Sylliaas for å ha bakt sjokoladekake og ikke brownies Jeg har jo alltid laget sjokoladekake Ros for all den gode maten på sosialkvelden med Online Ros til Online for god sosialkveld Ros til de som jobba med Vote hos Webkom Dagsorden Overgangsperioden Har et par punkter igjen. De nye tar over møtene fra neste uke. Da er avtroppende observerende. Lettere for de nye å ta over når avtroppende HS trekker seg tilbake. Overgangsmiddag Vi trenger et sted å være. Flere skal bort den dagen vi har planlagt dette. Ny doodle. Erfaringsskriv Alle har skrevet det (i følge det de har sagt til Kristine). Viktig at man også setter seg ned sammen og går gjennom. Hva bør følges opp? Hva skjer fremover? Tips og triks. Eivind og Nora skulle sitte en time på mandag. Det ble åtte timer. Eivind vil si noe: Det er bra at nye HS kjenner hverandre godt, så man tør å krangle Overgangsperiode pågår.

Todo Thomas fikser Doodle for dag for overgangsmiddag Google Apps (Thinius, Eirik, Esso) Kan være ryddig å ha komitémappene eid av en bruker som ikke er personlig Kan lage komitébrukere. Diskusjon PR må ofte slette innhold fordi det ligger på egen Drive. Intervju osv. blir lagt på personlig drive, og så må man slette det. Ryddigere at Abakus selv har kontroll. Kristine har masse dokumenter som også er hemmelig for resten av HS. Mtp. erfaringsoverføring har hun laget maler for den typen ting. Hvor ligger ting? Bruker folk Wiki? De fleste har statisk innhold på wiki, og dynamisk på Drive. sopplysning: Man får ikke bare mer plass, men oversikt over brukere, hvem som har tilgang til hva osv. Pris? 2 dollar per måned per bruker. Alle tar en vurdering på hvor mye plass de trenger på Drive. Todo Alle tar en vurdering på hvor mye plass de trenger på Drive. Pengesøknad fotovegg (Henrietta) Søknad på 3011 kroner inkl.mva. og frakt. Teleskopstang, grå bakgrunn, feste, stativ Samme bakgrunn for saken som før: Vi ønsker en bredere fotobakgrunn til våre arrangementer, slik at man får alle innenfor bakgrunnen. Alternativer Lime sammen rollup ark. Spleise med Online til ca 9000, En bred rollup. Vet ikke om den er matt. Ikke budsjettert fordi det er et engangsinnkjøp. Diskusjon I lys av dette og fadder t skjorter vil vi rose PR for å være bedre enn Online. For det Online setter opp blir det rundt 10 000,. Dette er en mye bedre deal. Ros for å ha gått gjennom ulike alternativer, eks. det til Online. Rekker vi å få den til Vårgallaen? Venn med han hos fotoeksperten på Facebook, så tar det med ham. Kan poke ham? 11 av 11 stemmer for søknaden. Søknaden er godkjent. Kjellersaken /diskusjon

Satte opp punktet fordi de tok det opp på linjeledermøte, men det var ikke så mye ny informasjon derfra. Møte i konsernstyret 4. Mars kjellerne var diskusjonssak Selv om de hadde fått beskjed om at de kunne sende inn sakspapirer, var det for sent for kjellerutvalget å gjøre det allikevel, sa Simen på Linjeledermøte. Hege sier: Men vi får lov til å sende inn sakspapirer til beslutningsmøte (12. mai). De ønsker å sende inn alt, men det er ikke så lurt mtp. at man ikke vil gå ut med alt, eks. de historiene som handler mye om alkohol. Hadde et møte med tre fra konsernstyret (en i styret tok initiativ). De fikk et godt bilde av hvor mye det betyr. Positivt møte. Venter på at Studenttinget tar stilling til det, og vi finner ut hva NTNU synes om saken. Velferdstinget representerer studentene i SiT styret, så vi får ikke være med på. I sakspapirene/vedlegg som er lagt frem: Av de 35% som er misfornøyd med boforhold på Moholt så var det 35% av de igjen som var misfornøyd med støy fra kjellerne. Kan ta dem på det? Kjellerutvalget skal ikke «ta» SiT, prøver å være ydmyke for å ha dem på vår side. Glade for at Hege er med i utvalget. HS er oppdatert på kjellersaken. Recap Helgesamling hvordan gikk det? Ønsker tilbakemeldinger. Diskusjon Arrkoms erfaringer Trodde påmelding skulle gå bra. Mange var slitne osv, så mye avmelding og utskifting siste dag. Sendte ikke ut romfordeling som vi skulle gjort. Det var en glipp. Det gikk helt greit der og da, trodde det skulle bli stress. Skal sørge for å sende det ut neste år. backup kommer jo før og vet ikke hvor de skal ligge. Buss gikk bra vet fortsatt ikke hvem den personen som ikke ble med var. Location Kommer til å se på andre ting neste år: Langt å kjøre. Dyrt. Plass til få. Dårlig med tid: Innsjekk kl 15 og utsjekk kl 11.

Ellers: Fikk bra med tid. Mye tid til workshop. Mye ble tatt på sparket, som kanskje virket kaotisk. Bør ha litt klarere plan. Man bør ha noen som har vært der før som ansvarlig. backup Folk kommer til backup og tror vi arrangerer. Usikker på hva vårt ansvar er. Tydeligere arbeidsfordeling. Savner at alle får en mail om hvor man skal bo og hva man skal gjøre. Det var bedre å ha alt i et bygg. Workshop Kristine syntes det gikk bra. Burde hatt pause. Mange hadde mange innspill, det tok tid. Trenger ikke lese gjennom alt flere ganger. I forkant var vi bedre med tema enn i fjor. Bør være tidlig ute med tema. Teambuilding Halvor, ansvarlig: Kaos i starten, men det gikk bra etterhvert. God tidsbruk. Gaute: Vi fant mange gode løsninger i fjor som vi ikke var gode på å formidle i erfaringsskrivet. Kristine: Du var den eneste som ikke hadde skrevet erfaringsskriv, mener du????? Hørt fra flere at de syntes det var gøy. Færre poster i år, det var riktig. Tross impro på helgesamling, tror vi ikke så mange merket det. Må få til at alle arrangører bruker like lang tid på sin post. Hadde satt tidsfrist. Morten hadde fått beskjed om 7 min i original plan, så beskjed om 5 min så han brukte 6 min Slet litt med å få med de nye, var ikke så mange som visste hva opplegget på Helgesamling var. Må ha bedre plass. De nye bør ha en presentasjon av hva de skal til. I PR snakket vi mye om det og sørget for at alle kom. Det med plass er årsaken til alt dette, derfor ser man på nye steder neste år. Morsomme leker i år. Lite tøys mellom postene. Ros til nye HS. Flytte avmeldingsfristen? Den var grisetidlig. Da var det 73 påmeldte og 70 plasser. Flyttet fristen, og da meldte folk seg av. Fortsetter med tre prikker for å ikke møte opp (2 for å melde seg av etter fristen). 3 prikker for sen avmelding også?

Eventuelt Må ha insentiv for å melde seg av på forhånd, når man uansett får prikker. Bordordning fungerte ikke så bra. De som satt lengst mot veggen fikk veldig vondt. Forrige gang vi var der stod bordene andre veien. Fungerte bedre. Lite tilbehør. Bruk kalkulatoren til readme: taco.svorstol.com Kristine er fornøyd. Vi glemte ingen igjen i Åre, ingen ble uvenner og ingen ble skadd. Arrkom har mye å ta med seg til neste år. Gaute må fikse erfaringsskriv. Påmelding til Teaterlosjens 3 årsjubileum og Timinis 10 årsjubileum Losjen osv. vil vite hvor mange plasser vi skal ha. Dette skjer 16. april, samme dag som Halvingfest. Bedkom har hyttetur. Gamle HS er sittende. Vi har en liste med nye og en med gamle folk. De gamle får velge først, også går det bare nedover #venteliste. Dokumenter på kontoret (Thomas) Det er masse dokumenter på kontoret, eks. økonomien. Kan finne HSP beløp, inntekter osv. Burde ikke ligge åpent. Kassererne må fortsatt kunne gjøre sitt daglige virke. Diskusjon Kristine har funnet avtaler liggende på kontoret åpent. Det burde det ikke. Koskom har snakket om å kjøpe to arkivskap. Kan kjøpe et med lås. Kan man bruke lageret? Nei, kasserere trenger tilgang hele tiden. Alt trenger ikke låses inn. Interkom og bedriftsavtaler må låses inn. Nestleder og økans samarbeider om hva som skal låses inn. Adminpåmelding av gamle /nyehs til vårgalla (Thomas) : Hvorfor gjør vi det? Joda, alle kunne sittet klare. HS står for underholdning: Innstillingskollegiet er gamle HS, de nye skal få daljer. Har vi fått noe reaksjoner på det? Ikke direkte, men man må kunne svare på det. Utleie av utstyr Ababand bruk av "Erfaringer og vedtak ***" ( Thomas ) Viser frem wiki siden. Den er flott. Fint at de nye får se den. Nestleder sin jobb å opprettholde det. Kaffekolber på møter (Eivind)

Hvordan ligger det an? Kan man låne kolbene nå? Koskom har satt noen på saken. Blesting for søknader til klassearrangementer? Skal vi gjøre noe med det? (Tone) Ja, det skal gjøres. Kan legge ut eksempler på søknader som er godkjent på klassearrangementssiden og interessegruppesiden. Noen i Webkom har begynt å se på kaffe.abakus.no igjen. Formatertlister (Henrietta) Hadde ikke alle formatertlister oppdatert. Det var dumt på Genfors. Rutinen er ikke fulgt opp i noen år. Det er Arrkom sitt ansvar at det føres. PR burde sette opp en dag hvor de selger dalje og deler ut pins. Selge på Vårgallaen Ikke selg til Ørjan. Han sier han har løpt, men han har ikke løpt.