Økonomi Styresak 58-2013 Analyse av resultat pr 1. Saksbehandler: Marit Barosen, Gro Ankill Saksnr.: 2013/268 Dato: 18.06.2013 Dokumenter i saken: Trykt vedlegg: Ikke trykt vedlegg: Innledning: I behandling av styresak 40/2013 ba styret om å få seg forelagt analyse over de vesentligste drivere for budsjettoverskridelsene ved utgangen av 1. og en vurdering av forslag til relevante tiltak innen 1.7.2013. I den anledning ble det iverksatt en analyse som sammenligner inntekter og kostnader for 1. 2013 mot tilsvarende periode i 2011 og 2012. Analysene er begrenset både for hvilke deler av organisasjonen som er behandlet, hvilke kostnader som er vurdert og detaljeringsgrad. Det betyr at det kun er søkt beskrivelser på bakgrunn av tilgjengelige data, og at det for flere områder kan være nødvendig med oppfølgende arbeid før det kan trekkes endelige konklusjoner. Utgangspunktet for analysen er at NLSH har store tilpasningsproblemer til budsjett 2013 til tross for at det de siste tolv måneder har blitt tatt ned om lag 50 døgnplasser/senger ved Nordlandssykehuset HF. Dette omfatter 27 senger i Psykisk Helse og Rus klinikken, 6 senger i Medisinsk klinikk Vesterålen og 7 senger i Hode- og bevegelse klinikken (fordelt med 5 i Lødingen og 2 ved FMR Bodø) gjennomført siste halvår 2012. Og ytterligere 9 senger i Kirurgisk Ortopedisk klinikk i starten av 2013. Det har også vært utfordrende at den resultatmessige utviklingen i 1. har vært heftet med usikkerhet som følge av bytte av lønnssystem og driftsavbrudd for fakturasystem. Først ved utgangen av mai måned får vi en logisk sammenheng mellom månedsresultat og utviklingsretning. Mai måned viser et månedsresultat om lag 6 mill negativt i forhold til budsjett, og om lag 4 mill avvikende fra balanse, dvs resultat 0. De akkumulerte avvik, hittil i år, samsvarer med at dette har vært det reelle gjennomsnittlige månedsresultat i perioden. Fremskrivning av resultat etter mai måned, uten korreksjoner for særskilte periodiseringsforhold i regnskapet for 1., vil gi et budsjettavvik på 75 mill kr og et regnskapsmessig underskudd på 53 mill kr. For foretaket er det en kostnad dersom ansatte ikke tar ut full ferie i løpet av året. Av forsiktighetshensyn har vi periodisert med den kostnaden de 5 første månedene i år, selv om uttak av ferie skjer hele året. Det betyr at denne kostnaden på ca.2 mill kr pr måned for januar-mai ikke kan framskrives resten av året. Justert for dette vil framskrivning av resultat gi et underskudd på 40 mill kr ved utgangen av 2013, noe som tilsvarer et budsjett avvik på 62 mill kr. Dette er en utvikling foretaksledelsen ikke er tilfreds med. Styresak nr 58/13 Møtedato: 26. juni 2013 1
Analysen som nå er foretatt gir et foreløpig tilstrekkelig bilde på områder hvor vi har de nåværende største utfordringer i vår resultatutvikling. Denne forståelsen er nødvendig for å kunne utvikle og beslutte adekvate tiltak. Foretaket vil iverksette straks tiltak for å balansere driften. Enkelte av disse tiltakene vil være kortsiktige, og vil være kontraproduktive om de opprettholdes over tid, og vil derfor bli erstattet av andre mer langsiktige etter hvert som slike utvikles. Fordelingen av de negative resultateffekter. Analysen viser at resultatutfordringen, korrigert for særskilte kostnads-periodiseringer i 1., har en fordeling med 3/5 effekter fra inntektssvikt og 2/5 effekter fra kostnadsoverskridelser. Om inntektsforhold. Aktivitet Samtlige klinikker med ISF inntekter har en nedgang i antall DRG poeng sammenlignet med 1. 2012, totalt 4,1 % nedgang. Den forutsatte og budsjetterte ytterligere vekst fra 2012 har uteblitt og utviklingen mellom 2011 og 2012 er reversert slik at produksjonen totalt for 1. 2013 er omtrent på samme nivå som i 2011. 12 500 12 000 DRG poeng HF Aksetittel 11 500 11 000 10 500 10 000 1 2011 2 2011 3 2011 1 2012 2 2012 3 2012 1 2013 DRG poeng 11 647 10 712 11 910 12 112 10 898 11 345 11 614 Ser vi forholdet for den enkelte klinikk er bildet slik: 5000,0 4500,0 4000,0 3500,0 3000,0 2500,0 2000,0 1500,0 1000,0 500,0 - DRG-poeng 1. HBEV KBARN KIROT MED Sum av AR2011 1665,065 1795,896 4040,949 4080,763 Sum av AR2012 1604,322 1783,099 4360,527 4285,237 Sum av AR2013 1422,798 1736,328 4184,979 4197,230 Styresak nr 58/13 Møtedato: 26. juni 2013 2
Og i figuren nedenfor er avvik i produksjon 1. målt mot 2011 og 2012 omgjort til kroneverdi. Avvik i 1000 kroner 4000,0 2000,0 - -2000,0-4000,0-6000,0-8000,0-10000,0 HBEV KBARN KIROT MED Avvik mot 2011-3822,683-939,913 2272,625 1837,705-646,493 Avvik mot 2012-2864,231-737,992-2769,933-1388,649-7684,295 Dette viser at totalt var ISF inntektene 7,6 mill lavere i 1. 2013 enn i 1. 2012, og 0,65 mill kr lavere sammenlignet med 1. 2011. Alle klinikkene har nedgang målt mot 2012. Størst nedgang for HBEV som har et negativt avvik på 2,8 mill. Videre kommer KIROT med et avvik på - 2,7 mill. kr. MED har avvik på 1,4 mil.kr. og KBARN har avvik på - 0,7 mill. kr. Ordinær ISF inntekt er i snitt 2,7 mill lavere pr måned enn budsjettert. Dette fordeler seg med 1,2 mill kr i KIROT klinikken, 0,9 mill kr i HBEV og 0,6 mill kr for MED klinikk. Om utviklingen inntektssiden ved hver av disse klinikkene. For klinikkene samlet opplyses det at aktivitet er tapt som følge av uttak av en betydelig andel av foretakets legeressurser (nivå 2-4 % av samlet) til regionale prosjekter. Hode og Bevegelse Klinikken (HBEV) har nedgang i antall heldøgnsopphold og 15 % reduksjon i DRG- poeng siden 2011. Her er det særlig ØNH området som viser nedgang i antall opphold og DRG som følge av at søvnapnepasienter er flyttet til poliklinikk med en lavere DRG- vekt. Det var stor nedgang i antall opphold og DRG poeng på ØNH allerede fra 2011 til 2012. I tillegg gikk indeksen ned. I 2013 har antall opphold og DRG- poeng gått videre nedover. HBEV klinikken opplyser også at økning i medisinerstudenter (6.års studenter) har påvirket aktiviteten innenfor Øye og ØNH. Klinikken har videre hatt nedgang i antall opphold og DRG poeng knyttet til spesifikke karsykdommer i hjernen og nevrologiske øyesykdommer. Dette er DRG med høy vekt som gir store utslag ved endring i antall. Klinikken har i budsjett 2013 forutsatt tilpasninger til lavere inntektsnivå ved et nedtak i kostnadsnivå ved overføring av rehabiliteringstilbudet fra Lødingen til Vesterålen sykehus. Tiltaket er som kjent utsatt. Kvinne Barn klinikken (KBARN) har i likhet med HBEV klinikken hatt en nedgang i DRG produksjon fra 2011. Tilførsel av nye ressurser er i det vesentligste gått med til ivaretakelse av nye krav til beredskapsvakter og følgetjenester som følge av nye faglige krav, ref nasjonale veilederen Et trygt fødetilbud. Styresak nr 58/13 Møtedato: 26. juni 2013 3
Kirurgisk ortopedisk klinikk (KIROT) har spesielt hatt nedgang i aktivitet innenfor ortopedi ved avdelingen i Bodø. Her er det operasjoner med høy DRG vekt som har hatt nedgang, herunder innsetting av proteser i kne og ankel. Klinikken har også hatt en vesentlig reduksjon i antall liggedøgn ved lokasjon Vesterålen. Klinikken har leger ute i regionale prosjekter, og dette opplyses å påvirke produksjonen. Medisinsk klinikk (MED) har i likhet med KIROT en nedgang i DRG produksjon fra 2012, men har marginal økning i forhold til 2011. Det er kun MED klinikk som har økning i antall opphold mellom disse to periodene, men lavere indeks medfører færre DRG poeng. Klinikken har leger ute i regionale prosjekter, og dette opplyses å påvirke produksjonen. Også antallet liggedager viser en nedadgående trend for samtlige klinikker i sykehuset. Kostnadssiden. Som tidligere omtalt viser analysen at resultatutfordringen, korrigert for særskilte kostnadsperiodiseringer i 1., har en fordeling hvor 2/5 av de negative resultateffekter skriver seg fra kostnadsoverskridelser. Fordelingen av de framtidige perioders kostnadsutfordringer mellom postene lønn og varekostnad/ kjøp av helsetjenester er beheftet med noe usikkerhet inntil vi ser netto effekt av ferielønnsutbetalinger juni. Bildet så langt er at utfordringene på kostnadssiden i det alt vesentligste ligger på varekost og kjøp av helsetjenester. Lønn Med en viss usikkerhet synes lønnsnivå for foretaket i sum å være på nivå med budsjett. Her er imidlertid to underliggende forhold: Psykiatri/Rus klinikken har et vesentlig mindreforbruk av lønnsmidler ift budsjett. Andre klinikker (somatikk) overforbruk. Sammenheng mellom lavere aktivitet og et uendret lønnsforbruk opplyses å være merkostnader ved drift i utbygging og uttak av betydelige andel av foretakets legeressurser (nivå 2-4 % av samlet) til regionale prosjekter. Månedsverk og lønnsutviklingen mellom år: 3 300 Netto månedsverk 3 250 3 200 3 150 3 100 3 050 3 000 2 950 2 900 2 850 2011 2012 2013 2011 2012 2011 2012 1.tert 2.tert 3.tert Totalt 2 993 3 084 3 071 3 136 3 242 3 148 3 186 Styresak nr 58/13 Møtedato: 26. juni 2013 4
Lønnskostnader per 900 000 800 000 700 000 600 000 500 000 400 000 300 000 200 000 100 000 0 2011 2012 2013 2011 2012 2011 2012 1.tert 2.tert 3.tert Totalt 758 121 788 581 786 856 674 917 691 541 784 460 814 536 Som man ser av figuren og tabell er foretakets samlede månedsverkforbruk og lønnskostnader for 1. 2013 på nivå med tilsvarende i 2012. Mellom klinikkene har imidlertid utviklingen vært ulik. 15 000 Endring lønnskostnad 1.tert, mot 2011 10 000 5 000 0-5 000-10 000 AKUM DIAG DIR DTEK HBEV KBARN KIROT MED PERS PHR PREH ØKON 1.tert - 2011 1.tert - 2012 807 1 311 1 048 2 911 3 074 2 169 145 3 292 364 14 047 3 279 9 1.tert - 2013 1 736 874 2 698 5 696 1 668 5 735-4 263 4 562 2 635 1 350 9 965 566 PHR, KIROT og HBEV har redusert antall månedsverk mens PREH og KBARN klinikkene har hatt størst økning målt mot 1. 2012. Økning innenfor disse to klinikkene skyldes etablering av observasjonspost og endring i krav til fødselsomsorgen. Økning innenfor DTEK skyldes overtakelse av renhold i egenregi samt ekstra portørtjeneste som følge av byggingen. Økningen PERS og DIR skyldes avvikling/overføring av Fagavdelingen som ikke er synliggjort med nullpunkt 2011 i tabellen. Innleiekostnadene er redusert med 6,9 mill kr fra 1. 2012 til 1. 2013, og dette utgjør en reduksjon på 35,4 %. Strategien med å erstatte innleie med fast ansatte ser dermed ut til å gi positiv effekt, og bidrar til å bremse utviklingen i lønnskostnader. Foretaket har imidlertid fortsatt kostbar innleie på grenspesialiseringer hvor det er svært vanskelig å rekruttere, og det kan derfor være riktig å vurdere å overlate enkelte slike tjenester til private avtalespesialiser. Styresak nr 58/13 Møtedato: 26. juni 2013 5
Varekostnader Samlede varekostnader utgjorde nærmere 88 mill kr i 1. 2013, og dette er en vekst på 6,5 % fra samme periode i 2012. Dette til tross for nedgang i produksjon for samtlige klinikker. Det er kun MED klinikk som har lavere varekostnader i 1. 2013 enn de to foregående årene. DIAG klinikk har størst økning i varekostnader med henholdsvis 38 % målt mot 2011 og 16 % målt mot 2012. Økte varekostnader i DIAG klinikk er høyere enn aktivitetsveksten i de øvrige klinikkene skulle tilsi. I og med at klinikken også utfører analyser for eksterne aktører er det nødvendig med ytterligere analyse for å identifisere hvilke kostnader som kan relateres til de ulike virksomhetsområdene. Aktivitetsanalyser viser imidlertid at etterspørselen etter diagnostiske tjenester fra klinikkene ikke er redusert, selv om aktiviteten i klinikkene har gått ned sammenlignet med 2012. HBEV klinikken har hatt betydelig lavere DRG produksjon i 1. 2013 målt mot 2011 og 2012, henholdsvis -14,5 % og -11,3 %. Samtidig er varekostnadene 3 % høyere enn i 2011 og 12 % høyere enn i 2012. En vesentlig andel av varekostnadene i klinikken er knyttet til svært dyre medikamenter, og der forbruket kan gi store svingninger innenfor og mellom år. KBARN har også nedgang i DRG produksjon og økning i varekostnader, men ikke i tilsvarende skala som HBEV klinikken. Dersom man skulle legge til grunn en direkte sammenheng mellom varekostnader og DRG poeng, skulle de samlede varekostnadene i 1. vært redusert sammenlignet med samme periode i 2012. Det vil bli gjort en nærmere analyse av varekostnader pr klinikk for å avdekke områder med potensiale for kostnadsreduksjon. Reisekostnader Samtlige klinikker har hatt økning i tjenestereiser i 1. 2013 sammenlignet med 1 2012, foruten PHR som viser nedgang på 15,95 % (tilsvarende 658 721 kr). Samlet kostnad pr 1. utgjorde 12,1 mill kr. En stor del av kostnadsveksten har sammenheng med deltakelse i regionale prosjekter. Når det gjelder reisekostnader knyttet til innleie er disse redusert med mer enn 50 % 1. i 2013. Dette har direkte sammenheng med reduksjonen i innleie av personell. Pasientreiser For pasientreiser er det en nedgang på 5,6 % i antall reiser om vi sammenligner 1. 2013 med 1. 2012. Det er nedgang både for interne reiser i regionen og for eksterne reiser ut av Helse Nord. Kostnadene til pasientreiser ligger imidlertid på samme nivå som i fjor. Reduksjon av pasientreiser var iverksatt som generelt til tak i foretaket for 2013, men det er for tidlig å si om noe av reduksjonen i antall reiser har sammenheng med konkrete endringer i driften eller om det er en konsekvens av redusert aktivitet i foretaket. Ekstraordinære driftskostnader som følge av byggeprosjektet i Bodø Byggeaktiviteten i Bodø medfører betydelig økte driftskostnader, da drift av sykehus i et byggeområde ikke kan gjennomføres uten kompenserende tiltak. Disse kostnadene er knyttet til ekstra personell for ivaretakelse av tekniske installasjoner og interntransport, økt vedlikehold og renhold, leie av 4. etasje Zefyr og ekstern leie av hotellrom som følge av bortfall av pasienthotellsenger, enhet for nytt sykeshusbygg og støtte utbygging. Videre er det identifisert tapte inntekter knyttet til bortfall av pasienthotellsenger. Identifiserte kostnader og inntektstap utgjør om lag 25 mill kr. Styresak nr 58/13 Møtedato: 26. juni 2013 6
I tillegg til de identifiserte kostnadene kommer et betydelig antall månedsverk pr klinikk som medgår til møtevirksomhet i forbindelse med planleggingen av det nye bygget, utstyrsanskaffelser, flytteprosesser og ekstraordinære forhold underveis i byggeperioden. Dette berører i stor grad personell som utøver eller deltar i produksjonen, slik at det både gir økt kostnad og reduksjon i inntektene. Det er ikke gjennomført analyse av de økonomiske konsekvensene av disse forholdene, da det forutsetter manuell kartlegging, men et nøkternt estimat tilsier at dette utgjør i størrelsesorden minst 10-15 mill kr pr år. Regionale prosjekter Det har i løpet av første medgått betydelige ressurser i foretaket til prosjektdeltakelse og implementering av regionale prosjekter. Direkte kostnader til deltakelse i FIKS og HOSprosjektene, samt implementering av nytt HR-system er om lag 5 mill kr. En stor del av ressursene som bidrar i FIKS og HOS-prosjektene kommer fra klinisk virksomhet, og innebærer reduksjon i aktiviteten og til dels store merkostnader der det må leies inn annen arbeiskraft. De inntektsmessige konsekvensene av deltakelse i regionale prosjekter er så langt ikke kartlagt. Oppsummering Resultatet pr utgangen av 1. og den analyse som så langt er gjennomført av avktivitets- og driftsmessige forhold gir et foreløpig tilstrekkelig bilde på områder hvor vi har de nåværende største utfordringer. Denne forståelsen er nødvendig i arbeidet med å utvikle og beslutte adekvate tiltak. Ut fra analysen av driften pr 1. 2013 er det nødvendig med iverksettelse av strakstiltak for å balansere driften. Enkelte av disse tiltakene vil være kortsiktige, og vil være kontraproduktive om de opprettholdes over tid, og vil derfor bli erstattet av andre mer langsiktige etter hvert som slike utvikles. Tiltaksplan Ved gjennomføring av tiltakspunktene nedenfor forutsettes at tillitsvalgte og vernetjeneste involveres i henhold til Hovedavtalens og Arbeidsmiljølovens bestemmelser. Strakstiltak For ikke å forverre den økonomiske situasjonen i foretaket ytterligere iverksettes strakstiltak for å øke inntektene og ta ned kostnadene: 1. Redusere med ytterligere med minimum 6 senger i KIROT klinikk, hvorav minst 3 i Vesterålen. Total reduksjon i antall senger i klinikken blir på 15 senger hittil i 2013. 2. Framdriften i moderniseringsprosjektet i kirurgi forseres. 3. De opererende klinikker og AKUM forplikter seg i fellesskap til å hente inn tapt virksomhet i 2013 slik at årets plantall nås. 4. Det innføres umiddelbar stillingsstopp. Dette innebærer at det ikke kan opprettes i nye stillinger uten godkjenning fra direktøren. 5. Det innføres umiddelbar ansettelsestopp. Dette innebærer at det ikke kan gjøres ansettelser i vakante stillinger/vikariater uten godkjenning fra direktøren. 6. Planlagt etablering av kreft sengeenhet (Jfr styresak 47/2012) utsettes til etter 2013. 7. Planlagte kurs og konferanser for foretakets regning i siste halvdel av 2013 skal vurderes kritisk og endelig godkjennes av direktør. 8. HR avdelingen tar ned kostnader med 2 mill for resten av 2013 Ovennevnte tiltak er ikke egnet til å vedvare over lenger tid, men er ment for å skape bedre balanse i driften inneværende år. Samtidig jobbes det videre med å få på plass langsiktige tiltak. Styresak nr 58/13 Møtedato: 26. juni 2013 7
Tiltak som iverksettes etter sommerferien 1. Harmonisering av bemanningsnormer på sengeposter og for annen intern sammenlignbar virksomhet i foretaket utredes med mål om å drifte med færre årsverk. 2. ØNH-operasjonspasienter B5 flyttes til Kirurgisk senter og åpningstidene for kirurgisk senter vurderes forlenget til kl 20 for å unngå unødige innleggelser i sengepostene. 3. Det skal utredes om tjeneste tjenestetilbudet for hudpasienter kan omorganiseres for å unngå kostbar vikarinnleie. 4. Det skal utredes om kirurgisk sengepost i Vesterålen kan omgjøres til 5 dagers post Langsiktige tiltak 1. Lødingen rehabilitering vil bli nedlagt fra januar 2014. 2. Antall lederfunksjoner/nivåer i de enkelte enheter/klinikker i foretaket skal kritisk vurderes 3. Etter at den planlagte evalueringen (Styresak 13/08) av klinikkmodellen er gjennomført kan det være aktuelt med ytterligere organisatoriske endringer i forhold til opprinnelige forventninger om måloppnåelse ved innføring av klinikkorganisering i Nordlandssykehuset HF. Innstilling til vedtak: 1. Styret slutter seg til forståelsen av utfordringsbildet slik det fremgår av saksfremlegget og tiltaksplanen som er fremlagt av administrerende direktør. Styresak nr 58/13 Møtedato: 26. juni 2013 8