Prosjekttittel: OSL T2 Tittel: Bilag A3 Prosjektgjennomføring og samhandling E04 18.01.11 Pkt 4.3 Samhandlingsfora GMRTV GMOME GMKND E03 26.02.10 Godkjent for bruk i kontrakter GMRTV GMOME GMKND A02 16.12.09 Revidert iht. OSL kommentarer GMRTV GMKND A01 23.10.09 For OSL høring GMRTV GMKND Revisjon Dato Tekst Laget Kontrollert Godkjent Leverandørs logo: Områdekode: Systemkode: Antall sider: OO 00 Side: 1 av 19 Prosjektnummer: Kontraktsnummer: Fag: Dokumenttype: Løpenummer.: Revisjon: T20100 PDOSL AO KB 0001 E04 OSLO LUFTHAVN AS ER ET HELEID DATTERSELSKAP AV AVINOR AS
Innholdsfortegnelse 1 Formål... 3 2 Gyldighet... 3 3 Geografiske områder... 3 3.1 Hovedområder... 3 3.2 Kontrollområder... 4 4 Samhandling... 4 4.1 Generelt... 4 4.2 Samhandlingsområder... 4 4.3 Samhandlingsfora... 5 4.4 Særlige funksjoner for ledelse av samhandlingsfora... 8 5 Faser... 10 5.1 Generelt... 10 5.2 Prosjekteringsfasen... 11 5.3 Produksjonsfasen... 12 5.4 Igangkjørings- og testfasen... 14 5.5 Idriftsettelsesfasen... 16 6 Overtagelser... 17 7 Eierskifte... 18 8 Vedlegg... 18 T20100-PDOSL-AO-KB-0001 Side 2 av 19
1 Formål Koordinert systematikk, samhandling og felles forventninger til gjennomføringen er viktig for et godt resultat så vel for arbeidsmiljø og trivsel som for sikkerhet, lønnsomhet, fremdrift og teknisk måloppnåelse. Formålet med dette dokumentet er å beskrive de viktigste forutsetningene for gjennomføringssystematikk og samhandling, herunder hvordan prosjektgjennomføringen blir inndelt i faser, områder og møtefora, og hvordan partenes roller, deltagelse og ansvar er i denne strukturen. Under fasebeskrivelsene blir det lagt vekt på å beskrive hvilke formelle aktiviteter hver fase krever for å verifisere at Entreprenøren kan gå videre til neste trinn i gjennomføringen. Sentralt i disse beskrivelsene er hvilke analyser, rapporter og tester som skal utføres i hver fase. 2 Gyldighet Dette bilaget gjelder som generelt premissdokument i alle entrepriser og for tilhørende rådgivere. De deler av dokumentet som omhandler prosjektering, igangkjøring og testing er mest relevant for totalentreprenører og tekniske entreprenører, men gjelder også for byggentreprenører som skal utvikle, levere og teste systemer som utfører en teknisk funksjon, eksempelvis for dører, brannluker, solavskjerming, persiennestyring med mer. 3 Geografiske områder 3.1 Hovedområder Prosjektets størrelse og kompleksitet tilsier at arbeidene vil bli inndelt i hensiktsmessige geografiske hovedområder som ferdigstilles for trinnvis uttesting og idriftsettelse. Typiske eksempel er: Taksebaner Midlertidige fjernoppstillingsplasser Fjernoppstillingsplasser syd for Cargo-området Flyside Pir nord Sentralbygning vest (ny del) Sentralbygning øst (eksisterende del) Jernbanestasjon Landside Commuter lounge Sweeperhall Begrepet Terminalen eller Terminalbygningen brukes også som en samlebetegnelse for alle bygningsmessige arealer (Pirene, Sentralbygningene og Jernbanestasjonen). Begrepet Flyside brukes tilsvarende som samlebetegnelse på arealer for flybevegelse og flyoppstilling. T20100-PDOSL-AO-KB-0001 Side 3 av 19
3.2 Kontrollområder I områder hvor det er behov for mye koordinering mellom aktørene vil det bli opprettet kontrollområder. Antall og størrelse på kontrollområdene blir bestemt underveis i gjennomføringen, men vil typisk kunne være et funksjonsområde i en etasje (eksempel: Utleveringshall for bagasje, tekniske rom, passasjerbroer). For kontrollområdene vil det bli etablert et spesielt oppfølgingsregime der baser, formenn og driftsledere får et særlig ansvar for detaljplanlegging, koordinering og oppfølging. Denne innsatsen skal utføres i en møtestruktur som betegnes Kontrollområdeforum og består av 3 fast programmerte møter (6, 3 og 1 uke før oppstart) før arbeidene i kontrollområdet startes opp. 4 Samhandling 4.1 Generelt Gode løsninger og effektiv fremdrift handler i stor grad om å avklare grensesnitt og løsninger på tvers av fag- og ansvarsområder. For dette behovet er det i prosjektet etablert samarbeidsformer, møtefora og systemer hvor beslutninger dokumenteres. I tillegg skal Entreprenøren selv være aktiv og oppsøkende for løpende daglig avklaring av løsninger og detaljer med andre grensesnittaktører. Dette gjelder så vel innad i egen organisasjon som i forhold til andre grensesnittaktører. Entreprenøren skal derfor ha høy fokus og bevissthet omkring behovet for god og effektiv tverrfaglig kommunikasjon og informasjonsflyt i sitt daglige virke. Det er et betydelig ledelsesansvar hos Entreprenørens oppdragsansvarlige å formidle dette i egen organisasjon, således at den enkelte medarbeider pålegges et personlig ansvar for aktiv og oppsøkende adferd i forhold til sitt daglige arbeid. Dette slik at de fleste grensesnitt kan løses raskt og direkte mellom aktørene i hvert enkelt tilfelle. En vesentlig del av dette ansvaret innebærer også å videreformidle informasjon til andre prosjektmedarbeidere om løsninger som kan være av generell og prinsipiell karakter, og derfor egner seg til implementering i andre deler av prosjektet enn der løsningen første gang er utviklet. 4.2 Samhandlingsområder Samhandling mellom partene (Byggherre, Rådgivere, Entreprenør, OSL drift) er særlig viktig innenfor følgende områder: Overordnet ledelse SHA (Sikkerhet, Helse og Arbeidsmiljø) Prosjektering Fremdriftsplanlegging og koordinering Håndtering og integrasjon av systemteknisk grensesnitt Koordinering og bruk av felles IKT infrastruktur T20100-PDOSL-AO-KB-0001 Side 4 av 19
Ferdigstillelse, igangkjøring, integrerte systemtester, tjenestetester, prøvedrift og feilretting Dørmiljø I tillegg til den generelle plikten til samhandling som uansett gjelder, vil Byggherren for disse områdene etablere formelle samhandlingsfora slik det fremgår av oversikten i neste kapittel. 4.3 Samhandlingsfora For å ivareta optimal samhandling vil Byggherren opprette hensiktsmessige møtefora der entreprenører og andre/øvrige aktører som er relevante for byggesaken og tilhørende koordinering mot drift skal delta og bidra. De mest sentrale fremgår av tabellen under. I tillegg blir det opprettet andre møter som også entreprenørene må delta i, men som ikke er videre omtalt her. (Eksempel: Fagmøter, Kontraktsmøter, Særmøter). De ulike møtefora vil nødvendigvis ikke være aktive i hele prosjektperioden, men vil ha varierende varighet og intensitet avhengig av behov i de ulike faser. For eksempel vil IKT-forum og systemteknisk forum være mest aktivt i prosjekteringsfasen, igangkjørings- og testfasen og idriftsettelsesfasen, mens det vil være liten aktivitet i produksjonsfasen. For å få kunne gi en felles forståelse av hvilket ledernivå som skal delta i de ulike samhandlingsfora er følgende ledernivåer definert: L0: bedriftens toppledelse L1: prosjektsjefer/avdelingsdirektører/områdeansvarlige ledere L2: prosjektledere/ anleggsledere L3: formenn og driftsledere L4: baser L5: fagarbeidere Møtets navn Leder- Møteledelse Oppgave/Deltagere/Frekvens nivå (Fra: Funksjon ) Direktørmøte L0 L1 Byggherre: Prosjektdirektør Gjennomgang av status på overordnet nivå. Separate møter for hver enkelt av de største entreprisene. Frekvens: 2 ganger pr. år T20100-PDOSL-AO-KB-0001 Side 5 av 19
Møtets navn Leder- Møteledelse Oppgave/Deltagere/Frekvens nivå (Fra: Funksjon ) SHA, safety, security: - Samordningsmøte - Ledelsesbefaring (entreprisespes.) - Vernerunde L1,L2,L3 L0,L1,L2 L2,L3,L4 Byggherre Byggherre: Prosjektdir. Entreprenør Tilsyn og kontroll med Entreprenørens SHA aktiviteter, safety, security og samordningen av disse. Alle entreprenører, OSL drift. Frekvens: - Samordningsmøte: Månedlig - Ledelsesbefaring: 2 ganger pr. år - Vernerunde: Hver uke Prosjekteringsmøter L2 Byggherre: Prosjektleder Prosjektering Planforum L2 Byggherre: Planleggingsleder Fremdriftsmøte L2 Byggherre: Bygge- /Prosjektleder Kontrollområdeforum L2 L3 L4 Entreprenør: Formann/Bas/ Driftsledere Tverrfaglig koordinering av prosjektering og prosjektutvikling mellom de prosjekterende og entreprenører som prosjekterer. Deltagelse fra rådgivere, OSL drift og entreprenører som prosjekterer. Frekvens: Typisk hver 7. eller 14.dag, for øvrig etter behov. Etablering og revisjon av omforente og koordinerte fremdriftsplaner. Alle entreprenører deltar. Frekvens: Periodisk ved etablering og revisjon av planer. Fremdriftsoppfølging av produksjonsplaner, kontroll, status og setting av aksjoner etter behov. Alle entreprenører deltar. Frekvens: Typisk hver 7. eller 14.dag. Forberede og planlegge alle arbeider innenfor et definert kontrollområde. Alle entreprenører deltar. Frekvens: Møteserie som går i hvert kontrollområde 6, 3 og 1 uker før oppstart. Se bilag D4 for mer detaljer. T20100-PDOSL-AO-KB-0001 Side 6 av 19
Møtets navn Leder- nivå Møteledelse (Fra: Funksjon ) Basmøte L4 Entreprenør: Entreprenørbas (utpekes) IKT Forum L2 Entreprenør: IKT infrastrukturintegrator Systemteknisk Forum L2 Byggherre: Systemteknisk koordinator Oppgave/Deltagere/Frekvens Følge opp og koordinere arbeider for de nærmeste dager innenfor et kontrollområde etter at kontrollområdeplanen er etablert og arbeidene har startet opp. Alle entreprenører deltar. Frekvens: Typisk ukentlig, men oftere hvis behov. Koordinering av bruk av felles IKTinfrastruktur. Hovedfokus på design og levering av tjenester i datanettet, utstyr og plasstildeling i kommunikasjonsrom, patching, katalogstruktur, IP-adresser. Fremdrift og koordinering med systemtekniskforum. Deltagelse fra OSL drift og entreprenører med IKT-leveranser etter behov. Frekvens: Typisk hver 7. eller 14.dag i relevant gjennomføringsperiode. Avklaring og forankring av strategier for integrasjonstekniske utfordringer, funksjoner, løsninger og fremdrift for krevende systemtekniske grensesnitt. Hovedfokus på tekniske systemers samspill med SRO- og SD-anlegg, samt samspill mellom nye og eksisterende IT-systemer. Deltagelse fra OSL drift, tekniske entreprenører, IT-entreprenører og andre entreprenører etter behov. Frekvens: Typisk hver 7. eller 14 dag i relevant gjennomføringsperide. T20100-PDOSL-AO-KB-0001 Side 7 av 19
Møtets navn Leder- nivå Møteledelse (Fra: Funksjon ) Igangkjøringsforum L2 Byggherre: Systemteknisk koordinator Dørmiljøforum Koordineringsforum Flyside (Tårnmøte) L2 L3 L2 Byggherre: Dørmiljøkoordinator Byggherre: Flysidekoordinator Oppgave/Deltagere/Frekvens Etablering og oppfølging av felles plan for igangkjøring, etablere testplaner, lede uttesting og oppfølging av mangler fra SAT-tester, integrerte systemtester og tjenestetester. Deltagelse fra OSL drift og tekniske entreprenører. Frekvens: Typisk hver 7. eller 14 dag fra det tidspunkt igangkjøringsplanleggingen starter. Grensesnittavklaringer samt planlegge, koordinere og følge opp alle arbeider knyttet til dørmiljø. Deltagelse fra relevante entreprenører. Frekens: Typisk hver 7. eller 14 dag i relevant gjennomføringsperide. Forum for Flyside. Fremdriftsplanlegging, koordinering og oppfølging av arbeider på flyside mhp. operativ drift. Deltagelse fra LTT (Tårnet), OSLs driftsorg. og relevante entreprenører. Frekvens: Etter behov, men minimum 1 gang per uke for de entreprenører som er i produksjon på områder/systemer som må koordineres med operativ drift. I de perioder hvor trafikkmønsteret og/eller anleggsvirksomheten endres hyppig må det påregnes daglige tårnmøter. 4.4 Særlige funksjoner for ledelse av samhandlingsfora Det vil bli etablert følgende særlige funksjoner for å ivareta ledelse av samhandlingen innenfor de samhandlingsområdene som er nevnt i pkt 4.2 og 4.3. Prosjektleder prosjektering Funksjonen innehas av prosjektleder hos Byggherren. Funksjonen er leder for prosjekteringsmøte og har hovedansvar for å sikre en prosjektutvikling i detaljprosjekteringen som er i samsvar med byggeprogram og premisser fra forprosjektet, og at riktig konkurranseog arbeidsgrunnlag foreligger til rett tid for kontrahering og bygging. T20100-PDOSL-AO-KB-0001 Side 8 av 19
Prosjektleder prosjektering har mandat til, innenfor rammen av premisser og budsjetter, å prioritere til fordel for helheten med hensyn til SHA, sikkerhet (safety), funksjon, ytre miljø, kost/nytte, byggbarhet og fremdrift. Planleggingsleder Funksjonen dekkes av planlegger fra Byggherren. Funksjonen er leder for Planforum og har hovedansvar for etablering av Byggherrens overordnede planer, og for etablering av felles omforent styringsplan. Planleggingsleder har mandat til, innenfor rammene av overordnede plannivåer, å prioritere til fordel for helheten, herunder kunne pålegge partene korrigerende aksjoner og avgjøre uenighet mellom grensesnittaktørene med hensyn til planmessige forhold. IKT infrastrukturintegrator Funksjonen ivaretas av entreprenør for kontrakten IKT infrastruktur. Funksjonen er leder for IKT Forum. Funksjonen har et fagansvar for å etablere et opplegg og en systematikk for å håndtere kartlegging, dokumentasjon, testing og godkjenning av grensesnitt, tjenester og leveranser inn mot den IKT infrastrukturen som denne entreprenøren skal levere. Alle entreprenører som skal bruke denne infrastrukturen plikter å levere sine tjenester på den form og format som infrastrukturen krever. Arbeidsoppgaver og ansvar til IKT infrastruktur integrator er nærmere beskrevet i bilag D13 - Prosedyre for benyttelse av felles IKT infrastruktur. Systemteknisk koordinator Funksjonen ivaretas av Byggherren og er leder for både Systemteknisk forum og Igangkjøringsforum. Systemteknisk koordinator har mandat til, innenfor rammene av inngåtte kontrakter, å prioritere til fordel for helheten, herunder kunne pålegge partene korrigerende aksjoner og avgjøre uenighet mellom grensesnittaktører med hensyn til fremdrift, tekniske løsninger og hvem som i hvert enkelt tilfelle skal være grensesnittansvarlig entreprenør. Arbeidsoppgaver og ansvar til Systemteknisk koordinator er nærmere beskrevet i bilag D10 - Prosedyre for håndtering av systemtekniske grensesnitt. Dørmiljøkoordinator Funksjonen ivaretas av Byggherren og er leder for Dørmiljørforum. Dørmiljøkoordinator har tilsvarende mandat som Systemteknisk koordinator, men avgrenset til funksjoner og relevante kontrakter tilknyttet dørmiljø. Flysidekoordinator Funksjonen ivaretas av Byggherren og er leder for Koordineringsmøte Flyside (Tårnmøte). T20100-PDOSL-AO-KB-0001 Side 9 av 19
Flysidekoordinator er ansvarlig for at fremdriftsplaner for flyside gjennomgås, koordineres og følges opp mot den operative driften på flyside. Flysidekoordinator har mandat til å pålegge justeringer av gjeldende fremdriftsplan slik at den operative driften i minst mulig grad blir forstyrret. 5 Faser 5.1 Generelt Prosjektgjennomføringen inndeles i følgende fire hovedfaser (som etterfølges av full ordinær drift): Prosjekteringsfasen Produksjonsfasen Igangkjørings- og testfasen Idriftsettelsesfasen Etterfølgende figur illustrer disse fasene med hovedaktiviteter og rekkefølge. Det må påregnes en viss grad av overlapp og parallellitet mellom fasene og hovedaktivitetene, og at ikke alle entreprenører eller geografiske områder er i samme fase samtidig. Tidsforløp for de ulike faser og hovedaktiviteter er nærmere definert i Bilag C Fremdriftsplan. Tidsforløp Prosjekteringsfase 1. Designprosess 2. Detaljprosjektering Produksjonsfase 1. FAT (Factory Acceptance Test) 2. Montasje/ Bygging 3. MC (Mechanical Complete) Igangkjørings- og testfase 1. Igangkjøring 2. SAT (Site Acceptance Test) Idriftsettelsefase 1. Opplæring 2. Integrerte systemtester og tjenestetester 3. Prøvedrift og trinnvis ordinær drift 4. FSAT (Final Site Acceptance Test) For alle ovennevnte faser vil Byggherren selv ivareta den overordnede fremdriftsmessige planleggingen og koordineringen mellom de prosjekterende, de sidestilte entreprenørene og i forhold til den løpende drift av lufthavnen. Dette fratar ingen av partene ansvar for T20100-PDOSL-AO-KB-0001 Side 10 av 19
detaljplanlegging av eget oppdrag og for aktiv oppsøkende innsats i grensesnittene, og i det daglige arbeid ute på byggeplass. De ulike rapporter, erklæringer, kontroller og tester som omhandles i etterfølgende kapittel må innarbeides i Entreprenørens kontrollplan. 5.2 Prosjekteringsfasen 5.2.1 Generelt Prosjekteringsfasen har mest relevans for totalentreprenører og entreprenører som skal utføre detaljprosjektering og utvikle egne løsninger basert på funksjons- kapasitets- og ytelsesspesifikasjoner i kontrakten. Entreprenøren skal sørge for at detaljprosjektering og nødvendige avklaringer mot egne og andres løsninger og systemer blir utført slik at systemet tilfredsstiller de krav som er stilt, og at alle grensesnitt blir identifisert og løsninger omforent. Fasen inkluderer nødvendig detaljprosjektering og verifikasjon av løsninger som grunnlag for Byggherrens aksept for produksjon og bygging. Den delen av prosjekteringen som omhandler utvikling av løsninger for produksjon, bygging og uttesting er i det etterfølgende betegnet som designprosess, mens den delen som omhandler utarbeidelse av arbeidsunderlag, ordinær deltagelse i tverrfaglige prosjekteringsmøter og løsningsutvikling sammen med Byggherrens øvrige leverandører og rådgivere benevnes detaljprosjektering. 5.2.2 Designprosess Designprosessen skal utføres i henhold til fremdriftsmilepæler angitt i Bilag C2 Kontraktens milepæler. Kravanalyse Entreprenøren skal utføre en analyse av de krav som er angitt i kontrakten og beskrive hvordan kravene vil bli ivaretatt. Entreprenøren skal utgi en kravanalyserapport, som har som formål å sikre at krav til de ulike anleggene er fullstendig og nøyaktig identifisert, og at det er en omforent forståelse mellom Byggherren og Entreprenøren om hvordan disse vil bli ivaretatt. Som et ledd i kravanalyserapporten skal Entreprenøren utgi en foreløpig oversikt over anleggenes grensesnitt, med hovedvekt på systemtekniske, men også sentrale og krevende fysiske grensesnitt skal være omhandlet i rapporten. Designrapport Det skal utarbeides en designrapport for å få avklart alle systemløsninger og ulike løsningsprinsipper med Byggherren. Arbeidet skal dekke alle relevante delsystemer og alle områder der Entreprenøren skal prosjektere og utvikle egne løsinger. Entreprenøren skal identifisere og innhente all supplerende informasjon som er nødvendig for prosjektering av sine anlegg. Arbeidet i denne fasen omfatter bl.a.: Fastlegge alle systemløsninger T20100-PDOSL-AO-KB-0001 Side 11 av 19
Videreutvikling av overordnet systemløsning per delområde og samlet for hele leveransen Identifisering av kritisk funksjonalitet som grunnlag for risiko og sårbarhetsanalysen Analyse av relevante levetidsomkostninger Prinsipp for uttesting av anleggene, samt uttesting av grensesnitt (spesielt IKT infrastruktur- og systemtekniske grensesnitt) Systemtegninger og overordnede funksjonsbeskrivelser Grensesnittbeskrivelser med løsninger og ansvarsavklaringer Prinsipper for nummerering (merking) og navngiving av utstyret og komponenter Resultatet av designprosessen skal sammenfattes i en designrapport pr kontrakt. Samtidig skal det fremmes forslag til hvilke delleveranser/systemer det skal gjennomføres FAT for, og foreløpig plan for gjennomføring av SAT og FSAT. Produksjonstegninger, produksjon og fabrikasjon skal som hovedregel ikke påbegynnes før designrapporten er akseptert av Byggherren. En akseptert designrapport fritar imidlertid ikke Entreprenøren fra å levere iht. kontraktens krav og innhold. Eventuelle praktiske tillempninger skal avklares mellom Byggherren og Entreprenøren, for eksempel ved at det gis aksept pr system i prioritert rekkefølge med hensyn til detaljprosjektering, innkjøp og produksjon. Designrapporten må forventes å måtte utgis med to hovedrevisjoner: Foreløpig design Endelig design Innhold og detaljeringsnivå i Foreløpig design må, i tillegg til å dekke Entreprenørens egne avklaringsbehov i en tidlig fase, være slik at øvrige entreprenører og rådgivere får tilstrekkelig informasjon til at både prosjektering og produksjon kan utføres som planlagt. 5.2.3 Detaljprosjektering Detaljprosjektering omfatter som nevnt utarbeidelse av arbeidsunderlag for bygging/produksjon, som innbefatter ordinær deltagelse i tverrfaglige prosjekteringsmøter og løsningsutvikling sammen med Byggherrens øvrige leverandører og rådgivere. For totalentreprenører er detaljprosjekteringen normalt en direkte videreføring av pågående detaljprosjektering ved tidspunkt for tiltransport av rådgiver. Detaljprosjektering vil normalt også fortsette inn i produksjonsfasen. 5.3 Produksjonsfasen 5.3.1 Generelt Produksjonsfasen omfatter utførelse, montasje, installasjoner, fabrikktesting og ferdigstillelse av bygningsmessige og tekniske anlegg. For tekniske anlegg og enkelte bygningsmessige leveranser (som dører, porter, låssystemer, solavskjerming, inventar etc.) defineres ferdigstillelsen i produksjonsfasen som mekanisk ferdigstillelse. T20100-PDOSL-AO-KB-0001 Side 12 av 19
Ferdigstillelse utover dette er beskrevet i kapittel 5.4 Igangkjørings- og testfasen. 5.3.2 Fabrikktest (FAT) Entreprenøren skal for alle sine systemer/produkter gjennomføre interne produktkontroller i samsvar med egne standard rutiner. For standard utprøvde produkter fremlegges dokumentasjon på gjennomført produktkontroll. For alle systemløsninger samt produkter som inneholder betydelig grad av utvikling og bygging i laboratorium eller på fabrikk, skal det gjennomføres formelle FAT tester hvor Byggherren skal kunne delta. Omfang av hvilke FAT tester som skal utføres skal fastlegges som del av designarbeidet. For de deler som det skal gjennomføres formell FAT på, skal dette utføres i overensstemmelse med den FAT spesifikasjon som Byggherren og Entreprenøren er blitt enige om. Byggherren kan velge å overvære testen, og skal varsles i god tid, minimum fire uker før fabrikktest skal finne sted. FAT skal som minimum omfatte: Funksjonsprøving av utstyr Simulering av ulike feilsituasjoner Kontroll av systemoppbygging Drift og overvåkning Belastningsprøver FAT kan gjennomføres på fabrikk eller i Entreprenørens testlaboratorium. Resultatet skal være dokumentert i testrapporter som skal oversendes Byggherren snarest etter at en FAT-test er utført. Byggherren vil underskrive testprotokollen som akseptert, men dette fritar ikke Entreprenøren fra å levere iht. kontraktens krav og innhold. 5.3.3 Montasje/Bygging Entreprenøren skal i hele byggefasen legge til grunn en proaktiv holdning for å sikre at egen arbeidsstyrke utnyttes med stor grad av fleksibilitet. Det vil for de ulike byggområdene bli avholdt regelmessige fremdriftsmøter, basmøter og eventuelt særmøter for å koordinere framdrift og aktiviteter, men den daglige koordinering mellom Entreprenører på byggeplass skal utføres direkte mellom respektive formenn/baser. I dette ligger det blant annet at Entreprenøren skal foreta føre var befaringer/oppfølging mot andre entreprenører for å sikre at områder/anlegg er klargjort for egne installasjoner før arbeidsstyrker settes inn. Byggherren vil utarbeide en detaljert møtestruktur for produksjonsfasen (ref. kapittel 4) hvor det vil være fokus på ledelse og at de som utfører arbeidene også skal ha tilstrekkelig ansvar og myndighet til å avtale aksjoner som gir god flyt i arbeidet. 5.3.4 Mechanical Complete, MC Anlegget defineres som mekanisk fullført (MC) når all fysisk montasje er utført og all egenkontroll er gjennomført. MC skal resultere i en erklæring fra entreprenør hvor det beskrives hvilken del av anlegget/bygget som erklæringen gjelder for, og hvilke egenkontroller som er blitt utført. T20100-PDOSL-AO-KB-0001 Side 13 av 19
Entreprenørens produksjonsplan skal inkludere aktiviteter for gjennomføring av arbeidet med MC for de ulike anlegg/områder. Planen skal benyttes til å rapportere status på MC-arbeidet mht. hvilke anlegg/områder som er MC og evt. forsinkelser. Alle egenkontroller skal dokumenteres og kunne fremvises Byggherren på forespørsel. MC må være gjennomført før oppstart av igangkjørings- og testfasen. 5.4 Igangkjørings- og testfasen 5.4.1 Generelt Igangkjøring- og testfasen omfatter koordinert igangkjøring og testing av IT-systemer, tekniske anlegg, utstyr og enkelte bygningsmessige leveranser som dører, porter, låssystemer, solavskjerming, inventar etc. Utover egen leveranse som beskrevet i kontrakten, skal Entreprenørens ytelser også være å delta i identifisering, planlegging og gjennomføring av igangkjøring og testing av systemer levert av annen Entreprenør og som har grensesnitt mot egne systemer. Etter nærmere avtale kan den enkelte Entreprenør pålegges et overordnet koordinerings- og gjennomføringsansvar for slikt arbeid i forhold til tilstøtende entrepriser. Tilnærmet alle tekniske anlegg skal som en del av igangkjøringen kobles opp til SD/SROanleggene. Tilsvarende skal IT-systemer knyttes sammen med eksisterende systemer. SD/SRO-anleggene og IT-systemene er kritiske for den operative driften av lufthavnen og i den grad det anses operativt nødvendig vil Byggherren derfor opprette egne testanlegg som Entreprenøren kan teste mot. Det vil også kunne bli nødvendig med egne testanlegg av Entreprenørens SRO-anlegg eller IT-system. Før igangkjøringen forutsettes det at nødvendig dokumentasjon av anleggene foreligger. 5.4.2 Igangkjøring Igangkjøringen av tekniske anlegg er en tverrfaglig aktivitet og omfatter: Kontroll av at andre entreprenører er ferdige (MC) med systemer/komponenter som har grensesnitt mot eget system som skal igangkjøres Igangkjøring av egne komponenter og systemer (iht. funksjonsbeskrivelser) Nødvendig bistand til andre entreprenører i deres igangkjøring Kontroll av grensesnitt mot andre entrepriser (iht. grensesnittsdokument) Funksjonskontroll av systemene Igangkjøringsfasen skal ende opp i en dokumentert egenkontroll for igangkjøringen, samt en erklæring fra Entreprenør om at systemene er klar for SAT. Erklæringen skal som minimum inneholde: Beskrivelse av omfanget til systemet Referanse til alle aktuelle funksjonsbeskrivelser Referanse til alle aktuelle systemskjema/oppleggsskjema Referanse til alle aktuelle grensesnittsdokument Beskrivelse av hva som evt. ikke er ferdig T20100-PDOSL-AO-KB-0001 Side 14 av 19
5.4.3 Site Acceptance Test, SAT Hensikten med SAT er å dokumentere ovenfor Byggherren at kontraktens krav er oppfylt. Entreprenøren har ansvaret for å utføre SAT på alt utstyr han har levert. Som et minimum skal følgende punkter gjennomgås som en del av SAT: Komplett funksjons- og kapasitetskontroll av alle systemer, med en belastning tilsvarende normal produksjon/drift. Kontroll av spesifikasjonskrav i kontrakt Kontroll av skilting og merking av komponenter Verifisering av alle grensesnitt Simulering av ulike feilsituasjoner Teknisk dokumentasjon Entreprenøren må selv holde alt nødvendig personell, forbruksmateriell, materiell, instrumenter eller utstyr som Entreprenøren mener er nødvendig for å gjennomføre testen. Entreprenøren skal utarbeide en testplan hvor alle SAT tester er spesifisert og tilhørende planlagt tidspunkt for gjennomføring er angitt. Testplanen skal også benyttes til å rapportere status på testarbeidet mht. utførte og godkjente tester og evt. forsinkelser. Representant(er) fra Byggherren skal ha rett til å overvære alle SAT tester. Innkalling til SAT skal sendes ut i god tid inklusive dokumentasjon av 1) når og hvor testen skal utføres (test plan), 2) hva som skal testes (test beskrivelse), og 3) hvordan testene skal gjennomføres (test prosedyre). Byggherren har rett til å underkjenne gjennomføringen av testen på grunnlag av manglende innhold eller resultater. Dersom Byggherren signerer/aksepterer testen er dette kun en bevitnelse av deltakelse og gjennomføring. En gjennomført og akseptert SAT fritar ikke Entreprenøren fra å levere iht. kontraktens krav og innhold. Alle tester skal gjennomføres på bakgrunn av en akseptert testprosedyre. Denne skal som minimum inneholde beskrivelse av: Formål med testen Omfang av testen Forberedelse til testen og nødvendig utstyr og fasiliteter Gjennomføring av testen Rapporteringsformat Forventede resultater Akseptkriterier Etter at tester er gjennomført skal Entreprenøren sammenstille resultatene fra testen i egen rapport. Uregelmessigheter/avvik som blir registrert skal behandles særskilt, eventuelt i egen rapport med beskrivelse av årsak, korrigerende tiltak, forslag til ny test etc. For mangler som er til vesentlig hinder for bruk av relevante deler av leveransen, skal utbedring igangsettes uten ugrunnet opphold. T20100-PDOSL-AO-KB-0001 Side 15 av 19
5.5 Idriftsettelsesfasen 5.5.1 Generelt Idriftsettelsesfasen omfatter nødvendige aktiviteter for å sikre en trygg og velfungerende overtagelse fra Byggherre (OSLs utbyggingsorganisasjon) til OSLs driftsorganisasjon. 5.5.2 Opplæring Entreprenøren skal planlegge og gjennomføre en opplæring på en slik måte at OSLs driftsorganisasjonen blir i stand til å forvalte, drifte og vedlikeholde anleggene på en hensiktsmessig og teknisk riktig måte. Jf. bilag D5 Krav til opplæring. 5.5.3 Integrerte systemtester og tjenestetester Dette er funksjons- og kapasitetstester som er planlagt og organisert av Byggherren. Integrerte systemtester Hensikten med integrerte systemtester er å få bekreftet at tekniske anlegg, utstyr og driftsinstrukser mv. fungerer i et samspill på tvers av system- og entreprisegrenser som forutsatt i kontrakt. Det vil bli etablert et testprogram som starter med relativt enkle avgrensede funksjoner som i hovedsak innebærer test av systemteknisk funksjon, og som trinnvis går over i mer komplekse funksjonstester. Tjenestetester Før tjenestetester starter forutsettes det at nødvendig opplæring er gitt og at brukerveiledninger foreligger. Tjenestetester vil bli utført etter integrerte systemtester og innebærer simulering av full ordinær drift der OSLs driftspersonell i samarbeid med flyplassens operatører betjener alle anlegg og utstyr. Dette innbefatter test av nødvendige interne driftsprosedyrer (innsjekking, brannevakuering etc.). Entreprenøren deltar som observatør og teknisk støttepersonell etter behov. Rapporter fra integrerte systemtester og tjenestetester med mangelliste utarbeides av Byggherren og tas inn i mangelliste for den enkelte kontrakt. Entreprenøren skal delta i integrerte systemtester og tjenestetester etter behov og vil bli godtgjort for dette i samsvar med kontraktens bestemmelser for regningsarbeider. 5.5.4 Prøvedrift og trinnvis ordinær drift Etter at anlegget/systemet har vært gjennom SAT, integrerte systemtester og tjenestetester settes anlegget/systemet i drift på en så tilnærmet normal måte som mulig slik at anlegget/systemet kan belastes og utfordres over tid mht. kapasitetsmessige og kvalitative ytelser. Entreprenøren skal i denne perioden regelmessig (minimum én gang per uke) inspisere og kontrollere driftsdata for sine tekniske anlegg. Resultatene skal dokumenteres i systemspesifikke protokoller som skal aksepteres av Byggherren før bruk. Fram til overtagelse har Entreprenøren det hele og fulle ansvar for anleggets funksjonalitet og stabilitet, og det totale ansvar for driften av anleggene slik det fremgår av ytelsesspesifikasjonen T20100-PDOSL-AO-KB-0001 Side 16 av 19
i Bilag B. I god tid før prøvedriftsperioden starter skal det avtales hvilke driftsoppgaver Byggherren selv kan utføre og hvilke som Entreprenøren skal utføre. Entreprenøren må påregne at anlegget settes i trinnvis ordinær drift. Dette for eksempel ved at funksjonsområder tas i ordinær bruk i en bestemt rekkefølge, eller ved at områder tas i bruk med begrenset ordinær trafikk, men med en avtalt trinnvis trafikkøkning. Dette som et tiltak for å redusere risiko i forbindelse med ibruktagelse og for å få en best mulig kontrollert overgang fra igangkjørings- og testfasen til full ordinær drift. 5.5.5 Final Site Acceptance Test (FSAT) FSAT benyttes i kontrakter som stiller spesielt strenge krav til verifikasjon av funksjon, kapasitet og stabil drift og ytelse, eksempelvis bagasjehåndteringsanlegg, automasjonsanlegg, IKTinfrastruktur og andre systemer med mye komplekst IKT-innhold. FSAT vil kunne gjennomføres i igangkjørings- og testfasen, men vil mer normalt bli lagt til fasen for full ordinær drift. FSAT er primært en samlet gjennomgang av resultater fra tidligere gjennomførte tester, eventuelt supplert med resultater fra prøvedriften. Normalt inngår ingen nye tester i FSAT. En FSAT skal være planlagt gjennom på forhånd etablerte og omforente testprosedyrer og akseptkriterier. Resultatene fra en FSAT skal dokumenteres og fremlegges Byggherren for aksept. Entreprenøren skal i god tid varsle Byggherren om Klar for FSAT. 6 Overtagelser Overtagelse skjer mellom Byggherre og Entreprenør slik det fremgår av kontraktsbestemmelsene i del II. Registrering av mangler avdekket gjennom tester og prøver før overtagelse og på overtagelsesbefaring vil bli registrert, systematisert og fulgt opp i en felles database for alle kontrakter. Databasen er et felles verktøy for både Byggherre og Entreprenør, og Entreprenøren pålegges å bruke verktøyet aktivt iht. en prosedyre som Byggherren vil utarbeide. Feil og mangler vil av Byggherren bli kategorisert i tre kategorier: kategori A: feil/mangler som må være utbedret før overtagelse kan finne sted kategori B: feil/mangler som ikke hindrer overtagelse, men som må være utbedret senest 30 dager etter at overtagelse er gjennomført., ref Bilag C2 Kontraktens milepæler milepæl Mangel. kategori C: feil/mangler som ikke kan utbedres før etter overtagelse (typisk - avventer ny programversjon) Overtagelse bygg Bygningsmessige entrepriser overtas bygg for bygg når arealene er ferdigstilt og status for feil og mangler er redusert til et akseptabelt minimum med avtalte frister for utbedring. T20100-PDOSL-AO-KB-0001 Side 17 av 19
Overtagelse tekniske anlegg For tekniske anlegg gjennomføres overtagelser normalt i idrifsettelsesfasen, mest mulig samlet etter at program for integrerte systemtester og tjenestetester er gjennomført og anleggene kan verifiseres som fysisk og funksjonelt ferdigstilt. Det legges opp til at den samlede overtagelsen av tekniske anlegg kan skje ca. en måned før full ordinær drift. Overtagelse tekniske anlegg med mye IKT Når det gjelder automasjonsanlegg, IKT-infrastruktur og andre systemer med mye komplekst IKT-innhold, legges det opp til at overtagelse for disse systemene skal skje i driftsfasen, ca. 3 måneder etter full ordinær idriftsettelse. Dette fordi en fullt ut realistisk og troverdig utprøving av disse systemene først kan skje etter at anleggene har vært fullt belastet sammenhengende over en litt lengre periode. 7 Eierskifte Idriftsettelsesfasen avsluttes med eierskifte mellom OSLs utbyggingsorganisasjonen og OSLs driftsorganisasjonen. Eierskifte er en intern milepæl som markerer at driftsorganisasjonen overtar forvaltnings- og driftsansvaret for anlegget. Utbyggingsorganisasjonen vil også etter eierskifte ha ansvar for utbedring av feil og mangler som fortsatt gjenstår på mangellistene. Etter en nærmere angitt periode etter eierskifte vil OR-ansvaret for kontrakten gå over fra en person i OSLs utbyggingsorganisasjon til en person i OSLs driftsorganisasjon. 8 Vedlegg Nummer Vedlegg 1 Tittel Ansvar og roller T20100-PDOSL-AO-KB-0001 Side 18 av 19
VEDLEGG 1 ANSVAR OG ROLLER Etterfølgende tabell gir en skjematisk fremstilling av ansvar og roller omhandlet i dette dokument. Kontroll / aktivitet Entreprenør Byggherre (OSL) Designprosess Ansvar Delta / Akseptere FAT (Factory Acceptance Test) Ansvar Delta / Akseptere MC (Mechanical Complete), Entreprenørens egenkontroll Ansvar Observatør Igangkjøring, Entreprenørens egenkontroll Ansvar Observatør SAT (Site Acceptance Test) Opplæring Ansvar Ansvar Delta / Akseptere Delta / Akseptere Integrerte systemtester og tjenestetester, tverrfaglig Delta Ansvar Prøvedrift Ansvar Observatør FSAT (Final Site Acceptance Test) Ferdigbefaringer / Overtagelse Ansvar Ansvar Delta / Akseptere Delta / Akseptere Eierskifte / Overlevering fra Byggherre (OSLs utbyggingsorg.) til OSLs driftsorg. --- Ansvar Ansvar: Observatør: Delta: Akseptere: Den som skal forberede, innkalle til og gjennomføre aktiviteten Har rett til å delta etter eget ønske, men har ingen aktiv rolle i aktiviteten. Skal være aktivt medvirkende, ikke lede aktiviteten. En aksept er BHs bevitnelse på deltagelse og at aktiviteten er gjennomført som forutsatt og at entreprenøren kan gå videre til neste aktivitet i gjennomføringen. BHs aksept fritar ikke Entreprenøren fra å levere iht. kontraktens krav og innhold. T20100-PDOSL-AO-KB-0001 Side 19 av 19