OEP2HTML v/1.1 - Brukerveiledning

Transkript

1 OEP2HTML v/1.1 - Brukerveiledning Magne Haagen Grøtting magne@diegeekdie.net

2 Forsidebilde Karl Johans gate 19. september 2009 av Magne Haagen Grøtting INNHOLDSFORTEGNELSE Endringer i versjon Om OEP 2 HTML... 3 Oppbygning av OEP 2 HTML... 3 Tekniske krav... 4 Sikkerhet... 4 Støtte for ulike sak/arkiv-systemer... 4 Klargjøring... 4 Framgangsmåte for å benytte OEP 2 HTML... 5 Steg 1 Generer OEP-filen fra sak/arkiv-systemet... 5 Steg 2 Legg til informasjon om stilarket i OEP-filen Steg 3 Åpne filen i en nettleser og kontroller journalen... 6 Funksjonalitet... 7 Videre utvikling... 7 Lisens... 8 ENDRINGER I VERSJON Teksten som skal limes inn i xml-filen er skilt ut i en egen fil 2 - limes_inn.txt 2. OEP.xsl skiftet navn til oep_stilark.xsl 3. Felt for avskriving skjult bak avsender/mottaker. 4. Feltene for avsender og mottaker endret til avs/mot. 5. Diverse andre kosmetiske endringer.

3 OM OEP 2 HTML I forbindelse med Offentlig Elektronisk Postjournal (OEP), der sentrale statlige etater vil være pålagt å levere journalopplysninger, er det innført et krav om markering ( tagging ) av personnavn i journalopplysningene fra etatenes sak/arkiv-løsninger. Personnavn som tagges vil kun være søkbare i OEP i en periode på 12 måneder etter publiseringsdatoen. Formålet med søkesperren er å vanskeliggjøre muligheten for å skape personprofiler 1, dvs. å bruke opplysninger fra ulike kilder til å generere omfattende informasjon om en person, eller å utnytte slike opplysninger til ID-tyveri. Innføringen av personnavn krever endringer i metodikken for kontroll av offentlig journal, så vel som rapportene som genereres av systemet. Ikke alle systemer har fulgt opp implementeringen av OEPfunksjonalitet i sine system med enkle metodikker for å kontrollere at opplysningene som oversendes OEP er tagget og avskjermet forskriftsmessig. Selv om personnavn nå skal kontrolleres, framgår ikke disse opplysningene nødvendigvis i en rapport, eller gjenspeiles på en god nok måte i journalsystemet. Undertegnede er ansvarlig for ephorte i en statlig etat, og har utviklet OEP 2 HTML som et midlertidig verktøy for å lette kontrollen av offentlig journal, inntil tilfredsstillende systemfunksjonalitet gjør det mulig å benytte en offisiell rapport generert direkte fra systemet til dette formålet. OPPBYGNING AV OEP 2 HTML OEP2HTML består av to elementer: 1. OEP-filen (i XML-format) Dette er rapportfilen som genereres av sak/arkiv-systemets OEP-funksjonalitet. Filen består av journalopplysninger strukturert som XML. 2. XSLT-stilark (OEP 2 HTML) Denne filen tilfører visuell struktur til XML-filen. Filen definerer hvilken informasjon som skal vises, hvordan informasjonen skal vises (layout), skriftstørrelse og lignende. Eksempel på opplysninger i OEP-uttrekket. Den samme informasjonen gjengitt i OEP 2 HTML 1 Datatilsynet Personprofiler aspx (lest )

4 TEKNISKE KRAV Som en del av journalkontrollen kan manglende skjerming av sensitiv / taushetsbelagt informasjon avdekkes. Med bakgrunn i dette har OEP 2 HTML blitt utviklet på en enklest mulig måte, slik at den kan benyttes uten spesiell serverprogramvare, installasjon eller støtte fra IT-avdelingen. OEP 2 HTML krever derfor bare tre ting for å fungere. 1. Et operativsystem, eksempelvis Microsoft Windows. 2. Et redigeringsprogram for tekstfiler (eksempelvis Notepad som er standard i Microsoft Windows) 3. En forholdsvis ny nettleser. (Internet Explorer 6 er tilfredsstillende) SIKKERHET OEP 2 HTML er utviklet med sikkerhet som fokus. Følgende faktorer bidrar til at du kan benytte OEP 2 HTML på en trygg og sikker måte: 1. All kildekode (oep_stilark.xsl) er lesbar, og er oppbygd på en måte som gjør det enkelt for sikkerhetsansvarlige/it-kyndige å gjennomgå denne. 2. Kildekoden er knappest mulig, og basert på vanlig HTML markup. 3. OEP 2 HTML er utviklet for å brukes lokalt på en maskin, og benytter ikke internett, eksterne servere eller lignende for å fungere. Vi anbefaler likevel at kildekoden gjennomgås av en datakyndig person før denne installeres, i tråd med organisasjonens sikkerhetspolicy. STØTTE FOR ULIKE SAK/ARKIV-SYSTEMER Journaluttrekket for OEP er standardisert, og det skal derfor ikke spille noen rolle hvilket system som genererer uttrekket. På grunn av kort utviklingstid har jeg kun testet OEP-uttrekk fra ephorte Jeg kan ikke utelukke at det er forskjeller i uttrekket. Om noen tester OEP 2 HTML på uttrekk fra andre systemer og avdekker feil, eller har kommentarer til framvisningen, send gjerne et eksempeluttrekk (uten sensitiv informasjon) til magnetrout@gmail.com KLARGJØRING 1 - Last ned OEP 2 HTML fra Pakk ut ZIP-filen og lagre innholdet i en egen mappe på skrivebord, nettverkslagring eller lignende.

5 Zip-filen består som tidligere beskrevet av en testjournal i OEP-formatet (XML-fil) og et stilark. I tillegg vil også denne brukerveiledningen ligge ved. 3 - Åpne testjournal.xml i en nettleser Før du går videre bør du kontrollere at testjournalen vises korrekt. Normalt vil det være nok å dobbeltklikke på testjournal.xml for å åpne denne. Det kan dog hende du må høyreklikke på filen og velge en nettleser under fanen åpne i. Alternativ A Alternativ B Om filen vises som i alternativ A over, fungerer alt normalt og du kan benytte OEP 2 HTML FRAMGANGSMÅTE FOR Å BENYTTE OEP 2 HTML For å kunne benytte OEP2HTML må tre ting gjøres: 1. OEP-filen må genereres fra sak/arkiv-systemet og lagres i samme mappe som XSLT-stilarket. 2. OEP-filen redigeres, og en tekstlinje (lenke til stilarket) legges til. 3. OEP-filen åpnes fra en nettleser og journalopplysningene kontrolleres. STEG 1 GENERER OEP-FILEN FRA SAK/ARKIV-SYSTEMET Benytt den framgangsmåten som din arkivsystemleverandør har beskrevet for å generere et journaluttrekk for OEP. Lagre denne filen i samme mappen som XSLT-stilarket. OBS: Du vil i neste steg endre på denne filen. Den endrede filen bør ikke lastes opp til OEP. Ta heller en kopi, om du ønsker å oversende samme fil.

6 STEG 2 LEGG TIL INFORMASJON OM STILARKET I OEP-FILEN. Høyreklikk på filen du nettopp lagret, og velg rediger, eller benytt en annen framgangsmåte for å åpne filen i Notepad. Du må nå tilføre informasjon om hvilket stilark som brukes. Legg inn følgende tekst i filens andre linje (under <?xml version. <?xml-stylesheet type="text/xsl" href="oep_stilark.xsl"?> OBS: Teksten som skal limes inn følger også med installasjonen som filen 2 limes_inn.txt. STEG 3 ÅPNE FILEN I EN NETTLESER OG KONTROLLER JOURNALEN Forutsatt at alt fungerer, kan du nå kontrollere journalen direkte fra nettleseren, eller skrive ut denne.

7 FUNKSJONALITET Merking av personnavn Merkede personnavn vises som fet, understreket tekst. I journalpostbeskrivelser og sakstitler vises disse i egne linjer under de respektive titlene, mens de for avsender/mottaker-feltene vises direkte i feltene. Informasjon om klassering Ved å hvile musepekeren over en saks klassering, vil arkivkoden/objektkodens innhold vises, forutsatt at denne følger med i journaluttrekket. Denne vises ikke ved utskrift. Søkefunksjon Saksnummer, navn og lignende kan søkes fram ved hjelp av nettleserens egen søkefunksjonalitet (som oftest ctrl+f) Utskrift På grunn av dårlig støtte i de fleste nettlesere til å definere hvordan en utskrift skal framstilles på papir, vil journalposter i mange tilfeller brytes over flere sider. Det er dessverre ikke mulig å unngå dette uten å samtidig bryte med programmets simplistiske design, og dermed muliggjøre potensielle sikkerhetshull. Nettleseren Opera skal etter sigende håndtere dette på en god måte, men har ikke blitt testet på grunn av dens marginale utbredelse. VIDERE UTVIKLING Som jeg nevnte innledningsvis, er OEP 2 HTML utviklet som en midlertidig løsning inntil arkivsystemleverandørene leverer en fullgod løsning tilpasset OEP-uttrekket. Det vil derfor være begrenset hvor mye denne løsningen vil utvikles videre. Ønsker om utvikling sendes til magne@diegeekdie.net. Du kan også modifisere kildekoden og videreutvikle denne så mye du vil, forutsatt at du følger lisensvilkårene som er gjengitt på neste side.

8 LISENS OEP 2 HTML, så vel som brukerveiledningen, er lisensiert under Creative Commons Navngivelse - Del på samme vilkår 3.0 Norge - lisensen. Du har rett til: å dele - å kopiere, distribuere og spre verket å remikse - å bearbeide verket På følgende vilkår: Navngivelse Du skal navngi opphavspersonen og/eller lisensgiveren på den måte som disse angir (men ikke på en måte som indikerer at disse har godkjent eller anbefaler din bruk av verket). Del på samme vilkår Om du endrer, bearbeider eller bygger videre på verket, kan du kun distribuere resultatet under samme, lignende eller en kompatibel lisens. Under forståelse av at: Alle disse vilkårene kan frafalles, dersom du får tillatelse fra rettighetshaveren. På ingen måte påvirkes følgende rettigheter av lisensen: Dine lovfestede rettigheter til å bruke verket i henhold til åndsverkloven; Opphavsmannens ideelle rettigheter; Rettigheter som andre personer måtte ha, enten i forhold til verket selv eller i forhold til bruk av verket, så som retten til eget bilde og andre personvernrettigheter. I forbindelse med all gjenbruk og spredning skal du gjøre lisensvilkårene for dette verket klart for andre. For å se denne lisensen, besøk eller send et brev til Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California, 94105, USA.