Håndbok i OEP og innsynskrav Arkivseksjonen 10.12.2013 For arkivseksjonen Innhold 1. Brukerveiledning OEP... 2 1.1 Generere journal for korrekturlesning... 2 1.2 Generere journal for opplasting på OEP... 3 1.3 Laste opp journal på OEP... 5 1.4 Korrigering av journalposter etter publisering på OEP... 6 1.5 Konflikterende journalposter... 6 1.6 Sletting/tilbakekalling av journalposter... 8 2 Rutine for innsynskrav for arkivseksjonen... 10 2.1 Uke c i turnuslista... 10 2.2 Uke b i turnuslista... 10 Vedlegg 1: Endringer i journal som får konsekvenser ved publisering til OEP... 11 Siste versjon 16.12.2014 Side 1
1. Brukerveiledning OEP Offentlig elektronisk postjournal skal publiseres på OEP 6 dager etter journaldato. Om man blir liggende mer enn 3 uker etter med å publisere på OEP, må arkivansvarlig kontaktes slik at vi kan sette inn flere ressurser. Alle avdelinger er ansvarlige for å sjekke OEP for sin avdeling. Når det er gjort sender de en e-post til Postboks - offentlig elektronisk postjournal - eventuelt leverer en papirkopi til Arkivseksjonen. Når e-post er lest og eventuelle endringer gjort føres dato og signatur inn på skjema. Deretter må vi sørge for å markere e-posten som utført. Det gjøres ved å klikke to ganger på flaggikonet. Ved levering av papirkopi blir denne satt inn i egen perm etter at vi har utført endringene. Arkivseksjonen skal lese korrektur før opplasting av journalen til OEP, for å forsikre oss om at den er korrekt. Det som skal sjekkes er: Tagging av personnavn Skjerming av sensitive opplysninger Rettskriving i henhold til Arkivverkets felles skriveregler Etter opplastning til OEP, skal vi ha en siste sjekk av journalen (taushetsbelagte poster og markering av personnavn). Ved eventuelle feil i eller usikkerhet om journalen kontaktes leder for avklaring. 1.1 Generere journal for korrekturlesning 1. Gå inn i ephorte, velg Rapporter i venstremenyen 2. Velg Journaler -> Avstemmingsrapport OEP Siste versjon 16.12.2014 Side 2
3. Skriv inn aktuell journaldato (Man kan velge datointervall ved å klikke på forstørrelsesglasset på høyresiden av linjen journaldato) og velg Søk nå. 4. NB: Husk sjekk spesifikk journal for ARKI og AV. (På linjen for Adm.enhet, ved søk i flere adm.enhet samtidig bruk komma mellom f.eks ARKI, AV) 1.2 Generere journal for opplasting på OEP Når journal for hele Arkivverket er kontollert. 1. Åpne ephorte, velg rapporter i venstremenyen. 2. Velg journaler -> Journaluttrekk OEP 3. Skriv inn aktuell journaldato og velg Søk nå. Siste versjon 16.12.2014 Side 3
4. Trykk på pilen ved siden av lagre (nederst på skjermen), velg lagre som. Velg Datamaskin, hjemmeområdet dagligarkivet og mappen Postjournal. Sett inn aktuell dato i ruten Filnavn, eks 20130214. Trykk lagre. Siste versjon 16.12.2014 Side 4
1.3 Laste opp journal på OEP 1. Logg inn på OEP/provider : http://www.oep.no/provider/login.xhtml. Brukernavn og passord bestilles av OEP-administrator i ARKI. 2. Velg postjournaler, levere postjournal, velg fil ved å klikke på Bla gjennom. Hent fil fra Dagligarkivet i mappen Postjournal, og velg Last opp. 3. Se gjennom journalen. Når alt er korrekt, trykk Bekreft. 4. Du får en kvittering øverst på skjermen om at journalen er publisert. Dette kan du også sjekke i overføringsloggen. Siste versjon 16.12.2014 Side 5
1.4 Korrigering av journalposter etter publisering på OEP Gjør endringer som er påkrevd i ephorte. 1. Utfør trinn 1-3 i Generer journal for opplasting på OEP på nytt. 2. Velg lagre. Lagre journalen med tittel ny dato, f.eks 20130214NY på hjemmeområdet Dagligarkivet i mappen Postjournal. 3. Gå til "Last opp journal på OEP for å publisere endret journal se 1.3. 1.5 Konflikterende journalposter Om allerede publiserte journalposter på OEP renummereres, slettes eller flyttes i ephorte, vil det oppstå en konflikt når man publiserer saken på nytt. Når en konflikt oppstår henvend deg til den lokale arkivtjenesten for å finne ut hva som er skjedd. Den lokale arkivtjenesten gir tilbakemelding til Arkivseksjonen, se vedlegg 1 for mer informasjon. Når du laster opp offentlig journal vil du nederst i bildet få opp en liste over konflikterende journalposter. Husk å sjekke hele journalen før disse endres. Om du vet hva konflikten skyldes kan du endre med en gang du publiserer og trykke bekreft. Om du må ha tilbakemelding fra den lokale arkivtjenesten kan du trykke bekreft, og senere gå inn i oppgavelisten for å hente opp alle konflikter. Oppgavelisten finner du i venstremenyen under Postjournaler -> Oppgaveliste. Siste versjon 16.12.2014 Side 6
Det er tre måter å endre konflikterende journalposter på: 1.5.1. Ved korrekt journalpost a. Om journaldato endres f.eks ved at man gjør enkelte endringer i journalposten, vil den komme opp i oppgavelisten selv om den er riktig, marker da som korrekt. 1.5.2. Ved renummerering eller flytting: a. Finn nytt journalpostnummer og tast det inn i rutene Nytt saksnummer og Nytt dok.nr. Trykk bekreft b. Du vil nå få en bekreftelse på skjermen. Siste versjon 16.12.2014 Side 7
1.5.3. Ved sletting: a. Om journalposten skal slettes (anbefales ikke, da man ikke bør slette journalposter som er journalført og ekspedert). Huk av i ruten for Slett, og trykk bekreft. 1.6 Sletting/tilbakekalling av journalposter a) Velg Postjournaler, Slette postjournaler, skriv inn dato eventuelt journalnummer (det er det samme som saksnummer f.eks 2013/7259-1) Siste versjon 16.12.2014 Side 8
b) Trykk på Slett. Du får da følgende kvitteringsbilde: Siste versjon 16.12.2014 Side 9
2 Rutine for innsynskrav for arkivseksjonen 2.1 Uke c i turnuslista Innsynkrav bestilt gjennom OEP blir sendt til Riksarkivets epostmottak. E-posten med innsynskrav(ene) dras ned i mappen Innsynsbegjæringer (Postboks riksarkivet arkivverket-innboks-innsynsbegjæringer) og flagges med rødt flagg. (Ett klikk på flaggikonet). 2.2 Uke b i turnuslista Innsynskravene skal journalføres i separate saker. Dvs. om eposten inneholder krav om innsyn i 5 ulike saker, opprettes det 5 nye saker. Som hovedregel bruker vi institusjonen som avsender der det er oppgitt, og personens navn som kontaktperson. 1. Tittel på sak og inngående journalpost: Sak: Innsynskrav saksnummer Eks: Innsynskrav 2012/18726 Journalpost: Innsynskrav saksnummer/journalpostnummer Eks: Innsynskrav - 2012/18726-2-5,9. 2. Klassering på sak: 041.16. 3. Husk å lenke til saken det er bedt om innsyn i. 4. Saken settes ufordelt til den enheten som har saksansvaret i den saken det er bedt om innsyn i. 5. Husk å sette på forfallsdato på journalposten - tre arbeidsdager frem i tid. 6. Når innsynskravet er journalført, klikkes det på det røde flagget slik at det blir til en hake som markerer jobben som utført. 7. Ved krav om begrunnelse for avslag journalføres eposten i innsynskravssaken, settes ufordelt til adm.enhet. Tittel på journalpost: Begrunnelse for avslag - Innsynskrav (saksnummer-journalpostnummer) 8. Ved klage på avslag (helt eller delvis) journalføres eposten i innsynskravsaken, sette ufordelt til adm.enhet. Tittel på journalpost: Klage på avslag Innsynskrav (saksnummer-journalpostnummer) Siste versjon 16.12.2014 Side 10
Vedlegg 1: Endringer i journal som får konsekvenser ved publisering til OEP Hvilke endringer/rettelser kan gjøres uten følger for den publiserte journalen? - Alle endringer/rettelser kan og bør gjøres før publisering finner sted (6 dager tilbake). - Mindre betydningsfulle endringer/rettelser som ikke påvirker søkbarheten, f.eks Botidsopplysninger endres til Botid, kan gjøres uten melding til Arkivtjenesten i Riksarkivet. Følgende endringer/rettelser må Riksarkivets arkivtjeneste ha melding om fordi det må publiseres på nytt (meldinger sendes til OEP@arkivverket.no): - Endring av skjerming. - Endringer/rettelser som påvirker søkbarheten, f.eks avsender/mottakernavn, navn i titler (sak og journalpost), dokumentdato og sentrale søkeord. - Journalposter i status S må journalføres innen 6 dager, ellers kommer de ikke med på OEP. Hvis dette er glemt må det publiseres på nytt senere. Journaldatoen gir ephorte ved import til status S, den endres ikke ved status J. - Ved flytting av journalposter må det gis opplysninger om : Hvilke journalposter som er flyttet fra hvilken sak, og til hvor. Kopièr i tillegg meldingen på e-posten inn på merknadsfeltet på saksnivå der det flyttes fra, og i ny sak. - Renummerering av journalposter i saker fører også til problemer ved publisering. Ikke gjør det etter publisering, eller når saken allerede har journalposter som er publisert. - Sletting av journalførte og publiserte journalposter må ikke forekomme. Siste versjon 16.12.2014 Side 11