Brukerveiledning til kjørebok (TravelLog) -Veiledning for administratorer Mars 2016 GSGroup AS, Nordre Kullerød 5B, 3241 Sandefjord
Innhold Introduksjon... 3 Begreper i kjøreboken... 3 Innlogging... 4 Hovedsiden... 5 Administrere brukere... 6 Opprette ny bruker... 6 Opprette en sjåfør... 8 Redigere sjåførinnstillinger... 10 Opprette en administrator... 12 Redigere administratorinnstillinger... 12 Opprette Attesterer... 13 Slette brukere... 13 Brukerkategorier... 15 Waypoints... 16 Objekter (bilregister)... 18 Rapport på turer utenfor arbeidstid... 19 Firmainnstillinger... 20 Generelt... 20 Satser... 21 Personlig... 21 Arbeidstid... 22 GSGroup AS, Nordre Kullerød 5B, 3241 Sandefjord 2
Introduksjon Veiledningen er ment for administratorer av Elektronisk Kjørebok og fokuserer på administrasjon av brukere og biler. Som administrator kan du: Administrere brukere Redigere informasjon på biler og tildele biler til sjåfører Ta avviksrapport på kjøreturer utenfor arbeidstid Redigere firmainnstillinger Opprette brukerkategorier med forhåndsdefinerte formålstekster Opprette geografiske soner for merking av start- og sluttlokasjoner og sammenslåing av turer. Administrator har begrenset tilgang til sjåførenes reisevirksomhet. Det er kun turer utenfor fastsatt arbeidstid som er tilgjengelig. Begreper i kjøreboken Objekt - benyttes om biler som er utstyrt med sporingsenhet (som samler inn kjøreturene). Bruker benyttes om personer som har mulighet til å logge på kjøreboken (websiden). En bruker kan være sjåfør, attesterer eller administrator. Kontakter benyttes om informasjonen som må registreres på brukere. En bruker må alltid være en kontakt i kjøreboken. Sjåfør benyttes om brukere med eierskap til kjøreturer. Sjåfører tildeles et objekt (bil). Relasjonen mellom sjåfør og objekt kan enten gjøres fast eller være midlertidig. Ved fast sjåfør blir alle turer registrert på sjåføren, mens ved midlertidig relasjon (f.eks ved bildeling), blir turene tildelt den aktive sjåføren. Sjåfør må identifisere seg før lån av bil, enten ved bruk av ID-kort, ID-tag (IButton) eller SMS. Waypoint er et geografisk objekt (polygon) som det kan knyttes funksjoner og egenskaper til. I kjøreboka blir waypoint blant annet brukt til å navngi start- og sluttlokasjoner på turer, slå sammen turer innenfor et waypoint og fylle inn formålstekst på reiser innenfor/mellom waypoints. Brukerkategori er en inndeling av brukere som det kan knyttes egenskaper til. I kjøreboka blir brukerkategori benyttet til å definere ulike sett med forhåndsdefinerte formålstekster, som sjåføren kan velge blant når formålet skal skrives på turen. GSGroup AS, Nordre Kullerød 5B, 3241 Sandefjord 3
Innlogging Du logger deg på kjøreboken ved skrive inn følgende URL i nettleseren din: http://fleet.guardsystems.com/ Du må oppgi kunde ID, brukernavn og passord. Dette er informasjon du skal ha fått tilsendt fra Guard Systems. Du har mulighet til å bestemme språket ved innlogging. Ved siden av «Logg inn»-knappen vises en nedtrekksmeny hvor du velger ditt språk. GSGroup AS, Nordre Kullerød 5B, 3241 Sandefjord 4
Hovedsiden Hovedsiden gir deg bruksstatistikk og oversikt over registrerte biler i systemet. Statistikken omfatter samtlige brukere i firmaet. Samlet bruksstatistik Registrerte biler Hovedmeny Hovedfunksjoner vises i menyen til venstre. Her finner du: Oversikt viser bruksstatistikk og objekter i kjøreboken (hovedsiden). Kontakter inneholder et brukerregister. Objekter inneholder et bilregister. Innstillinger generelle innstillinger for firmaet. Brukermanual henviser til dette dokument. Logg ut logger deg ut av kjøreboken. Det benyttes sidevisning for å begrense størrelsen til lister. Kontrollen for å velge side virker slik: Bla til første side Bla til siste side Bla til forrige side Bla til neste side Nedtrekksmeny for å velge side direkte GSGroup AS, Nordre Kullerød 5B, 3241 Sandefjord 5
Administrere brukere På siden «Kontakter» kan du administrere dine brukere. Du har mulighet til å: Opprette ny bruker Slette bruker Redigere brukerinnstillinger De ulike funksjonene er nærmere beskrevet i påfølgende kapitler. Lister har også funksjonsvalg knytte til seg. En meny vises ved å trykke på ikonet, som du finner i øvre venstre hjørne av listen. Opprette ny bruker Ny bruker kan opprettes ved å velge «Ny kontakt» fra menylinjen til kontaktlisten. Opprett ny bruker Du får da opp et vindu med tre sider som må fylles ut: Kontakt Bruker Sjåfør Kontaktinformasjon I kontaktvinduet kan du registrere personopplysninger. Det gjelder navn på bruker, mobiltelefonnummer, epostadresse og postadresse. Merk: ved utfylling av telefonnummer må retningsnummer oppgis. GSGroup AS, Nordre Kullerød 5B, 3241 Sandefjord 6
Skriv inn personopplysninger Brukerinformasjon I brukervinduet kan du oppgi informasjon som styrer tilgang til kjøreboken. Det gjelder brukernavn, passord, lisensnivå og tilgang til objekter. Brukerrollen bestemmer hvilken informasjon som må registreres på brukeren. Følgende brukerroller kan opprettes: Sjåfør (lisens: «Traveler») Administratorer (lisens: «Administrator») Godkjenner av kjørebok/attesterer (lisens: «Authorizer») Hvordan de ulike rollene opprettes er nærmere illustrert under. Merk: ved opprettelse av administrator, vil tilgangsnivået være begrenset ut fra ditt eget tilgangsnivå. Det er ikke mulig å opprette brukere med høyere tilgang til informasjon enn deg selv. Merk: For alle roller må det oppgis et brukernavn. Brukernavnet kan IKKE endres i ettertid. Velg derfor et brukernavn som er enkelt å huske. Passordet kan endres av brukeren i etterkant. GSGroup AS, Nordre Kullerød 5B, 3241 Sandefjord 7
Opprette en sjåfør I tillegg til kontaktinformasjon må du registrere bruker- og sjåførinformasjon. Eksemplet under viser informasjonen som må registreres på en sjåfør. Lisensnivå for sjåfør Det er ikke nødvendig å redigere feltene som er tonet ned i figuren over. Disse er kun aktuelle for administratorer eller brukere som har tilgang til både flåtestyring og kjørebok. Trykk deretter «Neste» for å registrere sjåførinformasjon. Her må du registrere hvilken bil sjåføren er benytter. Se eksemplet under. GSGroup AS, Nordre Kullerød 5B, 3241 Sandefjord 8
Sjåfør skal settes som «aktiv» og «fast» på samme bil Aktiv sjåfør betyr at turene på bilen automatisk blir registrert på sjåføren. Fast sjåfør benyttes i de tilfeller hvor bilen deles med flere (bildeling). Dersom en annen sjåfør låner bilen din, så vil du bli satt som aktiv sjåfør når låneperioden utgår. Velg «Bekreft» og brukeren er nå lagret som aktiv sjåfør på en bil. Deretter må du endre brukerens innstillinger, se kapitlet for å endre sjåførinnstillinger. Når bruker er opprettet vil då få et spørsmål om du ønsker å oversende informasjon om brukerkontoen: GSGroup AS, Nordre Kullerød 5B, 3241 Sandefjord 9
Redigere sjåførinnstillinger Sjåførinnstillinger kan redigeres fra høyremenyen på kontakten. Velg «Rediger innstillinger». Følgende felter kan leses inn: Ansatt id en ekstern referanse, f.eks ansattnummer Kategori brukere kan deles inn i brukerkategorier med hvert sitt sett av forhåndsdefinerte formålskategorier. Sjåfør kan dermed velge blant ett sett av formålstekster i stedet for å skrive alt hver gang. Brukerkategorier opprettes under kontakter. Hjem det er mulig å tegne et område i kartet på stedet hvor sjåføren bor (waypoint). Det gjør det mulig å navngi start- og sluttlokasjon for en tur. Ved start eller stopp innen et waypoint, vil kjøreboka vise navnet til waypointet i stedet for å gjøre et adresseoppslag (se innstillinger). Oppmøtested tilsvarende som Hjem, hvor området representerer den ansattes faste oppmøtested/arbeidssted. Kjøretøystatus spesifiserer om bil er yrkesbil, privateid eller firmabil Turtype spesifiserer om turer skal standard merkes som yrkesreise eller privatreise Henger spesifiserer om turer skal standard merkes med eller uten henger Verktøy spesifiserer om turer skal standard merkes med eller uten verktøy Attesterer spesifiserer hvem som skal godkjenne turer. En attesterer må være en registrert bruker med lisensnivået «Authorizer» Lønnskontor e-post spesifiserer hvor rapporter skal sendes. Merk: bruker har mulighet til å endre standardverdiene som settes på en tur. GSGroup AS, Nordre Kullerød 5B, 3241 Sandefjord 10
Sjåførinnstillinger Merk: ved opprettelse av ny sjåfør må du spesifisere hvilken dato kjøreboka skal gjelde fra. Innstillingsbildet er noe forskjellig første gang det åpnes på en sjåfør. Feltet «Kjørebok fra» må oppgis. Trykk i feltet og du får opp en kalenderfunksjon. Dersom sjåføren har fått montert ny sporingsenhet, så bør du velge en dato som er minst en dag i forveien, slik at alle turer blir registrert på sjåføren. Oppgi startdato for kjøreboka (kalender åpnes) GSGroup AS, Nordre Kullerød 5B, 3241 Sandefjord 11
Opprette en administrator Du kan opprette administrator med mindre eller tilsvarende rettigheter som deg selv. Det betyr at den nye administratoren ikke kan få tilgang til flere biler eller brukere enn deg. Du må først fylle inn kontaktinformasjon, og deretter må brukerinformasjonen registreres: Gi tilgang til biler Lisensnivå for administrator Redigere administratorinnstillinger Etter at administrator er opprettet må du endre brukerinnstillingene. Du har mulighet til å sette følgende innstillinger: Ansatt id en ekstern referanse, f.eks ansattnummer. Tildelte brukere her kan du velge flere brukere fra en nedtrekksliste. Kun de valgte brukerne vil være synlig i kontaktlisten til administratoren. Gi brukertilgang (flervalgsboks) GSGroup AS, Nordre Kullerød 5B, 3241 Sandefjord 12
Opprette Attesterer Du kan opprette en bruker for å attestere sjåførenes kjørebok. Du må først fylle in siden med kontaktinformasjon, og deretter registrere brukerinformasjonen. Bruk lisensnivå «Authorizer». Relasjonen mellom sjåfør og attesterer settes i innstillingene til sjåføren. Slette brukere Det er mulig å slette brukere, men dette skal normalt ikke gjøres på grunn av dokumentasjonsplikten. Dersom en ansatt slutter i firmaet, skal likevel kjøreboken oppbevares i henhold til kravene gitt i regnskapsloven. Sletting av brukere skal normalt utføres på brukere som er feilregistrert eller brukere uten registrerte kjøreturer. En bruker slettes ved å velge «Slett kontakt» fra høyremenyen på kontakten. GSGroup AS, Nordre Kullerød 5B, 3241 Sandefjord 13
Du har mulighet til å bestemme hvilke kolonner som skal vises i listen. Velg «Velg kolonner» fra listemenyen. Du får opp en dialog med mulige valg. Dersom du har mange brukere i kjøreboken, kan det være hensiktsmessig i filtrere hvilke brukere som skal vises. GSGroup AS, Nordre Kullerød 5B, 3241 Sandefjord 14
Du får opp en dialog hvor du kan sette opp ulike søkefiltre: Fritekst kun vise brukere som passer til søket vises, f.eks deler av navnet. Sjåfør du kan velge mellom å vise sjåfører eller ikke TravelLog du kan velge mellom ulike lisensgrupper («Administrator», «Traveler», «Authorizer») Brukerkategorier Brukerkategorier benyttes til å gi sjåfører ett sett med forhåndsdefinerte formålstekster. Sjåførene kan grupperes og tildeles ulike sett med formålstekster. Velg opprett ny kategori fra listemenyen. Følgende felter kan fylles ut: Navn navn på kategori. Standard formål det første valget i listen kan settes automatisk på alle turer (standardvalg). Formålstekster - liste med ulike valg. Bruk linjeskift for å skille alternativene. GSGroup AS, Nordre Kullerød 5B, 3241 Sandefjord 15
Waypoints Waypoints representerer geografiske objekter (i form av polygoner) som du kan knytte egenskaper og funksjonalitet til. Waypoints kan blant annet benyttes til: slå sammen turer innenfor et område brukes som standard formålstekst på turer innen et område brukes som standard formålstekst på turer mellom waypoints Se innstillinger for nærmere informasjon. Du får tilgang til waypoints fra hovedmenyen under «Kontakter». Det vises et kart med egen kartmeny. Bytt bakgrunnskart Åpne kartet slik at du kan panorere (skifte kartutsnitt) Zoom inn og ut (+ / -) Start tegning av waypoint GSGroup AS, Nordre Kullerød 5B, 3241 Sandefjord 16
Klikk i kartet for å tegne området Start tegning i kartet Høyreklikk for å avslutte eller angre. Velg «Avslutt og lagre» og følgende dialog vises: (Ikke relevante parameterer for kjørebok er tonet ned i skjermbildet over). GSGroup AS, Nordre Kullerød 5B, 3241 Sandefjord 17
Du kan gi waypointet et navn, f.eks «Hjem». Før du lagrer kan du redigere waypointet ytterligere. Punktredigering du kan flytte hvert enkelt punkt i polygoner (klikk-og-dra) Skaler og flytt du kan skalere og flytte polygonet i kartet (klikk-og-dra) Objekter (bilregister) Du har mulighet til å redigere informasjon på objektene (bilene) som allerede er registrert i systemet. Du kan endre: Navn på bil Registreringsnummer Kilometerstand (trippteller) Knytte sjåfør til bil Innstillingene endres ved å høyreklikke på objektet i objektlisten. Høyreklikk på objektet for å redigere Vindu for innlesning av objektinformasjon: Merk: Du må kontakte support hos GuardSystems for å legge til nye biler. GSGroup AS, Nordre Kullerød 5B, 3241 Sandefjord 18
Rapport på turer utenfor arbeidstid Rapport på turer utenfor arbeidstid er tilgjengelig under «Oversikt» på hovedmenyen. Arbeidstid settes under firmainnstillinger. Rapporten viser en forløpende liste av turer innen ønsket månedsperiode. Du kan velge mellom å se alle sjåfører eller velge sjåfører enkeltvis. Velg sjåfør(er) Åpner rapport på turer utenfor arbeidstid. Velg månedsperiode GSGroup AS, Nordre Kullerød 5B, 3241 Sandefjord 19
Firmainnstillinger Du har mulighet til å endre innstillinger for hele firmaet. Innstillingene er delt inn i kategorier: Generelt inneholder regler for hvordan kjøreturene skal håndteres. Kjøreboka har bla. automatiske funksjoner for å slå sammen turer og merke turer. Satser gir mulighet for å legge inn skattesatser for bruk av bil. Personlig dine egne innstillinger. Du kan endre personopplysninger og passord. Arbeidstid mulighet for å definere arbeidstiden for firmaet. Bestemmer hvilke turer som vises er avviksrapport. Generelt Sammenslåing kjøreboka kan slå sammen turer innen samme dag eller turer som er i sekvens innenfor et waypoint (start- og sluttlokasjon innen samme waypoint). Regelsett velges etter land. Kommentar WP til WP kan merke turer (med formålstekst) som starter og slutter innen to waypoints. Waypoint som adresse navn på waypoint benyttes som beskrivelse av start-/sluttlokasjon. Kan benyttes på hjem- og oppmøtested. Splitt turer turer med tomgangstid over 3 minutter kan splittes i to. Kommentar innen WP formålstekst brukt på turer som slås sammen innenfor samme waypoint. GSGroup AS, Nordre Kullerød 5B, 3241 Sandefjord 20
Satser Her kan ulike satser for bruk av privat og firmabil spesifiseres. Personlig Her kan du endre dine egne innstillinger. GSGroup AS, Nordre Kullerød 5B, 3241 Sandefjord 21
Arbeidstid Her kan arbeidstid spesifiseres for hver ukedag. Arbeidstiden bestemmer hvilke reiser som skal inngå i rapporten for reiser uten arbeidstid. GSGroup AS, Nordre Kullerød 5B, 3241 Sandefjord 22