1 kommune Sekretariat for kontrollutvalet Kontrollutvalet Bergen, 30. april 2013 Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet Onsdag 08. mai 2013 kl. 10.00 i Kommunestyresalen Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er til Kari Nygard, tlf. 55 23 94 06 / 916 64 183, kari.nygard@hfk.no eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94/911 05 982, hogne.haktorson@hfk.no. Det er planlagt at Kari Nygard møter frå sekretariatet på dette møtet. Til varamedlemmer er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemmer må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Helga Nøtland Auestad -kontrollutvalsleiar- Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Fitjar kommune Deloitte AS Rådmannen i Fitjar kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 06 Mobil: 916 64 183 E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
2 Sakliste: Saknr. Sak 13/13 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 14/13 Godkjenning av protokoll frå møte i kontrollutvalet 17.04.13. Vedlegg 15/13 Orienteringssaker Vedlegg 16/13 Meldingar Vedlegg 17/13 Rekneskap og årsmelding 2012 for Fitjar kommune. Uttale frå kontrollutvalet. 18/13 Søknad om ekstraløyving til budsjett 2013 for kontroll- og tilsynsarbeid. Vedlegg 19/13 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 2
3 kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 17.04.13 Kl.: 10.00 14.15 Stad: Møterom på Brannstasjonen Saknr.: 08/13 12/13 MØTELEIAR Helga Nøtland Auestad (Krf) DESSE MØTTE Gro Rydland (SP) Ove Gjerde (Ap) FORFALL Johannes Koløen (H) vararepresentant var innkalla, men kunne ikkje møta. Ove Raunholm (Frp) vararepresentant var innkalla, men kunne ikkje møta. DESSUTAN MØTTE Ordførar Wenche Tislevoll var med i møtet til og med orienteringssak nr. 1. Helse- og sosialsjef Anne Berit Hofstad Johansen orienterte om «Samhandlingsreforma». Brannsjef Tore Nesbø orienterte om beredskaps-, brann- og redningsarbeid i Fitjar kommune. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 08/13 Godkjenning av innkalling og sakliste 09/13 Godkjenning av protokoll frå møte i kontrollutvalet 13.02.13 10/13 Orienteringssaker: 1. Samhandlingsreforma stoda etter innføring av reforma for Fitjar kommune 2. Stoda vedr. arbeid med beredskap, brann og redning i Fitjar kommune omvisning på brannstasjonen 11/13 Årsmelding 2012 frå skatteoppkrevjar og kontrollrapport 2012 vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen i Fitjar kommune. Uttale frå kontrollutvalet. 12/13 Meldingar Melding om FKT fagkonferanse Ymse 1
4 08/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 09/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 13.02.13 HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 13.02.13. VEDTAK Protokollen frå møte 13.02.13 vart samrøystes godkjend. 10/13 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram og handsama i møtet: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Administrasjonen v/ helse- og sosialsjef SAMHANDLINGSREFORMA. Helse- og sosialsjef Anne Berit Hofstad Johansen informerte om arbeid med innføring av «Samhandlingsreforma» i Fitjar kommune. Det vart gjeve ei fyldig og god orientering om korleis kommunen har tilpassa seg og lagt til rette for reforma. «Kommunehelseprofil», som nå vert lagt fram til politisk handsaming peikar på nokre felt som vil vera satsingsområder vidare framover. Kontrollutvalet fekk stilla spørsmål som det vart svara på. Utvalet gav tilbakemelding om at dette var god og nyttig informasjon, og takka for 2 Administrasjonen v/ brannsjef orienteringa. BEREDSKAPS-, BRANN- OG REDNINGSARBEID. Brannsjef Tore Nesbø orienterte om arbeid med brann- beredskap og redningsarbeid i Fitjar kommune. Kontrollutvalet fekk omvisning på brannstasjonen, og ei kort innføring i kva dette arbeidet inneber. Det vart gjeve ei god og fyldig orientering om dei ulike ansvars- og oppgåveområda. «Brannverndokumentasjon», som innheld oversikt over oppgåvene innan dette teneste-området i Fitjar kommune, vart delt ut og gjennomgått. Kontrollutvalet kom med spørsmål, som det vart svara på. Også denne orienteringssaka takka kontrollutvalet for, og gav tilbakemelding om at det var god og nyttig informasjon. Ymse det var ingen orienteringssaker under ymse. FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. VEDTAK Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. 2
5 11/13 ÅRSMELDING 2012 FRÅ SKATTEOPPKREVJAR OG KONTROLLRAPPORT 2012 VEDR. SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN I FITJAR KOMMUNE. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET: 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Fitjar kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte, med unnatak av at det er lågare måloppnåing enn målkravet når det gjeld arbeidsgjevarkontrollen. 2. Fitjar kommune sitt skatterekneskap og kontrollrapporten frå Skatteetaten, Skatt vest vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. 3. Kontrollutvalet ber om at kommunestyret vurderer å auka rammene for kjøp av tenester for gjennomføring av arbeidsgjevarkontrollar. 4. Kontrollutvalet ber om at for seinare år får kontrollutvalet gje sin uttale til årsrapport frå skatteoppkrevjar og kontrollrapport frå Skatt vest vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen, før den vert lagt fram for kommunestyret. HANDSAMING I MØTET Kontrollutvalet drøfta saka og innhaldet i årsrapportane som er lagt fram vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen. Utfordringar med å få gjennomført tilstrekkeleg arbeid innanfor arbeidsgjevarkontrollar i høve til kravet som er sett, vart og teke opp. Kontrollutvalet kom fram til at på eit møte til hausten vil utvalet be om at skatteoppkrevjar kjem og orienterer om sitt arbeid og oppgåver. Rådmann bør og bli invitert til dette møte for å sei kva som er rådmann sitt ansvar og oppgåver når det gjeld arbeid med skatteoppkrevjing. Forslag til uttale frå kontrollutvalet vart samrøystes vedteke. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET: 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Fitjar kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte, med unnatak av at det er lågare måloppnåing enn målkravet når det gjeld arbeidsgjevarkontrollen. 2. Fitjar kommune sitt skatterekneskap og kontrollrapporten frå Skatteetaten, Skatt vest vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. 3. Kontrollutvalet ber om at kommunestyret vurderer å auka rammene for kjøp av tenester for gjennomføring av arbeidsgjevarkontrollar. 4. Kontrollutvalet ber om at for seinare år får kontrollutvalet gje sin uttale til årsrapport frå skatteoppkrevjar og kontrollrapport frå Skatt vest vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen, før den vert lagt fram for kommunestyret. 12/13 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram og handsama i møtet: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Sekretariatet Invitasjon til fagkonferanse FKT 5 6. juni 2013 Ingen frå kontrollutvalet skal delta på denne konferansen av budsjettmessige omsyn Ymse evt. andre meldingar - Det er nå i dag kome melding frå revisor om at revisjonsmelding og revisjonsrapport er ferdigstilt. Sak om rekneskap og årsmelding for 2012 vert å ta opp på neste møte. - Det vert arbeidd med delegasjonsreglement for Fitjar kommune. Spørsmål om kva kommunen bør gjera når det gjeld delegasjon i høve til eigarskap i ulike selskap kom opp. Sekretariatet viste til at det tidlegare er gjennomført forvaltningsrevisjon om «Eigarskap» i Fitjar kommune. Kontrollutvalet vil at rapporten etter prosjektet vert sendt ut til neste møte i utvalet, og at det vert orientert om tilrådingane som ligg i rapporten. 3
FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 6 VEDTAK Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. YMSE Det var ingen saker å ta opp under dette punktet. Helga Nøtland Auestad Leiar Kari Nygard Sekretær 4
7 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 08. mai 2013 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 15/13 15/13 ORIENTERINGSSAKER Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann Vedtaksoppfølging vedr. sak om inneklima på skulane 2 Rådmann / økonomisjef Sjølvkostrekneskap 3 Rådmann Sak til kommunestyret 24.04.13 Årsmøte i SIM IKS Ut frå orienteringa bør kontrollutvalet drøfta: Korleis sjå til at vedtak i KST om SIM-rapport selskapskontroll vert følgd opp Notat frå Deloitte som er stila til KUV i Bømlo kommune 4 Rådmann / ordførar Flytedokk-saka 5 Fitjar Krf og Sp Brev til kontrollutvalet «Om innbyggjarane si involvering i kommunalt planarbeid.» Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Mail til rådmann om orienteringssaker Saksframlegg til KST 24.04.13 om «Årsmøte i SIM IKS» Utdrag frå protokoll frå KST-møte 26.09.12 om «SIM-rapport selskapskontroll» Notat frå Deloitte til KUV i Bømlo kommune vedr. «SIM IKS og retningslinjer for sjølvkost» Henvending til kontrollutvalet i Fitjar kommune frå kommunestyregruppene i Fitjar Krf og Fitjar Sp. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 06 Mobil: 916 64 183 E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 08. mai 2013 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 16/13 16/13 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Aktuelle vedtak / meldingar frå kommunestyret: Saksgang vedr. årsmelding og kontrollrapport frå skatteoppkrevjar melding til kommunestyret 24.04.13 Melding om revisor sin plass i kommunestyremøter til KSTmøte 24.04.13 Årsmelding for kontrollutvalet 2012 kjem ikkje opp i KST før i juni-møtet. 2 Rådmann Finansforvaltningsrapport 2012 er lagt fram for kommunestyret i møte 24.04.13 vert her lagt fram som melding til kontrollutvalet. 3 Sekretariatet Vidare arbeid med kurstilbod for kontrollutval i 2013. 4 Sekretariatet Møteplan for kontrollutvalet for haust-halvåret. Dette er siste møte i vår-halvåret i KUV. Møta bør tilpassast møteplan for kommunestyret. Gjer framlegg om at utvalsleiar i samråd med sekretariat får fullmakt til å setja opp møteplan for hausten, etter at møtedatoar for kommunestyret er kjende. Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Finansforvaltningsrapport for 2012. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 06 Mobil: 916 64 183 E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
30
31
32
33
34 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 08. mai 2013 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 17/13 17/13 REKNESKAP OG ÅRSMELDING FOR FITJAR KOMMUNE 2012. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET Bakgrunn for saka: Av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 7, framgår det at kontrollutvalet skal gje uttale om årsregnskapet: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet / kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Det er ikkje krav om at kontrollutvalet handsamar årsmeldinga, men denne skal følgja som sakstilfang til saka, og det skal merkast om det er vesentlege avvik mellom årsmeldinga og rekneskapen. Kommunestyret skal vedta både årsrekneskap og årsmelding i same møte. Årsrekneskapen skal vedtakast etter innstilling frå formannskapet. Øvrig saksgang kan kommunen sjølv velja, gjerne at det går fram av eit kommunalt reglement. Mange kommunar praktiserar at det er formannskapet som innstiller overfor kommunestyret også når det gjeld årsmeldinga, sjølv om det ikkje er eit formalitetskrav om at formannskapet handsamar dette dokumentet. Om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) står det i 10 følgjande i Forskrift om årsrekneskap og årsberetning : 10 Regnskapsfrister og behandling av årsregnskap og årsberetning Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget sjølv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar i året etter regnskapsåret.administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Der det er vesentlige avvik mellom utgifter i årsregnskapet og bevilgning til formålet i regulert budsjett, skal det redegjøres for avviket. Tilsvarende gjelder ved avvik mellom inntekter i årsregnskapet og regulert budsjett. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 06 Mobil: 916 64 183 E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
35 Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet skal vurdere tiltak for å bedre den økonomiske oppfølgingen gjennom året dersom det oppstår vesentlige avvik fra regulert budsjett. Deloitte har avlagt revisjonsmelding dagsett 15.04.13, saman med revisjonsrapport for 2012, datert 16.04.13. I revisjonsmeldinga gjev revisor sin uttale om årsrekneskapen for Fitjar kommune for 2012. Revisjonsmeldinga viser at driftsrekneskapen viser kr 144.530.787 til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 597.142. I revisjonsmeldinga konkluderer Deloitte med at: Årsregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Fitjar kommune per 31. desember 2012, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge.» Det er å merka til revisjonsmeldinga at den er utforma på bokmål, medan Fitjar kommune nyttar nynorsk som målføre. I revisjonsrapporten som føreligg er det nytta nynorsk målføre. Den mottekne revisjonsrapport nr. 14 beskriv resultatet av ei kartlegging og vurdering av dei viktigaste kontroll- og rekneskapsrutinane i kommunen, for å identifisere kor det er størst risiko for feil i rekneskapsrapporteringa. På bakgrunn av denne gjennomgangen har Deloitte gjeve tilråding til kommunen om forhold som bør og kan forbetras. Det er konstatert eit forbetringspotensiale knytta til framlegging av underliggande dokumentasjon av balansepostane i rekneskapet. Det vert rådd til at alle betydelege balansepostar vert tilfredstillande dokumentert, slik at det også skal vera mogleg å forstå posten for andre enn dei som utarbeidar dokumentasjon. Dette vart og peika på i revisjonsrapport for rekneskapsavlegginga for 2011. Vidare er det i rapporten frå revisor peika på at kommunen bør innføre rutinar på å henta inn og avstemma saldoforespørslar, særskilt i forbindelse med årsavslutninga, og at det vert etablert fullmakter og disposisjonsrettigheter som sikrar god intern kontroll på to bankkontoar som ikkje står bokført i kommunen sitt rekneskap. Når kontrollutvalet skal gje sin uttale til årsrekneskapen og årsmeldinga til kommunen, er det fleire forhold utvalet kan velja å sjå på. Døme på slike forhold er: Manglar ved den interne kontrollen. Korleis rekneskap og årsmelding vert lagt fram og presentert Om det er funne manglar ved avstemmingar av lønnsrekneskapen mot kommunerekneskapen. Likviditet (særleg peika på ev. svekka likviditet). Utviklinga i utgifter sett opp mot inntekter. Øvrig økonomisk utvikling, eks. lånegjeld osv. Viktige forhold som ikkje er omtala i rådmannen si årsmelding (i tilstrekkelig grad). Realisme i budsjett (eks. store endringar mellom opphavleg budsjett og justert budsjett. Det vert tilrådd at kontrollutvalet uttalar seg om forhold i årsrekneskap og årsmelding som bygger på den same uttalen som er gjeve dei siste åra. Med dette som bakgrunn er det lettare for den vidare handsaminga at ein kan samanlikna frå år til år, og på dette viset sjå på utviklingstrendar, både i rekneskapstala og opplysningane i årsmeldinga. Det vert tilrådd at kontrollutvalet m.a. innarbeidar følgjande i uttalen sin: rekneskapsmessig resultat netto driftsresultat talmateriale frå revisjonsmeldinga tilrådingar i revisjonsrapport nr. 14 frå Deloitte innhald i årsmeldinga 2
36 Av rekneskapen for 2012 har sekretariatet merka seg eit positivt netto driftsresultat på kr 6.054.474. Netto driftsresultat vert omrekna i netto resultatgrad 2,79 %, sett opp mot sum driftsinntekter. Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB pr. 15.03.13 til samanlikning netto resultatgrad på 2,7 prosent i 2012. Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. Vi ser at Fitjar kommune ligg om lag likt med resultatet for heile kommunesektoren, men ligg under tilrådinga til TBU for 2012. Grafen under viser korleis netto driftsresultat har utvikla seg frå 2004 t.o.m. 2012. Netto resultatgrad viser kva ein har igjen etter at alle driftsutgifter, inklusive renter og avdrag er dekka. Eit positivt driftsresultat kan nyttast til å finansiera investeringar eller avsetjast til seinare bruk, noko som gjev handlefridom og evne til å tåla svingingar i økonomien. Rådmannen skriv i årsmeldinga om resultatet som Fitjar kommune har oppnådd i 2012: Økonomi har også i 2012 vorte prioritert svært høgt av administrasjon og styrande organ i kommunen. Utfordringar knytt til svikt i skatteinngangen og auka kostnader til private barnehagar har likevel bidrege til eit svakt resultat i 2012.» «Tenestetilboda har vore oppretthaldne, med ein monaleg auke til pleie / omsorg, og barnehagar. Her er det framleis store udekka behov. Me meiner å ha belegg for å hevda at tilboda i Fitjar framleis er gode, også samanlikna med kommunar rundt oss.» Oppnådd mål i 2012 er og omtala i årsmeldinga: «Kommunen prioriterte fylgjande saker i 2012: Endeleg vedtak om kommuneplan i 1. halvår 2012. Ny skule vert sendt på anbod våren 2012, med byggestart haust 2012. Kommunen skal implementera nytt databasert internkontroll- og kvalitetssystem i løpet av året, som m.a. skal dekke nye krav til beredskap, personalopplysningslova, og helseområdet.» 3
Årsmeldinga frå administrasjonen skal utformast i tråd med Kommuneloven 48 nr. 5, som lyder: I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt, og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. I den framlagde årsmeldinga finn ein at nokre tilhøve ikkje er særleg omtala, dette er: tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten Ein omtale i årsmeldinga av tiltak innanfor det påpeika området, vil vera med å oppfylla intensjonen i lova. Dette har vore påpeika i kontrollutvalet sin uttale til rekneskap- og årsmeldings-saka og tidlegare år. Frist for kommunen å avlegga rekeneskap og årsmelding er hhv. 15.02 og 31.03 i året etter rekneskapsåret. Arbeid med avslutning av rekneskap har dei siste åra stort sett helde dei gjevne fristane, slik at revisjonsmelding kan leggast fram innan frist for denne, som er 15.04. Når det gjeld ferdigstilling av årsmelding har det vore litt større utfordring å få denne ferdigstilt innan fristen. Årsmeldinga for 2012, som sekretariatet har motteke 29.04.13, er kun ein «layout-versjon», og ikkje endeleg ferdig. Ein rår til at kontrollutvalet peikar på at årsmeldinga for ettertida bør ferdigstillast innan den gitte fristen, som er 31. mars. Konklusjon: Kontrollutvalet merkar seg dei utdrag som er trekt fram frå den framlagde rekneskapen og årsmeldinga for 2012. Med dette som bakgrunn sender utvalet sin uttale til kommunestyret. Kontrollutvalet sin uttale og revisjonsmeldinga er for øvrig to sjølvstendige dokument som følgjer saka vidare om formannskapet til kommunestyret. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Fitjar kommune sin årsrekneskap for 2012. 37 Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Årsrekneskap for Fitjar kommune 2012. Utkast til årsmelding for Fitjar kommune for 2012. Revisjonsmelding for 2012 frå Deloitte datert 15.04.13. Revisjonsrapport nr. 14 frå Deloitte, datert 16.04.13. Utkast til uttale om rekneskap for 2012 frå kontrollutvalet. 4
38
39
40
41
42
43 Sekretariat for kontrollutvalet Fitjar kommune v/ kommunestyret Kontrollutvalet har i møte 08.05.13, handsama Fitjar kommune sin årsrekneskap for 2012. Grunnlaget for handsaminga har vore den avlagte årsrekneskapen, revisjonsmelding datert 15.04.13, rådmannen si årsmelding og revisjonsrapport nr. 14 datert 16.04.13. I tillegg var ansvarleg revisor og representantar for administrasjonen tilstades på utvalsmøtet, for å kunna supplera kontrollutvalet med munnleg informasjon om aktuelle problemstillingar. Av rekneskapen for 2012 har kontrollutvalet merka seg eit positivt netto driftsresultat på kr 6.054.474. Netto driftsresultat vert omrekna i netto resultatgrad 2,79 %, sett opp mot sum driftsinntekter. Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB pr. 15.03.13 til samanlikning netto resultatgrad på 2,7 prosent i 2012. Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. Vi ser at Fitjar kommune ligg om lag likt med resultatet for heile kommunesektoren, men ligg under tilrådinga til TBU for 2012. Kontrollutvalet har merka seg det rådmannen skriv i årsmeldinga om resultatet som Fitjar kommune har oppnådd i 2012: Økonomi har også i 2012 vorte prioritert svært høgt av administrasjon og styrande organ i kommunen. Utfordringar knytt til svikt i skatteinngangen og auka kostnader til private barnehagar har likevel bidrege til eit svakt resultat i 2012.» «Tenestetilboda har vore oppretthaldne, med ein monaleg auke til pleie / omsorg, og barnehagar. Her er det framleis store udekka behov. Me meiner å ha belegg for å hevda at tilboda i Fitjar framleis er gode, også samanlikna med kommunar rundt oss.» Det er og å merka kva mål som vart oppnådde i 2012: «Kommunen prioriterte fylgjande saker i 2012: Endeleg vedtak om kommuneplan i 1. halvår 2012. Ny skule vert sendt på anbod våren 2012, med byggestart haust 2012. Kommunen skal implementera nytt databasert internkontroll- og kvalitetssystem i løpet av året, som m.a. skal dekke nye krav til beredskap, personalopplysningslova, og helseområdet.» Kontrollutvalet har og merka seg at revisjonsmeldinga som er lagt fram er såkalla rein revisjonsmelding. Vidare merkar ein seg tilråding i revisjonsrapport nr.14: Det er konstatert eit forbetringspotensiale knytta til framlegging av underliggande dokumentasjon av balansepostane i rekneskapet. Det vert rådd til at alle betydelege balansepostar vert tilfredstillande dokumentert, slik at det også skal vera mogleg å forstå posten for andre enn dei som utarbeidar dokumentasjon.
44 Vidare er det i rapporten frå revisor peika på at kommunen bør innføre rutinar på å henta inn og avstemma saldoforespørslar, særskilt i forbindelse med årsavslutninga, og at det vert etablert fullmakter og disposisjonsrettigheter som sikrar god intern kontroll på to bankkontoar som ikkje står bokført i kommunen sitt rekneskap. Kontrollutvalet vil og peika på at framtidige årsmeldingar frå administrasjonen bør innehalda eige avsnitt om: tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten Vidare vil kontrollutvalet peika på at for seinare år bør årsmeldinga for kommunen leggast fram innan fristen som er 31.03 i året etter rekneskapsåret. Kontrollutvalet gjev sin uttale til årsrekneskapen på grunnlag av avlagd årsrekneskap, revisjonsmelding datert 15.04.13, revisjonsrapport nr. 14, datert 16.04.13 og rådmannen si årsmelding. Ut over punkta nemnde over, og det som går fram av saksframlegget til kontrollutvalet i rekneskapssaka og revisjonsmeldinga, har kontrollutvalet ikkje merknader til Fitjar kommune sin årsrekneskap for 2012. Fitjar 08. mai 2013. Helga Nøtland Auestad Kontrollutvalsleiar Kari Nygard Seniorrådgjevar / utvalssekretær
45 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 08. mai 2013 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 18/13 18/13 SØKNAD OM EKSTRALØYVING TIL BUDSJETT 2013 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEID. Bakgrunn for saka: På første møte i kontrollutvalet i 2013, 13.02.13, vart det lagt fram melding til utvalet om vedteke budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2013. Det er ført i møteprotokollen: «Budsjett for kontrollutvalet for 2013 og rekneskapstal for 2012 vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet merka seg at rammer som er gjeve ikkje vil dekka den forvaltningsrevisjonen som er planlagt. Konklusjon: Sekretariatet får i oppdrag å utarbeida sak om ekstraløyving for å kunna fullføra planlagde oppgåver.» Det kom fram under drøftinga i møtet at løyvinga som er gjort ikkje vil dekka den forvaltningsrevisjonen som kontrollutvalet hadde planlagt. Kontrollutvalet har, når det gjeld sitt arbeid med forvaltningsrevisjon, handla ut frå «Plan for forvaltingsrevisjon 2012 2016», som vart vedteke av kommunestyret i møte 20.06.12. I denne planen finn ein dei prosjekt som er aktuelle å gjennomføra forvaltningsrevisjon innan i valperioden. Som første prioriterte prosjekt er sett opp «Personalforvaltning og HMT», og dette er det prosjektet som kontrollutvalet har starta opp med. Då kontrollutvalet skulle sjå på føremål og problemstillingar som det var ønske om at forvaltningsrevisjonen skulle omfatta, såg ein at dette gjekk ut over rammene som var gjeve til arbeid for kontrollutvalet. Dersom forvaltningsrevisjonen skulle reduserast for å tilpassast rammene, såg kontrollutvalet at prosjetet ville bli av ein redusert kvalitet, og at ein ikkje ville få svar på dei problemstillingane som ein såg på som risiko-områder. Kontrollutvalet vedtok såleis at det skulle utarbeidast sak om ekstraløyving. Drøfting: Kontrollutvalet legg kvart år fram sitt forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet. I budsjettframlegget legg ein opp til å gjennomføra 4 5 møter årleg, og ein av dei viktigaste oppgåvene er å gjennomføra arbeid innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, slik utvalet er pålagt i kommunelova. Oppsettet under viser kva som låg i budsjettframlegget som kontrollutvalet la fram hausten 2012. Oppsettet viser og kva løyving som vart vedteke av kommunestyret. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 06 Mobil: 916 64 183 E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
46 Kostnad / postar Vedtek budsjett 2013 KUV sitt forslag Kommentarar Møtegodtgj., tapt 59.332,- 59.050,- arb.fort., arb.gj.avg Abonnement til KUV, 5.200,- 5.200,- servering, konting. Kurs, opplæring, reiseutgifter 25.000,- 25.000,- Kjøp av sekretariatstenester 102.000,- 102.000,- I høve til avtale, og berekna ut frå 5 møter Kjøp av revisjonstenester 305.500,- 455.500,- Inneheld både kostnad med rekneskapsrevisj., forv.revisjon og evt. selsk.kontroll og anna bestilt arbeid frå KUV Totalt 497.032,- 646.750,- Som oppsettet viser har kontrollutvalet fått dei rammene som utvalet har bede om, med unntak av utgifter til «kjøp av revisjonstenester». Kontrollutvalet er avhengig av å kjøpa inn tenester for å gjennomføra sitt arbeid. Dette utgjer sekretariatstenester og revisjonstenester. Det som er særkilt med kontrollutvalet er at det eigentleg er administrasjonen som vert revidert, og admnistrasjonen kan då heller ikkje utøva sekretariats- eller revisjonstenester for utvalet. Utgiftene til revisjon skal dekka både fastpris til arbeid med rekneskapsrevisjon, og arbeid med forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og anna arbeid som kontrollutvalet finn naudsynt å be om. Når kostnad med rekneskapsrevisjon er berekna, er det att om lag kr 200.000 til anna kontroll- og tilsynsarbeid i 2013. Med slik ramme er det ca kr 60.000,- for lita til gjennomføring av arbeid med forvaltningsrevisjon av «Personalforvaltning og HMT i Fitjar kommune». Eit slikt omfang av liknade prosjekt er rimeleg, og i ein kommune på storleik med Fitjar kommune, må reknast at prosjekt innan forvaltningsrevisjon vil ligga på om lag denne storleiken. Kontrollutvalet bør og vurdera å søka om midlar til vidare arbeid i hausthalvåret 2013. Konklusjon: Med dette som bakgrunn må kontrollutvalet ta stilling til kva søknad om revidert budsjett for kontrollog tilsynsarbeidet for 2013 skal omfatta. Dersom det skal leggast opp til å dekka kostnader for å unngå overskriding på budsjett for 2013, så må søknaden vera på minimum kr 60.000,-. Dersom kontrollutvalet skal kunna utføra arbeidsoppgåver også i andre halvdel av 2013 må ein søkja om større løyving. FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet ber om at kommunestyret løyver kr... som auke til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2013. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar 2
47 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 08. mai 2013 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 19/13 19/13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR Bakgrunn for saka: Gjennomgang av møteprotokollar frå politiske organ vert sett på saklista til kontrollutvalet til kvart møte. Møteprotokollane kan lastast ned frå Fitjar kommune si heimeside. Protokollane gjev primært informasjon om dei sakene som har vore til politisk handsaming. Kontrollutvalet kan be om nærare informasjon om enkeltsaker og drøfte ulike problemstillingar som ein finn av særlig interesse. Kontrollutvalet har gjort vedtak om at særskilt ansvar for gjennomgang av møteprotokollar skal fordelast slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Utval for plan og miljø Utval for oppvekst og omsorg Administrasjonsutvalet Kontrollutvalsmedlem: Helga Nøtland Auestad Gro Rydland Ove Gjerde Ove Raunholm Johannes Koløen Til dette møtet vil det vera aktuelt med gjennomgang av desse møteinnkallingane / protokollane: Kommunestyret 20.02.13 og 24.04.13 Formannskapet 13.02.13, 20.03.13 og 17.04.13 Utval for plan og miljø 06.02.13 og 19.03.13 Utval for oppvekst og omsorg 05.02.13 og 12.03.13 Administrasjonsutvalet Møteprotokollar frå dette utvalet er ikkje å finna på heimesida til kommunen. FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 06 Mobil: 916 64 183 E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.