OFA Forsikringsmeglertjenester

Åpen anbudskonkurranse OFA Forsikringsmeglertjenester Kvalifiseringsgrunnlag og Konkurransegrunnlag Saksnummer: 12/03966 Forespørselsnummer: OFA-F2012.003 Tilbudsfrist: 23.4.2013 kl 12:00 Kristiansand, 5.3.2013 V1.3 18.4.2013 - Endret punkt 1.2 - Endret punkt 5.5

OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 2 AV 18 Innholdsfortegnelse 1 GENERELL INFORMASJON... 3 1.1 REFERANSE... 3 1.2 OPPDRAGSGIVER... 3 1.3 KONTAKTPERSONER... 3 1.4 FORVALTNINGSSTRUKTUR... 3 1.5 FORMÅL OG OMFANG... 3 1.6 AVTALENS VARIGHET... 4 2 PROSEDYRE... 5 2.1 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.2 REGELVERK... 5 2.3 KONFIDENSIALITET... 5 2.4 KOSTNADER I FORBINDELSE MED TILBUDSUTARBEIDELSE... 5 2.5 SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN... 5 2.6 FREMDRIFTSPLAN... 5 2.7 BEHANDLING AV TILBUD... 5 2.8 TILDELING AV AVTALE... 6 2.9 RETT TIL Å FORKASTE TILBUD... 6 3 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET... 7 3.1 UTARBEIDELSE AV TILBUD... 7 3.2 TILBUDSMAL... 7 3.3 INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST... 7 3.4 KONTRAKTSVILKÅR... 7 3.5 FORBEHOLD OG RESERVASJONER... 8 4 VALG AV LEVERANDØR... 9 4.1 LEVERANDØROPPLYSNINGER... 9 4.2 MINSTEKRAV... 9 4.3 KVALIFISERINGSKRAV... 9 4.4 TILDELINGSKRITERIER...11 5 KRAVSPESIFIKASJON AV LEVERANSEN... 12 5.1 GENERELT...12 5.2 FORMÅL MED LEVERANSEN...12 5.3 FORSIKRINGSMEGLER...12 5.4 MEGLERTJENESTEN...13 5.5 PRIS... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 5.6 ADMINISTRATIVE FORHOLD...15 5.7 KONSULENTTJENESTER...16 6 INNHOLDSFORTEGNELSE FOR TILBUDSBESVARELSEN... 17 6.1 VEDLEGGSOVERSIKT...18

OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 3 AV 18 1 GENERELL INFORMASJON 1.1 REFERANSE Det vises til kunngjøringen i Doffin databasen, alternativt www.doffin.no, med ID 286081. 1.2 OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver for konkurransen er Offentlig fellesinnkjøp på Agder (OFA), representert ved Vest-Agder fylkeskommune. I tillegg har de øvrige kommuner som ikke er nevnt nedenfor og tilsluttede enheter i Offentlig Fellesinnkjøp Agder opsjon til å slutte seg til avtalen på et senere tidspunkt. OFA består av to fylkeskommuner, 23 kommuner og tilknyttede enheter. Oppdragsgiver for konkurransen er Vest-Agder fylkeskommune i samarbeid med et utvalg kommuner i Offentlig Fellesinnkjøp Agder (OFA), se oversikt nedenfor. Kommunene/enhetene som deltar i denne avtalen er: Vest-Agder fylkeskommune Bykle kommune Lindesnes kommune Arendal kommune Froland kommune Valle kommune Audnedal kommune Flekkefjord kommune Mandal kommune Bygland kommune Hægebostad kommune Marnardal kommune Evje og Hornnes kommune Kvinesdal kommune Åseral kommune I tillegg har følgende tilknyttede enheter opsjon på tilknytning til avtalen Arendal revisjonsdistrikt IKS Agder renovasjon IKS TKS (Tannhelsetjenestens kompetansesenter Sør IKS) Agder Arbeidsmiljø IKS Setesdal revisjonsdistrikt IKS IKT Agder IKS Det skal også være anledning for andre kommunale virksomheter, herunder alle offentligrettslige organer og sammenslutninger dannet av en eller flere av disse kommunene, jf. definisjonen i lov om offentlige anskaffelser 2, til å knytte seg til avtalen. 1.3 KONTAKTPERSONER Kontaktperson, merkantilt: Organisasjon Vest-Agder fylkeskommune, Bygg- og innkjøpsenheten Navn Stilling Knut Otto Pedersen Senior rådgiver, innkjøp Telefon Faks 38 07 45 40 38 07 45 01 E-mail kop@vaf.no 1.4 FORVALTNINGSSTRUKTUR Forespørselen er basert på forvaltningsstruktur på utlysingstidspunktet. Det tas forbehold om utskillelse og/eller innlemmelse av enheter i avtaleperioden, så som overføring av enheter/avdelinger til/fra staten og/eller kommunene. 1.5 FORMÅL OG OMFANG Konkurransen gjelder forsikringsmeglertjenester. Dette er nærmere spesifisert i del 5.

OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 4 AV 18 1.6 AVTALENS VARIGHET Avtalen for forsikringsmegling skal inngås med 2 års varighet, med opsjon på 1+1 års forlengelse. Avtalen gjelder for det spesifiserte omfanget.

OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 5 AV 18 2 PROSEDYRE 2.1 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Totalverdien av anskaffelsen/avtalen er over EØS-avtalens terskelverdi for varekjøp og tjenestekjøp. Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse i henhold til lov 1 og forskrift 2 om offentlige anskaffelser 14-1,(1). Samtlige som ønsker å delta i konkurransen kan levere tilbud basert på oppdragsgivers kvalifikasjons- og konkurransegrunnlag. 2.2 REGELVERK Konkurransen gjennomføres etter de bestemmelser som er gitt i lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrifter. Det forutsettes at tilbyder har tilstrekkelig kjennskap til disse bestemmelsene ved innlevering av tilbud. 2.3 KONFIDENSIALITET Mottatte tilbud behandles konfidensielt, jamfør forskriftens 3-5, 3-6. 2.4 KOSTNADER I FORBINDELSE MED TILBUDSUTARBEIDELSE Kostnader tilbyder har i forbindelse med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av tilbyder. Tilbudene vil bli konfidensielt behandlet, og ikke antatte tilbud vil ikke bli returnert. 2.5 SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN Alle henvendelser i forbindelse med anskaffelsesprosessen skal fremsettes skriftlig til kontaktperson, merkantilt punkt 1.3. Siste frist for mottak av spørsmål er 6 dager før tilbudsfrist. Oversikt over spørsmål vil bli anonymisert og svar vil bli meddelt samtlige tilbydere. 2.6 FREMDRIFTSPLAN Planlagt framdriftsplan for konkurransen er som følger: Utlysing av konkurranse: 5.3.2013 Frist for å levere inn tilbud: 23.4.2013 kl 12:00 Behandling av tilbud: uke 17 21 / 2013 Avtaleinngåelse: uke 19 22 / 2013 Avtaleperiode oppstart: 1.6.2013 Det tas forbehold om at endringer i framdrift kan bli gjort underveis. 2.7 BEHANDLING AV TILBUD Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Det føres protokoll fra tilbudsåpningen og deler av tilbudsprotokollen vil være offentlig tilgjengelig. Det vil ikke bli gitt opplysninger som knytter pris og andre konkurransemessige betingelser til navngitte leverandører. 1 (LOA) Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser, med etterfølgende endringer 2 (FOA) Forskrift om offentlige anskaffelser, fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr. 402, med etterfølgende endringer.

OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 6 AV 18 2.8 TILDELING AV AVTALE Basert på tilbudets/-enes økonomiske fordelaktighet, forbeholder oppdragsgiver seg retten til å tildele en eller flere avtaler, eller vurdere hvorvidt det er økonomisk fordelaktig for oppdragsgiver å ha en totalavtale med en leverandør. Tildelingskriteriene som ligger til grunn for denne konkurransen er gitt i pkt. 4.6. Endelig avtale vil bli utarbeidet etter eventuelle avklaringsmøter, med utgangspunkt i konkurransegrunnlaget, generelle avtalevilkår og det antatte tilbud. Det vil ikke være anledning til forhandlinger forut for en eventuell avtaleinngåelse, jamfør forskriftens 21-1. 2.9 RETT TIL Å FORKASTE TILBUD Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud, jamfør forskriftens 22-1.

OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 7 AV 18 3 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET 3.1 UTARBEIDELSE AV TILBUD Tilbudet med eventuelle vedlegg skal være skriftlig og utarbeidet på norsk. Tilbudet skal vedstås til og med 4 måneder fra tilbudsfrist. Forbehold mot dette skal angis. Tilbudsinstruksen skal følges og alle punkter i konkurransegrunnlaget skal besvares. Hvis et punkt ikke er relevant eller ikke kan besvares må dette begrunnes eller beskrives. Det gjøres her spesielt oppmerksom på muligheten for å stille spørsmål til forståelsen av konkurransegrunnlaget, se punkt 2.5, og forhandlingsforbudet ved åpen anbudskonkurranse, se punkt 2.8. 3.2 TILBUDSMAL Tilbudsevaluering er en omfattende prosess, hvor alle leverandører har krav på lik og rettferdig behandling. Det er derfor nødvendig at alle tilbudene er likt oppbygd og benytter referanser i henhold til konkurransegrunnlaget. Manglende besvarelse av ett eller flere punkter kan medføre avvisning av tilbudet. Tilbudet skal bygges opp etter tilbudsmal som vist i oversikten i del 6. 3.3 INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST Tilbudet skal være skriftlig og leveres i komplett elektronisk form lesbart med standard verktøy og egnet for elektronisk distribusjon, eksempelvis PDF-format, samt to komplette utskrevne og undertegnede eksemplarer. Dette gjelder også eventuelt brosjyremateriell. Dersom det er avvik mellom innlevert papirversjon og den elektroniske versjonen, vil skriftlig versjon gjelde før elektronisk. Komplett underskrevet tilbud inkludert elektronisk utgave sendes/leveres i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes på utsiden av emballasjen med: Tilbud OFA-F2012.003 Forsikringsmeglertjenester Tilbudet skal sendes eller leveres til følgende adresse: Vest-Agder fylkeskommune Innkjøp v/ Knut Otto Pedersen Postadresse: Postboks 517 Lund 4605 KRISTIANSAND S. Gateadresse: Tordenskjoldsgate 65 4614 KRISTIANSAND S. Tilbudet skal være Vest-Agder fylkeskommune i hende innen 23.4.2013 kl. 12:00. Dersom tilbudet sendes med post eller annen budtjeneste, men ikke er Vest-Agder fylkeskommune i hende på adresse gitt over før utløp av fristen, vil tilbudet bli avvist. Det er tilbyders ansvar at tilbudet kommer frem til rett sted til rett tid. 3.4 KONTRAKTSVILKÅR Tilbudet skal utarbeides på bakgrunn av vedlegg 1, generelle avtalevilkår for kjøp av tjenester. Dersom tilbyder har forbehold til kontraktsvilkår, se punkt 3.5.

OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 8 AV 18 3.5 FORBEHOLD OG RESERVASJONER Dersom tilbyder har forbehold eller reservasjoner i forhold til konkurransegrunnlaget skal dette fremkomme uttrykkelig i tilbudet. Det skal skilles mellom forbehold vedrørende konkurransegrunnlaget og forbehold vedrørende avtalevilkår. Alle forbehold skal spesifiseres og om mulig prissettes, med henvisning til hvilket punkt forbeholdet gjelder. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan kostnadsberegne disse uten kontakt med tilbyder. Henvisning til tilbyders egne avtalebestemmelser er å betrakte som forbehold, dersom disse avviker fra konkurransegrunnlaget. Forbehold og reservasjoner skal samles i eget vedlegg.

OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 9 AV 18 4 VALG AV LEVERANDØR Alle tilbydere til denne konkurransen må oppfylle kvalifikasjonskravene. Kvalifikasjonskrav omfatter krav til den enkelte tilbyders økonomiske og finansielle stilling. Dette betyr en vurdering av tilbyders økonomiske kapasitet, herunder soliditet, resultatgrad og fortjenestegrad, samt evne til å kunne oppfylle en eventuell avtale. Kvalifikasjonskrav deles inn i to grupper: 1. Obligatoriske kvalifikasjonskrav er regulert i FOA og gjelder for alle leverandører til det offentlige (skatt/hms-krav). 2. Kvalifiseringskrav spesifikke for denne konkurransen - Disse kravene vil variere for hver enkelt konkurranse. Kvalifikasjonskravene til denne konkurransen er gjengitt nedenfor. De tilbyderne som tilfredsstiller alle kvalifikasjonskravene stiller likt i den videre konkurransen. Tildeling av avtale vil derfor være basert på angitte tildelingskriterier gitt i denne forespørselens punkt 4.4. 4.1 LEVERANDØROPPLYSNINGER Følgende informasjon skal oppgis: Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, firmas e-postadresse og internett-adresse Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon 4.2 MINSTEKRAV Samtlige tilbydere skal levere følgende dokumentasjon i tilbudet: Skatteattester for merverdiavgift og skatteattest for skatt, se ellers skatteetatens nettside, www.skatteetaten.no. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. HMS-egenerklæring, av nyere dato Det stilles krav til at MVA, skatte- og trygdeavgiftattestene ikke innehar restanser. Tilbydere som ikke leverer attester for innbetalt skatt og mva (to attester), samt HMS-egenerklæring, vil kunne bli avvist. 4.3 KVALIFISERINGSKRAV Kvalifikasjonskravene danner grunnlag for vurdering av tilbyders mulighet til å oppfylle leveransen i dette konkurransegrunnlaget. Kvalifikasjonskravene vil være tilpasset den leveranse som omfattes av dette kvalifikasjonsgrunnlag. Det er et kvalifiseringskrav at tilbyder kan dokumentere at en har tilstrekkelig kompetanse, og ressurser (teknisk og økonomisk) til å kunne gjennomføre avtalen. De tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene vil bli vurdert likt i den videre konkurransen. 4.3.1 DOKUMENTASJON OMKRING ØKONOMISK OG FINANSIELL STILLING: Foretaksregistrering Krav: Tilbyder skal være lovlig registrert firma Dokumentasjon: Tilbyder skal vedlegge attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund.

OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 10 AV 18 Årsregnskap Krav: Dokumentasjon: Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk soliditet Tilbyder skal vedlegge de siste tre års regnskap, eller utdrag (minimum resultat og balanse) av dette. Kun konsernets eller moderselskapets regnskap aksepteres ikke. Revisorberetning skal medfølge. Oppdragsgiver kan gjennomføre kredittvurdering/-analyse av tilbyderne. Lav score (< 30 av 100 poeng eller tilsvarende) på slik kredittvurdering/- analyse vil kunne medføre diskvalifisering av tilbyder. Experian AS og/eller Dun&Bradstreet Norge AS benyttes for slike analyser. Samarbeidsavtaler Krav I tilfelle to firma gir tilbud i samarbeid, skal samarbeidsavtaler være inngått og garantier i dette forholdet være stilt før tilbudsfrist. Dokumentasjon Samarbeidsavtaler og felles levering av tilbud og eventuelle økonomiske garantier i dette forholdet skal dokumenteres i tilbudet, hvor det angis hvem som er hovedtilbyder. I de tilfeller to firma gir tilbud i samarbeid og den ene stiller økonomiske garantier på vegne av den andre, må en av disse være hovedtilbyder, og det andre være med-/underleverandør. I disse tilfeller skal det leveres dokumentasjon etter hele punkt 4.3 for begge/alle tilbydere og samarbeidspartnere. 4.3.2 DOKUMENTASJON OMKRING TILBYDERS TEKNISKE KAPASITET: Organisasjon Krav: Dokumentasjon: Tilbyder skal ha tilstrekkelig kapasitet til gjennomføring av oppdraget. Tilbyder skal beskrive sin organisasjon med hensyn til antall ansatte, antall år virksomheten har drevet relevante oppdrag, og annen relevant informasjon som beskriver virksomhetens generelle kompetanse og ressurser, inkludert eventuelle samarbeidspartnere som er relevante for leveransen. Samarbeidsforhold skal dokumenteres med egnede erklæringer, se punkt 4.3.1 over Tilbyder må bekrefte at han har en serviceorganisasjon som er tilgjengelig for oppdragsgiver innenfor normal arbeidstid. Tekniske ressurser, kompetanse og kvalitetssikring Krav: Tilbyder skal ha tilstrekkelig kompetanse for å gjennomføre kontrakt og yte tilstrekkelig service til oppdragsgiver. Tilbyder skal ha personell i egen organisasjon med dokumentert kompetanse/sertifisering på de produkter som skal leveres over denne avtalen. Dokumentasjon: Tilbyder skal beskrive tilgjengelige ressurser, kompetanse og kapasitet relevant for denne leveransen. Eventuelle sertifiseringer, CV og annen tilsvarende dokumentasjon kan også inngå i denne dokumentasjonen. Underleverandører Krav: Tilbyder skal utføre arbeid i forbindelse med dette oppdraget med eget personell. Dokumentasjon: Tilbyder skal dokumentere eller avgi egnet erklæring om at alt arbeid utføres med eget personell.

OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 11 AV 18 Referanser Krav: Dokumentasjon: Tilbyder skal ha erfaring fra de siste tre år med arbeider tilsvarende det som omfattes av denne leveransen, og skal videre ha utført dette arbeidet på en tilfredsstillende måte. Tilbyder skal oppgi erfaringer og referanser fra tilsvarende avtaler /leveranser/oppdrag siste tre år. De tre mest relevante referansene for denne konkurransen skal dokumenteres med referanseuttalelser fra aktuell kunde, også for tidligere oppdrag for oppdragsgiver, slik den er definert i punkt 1.2. Disse referansene skal inneholde minimum kundenavn, avtaletype, tidsrom og omfang, samt vurdering av utførte tjenester. Referansen skal være signert av kunden. Referanseuttalelsens vurderingsdel vil bli brukt i evalueringen av tilbudene etter punkt 4.4. Autorisasjon/konsesjon Krav: Leverandører skal dokumentere oppfyllelse av lov om forsikringsformidling av 10.6.2005 nr 41 og forskrift om forsikringsformidling av 9.12.2005 nr 1421. Dokumentasjon: Tilbyder skal dokumentere registrering hos Finanstilsynet enten ved kopi av registrering/godkjenning, eller fremlegge tilsvarende dokumentasjon. Ansvarsforsikring Krav: Leverandør skal inneha ansvarsforsikring som beskrevet i lov om forsikringsformidling av 10.6.2005 nr 41 og forskrift om forsikringsformidling av 9.12.2005 nr 1421 Dokumentasjon: Tilbyder skal legge frem kopi av forsikringsbevis på egnet gyldig ansvarsforsikring, eller fremlegge tilsvarende dokumentasjon. 4.4 TILDELINGSKRITERIER Tilbydere som har levert inn korrekt tilbud og som tilfredsstiller minste- og kvalifiseringskravene, vil konkurrere på grunnlag av det totaløkonomisk mest fordelaktige tilbudet i henhold til følgende tildelingskriterier: 4.4.1 TJENESTE. VEKT 65 % Under dette punktet vil følgende forhold bli vurdert Oppgaveforståelse, tjenestekvalitet og løsningsforslag Spesifikk tilbudt kompetanse Referanser som understøtter tilbudte tjenester 4.4.2 PRISER. VEKT 35 % Total pris på tjenester Oppdragsgiver vil evaluere tilbudene relativt til hverandre, Tildelingskriteriene vil være vektet som angitt i hvert hovedkriterium.

OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 12 AV 18 5 KRAVSPESIFIKASJON AV LEVERANSEN 5.1 GENERELT Kravspesifikasjonen angir detaljert hvilke produkt- og tjenesteområder oppdragsgiver ønsker tilbud på. Evalueringen av tilbudet vil i stor grad bli basert på tilbyders besvarelse av del 5. 5.2 FORMÅL MED LEVERANSEN Det overordnede mål er å oppnå optimale forsikringsløsninger for oppdragsgivers personalog skadeforsikring. Når annet ikke er sagt skal forsikringene omfatte alle deler av oppdragsgivers forvaltning, inklusiv fylkeskommunale/ kommunale foretak som er organisert etter kommuneloven. Antallsoppgavene som er beskrevet i vedleggene beskriver tilstanden i hos oppdragsgiver på et gitt tidspunkt. Det foregår endringer hele tiden i antall ansatte og hvilke eiendommer, kjøretøy og annet som oppdragsgiver eier. For ansattmassen regnes endringer i løpet av kalenderåret på under 10 % som ikke rapporteringspliktig til forsikringsselskapet. For eiendeler er det tatt inn krav om visse forsikringer av uteglemte/feilskrevne eiendeler. 5.3 FORSIKRINGSMEGLER Det forutsettes at megleren skal være vår person og utføre for oppdragsgiver de oppgaver som naturlig tilligger forsikringsmeglerrollen. Dette omfatter blant annet følgende: 5.3.1 RISIKOAVDEKNING Gi råd og veiledning med sikte på å avdekke forsikringsbehov basert på den informasjon megler får fra oppdragsgiver Beskrive hvilke ulike løsninger som finnes tilgjengelig Gi råd om valg av forsikringsløsning og forsikringsgiver Foreta evaluering av tilbud og presentere anbefalt løsning Plassering og igangsetting av avtaler pr. avtalt tidspunkt Gi råd og vurderinger om tolking av konkrete spørsmål tilknyttet forsikringsavtalen Sørge for at enhver informasjon fra oppdragsgiver med betydning for forsikringsomfanget og risikovurderingen går videre til forsikringsgiver 5.3.2 DOKUMENTASJON Bekrefte dekning av nye avtaler overfor oppdragsgiver Kontrollere at forsikringsavtaler er i overensstemmelse med avtalt spesifikasjon Kontrollere at endringsmeldinger blir korrekt innført i forsikringsavtalene hvis endringsmeldinger sendes megler Sørge for at all relevant informasjon vedrørende forsikringsdekning som mottas fra forsikringsgiver går videre til oppdragsgiver Utarbeide polisesammendrag for oppdragsgiver Utarbeide informasjonsmateriell for ansatte vedrørende personalforsikringer

OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 13 AV 18 5.3.3 SKADEBEHANDLING 5.3.4 ANNET Definere prosedyrer vedrørende skadebehandling Gjøre skadeskjema fra forsikringsgiver tilgjengelig for oppdragsgiver Tilby tolking av forsikringsavtalen vedrørende dekning av skadetilfeller Ut fra den enkelte kommunes behov skal valgt forsikringsmegler bistå oppdragsgiver overfor forsikringsgiver dersom et forsikringstilfelle inntrer På forespørsel presentere skadestatistikk til oppdragsgiver Delta på møter mellom forsikringsselskap og oppdragsgiver Invitere til seminar og konferanser Holde informasjonsmøter for ansatte om personalforsikringer Opprette, og sammen med oppdragsgiver vedlikeholde, ekstranett for informasjon om forsikringer, forsikrede objekter, skaderegistrering m.m. 5.4 MEGLERTJENESTEN 5.4.1 GENERELLE KRAV Alle deltagere i avtalen skal ha en felles hovedkontaktperson for hele avtaleporteføljen, uavhengig av om dette gjelder person, skade, ting eller annet. Oppdragsgiver ønsker i samarbeid med valgte tilbyder å gjennomgå, oppdatere og kvalitetssikre oppdragsgivers oversikter over forsikringer, det enkelte objekt og forsikringsvilkår for ansatte, barn, biler, bygg o.a. Oversikt og vilkår for forsikring for ansatte og elever, barn m v. Valgt leverandør skal tilby en slik oversikt som jevnlig oppdateres og må være elektronisk tilgjengelig for oppdragsgiver. Besvar og referer til punktnummer. 5.4.2 STRATEGI OG INNHOLD Valgt forsikringsmegler skal utarbeide forslag til forsikringsstrategi for oppdragsgiver, vurdere ulike alternative dekninger og egenandeler for optimal løsning. En forsikringsstrategi som har som målsetting å gi lavest mulig premiekostnader innenfor en akseptabel risiko og med enklest mulig administrasjon. Oppgaveforståelse: Tilbyder skal i tilbudet beskrive det tilbyder oppfatter som viktige elementer i en fylkeskommunal/ kommunal forsikring og hvordan disse vil bli ivaretatt ved tilbudsinnhenting på forsikring. Forsikringer for ansatte, elever, barnehagebarn og andre barn, bygg, kjøretøy, ansvar og reiseforsikringer skal omtales. Beskriv forsikringsløsninger som minimaliserer behov for innrapportering og oppdatering av personer og ting som er dekket av forsikringen, både ved tilbudsinnhenting og underveis i forsikringsperioden. Besvar oppgaven over og referer til punktnummer. 5.4.3 FORSIKRINGSANBUD Valgt forsikringsmegler skal innhente tilbud på forsikringstjenester for alle deltagende minimum hvert annet år for ett år med ett års opsjon på forlengelse. Valgt forsikringsmegler skal på basis av valgte strategi gjennomføre anbudskonkurranser på levering av forsikringer til oppdragsgiver. All anskaffelse av forsikringer valgt forsikringsmegler utfører for kunden skal skje i henhold til lov om offentlige anskaffelser. Eksempel på konkurransegrunnlag for tidligere utførte konkurranser av samme type for samme type oppdragsgiver skal vedlegges tilbudet. Besvar punktet og inkluder vedlegg, og referer til pkt nr.

OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 14 AV 18 5.4.4 IMPLEMENTERING Implementere forsikringene i fylkeskommunens/ kommunenes organisasjon. Informasjon om vilkår, aktuelle skjema og prosedyrer - elektronisk og på papir. Beskriv hvordan implementering er tenkt gjennomført, og legg ved eksempler på rutinebeskrivelser og maler man ønsker å benytte. Referer til punktnummer. 5.4.5 ELEKTRONISK SKADERAPPORTERING Tilby kostnadseffektive løsninger for innrapportering av skader på ting og personer og varsle om endringer i hva som er dekket av forsikringen. I avtaleperioden skal oppdragsgiver utarbeide oversiktlig informasjon om oppdragsgivers ulike forsikringer til bruk for ansatte, skoler oa. Valgt leverandør skal tilby et velfungerende internettbasert system for innmelding og registrering av skader fra den enkelte resultatenhet (skole, barnehage osv) via megler til den enkelt oppdragsgivers forsikringsselskap. Systemet skal sikre at ansatte/foresatte blir varslet om at skaden er registrert samt skadenummer og kontaktinformasjon. Systemet må ta vare på historiske data og kunne levere rapporter med oversikter over innmeldte skader. Systemet skal holdes løpende oppdatert. Den enkelte kommune skal også kunne registrere skader via telefon/epost, og disse innmeldingene skal også registreres og fremkomme i oversiktene. Beskriv detaljgrad i database over innmeldte skader og legg ved eksempler på oversiktlige oppslag og rapporter. Beskriv og legg med eksempler på brukergrensesnitt for innmelding av skader på ansatte og elever, bygg og biler mm. Enkelt brukergrensesnitt vektlegges Oppgi hvordan fylkeskommunes/ kommunene kan få sett på løsningen i evalueringsperioden. Tilbudet skal inneholde adresse og påloggingsinformasjon til systemet, for utprøving av systemet med demonstrasjonsdata eller reelle data. 5.4.6 KONTAKTPERSONER Oppdragsgiver skal ha kun en fast kontaktperson å forholde seg til hos valgte leverandør. Kompetanse for den personen som skal være oppdragsgivers kontaktperson skal beskrives, og stedfortrederorganisasjon for denne personen skal også beskrives. Beskriv erfaringer og kompetanse for aktuell kontaktperson og stedfortreder. 5.4.7 FORSIKRINGSASSISTANSE/OPPFØLGING Valgte leverandør skal, ut fra den enkelte kommunes behov bistå/assistere ansatte, fylkeskommunen, og kommunenes enheter ved behandling av forsikringssaker og opptre som kontaktpunkt/brukerstøtte for oppdragsgivers enheter for alle forhold rundt forsikring. Det er ønskelig at megler selv eller ved representant kan representere oppdragsgiver på skadested ved større skader 24/365. Dette for å ivareta oppdragsgivers interesser og verdier. Valgt leverandør skal kunne yte bistand til ansatte som ønsker hjelp til å melde inn krav om yrkesskade eller yrkessykdom. Valgt leverandør skal på eget eller oppdragsgivers initiativ delta på 1-3 møter i hver kommune for formidling av informasjon, oppfølging, risikoavdekning og annet. Listen er ikke uttømmende. Valgt leverandør skal arrangere en felles fagsamling for alle deltagende kommuner hvert år. Selve fagsamlingen skal være kostnadsfri (ingen deltakeravgift) for alle deltakere. Beskriv vilkår, muligheter og eventuelle begrensninger

OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 15 AV 18 5.4.8 BISTAND VED ANSVARSSKADER 5.5 PRIS Ut fra den enkelte kommunes behov skal valgt forsikringsmegler bistå oppdragsgiver med saksbehandling og oppfølging ved eventuelle erstatningskrav. Beskriv vilkår, muligheter og eventuelle begrensninger Pris skal angis som årlig sum eks. mva for hver kommune/ fylkeskommune og samlet for hele gruppen. Alle reiser som følger av punkt 5.4 skal være inkludert i honoraret. Mindre IKS er med mindre enn 50 ansatte og kommunale foretak med mindre enn 50 ansatte skal kunne inkluderes i ordningen uten tillegg i pris. Variasjoner i mengder hos oppdragsgiver gir ikke grunnlag for prisendring i avtaleperioden. Andre kostnader som leverandør vet vil tilkomme, men som ikke er uttrykkelig spesifisert, anses inkludert i de oppgitte prisene. Alle provisjoner som leverandør mottar fra forsikringsselskapet som følge av kommunens forsikringer skal uavkortet medføre tilsvarende reduksjon i det beløp kommunen betaler. Det skal oppgis en fastpris for tjenesten beskrevet i dette dokumentet. Prisen skal være pr år og inkludere alle avgifter, ekskl. mva. Pris reguleres hvert år, første gang 1.1.2015, med gjennomsnittet av lønnsforutsetningen og forutsetningen for KPI som fremgår av Nasjonalbudsjettet (St. meld. Nr. 1, tabell "Hovedtall for norsk økonomi" ). Oppgi pris pr år ekskl. mva, fordelt per fylkeskommune/kommune Det skal vedlegges en uttalelse fra selskapets ledelse at tilbyder ikke mottar eller vil motta noen form for tilskudd, godtgjørelse, kontorstøtte eller annen kostnadskompensasjon fra forsikringsselskapene i forbindelse med plassering av forsikringer på dette oppdraget. Manglende slik uttalelse vil kunne medføre avvisning av tilbudet. 5.6 ADMINISTRATIVE FORHOLD 5.6.1 RAPPORTER Valgt leverandør skal tilby oversiktlige rapporter over hva den enkelte enhet har av forsikringsobjekter, forsikringsvilkår, egenandeler, skader og premier. Kvalitet og innhold i rapporter som tilbys skal beskrives og eksempler vedlegges og vil bli vurdert. Beskriv og legg ved eksempler på rapporter 5.6.2 FAKTURERINGSKOSTNADER Det er ønskelig med fakturering fordelt på de ulike ansvarsområdene i oppdragsgiver. Fakturering for personalforsikringer og bygg er pr i dag delt mellom få enheter, mens biler faktureres pr resultatenhet. Ryddige faktura og faktureringsrutiner skal beskrives og vil bli vektlagt i evalueringen, eksempel på faktura skal legges ved tilbudet. Oppdragsgiver stiller krav om at valgt leverandør skal kunne sende faktura og kreditnota på standardformatet Elektronisk handelsformat - EHF til spesifisert valgt elektronisk aksesspunkt. Beskrivelse av formatet kan lastes ned via følgende lenke http://www.anskaffelser.no/e-handel/dokumenter/ehandel.no-formatet. Nærmere info om valgt aksesspunkt for forsendelse av fakturaer/kreditnotaer til oppdragsgivers enheter vil komme så snart denne foreligger. Beskriv og legg ved eksempler på faktura

OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 16 AV 18 5.7 KONSULENTTJENESTER Utover hva som er nevnt ovenfor kan det være aktuelt i gitte situasjoner å engasjere konsulent for faglige utredninger på forsikringstekniske/juridiske spørsmål. Oppgi timepris på konsulenttjenester.

OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 17 AV 18 6 INNHOLDSFORTEGNELSE FOR TILBUDSBESVARELSEN Tilbyder skal bygge opp tilbudet sitt etter følgende oppbygning, og vedlegg skal følge punktene: Nedenfor er spørsmål oppgitt i stikkordsform relatert til punkter i konkurransegrunnlaget Punkt/oppdeling Besvart / vedlegges 1. Signert tilbudsbrev m/ tilbyders navn og adresse Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, firmas e-postadresse og internett-adresse Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon Ikke besvart / begrunnelse 2. Tilbyders forbehold og reservasjoner Oppgi forbehold/reservasjoner til konkurransegrunnlaget Oppgi forbehold/reservasjoner til generelle avtalevilkår 3. Tilbyders dokumentasjon vedrørende minstekrav Skatteattester mva og skatt (vedlegg) HMS- egenerklæring (vedlegg) 4. Tilbyders dokumentasjon vedrørende kvalifiseringskrav Dokumentasjon omkring tilbyders økonomiske og finansielle stilling (inkl. vedlegg) Dokumentasjon omkring tilbyders tekniske stilling (inkl. vedlegg) 5. Tilbud Beskrivelse av tilbudte meglertjenester Pris Administrative forhold 6. Annet:

OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 18 AV 18 6.1 VEDLEGGSOVERSIKT Vedlegg 1 : Generelle avtalevilkår for kjøp av tjenester Vedlegg 2A : OFA Oversikt skade og person Vedlegg 2B : OFA oversikt kunder