REFERAT FoU-utvalget ved Høgskolen i Oslo og Akershus Møte torsdag 26. november 2015, kl. 12.00 15.10, møterom 357, Pilestredet 46 Til stede: Forfall: Til stede fra administrasjonen: Morten Irgens, leder Trine B. Haugen Olav Eikeland Ivan Harsløf Oddgeir Osland Arild H. Steen Stian Løvold Leah Johnstone (møtte for Thea Bertnes Strømme) Solveig Uvsløkk Rune Keisuke Kosaka Paal Engelstad (vara kunne heller ikke møte) Thea Bertnes Strømme Tormod A. Furuseth Anne Løken (referent) Dagsorden FoU 00/15 Innkalling og dagsorden FoU 31/15 Meldinger/orienteringer FoU 32/15 Bruken av strategiske midler ved fakulteter og sentre FoU 33/15 Fordeling av stipendiatstillinger 2016 (jnr. 15/09085) FoU 00/15 Innkalling og dagsorden Det var ikke merknader til møteinnkallingen og forslaget til dagsorden. FoU 31/15 Meldinger/orienteringer a) Universitetsprosessen Prorektor orienterte, der han også viste til meldingssak om dette i forrige møte i FoU-utvalget (sak 24/15 b). Universitetssatsningen er reflektert i høgskolens budsjett som skal behandles i styret i desembermøtet. Det foreslås en rekke kvalitetsutviklingstiltak som naturlig nok koster penger, men som er relevante for høgskolen, universitetssøknad eller ikke.
2 I fortsettelsen viste prorektor til at HiOA på mange områder ligger godt, til dels svært godt, an sammenliknet med norske universitetsinstitusjoner det er naturlig å jevnføre med. Men dette gjelder ikke alle områder, og når det gjelder andel disputaser (ved HiOA) og publiseringspoeng, skårer høgskolen relativt sett dårligere. Det er samtidig et tankekors at det i akkrediteringsbestemmelsene ikke etterspørres data på en del områder som etter høgskolens mening burde være aktuelle, f.eks. antall avlagte studiepoeng totalt og andelen studenter som fullfører på normert tid, der HiOA gjør det godt. Som nevnt i forrige møte foreslår departementet skjerpede krav for universitetsakkreditering i den pågående høringen om endringer i forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling. Høgskolen arbeider uansett etter en tidsplan der det skal sendes en akkrediteringssøknad til NOKUT innen 1. april 2016. Det ble påpekt at selv om HiOA de siste årene har satset på våre doktorgradsprogram med tildeling av nye stipendiatstillinger hvert år (jf. også FoU-sak 33/15 i dagens møte), er flere av programmene fremdeles relativt nye, og det tar tid å få uteksaminert det ønskede/nødvendige antall kandidater. Det er fortsatt stor avstand mellom forventninger og resultater når det gjelder antall disputaser ved HiOA. Høgskolen må også øke antallet publiseringspoeng og andelen UF-tilsatte med førstestillingskompetanse. Blant aktuelle tiltak for å komme utfordringene i møte nevnte prorektor bl.a. følgende: Utvikle FoUog KIE-støtte, etablere en klar BOA-strategi, øke bruk av insentiver, styrke internasjonaliseringen, styrke støtte til karriereutvikling og lederutvikling, engasjere og nettverke strategisk og styrke master- og doktorgradsprogrammene. b) Budsjett for HiOA 2016 2018 Prorektor orienterte kort om HiOAs budsjett for 2016 2018, også under henvisning til forrige meldingssak (31/15 a). Budsjettforslaget skal behandles i styret i desembermøtet. HiOAs rammebevilgning er på over 2 mrd. kr. I tillegg til FoU er bl.a. internasjonalisering og digitalisering nevnt som satsingsområder. Prorektor påpekte at mye av det som er rubrisert som FoU-strategitiltak, egentlig er driftsoppgaver knyttet til FoU. Dermed blir det mindre igjen til egentlige strategitiltak. Det ble videre framholdt at dersom høgskolen skal øke eksternfinansieringen til FoU, må vi ha et apparat og ressurser (tilsatte) til dette. Stikkord her er bl.a. styrking av FoU-støtte, strategisk forskningsledelse og lederutvikling. Prorektor nevnte i forlengelsen at en vil be alle fakultetene om å etablere egne enheter (seksjoner) for FoU. Prorektor viste også til at det blir stor aldersavgang blant HiOAs professorer i årene som kommer, og dette må høgskolen ta høyde for, slik at vi får tilsatt et tilstrekkelig antall nye professorer for å få overlapping. Det må dessuten satses strategisk på bruken av stipendiatstillingene, slik at vi får god produksjon og gjennomstrømming på ph.d.-programmene.
3 c) Andre meldingssaker/orienteringer Endringer i møtekalenderen for FoU-utvalget våren 2016 Det var enighet i utvalget om å ha en litt lengre strategidiskusjonssamling for FoU-utvalget fredag 29. januar 2016, kl. 11 16. Det oppsatte møtet 28. januar avlyses. Prolongering av FoU-utvalget på institusjonsnivå Rektoratet vil prolongere bl.a. det sentrale FoU-utvalget. FoU 32/15 Bruken av strategiske midler ved fakulteter og sentre Prodekanene og senterrepresentantene var på forhånd blitt bedt om å forberede korte innledninger over følgende temaer/stikkord som grunnlag for en diskusjon i møtet: Hvor mye fakultetene/sentrene setter av i budsjettene sine til strategisk bruk, og hvordan de har brukt/tenkt å bruke dette. Hvilke tidligere og nye tiltak deres enheter har gjennomført/vil gjennomføre for å få: flere publiseringspoeng større andel førstestillingsårsverk raskere gjennomstrømming på ph.d.-programmene Oppsummert ble bl.a. følgende løftet fram i innledningene og den påfølgende diskusjonen: I regelen avsettes 3 % av budsjettmidlene til FoU-strategitiltak. Som påpekt fra utvalget i diskusjonen omkring budsjettet (jf. dagens FoU-sak 31/15 b), er mye av det som rubriseres som FoU-strategitiltak, egentlig driftsoppgaver knyttet til FoU. Fordelingen av FoU-ressurs varierer med type stillinger og enheter. Enkelte av fakultetene har etablert sin egen FoU-administrasjon (ev. i form av en egen seksjon). Flere av enhetene har satset aktivt på FoU-publisering og vil fortsette med dette, da det gir positive resultater. I utlysninger av UF-stillinger forutsettes det i utgangspunktet førstestillingskompetanse. Men fremdeles kan det være vanskelig å få søkere med førstestillingskompetanse innenfor enkelte fagområder. Ved noen enheter på fakultetsnivå ønsker man også å understreke undervisnings-/ utdanningskompetanse og viktigheten av å støtte opp under utdanning. Dermed kan det oppstå enkelte interessemotsetninger når det skal satses både på utdanning og FoU. Rektoratet er imidlertid tydelig på at det skal svært mye til for å fravike regelen om førstestillingskompetanse ved tilsettinger. Fakultetene/SPS som har egne doktorgradsprogram forsøker å jobbe systematisk for å få doktorgradskandidatene igjennom på fastsatt tid. F.eks. har noen tatt i bruk spørreskjemaer til doktorgradskandidatene om deres framdrift i doktorgradsprogrammet. Erfaringsmessig påvirkes doktorgradsgjennomstrømningen positivt dersom stipendiatene kan gå inn i/delta i veiledernes forskningsprosjekter. Følgende spørsmål kom også opp i utvalgets diskusjon: Bruker vi strategimidlene riktig og til strategiske tiltak? Hvordan kan vi koordinere strategibudsjettene bedre? Hvordan bør vi håndtere stipendiatenes ulike stipendperioder? Er det tiltak på institutt-/fakultetsnivå som også bør iverksettes på institusjonsnivå, og omvendt? Hva skal/bør prodekanenes rolle være? Hvordan kan tilværelsen gjøres enklere for FoU-feltet, og hva kan administrasjonen bidra med?
4 FoU 33/15 Fordeling av stipendiatstillinger 2016 (jnr. 15/09085) Et saksframlegg ble delt ut på møtet. Prorektor viste også til diskusjonssak i forrige FoU-utvalgsmøte (29. oktober 2015), der det ble lagt fram en skisse til ny modell for fordeling av stipendiatstillinger, jf. FoU-sak 30/15. HiOAs styre vedtok i desember 2012 å bruke interne strategimidler til å finansiere en opptrappingsplan for høgskolens seks doktorgradsprogram. Hvert program skulle tildeles fem 3-årige stipendiatstillinger i hvert av de tre årene 2013, 2014 og 2015. Med totalt 15 stillinger på seks program gav dette en samlet ramme på 90 stillinger. Og ettersom HiOA ved starten av perioden hadde 45 KD-stipendiatstillinger, måtte de resterende 45 stillingene finansieres ved hjelp av høyskolens interne strategimidler i en takt på 15 nye stillinger hvert år. Belastningen på strategimidlene skulle imidlertid vise seg å bli mindre enn planlagt fordi HiOA fikk tildelt 7 nye KD-stipendiatstillinger i 2014 og ytterligere 6 i 2015. Med totalt 58 KD-stillinger er dermed behovet for internfinansiering redusert fra 45 til 32 stillinger. Finansieringen av de 30 (15 KD- og 15 HiOA-finansierte) 3-årige stillingene som ble tildelt fra 2013, opphører i 2016, og spørsmålet var nå hva som burde skje med disse fra 2016. I denne sammenheng gir Strukturmeldingen et varsel om kommende innstramminger i kravene til universitetsakkreditering som gjelder doktorgradsutdanninger. I den pågående høringen av forslag til endringer i forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling foreslår departementet således at ved søknad om akkreditering som vitenskapelig høgskole eller universitet, må institusjonen dokumentere at den allerede oppfyller kravet om minimum 15 stipendiater pr. doktorgradsprogram over tid. For å sikre at HiOA doktorgradsmiljøer bygges ut og konsolideres videre, med tilstrekkelig robusthet, et stimulerende arbeids- og læringsmiljø og en tydelig økning i antall fremtidige disputaser, må det iverksettes tiltak for å sikre god gjennomstrømning i ph.d.-programmene. En fornyet satsing på stipendiatstillingene fra 2013 står sentralt i dette. Da saken ble diskutert i FoU-utvalget i møte 29. oktober 2015, presenterte prorektor følgende foreløpige skisse til ny modell for fordeling av stipendiatstillingene (FoU-sak 30/15): - 12 stillinger fordeles til de seks doktorgradsprogrammene ved HiOA, dvs. to stillinger til hvert program. - De resterende stillingene fordeles etter insentiver og for å styrke forskergrupper og sentre strategisk. I det utdelte saksframlegget ble denne modellen foreslått som fordelingsnøkkel for 2016. Prorektor presenterte også et utkast til kriterier for å vurdere søknader om stipendiatstillinger som lyses ut til høgskolens forskergrupper, forskningsmiljøer og sentre. Utvalget fant at det må arbeides mer med fordelingskriteriene. Det kom også innvendinger mot det foreslåtte vedtakspunktet om at alle stipendiatstillingene skal øremerkes HiOAs egne ph.d.-program, bl.a. under henvising til at ett av fakultetene foreløpig ikke har doktorgradsprogram, og at det ved andre fakulteter er sterke fag- og forskningsmiljøer som ikke dekkes av de eksisterende doktorgradsprogrammene ved fakultetet. Det fremkom også kritikk av at saksfremlegget ikke hadde vært sendt ut på forhånd, og at det var satt av liten tid til behandling av en så vidt viktig sak. Prorektor opplyste at fordelingskriteriene vil bli bearbeidet videre, og at en vil komme tilbake til dette.
5 Votering Det ble votert over forslaget til vedtak i det utdelte saksframlegget, med følgende resultat: 9 av de tilstedeværende representantene stemte for forslaget, mens 1 avholdt seg fra å stemme. I etterkant av møtet så FoU-administrasjonen at en oppstartsdato 1. august (2016), som det stod i vedtaket, ikke vil være realistisk. Dette ble for øvrig også påpekt av utvalget i diskusjonen i møtet. I stedet for formuleringen i vedtakets tredje avsnitt som lød "Det stilles som krav oppstartsdato skal være 1. august, og at alle stipendiatstillingene skal brukes på HiOAs doktorgradsprogrammer" foreslo administrasjonen derfor i e-post av 26. november 2015 til møtedeltakerne følgende formulering: «Som hovedregel skal oppstartsdato være 1. september. Det stilles krav om at alle stipendiatstillingene skal brukes på HiOAs doktorgradsprogrammer.» Møtedeltakerne ble bedt om å gi tilbakemelding på det justerte forslaget til formulering innen 30. november. Alle de 9 utvalgsmedlemmene som stemte for forslaget til vedtak på møtet, sluttet seg til den foreslåtte justeringen i vedtaket. Referatmerknad, 17.12.15: Det gjøres oppmerksom på at det i det utdelte forslaget til vedtak, første setning, var en trykkfeil. Det stod her at «FoU-utvalget foreslår følgende fordeling av stipendiatstillinger for 2016», mens det skulle ha stått «FoU-utvalget fastsetter følgende fordeling (osv.)». I henhold til sitt mandat, fastsatt av styret for HiOA, er FoU-utvalget tillagt beslutningsmyndighet i noen nærmere angitte saker på delegasjon fra styret, og dette gjelder bl.a. tildeling av strategiske rekrutteringsstipend. Utvalgets vedtak i saken ble dermed: Vedtak FoU-utvalget fastsetter følgende fordeling av stipendiatstillinger for 2016: 1. Hvert doktorgradsprogram får tildelt 2 stillinger. Dette utgjør 12 stillinger. 2. De resterende stillingene lyses ut til høgskolens forskergrupper, forskningsmiljøer og sentre. Som hovedregel skal oppstartsdato være 1. september. Det stilles krav om at alle stipendiatstillingene skal brukes på HiOAs doktorgradsprogrammer. Tildelingen forutsetter at stipendiatstillinger som ble fordelt for 2015, er utlyst og besatt. Oslo, 17. desember 2015 Morten Irgens Tormod A. Furuseth