REFERENCE MANAGER versjon 11 Veiledning

UBO, Bibliotek for medisin og helsefag www.ub.uio.no/umh REFERENCE MANAGER versjon 11 Veiledning

Innholdsfortegnelse Reference Manager... 3 Om denne veiledningen... 3 Hva er Reference Manager... 3 Bygge en database... 3 Opprette en base / Åpne en base... 3 Standard innstillinger... 4 Tidsskrifter fullt navn og standard forkortet... 4 Manuell innstasting av referanser... 5 Direkte eksport av referanser fra bibliografiske databaser og elektroniske tidsskrifter... 5 Importere referanser fra eksterne databaser : eks. tidsskriftartikler... 5 Slette referanser fra basen... 6 Søk i egen database... 6 Søkestrategier... 6 Søkestrategier kan lagres... 7 Frittstående litteraturliste... 7 Utskrift til printer... 8 Manuskriptbehandling... 8 Referanser i løpende tekst : Cite while you write... 8 Generere bibliografi... 9 Cite While You Write innstillinger... 9 Skreddersy referanser... 10 Slette referanser fra manuskriptet... 10 Fjerne feltkoder før publisering... 10 Bibliografisk format... 10 Output Styles : Redigere eksisterende format... 10 Dele / utveksle baser og referanser... 11 Overføre / kopiere referanser fra én database til en annen på samme PC... 11 Overføre / eksportere referanser til tekstfil / annen PC... 11 EndNote og Pro-Cite baser kan åpnes i Reference Manager... 12 Importere referanser fra andre bibliografiske program / format... 12 Traveling library... 12 Web publisher... 13 Nedlasting av referanser fra eksterne databaser... 13 Ovid basene (Biological Abstracts, Cochrane Library, EMBASE, Medline, PsycINFO))... 13 PubMed... 14 CINAHL (EBSCO)... 15 ISI Web of Science... 16 Søke internett via Reference Manager... 17 PubMed : Eksempel på artikkelsøk... 17 BIBSYS : Eksempel på boksøk... 18 2

Reference Manager Om denne veiledningen Dette er ment som en enkel innføring i de viktigste funksjonene i Reference Manager, for en fullstendig oversikt må man bruke programmets manual. Manualen er tilgjengelig for nedlasting i pdf-format fra www.refman.com/support/rmsupport.asp Menyvalg og kommandoer i programmet er markert med fet skrift. Tekst fra dialogboksene i programmet er markert med kursiv. Eksempler fra tekstbehandler er tatt fra Word 2003. Reference Manager 11 er integrert i MS Word versjon 2000, XP(2002), 2003 og 2007. Word Perfect versjon 9, 10, 11, 12 og X3. Funksjonen Cite while you write fungerer også i norsk versjon av Word. Hva er Reference Manager Reference Manager er et personlig arkiv-program et referanseverktøy for lagring og gjenfinning av referanser og et publiseringshjelpemiddel. Det er et oversiktlig, til dels selvinstruerende program. Det er mulig å laste inn elektronisk lagrede referanser hentet fra litteratursøk i ulike bibliografiske baser som f.eks. Medline, noe som er både raskere og bedre enn manuell inntasting. Reference Manager knyttes sammen med tekstbehandler, og gjør det enkelt å sette inn siteringer i et manuskript og produsere litteraturlister (bibliografier). Innebygget i programmet finnes formater for en lang rekke tidsskrifter, slik at man enkelt kan produsere litteraturlister i riktig format alt etter hvilket tidsskrift man akter å publisere i. Vær oppmerksom på at hjelp alltid er tilgjengelig ved å velge Help fra menylinjen eller ved å trykke funksjonstasten F1. Bygge en database Opprette en base / Åpne en base File : New database Gi basen et navn, unngå særnorske tegn og skilletegn. Vær ekstra nøye med hvor databasen lagres! Styr plasseringen til ditt nettverksted der det tas jevnlig backup. Ellers er standard lokal harddisk på C:\. Alle databaser består av to filer på formen: databasenavn.rmd (datafil) og databasenavn.rmx (indeksfil). BEGGE filene må ligge på samme stasjon, og i samme mappe, for at databasen skal være tilgjengelig det er altså IKKE snakk om dublering. Klikk Advanced for å: Kopiere tidsskriftsynonymer enten fra definerte lister i andre databaser, eller fra listene som følger med programmet (medisin, kjemi, humaniora) (se også side 4 Tidsskrifter fullt navn og standard forkortet). Kopiere spesielle definisjoner for referansetyper fra en annen database. Angi databasens forfatter og emne Endre standard sortering av referanselisten i referansevinduet. File : Open database For å ha tilgang til alle funksjoner, f.eks. installering av tidsskriftnavnfiler, gjøre endringer i Term Manager osv., må basen være åpnet i Read-Write Exclusive modus. Valget gjøres i dialogboksen under Access Rights. (Baser som er laget i andre referanseverktøy som Pro-Cite og EndNote, kan også åpnes i Reference Manager med samme kommando) 3

Standard innstillinger Når man tar i bruk Reference Manager for første gang, må man først definere en del faste verdier i basen: Tools : Options General: Spesifiser her hvordan informasjonen ønskes vist i programmet Velg fonten du ønsker å se på din skjerm. Dette valget har ingenting å gjøre med hvordan f.eks. et ferdig manuskript vil se ut. Copy/Paste Reference Output style gir deg mulighet til å velge det bibliografiske formatet du vanligvis bruker, f.eks. Vancouver, som standard. Om man velger en spesiell Output Style (bibliografisk format) her, kan dette endres når som helst senere. RM-standard er clipref.os. Automatic Popup Browser gir steds-spesifikke meny-valg. Retrieval: Valget Complete gjør alle feltene i referansen søkbare. Default sort /Sort by lar en velge hvordan resultatet av et søk skal sorteres. Her kan det sorteres på de forskjellige feltene, forfatter, tittel osv., også RefID. Import For å synliggjøre prosessen, vil importerte referanser også legges i en egen "inn-boks" i tillegg til at de lagres i basen. Velg Clear existing imported tab slik at denne inn-boksen slettes mellom hver import. Duplicate references velg hvorvidt dubletter skal avvises eller legges i egen database angi i så fall hvilken. Reference edit Assign reference ID: Hver referanse skal ha en unik ID som programmet kan sette automatisk. Velg mellom Numerisk eller Første Forfatter + publikasjonsår. (Numerisk anbefales). Check for duplicate references: Kryss av ønsket valg. Scan title, notes and abstracts for keywords : Automatisk utplukking av nøkkelord fra titler og abstrakt ved at programmet scanner nye innførsler og sammenholder tittel-ordene med eksisterende keywordliste. Er denne muligheten valgt, kommer disse automatiske nøkkel-ordene i tillegg til de man f.eks. importerer fra Medline. Denne funksjonen kan være en hjelp i oppstartsfasen, men kan fort skape unødvendig støy når basen blir av en viss størrelse. Author / Keyword highlighting: Disse valgene angir hvordan aktivt søkeord vises. Default: sort for aktivt valg, blå for ny for databasen og rød for gal syntax. Duplicate Search : Fields to compare. Her spesifiseres hvor grundig referanser skal sammenlignes når dubletter skal identifiseres. Tidsskrifter fullt navn og standard forkortet I programmet følger det med tre lister over tidsskriftnavn og forkortelser (medisin, kjemi og humaniora). Kopier tidsskriftnavnene med respektive forkortelser inn i nyopprettet base før den tas i bruk (se side 3 Opprette en base ). Det vil spare mye arbeid, og Reference Manager sørger for å velge riktig variant av tidsskriftnavnet når litteraturliste skal genereres (i forhold til de krav som det bibliografiske formatet krever). Ved behov kan tidsskriftlisten kopieres senere på følgende måte (NB! Basen må være åpnet i Read-Write Exclusive): Tools : Term Manager : Activate. Velg fanekortet Periodicals. Gå tilbake på Tools : Term Manager og velg Copy periodicals Velg Medical og trykk OK. Hele tidsskriftlisten pakker seg ut både med fullt navn og standard forkortelse. 4

Tidsskrifter som ikke finnes i listen kan tastes inn manuelt. Tools : Term Manager : Activate : Add Term. (Sjekk at fanekortet Periodicaols er aktivt). Merk: Skriv punktum etter hvert forkortet ord, ingen mellomrom, f.eks. Full Scandinavian Journal of Clinical and Laboratory Investigation Std.Abrev. Scand.J.Clin.Lab.Invest. User One SJCLI Man kan bruke samme fremgangsmåte for å legge inn synonymer, eller koblinger mellom: Forfattere : f.eks. både med initialer og fullt fornavn Keywords : f.eks. for standard forkortelse og full betegnelse (AIDS og Aquired Immuno Deficiency Syndrome); eller amerikansk/engelsk betegnelse på samme medikament (acetaminophen og paracetamol), osv. Manuell innstasting av referanser Manuell inntasting av referanser bør alltid være siste utvei. Det er tidsbesparende og mye enklere å importere dataene fra en bibliografisk database men ikke alt finnes elektronisk tilgjengelig. Referanser tastes inn manuelt med References : New... Velg først RefType, dvs. artikkel (Journal), Book Chapter etc. Følg det selvinstruerende inntastingskjemaet. Gå fra felt til felt med TAB. OBS! Skriv inn tittel uten avsluttende punktum (RM ordner tegnsettingen). Kopier fra popupmenyene der det er mulig. Disse aktiviseres idet man begynner å taste inn noe i f.eks. forfatter eller keyword-feltet. Skriv "arkivkortet" ferdig, og lagre posten ved å klikke på diskett-knappen alternativt med File : Save/Save and new (om flere referanser skal legges inn manuelt samtidig). Lukk lagringsmodus ved å trykke - og referansen vises i kortform over én linje. Direkte eksport av referanser fra bibliografiske databaser og elektroniske tidsskrifter Noen databasetilbydere, som for eksempel Ovid og ISI Web of Science, tilbyr Direct Export fra sine baser. Det vil si at det er mulig å overføre referanser direkte fra f.eks. Medline til en RefManbase uten bruk av importfilter. Se side 13 og utover for fremgangsmåten for h.h.v. Ovid-basene og ISI Web of Science. Stadig flere elektroniske tidsskrifter tilbyr også denne muligheten for direkte eksport av en referanse til et referanseverktøy. Importere referanser fra eksterne databaser : eks. tidsskriftartikler Denne metoden benyttes når du har lastet ned referanser på diskett/hjemmeområde etter et litteratursøk i bibliografiske databaser, f.eks. BIBSYS, PubMed, Biological Abstracts, PsycInfo osv. (Hvilke baser som er tilgjengelig er avhengig av hva institusjonen man tilhører abonnerer på) Det er viktig at dataene er lagret som tekstfiler og i et format som Reference Manager kan lese. Reference Manager har en lang rekke import-filtre (konverteringsprogram) som gjør det mulig å lese og importere referanser i formater fra de ulike databasene. Det er ytterst viktig å velge riktig konverteringsprogram her for at importen skal foregå korrekt i alle detaljer. 5

File : Import text file... Velg base for import Oppgi hvor referansene er hentet (filter/konverteringsprogram) Oppgi filnavn der referansene er lagret Browse-knapper: Trykk for å se alternativer Fyll ut dialogboksen og trykk Import. Ved tvil om hvilket import filter/konverteringsprogram som er det korrekte, ta kontakt med ditt fagbibliotek som kan opplyse om hvilke databasetilbydere som er brukt lokalt. Se også import filtere fra RefMans web-sider: refman.com/support/rmfilters.asp NB! Se side 13 og utover for utfyllende informasjon om nedlastingsprosedyrer for PubMed, Ovidog WebSpirs-basene, Bibsys Ask og ISI Web of Science. Slette referanser fra basen Merk de(n) referanse(r) som skal slettes ved å klikke i boksen til venstre for referansen(e). Trykk deretter References : Delete... og merk ønsket alternativ Highlighted / Marked osv. references. OK. Søk i egen database Søkestrategier Alle felt som inneholder data er søkbare. Det kan søkes i én spesifikk database, eller på tvers av inntil 15 baser. Søk i alle baser forutsetter imidlertid at de aktuelle basene er åpne. Hent søkeskjemaet med References : Search References Fyll ut. Kopier eksisterende Authors og Keywords der det er mulig. Forfatter- og emneordslistene er steds-spesifikkke, og kommer automatisk opp når man begynner å taste i feltene. Klikk på søkeordet og OK. Velg database Start søking Lagrete søkestrategier Tidligere søkeord Browse Logiske operatorer Nullstill Sett inn / stryk paratmeter 6

Trykk på knappen(e) for resultat av søket NB! Det er vesentlig raskere å søke på keywords enn ord i tittel. Dette vil være spesielt merkbart når basene blir større. Søk på titler går tregere fordi tittel-ord ikke blir indeksert. Alternativt: Når det skal søkes på flere begrep fra samme felt-type (Keywords) som eksempelet her viser, kan søke-ordene listes på én linje ved hjelp av operator-knappene (AND/OR/NOT), slik: {heart*} OR {myocardial*} OR {cardio*}. Krøllparenteser kommer automatisk når man klikker på operatorknappene. Trunkering Ordstammen etterfulgt av * gir ordstammen pluss alle varianter. Eks.: LEU* gir leucinosis, leukemia, leukopenia, leukocyte osv. Når søkekriteriene er satt settes søkeprosessen igang ved å trykke F12 eller kikkert-knappen. Resultatet angis i antall treff til høyre på hver søkelinje. Klikk på disse for å se resultatet. For å komme ut av søke-modus og tilbake til hele basen, klikk på aktuelt fanekort nederst i skjermen, eller høyre museklikk : Close retrieved reference list. Søkestrategier kan lagres Dersom et søk gjentas regelmessig, kan søket lagres slik at man slipper å taste det inn fra gang til gang. Lagre strategi ved å trykke på knappen Strategy files. Trykk Save, gi et søkenavn: OK. Lagrede søk kjøres med Strategy files : Load. Frittstående litteraturliste Merk referansene som skal med i litteraturlisten. Tools : Bibliography : Generate from Reference list... Fyll ut skjemaet. Angi hvor litteraturlisten skal genereres: printer eller fil. Om bibliografien skal lagres som fil, kan man velge lagringsformat, bl.a. Word, Word Perfect eller HTML. Velg Print Preview for å sjekke at bibliografien blir slik man ønsker før utskrift. Skriv inn ønsket tittel, og velg eventuelt nummerering av bibliografien under fanekortet Bibliography i dialogboksen. 7

Klikk her for flere bibliografiske format å velge mellom. Se mer utfyllende om bibliografiske format / Output styles på s. 9. Utskrift til printer Marker ønskede poster som skal skrives ut. File : Print... Kryss av for Marked references in list, ellers skrives hele basen ut! (Dette er den samme dialogboksen som ved Bibliography : Generate from reference list ) Manuskriptbehandling Referanser i løpende tekst : Cite while you write Eksempel på praktisk arbeid med Reference Manager og tekstbehandler. Når man arbeider med et manuskript, har man gjerne behov for å henvise til aktuelle referanser i løpende tekst. Ved å ta Reference Manager aktivt i bruk fra starten av arbeidet, sparer man mye tid når manuskriptet og tilhørende bibliografi skal klargjøres for publikasjon. Åpne aktuell database i Reference Manager slik at denne blir liggende åpen i bakgrunnen. NB! Åpne Word og aktivér Reference Managers verktøylinje: Word 2003 Tools : Customize, Word 2007 Add-Ins : Custom Toolbars Insert Citation Help Go to RM CWYW Preferences Insert Marked References Export Traveling Library Instant Formatting Remove Field Codes Generate Bibliography Revert to Original Text Edit Citation(s) Edit Database Reference(s) Insert Note 8

Insert Citation Sett inn referanser i løpende tekst uten å forlate tekstbehandler ved hjelp av Reference Managers verktøylinje i tekstbehandleren. Fyll inn identifiserende tekst i Search for ruten. Forfatternavn, keywords, tittel, utgivelsesår og ID kan brukes. Trykk Perform Search. Dersom flere referanser svarer til det som det søkes etter, velger man riktig referanse fra listen med alternativer. TIPS: Skal flere enn én referanser fra listen overføres til manuskriptet, hold Ctrl.-knappen nede og klikk på de aktuelle. Trykk Insert. Insert Marked References (Alternativ) Kryss av ønsket(e) referanse(r) som skal inkorporeres i teksten i selve RefMan-basen. Gå tilbake til arbeidet i tekstbehandleren og trykk Insert Marked References fra verktøylinjen. Husk å fjerne markeringene av referansene i basen når de er overført til manuskriptet ellers blir disse hengende med ved neste overføring. Edit : Clear all marks. Generere bibliografi Når manuskriptet er ferdig skrevet eller kontinuerlig dersom dette valget er gjort (Instant Formatting) formateres manuskriptet til ønsket bibliografisk format. I Reference Manager gjøres dette enkelt ved at man velger hvilket tidsskrift man ønsker å publisere i. Trykk knappen Generate Bibliography. Fyll ut dialogboksen. Tilhørende bibliografi formateres automatisk på slutten av manuskriptet. Klikk her for flere bibliografiske format å velge mellom. Skal man publisere for et gitt tidsskrift er det viktig å velge det bibliografiske formatet dette tidsskriftet bruker. Gjør derfor ingen endringer eller tillegg selv om denne dialogboksen åpner for det. Vær klar over at andre valg man måtte gjøre her overstyrer det formatet man har valgt under Output Style. NB! Endringer gjøres selvfølgelig når det påviselig er feil i formateringen i forhold til det som det enkelte tidsskriftet krever. Dette skyldes bl.a. at enkelte tidsskrift endrer kravene for oppsett av bibliografi og manuskript fra tid til annen. Cite While You Write innstillinger Instant Formatting er automatisk aktivert og gjør at referanser formateres fortløpende etter hvert som de settes inn i teksten. Referansene formateres i henhold til den valgte Output Style. Output Style kan når som helst endres under Generate Bibliography. Instant Formatting kan aktiveres / deaktiveres for enkeltdokumenter eller for alle nye dokumenter fra h.h.v. Instant Formatting og Cite While You Write Preferences på verktøylinjen. 9

Skreddersy referanser I noen tilfeller kan det være behov for å redigere referanser i en tekst i forhold til standard format, f.eks. skjule årstall eller forfatter fordi det allerede fremgår av setningsinnholdet, legge til et spesifikt sidetall eller en kommentar. Marker referansen som skal redigeres, klikk Edit Citation(s) på verktøylinjen eller via høyre musetast, marker referansen i dialogboksens venstre kolonne og fyll ut klikk OK. Disse funksjonene kommer kun til anvendelse når man bruker bibliografiske format som bygger på varianter av Harvard-standarden, dvs. referanse til Forfatter + år i løpende tekst. Uaktuelt i Vancouver, som er et numerisk format. Slette referanser fra manuskriptet Det anbefales å slette referanser, som det allikevel ikke skal henvises til i teksten, via Edit Citation(s). Marker referansen som skal slettes, klikk Edit Citations(s), marker aktuell referanse i dialogboksens venstre kolonne klikk Remove og OK. Dette kan kun gjøres i et ferdig formatert dokument. Fjerne feltkoder før publisering Hvis man skal sende fra seg en elektronisk versjon av et manuskript, for eksempel for publisering, kan det være behov for å fjerne Cite While You Write-feltkoder fra dokumentet. De fleste forleggere krever at disse feltkodene er fjernet. Hvis ikke kan det forårsake at dokumentet ikke blir kompatibelt med forleggers programvare. Bruk Remove Field Codes på verktøylinjen for å opprette en kopi av dokumentet uten feltkoder. NB! Etter at feltkodene er fjernet kan ikke dokumentet reformateres. Les dialogboksene nøye, og følg instruksene. Bibliografisk format Output Styles : Redigere eksisterende format Tools : Bibliography : Open Output Style Det finnes totalt ca. 30 forskjellige bibliografiske format. Selv om man ikke finner sitt "ønsketidsskrift" listet opp blant de over 950 Output Styles, vil man av eksemplene som gis, i de aller fleste tilfellene, finne et som tilsvarer. Det er naturligvis mange som er like. Om man allikevel ikke finner eksakt variant, kan man enten definere et eget «output style», eller redigere et eksisterende format, som er langt å foretrekke: Bibliography : Open output style Styles. Velg formatet som ligger nærmest det ønskelige. NB! Før endringer gjøres sørg for å lagre det redigerte formatet under nytt navn med Save as... NB! Legg inn nye felt med egen knapp: Knappene for Uthev, kursiver og understrek osv. brukes som i tekstbehandler. Husk å legge inn mellomrom/bindestrek mellom feltene. Ellers blir de klemt inntil hverandre. 10

Dobbeltklikk på feltene Author, Journal osv. for å se alternative måter å definere disse på In-text citations På samme måte formateres In-text citations. Velg feltkoder med Insert Field-knappen, enten <Citation Number> eller <[04] Authors, primary> <[05] Date, primary>. Ytterligere formatering ved hjelp av In-Text Citation Settings-knappen, der spesielle skilletegn defineres, f.eks. om nummereringen skal være (1), [1] eller 1. Ytterligere bibliografiske format? Reference Manager har ferdige bibliografiske format for mer enn 950 tidsskrifter. Denne listen oppdateres stadig. Før man eventuelt går i gang med å redigere et eksisterende eller lage et nytt format, bør man sjekke om det er tilgjengelig for nedlasting fra RefMans web-sider: http://refman.com/support/rmstyles.asp Dele / utveksle baser og referanser Overføre / kopiere referanser fra én database til en annen på samme PC Databasene må ligge på samme PC og begge må være åpne. Merk referansene som ønskes kopiert over i annen base. Trykk References : Copy between databases og fyll ut dialogboksen og avslutt med Copy. Source Reference List : Databasen referansene skal kopieres fra. Destination Database : Databasen referansene skal kopieres til. Referansene overføres med den formen på Ref-ID (numerisk eller alfa-numerisk) som Sourcebasen har, og endres ikke automatisk om basen det kopieres til har en annen form. Dersom det er to nummeriske baser som slås sammen, vil referansene som kopieres over bli renummerert. Programmet gir tydelig beskjed om hva som skjer før endring velges. Overføre / eksportere referanser til tekstfil / annen PC Referanser kan eksporteres i s.k. "tagged format" som senere kan importeres i annen database eller brukes som ren tekstfil i tekstbehandler. Velg File : Export og velg RIS format, filnavn og stasjon. Trykk Export. 11

NB! RIS-formatet håndterer alle referansetyper. Medlars-formatet håndterer kun referanser fra tidsskriftartikler. Slike eksporterte referanser importeres igjen med References : Import text file... og RIS.cap importfilter. EndNote og Pro-Cite baser kan åpnes i Reference Manager Basene åpnes på vanlig måte via File : Open databases Fyll ut dialogboksen og velg om basen(e) skal konverteres til Reference Manager eller åpnes i read-only modus. Reference Manager's liste over konverteringsprogram inneholder importfiltre for både Pro-Cite og Endnote. For konvertering av MAC baser se manualen. Importere referanser fra andre bibliografiske program / format Dersom man ønsker å importere referanser som originalt er i annet format kan man allikevel konvertere en eksisterende base til Reference Manager, men det krever noe arbeid. Referansene tas inn i et tekstbehandlingsprogram og endres der til RIS-format ved hjelp av rediger søk/erstatt-funksjonen. Eksempel på RIS-format finnes i manualen under Appendix D: RIS Format Specifications. Lagre filen som.rtf fil (Rich Text Format). Importeres i Reference Manager i RISformat. TIPS: Man får i det enkelte tilfellet vurdere om det tidsmessig er bedre å gjøre nye Medline- eller databasesøk, slik at flest mulig referanser kan overføres elektronisk. Traveling library Referanser fra et Word-dokument kan enkelt kopieres over til en RM-database. F.eks.hvis man ønsker en egen mindre database utfra referansene i et spesifikt manuskript, kan Words funksjon Traveling library benyttes. Bruk følgende fremgangsmåte: (Word-dokumentet er åpent i skjermen): Tools : Reference Manager 11 undermeny Export Traveling Library. Det er en forutsetning at Word-dokumentet er et tidligere formatert RM-dokument. Følg instruksene i dialogboksen som følger. Det er anbefalt å eksportere referansene til A New Reference Manager database, slik at man kan sjekke referansene før de legges til en eksisterende, permanent base. 12

Web publisher Web publisher er en web server tilpasset kun versjon 11 av Reference Manager. Opp til 15 databaser kan publiseres ved hjelp av Web Publisher, enten i Read-Only eller med Read-Write tilgang for ulike behov. Vær spesielt OBS! på sikkerhetsrisiko. Ta kontakt med lokal nettverks-administrator for avklaring av brannmurer og andre sikkerhetsapplikasjoner før Web Publisher igangsettes. Se manualen for flere opplysninger. Nedlasting av referanser fra eksterne databaser NB! Referanser kan overføres direkte fra alle referansedatabaser via UBO-knappen. Denne metoden frarådes inntil videre, fordi en del informasjon går tapt (kun førsteforfatter overføres og noe informasjon blir utelatt, blant annet nøkkelord, sammendrag og utgiver) Ovid basene (Biological Abstracts, Cochrane Library, EMBASE, Medline, PsycINFO)) Samme nedlastingsprosedyre gjelder for alle Ovid-basene. Ved hjelp av Direct Export - funksjonen kan man overføre referanser direkte til en RefMan-base. Etter å ha valgt ut hvilke referanser som skal overføres, gå til Results Manager fyll ut: 1. Results: Bestem hvilke referanser som skal overføres. 2. Fields: Complete Reference 3. Results Format: Direct Export 4. Action: Save Følg deretter de anvisningene som gis, og bestem hvilken RefMan-base referansene skal legges i. Dersom man allerede har referanser fra Ovids baser på disk(ett), importeres disse ved hjelp av følgende filter: Base: Citation format: Import filter: Ovid Medline Ovid Ovid(Online)Ovid Ovid Medline Reprint/Medlars Ovid(Online)Reprint[FJ] Ovid Medline Reprint/Medlars Ovid(Online)Reprint[AJ] 13

PubMed Merk referansene i trefflisten som skal lagres. Hvis ingen merkes, blir alle referansene lagret. Fra Send to, velg File. Velg MEDLINE fra format menyen, klikk Create File. Bestem lagringssted og lagre som filtype.txt. Import-filter i RefMan: PubMed.cap 14

CINAHL (EBSCO) Ved hjelp av Direct Export kan referanser overføres direkte fra en webside til en Reference Manager database. Velg hvilke referanser som skal overføres (enkeltvis Add to folder eller alle Add(1-42 )) Klikk på Folder View for å komme til Folder List. Merk referanser som skal tas med videre, enkeltvis eller alle. Klikk på Export. I neste side, velg Direct Export to EndNote, ProCite or Reference Manager under Save citations in a file formatted for Følg deretter anvisningene og bestem hvilken Reference Manager database referansene skal legges i. 15

ISI Web of Science Ved hjelp av Direct Export kan referanser overføres direkte fra websiden til en Reference Manager database. Gå til Output Records nederst i websiden: Step 1: Velg hvilke referanser som skal overføres Step 2: Velg Full Record for å ta med emneordene Step 3: Klikk på Save to EndNote, RefMan, ProCite Følg deretter anvisningene og bestem hvilken RefMan-base referansene skal legges i. Alternativt: Velg hvilke referanser som skal overføres og klikk på Add to Marked List under Output Records. Gå til Marked List øverst i skjermbildet: Step 1: Merk hvilke felt av referansene som skal taes med. Step 2: Save to EndNote, RefMan, ProCite. Følg deretter anvisningene og bestem hvilken RefMan-base referansene skal legges i. 16

Søke internett via Reference Manager NB! Selv om det fra versjon 9 girs mulighet for å søke i eksterne databaser som PubMed og BIBSYS via Internett, er det ikke tilrådelig å bruke Reference Manager som sitt faste grensesnitt mot disse basene. Prøvesøk viser at treffsikkerheten er meget usikker. (Gall, C. et al. Retrieval comparison of EndNote to search MEDLINE (Ovid and PubMed) versus searching them directly. Med Ref Serv Q 2004;23(3):25-32.) Fordel I: Man kan enkelt finne fram til elektronisk versjon av referanser man allerede kjenner til. F.eks. man har papirkopier av artikler som man ønsker å legge inn som elektroniske referanser i Reference Manager Fordel II: Man får tilgang til andre interessante databaser som ellers hadde vært mindre tilgjengelige, f.eks. databaser fra amerikanske universitet. PubMed : Eksempel på artikkelsøk Dette er en artikkel i BMJ 2001;322:19-22: For å finne den elektroniske referansen til denne konkrete artikkelen kan man søke den opp via Tools : Internet Search. For å identifisere referansen med færrest mulig søke-elementer, viser erfaringen at noen sentrale ord i tittel i kombinasjon med første side, holder i de fleste tilfeller. Krøllparenteser kommer automatisk når man klikker på operatorknappene: AND/NOT/OR Tast neste ord inni parentesen. Husk å angi feltkode. Start søk. Oppkoplet base: 17

TIPS: Skal du identifisere flere e-referanser i slengen: Siden søkestrategien fra forrige søk blir stående i skjermen, er det rasjonelt å beholde denne. Dobbelt-klikk på tittel-ord(ene) og erstatt med nye, nytt sidetall osv. La krøllparentesene stå. PubMed kvitterer søket på denne måten. Trykk OK og referansen vises over en linje: Resultatet av internett-søk legges ikke automatisk til egen database. De må lagres aktivt hvis man bare lukker søkevinduet vil referansene være tapt. Referansene lagres på følgende måten: Enten dra-og-dropp dem over i egen database, eller merk de aktuelle og bruk References : Copy between databases Aksepter at referansene får ny nummerering. BIBSYS : Eksempel på boksøk Søk i BIBSYS via Tools : Internet Search. Velg Z39.50 fra rullegardin-menyen, klikk deretter på Host-knappen og kryss av for BIBSYS i listen og klikk OK. 18

Tast inn søkekriteriene og start søk. Aktuelle referanser blir listet opp i et eget vindu. Referansene må aktivt lagres i egen RefMan-base ved hjelp av dra-og-dropp eller References : Copy between databases Aksepter at referansene får ny nummerering. 19