Kommunereformvedtak i det interkommunale samarbeidet i Østre Agder, 2014-2016. Sak/dato 64/14, 19.09.2014 69/14, 16.10.14 73/14 16.10.2014 83/14, 28.11.2014 Kommunestrukturprosessen fylkesmannens forventninger og bidrag Fylkesmann Øystein Djupedal ga en presentasjon av utfordringer og muligheter knyttet til iverksetting av den varslede kommune-reformen. Han understreket at hver kommune må organisere sitt arbeid omkring reformen og at det påligger hver enkelt kommune en utredningsplikt. Fylkesmannen ba kommunene legge et langsiktig perspektiv 25 til 40 år til grunn for sine vurderinger. Ordførerne i medlemskommunene redegjorde kort for hvordan kommunene foreløpig har håndtert kommunereformen. Sekretariatet for Østre Agder ble anmodet om å frambringe statistisk informasjon som er relevant for kommunenes videre arbeid med reformen. Fylkesmannen og representanten for KS varslet at de er åpne for å stille på bystyre/kommunestyremøter for å orientere de folkevalgte i kommunene. Styret tok saken til orientering. Administrativ workshop på Eikely vedrørende datagrunnlag for kommunestrukturreformen Styret er opptatt av at denne fagsamlingen skal bidra til å ivareta den enkelte kommunes faktabehov knyttet til utredningsplikten de er pålagt av Stortinget. Styret legger til grunn at samlingen er en frivillig samling der de kommuner som mener å kunne ha nytte av samlingen deltar. Eventuelt - Kommunestrukturreformen Styret ønsker at kommunestrukturreformen skal være tema på hvert styremøte framover. Styret ber sekretariatet om å innhente vedtak knyttet til kommunestrukturreformen fra alle medlemskommuner. Styret anmoder at det på nettsidene til Østre Agder opprettes en fast side der informasjon fra medlemskommunene publiseres. Kommunestrukturreformen tidsplan for arbeidet, med anbefalt ansvarsfordeling og opplegge for å samle folkevalgte i regionen til drøfting av kommunenes handlingsrom Rådmennene anbefaler at kommunene følger hovedtrekkene i verktøykassa som regjeringen har stilt til rådighet under arbeidet for å ivareta utredningsplikten. Etter rådmennenes syn haster det nå å starte opp arbeidet i den enkelte kommune med sikte på å frambringe et kunnskapsbasert faktagrunnlag som kan legges til grunn for arbeidet videre i hver enkelt kommune og i neste fase i mellom kommuner som vurderer å slå seg sammen. Rådmennene vil understreke behovet for analyser som ivaretar et bredt perspektiv på framtidig kommunestruktur. En balansert vurdering av faktorene bør kunne gi politisk ledelse grunnlag for valg av gode løsninger som over tid vil gi befolkningen de beste forutsetninger for godt liv i vår region. Rådmennene vil understreke at kommunene i sitt arbeid må sikre aktiv deltakelse fra alle folkevalgte. Det må skapes rom for medvirkning og påvirkning for innbyggerne. Det må søkes aktiv involvering av medarbeidere for å gjøre nytte av deres erfaring og kompetanse. Stor åpenhet i arbeidet som igangsettes er forutsetningen for å skape bred involvering. Politisk ledelse i hver kommune må ivareta regien og bidra til gjennomføringskraft i de prosesser som leder fram til et nytt kommunemønster. Kommunene må dra nytte av det handlingsrommet som skapes gjennom kommunestrukturreformen. Rådmennene mener at ambisjonen bør være at offentlige oppgaver som kan løses på kommunalt nivå skal løses der. Det gir samfunnet det sterkeste folkestyret. Styrets vedtak: Styret anbefaler medlemskommunene å starte arbeidet slik rådmennene skisserer. Vedlegg
84/14 28.11.2014 11/15, 09.01.2015 Styret mener det er viktig å komme hurtig i gang med utredningsarbeidet som må bygge på grundige lokale prosesser preget av åpenhet og involvering. For å gi kommunene nødvendig tid til sitt arbeid gjøres det en endring i anbefalt tidsplan fra rådmennene slik at fristen for kommunenes behandling er utgangen av april, og at en tar sikte på å samle folkevalgte i løpet av mai 2015 i regi av Østre Agder Administrasjonen i de deltakende kommuner skal kunne samarbeide om deler av utredningsarbeidet når dette er hensiktsmessig. Slik samarbeid forutsettes gjort åpent og skriftlig arbeid som kommer ut av arbeidet skal gjøres tilgjengelig for alle som har interesse av det. Styret eller enkelt kommuner kan legge premisser for slikt arbeid hvis det er ønskelig. Styret anbefaler at kommunenes utredninger inneholder ett alternativ som innbærer opprettholdelse av dagens struktur uendret, og ett som innebærer sammenslåing av alle 8. Ut over dette må hver kommune på fritt grunnlag vurdere andre løsninger ut fra egen situasjon. Søknader på vegne av Østre Agder om skjønnsmidler Styret slutter seg til at det fremmes to søknader til skjønnsmidler i 2015. Videreføring av regionens satsning på å ta i bruk velferdsteknologiske løsninger Midler for å bidra til å ivareta kommunenes utredningsplikt knyttet til iverksetting av kommunestrukturreformen og for videre arbeid knyttet til å ivareta reformens intensjoner. Den siste søknaden fremmes på vegne av syv kommuner. Froland deltar ikke i samarbeid på dette felt. Kommunestrukturreformen grunnlag for kommunale utredninger og bruk av felles ressurser Ordførerne drøftet forslag til felles mal for utredninger. Det ble pekt på at den foreliggende skissen er ambisiøs. Ordførerne mener at mest vekt bør legges på dagens situasjon og mindre vekt legges på vurderingen i forhold til 2040. De er og opptatt av at skissen bør forholde seg til viktige strukturvalg i vær nærliggende regioner Grenland og Knutepunkt Sørlandet Ordførerne tar den anbefalte skissen til disposisjon for kommune-utredningen til orientering. Styret anbefaler medlemskommunene om å delta med sine valgte/utpekte ungdomsrepresentanter til et felles seminar/workshop der regionens ungdom får anledning til å fremme synspunkt på den pågående kommuneutredningsprosessen. Ordførerne gir sin tilslutning til følgende foreløpig budsjett for bruk av tildelte skjønnsmidler: Konsulentbistand prosess og informasjon bistand til kommunene under utarbeidelse av kommuneutredninger kr.150.000 Konsulentbistand til formidling av felles informasjon til medvirkende kommuner kr.100.000 Nettløsninger for informasjonsformidling kr. 50.000 Idesamling med ungdommer hvordan ser min framtidige kommune ut? Kr. 30.000 Undersøkelse vedrørende befolkningens synspunkt knyttet til kommunestrukturreformen kr.100.000 Folkevalgtsamling kommunale forventninger og krav til løsning kr. 50.000 Involvering av ferske folkevalgte i kommunestrukturprosessen kr. 50.000 Involvering av medarbeidere i kommunesektoren kr. 40.000 Prosessbistand til kommuner som ønsker å bli del av en eller flere nye kommuner kr.200.000
Diverse utgifter i prosessarbeidet kr. 94.000 Sum kr.864.000 19/15, 13.02.2015 30/15, 13.03.2015 45/15 24.04.2015 52/15, 04.06.2015 Finansiering Bidrag skjønnsmidler Fylkesmannen i Aust-Agder kr.744.000 Dekning kontingent Østre Agder kr. 120.000 Sum kr.864.000 Status arbeidet med kommunestruktur reformen Sekretariatslederen ga en orientering om nettsidene. Videre hvilke forberedelser som gjøres i forhold til å kunne avholde workshop for ungdomsrepresentanter med sikte på å få fram synspunkt fra ungdommen på hvilke spørsmål de er opptatt av at reformen skal fokusere på. Sekretariatets orientering tas til etterretning. Det er ønskelig at ordførere som har anledning deltar som observatører under samlingen av ungdommer 24.mars. Styret ber sekretariatet om å sørge for at utredningen av 8- kommunersalternativet koordineres av Østre Agder samlet. Videre at kommunene ved utarbeidelse av 0-alternativet legger vekt på hvilke oppgaver som kan bli ivaretatt gjennom interkommunalt samarbeid. Status arbeidet med kommunestrukturreformen Status for kommunenes arbeid følger referatet som et eget notat. Planlagt samling av folkevalgte utsettes til etter ferien. Dato fastsettes på neste styremøte. Styret anmoder Statsråd Jan Tore Sanner om å besøke kommunene i Aust-Agder. Status for arbeidet med kommunereformen Representanter fra styret som deltok i møte med ungdoms-representanter fra de ulike kommunene opplevde møte som positivt. Det ble deretter gitt en gjennomgang av status i utredningsarbeidet med kommunereformen. Froland: behandler saken i kommunestyret i juni. Arendal: er åpen for å utrede flere alternativer. Mest fokus på Østre Agder alternativet på nåværende tidspunkt i prosessen. Åmli: er ferdig med utredning som også er behandlet i kommunestyret. Kommunestyret har åpnet opp for nabodialoger med Nissedal og Fyresdal og Froland og Arendal. Vegårshei: saken skal til behandling i juni. Holdningen i kommune-styret er omtrent det samme som i Åmli. Gjerstad: saken skal behandles i juni også her. Samme løp som Vegårshei og Åmli. Grimstad: utredning skal behandles 22. juni. Situasjonen er endret i Grimstad til et primærstandpunkt om status quo. Lillesand har signalisert ønske om dialog, men ikke noe avtalt. Tvedestrand: skal behandle saken i juni. Risør: er snart ferdig med utredning. Kommunen har hittil hatt et bredt perspektiv i den innledende dialogen om reformen. Stort spenn i oppfatninger fra status quo til Østre Agder. Det var enighet om at det ikke var hensiktsmessig å gjennomføre felles samling for folkevalgte i kommunene i juni. Styret tar til etterretning utredningsarbeidet som pågår i kommunen hvor de fleste kommunene skal behandle saken i kommunestyre-møte i juni. Følgende ble vedtatt: Styret er opptatt av framdriften i reformarbeidet og ber rådmennene om fortsatt å prioritere dette arbeidet. Styret anbefaler at de folkevalgte i kommunene deltar på planlagt seminar som avholdes i Risør 28. mai. Status for arbeidet med kommunestrukturreformen Utredningen knyttet til 8 kommuners forelå til møtet. Kommunene redegjorde
65/15 28.08.15 75/15, 18.09.2015 81/15, 13.11.2015 98/15, 11.12.2015 for status for arbeidet i den enkelte kommune. Styret vil for å følge opp intensjonen i reformen om innbyggerdialog gjennomføre en innbyggerundersøkelse. Dette bør skje så raskt som det er praktisk mulig. Ordfører i Grimstad Hans Antonsen, ordfører Per Kristian Lunden og ordfører Sigmund Pedersen bistår sekretariatet under arbeidet med å forberede undersøkelsen. Sekretariatet får ansvar for å innhente erfaringer fra undersøkelsen som er gjennomført i regi av Knutepunktet og Lindesnesregionen. Styret understreker at resultatene må være egnet til å kunne brytes ned til kommunenivå. Utkastet til spørsmålsstillinger skal sendes til deltakerkommunene på en kort høring før undersøkelsen iverksettes. Oppfølging av kommunereformarbeidet 1. 6 av Rådmennene i Østre Agder (Arendal, Gjerstad, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli) utreder kommunesammenslutning for hele eller deler av regionen med utgangspunkt i - risiko ved å ikke gjøre endringer - hvorfor sammenslutning eventuelt vil være fordelaktig På begge nevnte tema vurderes kvaliteten på kommunale tjenester, forvaltning, innovasjon, samfunnsutvikling og mulighetene for å få utvidede oppgaver med tilhørende økonomiske rammer. Kommunenavn, identitet og eventuelle behov for grensejusteringer bør også belyses. Styret vedtar endelig mandat, kostnadsramme og finansiering på neste møte. 2. Gjennomføring av innbyggerundersøkelse Det var enighet om at denne skulle gjennomføres. Ved vurdering av de innkomne forslagene skal det legges vekt på kvalitet og bredde i de foreslåtte undersøkelsene i tillegg til pris. Under henvisning til reglene for anskaffelser skal leveransen holdes innenfor en ramme på kr.300.000 eks moms. Undersøkelsen skal også omfatte Froland kommune som forutsettes å dekke kostnader knyttet til dette over egne tildelte midler. Ordfører Per Kristian Lunden, ordfører Hans Antonsen og sekretariatsleder Ole Jørgen Etholm følger opp arbeidet videre på vegne av Østre Agder. Kommereformprosess initiativ gjennom Østre Agder Styret stiller inntil kr.100.000 til rådighet for frikjøp av medarbeidere i Risør kommune for gjennomføring av utredning av 6 sekskommunealternativet. Styret legger til grunn at en vil følge det opplegg som foreslås fra arbeidsgruppen av de seks rådmennene. Det tas inn et nytt punkt i mandatet: - Intensjonen er å sikre god demokratisk forankring av den prosess som igangsettes. Kommunereformen status for utredning av 6-kommunersalternativet Utredningen ble presentert av kommuneplanlegger Sigrid Hellerdal Garthe i Risør kommune, Prosessveileder Jarle Bjørn Hanken hos Fylkesmannen i Aust- Agder og forsker Kjetil Lie ved Telemarksforskning. Utredningene er tilgjengelig på nett. Presentasjonen til Kjetil Lie vedlegges referatet. Styret i Østre Agder vedtar å arrangere felles formannskapsmøte i løpet av januar 2016. Fram til dette møtet utreder rådmennene videre på flere alternativ enn 6-kommunersalternativet. Samfunnsplanlegger Sigrid Hellerdal Garthe redegjorde for de to nye utredninger i tilnytning til kommunereform 4K og E18-kommunen - vedlagt. Disse mangler foreløpig en økonomidel som skal utarbeides av Telemarksforskning. Videre orienterte hun sammen med ordfører Peer Kristian Lunden for forberedelsene til samlingen av formannskapene i de seks kommunene den 20.januar 2016, herunder program for samlingen. Det ble opplyst at Jane Fardal Kristoffersen fra Lindesnes-regionen vil presentere arbeidet som er gjort i den regionen under samlingen. Sekretariatet opplyste at Åmli kommune har
05/16, 14.01.2016 16/16, 12.02.2016 25/16, 18.03.2016 32/16 12.04.2016 43/16 03.06.2016 Risør, 30.06.2016 gitt tilbakemelding om at deres deltakelse på samlingen 20.januar 2016 til ordfører, varaordfører og rådmann. Styret vedtar at formannskapene i Arendal, Gjerstad, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli inviteres til å delta i et orienteringsmøte den 20.januar kl.14.00-20.00 i Festiviteten i Arendal gamle rådhus. Rådmennene får fullmakt til å engasjere sekretariatsbistand innenfor rammen av tildelte skjønnsmidler fra Fylkesmannen i Aust-Agder. Styreleder får ansvar for å avklare om en representant for de fem kommunene som drøfter sammenslutning innenfor rammen av Knutepunkt Sørlandet kan delta på samlingen av formannskap 20.januar. Ordførere og fylkesordfører oppsummerte status for arbeidet med Kommunereformen i egen kommune eller fylkeskommune. Styret tar tilbakemeldingen fra kommunene og fylkeskommunen til orientering. Styreleder Per Kristian Lunden orienterte om de pågående forhandlinger mellom forhandlingsutvalg fra Arendal, Gjerstad, Risør, Tvedestrand og Vegårshei.. Styreleder gav en redegjørelse for status i drøftingene mellom de fem kommunene i 5K-øst. Eventueltsak: Kommunereform Med bakgrunn i at det foreligger et positivt vedtak i Gjerstad vedrørende å snakke med Risør om etablering av en ny kommune i dette området så pågår det en intens prosess for å kunne overholde foreliggende frister. Både Risør og Gjerstad er innstilt på å gjennomføre en prosess med sikte på å bringe på det rene om det ligger til rette for å etablere en ny kommune med grunnlag i disse to kommunene. Gjerstad ønsker gjennomført en innbyggerundersøkelse med dette som tema.