Kunstmuseene i Bergen KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II for anskaffelse av IT-tjenester Søknadsfrist: 27. desember 2012 kl. 10.00
Innhold 1 Innledning... 3 1.1 Om Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Kontraktens varighet... 4 1.4 Deltilbud... 4 1.5 Alternative tilbud... 4 2 Prosedyre for gjennomføring av konkurransen... 4 3 Generelle bestemmelser om konkurransen... 4 3.1 Kunngjøring... 4 3.2 Fremdriftsplan... 5 3.3 Taushetsplikt... 5 3.4 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget... 5 3.5 Tilleggsopplysninger... 6 4 Kvalifikasjonskrav... 6 4.1 Obligatoriske krav... 6 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 7 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 7 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 7 4.5 Underleverandør(er)... 8 5 Utvelgelseskriterier... 8 6 Frist for begjæring om midlertidig forføyning... 8 7 Utforming av søknaden... 8 7.1 Innlevering av søknad... 8 7.2 Søknadens utforming... 9
1 Innledning 1.1 Om Oppdragsgiver Kunstmuseene i Bergen (heretter også omtalt som Oppdragsgiver ) er en konsolidert museumsenhet med tre komponisthjem, ett kunstindustrimuseum og ett kunstmuseum. De er de fem fremste museene innenfor billedkunst, design og musikk i sitt distrikt. Kunstmuseene i Bergen består av: Edvard Grieg Museum Troldhaugen Siljustøl Museum Museet Lysøen Permanenten Vestlandske Kunstindustrimuseum Bergen Kunstmuseum Utfyllende informasjon om Kunstmuseene i Bergen finner en på deres nettsider; www.kunstmuseene.no. Oppdragsgiver har både fulltidsansatte, deltidsansatte og gjør også i en vis grad bruk av personale som er innleid for kortere tid. Totalt utgjør antall fulltids- og deltidsansatte per dags dato 53 personer. De fulltidsansatte har normalt arbeidstid mandag til fredag mellom 0800 og 1600. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e-post John Steinar Hovland Rasmus Meyers allé 9, 5015 Bergen john.hovland@kunstmuseene.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post, se punkt 3.5 nedenfor. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos Oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Leverandør skal yte generell driftsstøtte for alt IT-utstyr og -kommunikasjon hos Oppdragsgiver, herunder preventivt og korrektivt vedlikehold samt generell brukerstøtte. Unntak gjøres for utstyr som Oppdragsgiver allerede har en bindende driftskontrakt for, typisk for kopimaskiner og generell Internett-tilgang. Oppdragsgivers bruk av IT er i hovedsak normal kontorbruk og foruten epost system (MS-Exchange), lønnssystem, terminaltjener for fjerntilgang og sentralisert fillagring er der ingen tyngre serverapplikasjoner i bruk.
Oppdragsgivers datamaskin-park består av pc er med MS Windows der omtrent halvparten av enhetene er bærbare og resten er stasjonære. Serverne som er i bruk kjører MS Windows Server. Leverandør skal tilby drift av servere. I tillegg skal Leverandør gi bindende tilbud på opsjon om at Oppdragsgiver som et alternativ kjøper nødvendig serverkapasitet fra Leverandør. I tillegg skal Oppdragsgiver Leverandør gi bindende tilbud på opsjon vedrørende innkjøp av datamaskiner og datarekvisita. 1.3 Kontraktens varighet Oppdragsgiver tar sikte på at avtalen skal ha en varighet på to år, med opsjon på forlengelse inntil to ganger, for ett år av gangen (2+1+1). 1.4 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.5 Alternative tilbud Det vil ikke bli anledning til å inngi alternative tilbud. 2 Prosedyre for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser ( LOA ) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 ( FOA ) del I og II. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren begrenset anbudskonkurranse. Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen, der det vil skje en kvalitativ utvelgelse av de leverandører som får invitasjon til å delta i konkurransen om den endelige kontrakt på levering av anskaffelsesgjenstanden. Det vil velges ut tre til seks deltagere som vil bli invitert til å levere tilbud. Disse vil få tilsendt konkurransegrunnlaget. Alle referanser til Leverandør i dette kvalifikasjonsgrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne kvalifiseringen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 3 Generelle bestemmelser om konkurransen 3.1 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se www.doffin.no
3.2 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 28. november 2012 Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget 19. desember 2012 Innleveringsfrist forespørsel om deltagelse i konkurransen 27. desember 2012 klokken 10.00 Utsendelse av invitasjon med konkurransegrunnlag 4. januar 2013 Tilbudsfrist 14. februar 2013 klokken 10.00 Tilbudets vedståelsesfrist 14. mai 2013 klokken 10.00 Meddelelse om tildeling 10. april 2013 Inngåelse av kontrakt 22. april 2012 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter innleveringsfrist for forespørselen om deltakelse er foreløpige. 3.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. Vi ber Leverandøren tydelig markere eventuelle deler av søknaden som Leverandøren mener skal unntas offentlighet. 3.4 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no.
3.5 Tilleggsopplysninger Dersom Leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver ved Oppdragsgivers kontaktperson. Hvis forespørsel om tilleggsinformasjon er fremsatt i tilstrekkelig tid før søknadsfristens utløp, skal Oppdragsgivers svar sendes samtlige som har mottatt kvalifiseringsgrunnlaget, senest seks dager før søknadsfristens utløp. Slike svar registreres i DOFFIN-databasen og sendes automatisk til alle som har registrert seg som interessenter for konkurransen, jf. punkt 3.4. Skriftlige henvendelser om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysninger og sendes til Oppdragsgivers kontaktperson, jf. punkt 1.1. Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til Oppdragsgivers kontaktperson. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ikke uten sakelig grunn ha restanser med hensyn til skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest Attest for skatt utstedes enten av det lokale skatteoppkreverkontoret der hvor Leverandøren har sitt hovedkontor. Attest for betalt avgift utstedes av skatteetaten. Se: http://www.skatteetaten.no/no/alt-om/skatteattest/ Attestene skal foreligge innen søknadsfristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra søknadsfristens utløp. Leverandøren skal oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. HMS-egenerklæring Leverandøren skal fremlegge utfylt egenerklæring som bekrefter at Leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Se vedlegg 1 til kvalifikasjonsgrunnlaget. Egenerklæringen skal foreligge innen søknadsfristens utløp.
4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Firmaattest Attesten skal foreligge innen søknadsfristens utløp, og den skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra søknadsfristens utløp. 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Dokumentasjonskrav Årsregnskap for de siste tre år inkludert styrets og revisors beretning for selskapet. Dersom Leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha god gjennomføringsevne Leverandøren skal ha god erfaring fra tilsvarende oppdrag Kvalitetssikringssystem Dokumentasjonskrav Oversikt over Leverandørens organisering, eierstruktur og daglige ledelse. Oversikt over Leverandørens totale bemanning. Oversikt over den lokale bemanningen som Leverandøren tilbyr for utførelsen av dette oppdraget. Dersom Leverandøren benytter underleverandør(er) skal det også gis en oversikt over underleverandørens organisering, totale bemanning og den lokale bemanning som Leverandøren tilbyr for utførelsen av dette oppdraget. Beskrivelse av de tre mest relevante oppdragene i løpet av de siste tre årene. Beskrivelsen må inkludere informasjon om verdien av oppdraget, tidspunktet og navn på oppdragsgiver. I tillegg skal det oppgis én referanse (navn, telefon og e-post) per relevante oppdrag. Referanser vil kunne bli kontaktet. Det skal gis en beskrivelse av foretakets rutiner vedrørende kvalitetsstyring og avvikshåndtering som synliggjør hvordan denne type oppdrag gjennomføres.
4.5 Underleverandør(er) Leverandøren kan støtte seg på andre foretaks kapasitet, uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsene mellom dem. I så fall skal Leverandøren dokumentere overfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring om dette fra disse foretakene. 5 Utvelgelseskriterier Dersom det melder seg flere enn seks leverandører som oppfyller kravene til kvalifikasjoner oppstilt i punkt 4, vil Oppdragsgiver rangere leverandørene etter følgende utvelgelseskriterier: Leverandørens erfaring med tilsvarende oppdrag, og Leverandørens gjennomføringsevne. Kriteriene er oppstilt i ikke-rangert og ikke-vektet rekkefølge. 6 Frist for begjæring om midlertidig forføyning Begjæring om midlertidig forføyning mot Oppdragsgivers beslutning om å avvise eller forkaste en forespørsel om å delta i konkurransen, jf. FOA 11-10 eller FOA 8-6, må fremsettes for tingretten innen 15 dager fra Oppdragsgiver har sendt skriftlig melding om at en leverandør er avvist eller leverandørens forespørsel om å delta i konkurransen er forkastet. 7 Utforming av søknaden 7.1 Innlevering av søknad Søknaden skal leveres/sendes til: Navn: Kunstmuseene i Bergen v/ John Steinar Hovland Adresse: Rasmus Meyers allé 9, 5015 Bergen Søknaden skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for Leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Prekvalifisering IT-tjenester Søknaden skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før 27. desember 2012 klokken 10.00.
Søknaden skal leveres i tre eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal søknaden leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. 7.2 Søknadens utforming Søknaden skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette kvalifikasjonsgrunnlaget med et underskrevet brev foran. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i søknaden. Søknaden og all dokumentasjon skal være på norsk. ***